manual prosedur prodi ap

MANUAL PROSEDUR BIDANG AKADEMIK

Manual Prosedur Bidang Akademik yang terdiri dari :

1 Pembuatan Kartu Mahasiswa

2 Pengurusan KRS

3 Layanan Her-Registrasi

4 Pelaksanaan Perkuliahan

5 Pelaksanaan Praktikum Laboratorium

6 Pengurusan Mata Kuliah Peminatan

7 Evaluasi Proses Belajar Mengajar

8 Pelaksanaan Evaluasi Proses Pembelajaran

9 Penyusunan Skripsi / Tugas Akhir

10 Pelayanan Pendaftaran Seminar Hasil Penelitian

11 Pelaksanaan Seminar Skripsi

12 Pelayanan Pendaftaran Ujian Skripsi

13 Pelaksanaan Sidang Skripsi

14 Pengolahan Nilai

15 Yudisium Kelulusan

16 Pembuatan Transkip Nilai

17 Penerbitan Ijazah

18 Legalisir Transkrip Nilai dan Ijazah

19 Pelayanan Pendaftaran Wisuda

20 Pelaksanaan Wisuda

21 Layanan Permintaan Surat Keterangan Kepada Mahasiswa

22 Penerbitan Surat Keterangan Kepada Mahasiswa

23 Perpindahan Mahasiswa Antar Program Studi

24 Cuti Mahasiswa

25 Drop Out dan Pengunduran Diri Mahasiswa

26 Penerimaan Dosen Tetap Yayasan

27 Penerimaan Dosen Tidak Tetap Yayasan

28 Penetapan Dosen Pengampu Mata Kuliah

29 Penetapan Dosen Pembimbing Tugas Akhir

30 Penerimaan Dosen Tamu

31 Dosen Pengganti

32 Penanganan Dosen Bermasalah

33 Pelatihan Dosen

34 Penunjukan Pembimbing Akademik

35 Penanganan Saat Dosen Berhalangan Hadi

36 Pelayanan Cuti Dosen

37 Pemberhentian Dosen

38 Penyusunan dan Perubahan Kurikulum

39 Pembuatan Silabus, GBPP dan SAP

40 Pembentukan dan Perubahan Materi Kuliah

41 Pembuatan Kalender Akademik

42 Evaluasi Kesesuaian GBPP dan SAP

43 Pembuatan Jadual Perkuliahan

a.

Manual Prosedur

Penerbitan Kartu Mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik

Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 001/SPMI/AKD

Revisi :

Tanggal :

Diajukan oleh : Wakil Dekan I

Dikendalikan oleh : Dekan

Disetujui oleh : Rektor

DOKUMEN LEVEL

MANUAL PROSEDUR KODE

UPM/FKIP/MP-001/SPMI/AKD

JUDUL

PENERBITAN KARTU MAHASISWA

TANGGAL DIKELUARKAN

SEPTEMBER 2012

AREA BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NO. REVISI REV-SPMI-01/MP- /2012

Tujuan Untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas pelayanan Penerbitan Kartu Mahasiswa bagi Mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Ruang Lingkup

Pedoman Akademik

Pihak Terkait Mahasiswa, Bag. Administrasi

Dokumen Form permohonan Kartu Mahasiswa, Bukti Her Registrasi

No. Prosedur Kerja Waktu

1.

2.

3.

4.

Mahasiswa menyerahkan formulir bio data beserta pas foto 3 x 4

rangkap 2 kepada bagian Humas dan Pemasaran.

Bagian Administrasi Akademik menginput bio data mahasiswa dan scanning photo ke komputer atau berphoto langsung dengan kamera

digital yang disediakan oleh Bagian Humas.

Mencetak KTM dan memasang NPM mahasiswa menggunakan kertas PVC Card.

Mendistribusikan KTM kepada mahasiswa.

Keterangan Selesai

Manual Prosedur

PELAYANAN PENGURUSAN KARTU RENCANA STUDI (KRS)

Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Gresik

Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-002/SPMI/ADK

Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL


UPM/FKIP/MP-002/SPMI/ADK

JUDUL PELAYANAN PENGURUSAN KARTU

RENCANA STUDI (KRS)

TANGGAL DIKELUARKAN SEPTEMBER 2012

AREA BAG. AKADEMIK

NO. REVISI REV-SPMI -01/MP- /2012

Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan dan proses pengurusan KRS untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Gresik

Ruang Lingkup Buku Pedoman Akademik

Pihak Terkait Mahasiswa, Bag Akademik,

Dokumen


1.

2.

3.

4.

5

6

7

Staf Akademik mempersiapkan kelengkapan data KRS meliputi data

jadwal kuliah, ruangan kelas dan dosen pembimbing untuk semester

berjalan.

Staf Akademik memberikan form KRS kepada mahasiswa

Mahasiswa mencetak form KRS yang telah diisi dengan benar rangkap 2.

Mahaiswa mengkonsultasikan KRS tersebut kepada dosen pembimbing

masing-masing.

Dosen pembimbing menverifikasi data KRS dan menandatangani sebagai

bukti persetujuan.

Apabila KRS tidak disetujui, mahasiswa mengulangi proses pengurusan

KRS dari awal.

Mahasiswa membawa KRS yang telah ditandatangani Dosen

Pembimbing Akademik ke Bagian Pengajaran.

Staf Akademik melakukan verifikasi dan memberikan stempel.

Staf Akademik menyerahkan 1 lembar KRS untuk disimpan mahasiswa

dan mengarsip 1 lembar.

Selesai

Keterangan

Selesai

a.

MANUAL PROSEDUR

PELAYANAN HER-REGISTRASI

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS GRESIK


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL MANUAL PROSEDUR

KODE UPM/FKIP/MP-003/SPMI/ADK

JUDUL

PELAYANAN HER-REGISTRASI TANGGAL DIKELUARKAN

SEPTEMBER 2012

AREA

BAG. AKADEMIK

NO. REVISI

REV-SPMI -01/MP- /2012

Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan dan proses her-

registrasi mahasiswa untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Gresik


Pihak Terkait Mahasiswa, Bag Akademik,

Dokumen


1.

2. 3.

4.

5

6

7

8

9

Mahasiswa minta blangko pembayaran SPP.

Mahasiswa melakukan pembayaran SPP dan akan menerima bukti

pembayaran.

Mahasiswa memfotocopy bukti pembayaran sebanyak 1x

Mahasiswa menyerahkan bukti pembayaran an KTM ke Bagian

Pengajaran

Staf akademik menerima dan memverifikasi bukti pembayaran.

Staf akademik meng-hotstamp KTM dan menyerahkan kembali ke pada

mahasiswa.

Staf akademik membuat loporan her-registrasi secara keseluruhan pada

akhir masa pengurusan dan menyerahkannya kepada ketua program

untuk diketahui.

Staf akademik mengarsip laporan dan bukti pembayaran.

M ahasiswa menerima KTM.

Keterangan

Selesai

Manual Prosedur

Pelaksanaan Perkuliahan Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL

MANUAL PROSEDUR

KODE UPM/FKIP/MP- 004/SPMI/AKD

JUDUL PELAKSANAAN PERKULIAHAN RUTIN


AREA T PROGRAM STUDI DAN DOSEN


Tujuan Untuk meningkatkan efisien dan efektifitas pelaksanaan proses perkuliahan bagi Mahasiswa dan Dosen Fakultas Kegurun Dan Ilmu Pendidikan Universitas Gresik

Ruang Lingkup Pedoman Pendidikan

Pihak terkait Mahasiswa dan Dosen

Dokumen


1.

2.

3.

4.

5.

Kegiatan perkuliahan dilaksanakan sesuai dengan jadwal kuliah

semester yang telah ditentukan. Perubahan jadwal kuliah harus dengan sepengetahuan/persetujuan Dekan Program

Studi Pembina Mata Kuliah pada formulir perubahan jadwal kuliah.

Sebelum perkuliahan berjalan, setiap shiftnya, petugas absensi dan pengendalian wajib mempersiapkan daftar hadir

mahasiswa dan buku daftar hadir, realisasi SAP, materi kuliah dan spidol untuk dosen yang akan mengajar dan disusun di

atas meja counter pengendalian dosen.

Setiap kali mengajar, dosen akan mengambil daftar hadir mahasiswa, buku daftar hadir dan realisasi SAP, materi kuliah

per temuan, dan spidol yang telah disediakan. Setelah selesai mengajar, dosen diminta untuk mengembalikan ke tempat

semula.

Kegiatan perkuliahan di dalam kelas menjadi tanggung jawab dosen pengajar dan monitoring pelaksanaannya dilakukan

melalui kegiatan verifikasi jasa dosen.

Pengisian daftar hadir mahasiswa tidak dapat dilakukan lagi

jika daftar hadir telah diserahkan oleh dosen kepada petugas pengendalian dosen.

Keterangan

Manual Prosedur

Pelaksanaan Praktikum Laboratorium Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL


UPM/FKIP/MP- 005/SPMI/AKD

JUDUL PELAKSANAAN PRAKTIKUM

LABORATORIUM


AREA BIDANG AKADEMIK


Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan dan proses pelaksanaan praktikum laboratorium bagi lulusan

Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

Ruang Lingkup Pedoman Akademik

Pihak Terkait Mahasiswa, Biro AAK

Dokumen


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8

Setiap lab. mempunyai tata tertib penggunaan lab yang disusun oleh kepala lab dan disetujui dalam rapat program studi.

Setiap praktikum sebagai pelengkap mata kuliah mempunyai buku

penuntun

Jadwal praktikum ditetapkan oleh kepala laboratorium yang bersangkutan.

Setiap praktikum memiliki buku penuntun praktikum.

Pengawasan praktikum diawasi oleh dosen mata kuliah yang

bersangkutan ataupun oleh asisten. Pelaksanaan praktikum mematuhi tata tertib lab.

Setiap pelaksanaan praktikum, dosen mata kuliah yang bersangkutan bertanggung jawab mengisi berita acara praktikum.

Nilai praktikum ditetapkan proporsi nilainya dari total nilai mata kulliah.

Keterangan

Selesai

a.

Manual Prosedur

PENGURUSAN MATA KULIAH PEMINATAN


Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 006/SPMI/ADK

Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL

MANUAL PROSEDUR

KODE

UPM/FKIP/MP- 006/SPMI/ADK

JUDUL PENGURUSAN MATA KULIAH PEMINATAN


AREA BAG. AKADEMIK


Tujuan

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan dan proses pengurusan mata kuliah peminatan untuk mahasiswa Program Studi S-1 Administrasi Pendidikan Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas

Gresik


Pihak Terkait Mahasiswa, Bag Akademik, Ketua Program Studi

Dokumen

No

. Prosedur Kerja Waktu

1.

2.

3.

4.

5

6

7

8

Mahasiswa datang ke pengajaran mengambil form pendaftaran mata kuliah

konsentrasi dan melengkapi isian datanya

Mahasiswa menyerahkan kembali form pendaftaran matakuliah

peminatanyang telah dilengkapi.

Staf akademik menerima dan memeriksa kelengkapan isian data. Apabila

isian data belum lengkap, maka dikembalikan kepada mahasiswa.

Staf akademik menyiapkan data pendukung berupa nilai matakuliah yang

sesuai dengan peminatan yang telah ditempuh pada semester sebelumnya.

Staf akademik mengelompokkan form pendaftaran berdasarkan konsentrasi

yang dipilih.

Staf akademik melakukan pemeriksaan kelayakan berdasarkan form

pendaftaran dan data pendukung untuk menentukan mahasiswa kelompok

peminatan

Staf akademik meng-entry data mahasiswa yang telah dikelompokkan ke

dalam database sistem akademik.

Staf akademik membuat pengumuman untuk mahasiswa tentang hasil

pengelompokkan

Keterangan

Selesai

b.

Manual Prosedur

Evaluasi Proses Pembelajaran Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL EVALUASI PROSES PEMBELAJARAN


AREA

BAG. AKADEMIK

NO. REVISI


Tujuan MP Evaluasi Proses Belajar Mengajar menjamin/memastikan kegiatan Pembelajaran terukur, terevaluasi dengan baik dan benar dalam studi

mahasiswa Program Studi Administrasi Pendidikan.



Pengertian a. Proses pembelajaran dalam ruang lingkup S1 Fakultas Keguruan Dan

Ilmu Pendidikan Universitas Gresik adalah merupakan:

b. Pelaksanaan kegiatan pembelajaran meliputi: kegiatan merancang

perkuliahan, penyajian perkuliahan, dan evaluasi/menilai hasil belajar

c. Evaluasi: kegiatan yang mengkaji hasil yang telah dilaksanakan terutama

dalam kegiatan pembelajaran

d. Suatu kegiatan akademis yang terjadi di FKIP sehubungan dengan

perkuliahan


1.

2.

3. 4. 5

6

7

Secara periodik, Program Studi melakukan evaluasi proses pembelajaran

terhadap dosen dan mahasiswa minimal 1 kali dalam 1 semester berjalan

dengan teknis pelaksanaan.

Rekapitulasi kehadiran dosen dalam proses pembelajaran, yang dilakukan

oleh Administrasi Bidang Akademik (Akad) setiap periode pertengahan dan

akhir perkuliahan.

Evaluasi Proses pembelajaran dilakukan dengan memberikan kuesioner

kepada mahasiswa pada waktu setelah ujian akhir semester pada mata

kuliah bersangkutan selesai. Hasil pekerjaan kuisioner diserahkan ke UPM.

UPM menyerahkan hasil nilai kuisioner ke Administrasi Bidang Akademik .

Administrasi Bidang Akademik akan merekap hasil penilaian dengan

metode perhitungan sesuai lampiran.

Administrasi Bidang Akademik menyerahkan hasil Nilai ke Ketua Program

Studi untuk disampaikan dalam rapat internal Prodi dan sebagai bahan

evaluasi perbaikan pada proses belajar mengajar semester berikutnya.

Hasil penilaian nilai evaluasi diserahkan ke dosen yang bersangkutan

sebagai dasar pengembangan diri dan pemberian reward.

Keterangan

Selesai

a.

Manual Prosedur

Pelaksanaan Evaluasi Proses Pembelajaran Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :





KODE UPM/FKIP/MP-008/SPMI/AKD

JUDUL PELAKSANAAN EVALUASI PROSES

PEMBELAJARAN


AREA

BIDANG AKADEMIK

NO. REVISI

REV-SPMI-01/MP/2012

Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan dan proses pelaksanaan evaaluasi proses pembelajaran bagi mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan


Pihak Terkait Mahasiswa, Bag Akademik, Dosen

Dokumen


1.

2.

3.

4.

5.

PENYUSUSNAN JADWAL UJIAN

Bag. Akademik membuat jadwal ujian berdasarkan hari, tanggal, semester dan mata kuliah. Jadwal ujian dan batas maksimum waktu ujian dikirim ke Dekan dan Program Studi untuk dikoreksi atau disetujui. Bag. Akademik menggandakan jadwal ujian dan dikirim ke Dekan /Program Studi, dan bagian terkait dalam pelaksanaan ujian Setelah Bag Akademik menyetujui jadwal ujian akan dicetakkan daftar hadir ujian dan pengumuman ruang peserta Ujian. Setelah selesai penjadwalan, Bag Akademik melaporkan hasil proses penjadwalan ujian kepada Dekan dan Wakil Dekan I.

Bag Akademik mendistribusikan jadwal mengawas ujian kepada Dosen yang terkait.

PERSIAPAN SOAL UJIAN

6.

7.

8

9

10

11 12

13

14

15 16

Setelah mendapatkan jadwal ujian dari Bag Akademik, Dekani

mengadakan rapat pembuatan soal bersama dosen yang mengampu mata kuliah sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

Agenda rapat berisi pembahasan tentang bentuk dan jumlah soal untuk

dijadikan kesepakatan dalam penyusunan soal. Soal yang telah dikumpulkan, diverifikasi terlebih dahulu oleh Wakil Dekan I dan pengampu mata kuliah

2 (dua) minggu sebelum hari pertama ujian berlangsung, pengampu mata kuliah sudah harus mengirimkan soal kepada bagian penggandaan

dengan mencantumkan keterangan soal yang lengkap. Laporan Soal yang terlambat masuk, dibuat oleh bag. Akademik untuk di diserahkan

ke Wakil Dekan I sebagai Persiapan Administrasi Ujian.

2 (dua) minggu sebelum ujian berlangsung, Bag. Akademik menyiapkan formulir dan berkas yang diperlukan untuk persiapan ujian sesuai

instruksi kerja terkait.

Sehari sebelum ujian dilaksanakan Biro Akademik harus melakukan pemeriksaan kesiapan administrasi ujian, jika ada ketidaksiapan yang

berhubungan dengan fasilitas akan dilaporkan kepada pengelola gedung dan jika terjadi ketidaksiapan dalam hal soal ujian, akan dilaporkan

kepada Dekan Program Studi terkait.

Laporan lengkap persiapan ujian dikirim oleh Biro Perkuliahan kepada Kaprodi dan Wakil Dekan I PELAKSANAAN UJIAN Paling lambat 1 (satu) hari sebelum ujian, Bag. Akademik/evaluasi menerima jadwal ujian, jadwal dosen pengawas untuk ditempelkan pada papan pengumuman di ruang dosen.

Soal ujian beserta berkas jawaban diterima oleh dosen pengawas oleh Bag Akademik dari bagian penggandaan dalam keadaan tertutup sesuai jadwal ujian yang ada.

Jika masih ada dosen pengawas ujian yang belum datang, petugas piket harus mengkonfirmasikan kehadiran dosen pengawas dan mencari penggantinya apabila dosen pengawas tidak dating.

Petugas piket menyusun berkas ujian dan berkas lain yang harus diisi oleh pengawas ujian. Jika ada ralat soal, harus diumumkan dan diusahakan paling lambat 30 menit setelah ujian berlangsung kepada peserta ujian. Ralat soal harus berasal dari dosen yang mengajar mata kulaih yang bersangkutan pada semester berjalan, atau dan Dekan Program Studi terkait. Ralat soal diserahkan kepada dosen yang mengajar mata kuliah tersebut pada saat

17

18

19

20

21

22

23 24 25

penyerahan lembar jawaban ujian. Master ralat soal diarsipkan oleh Bag.

Akademik/evaluasi dan diserahkan kepada Dekan setelah ujian berlangsung.

Jika ada mahasiswa yang melakukan kecurangan, setelah selesai ujian,

dosen pengawas menyerahkan berkas ujian dan berita acara kepada Bag Akademik untuk kemudian diarsipkan dan dilaporkan ke Dekan . Sangsi akademik untuk mahasiswa yang melakukan kecurangan diberikan

sesuai dengan tata tertib ujian yang berlaku.

Semua berkas ujian yang telah dilaksanakan dikumpulkan oleh dosen pengawas dan diserahkan kepada dosen yang bersangkutan (jika dosen

tersebut hadir) dengan memberikan tanda terima. Berkas ujian bagi dosen yang tidak hadir pada saat ujian, diserahkan oleh piket kepada Bag

Akademik/ evaluaasi untuk diserahkan kepada dosen yang dating mengambil diluar jadwal ujian mata kuliah yang bersangkutan.

