manual penetapan standar

MANUAL PENETAPAN STANDAR SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

POLITEKNIK ACEH

No.: MM.05-01.01.01.15

BANDA ACEH 2015

MANUAL SPMI

No.: MM.05-01.01.01.15

Tanggal: 06 Maret 2015

MANUAL PENETAPAN STANDAR Revisi: 1

Hal. 1 / 8

LEMBAR PENGESAHAN

MANUAL PENETAPAN STANDAR

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

POLITEKNIK ACEH

No.: MM.05-01.01.01.15

Banda Aceh, 06 Maret 2015

MANUAL SPMI No.: MM.05-01.01.01.15



Hal. 2 / 8

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................................... 1

DAFTAR ISI .................................................................................................................................. 2

1. DEFINISI ISTILAH ................................................................................................................. 3

2. TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL PENETAPAN STANDAR .................................................. 4

3. LUAS LINGKUP MANUAL PENETAPAN STANDAR ............................................................... 4

4. PROSEDUR PENETAPAN STANDAR ..................................................................................... 4

5. PENANGGUNG JAWAB PENETAPAN STANDAR .................................................................. 6

6. CATATAN ............................................................................................................................ 6

7. REFERENSI .......................................................................................................................... 6




Hal. 3 / 8

1. DEFINISI ISTILAH

Beberapa pengertian istilah yang digunakan dalam dokumen SPMI ini dijelaskan sebagai

berikut:

a. Manual Penetapan Standar

dokumen berisi petunjuk teknis tentang cara, langkah, atau prosedur Penetapan

Standar di lingkungan Politeknik Aceh secara berkelanjutan oleh pihak yang

bertanggung jawab dalam pelaksanaan SPMI, baik pada aras unit pengelola program

studi maupun pada aras perguruan tinggi.

b. Merancang standar

olah pikir untuk menghasilkan standar tentang hal apa yang dibutuhkan dalam SPMI.

Kegiatan ini dapat berupa elaborasi/penjabaran Standar Nasional Pendidikan

menjadi berbagai standar lain yang mengatur berbagai aspek secara lebih rinci;

c. Evaluasi diri

kegiatan setiap satuan kerja dalam institusi untuk memeriksa, menganalisis, dan

menilai kinerjanya sendiri tentang suatu hal terkait untuk mengetahui kelemahan

dan kekurangannya;

d. Studi pelacakan (tracer study)

kajian untuk mengetahui kesesuaian standar yang akan dibuat dengan kebutuhan,

tuntutan atau harapan stakeholders;

e. Merumuskan standar

menuliskan isi setiap standar ke dalam bentuk pernyataan lengkap dan utuh dengan

menggunakan rumus ABCD (Audience, Behaviour, Competence, dan Degree);

f. Uji publik

semi-sosialisasi dari draf standar yang sedang dikembangkan sehingga stakeholders

dapat mengetahui lebih dini atas standar yang akan diterbitkan, di samping juga

untuk menjaring komitmen dari stakeholders;

g. Menetapkan standar

tindakan berupa persetujuan dan pengesahan standar sehingga standar dinyatakan

berlaku.




Hal. 4 / 8

2. TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL PENETAPAN STANDAR

Tujuan disusunnya manual ini adalah untuk memberikan petunjuk praktis dalam

merancang, merumuskan, dan menetapkan sebuah standar di Politeknik Aceh.

3. LUAS LINGKUP MANUAL PENETAPAN STANDAR

Manual ini berlaku:

1. Ketika sebuah standar pertama kali hendak dirancang, dirumuskan, dan ditetapkan;

2. Untuk semua standar.

4. PROSEDUR PENETAPAN STANDAR

Penetapan semua standar dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di Politeknik Aceh

dilakukan yang secara utuh, dimulai dari tahap perancangan standar mutu sampai dengan

pengesahan atau pemberlakuan suatu standar. Tahapan-tahapan penetapan standar dapat

dilihat pada bagan alir berikut:

1. Menentukan standar apa yang akan dibuat. Standar-standar

yang menjadi prioritas adalah standar-standar wajib

sebagaimana yang tercantum dalam berbagai peraturan

perundang-undangan yang berlaku dan standar mutu lain yang

menjadi kebutuhan mendesak di institusi Politeknik Aceh.