Satu salinan berita acara, daftar hadir mahasiswa diserahkan kepada Biro

Akademik untuk monitoring nilai dan laporan kehadiran dosen pengawas dikirimkan kepada bagian Adm Keuangan untuk pengolahan honor

dosen mengawas ujian. Pada akhir periode ujian, Bag Akademik melaporkan hasil proses pelaksanaan ujian kepada Wakil Dekan I.

PENGAWAS UJIAN

Pengawas ujian hadir 30 (tiga puluh) menit sebelum ujian berlansung. Pengawas ujian mempersiapkan berkas ujian yaitu :

Daftar Hadir Mahasiswa rangkap 2 (dua), perhatikan jika ada Daftar Hadir untuk ujian pindah shift, ujian khusus dll.

2 (dua) lembar Berita Acara Ujian. 1 (satu) lemabar Daftar Ketidakhadiran Mahasiswa. Amplop Berkas Karya Ujian. Ambil Soal Ujian di ruang Bag. Akademik.

Buku Ujian jika ada, Petugas piket memeriksa kelengkapan kehadiran dosen pengawas di masing-masing ruang ujian dan cari dosen pengawas pengganti jika ada

dosen pengawas yang tidak hadir. Petugas piket membunyikan bel 5 (lima) menit sebelum ujian dimulai

sebagai tanda bahwa pengawas harus menuju ke ruangan ujian. Jika ada ralat soal, umumkan melalui sound system. Setelah 35 menit ujian berlangsung, petugas piket akan keliling ke ruangan ujian untuk mengambil berkas ujian yang telah diisi dosen pengawas ujian. Petugas piket mencatat ke Buku Dosen Pengawas yang berhalangan

26

hadir.

Petugas piket mengumpulkan berkas ujian dari dosen pengawas ujian.

Keterangan

Selesai

a.

Manual Prosedur

Penyusunan Skripsi/Tugas Akhir

Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik

Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-009/SPMI/AKD

Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL

MANUAL PROSEDUR

KODE

UPM/FKIP/MP- 009 /SPMI/AKD

JUDUL PENYUSUNAN SKRIPSI / TUGAS AKHIR



NO. REVISI REV-SPMI-01/M P- /2012

Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada proses penyusunan skripsi mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan


Pihak Terkait Dekanat, Pimpinan Universitas

Dokumen Formulir permohonan pembimbing,


1.

2.

3.

4

5

6

Mahasiswa yang telah memprogramkan skripsi/TA menyusun proposal atas bimbingan dosen yang telah ditetapkkan melalui SK Dekan .

Mahasiswa mengikuti seminar proposal atas persetujuan Tim Penguji

Sidang Sarjana.

Dosen Pembimbing harus mengetahui kemampuan mahasiswa, sehingga dosen pembimbing bersama dengan mahasiswa dapat menetapkan

cakupan isi skripsi/TA.

Dosen Pembimbing bertanggung jawab mengenai kelayakan isi, sistematika penulisan, format penulisan, dan lain-lain yang menyangkut

Skiripsi/Tugas Akhir tersebut. Dalam pelaksanaan bimbingan skripsi/tugas akhir, dosen pembimbing membagi tugas.

Dosen pembimbing bersama dengan mahasiswa membuat jadwal

Bimbingan secara tertur minimal sekali seminggu dan dicatat dalam

Kartu Bimbingan Skripsi/TA oleh masing-masing pembimbing. Mahasiswa telah memprogramkan skripsi/TA lebih dua semester, tetapi belum selesai, maka Pembimbing dan Dekan Program Studi perlu

7

membuat evaluasi untuk mempertimbangkan rekomendasi: (1)

mengingatkan mahasiswa yang bersangkutan, (2) melakukan pembimbingan intensif, atau (3) mengganti topik/pembimbing sebagai

usaha terakhir.

Keterangan Selesai

a.

Manual Prosedur

PELAYANAN PENDAFTARAN SEMINAR HASIL PENELITIAN Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL

PELAYANAN PENDAFTARAN SEMINAR HASIL

PENELITIAN


AREA

BAG. AKADEMIK

NO. REVISI


Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan dan proses pendaftaran seminar hasil untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan



Dokumen Form pendaftaran, Draft Skripsi, Kartu Bimbingan

No.

Prosedur Kerja Waktu

1.

2.

3.

4.

5

6

7

Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran meminta dan kemudian mengisi

form pendaftaran disertai lampiran (draft skripsi dan kartu bimbingan)

Staf akademik menerima form yang telah diisi kelengkapan dan lampirannya.

Staf akademik memverifikasi kelengkapan isian form dan lampiran. Apabila

tidak layak maka dikembalikan kepada mahasiswa.

Staf akademik menentukan jadwal seminar hasil dengan mengkonfirmasikan

kepada dosen pembimbing Ybs.

Staf akademik membuat jadwal pelaksanaan seminar hasil.

Staf akademik mengirimkan jadwal seminar hasil kepada dosen pembimbing

dan Bagian Perlengkapan.

Staf akademik membuat pengumuman tentang jadwal seminar hasil untuk

mahasiswa.

Keterangan

Selesai

Manual Prosedur

PELAKSANAAN SEMINAR SKRIPSI


Universitas Gresik

Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 011/SPMI/ADK

Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL

PELAKSANAAN SEMINAR SKRIPSI TANGGAL DIKELUARKAN

SEPTEMBER 2012

AREA BAG. AKADEMIK


Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan dan proses pendaftaran seminar skripsi untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan




No.


1.

2.

3.

4.

5

6

7

Pemimbing memberikan surat persetujuan pelaksanaan seminar, yang berisi

tentang telah selesainya proses pembimbingan materi skripsi kepada koordinator seminar dalam hal ini Ketua Program Studi.

Setelah menerima surat tersebut, koordinator seminar / Ketua Program Studi

mengatur jadwal seminar dan surat tersebut menjadi arsip koordinator seminar.

Seminar skripsi yang dilaksanakan pada hari sabtu, perlu pemberitahuan kepada dosen pembanding.

Apabila seminar dilaksanakan selain haro sabtu, maka koordinator seminar

meminta konfirmsai kesediaan membanding dan jadwal seminar kepada semua tim pembanding.

Koordinator memberikan konfirmasi jadwal seminar skripsi kepada tim

pembanding.

Koordinator membuat undangan seminar skripsi dan sampaikan kepada seluruh pembanding paling lambat 3 hari sebeluum seminar skripsi, jika

ttidak, dosen pembandingg berhak menolak atas pelaksanaan seminar skripsi.

Kemudian pada jadwal yang ditentukan, mahasiswa yang bersangkutan

mempersiapkan perlengkapan seminar yang diperlukan, yaitu map berkas seminar, bukuu berita acara seminar, dan piranti lainnya.

8

9

10

11

Sekretaris seminar memeriksa kelengkapan administrasi seminar skripsi.

Setiap pembanding diberikan waktu maksimum 15 menit.

Semua acara seminar skripsi harus diumumkan papan tulis oleh koordinator seminar, agar dapat diketahui susunan pembandingnya.

Setiap dosen pembanding seminar, dalam waktu yang bersamaan hanya boleh membanding secara pralel maksimum 2 mahasiswa.

Hasil seminar skripsi diumumkan oleh koordinator seminar.

Keterangan

Selesai

Manual Prosedur

PELAYANAN PENDAFTARAN UJIAN SKRIPSI


Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :





KODE UPM/FKIP/MP-012/SPMI/ADK

JUDUL

PELAYANAN PENDAFTARAN UJIAN

SKRIPSI


AREA

BAG. AKADEMIK

NO. REVISI


Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan dan proses pendaftaran ujian skripsi untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Gresik



Dokumen Form pendaftaran, Isian Biodata, fotocopy STTB/Ijasah terakhir, Foto 3 x 4,

KHS semester 1 – 8 / transkrip sementara, 3 exemplar skripsi

No

. Prosedur Kerja Waktu

1

.

2.

3. 4. 5 6

7 8

9

Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran meminta dan kemudian mengisi

form pendaftaran dan menyerahkan kembali disertai IsiaBiodata, fotocopy

STTB/Ijasah terakhir, Foto 3 x 4, KHS semester 1 – 8 / transkrip sementara, 3

eksemplar skripsi.

Staf akademik menerima form yang telah diisi kelengkapan dan lampirannya

Staf akademik memverifikasi kelengkapan isian form pendaftaran dan

lampiran.

Staf akademik menyerahkan berkas yang telah diverikasi dan dinyatakan

layak kepada Ketua Program. Jika tidak layak diserahkan kembali kepada

mahasiswa untuk dilengkapi.

Ketua Program menentukan dan menetapkan dewan penguji dan

menerbitkan surat penugasan rangkap dua.

Staf akademik menentukan jadwal ujian dan mengkorfirmasikannya kepada

dewan penguji.

Staf akademik membuat jadwal pelaksanaan ujian skripsi.

Staf akademik mengirimkan fotocopy skripsi dan jadwal ujian kepada masing-

masing dewan penguji.

10

11

12

Staf akademik mengirimkan jadwal ujian ke Bagian Perlengkapan.

Staf Akademik mengarsip form pendaftaran beserta lampirannya dan surat

penugasan.

Staf akademik membuat pengumuman berkaitan dengan jadwal ujian dan

dewan penguji.

Masuk ke prosedur ujian skripsi.

Keterangan

Selesai

Manual Prosedur

PELAKSANAAN SIDANG SKRIPSI


Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL

MANUAL PROSEDUR

KODE


JUDUL PELAKSANAAN SIDANG SKRIPSI


AREA BAG. AKADEMIK


Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan dan proses pendaftaran sidang skripsi untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan




No.


1.

2.

3.

4.

5

6

7

8

Pemimbing memberikan surat persetujuan pelaksanaan sidang, yang berisi tentang telah selesainya proses pembimbingan materi skripsi kepada koordinator seminar dalam hal ini Wakil Dekan I. Setelah menerima surat tersebut, koordinator seminar / Wakil Dekan I mengatur jadwal seminar dan surat tersebut menjadi arsip koordinator Sidang Skripsi. Sidang skripsi yang dilaksanakan pada hari sabtu, perlu pemberitahuan kepada dosen penguji.

Apabila seminar dilaksanakan selain haro sabtu, maka koordinator sidang meminta konfirmsai kesediaan membanding dan jadwal seminar kepada semua tim penguji

Koordinator memberikan konfirmasi jadwal sidang skripsi kepada tim penguji.

Koordinator membuat undangan sidang skripsi dan sampaikan kepada

seluruh pembanding paling lambat 3 hari sebeluum sidang skripsi, jika ttidak, dosen pembandingg berhak menolak atas pelaksanaan s idang skripsi.

Kemudian pada jadwal yang ditentukan, mahasiswa yang bersangkutan

mempersiapkan perlengkapan sidang yang diperlukan, yaitu map berkas sidang, buku berita acara sidang, dan piranti lainnya.

Sebelum sidang skripsi dimulai, tim penguji meminta informasi tentang

9

10

11

12

13

14

15

16

kondisi mahasiswa kepada pembimbingnya.

Sekretaris seminar memeriksa kelengkapan administrasi sidang skripsi.

Ketua penguji memberitahukan kepada mahasiswa yang akan diuji tentang tata tertib sidang dalam ruangan sidang.

Dosen penguji skripsi, yang kebetulan dalam waktu bersamaan harus menghadiri seminar proposal, maka sidang skripsinya ditunda sampai

seminar selesai.

Setiap penguji diberikan waktu menguji maksimum 15 menit.

Semua acara sidang skripsi harus diumumkan di papan tulis oleh koordinator sidang, agar dapat diketahui susunan pengujinya.

Setaip dosen penguji, dalam waktu bersamaan hanya boleh menguji secara

parallel maksimum 2 mahasiswa.

Hasil sidang skripsi diumumkan oleh koordinator ujian.

1 (satu) lembar hasil sidang skripsi diarsipkan di program studi yang bersangkutan.

Keterangan

Selesai

Manual Prosedur

Pengolahan Nilai Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL


UPM/FKIP/MP-014/SPMI/BAAK

JUDUL

PENGOLAHAN NILAI


AREA

BIRO AAK

NO. REVISI

REV-SPMI-01/MP- /2012

Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan dalam proses pengolahan nilai hasil evaluasi pembelajaran

Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan



Dokumen


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

PENERIMAAN NILAI DAN DOSEN

Bagian Akademik bertanggung jawab untuk melakukan pencetakan blanko Nilai Tugas maksimal 3 (tiga) minggu setelah perkuliahan dimulai pada setiap semester berjalan. Blanko Nilai tersebut, didistribusikan ke

dosen.

Bagian Akademik menerima rekap Nilai Tugas, Mid semester ataupun Nilai Akhir Semester yang telah berisi data nilai dan dosen, kemudian memeriksa kelengkapan data nilai yang tercetak di rekap nilai dan memberikan tanda terima. Jika rekap nilai yang telah berisi nilai tidak diterima sesuai dengan jadwal

diatas, maka Bagian Akademik melaporkannya ke Dekan/ Program Studi untuk ditindak lanjuti. Apabila kegiatan penilaian di atas harus dialihkan ke dosen lain, maka

Bagian Akademik melakukan koordinasi dengan Dosen Pengampu Mata Kuliah dalam menentukan dosen mana yang akan dipilih.

Bagian Akademik melaporkan ke Wakil Dekan I dan Dosen Pengampu Mata Kuliah tentang penambahan nilai karena , keterlambatan nilai,

rekap keterlambatan nilai dan ketepatan memasukkan nilai.

Wakil Dekan I melakukan analisis dan laporan yang diberikan untuk melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan.

MONITORING DAN PROSES NILAI

Bagian Perkuliahan bertanggungjawab atas seluruh perencanaan serta kegiatan monitoring dan proses nilai dan dosen.

8

Setelah menerima nilai dan dosen, Bagian Akademik melakukan koordinasi dengan Dekan/ Program Studi atas penilaian yang diberikan.

Jika terjadiketidak sesuaian Dekan/ Program Studi mengkoordinasikannya dengan Dosen Pengampu Mata Kuliah untuk

menentukan tindakan perbaikan apa yang harus dilakukan. Setelah Nilai dan Dosen diverifikasi oleh Dekan, Bagian Akademik melakukan pencetakan daftar mata kuliah yang akan di umumkan kepada

mahasiswa.

Keterangan

Selesai

Manual Prosedur

YUDISIUM KELULUSAN Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL


UPM/FKIP/MP- 015/SPMI/BAAK

JUDUL

YUDISIUM KELULUSAN


AREA

BIRO AAK

NO. REVISI


Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan dalam proses yudisium kelulusan bagi mahaasiswa Fakultas

Keguruan dan Ilmu Pendidikan



Dokumen


1.

2.

3.

4.

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan bertanggung jawab atas

terselenggaranya Rapat Yudisiium untuk menentukan mahasiswa yang berhak atau tidak berhak wisuda suatu periode wisuda.

Rapat Yudisium dilakukan paling lambat 6 (enam) minggu sebelum acara wisuda. Sebelum Rapat Yudisium diselenggarakan, BAAK akan

mengirimkan data tentang mahasiswa yang layak/tidak layak wisuda berserta transkip nilainya kepada Dekan untuk divalidasi. Setelah hasilnya benar, BAAK mencetak Laporan Mahasiswa yang berhak wisuda dan mahasiswa yang tidak wisuda per Program Studi dan jenjang studi beserta data pendukung tentang alasan mahasiswa tidak berhak wisuda. Laporan-laporan diberikan ke Ka. Biro Akademik untuk diperiksa

selengkapnya, kemudian digandakan dan dibagikan pada saat Rapat Yudisium. Semua data yang dibagikan pada saat Rapat Yudisium akan dipelajari

oleh Dekan , Wakil Dekan I, Program Studi, dan Sekretaris Program Studi. Jika Daftar Mahasiswa Yang Berhak Wisuda sudah benar, maka Dekan Program Studi, dan Wakil Dekan I akan menandatangani daftar tersebut

sebagai bukti persetujuannya. Untuk Daftar Mahasiswa Yang Tidak Berhak Wisuda, Dekan dan Program Studi, memberikan keputusan yang

harus diambil sehubungan dengan kasus per mahasiswa, kemudian menandatangani daftar yang telah diperjelas dengan keputusan-

keputusan tersebut.

Dekan , Wakil Dekan I dan Program Studi bertanggung jawab penuh atas penentuan berhak atau tidak berhak seorang mahasiswa unuk diwisuda

pada suatu periode wisuda. Keputusan yang diambl harus jelas dan detail yang menyangkut tindakan, waktu an personil yang bertaggung

5.

6.

7.

8

jawab untuk melaksanakan.

Ka. Biro Akademik melakukan monitoring dalam menjalankan semua

keputusan Dekan dan Ketua Program Studi.

Setelah semua keputusan yang berkaitan dengan Daftar Mahasiswa Yang Tidak Layak Wisuda diproses, maka hasil akhir akan diberikan ke UPT Puskom untuk pemrosesan berikutnya.

Berdasarkan daftar mahasiswa yang berhak wisuda tersebut, Biro

Akademik akan mencetak pengumuman Mahasiswa Yang Layak dan Tidak Layak Wisuda. Pengumuman tersebut diberikan ke Biro Layanan

untuk ditempelkan di papan pengumuman. Data ini juga diperlukan untuk pembuatan ijasah sesuai prosedur percetakan ijasah dan transkip

akhir.

Rekapitulasi mahasiswa yang berhak dan tidak berhak diwisuda dan laporan kuliah tepat waktu disusun oleh BAAK dan dikirim kepada

Dekan, Wakil Dekan I, Kaprodi dan LPM.

Keterangan

Selesai

Manual Prosedur

Penerbitan Transkrip Nilai Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik

Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 016/SPMI/BAAK

Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL PENERBITAN TRANSKIP NILAI


AREA

BIRO AAK

NO. REVISI


Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan dalam proses Penerbitan Transkrip Nilai bagi lulusan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan


Pihak Terkait Mahasiswa, Biro AAK, Kaprodi

Dokumen


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8

Bagian Akademik meng-copy database transkip nilai dari program studi.

Bagian Akademik kemudian mencetak draft putih transkip nilai calon wisudawan untuk diperiksa. Bagian Administrasi dan Kemahasiswaan akan melakukan pengecekan data

transkip berdasarkan berkas transkip yang dikirim program studi. Apabila terdapat kejanggalan antara cetak Bagian Administrasi dan Kemahasiswaan

dengan cetak program studi, maka berkas akan dikirim ke program studi untuk klarifikasi.

Program studi melakukan klarifikasi data transkip nilai calon wisudawan.

Program studi memperbaiki database transkip nilai dan mencetak ulang draft

transkip nilai. Kemudian mengirimkannya ke bagian administrasi dan kemahasiswaan.

Bagian administrasi dan kemahasiswaan menerima draft transkip nilai hasil

perbaikan program studi. Kemudian mencetak transkip nilai asli sebanyak 3 (tiga) lembar, 1 (satu) lembar untuk calon alumni, 1 (satu) lembar untuk arsip Bagian

Administrasi dan Kemahasiswaan, dan 1 (satu) lembar ersip program studi.

Transkip nilai kemudian diparaf oleh Kepala Bagian Administrasi dan

Kemahasiswaan dan kemudian dikirim ke Dekan untuk ditandatangani.

Transkip nilai yang sudah ditandatangani Dekan kemudian didistribusikan ke calon wisudawan, Bagian BAAK dan program studi untuk diarsipkan

Keterangan

Selesai

a.

Manual Prosedur

Penerbitan Ijazah Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik

Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-017/BAAK

Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL


UPM/FKIP/MP-017/BAAK

JUDUL PENERBITAN IJAZAH


AREA BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN

KEMAHASISWAAN (BAAK)


Tujuan Untuk efisiensi dan efektifitas dalam pelayanan penerbitan ijazah bagi lulusan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan


Pihak terkait Mahasiswa, BAAK

Dokumen Form Penerbitan Ijazah


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Bagian Biro Adminiatrasi Akademik (BAAK) memasukan data berkas

ijazah mahasiswa ke komputer berdasarakan ijazah SMA dan pembayaran SPP terakhir.

Bagian BAAK kemudian mencetak draft putih ijazah calon wisudawan untuk diperiksa. Apabila terdapat kejanggalan data ijazah, maka bagian BAAK menghubungi program studi untuk memanggil calon wisudawan yang bersangkutan. Bagian BAAK juga menempelkan pengumuman pemanggilan mahasiswa

yang bermasalah dalam hal ijazahnya.

Calon wisudawan memberikan data perbaikan sesuai kekurangan data ijazah.

Bagian BAAK menerima berkas perbaikan dari calon wisudawan dan

digunakan untuk memperbaiki file data ijazah, kemudian memasukkan nomor ijazah (beserta nomor seri ijazah).

Bagian BAAK mencetak ijazah asli dan kemudian menempel foto calon wisudawan. Berkas ijazah diserahkan ke bagian Akademik untuk ditandatangani oleh

Dekan . Dekan menandatangani ijazah wisudawan dan mengembalikannya ke Bagian BAAK.

10.

11.

12.

13.

14

Bagian BAAK menerima berkas ijazah yang sudah ditanddatangani Wakil

Dekan dan kemudian mengirimkannya ke Rektor Universitas Gresik untuk penandatanganan.

Rektor menandatangani berkas ijazah wisudawan.

Berkas ijazah yang sudah selesai proses penandatanganan kemudian dilakukan scanning sebagai backup/arsip ijazah dalam bentuk file.

Kemudian file ijazah hasil scanning dicetak 1 (satu) lembar sebagai arsip

serta disimpan ke dalam CD.

Ijazah Asli bisa diambil Mahasiswa yang bersangkutan

Keterangan

Selesai

Manual Prosedur

Legalisir Transkip Nilai Dan Ijazah Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL LEGALISIR TRANSKRIP NILAI DAN IJAZAH


AREA BIRO AAK

NO. REVISI REV-SPMI-01/M P/2012

Tujuan


Pihak Terkait Dekanat, BAAK, Pimpinan Universitas

Dokumen


1.

2.

3.

4

Alumni FKIP Universitas Gresik menyerahkan transkrip nilai asli dan ijazah yang akan diperbanyak atau fotocopy-nya dengan menunjukkan

aslinya ke Bag. Administrasi.

Alumni membayar sejumlah uang perbanyakan sesuai jumlah permintaan.

Bag. Administrasi menerima transkrip nilai dan ijazah asli atau fotocopy yang sudah disahkan sesuai aslinya oleh Dekan dan Rektor dari alumni,

kemudian mencatat dan mengarsipkan data perbanyakan transkrip nilai dan ijazah alumni. Transkrip nilai dan ijazah yang telah disyahkan diserahkan kembali kepada alumni yang bersangkutan

Keterangan Selesai

Manual Prosedur

Pelayanan Pendaftaran Wisuda Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik

Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-019/SPMI/BAAK

Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL

MANUAL PROSEDUR

KODE


JUDUL PELAYANAN PENDAFTARAN WISUDA


AREA BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN

KEMAHASISWAAN (BAAK)


Tujuan

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan dan

proses dalam pendaftaran wisuda bagi lulusan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan



Dokumen Form Pendaftaran Wisuda

No. Uraian Tugas Waktu

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran dengan membawa bukti

pembayaran pendaftran wisuda dan form bebas tanggungan yang telah

dilengkapi.

Mahasiswa meminta form pendaftaran wisuda, mengisi, melengkapi dan

kemudian meyerahkan kembali dengan melampirkan bukti pembayaran

dan form bebas tanggungan.

Staf akademik menerima berkas dan melakukan verifikasi, apabila

kelengkapan data belum terpenuhi maka berkas dikembalikan kepada

mahasiswa

Staf akademik meng-entry data mahasiswa yang terlah diverifikasi ke

dalam database peserta Wisuda

Staf Akademik mengarsip berkas pendaftaran.

Apabila jadwal pelaksanaan wisuda telah terbit, staf akademik membuat

surat pemberitahuan dan pengumuman untuk mahasiswa yang telah

terdaftar.

Masuk prosedur pelaksanaan wisuda

Keterangan

Selesai

Manual Prosedur

Pelayanan Pelaksanaan Wisuda Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik

Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-020/BAAK

Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL

PELAYANAN PELAKSANAAN WISUDA


AREA

BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK)


Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan dan proses pelaksanaan wisuda bagi lulusan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan



Dokumen Form Pendaftaran Wisuda


1.

2.

3.

4.

5.

6. 7.

8 9

10

Dengan terbitnya jadwal pelaksanaan widusa, staf akademik menyiapkan

data wisudawan.

Staf akademik membuat data buku wisuda.

Staf akademik mencetak data buku wisuda dan mngirimkannya ke

Bagian Akademik Kantor Pusat

Staf akademik membuat surat keterangan mahasiswa cumlaude

Setelah mendapat tandatangan dari ketua program, staf akademik

mengirim surat ke Bagian Akademik Kantor Pusat.

Staf Akademik menyusun pengajuan kebutuhan untuk pelaksanaan

wisuda

Ketua program merevisi pengajuan dan memberikan persetujuan.

Apabila pengajuan tidak layak maka staf akademik akan merevisi dan

mengajukan kembali.

Berdasarkan pengajuan kebutuhan, ketua program menyusun panitia

pelaksanan wisuda dan menerbitkan surat tugas.

Surat tugas dikirim kepada masing-masing panitia.

Tugas pelaksanaan wisuda lansung ditangani oleh panitia pelaksanaan

Keterangan

Selesai

a.

Manual Prosedur

Pelayanan Permintaan Surat Keterangan Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik

Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 021/SPMI/ADM

Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL


UPM/FKIP/MP-021/SPMI/ADM

JUDUL PELAYANAN PERMINTAAN SURAT

KETERANGAN


AREA BAGIAN ADMINISTRASI


Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan permintaan Surat Keterangan untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan


Pihak Terkait Mahasiswa, staf akademik, Ketua Program Studi

Dokumen Form permintaan, data kelengkapan surat


1.

2.

3.

4.

5

Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran meminta dan kemudian

mengisi rangkap dua form permintaan (Surat Keterangan), dan

menyerahkan kembali lembar kedua.

Staf akademik menerima form yang telah diisi

Staf akademik memverifikasi kelengkapan isian form dan data

mahasiswa di sistem akademik berkaitan dengan surat keterangan yang

diminta (data registrasi, biodata, dsb)

Berdasarkan form permintaan dan data mahasiswa, staf akademik

membuat surat keterangan rangkap dua, dan diserahkan ke Ketua

Program

Ketua Program menandatangani surat keterangan

Setelah administrasi surat selesai, satu lembar surat untuk mahasiswa

dan satu lembar untuk arsip.

Mahasiswa mengambil surat keterangan dengan menyerahkan form

permintaan

Selesai

Keterantan Sselesai

b.

Manual Prosedur

Penerbitan Surat Keterangan Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik

Kode Dokumen

:


Revisi :

Tanggal :





KODE UPM/FKIP/MP-022/SPMI/ADM

JUDUL PENERBITAN SURAT KETERANGAN


AREA

Administrasi

NO. REVISI

REV-SPMI -01/MP/2012

Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan permintaan Surat

Pengantar untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan



Dokumen Form permintaan, data kelengkapan surat


1.

2.

3.

4. 5

Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran meminta dan kemudian

mengisi rangkap dua form permintaan (surat pengantar), dan

menyerahkan kembali lembar kedua disertai kelengkapan data surat

bergantung pada jenis surat pengantar (surat pengantar penelitian, surat

pengantar magang, dll).

Staf akademik menerima form yang telah diisi kelengkapan surat

pengantar

Staf akademik memverifikasi kelengkapan isian form dan data

mahasiswa di sistem akademik berkaitan dengan surat keterangan yang

diminta (data registrasi, biodata, dsb)

Berdasarkan form permintaan dan data mahasiswa, staf akademik membuat surat keterangan rangkap dua, dan diserahkan ke Ketua Program Dekan menandatangani surat keterangan

a. Setelah administrasi surat selesai, satu lembar surat untuk mahasiswa dan satu lembar untuk arsip.

b. Mahasiswa mengambil surat keterangan dengan menyerahkan form permintaan

Keterangan Selesai

a.

Manual Prosedur

Perpindahan Mahasiswa Antar Fakultas Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL

MANUAL PROSEDUR

KODE


JUDUL

PERPINDAHAN MAHASISWA ANTAR FAKULTAS


AREA BIRO AAK


Tujuan

Untuk meningkatkan efisien dan efektifitas pelayanan berbasis

mutu kepada mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan



Dokumen


1.

2.

3.

4

5 6

7

8

Mahasiswa mengajukan surat permohonan perpindahan ke Fakultas lain dalam institusi ke Dekan yang diserta materai Rp. 6.000,-.

Dekan Memeriksa seluruh persyaratan pindah sesuai dengan ketentuan

yang telah ditetapkan.

Dekan menyerahkan surat permohonan pindah kepada Rektor untuk dimintakan rekomendasi

Rekomendasi perpindahan mahasiswa dikirim ke Dekan Fakultas yaang

dituju Dekan memeriksa, mempelajari surat permohonan pindah fakultas tersebut, bila memenuhi persyaratan maka dibuatkan surat persetujuan menerima perpinadahan tersebut Dekan fakultas lama menerima surat surat persetujuan perpindahan Kemudian dibuatkan draft Surat Keputusan pindah.

Prodi menyampaikan draft SK pindah kepada pimpinan Dekan.

Dekan menerima, mempelajari, memeriksa dan mengesahkan draft SK pindah dan menandatanganinya.

9

10

Ketua Program Studi menerimakan SK pindah yang telah sudah ditandatangani Pimpinan kepada mahasiswa yang bersangkutan.

Bidang Administrasi mengarsipkan dokumen SK pindah.

Keterangan Selesai

Manual Prosedur

Pelayanan Cuti Mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL CUTI MAHASISWA


AREA BIRO AAK


Tujuan



Dokumen


1.

2.

3.

4

5 6

7

8

Mahasiswa yang ingin mengambil cuti akademik harus membuat surat permohonan cuti akademik yang ditujukan kepada Dekan.

Kaprodi memeriksa berkas surat permohonan cuti akademik mahasiswa

yang bersangkutan dan kemudian menyerahan berkas cuti akademik tersebut kepada Wakil Dekan I Bidang Akademik.

Kaprodi membuat draft SK cuti akademik mahasiswa yang bersangkutan dan menyerahkan draft SK cuti tersebut kepada pimpinan (Wakil Dekan I

Bidang Akademik). Wakil Dekan I Bidang Akademik menerima draft SK cuti akademik untuk diperiksa, disahkan, dan diserahkan pada Dekan. Dekan menerima konsep SK Cuti untuk ditanda tanda tangani Kaprodi menerima SK cuti akademik yang sudah ditandatangani oleh Dekan.

Mengirimkan SK ke mahasiswa yang bersangkutan.

Mengarsipkan SK cuti akademik.

Keterangan Selesai

Manual Prosedur

Drop Out Dan Pengunduran Diri Mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL

Drop Out Dan Pengunduran Diri Mahasiswa


AREA BIRO AAK


Tujuan Untuk meningkatkan



Dokumen


1.

2.

3.

4

5 6

Mahasiswa mengajukan surat pengunduran diri kepada Dekan sedangkan untuk drop-out Prodi yang mengajukan draft drop-out mahasiswa kepada Dekan. Dekan menerima, mempelajari, memeriksa, dan mengajukan pada Rektor melalui Biro AAK. Rektor menerima, dan memvalidasi , setelah diketahui kebenaran data tersebut, Rektor menandatangani SK drop-out atau pengunduran diri.

Dekan menerima SK drop-out atau pengunduran diri kemudian

diseraahkan pada mahasiswa yang bersangkutan

Mahasiswa menerima SK drop-out atau pengunduran diri yang sudah ditandatangani Dekan. Mengarsipkan dokumen SK drop-out atau pengunduran diri.

Keterangan Selesai

a.

Manual Prosedur

Penerimaan Dosen Tetap Yayasan Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik

Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-026/SPMI/BAU

Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL


UPM/FKIP/MP- 026/SPMI/BAU

JUDUL PENERIMAAN DOSEN TETAP YAYASAN


AREA

BIDANG KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN

NO. REVISI REV-SPMI-01/MP/2012

Tujuan

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektitas dalam sistem penerimaan Tenaga Pendidik serta memperoleh

Dosen berkompetensi yang berkualifikasi sesuai kebutuhan

Ruang Lingkup

Standar mutu kualifikasi daan kompetensi Dosen

Pihak Terkait Program Studi, Dekan, Pimpinan Universitas, Yayasan

Dokumen

No.

Uraian Tugas Waktu

1.

2.

RENCANA KEBUTUHAN PENAMBAHAN TENAGA DOSEN TETAP

Apabila diperlukan penambahan dosen baru maka Ketua Program Studi mengajukan permohonan penambahan dosen kepada Dekan

dengan mengisi formulir Daftar rencana kebutuhan Dosen

Hasil evaluasi yang dilakukan Dekan kemudian dilaporkan kepada Rektor, yang kemudian diusulkan pada Yayasan, Jika diperlukan, Wakil

Rektor II menginformasikan pemasangan iklan kebutuhan dosen kepada Kepala Biro Administrasi Umum

3.

4.

5.

SELEKSI PENERIMAAN DOSEN TETAP YAYASAN

Setiap ada surat lamaran dosen yang diterima, berkas lamaran didata dalam database lamaran dosen yang dikirim kepada Ketua Program

Studi terkait dalam sesuai mata kuliah yang dipilih oleh calon dosen.

Ketua Program Studi menyeleksi berkas lamaran yang masuk. Pelamar dipanggil untuk mengikuti seleksi penerimaan pegawai baru yang

dilaksanakan pada tingkat Universitas.

Setalh lulus test tulis dilaksanakan tes kemampuan mengajar dan dilanjutkan dengan test wawancara dan atau tes selanjutnya adalah

pelamar yang memenuhi kualifikasi dosen untuk mata kuliah. Waktu pelaksanaan wawancara dan atau tes ditentukan oleh panitia seleksi

penerimaan Dosen Tetap

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

12.

13.

14

Wakil Rektor II membuat dan mengirim surat panggilan wawancara

dan atau tes kepada calon dosen. Surat tersebut ditandatangani oleh Rektor.

Wawancara/tes terhadap calon dosen dilakukan oleh Tim/Panitia

Seleksi yang dibentuk oleh Rektor. Setiap anggota Tim Wawancara/tes harus memberikan penilaiannya

terhadap calon dosen yang ikut wawancara/tes dan memberikan keputusan diterima atau tidak.

Seleksi calon dosen meliputi seleksi administrasi, potensi akademik,

kesehatan, psikologis, dan wawancara.

Hasil wawancara/tes calon dosen dilaporkan Rektor oleh Wakil Rektor II.

Wakil Rektor akan melihat status calon dosen, apakah sudah memiliki

perguruan tinggi induk atau belum. Jika calon dosen belum terdaftar di institusi manapun maka Wakil Rektor II melaporjan ke Rektor, yang

kemudian dipanggil dan dinyatakan lulus seleksi. Surat panggilan penerimaan calon dosen ditanda tangani Rektor

Setelah dosen baru mendapatkan nomor identitas, Dekan menerima

distribusi calon Dosen dan diserahkan kepada Kaprodi sesuai usulan dari Kaprodi. Dua semester pertama merupakan masa percobaan bagi dosen tersebut jika kinerjanya tidak memenuhi persyaratan, maka Ketua Program Studi Program Studi berhak mengembalikan dosen tersebut kepada Rektor Dengan persetujuan dosen baru tersebut, jika yang bersangkutan belum terdaftar di institusi manapun maka ia akan mendapatkan SK pengangkatan Dosen Tetap dari Yayasan Institusi, sedangkan surat

penugasan mengajar tiap semester akan dikeluarkan oleh Dekan. Semua dokumen dan data menyangkut penerimaan dosen, termasuk Evaluasi Dosen dan salinan SK pengangkatannya diarsipkan oleh Biiro

Administrasi Umum. Penyimpangan yang terjadi diluar Daftar Kebutuhan Dosen dilaporkan oleh Dosen Program Studi secepatnya kepada Rektor, dengan

memberikan penjelasan tertulis.

MA

Manual Prosedur

Penerimaan Dosen Tidak Tetap Yayasan Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL


UPM/FKIP/MP-027/SPMI/BAU

JUDUL PENERIMAAN DOSEN TIDAK TETAP

YAYASAN


AREA



Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektitas dalam sistem penerimaan Tenaga Pendidik Tidak serta memperoleh

Dosen berkompetensi yang berkualifikasi sesuai kebutuhan

Ruang Lingkup



Dokumen

No

. Uraian Tugas Waktu

1.

2.

RENCANA KEBUTUHAN PENAMBAHAN DOSEN TIDAK TETAP

Apabila diperlukan penambahan dosen tidak tetap baru maka Ketua Program Studi mengajukan permohonan penambahan dosen kepada

Dekan dengan mengisi formulir Daftar rencana kebutuhan Dosen

Hasil evaluasi yang dilakukan Dekan kemudian dilaporkan kepada Rektor, yang kemudian diusulkan pada Yayasan, Jika diperlukan, Wakil Rektor II

menginformasikan pemasangan iklan kebutuhan dosen tidak tetap kepada Kepala Biro Administrasi Umum

3.

4.

5.

6.

SELEKSI PENERIMAAN DOSEN TETAP YAYASAN

Setiap ada surat lamaran dosen yang diterima, berkas lamaran didata dalam database lamaran dosen yang dikirim kepada Ketua Program Studi

terkait dalam sesuai mata kuliah yang dipilih oleh calon dosen.

Ketua Program Studi menyeleksi berkas lamaran yang masuk. Pelamar dipanggil untuk mengikuti seleksi penerimaan pegawai baru yang

dilaksanakan pada tingkat Universitas.