2. Membentuk tim sesuai dengan jenis standar yang akan disusun,

yang dapat beranggotakan antara lain unsur pimpinan, unsur

dosen, staf penunjang dan profesional, maupun dunia usaha,

yang disetujui oleh segenap anggota satuan pendidikan.

3 Menyiapkan dan mempelajari berbagai bahan dalam

menetapkan Standar Dikti, antara lain:

Peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan tinggi;

Hasil analisis SWOT (strengths, weaknesses, opportunities,

threats);

Pembentukan Tim Penyusun

Perancangan Standar

Penyiapan Bahan




Hal. 5 / 8

Hasil studi pelacakan lulusan dan/atau need assessment

terhadap pengguna lulusan terutama, terkait aspek yang

akan dibuat standar.

Bila dipandang perlu, dalam mengumpulkan bahan tersebut,

tim dapat melakukan benchmarking atau studi banding ke

perguruan tinggi lain atau mengundang narasumber antara lain

dari Dirjen Pendidikan Tinggi dan/atau perguruan tinggi lain

yang memahami Kebijakan Nasional SPMI untuk memperoleh

informasi, pengalaman, dan saran.

4. Merancang standar dengan menjadikan visi dan misi institusi

sebagai titik tolak dan tujuan akhir. Selain itu, seluruh Standar

dalam SPMI tidak boleh melanggar Peraturan perundang-

undangan. Dalam merumuskan standar tersebut digunakan

struktur bahasa norma atau kaidah, yang mengandung unsur

ABCD, yaitu Audience (subjek), Behaviour (predikat),

Competence (objek), dan Degree (keterangan).

5. Melakukan uji publik kepada para pemangku kepentingan

internal dan eksternal setelah perumusan standar selesai untuk

mendapatkan saran perbaikan sekaligus mensosialisasikan

standar tersebut.

6. Melakukan perbaikan perumusan standar dengan

memperhatikan hasil uji publik, termasuk memperbaki redaksi

atau struktur bahasa dalam pernyataan standar;

7. Menetapkan pemberlakuan semua standar tersebut dengan

keputusan Direktur sesuai dengan ketentuan yang berlaku di

Politeknik Aceh.

Tahapan prosedur di atas berlaku dalam penetapan seluruh standar.

Perancangan Standar

Uji Publik

Revisi Standar

Penetapan Standar




Hal. 6 / 8

5. PENANGGUNG JAWAB PENETAPAN STANDAR

Pihak yang bertanggung jawab menetapkan standar adalah Unit Manajemen Mutu

Politeknik Aceh sebagai fasilitator dan koordinator, dan unit yang tugas, kewenangan, dan

bidang keahliannya bersinggungan langsung dengan standar yang akan dibuat. Seluruh draft

standar mutu akan disosialisasikan ke seluruh civitas akademika Politeknik Aceh dan

stakeholders yang terkait.

6. CATATAN

Dalam penetapan standar, sebagai kelengkapan, dibutuhkan ketersediaan:

a. Daftar peraturan perundang-undangan yang relevan dengan standar yang disusun;

b. Kuisioner untuk studi pelacakan atau survey;

c. Rincian formulir/borang/proforma yang harus dibuat dan digunakan dalam

implementasi setiap standar;

d. Rincian sarana yang digunakan sesuai petunjuk dalam manual SPMI.

7. REFERENSI

Dalam menetapkan standar-standar, Tim penyusunan standar dapat merujuk pada

berbagai peraturan-perundangan dan dokumen resmi Politeknik Aceh, antara lain:

Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.

Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 2013 tentang Perubahan atas PP No. 19 tahun

2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.