Setalh lulus test tulis dilaksanakan tes kemampuan mengajar dan

dilanjutkan dengan test wawancara dan atau tes selanjutnya adalah pelamar yang memenuhi kualifikasi dosen untuk mata kuliah. Waktu pelaksanaan wawancara dan atau tes ditentukan oleh panitia seleksi penerimaan Dosen

Wakil Rektor II membuat dan mengirim surat panggilan wawancara dan

atau tes kepada calon dosen. Surat tersebut ditandatangani oleh Rektor.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

12.

Wawancara/tes terhadap calon dosen dilakukan oleh Tim/Panitia Seleksi

yang dibentuk oleh Rektor.

Setiap anggota Tim Wawancara/tes harus memberikan penilaiannya terhadap calon dosen yang ikut wawancara/tes dan memberikan

keputusan diterima atau tidak. Seleksi calon dosen meliputi seleksi administrasi, potensi akademik,

kesehatan, psikologis, dan wawancara.

Hasil wawancara/tes calon dosen dilaporkan Rektor oleh Wakil Rektor II.

Setelah dinyatakan lulus test wawancara Wakil Rektor II melaporjan ke Rektor, yang kemudian dipanggil dan dinyatakan lulus seleksi. Surat

panggilan penerimaan calon dosen ditanda tangani Rektor

Setelah dosen baru mendapatkan nomor identitas sebagai Dosen Tidak Tetap, Dekan menerima distribusi calon Dosen dan diserahkan kepada

Kaprodi sesuai usulan dari Kaprodi. Dua semester pertama merupakan masa percobaan bagi dosen tersebut jika kinerjanya tidak memenuhi

persyaratan, maka Ketua Program Studi Program Studi berhak mengembalikan dosen tersebut kepada Rektor

Semua dokumen dan data menyangkut penerimaan dosen, termasuk

Evaluasi Dosen dan salinan SK pengangkatannya diarsipkan oleh Biiro Administrasi Umum. Penyimpangan yang terjadi diluar Daftar Kebutuhan Dosen dilaporkan oleh Dosen Program Studi secepatnya kepada Rektor, dengan memberikan penjelasan tertulis.

Keterangan Selesai

a.

Manual Prosedur

Pengampu Matakuliah Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik

Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 028 /SPMI/AKD

Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL

PENETAPAN DOSEN PENGAMPU MATA KULIAH


AREA

BIDANG AKADEMIK

NO. REVISI


Tujuan

Untuk meningkatkan kualitas proses pembelajran agar tecapai kompetensi serta mendukung suasana kondusif untuk Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan : 1. Manual Prosedur Penetapan Dosen Pengampu Mata

Kuliah adalah pedoman bagi Program Studi Administrasi

Pendidikan Universitas Gresik untuk menentukan

pengajar mata kuliah setiap semester .

2. Tim Penetapan Dosen (TPD) adalah tim yang memastikan

kompetensi dan minat setiap dosen yang akan mengajar .

3. Dokumen Minat dan Kompetensi Dosen (DMKD) adalah

pedoman yang mencakup informasi tentang minat dan

kompetensi dosen.

4. Koordinator Kompetensi Dosen Matakuliah Bidang Ilmu

(KKDMBI).

5. Evaluasi Kinerja Dosen Semesteran (EKDS)

Ruang Lingkup

Manual prosedur Penetapan Dosen Pengampu Mata Kuliah

meliputi keseluruhan ketentuan dan prosedur pelakasanaan.

Prosedur pelaksanaan tersebut adalah prosedur penentuan

dosen pengampu mata kuliah.

Adapun ketentuan-ketentuan yang berkaitan dengan

penetapan dosen pengampu mata kuliah adalah sebagai

berikut :

1. Pihak-pihak yang berkaitan dalam penetapan dosen

pengampu mata kuliah adalah :

a. Wakil Dekan I, II, III

b. Ketua Program Studi

c. Kepala Tata Usaha

d. Dosen

2. Pelaksanaan penetapan Dosen pengampu MK dilakukan

oleh TPD yang beranggotakan Wakil Dekan I,II,III, Ketua

Program Studi, Kepala Tata Usaha dan Koordinator

Kompetensi Dosen Matakuliah Bidang Ilmu (KKDMBI)

3. TPD harus memastikan kompetensi dan minat setiap

dosen yang akan mengajar. Kompetensi dan minat

tersebut dituangkan dalam Dokumen Minat dan

Kompetensi Dosen (DMKD) yang selalu direview oleh KDBI

setiap tahun

4. TPD mengusulkan dosen pengasuh mata kuliah kepada

Wakil Direktur I dengan mempertimbangkan hal sebagai

berikut :

a. Kompetensi dan minat dosen (dari DKMD)

b. Rekomendasi KKDMBI

c. Hasil Evaluasi Kinerja Dosen Semesteran (EKDS)

d. Surat Kesediaan Mengajar dari dosen yang

bersangkutan

e. Penetapan jadwal harus memperhatikan

kesinambungan dan keselarasan jadwal mengajar

dosen pada program studi

f. Wakil Dekan I berhak menunjuk dosen luar biasa

(dosen LB) sesuai dengan masukan dari TPD.

Mekanisme dosen luar biasa diatur tersendiri oleh

peraturan Fakultas/Universitas

5. Dosen dapat didampingi oleh asisten melalui mekanisme

yang diatur oleh Prodi. Khusus untuk mata kuliah

Praktikum, dosen wajib didampingi oleh Asisten

Laboratorium yang ditentukan berdasarkan peraturan

Laboratorium

6. Penetapan pengajar diselesaikan paling lambat 4 (empat)

minggu sebelum perkuliahan perdana tahun ajaran baru.

Pihak Terkait Mahasiswa, Dosen. Bag. Akademik

Dokumen


1.

2.

3.

4.

5.

6.

Wakil Dekan I membentuk Tim Penetapan Dosen (TPD), dan

mengusulkan ke Dekan untuk dibuatkan SK. Anggota TPD minimal adalah

Wakil Dekan I, Ketua Program Studi (KPS) dan Koordinator Kelompok

Dosen Matakuliah Bidang Ilmu (KKDMBI).

TPD mengirimkan Formulir Kesediaan Mengajar (FKM) kepada seluruh

dosen dan meminta Kepala Tata Usaha untuk memastikan semua

formulir terisi dan kembali tepat waktu.

TPD mengadakan rapat penentuan dosen pengajar dengan

mempertimbangkan FKM, DMKD , Rekomendasi KKDMBI dan Hasil

Evaluasi Kinerja Dosen Semesteran (EKDS). Rapat tersebut harus

menghasilkan Penetapan Jadwal Mengajar (PJM) yang akan menjadi

dasar dalam prosedur menentukan jadwal perkuliahan.

PJM harus dikirim ke Dosen yang bersangkutan bersama dengan Silabus

Perkuliahan yang dikeluarkan resmi oleh Program Studi paling lambat 5

(lima) minggu sebelum perkuliahan berlangsung

TPD mengadakan Rapat Awal Semester (RAS) paling lambat 3 (tiga)

minggu sebelum perkuliahan berlangsung untuk membahas Rencana

Kerja Pengajaran Semester(RKPS) dengan mengundang seluruh dosen

Keterangan

Selesai

Manual Prosedur

Penetapan Dosen Pembimbing Skripsi Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL PENETAPAN DOSEN PEMBIMBING SKRIPSI


AREA BIRO AAK


Tujuan

Penentuan Dosen Pembimbing Penyusunan Tugas Akhir (Skripsi) adalah tahapan yang harus dilakukan oleh mahasiswa dalam melakukan administrasi untuk mendapatkan pembimbing Tugas Akhir dengan tujuan agar: a. Mahasiswa mendapatkan pembimbing yang konsentrasi

dan atau keahlian yang sesuai dengan topik tugas akhir

yang diajukan oleh mahasiswa.

b. Pemerataan distribusi jumlah mahasiswa bimbingan bagi

masing-masing dosen pembimbing.

c. Mahasiswa yang sedang menyusun tugas akhir, tidak

memiliki kesamaan Judul maupun Isi Tesis dengan

mahasiswa lainnya.

d. Mahasiswa dapat menyelesaikan tugas akhirnya dengan

kualitas yang baik dan tepat waktu.

e. Meningkatkan kinerja Program Studi Administrasi

Pendidikan Universitas Gresik.

Ruang Lingkup

Kegiatan Pengajuan Pembimbing Tugas Akhir untuk

mahasiswa ini melibatkan beberapa orang dan unit dengan

wewenang dan tanggung jawaban sebagai berikut:

1. Dekan/ Wakil Dekan I

a. Wewenang : Menentukan Kelayakan Judul Tugas

Akhir Mahasiswa

b. Tanggungjawab :

1) Memeriksa ulang persyaratan mahasiswa calon

peserta tugas akhir

2) Mengumumkan nama-nama dosen pembimbing

3) Mengadakan rapat dosen pembimbing untuk

menentukan kelayakan usulan topic tugas akhir dan

mengelompokkannya sesuai dengan keahlian dosen

pembimbing

4) Mengumumkan dosen pembimbing dan mahasiswa

yang dibimbingnya

2. Kepala Tata Usaha (Ka. T.U)

a. Wewenang : Mengelola pengajuan dan pengumuman

sesuai dengan Jadual

b. Tanggungjawab :

1) Menyediakan format persyaratan tugas akhir

2) Menerima ajuan tugas akhir dari mahasiswa

3) Memeriksa persyaratan akademik dan/atau

administrasi mahasiswa sesuai dengan ketentuan

yang sudah dibuat oleh jurusan

4) Menyampaikan map ajuan tugas akhir mahasiswa ke

dosen walinya

3. Dosen Pembimbing

a. Wewenang : Menerima mahasiswa yang

akan dibimbing

b. Tanggungjawab : Membimbing mahasiswa sesuai

dengan kemampuan yang dimiliki


Dokumen


1.

2.

Kepala Tata Usaha Program Pasca Sarjana menyiapkan daftar mahasiswa

yang mengajukan Skripsi/tugas akhir dan menyerahkan ke Wakil Dekan I

FKIP Universitas Gresik.

Wakil Dekan I dan Ketua Program Studi memeriksa dan menyeleksi

dosen pembimbing yang memenuhi syarat. Setelah diseleksi daftar

tersebut diserahkan ke Kepala Tata Usaha untuk diumumkan ke

3.

4.

mahasiswa.

Dekan menerbitkan Surat Tugas Membimbing bagi dosen yang telah

dipilih oleh Wakil Dekan I/Ketua Program Studi setelah di paraf oleh

Kepala Tata Usaha dan menyerahkannya ke dosen yang besangkutan

Mahasiswa dapat melakukan proses pembimbingan Skripsi sesuai

program KRS.

Apabila mahasiswa belum dapat menyelesaikan Skripsi dalam waktu 2

(dua) semester, maka mahasiswa dapat mengajukan penggantian

dosen pembimbing ke Ketua Program Studi sesuai prosedur yang telah

ditetapkan.

Keterangan

Selesai

a.

Manual Prosedur

Penerimaan Dosen Tamu Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL PENERIMAAN DOSEN TAMU


AREA



Tujuan Untuk meningkatkan kualitas proses pembelajaran dan menambah wawasan bagi mahasiswa Fakultas Keguruan

Dan Ilmu Pendidikan

Ruang Lingkup



Dokumen


Apabila diperlukan untuk mengisi suatu kuliah umum seperti training,

pelatihan, workshop ataupun stadium general, maka Ketua Program Studi mengajukan permohonan kepada Wakil Dekan I bahwa dirasa

perlu untuk mengundang seorang dosen tamu dari perguruan tinggi lain.

Wakil Dekan I akan mengupayakan pengadaan dosen tamu yang

sesuai dengan keperluan dan menginformasikannya ke Dekan.

Dosen yang bersangkutan akan dihubungi oleh Dekan dan dihubungi untuk penyesuaian waktu kedatangan.

Untuk dapat diangkat menjadi dosen tamu, yang bersangkutan harus

mengajukan permohonan kepada Dekan melalui Wakil Dekan I dengan melampirkan berkas persyaratan yang ditentukan. Dosen tamu diangkat dan diberhentikan oleh Rektor atas usul dan pertimbangan dari Wakil Dekan I

Keterangan Selesai

a.

Manual Prosedur

Penetapan Dosen Pengganti Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL PENETAPAN DOSEN PENGGANTI




Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektitas Proses Pembelajaran Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Ruang Lingkup



Dokumen


1.

2.

3

4

5

Apabila dosen yang mangajar suatu mata kuliah tertentu bermasalah

atau tidak dapat menyelesaikan pertemuan perkuliahan sebagaimana yang ditetapkan, maka Program Studi akan menetapkan calon dosen pengganti untuk mata kuliah tersebut. Program Studi akan menetapkan salah satu dosen tetap/tidak tetap yayasan untuk menjadi calon dosen pengganti dengan melihat daftar mata kuliah dan jadwal kuliah calon dosen pengganti yang bersangkutan yang diisi di awal semester. Jika sesuai dengan jadwal yang ada, maka calon dosen pengganti yang bersangkutan akan dihubungi oleh Program Studi dan untuk penyesuaian jadwal perkuliahan.

Jika calon dosen pengganti sepakat dengan jadwal perkuliahan yang ada, maka personil yang bersangkutan akan ditetapkan sebagai dosen pengganti untuk mata kuliah yang bermasalah tersebut.

Penetapan Dosen Pengganti melaksanakan tugasnya setelah mendapat persetujuan Dekan dan diketahui Rektor

Keterangan Selesai

Manual Prosedur

Penanganan Dosen Bermasalah Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL PENANGAN DOSEN BERMASALAH





Ruang Lingkup


Pihak Terkait Program Studi, Dekan, Pimpinan Universitas,

Dokumen


1.

2.

3

4

5

Dosen yang bermasalah adalah

Dosen yang tidak melaksanakan KEGIATAN Tri Dharma PT sesuai Peraturan selama tiga semester berturut-turut.

Dosen yang terbukti melakukan kecurangan dalam hal administrasi atau pemberian nilai kepada mahasiswa

Dosen yang terbukti melanggar kode etika dosen Institusi. Jika Program Studi mendapat bukti bahwa seorang dosen melakukan pelanggaran dan terkena pada salah satu masalah diatas, maka Program Studi bersangkutan wajib memanggil dosen bersangkutan untuk meminta penjelasan. Bila Program Studi berpendapat bahwa penjelasan dosen bersangkutan tidak dapat diterima maka Program Studi wajib melaporkan hal tersebut kepada Dekan .

Dekan melakukan pemeriksaan lebih lanjut atas fakta-fakta yang ada. Jika terbukti dosen bermasalah, maka Dekan mengundang UPM dan beberapa personil lain yang dianggap perlu untuk melakukan evaluasi internal.

Apabila evaluasi internal memutuskan dosen bermasalah, maka Dekan mengirim surat undangan kepada Dosen untuk hadir menerima keputusan

evaluasi internal dan melapor keadaan tersebut kepada Rektor.

Keputusan evaluasi internal dapat berupa : Dosen diberhentikan dengan Surat Keputusan Rektor

Dosen diberi peringatan dari Dekan Dosen direhabilitasi nama baiknya (jika terbukti tidak bersalah), diberi surat

permohonan Maaf dari Dekan .

Keterangan Selesai

Manual Prosedur

Pelayanan Pelatihan Dosen Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL PELAYANAN PELATIHAN DOSEN




Tujuan Untuk mengembangkan kualitas dan kompetensi Dosen guna meningkatkan mutu Proses Pembelajaran Fakultas Keguruan

Dan Ilmu Pendidikan

Ruang Lingkup



Dokumen


1.

2.

3

4

5

PELATIHAN INDUKSI DOSEN FKIP UNIVERSITAS GRESIK Jika ada penerimaan dosen baru, Kaprodi/ Wakil Dekan I bertanggung jawab mengadakan pelatihan induksi bagi dosen baru sebagai orientasi kerja. Undangan pelatihan disiapkan oleh Bag. Administrasi dan kirimkan via pos. konfirmasi kehadiran juga dilakukan melalui telepon bagi dosen baru yang memberikan informasi nomor teleponnya dalam surat lamaran. Topik yang akan diberikan kepada dosen baru dan penunjukan instruksi untuk masing-masing diatur oleh Kaprodi/Wakil Dekan I dengan memperhatikan prosedur pelatihan pegawai. Wakil Dekan II bertanggung jawab memberikan informasi kepada Dekan terkait

dosen baru yang tidak hadir dalam pelatihan induksi Dosen. Pelatihan induksi singkat berisi hal yang harus dilakukan oleh seorang dosen dalam pers iapan dan pelaksanaan pembelajaran serta peraturan yang berlaku di institusi dan sanksi yang diberikan atas penyimpangan dari peraturan yang ada. Pelatihan

didasarkan pada Buku Panduan Dosen yang berlaku pada semester yang

bersangkutan.

Dosen yang tidak hadir dalam pelatihan induksi institusi wajib diundang lagi oleh Wakil Dekan II pada periode pelatihan induksiyang terdekat. Bagi dosen yang

telah diundang 3 kali dan tidak hadir juga, dilaporkan kepada Dekan untuk ditindak lanjuti.

Peserta pelatihan induksi fakultas diberi kesempatan untuk menilai pelatih

sebagai bahan evaluasi bagi Dekan . Hasil evaluasi diolah oleh Wakil Dekan II dan hasilnya dilaporkan kepada Wakil Dekan I dan Dekan.

6

7

8

9

PELATIHAN/SEMINAR/LOKA KARYA

Untuk mengembangkan kawasan wawasan pengetahuan dosen tetap dalam bidang studinya dan / atau bidang studi lain yang termasuk penelitihan,

penulisan jurnal dan penulisan bahan ajarserta ketrampilan dalam mengajar sehingga perlu mengadakan pelatihan / seminar / lokakarya bagi dosen intitusi

dikampus ataupun mengirimkan dosen tetap untuk mengikuti pelatihan / seminar / lokakarya diluar kampus.

Program Studi dapat mengadakan pelatihan /seminar /lokakarya untuk para dosen tetap dan tidak tetap yang berada dibawah binaannya baik secara

internal maupun eksternal, sesuai dengan rencana anggaran dan kegiatan progam Studi yang terkait yang telah disetujui oleh Rektor

Bagi dosen tetap yang didaftarkan untuk mengikuti seminar eksternal, wajib

membuat laporan tertulis tentang pelatihan/seminar juga termasuk biaya keuangan yang digunakan untuk mengikuti pelatihan/seminar/lokakarya yang

diikutinya kepada Dekan atau Program Studi yang diteruskan kepada Rektor dan menyerahkan satu berkas copy bahan seminar kepada Program Studi untuk

diarsipkan. Dekan bisa meminta agar dosen tersebut melakukan seminar bagi dosen/staf lainnya.