Peraturan Pemerintah Nomor 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan

Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.

Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49 tahun 2014 tentang Standar

Nasional Pendidikan Tinggi.

Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 50 tahun 2014 tentang Sistem

Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.

Statuta Politeknik Aceh tahun 2011.

Rencana Induk Pengembangan Politeknik Aceh 2008-2027.

POLITEKNIK ACEH

Jl. Politeknik Aceh, Pango Raya – Ulee Kareng, Banda Aceh 23119 Telp. +62 651 31855; Fax. +62 651 31852

www.politeknikaceh.ac.id

MANUAL PELAKSANAAN STANDAR SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

POLITEKNIK ACEH

No.: MM.05-01.02.01.15

BANDA ACEH 2015

MANUAL SPMI

No.: MM.05-01.02.01.15


MANUAL PELAKSANAAN STANDAR Revisi: 1

Hal. 1 / 7

LEMBAR PENGESAHAN

MANUAL PELAKSANAAN STANDAR


POLITEKNIK ACEH

No.: MM.05-01.02.01.15





Hal. 2 / 7

DAFTAR ISI


DAFTAR ISI .................................................................................................................................. 2


2. TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL PELAKSANAAN STANDAR.............................................. 3

3. LUAS LINGKUP MANUAL PELAKSANAAN STANDAR ........................................................... 4

4. PROSEDUR PELAKSANAAN STANDAR................................................................................. 4

5. PENANGGUNG JAWAB PELAKSANAAN STANDAR .............................................................. 4

6. CATATAN ............................................................................................................................ 5

7. REFERENSI .......................................................................................................................... 5




Hal. 3 / 7

1. DEFINISI ISTILAH


berikut:

a. Manual Pelaksanaan Standar

dokumen berisi petunjuk teknis tentang cara, langkah, atau prosedur Pelaksanaan



studi maupun pada aras perguruan tinggi;

b. Standar SPMI adalah dokumen tertulis berisi kriteria, patokan, ukuran, ataupun

spesifikasi mengenai sesuatu yang harus dicapai/dipenuhi;

c. Melaksanakan standar

Kegiatan pemenuhan standar, ukuran, spesifikasi, dan patokan sebagaimana

dinyatakan dalam pernyataan standar yang telah ditetapkan;

d. Prosedur Kerja/SoP

uraian tentang urutan langkah untuk mencapai sesuatu yang ditulis secara sistematis,

logis, dan koheren;

e. Instruksi Kerja

rincian daftar tugas yang harus dilakukan oleh penerima tugas;

f. Formulir/Proforma

formulir/proforma yang digunakan dalam mengimplementasikan standar dan

berfungsi untuk mencatat/merekam hal atau informasi atau kegiatan tertentu ketika

standar diimplementasikan;

g. Sivitas akademika

satuan yang terdiri atas dosen dan mahasiswa pada perguruan tinggi.

2. TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL PELAKSANAAN STANDAR


melaksanakan/memenuhi sebuah standar di Politeknik Aceh.




Hal. 4 / 7

3. LUAS LINGKUP MANUAL PELAKSANAAN STANDAR

Manual ini berlaku:

1. Ketika sebuah standar harus dilaksanakan dalam kegiatan penyelenggaraan

pendidikan oleh semua unit kerja pada semua tingkat;

2. Untuk semua standar.

4. PROSEDUR PELAKSANAAN STANDAR

Pelaksanaan semua standar dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di Politeknik Aceh

dilakukan yang secara terencana, dimulai dari tahap persiapan pelaksanaan sampai dengan

standar tersebut dilakukan. Tahapan-tahapan pelaksanaan standar dapat dilihat pada bagan

alir berikut:

1. Mempersiapkan hal-hal yang bersifat teknis dan / atau

administratif sesuai dengan isi standar.

2. Sosialisasikan isi standar kepada seluruh sivitas akademika dan

karyawan non-dosen secara periodik dan konsisten.