Program Studi atau Fakultas yang menyelenggarakan pelatihan/ seminar/

lokakarya baik didalam kampus ataupun diluar kampus harus membuat laporan tentang penyelenggaraan kegiatan termasuk data keuangan kepada Rektor

untuk diteruskan kepada wakil Rektor II. Keterangan Selesai

Manual Prosedur

Penunjukan Dosen Pembimbing Akademik Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL

PENETAPAN DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK


AREA

BID. AAKADEMIK

NO. REVISI


Tujuan

Penentuan Dosen Pembimbing Akademik adalah untuk meningkatan efisiensi dan efektifitas dalam melaksanakan proses pendidikan bagi mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Ruang Lingkup

Dosen Pembimbing a. Wewenang : Menerima mahasiswa yang

akan dibimbing b. Tanggungjawab : Membimbing mahasiswa sesuai

dengan kemampuan yang dimiliki


Dokumen


1.

2.

3.

4.

5. 6

Pembimbing akademik selama masa studi mahasiswa di Fakultas diberikan dalam 3 (tiga) tahap, terdiri atas: Tahap prabimbingan, diberikan pada awal masa studi mahasiswa melalui orientasi studi yang diberikan secara kolektif

Tahap lanjutan, diberikan selama masa studi yang dijalani mahasiswa melalui bimbingan pribadi

Tahap akhir, diberikan pada akhir masa studi mahasiswa

Pembimbingan akademik diberikan kepada oleh Pembimbing Akademik (PA) yang terdiri atas Dosen yang dibebani tugas untuk mendampingi, membimbing dan menasehati mahasiswa dalam mengikuti kegiatan akademik dan memecahkan masalah-masalahnya selama mahasiswa tersebut menjalani studi di Perguruan Tinggi. PA untuk setiap mahasiswa ditunjuk oleh Dekan untuk selama masa studi mahasiswa PA ditunjuk dari Dosen yang memiliki dedikasi tinggi dalam pelaksanaan

tugas, berorientasi kepada kepentingan studi mahasiswa, mempunyai pengetahuan yang cukup tentang kurikulum, sistem kredit semester, penilaian dan peraturan akademik lain, mempunyai waktu dan kesediaan

melaksanakan tugas.

7..

PA ditunjuk pada awal tahun akademik mahasiswa terdarftar pada

program studi yang ditentukan sampai mahasiswa tersebut

menyelesaikan pendidikannya atau berhenti studi tetap dari Perguruan

Tinggi.

Keterangan

Selesai

a.

Manual Prosedur

PENANGANAN SAAT DOSEN BERHALANGAN HADIR



Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL PENANGANAN SAAT DOSEN

BERHALANGAN HADIR





Ruang Lingkup



Dokumen


1.

2.

3

4

5

6

Apabila dosen berhalangan hadir dan memberitahukan ke Bagian

Akademik secara lisan ataupun tertulis, petugas akan mencatat pemberitahuan tersebut. Bagi dosen yang berhalangan hadir dapat menggantikan sendiri kelas yang dibatalkan dan menentukan jadwal kuliah pengganti setelah disepakati bersama antara dosen dan mahasiswa kelas yang bersangkutan Untuk kuliah pengganti, bagian pengendalian ruang akan menentukan ruang kelas pengganti yang dapat digunakan oleh dosen, dan menyiapkan pengumuman kuliah pengganti.

Ketua Program Studi dapat menawarkan kepada dosen untuk dicarikan dosen pengganti yang mengajar mata kuliah yang sama pada semester tersebut ataupun dosen lain yang memenuhi kualifikasi yang berlaku dengan sepengetahuan Dekan.

Bagi dosen yang terlambat atau tidak hadir dan tanpa pemberitahuan, akan ditunggu sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Apabila sampai

batas waktu yang ditentukan belum ada kabar, maka kelas akan dibatalkan sesuai dengan instruksi kerja terkait.

Bagi dosen yang tidak hadir berturut-turut untuk kelas yang sama, maka

Ketua Program Studi akan melaporkan kepada Dekan untuk ditindak lanjuti.

Keterangan Selesai

Manual Prosedur

Pelayanan Cuti Dosen Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL PELAYANAN CUTI DOSEN


AREA

BID. AAKADEMIK

NO. REVISI


Tujuan Untuk memberikan hak bagi seorang pegawai untuk diberi kesempatan beristirahat dari aktifitas dalam rangka menjamin kesegaran jasmani dan rohani serta

Ruang Lingkup

Pihak Terkait Dosen, Kaprodi, Wakil Rektor II

Dokumen Form permohonan cuti


1.

2.

3.

4.

5.

6

Bagi dosen yang ingin mengajukan cuti mengajar di tengah semester

yang sedang berjalan atau mengajukan cuti untuk semester berikutnya dapat mengajukan secara tertulis kepada Program Studi dengan memberikan penjelasan tentang alasan cuti untuk mendapatkan persatujuan dari Program Studi.

Pendataan surat cuti dosen dilakukan oleh Bagian Akademik dan dilaporkan kepada Dekan dan bila dosen tersebut adalah dosen tetap.

Bagi dosen tetap yang cuti lebih dari 3 bulan tidak mendapat tunjangan

tetap. Aturan rinci tentang ini diuraikan di buku Panduan Dosen semester yang bersangkutan.

Apabila dosen cuti ingin aktif mengajar kembali, dosen tersebut

mengajukan permohonan secara tertulis kepada Ketua Program Studi

Dosen dan mengisi ulang formulir kesediaan waktu mengajar serta pilihan mata kuliah yang ingin diajarkan. Dosen tetap yang aktif kembali

dilaporkan ke Dekan oleh Dekan dilaporan ke Rektor melalui Wakil Rektor II

Dosen yang tidak mengumpulkan Formulir kesediaan waktu mengajar

akan dicutikan pada semester yang bersangkutan.

Keterangan

Selesai

Manual Prosedur

Pemberhentian Dosen Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL


UPM/FKIP/MP- 037/SPMI/BAAK

JUDUL PEMBERHENTIAN DOSEN


AREA

BID. AAKADEMIK

NO. REVISI


Tujuan Untuk menjamin situasi yang kondusif agar tercipta suasana tertib,aman dan nyaman dilingkungan Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Ruang Lingkup

Pihak Terkait Mahasiswa, Kaprodi, Dekan, Dosen

Dokumen


1.

2.

3.

4.

Seorang dosen akan diberhentikan apabila

Dosen tidak aktif selama 3 tahun berturut-turut dengan alasan yang tidak dapat diterima.

Diberhentikan karena keputusan evaluasi internal. Pada setiap awal semester Wakil Dekan II membuat Daftar Dosen

Tidak Aktif pada semester berjalan. Daftar ini dibuat berdasarkan

Daftar Dosen Binaan Program Studi Semester sebelumnya.

Daftar Dosen Tidak Aktif dikirim kepada Dekan untuk mendapatkan alasan ketidakaktifan dosen bersangkutan beserta penilaian terhadap

alasan tersebut (dapat/tidak dapat diterima). Daftar ini beserta alasannya ditembuskan kepada Bagian Akademik dan Rektor.

Berdasarkan Daftar Dosen Tidak Aktif, Wakil Dekan II membuat Daftar

Dosen Tidak Aktif 3 tahun untuk dikonfirmasikan kepada Program Studi apakah dosen bersangkutan belum diberhentikan.

Keputusan pemberhentian dosen ditetapkan oleh Rektor melalui Surat

keputusan pemberhentian dengan tembusan kepada Bagian Akademik

dan Dekan

Keterangan

Selesai

Manual Prosedur

Penyusunan dan Perubahan Kurikulum


Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL PENYUSUNAN DAN PERUBAHAN

KURIKULUM


AREA BIRO AAK


Tujuan

1. Mengkaji kurikulum Program Studi Administrasi

Pendidikan, apakah masih relevan dengan kebutuhan

industri/pengguna lulusan Program Studi Administrasi

Pendidikan

2. Mengevaluasi pelaksanaan kurikulum Program Studi

Administrasi Pendidikan apakah sesuai dengan beban

studi mahasiswa, beban kerja dosen dan beban

penyelenggaraan program studi

3. Untuk meningkatkan relevansi dan daya saing lulusan

sesuai dengan kebutuhan pengguna lulusan dalam

hal ini khususnya adalah Kementerian Pendidikan Dan

Kebudayaan Republik Indonesia serta Industri

Pendidikan di Indonesia;

4. Untuk menyesuaikan dengan kurikulum inti

Administrasi Pendidikan versi terbaru dari hasil

evaluasi yang akan diselenggarakan ;

5. Untuk menyesuaikan dengan perkembangan terkini

dalam bidang Ilmu Administrasi Pendidikan;

6. Untuk meningkatkan cost-effectiveness dan cost-

benefit dari implementasi kurikulum dengan dunia

kerja;

7. Untuk mengimplementasikan standar yang ditetapkan

SPMI bahwa kurikulum pendidikan harus dilakukan

peninjauan sekurang-kurangnya 1 kali dalam 4 tahun.


Pihak Terkait Program Studi, Fakultas, Stakeholder

Dokumen


1.

2.

3.

4

5

6

7

8

Ketua program studi bertanggung jawab merencanakan dan melaksanakan kegiatan penyusunan kurikulum Kegiatan penyusunan ini dapat dilakukan karena adanya pembukaan program studi baru, adanya evaluasi perlunya perubahan kurikulum dari stake holder atau karena adanya perubahan mata kuliah mengikuti kebijakan pemerintah.

Khusus untuk penyusunan kurikulum baru karena usulan stakeholder diadakan pada Bulan September – Maret untuk digunakan dalam tahun

akademik baru. Kegiatan ini hanya dapat dilakukan untuk 2 tahun sekali. Penyimpangan atas hal ini harus mendapat persetujuan dari Dekan

Rencana kegiatan penyusunan kurikulum harus diajukan oleh Ketua

Program Studi kepada Dekan

Khusus untuk penyusunan kurikulum akibat adanya program studi baru, maka rencana kegiatan harus sudah termasuk dalam usulan kegiatan

pembentukan Program Srudi Baru.

Apabila kegiatan perancangan kurikulum disetujui, maka Dekan membentuk Tim Perancangan Kurikulum (selanjutnya disebut Tim PK),

Dekan I (sebagai pengarah) yang sekurang-kurangnya terdiri atas: a. Dekan (sebagai pengarah)

b. Wakil Dekan I atau Ketua Tim Pembentukan Program Studi Baru

(sebagai Ketua Tim PK c. Program Studi (Sekretaris)

d. Dosen dengan kualifikasi yang ditentukan e. Staf non dosen yang disetujui oleh Dekan (jika diperlukan)

f. Pengelola program studi lain (jika diperlukan)

Dekan mengusulkan nama-nama Tim PK Kepada Rektor untuk mengeluarkan SK Tim PK

Ketua tim PK bertanggung jawab menyelesaikan seluruh proses

penyusunan kurikulum sesuai dengan rencana kegiatan yang telah disusun termasuk memberikan laporan akhir kegiatan yang dapat

diterima sebagai laporan pertanggung jawaban. Dokumen administrasi selain keuangan akan dijadikan dokumen cacatan mutu yang

dikendalikan oleh Biro Akademik, sedangkan dokumen keuangan akan digunakan sebagai laporan realisasi keuangan

9

10

11

12

PENYUSUNAN KURIKULUM Bahan untuk penyusunan kurikulum dapat berupa KURNAS, kurikulum

dari beberapa perguruan tinggi lain, buku-buku referensi atau peraturan pemerintah lainnya.

Hal-hal yang perlu diperhatikan Tim PK dalam penyusunan kurikulum adalah

Dokumen pengantar yang minimal berisi kompentensi program studi, tinjauan singkat, kurikulum yang dikembangkan.

Daftar Mata Kuliah Program Studi Daftar Distribusi Mata Kuliah

Table Penyetaraan Mata Kuliah Daftar Mata Kuliah Prasyarat

Pengaruh perubahan terhadap mahasiswa yang sudah memakai kurikulum lama.

Semua dokumen pada point 10. diatas harus diverifikasi dan divalidasi oleh Ketua Program Studi, Wakil Dekan I dan disetujui oleh Dekan

Ketua Program Studi berkewajiban mensosialisasikan perubahan

kurikulum yang mendasar dan pengaruhnya kepada mahasiswa yang terkait.

Apabila di dalam daftar Mata Kuliah terdapat perubahan yang

menyangkut Materi Kuliah (Silabus/SAP) atau menyangkut system perkuliahan (cara perkuliahan/pratikum, cara penilaian), maka kegiatan perancangan kurikulum ini harus dilanjutkan dengan kegiatan perancangan Materi Kuliah yang merupakan satu bagian yang tidak terpisahkan dari kegiatan penyusunan kurikulum. Untuk progam studi yang masih harus menyusun dokumen Kompetensi Lulusan yang dipersyaratkan oleh Dikti, maka Ketua Program Studi dibantu Wakil Dekan I mengajukan dokumen Dekan kemudian dilanjutkan ke Rektor sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Kompetensi Lulusan yang telah disahkan oleh Rektor diarsipakn Unit Penjaminan dan dikendalikan sesuai dengan prosedur pengendalian Dokumen dan Data.

Keterangan Selesai

a.

Manual Prosedur

Pembuatan Silabus, GBPP dan SAP


Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL

PEMBUATAN SILABUS, GBPP DAN SAP TANGGAL DIKELUARKAN

SEPTEMBER 2012

AREA BIRO AAK


Tujuan



Dokumen


1.

2.

3.

4

5

6

10

Pembuatan Silabus, GBPP, dan SAP dilakukan maksimal 5 bulan sebelum perkuliahan dimulai disetiap awal semester Kaprodi sebagai pengelola Silabus, GBPP dan SAP membuat daftar Silabus, RPP dan SAP berdasarkan daftar mata kuliah Program Studi dan diserahkan pada Wakil Dekan I Dekan menunjuk tim dosen membuat Silabus, RPP dan SAP mata kuliah baru dan jika dirasa perlu, Dekan dapat menunjuk dosen untuk merevisi/mereview Silabus, RPP dan SAP yang telah ada sebagai review sejawat.

Dekan memberikan surat tugas dalam penunjukan dosen membuat

Silabus, RPP dan SAP sebagai Tim Penyusun dan riviewer Silabus, RPP dan SAP dengan persetujuan Ketua Program Studi dan menyerahkan ke

dosen

Tim penyusun dan reviewer Silabus, RPP dan SAP menerima langsung dari dosen atau dari Ketua Program Studi berkas sotf file berisi Silabus,

RPP dan SAP yang telah dibuat.

Tim penyusun dan reviewer Silabus, RPP dan SAP mereview draft yang kemudian memberikan kepada bagian administrasi untuk diketik yang disesuaikan dengan keahliannya dan menetapkan jangka waktu pengetikan.

Bagian administrasi menerima softfile, draft, master dan berkas memberikan tanda terima kepada Tim penyusun dan reviewer Silabus,

11

12

13

14

RPP dan SAP .

Tim penyusun dan reviewer Silabus, RPP dan SAP menerima kembali

hasil pengetikan dari bagian administrasi yang telah sesuai diparaf oleh dosen yang bersangkutan atau oleh Kaprodi.

Tim penyusun dan reviewer Silabus, RPP dan SAP membuat halaman pengesahan materi mata kuliah

Kaprodi mengarsip master dan memindahkan sotf file ke hard disk

sedangkan untuk berkas pendukung disimpan selama satu semester

Tim penyusun dan reviewer Silabus, RPP dan SAP membuat laporan kegiatan pembuatan Silabus, RPP dan SAP kepada Dekan.

Keterangan Selesai

a.

Manual Prosedur

Pembentukan dan Perubahan Materi Kuliah


Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL PEMBENTUKAN DAN PERUBAHAN MATERI

KULIAH


AREA BIRO AAK


Tujuan



Dokumen


1.

2.

3.

4

5

6 7

Untuk perubahan dan pengembangan meteri kuliah dalam satu program

studi, maka Ketua Program Studi bertindak sebagai ketua Tim. Apabila meteri kuliah yang dikembangkan ebih dari satu maka Kaprodi Pengelola

Mata Kuliah tersebut ditunjuk sebagai ketua Tim.

Ketua Tim bertanggung jawab merencanakan dan melaksanakan kegiatan perancangan/perubahan materi kuliah Perencangan/perubahan materi kuliah dilakukan karena adanya pembukaan program studi baru, perubahan kurikulum, perubahan mata kuliah sesuai peraturan pemerintah atau karena pengembangan materi kuliah.

Perancangan atau pengkoordinasian dilakukan oleh tim yang terdiri dosen yang ditunjuk sesuai dengan kualifikasi yang ditentukan dan pelaksanaannya dibantu oleh bagian administrasi. Setiap tim desain

mempunyai seorang ketua tim. Ketua Tim mengkoordinasikan rapat untuk membahas perancangan/perubahan materi kulaih dan wajib melaporkan kegiatan

desain tersebut kepada Dekan.

Secara periodik atas usulan Dosen Pengampu mata kuliah pada setiap akhir setiap tahun. Luaran dari prosedur ini adalah materi kuliah yang terdiri dari : a. Silabus Mata Kuliah b. Satuan Acara Perkuliahan dan praktikum (jika diperlukan)

8

9

10

11

12

13

c. Materi Perkuliahan

Masukan untuk desain materi kuliah dapat berupa distribusi mata kuliah

yang berlaku, daftar mata kuliah, SAP mata kuliah , silabus dari perguruan tinggi lain, kebijakan FKIP Universitas Gresik, aturan

pemerintah yang terkait, masukan dari para dosen yang pernah mengajar mata kuliah yang bersangkutan, dari berbagai sumber dan masukan dari pengguna lulusan.

Berdasarkan masukan desain yang diterima Ketua Program Studi selaku

Ketua Tim membentuk tim desain yang terdiri dosen-dosen yang memenuhi kualifikasi.

Tim desain wajib mendiskusikan semua masukan desain yang diterima

hasilnya dituangkan dalam formulir Pengembangan Materi Kuliah

Pada setiap tahapan pengembangan materi kuliah sebelum melanjutkan ketahapan berikutnya, harus dilakukan verifikasi bersama-sama dengan

Ketua Tim pada setiap draft hasil desain.

Ketua Tim bertanggung jawab untuk menyerahkan materi kuliah yang telah disusun beserta kelengkapannya kepada Biro Akademik

Kaprodi bertanggung jawab untuk mengendalikan materi kuliah dan

memberikan identifikasi materi kuliah.

Keterangan Selesai

a.

Manual Prosedur

Pembuatan Kalender Akademik Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL PEMBUATAN KALENDER AKADEMIK




Tujuan Untuk menyelaraskan seluruh kegiatan baik akademik maupun non akademik agar tercipta efisisnsi dan efektifitas proses

pendidikan di Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan



Dokumen


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Menyediakan kalender tahun berjalan dan kalender tahun depan sebagai

bahan penyusunan kalender akademik.

Mengadakan rapat koordinasi antara dekanat dan program studi dan perwakilan Dosen untuk mendata daftar kegiatan yang akan disusun

kalender akademik.

Membuat target waktu pelaksanaan seluruh kegiatan akademik.

Membuat kebijakan lamanya waktu liburan seperti (minggu tenang, libur

UAS, perayaan haribesar kebangsaan dan agama).

Dekan mengusulkan konsep kalender akademik kepada Biro AAK untuk mendapat persetujuan Rektor.

Kalender Akademik yang telah disyahkan oleh rektor diserahkan kepada

Fakultas

Mendistribusikan kalender akademik ke seluruh Unit/unsur kerja.

Mengarsipkan kalender akademik.

Keterangan

a.

Manual Prosedur

Evaluasi Kesesuaian GBPP Dan SAP Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL

EVALUASI KESESUAIAN GBPP DAN SAP

TANGGAL DIKELUARKAN

SEPTEMBER 2012



Tujuan Untuk meningkatkan mutu dan efisisnsi dan efektifitas proses pendidikan di Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan



Dokumen


1.

2.

3.

4.

5.

Bahan evaluasi pengajaran dosen terhadap kesesuaian dengan GBPP dan SAP sekurang-kurangnya terdiri dari:

Materi kuliah yang diberikan di dalam kelas (bobot 50%) Kehadiran dosen dalam memberikan kuliah (bobot 30%) Nilai yang diperoleh mahasiswa dalam mata kuliah yang

bersangkutan (bobot 20%) Untuk penilaian mata kuliah yang diberikan dosen di dalam kelas,

evaluasi dilakukan dengan meminta modul atau materi kuliah yang bersangkutan yang akan diberikan selama 1 (satu) semester. Proses ini dilakukan sekali setiap semester yang jadwalnya diatur oleh Bagian Akademik. Pengumpulan materi mata kuliah dilakukan oleh dosen kelas

yang bersangkutan dan diserahkan kepada program studi.

Untuk penilaian kehadiran dosen dalam memberikan kuliah harian,

informasi diperoleh dari Ketua Program Studi. Penilaian itu dilaporkan setiap bulan kepada berdasarkan temuan Ketua Program Stusi. Jika dosen tidak hadir 3 (tiga) kali berurutan untuk kelas yang sama tanpa pemberitahuan, dosen yang bersangkutan dapat digantikan oleh dosen

lain yang telah disetujui oleh Dekan. Untuk evaluasi mengenai nilai yang diperoleh mahasiswa dalam mata kuliah yang bersangkutan, data dan informasi diperoleh Kaprodi akan

ditindaklaanjuti BAAK 3 (tiga) sampai 7 (tujuh) hari sejak ujian dimulai. Tindak lanjut atas keterlambatan merupakan tanggung jawab Prodi pembina dosen/mata kuliah.

Evaluasi kesesuaian GBPP dan SAP dikeluarkan oleh Biro Akademik dan

6.

7.

8.

dilaporkan kepada Kaprodi terkait untuk dievaluasi dan ditindak lanjuti

paling lambat 2 minggu setelah seluruh nilai angket dibagikan.

Evaluasi kesesuaian GBPP dan SAP secara keseluruhan diolah oleh Biro Akademik dan dilaporkan kepada Kaprodi. Tindak lanjut terhadap

kesesuaian GBPP dan SAP yang dilakukan oleh Kaprodi diverifikasi oleh Wakil Dekan I dan hasilnya dilaporkan oleh Wakil Dekan I kepada Dekan.

Untuk keperluan Analisa Data Statistik, LPM akan mendapatkan softcopy data evaluasi kesuaian GBPP dan SAP dari Biro Akademik sepengetahuan

Wakil Dekan I.

UPM bertanggung jawab untuk menggunakan data softcopy tersebut dengan sebaik-baiknya sesuai dengan prosedur pengukuran sasaran

mutu.

Keterangan

a.

Manual Prosedur

Menyusun Jadual Perkuliahan Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL PEMBUATAN JADWAL PERKULIAHAN




Tujuan



Dokumen


1.

2.

3.

4

Ketua Program Studi wajib menyususn daftar dosen dan mata kuliah yang diampu untuk diserahkan ke Bagian Akademik. Setiap semester,

penugasan dosen diatur oleh Ketua Program Studi berdasarkan kebutuhan kelas mata kuliah yang dijadwalkan.

Dosen yang ditugaskan harus sesuai dengan kualifikasi dosen per mata

kuliah yang telah ditentukan. Dosen yang ditugaskan untuk mengajar dicantumkan dalam jadwal kuliah.

Jumlah mata kuliah dan sks setiap dosen dibatasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku, apabila terjadi penyimpangan, maka harus mendapat ijin tertulis dari Dekan . Selain tugas mangajar, setiap dosen dapat diberi tugas oleh Dekan untuk kegiatan pengembangan Program Studi. Dekan wajib melakukan evaluasi atas tugas yang diberikan kepada dosen sesuai dengan prosedur evaluasi pengajaran dosen.

Keterangan

MANUAL PROSEDUR BIDANG KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN Manual Prosedur tentang Keuangan dan Kepegawaian di bawah koordinasi Wakil Dekan II. Manual Prosedur Bidang Keuangan dan Kepegawaian terdiri dari : 1 Penerimaan Pegawai

2 Pelatihan Pegawai

3 Pembuatan Daftar Hadir Dosen

4 Penerimaan Pegawai

5 Penerimaan Kas/Bank

6 Penerimaan Pembayaran Uang Kuliah

7 Penerimaan Pembayaran Uang Ujian

8 Penerimaan Pembayaran Seminar

9 Penerimaan Pembayaran Sidang

10 Pnerimaan Pembayaran Wisuda

a.

Manual Prosedur

Penerimaan Pegawai Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik

Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 001/SPMI/BAU

Revisi :

Tanggal :





KODE UPM/FKIP/MP-001/SPMI/BAU

JUDUL

Penerimaan Pegawai


AREA

BIRO ADMINISTRASI UMUM

NO. REVISI

REV-SPMI-01/M P- /2012

Tujuan

Ruang Lingkup Pedoman Kepegawaian


Dokumen


1.

2.

3.

4

5

6

7 8

9

PENERIMAAN PEGAWAI SECARA UMUM Bagian keuangan bertanggung jawab atas kegiatan penerimaan yang pelaksanaannya dikoordinir oleh Ketua Panitia rekrutasi. Unit kerja yang membutuhkan penambahan atau penggatian pegawai mengisi Formulir Permintaan Pegawai (PP) berdasarkan Anggaran tahunan yang telah disetujui dan disahkan Ketua.yayasan.

Permintaan Pegawai ini harus diisi lengkap dan jelas.

Setelah disetujui Ketua/yayasan, Formulir Permintaan Tenaga Kerja

tersebut diserahkan ke BAU dengan melampirkan uraian pekerjaan.

Panitia Rekrutasi akan minta tanda tangan Wakil Rektor II di kolom mengetahui pada form PP mencari sumber pelamar yang sesuai dengan

kebutuhan. Sumber pelamar ini antara lain dapat berasal dari: Internal (Promosi/Mutasi)

Mahasiswa Institusi Data Pelamar dari pihak luar

Bagi yang tidak memenuhi kriteria maka Panitia Rekrutasi akan

membuat surat terima kasih untuk dikirim kepada pelamar/menghubungi lewat telepon.

PERMINTAAN TENAGA KERJA KONTRAK / JANGKA WAKTU TERTENTU

Untuk permintaan tenaga kerja kontrak, panitia akan memanggil pelamar yang memenuhi syarat untuk mengikuti seleksi awal Pada seleksi awal ini pelamar akan menii formulir lamaran kerja

sehingga dapat diperoleh informai mengenai data pribadi, pendidkan terakhir, pengalaman dll.

Jika memenuhi syarat maka data pelamar akan dimasukkan ke Bank Data

10

11

12

13

14

15

16 17

18

19 20

dan dilakukan pemanggilan ke dua kepada pelamar untuk mengikuti tes

seleksi tulis dan wawancara awal dengan petugas Recruitment.

Berdasarkan hasil seleksi tes tulis tersebut, Panitia melakukan periksa kualifikasi dan interpretasi terhadap hasil tes pelamar. Selanjutnya

panitia memberitahukan kepada bagian terkait/user, hasil psikotes dan wawancara dengan menggunakan formulir hasil tes sebelumnya dan Wawancara Awal .

Jika sesuai dengan kualifikasi maka langkah selanjutnya adalah

wawancara kedua yang dilakukan oleh bagian terkait/user dan semua pewawancara yang terlibat.

Jika hasil wawancara kedua ini tidak sesuai maka Panitia akan membuat

surat terima kasih untuk dikirimkan kepada pelamar/menghubungi lewat telepon/memberikan batas waktu penentuan diproses lanjut atau tidak.

Jika sesuai maka akan dilakukan wawancara terakhir oleh Wakil Rektor II.

Jika hasil wawancara ini tidak sesuai maka Panitia akan membuat surat

terima kasih untuk dikirim kepada pelamar/menghubungi lewat telepon/memberikan batas waktu penentuan diproses lanjut atau tidak.

Jika sesuai maka Kepala BAU akan memberiakn penawaran gaji yang

sudah disetujui manajemen / pimpinan kepada calon pegawai tersebut dan menjelaskan hak dan kewajiban calon pegawai tersebut bersedia bergabung dengan institusi. Jika calon pegawai tidak menerima paket gaji yang ditawarkan maka proses tidak dilanjutkan. Jika calon pegawai tersebut dapat menerima paket/gaji maka Panitia akan menyiapkan surat penawaran kerja/perjanjian kerja Jangka Waktu

tertentu untuk ditandatangani pihak instansi (pejabat yang ditunjuk oleh yayasan) dan calon pegawai. PERMINTAAN TENAGA KERJA TETAP

Permintaan tenaga kerja tetap, dilaksanakan sama seperti proses recruitment tenaga kerja kontrak/jangka waktu tertentu.

Jika calon pegawai tersebut telah lulus seluruh tes seperti halnya pada proes recruitment pegawai kontrak/jangka waktu tertentu, maka Kepala Personalia akan menyiapkan surat penawaran kerja untuk masa percobaan selama (tiga) bulan. Jika calon pegawai tersebut tidak lulus pada saat wawancara akhir/proses final, maka Kepala Personalia atau Ka BAU akan memberitahukan secara langsung /melalui telepon/surat untuk tidak memproses lebih lanjut.

21

Permintaan tenaga kerja, Surat Penawaran Kerja/Perjanjian Kerja Jangka waktu tertentu, formulir lamaran kerja, uraian pekerjaan untuk pegawai

kontrak dan tetap disimpan pada file pegawai oleh HRD.

Keterangan Selesai

a.

Manual Prosedur

Pelatihan Pegawai Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :





KODE UPM/FKIP/MP-002/SPMI/BAU

JUDUL

PELATIHAN PEGAWAI


AREA


NO. REVISI


Tujuan



Dokumen

No.


1.

2.

3.

4

5

6

7

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN PELATIHAN Atasan langsung bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan induksi bagi pegawai baru di unit kerjanya. UPM bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang berkaitan dengan sistem mutu bagi semua personil institusi.

Kepala Biro Administrasi Umum (BAU) bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang mencakup pelatihan pengembangan karir dan pelatihan administrasi bagi semua personil yang ada dalam bagian yang dipimpinnya, sesuai dengan kualifikasi jabatan masing-masing.

PELAKSANAAN PELATIHAN Pelatihan Induksi merupakan pelatihan yang harus diikuti oleh seluruh

pegawai baru atau yang dimutasi tentang bagaimana yang bersangkutan harus bekerja ditempat yang baru. Pelatihan induksi

dicatat dalam formulir kegiatan Pelatihan Induksi

Pelatihan Induksi harus dilakukan selambat-lambatnya 1 (satu) minggu dari tanggal hari pertama masuk kerja personil yang bersangkutan.

Pelatihan induksi diberikan kepada semua pegawai baru walaupun pegawai tersebut masih dalam masa percobaan.

Prosedur evaluasi untuk pelatihan dilaksanakan sesuai dengan Sub Bag

Evaluasi Pelatihan PELATIHAN ADMINISTRASI DAN PENGEMBANGAN KARIR

Pelatihan Administrasi adalah pelatihan yang bertujuan untuk memeberikan dasar-dasar pengetahuan/keterampilan yang bersifat

administratif sesuai dengan tuntutan mutu pekerjaan/pelayanan dan pelatihan pengembangan karier adalah pelatihan yang ditujukan untuk

pengembangan diri personil sesuai dengan tuntutan mutu pekerjaan/pelayanan dan pengembangan kariernya.

8

9

10

11

12

13 14

15

16 17

Paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum awal tahun anggaran dimulai , masing-masing kepala BAU/Fakultas bertanggung jawab untuk

mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang mencakup pelatihan pengembangan karier dan pelatihan Administrasi bagi semua personil

yang ada dalam bagian yang dipimpinnya, sesuai dengan kualifikasi jabatan masig-masing.

Kebutuhan pelatihan tersebut diisi dalam formulir matriks kebutuhan pelatihan dan harus mendapatkan persetujuan dari Dekan. sebelum

diserahkan kepada BAU. Satu salinan dalam matriks kebutuhan pelatihan diarsipkan oleh masing-masing Kepala BAU/Dekan.

Kepala Personalia berkoordinasi dengan UPM menentukan jadwal

pelatihan tahunan. Kemudian didistribusikan oleh BAU kepada masing-masing kepala unit kerja terkait. Jadwal pelathan tersebut harus juga

mencakup pelatihan sistem penjaminan mutu. Jadwal pelatihan tahunan yang disusun harus juga memperhatikan anggaran periode

tersebut yang telah disetujui oleh Dekan.

Pelatihan dapat dilakukan didalam ataupun diluar Institusi

Untuk kebutuhan pelatihan, seminar, lokakarya, diluar rencana yang pernah diajukan harus diajukan oleh personil terkait dengan mengisi

formulir Evaluasi pelathan setelah yang bersangkutan menyelesaikan pelatihan tersebut kepada BAU untuk didatakan dan ditindak lanjuti. Prosedur evaluasi untuk pelatihan administrasi dan pengembangan karier dilaksanakan sesuai dengan bag Evaluasi pelatihan EVALUASI PELATIHAN Semua personil yang telah mengikuti pelatihan (internal dan eksternal) yang dibiayai oleh institusi, harus membuat evaluasi pelatihan yang

telah diikuti dengan mengisi formulir Evaluasi Pelatihan . Formulir harus diserahkan oleh yang bersangkutan kepada Panitia Pelatiham. Untuk semua personil yang mengikuti pelatihan eksternal wajib

memberikan laporan hasil pelatihan kepada atasan langsung terkait dan ketua secara tertulis dalam waktu 6 (enam) hari kerja, jika dipandang perlu hasil pelatihan harus dipresentasikan kepersonil

Laporan pelaksanaan pelatihan rutin yang sifatnya briefing, disusun oleh Bid Adm Umum masing-masing setiap tiga bulan dan diserahkan kepada ketua paling lambat 10 (sepuluh) hari setelah periode pelaporan. Berdasarkan hasil evaluasi pelatihan tersebut, UPM dan Kepala personalia melaporkan efektivitas pelatihan dalam Rapat Tinjauan Manajemen yang terdekat waktu pelaksanaannya. Kesinambungan

program pelatihan ditentukan dari evaluasi pelatihan dalam rapat

tinjauan manajemen tersebut.

Keterangan Selesai

a.

Manual Prosedur

Pembuatan Daftar Hadir Dosen Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL PEMBUATAN DAFTAR HADIR DOSEN


AREA BIRO ADMINISTRASI UMUM


Tujuan


Pihak Terkait Kaprodi, Dosen

Dokumen


1.

2.

3.

Mencetak jadual mata kuliah perhari maupun perjam, untuk

selanjutnya dibuat ke dalam daftar hadir harian.

Melakukan pemeriksaan terhadap Dosen dan laboratorium yang digunakan sesuai hari dan jam mengajarnya, dan selanjutnya dibuat

kedalam daftar hadir harian.

Mencetak daftar hadir harian yang sudah baku/tetap bagi dosen.

Keterangan Selesai

b.

Manual Prosedur

Penerimaan Kas/Bank Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL

MANUAL PROSEDUR

KODE


JUDUL

PENERIMAAN KAS/BANK


AREA


NO. REVISI


Tujuan

Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi ketertiban

pembayaran dan sistem keuangan Fakultas Keguruan Dan

Ilmu Pendidikan



Dokumen


1.

2.

3.

4 5

Menerima dana dari Bank dan kemudian dihitung Menerbitkan Bukti Penerimaan Kas Bukti Penerimaan Kas ditandatangani oleh penyetor dan diapproved

Melakukan pencatatan ke dalam Buku Kas/bank Menyimpan/file dokumen yang berhubungan dengan pengeluaran kas tersebut

Keterangan Selesai

a.

Manual Prosedur

Pembayaran Uang Perkuliahan Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL

MANUAL PROSEDUR

KODE


JUDUL

Pembayaran Uang Perkuliahan


AREA


NO. REVISI


Tujuan


pembayaran dan sistem keuangan Fakultas Keguruan Dan Ilmu

Pendidikan

Ruang Lingkup Pedoman Keuangan

Pihak Terkait Bag. AU, Mahasiswa

Dokumen


1.

2.

3.

4 5

6

7

8

9

Memberikan slip setoran uang kuliah kepada mahasiswa yang akan membayar uang kuliah Memasukan jumlah pembayaran uang kuliah ke kasir setelah mahasiswa menulis slip pembayaran

Mengarahkan mahasiswa untuk melakukan pembayaran Meng-input biaya selain uang kuliah kedalam pos biaya masing-masing pada sheel excel Meng-input data atas pembayaran yang dilakukan mahasiswa

Menyerahkan/membagikan kwitansi pembayaran kepada mahasiswa

yang bersangkutan

Meng-input data laporan absensi/ketidak hadiran bulanan untuk bantuan kemalangan.

Setelah sesuai, selanjutnya membuat rekapitulasi segala pendapatan

dengan kwitansi berwarna hijau untuk laporan

Membuat daftar tunggakan uang kuliah mahasiswa setiap akhir bulan

Keterangan Selesai

a.

Manual Prosedur

Pembayaran Uang Ujian Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL

Pembayaran Uang Ujian


AREA


NO. REVISI


Tujuan


pembayaran dan sistem keuangan Fakultas Keguruan Dan Ilmu

Pendidikan



Dokumen


1.

2.

3.

4 5

6

7

8

9

Mahasiswa mendaftarkan ujian dengan mata kuliah yang telah ditempunya. Mahasiswa membawa formulir isian data mata kuliah yang akan diujikan

Kasir Menetapkan nilai pembayaran ujian susulan sebesar nilai yang telah ditentukan per mata kuliah Mahasiswa mengisi bukti setoran bank sesuai dengan data yang diberikan oleh Bag. Keuangan Bukti Setoran dari Bag Keuangan yang telah diisi ditanda tangani oleh

Bag Keuangan

Bag. Keuangan meng-input data pembayaran uang ujian ke sistem Buku Keuangan

Mahasiswa menerima kwuitansi ukti pembayaran ujian, kemudian mendaftarkan matakuliah yang akan diujikan kepada Bag. Akademik

Bag. Akademik menginput data mahasiswa dan matakuliah yang akan

diujikan, dan mencetak Nomor ujian serta memasukan data mahasiswa tersebut pada daftar hadir ujian

Mahasiswa menerima nomor peserta ujian

Keterangan Selesai

a.

Manual Prosedur

Pelayanan penerimaan Pembayaran Seminar Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL

MANUAL PROSEDUR

KODE


JUDUL

PELAYANAN PENERIMAAN PEMBAYARAN SEMINAR




Tujuan Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi ketertiban pembayaran dan sistem keuangan Fakultas Keguruan Dan Ilmu

Pendidikan



Dokumen


1.

2.

3.

4

5 6

7

8

Mahasiswa minta formulir pembayaran biaya seminar kepada Bag.

Keuangan Bag. Keuangan memeriksa seluruh pembayaran uang kuliah melalui

sistem cicilan uang kuliah yang sudah terekam pada buku data keuangan. Setelah dilakukan pemeriksaan melalui sistem cicilan uang kuliah, kemudian kasir menetapkan nilai pembayaran uang seminar yang telah ditentukan Mahasiswa mengisi form bukti setoran pembayaran biaya seminar

sesuai dengan data yang diberikan Bag. Keuangan Form Bukti Setoran yang telah diisi oleh mahasiswa kemudian di serahkan pada Bag. Keuangan Mahasiswa menyetorkan/membayar uang Seminar ke Bag. Keuangan

Bag. Keuangan meng-input data pembayaran uang Seminar tersebut kedalam sistem kasir di komputer.

Bag. Keeuangan mengarahkan mahasiswa untuk mendaftar seminar ke

Bag. akademik

Keterangan Selesai

a.

Manual Prosedur

Pelayanan penerimaan Pembayaran Sidang Skripsi Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL

PELAYANAN PENERIMAAN PEMBAYARAN SIDANG/UJIAN SKRIPSI





Pendidikan



Dokumen


1.

2.

3.

4

5 6

Mahasiswa minta formulir pembayaran biaya sidang/ujian skripsi kepada

Bag. Keuangan Bag. Keuangan meminta kepada mahasiswa formulir lulus seminar yang

sudah ada tanda validasi dari Bag. Akademik . Bag. Keuangan menerima dan memeriksa formulir lulus seminar dan kemudian kasir menetapkan nilai pembayaran uang sidang yang sudah ditentukan. Bag. Keuangaan meminta kepada mahasiswa untuk mengisi form bukti pembayaran sesuai dengan data yang diberikan oleh Bag. Keuangan.

Mahasiswa membayar biaya sidang/ujian skripsi. Bag Keuangan memeriksa dan melakukan otoritas/approved terhadap Bukti pembayaran dari mahasiswa, selanjutnya diinput datanya oleh Keuangan kedalam sistem komputer Bag. Keuangan. Kasir mengarahkan mahasiswa untuk mendaftar sidang ke biro

akademik.

Keterangan Selesai

a.

Manual Prosedur

Pelayanan penerimaan Pembayaran Wisuda Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL

PELAYANAN PENERIMAAN PEMBAYARAN WISUDA





Pendidikan



Dokumen Keterangan lulus ujian skripsi, foto, surat keteranga bebas beban / biaya pendidikan


1.

2.

3.

4 5 6

Bag. Keuangan meminta kepada mahasiswa identitas akademik

mahasiswa yang akan mengikuti wisuda.

Bag. Keuangan meminta kepada mahasiswa formulir lulus sidang yang sudah ada tanda validasi dari Bag. Akademik.

Kasir menyampaikan keterangan tentang jumlah pembayaran uang wisuda yang telah ditentukan Mahasiswa mengisi form bukti pembayaran biaya wisuda sesuai dengan data yang diberikan oleh Bag. Keuangan. Form Bukti Spembayaran wisuda telah diisi oleh mahasiswa diserahkan pada Bag. Keuangan . Kasir mengarahkan mahasiswa untuk mendaftar wisuda ke BAAK dan

mengambil perlengkapan wisuda termasuk undangan bagi wisudawan/ti dan orang tua, di Bagian Inventori. Bagian Inventori menyampaikan

informasi tentang jadwal Geladi Resik pelaksanaan wisuda.

Keterangan Selesai

MANUAL PROSEDUR BIDANG KEMAHASISWAAN

Manual Prosedur Bidang Kemahaasiswaan yang ada dibawah koordinaasi Wakil Dekan III. Manual Prosedur Bidang Kemahasiswaan terdiri dari :

1 Registrasi Mahasiswa Baru

2 Pencetakan Kartu Ujian

3 Pelayanan Dokumen Ujian

4 Pelayanan Laboratorium Multimedia

5 Beasiswa BBM/BBPM

6 Beasiswa Pengembangan Prestasi Akademik

7 Pelayanan Administrasi dan Kegiatan Mahasiswa

8 Pelayanan Perpustakaan

9 Pelayanan Tracer Studi

a.

Manual Prosedur

Registrasi Mahasiswa Baru Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik

Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-001/SPMI/KEM

Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDUL

Registrasi Mahasiswa Baru

TANGGAL DIKELUARKAN

SEPTEMBER 2012

AREA BAG. ADMINISTRASI


Tujuan Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan Pendaftaran Ulang Mahasiswa Baru untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan



Dokumen Form Daftar Ulang, data kelengkapan surat


1.

2.

3.

4.

5

6

7

8

Untuk persiapan kegiatan pendaftaran ulang mahasiswa, maka dilakukan proses penutupan pendaftaran ulang semester yang sedang berjalan. Penutupan proses dilakukan setelah 3 minggu perkuliahan berjalan dengan cara tidak dapat dilakukan lagi perubahan data transaksi perkuliahan pada semester yang berjalan. Berdasarkan Distribusi Mata Kuliah yang diterima dari Bag Akademik, Bag Administrasi membuat Tabel Mata Kuliah yang dibuka yang ditawarkan yang kemudian diberikan ke Dekan untuk dimintakan persetujuannya.

Berdasarkan Tabel Mata Kuliah dan data kesediaan waktu isian mengajar yang diterima dari dosen, dan Mata Kuliah yang bisa diajarkan dosen

yang diterima dan Bag. Akademik, Bag. Administrasi membuat jadwal kuliah.

Jadwal kuliah yang telah disusun diberikan ke Dekan untuk dimintakan

persetujuannya.

Paling lambat 1 (satu) minggu sebelum jadwal pengisian KRS, Bag. Administrasi mengumumkan kepada mahasiswa.

Biro Layanan menggandakan data KRS dan jadwal kuliah untuk dibagikan

kepada mahasiswa. Pada tanggal yang telah ditentukan, mahasiswa mengambil berkas KRS di Biro Layanan.

Untuk mahasiswa yang mengisi KRS dan ingin melakukan

Batal/Tambah/Ubah mata kuliah atau kelas, maka mahasiswa dapat melakukan proses Batal Tambah, setelah melakukan pendaftran terlebih dahulu. Mahasiswa mengisi Batal Tambah sesuai dengan petunjuk pengisian

Batal Tambha yang dibagikan bersama dengan berkas Batal Tambah.

Setelah proses KRS dan Batal Tambah selesai, Kartu Studi Mahasiswa akan dibagikan melalui Bag. Administrasi, paling lambat 3 (tiga) hari

9

10

setelah tanggal proses terakhir.

Jika waktu memungkinkan maka akan dijalankan KRS terlambat dengan

mengikuti ketentuan KRS terlambat yang telah disetujui oleh masing-masing Wakil Dekan I. Hanya kepada mahasiswa yang melapor melalui

Bag. Administrasi. 1 (satu) minggu setelah perkuliahan dimulai, Bag. Administrasi membuat

Laporan status registrasi mahasiswa laporan tersebut didistribusikan ke Wakil Dekan I dan Dekan.

Keterangan Selesai

a.

Manual Prosedur

Pencetakan Kartu Ujian Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL


UPM/FKIP/MP- 002/SPMI/KEMA

JUDUL

PENCETAKAN KARTU UJIAN

TANGGAL DIKELUARKAN

SEPTEMBER 2012



Tujuan Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi ketertiban pengambilan kartu ujian mahaasiswa Fakultas Keguruan Dan

Ilmu Pendidikan


Pihak Terkait Bag. Kemahasiswaan, Bag Keuangan

Dokumen


1.

2.

3. 4 5

6

7

8

Melakukan input data kehadiran mahasiswa. Verifikasi kartu ujian. Validasi stempel akademik dan stempel tandatangan Dekan Program Pendidikan yang bersangkutan. Mencetak/print out Kartu Ujian. Melakukan penghitungan/rekapitulasi jumlah ketidak hadiran/absen mahasiswa.

Memberi tanda terhadap mata kuliah yang gagal bagi mahasiswa dengan

cara mewarnai (high light) bagi mata kuiah yang gagal.

Melakukan pemeriksaan terhadap kartu ujian yang telah dicetak.

Menyerahkan kartu ujian yang sudah benar kepada bagian keuangan.

Keterangan Selesai

a.

Manual Prosedur

Pelayanan Dokumen Ujian Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik

Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-003/SPMI/KEMA

Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL

MANUAL PROSEDUR

KODE

UPM/FKIP/MP-003 /SPMI/KEMA

JUDUL PELAYANAN DOKUMEN UJIAN




Tujuan


pelaksanaan ujian bagi mahasiswa dan dosen Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan


Pihak Terkait Bag. Kemahasiswaan, Bag Keuangan

Dokumen


1.

2.

3. 4

Membagikan kartu ujian kepada mahasiswa. Membagikan soal-soal ujian kepada dosen. Membagikan lembar jawaban untuk dosen teori. Membagikan berita acara ujian kepada dosen.

Keterangan Selesai

a.

Manual Prosedur

Pelayanan Laboratorium Multimedia


Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-005/SPMI/KEMA

Revisi :

Tanggal :





KODE UPM/FKIP/MP- 005/SPMI/KEMA

JUDUL

PELAYANAN LABORATORIUM MULTIMEDIA




Tujuan Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi ketertiban pelayanan laboratorium mahasiswa dan dosen Fakultas

Keguruan dan Ilmu Pendidikan

Ruang Lingkup Pedoman Sarana Prasarana

Pihak Terkait Mahasiswa, staf laboratorium dan staf akademik

Dokumen Daftar hadir, buku penggunaan ruang, form isian peminjaman ruang multimedia


1.

2.

3.

4 5 6 7

Bagian pengajaran menentukan jadwal pemakaian ruang awal semester.

Bagian pengajaran menyerahkan laporan jadwal penggunaan laboratorium pada bagian kerumahtanggaan. Bagian kerumahtanggaan menyerahkan laporan penggunaan laboratorium kepada ketua program setiap bulan. Staf akademik yang menggunakan laboratorium yang tidak seseuai dengan jadwalnya harus mengisi form penggunaan laboratorium dan menyerahkan form tersebut kepada bagian pengajaran atau petugas ruang.

Sebelum dan sesudah kegiatan belajar mengajar, keadaan laboratorium diperiksa petugas laboratorium dengan didampingi oleh staf akademik. Petugas laboratorium membuat laporan diketahui oleh staf akademik. Staf akademik dan mahasiswa wajib mematuhi peraturan yang ada dan menjaga kebersihan serta merawat laboratorium.

Keterangan Selesai

a.

Manual Prosedur

Beasiswa BBM/BBPM Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL

MANUAL PROSEDUR

KODE

UPM/FKIP/MP-006/SPMI/KEMA

JUDUL PELAYANAN BEASISWA BBM

TANGGAL DIKELUARKAN

SEPTEMBER 2012



Tujuan


pelayanan penerimaan Beasiswa BBM mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

Ruang Lingkup Pedoman Sarana Prasaran

Pihak Terkait Bag. Kemahasiswaan, Maahasiswa

Dokumen


1.

2.

3.

4

5

6

7

8

9

10

11

12 13

Mahasiswa Sarjana (S-1) minimal semester IV yang masih aktif mengikuti kuliah Memiliki IPK > 3,00 untuk Prioritas I dan IPK 2,50 – 2,99 untuk Prioritas ke II.

Aktif dalam kegiatan kemahasiswaan (ekstra kurikuler) yang diprogramkan oleh Perguruan Tinggi.

a. Tidak berstatus penerima atau sedang mengajukan Beasiswa lain (BBM, BTA, PKPS-BBM, Super Semar).

b. Kondisi Orang Tua/Wali tidak mampu yang dinilai dengan dasar pertimbangan :

Penghasilan/pendapatan Orang Tua/Wali sebesar ≤ Rp. 1.300.000,-/bulan (PRIORITAS) dan ≤ Rp. 1.500.000,-/bulan

(PRIORITASII) Pekerjaan Orang Tua/Wali yang secara ekonomis tergolong

lemah : PNS/ABRI, Pensiunan, Veteran, Buruh, Petani, Nelayan, Pedagang kecil dan status lain.

KUOTA, PERIODE DAN BESARNYA BEASISWA Kuota beasiswa ini ditentukan oleh Kopertis Wilayah VII

Peride penerima selama 12 bulan

Besarnya beasiswa ditentikan Dikti LAMPIRAN

Mengisi Surat Permohonan yang ditujukan ke DIKTI melalui Koordinator Kopertis Wilayah VII

Surat Keterangan Kemampuan Studi (IPK sampai dengan semester

terakhir) dilampiri Transkrip Nilai yang telah ditempuh dan disahkan Pimpinan FKIP Universitas Gresik.

Mengisi Surat Keterangan Kegiatan Kemahasiswaan Ekstra Kurikuler.

Surat Keterangan penghasilan Orang Tua/Wali dari penanggung jawab biaya studi yang disahkan pihak yang berwenang.

Mengisi Surat Keterangan Tidak Berpenghasilan, dinyatakan oleh

Pemerintah Daerah setempat (Lurah/Kepala Desa, Keamatan). Daftar Keluarga Penanggung Jawab biaya studi.

Surat Pernyataan tidak sebagai penerima beasiswa lain dan disahkan Pimpinan FKIP Universitas Gresik. Surat Keterangan berkelakuan baik dari Pimpinan FKIP Universitas

14

15

16

17

18

19

20

Gresik.

Melampirkan 1 eksemplar Fotocopy Kartu Mahasiswa yang masih

berlaku

Melampirkan 1 eksemplar Pas Foto ukuran 3 x 4 terbaru TAHAPAN PENGAJUAN

Mahasiswa dapat mengambil, mengisi dan mengembalikan formulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan

sesuai jadwal yang telah ditentukan.

Formulir yang telah dikembalikan setelah batas waktu yang ditentukan akan didata dan direkapitulasi serta dihitung kuotanya

berdasarkan jumlah mahasiswa perprodi dan jumlah kuota beasiswa yang disediakan.

Data rekapitulasi tersebut dikonsultasikan kepada Wakaprodi Bidang

Kemahasiswaan dari mana mahasiswa tersebut berasal untuk menentukan mahasiswa yang diusulkan untuk mendapat beasiswa.

Usulan dari Kaprodi Bidang Kemahasiswaan direkap kembali dan

dikirimkan ke Lembaga Pemberi Beasiswa. Lembaga Pemberi Beasiswa akan mengirimkan pemberitahuan

seandainya usulan penerima beasiswa tersebut disetujui dan kapan dana beasiswa tersebut dikirimkan untuk segera dibagikan kepada mahasiswa yang berhak. Beasiswa ini diberikan kepada mahasiswa dalam 4 tahap / 4 triwulan dan setiap triwulan ke-2 dan ke-3 mahasiswa wajib mengumpulkan KHS dilaporkan kepada Lembaga Pemberi Beasiswa.

Keterangan

a.

Manual Prosedur

Beasiswa PPA Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik

Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 007/SPMI/KEMA

Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDU

PELAYANAN BEASISWA PPA

TANGGAL DIKELUARKAN

SEPTEMBER 2012

AREA

BIDANG kEMAHASISWAAN

NO. REVISI


Tujuan Untuk memberikan kesempatan kepada Mahasiswa mendapatakan beasiswa PPA secara tepat pada sasaran

Ruang Lingkup Pedoman Kemahasiswaan

Pihak Terkait Bidang Kemahasiswaan, Alumni

Dokumen


1.

2.

3.

4

5

6

7

8

9

10 11 12 13

14

PERSYARATAN

Mahasiswa Sarjana (S-1) minimal semester IV yang masih aktif mengikuti kuliah

Memiliki IPK > 3,00 untuk Prioritas I dan IPK 2,50 – 2,99 untuk Prioritas

ke II.

Aktif dalam kegiatan kemahasiswaan (ekstra kurikuler) yang diprogramkan oleh Perguruan Tinggi.

Tidak berstatus penerima atau sedang mengajukan Beasiswa lain (BBM,

BTA, PKPS-BBM, Super Semar).

Periode penerimaan selama 12 bulan.

a. Besarnya beasiswa adalah seperti yang ditetapkan oleh Dikti b. Berprestasi secara akademik

KUOTA, PERIODE DAN BESARNYA BEASISWA

Kuota beasiswa ini ditentukan oleh Kopertis Wilayah VII

LAMPIRAN Mengisi Surat Permohonan yang ditujukan ke DIKTI melalui Koordinator

Kopertis Wilayah VII

Surat Keterangan Kemampuan Studi (IPK sampai dengan semester terakhir) dilampiri Kartu Hasil Studi (KHS) yang telah ditempuh dan

disahkan Pimpinan FKIP Universitas Gresik. Mengisi Surat Keterangan Kegiatan Kemahasiswaan Ekstra Kurikuler.

Surat Pernyataan tidak sebagai penerima beasiswa lain dan disahkan Pimpinan FKIP Universitas Gresik. Surat Keterangan berkelakuan baik dari Pimpinan FKIP Universitas Gresik. Melampirkan 1 eksemplar Fotocopy Kartu Mahasiswa yang masih berlaku Melampirkan 1 eksemplar Pas Foto ukuran 3 x 4 terbaru TAHAPAN PENGAJUAN Mahasiswa dapat mengambil, mengisi dan mengembalikan formulir yang sudah dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan sesuai

jadwal yang telah ditentukan.

Formulir yang telah dikembalikan setelah batas waktu yang ditentukan

akan didata dan direkapitulasi serta dihitung kuotanya berdasarkan

15

16

17

18

jumlah mahasiswa perprodi dan jumlah kuota beasiswa yang disediakan.

Data rekapitulasi tersebut dikonsultasikan kepada Wakaprodi Bidang

Kemahasiswaan dari mana mahasiswa tersebut berasal untuk menentukan mahasiswa yang diusulkan untuk mendapat beasiswa.

Usulan dari Kaprodi Bidang Kemahasiswaan direkap kembali dan dikirimkan ke Lembaga Pemberi Beasiswa.

Lembaga Pemberi Beasiswa akan mengirimkan pemberitahuan

seandainya usulan penerima beasiswa tersebut disetujui dan kapan dana beasiswa tersebut dikirimkan untuk segera dibagikan kepada

mahasiswa yang berhak.

Beasiswa ini diberikan kepada mahasiswa dalam 4 tahap / 4 triwulan dan setiap triwulan ke-2 dan ke-3 mahasiswa wajib mengumpulkan KHS

dilaporkan kepada Lembaga Pemberi Beasiswa.

Keterangan Selesai

a.

Manual Prosedur

Seleksi Mahasiswa Penerima Beasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDU

SELEKSI MAHASISWA PENERIMA BEASISWA

TANGGAL DIKELUARKAN

SEPTEMBER 2012

AREA BIDANG kEMAHASISWAAN


Tujuan Membantu kelancaran studi mahasiswa.

Ruang Lingkup Pedoman Kemahasiswaan


Dokumen Surat/data persyaratan beasiswa,daftar pengambilan beasiswa


1.

2.

3.

4

BAAK mengirimkan surat mengenai persyaratan seleksi mahasiswa

penerima beasiswa.

Staf keuangan menempelkan pengumuman beasiswa.

Mahasiswa menyerahkan kelengkapan calon penerima beasiswa di

bagian keuangan.

Staf Keuangan menyerahkan semua dokumen para peserta calon

penerima beasiswa ke BAAK

Keterangan Selesai

Manual Prosedur

Pelayanan Administrasi dan Kegiatan Mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik


Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL

MANUAL PROSEDUR

KODE

UPM/FKIP/MP-009 /SPMI/KEMA

JUDUL PELAYANAN ADMINISTRASI

DAN KEGIATAN MAHASISWA




Tujuan Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi ketertiban pelayanan Administrasi Kegiataan Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

Ruang Lingkup Pedoman Kegiatan Kemahasiswaan

Pihak Terkait Bag. Kemahasiswaan,

Dokumen


1.

2.

3.

4

5

Mahasiswa atau melalui Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) FKIP

Universitas Gresik membuat surat atau proposal usulan kegiatan yang diajukan ke Wakil Dekan III Bidang Kemahasiswaan. Wakil Dekan III

Bidang Kemahasiswaan menerima pengajuan proposal tersebut dengan apa yang terjadi di lapangan.

Wakil Dekan III akan memberikan putusan yakni menolak atau

menyetujui kegiatan sekaligus memberikan catatan dan evaluasi proposal.

Jika kegiatan tersebut disetujui, maka dilakukan pencairan dana oleh

Bagian Keuangan dan diberikan kepada mahasiswa yang bersangkutan.

Tetapi jika kegiatan tersebut ditolak, maka proposal akan dikembalikan ke mahasiswa untuk dievaluasi kembali.

Selanjutnya adalah proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh

mahasiswa yang bersangkutan. Wakil Dekan III juga memberikan daftar pelaksanaan kegiatan kepada Bagian Keuangan.

Mahasiswa pelaksana harus memberikan laporan pertanggung jawaban

yang ditujukan kepada Wakil Dekan III Bidang Kemahasiswaan apabila kegiatan telah selesai dilakukan.

Keterangan Selesai

Manual Prosedur

Pelayanan Perpustakaan



Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL



JUDU PELAYANAN PERPUSTAKAAN

TANGGAL DIKELUARKAN

SEPTEMBER 2012



Tujuan Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi ketertiban pelayanan perpustakaan bagi Mahasiswa Fakultas Keguruan

dan Ilmu Pendidikan


Pihak Terkait Perpustakaan

Dokumen


1.

2.

3.

4

5

6

7

Mahasiswa menunjukkan kartu perpustakaan dan tugas memeriksa

apakah masih berlaku atau sudah habis masa berlakunya.

Bila mahasiswa tidak memiliki kartu perpustakaan, maka tidak dibolehkan untuk meminjamkan buku dan diarahkan untuk membuat

kartu perpustakaan. Petugas memeriksa kartu pinjaman dan database peminjaman buku,

apakah ada peminjaman buku atau tidak.

Bila ada pinjaman buku terdahulu yang sudah lewat waktu, maka mahasiswa diwajibkan mengembalikan buku tersebut terlebih dahulu.

Mahasiswa mengambil buku yang akan dipinjam di bagian rak buku,

kemudian menunjukan kepada petugas perpustakaan.

Petugas perpustakaan mencatat nomor buku dan tanggal pada kartu pinjaman dan menginput data buku dan pinjaman di komputer.

Mahasiswa membawa pulang buku yang dipinjam dan wajib

mengembalikan buku tersebut sampai waktu yang ditentukan

Keterangan Selesai

Manual Prosedur

Pelayanan Tracer Studi Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik

Kode : UPM/FKIP/MP-011/SPMI/KEM

Revisi :

Tanggal :


Dikendalikan oleh

: Dekan


DOKUMEN LEVEL


UPM/FKIP/MP- 011 /SPMI/ALUMNI

JUDU TRACER STUDI

TANGGAL DIKELUARKAN

SEPTEMBER 2012

AREA BIDANG kEMAHASISWAAN DAN ALUMNI


Tujuan Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi ketertiban pelayanan Tracer Study bagi Alumni Fakultas Keguruan dan

Ilmu Pendidikan



Dokumen


1.

2.

Alumni yang mendaftar wisuda mendapat Formulir untuk pelacakan Alumni dari Bag. Kemahasiswaan Setelah lulus dan mendapat pekerjaan Alumni akan menyerahkan

3.

4

5

kembali formulir yang diterima pada saat wisuda

Formulir berisi data dan informasi berapa lama alumni mendapat

pekerjaan dan berapa besar gaji pertama yang diterima

Bagian Kemahasiswaan meng inventarisir data dan informasi yang masuk tentang keberhasilan para alumni

Bagian Kemahasiswaan memasukaan ke data base Alumni

Keterangan Selesai

MANUAL PROSEDUR UNIT PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

Manual Prosedur Unit Penelitian Dan Pengabdian Kepada Masyarakat dibawah koordinasi Ketua Unit Penelitian Dan Pengabdian Masyarakat. Manual Prosedur Unit Penelitian Dan Pengabdian Kepada Masyarakat : A. Kegiatan Memproses Informasi Penelitian Dan Pengabdian kepada Masyarakat.

B. Kegiatan Penanganan Usulan Penelitian/Pengabdian kepada Masyarakat Simlitabmas Dikti

C. Kegiatan Proses Evaluasi Usulan Penelitian/Pengabdian kepada Masyarakat

Manual Prosedur

Pelayanan Kegiatan Penelitian Dan Pengabdian Kepada Masyarakat Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik

Kode : UPM/FKIP/MP-001/SPMI/UPPM

Revisi :

Tanggal :





KODE UPM/FKIP/MP-001 /SPMI/UPPM

JUDUL

KEGIATAN MEMPROSES INFORMASI UNIT PENELITIAN DAN

PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT


AREA

UNIT PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

NO. REVISI


Tujuan Untuk diketahui oleh Dosen/Peneliti dan pihak terkait

Ruang Lingkup Pedoman Penelitian

Pihak Terkait Dosen, Mahasiswa, UPPM dan UPM

Dokumen Surat Informasi dan Panduan Penelitian/Pengabdian kepada Masyarakat


1.

2.

UPPM membaca pengumuman/ Informasi Penelitian /Pengabdian kepada Masyarakat melalui website penyelenggar

UPPM mengunduh pengumuman/Informasi Penelitian/Pengabdian

kepadaMasyarakat secara lengkap;

3.

4

5

6

7

UPPM dan staf mempelajari dan membahas informasi yang sudah

diunduh dari website penyelenggara;

Staf membuat Konsep Surat dan Pengumuman berupa leaflet;

Sekretaris UPPM dan BAU mengoreksi dan memberi paraf untuk validasi administrasi kemudian diajukan ke Ketua UPPM;

Ketua UPPM menandatangani/memvalidasi Surat/pengumuman/leaflet;

UPPM mengirim Surat/Pengumuman kepada seluruh dosen dan tenaga pendukung serta meng-upload pengumuman ke website;

UPPM meng-update pengumuman setiap satu bulan.

Keterangan Selesai

Manual Prosedur

Kegiatan Penanganan Usulan Penelitian/Pengabdian kepada

Masyarakat Simlitabmas Dikti


Universitas Gresik

Kode : UPM/FKIP/MP- 002/SPMI/UPPM

Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL

MANUAL PROSEDUR

KODE

UPM/FKIP/MP- 002 /SPMI/UPPM

JUDUL KEGIATAN PENANGANAN USULAN

PENELITIAN/ PENGABDIAN KEPADA

MASYARAKAT SIMLITABMAS DIKTI

TANGGAL DIKELUARKAN

SEPTEMBER 2012

AREA


NO. REVISI


Tujuan Untuk diketahui oleh Dosen/Peneliti dan pihak terkait

Ruang Lingkup Pedoman Penelitian Dan Pengabdian Kepada Masyarakat


Dokumen Surat Informasi dan Panduan Penelitian/Pengabdian kepada Masyarakat


1.

2.

Reviewer menerima surat Kesediaan Evaluator dan undangan rapat

koordinasi;

Rapat koordinasi dipimpin oleh ketua UPPM;

3.

4

5

Staf UPPM mempersiapkan berkas-berkas dan proposal yang akan

dievaluasi;

Reviewer menerima berkas-berkas dan proposal yang akan dievaluasi;

Pelaksanaan Evaluasi oleh Reviewer/Evaluator;

Keterangan Selesai

Manual Prosedur

Kegiatan Proses Evaluasi Usulan Penelitian/ Pengabdian kepada Masyarakat


Kode : UPM/FKIP/MP-003/SPMI/UPPM

Revisi :

Tanggal :




DOKUMEN LEVEL

MANUAL PROSEDUR

KODE

UPM/FKIP/MP- /SPMI/UPPM

JUDUL KEGIATAN PROSES EVALUASI USULAN

PENELITIAN/PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT


AREA


NO. REVISI REV-SPMI-01/M P-003/2012

Tujuan Untuk mengevaluasi usulan Peneliti dan pihak terkait

Ruang Lingkup Pedoman Penelitian


Dokumen Surat Informasi dan Panduan Penelitian/Pengabdian kepada

Masyarakat


1. Reviewer menerima surat Kesediaan Evaluator dan undangan rapat

2.

3.

4

5

koordinasi;

Rapat koordinasi dipimpin oleh ketua UPPM ;

Staf UPPM mempersiapkan berkas-berkas dan proposal yang akan

dievaluasi;

Reviewer menerima berkas-berkas dan proposal yang akan dievaluasi;

Pelaksanaan Evaluasi oleh Reviewer/Evaluator;

Keterangan Selesai

MANUAL PROSEDUR UNIT PENJAMINAN MUTU

Manual Prosedur Unit Penjaminan Mutu dibawah koordinasi Ketua Punit Penjaminan Mutu. Manual Prosedur Unit Penjaminan Mutu terdiri dari : A. Prosedur Pelaksanaan dan Monitoring

B. Pengendalian Dokumen dan Data

Manual Prosedur

Prosedur Pelaksanaan Evaluasi Dan Monitoring Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik

Kode

: UPM/FKIP/MP- 001/SPMI/UPM

Revisi :

Tanggal :


Dikendalikan oleh

: Dekan



KODE UPM/FKIP/MP-001/SPMI/UPM

JUDU PROSEDUR PELAAKSANAAN

EVALUASI DAN MONITORING


AREA BIDANG kEMAHASISWAAN DAN ALUMNI


Tujuan

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksaksanaan

Sistem Penjaminan Mutu serta mengevaluasi ketercapaian standar mutu yang telah ditetapkan pada Fakultas Keguruan

Dan Ilmu Pendidikan

Ruang Lingkup Kebijakan Mutu

Pihak Terkait Unit Penjaminan Mutu

Dokumen Borang Evaluasi Mutu Internal


1.

2.

3.

4

5

6

7

8 9 10 11 12

13

UPM menyusun rencana dan jadwal pelaksanaan siklus SPMI yang selanjutnya diserahkan kepada Dekan FKIP Universitas Gresik.

Dekan FKIP Univeritas Gresik menetapkan rencana pelaksanaan siklus

SPMI.

Dekan FKIP Universitas Gresik mengirimkan rencana dan jadwal pelaksanaan siklus SPMI ke semua Wakil Dekan.

Dekan menunjuk dan mengeluarkan SK pengangkatan untuk: (a)

penanggaug jawab pelaksanaan sistem penjamin mutu dan (b) ketua,

sekretaris, dan anggota Gugus Penjamin Mutu di tingkat Prodi (GJM).

Wakil Dekan I Bidang Akademik merumuskan dan mengesahkan: dokumen akademik yang baru, atau tetap memakai yang lama. Dalam

menetapkan pengesahan dokumen ini, Wakil Dekan I meminta masukan dari Kaprodi dan Dosen yang ditunjuk.

UPM dan Wakil Dekan I bersama penanggung jawab pelaksanaan sistem

penjaminan mutu menyusun dokumen mutu Bidang Akademik yang baru atau tetap memakai yang lama. Penyusunan dilakukan dengan

mengacu pada: dokumen akademik.

Ketua program studi menyusun kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi yang baru atau tetap memakai yang lama. UPM dapat

membantu proses peyusunan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi.

UPM melakukan pemantauan dan evaluasi proses pembelajaran setiap semester. GPM menyusun laporan evaluasi diri dan rencana tindak lanjut untuk peningkatan mutu proses pembelajaran dan melaporkannya kepada Dekan FKIP Universitas Gresik dan Ketua UPM. Dekan bersama UPM mempelajari laporan GJM dan menyusun rencana tindak lanjut untuk peningkatan mutu proses pembelajaran. UPM dan GJM melaksanakan peningkatan mutu proses pendidikan. Dekan FKIP Universitas Gresik menetapkan SK pengangkatan Koordinator Evaluasi Mutu Internal (EMI) atas usul Wakil Dekan I dan

Ketua UPM.

EMI membentuk tim Evaluasi Mutu Internal dan melakukan koordinasi

tentang pelatihan audit internal. EMI dapat meminta bantuan teknis

14

15 16

17

18

19

20

21

22

23

untuk pelatihan tersebut kepada UPM.

EMI bersama dengan tim Audit Mutu Akademik Internal merencanakan

peaksanaan audit.

Tim Evaluasi Mutu Internal melaksanakan audit. Tim Evaluasi Mutu Internal tingkat menyerahkan laporan audit dan

Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) kepada Wakil Dekan I yang akan meneruskan kepada Dekan FKIP Universitas Gresik dan Ketua UPM.

Dekan FKIP Universitas Gresik melakukan tindakan koreksi sesuai dengan

PTK dan melaporkan hasil tindakan koreksi kepada Wakil Dekan I bidang akademik dengan tembusan ke Ketua UPM.

Dekan FKIP Universitas Gresik melaporkan hasil evaluasi diri, hasil audit

dan tindak lanjut PTK kepada UPM dan jajaran Pimpinan Universitas serta Badan Penjaminan Mutu.

Setelah mempelajari kedua laporan tersebut UPM dan Pumpinan

Universitas serta BPM merekomendasikan kebijakan dan peraturan baru untuk peningkatan mutu pendidikan.

Unit Penjamin Mutu selanjutnya melakukan tindakan:

a. Evaluasi pelaksanaan penjaminan mutu. b. Pemantauan pelaksanaan Evaluasi Mutu Internal (EMI) c. Pemantauan pelaksanaan tindakan koreksi d. Penyusunan rencana peningkatan sistem penjaminan mutu e. Melaporkan hasil kerjanya kepada Dekan FKIP Universitas Gresik

Dekan FKIP Universitas Gresik mempelajari laporan UPM, menyusun rencana peningkatan mutu Ketua kemudian meminta masukan dari BPM dan Pimpinan Universitas Gresik

Dekan FKIP Universitas Gresik melakukan tindak lanjut peningkatan mutu akademik bersama-sama dengan Wakil Dekan I

UPM melakuan penyempurnaan sistem penjaminan mutu internal

Keterangan Selesai

Manual Prosedur

Pengendalian Dokumen Dan Data Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Gresik

Kode

: UPM/FKIP/MP -002/SPMI/UPM

Revisi :

Tanggal :


Dikendalikan o

le

h

: Dekan


DOKUMEN LEVEL

MANUAL PROSEDUR

KODE

UPM/FKIP/MP- 002/SPMI/UPM

JUDUL PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA


AREA UNIT PENJAMINAN MUTU


Tujuan

Ruang Lingkup Unit Penjaminan Mutu

Pihak Terkait

Dokumen


1.

2.

3.

4

5

6

7

8

9

10

11

Persetujuan dan Penerbitan Dokumen Sistem Mutu UPM memcatat setiap jenis dokumen sistem mutu dalam Daftar Koordinator Pengendali Dokumen. UPM bertanggung jawab atas penomoran/pengkodean dokumen sistem mutu.

Setiap Dokumen Sistem Mutu yang akan dikendalikan, harus ditanda tangani oleh personil yang berwenang langsung pada halaman awal

dokumen

Setelah dokumen sistem mutu disahkan, UPM mencatat setiap jenis dan judul/nama Dokumen Sistem Mutu.

Setiap Dokumen Sistem Mutu akan didistribusikan oleh UPM.

UPM harus menyimpan Dokumen Induk Sistem Mutu yang tidak diberi

cap “ DOKUMEN TERKENDALI ”.

Dokumen sistem mutu lainnya didistribusikan hanya kepada bagian yang terkait dengan dokumen tersebut.

Perubahan Dokumen Sistem Mutu

Usulan perubahan Dokumen Sistem Mutu harus disampaikan kepada

UPM dan usulan tersebut dapat ditulis dalam Usulan Perubahan Dokumen.

UPM beserta Wakil Dekan I dan Program Studi terkait sudah harus

mendiskusikan usulan perubahan dokumen dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak tanggal usulan perubahan diterima. UPM memutuskan

usulan perubahan dokumen tersebut ditolak atau diterima.

Bila UPM memutuskan perlu adanya Rapat Tinjauan Manajemen untuk membahas usulan perubahan dokumen tersebut dalam Agenda Rapat.

Rapat Tinjauan Manajemen yang dilaksanakan untuk membahas usulan perubahan dokumen tersebut dapat bersifat ad-hoc, tergantung tingkat

kepentingannya.

Hasil pembahasan usulan perubahan Dokumen Sistem Mutu dalam rapat Tinjauan Manajemen dicatat oleh UPM dalam Notulen , dan digunakan sebagai dasar tindak lanjut usulan perubahan Dokumen Sistem Mutu.

Ringkasan hasil pembahasan usulan perubahan Dokumen Sistem Mutu juga dicatat oleh UPM dalam Usulan Perubahan Dokumen yang terkait. UPM harus mencatat ringkasan setiap perubahan yang terjadi pada masing-masing prosedur dalam Sejarah Revisi dan dilampirkan pada

12

13

setiap dokumen Induk Sistem Mutu.

Setiap Dokumen Sistem Mutu baru hasil revisi, harus ditandatangani

kembali oleh personil yang berwenang. Setelah disahkan Dokumen Sistem Mutu didistribusikan kembali oleh UPM seperti prosedur semula.

Dokumen lama yang sudah tidak berlaku, dipindahkan ke di KetuaI selama kadaluarsa. UPM bertugas mengarsipkan Dokumen Induk Sistem

Mutu yang telah mengalami perubahan dan diberi cap ‘DOKUMEN KADALUARSA’

Keterangan Selesai

manual prosedur prodi ap

Education