3 Siapkan dan tuliskan dokumen tertulis berupa Prosedur

Kerja/SoP, Instruksi Kerja, dan formulir-formulir sesuai dengan

isi standar.

4. Laksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dengan

menggunakan standar sebagai tolok ukur pencapaian.

Tahapan prosedur di atas berlaku dalam pelaksanaan seluruh standar.

5. PENANGGUNG JAWAB PELAKSANAAN STANDAR

Pihak yang melaksanakan standar adalah audience atau subjek yang tercantum di dalam

pernyataan standar. Subjek ini dapat berbeda tergantung pada isi masing-masing standar.

Subjek tersebut dapat berupa pemimpin perguruan tinggi (Direktur), Wakil Direktur, Kepala

Sosialisasi Standar

Persiapan Teknis & Adm

Penyusunan Prosedur Kerja

Pelaksanaan Standar




Hal. 5 / 7

Unit dan Bagian, Ketua Program Studi, Dosen, tenaga kependidikan, atau bahkan mahasiswa.

Sekalipun subjek telah dicantumkan dalam setiap standar, namun sebenarnya semua pejabat

struktural pada setiap aras secara manajerial tetap memiliki tanggung jawab untuk

melaksanakan isi standar tersebut, yaitu memastikan isi standar dijalankan oleh Audience.

Sedangkan, Unit penjaminan mutu dapat bertindak sebagai koordinator, fasilitator, atau

bahkan menjadi supervisor terhadap pelaksanaan semua Standar yang telah ditetapkan.

6. CATATAN

Sebagai kelengkapan dari manual ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa

Prosedur Kerja/SoP tentang suatu kegiatan sesuai isi setiap standar,

formulir/borang/proforma yang harus dibuat dan digunakan dalam implementasi setiap

standar, dan rincian sarana yang digunakan sesuai.

7. REFERENSI

Dalam mengimplementasikan standar-standar, audience atau penanggung jawab

kegiatan suatu standar dapat merujuk pada berbagai peraturan-perundangan dan dokumen

resmi Politeknik Aceh, antara lain:












Kebijakan Mutu Politeknik Aceh tahun 2015.

POLITEKNIK ACEH



MANUAL EVALUASI STANDAR SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

POLITEKNIK ACEH

No.: MM.05-01.03.00.15

BANDA ACEH 2015

MANUAL SPMI

No.: MM.05-01.03.00.15


MANUAL EVALUASI STANDAR Revisi: - Hal. 1 / 8

LEMBAR PENGESAHAN

MANUAL EVALUASI STANDAR


POLITEKNIK ACEH

No.: MM.05-01.03.00.15




MANUAL EVALUASI STANDAR Revisi: -

Hal. 2 / 8

DAFTAR ISI


DAFTAR ISI .................................................................................................................................. 2


2. TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL EVALUASI STANDAR ...................................................... 4

3. LUAS LINGKUP MANUAL EVALUASI STANDAR ................................................................... 4

4. PROSEDUR EVALUASI STANDAR ......................................................................................... 4

5. PENANGGUNG JAWAB EVALUASI STANDAR ...................................................................... 5

6. CATATAN ............................................................................................................................ 6

7. REFERENSI .......................................................................................................................... 6




Hal. 3 / 8

1. DEFINISI ISTILAH


berikut:

a. Manual Evaluasi Standar

dokumen berisi petunjuk teknis tentang cara, langkah, atau prosedur Pengevaluasian




b. Standar SPMI

dokumen tertulis berisi kriteria, patokan, ukuran, ataupun spesifikasi mengenai

sesuatu yang harus dicapai/dipenuhi;

c. Evaluasi standar

kegiatan pembandingan antara luaran kegiatan pemenuhan standar atau ukuran

dengan standar atau ukuran yang telah ditetapkan;

d. Pemantauan/monitoring

mengamati suatu proses/kegiatan dengan maksud untuk mengetahui apakah

proses/kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan apa yang diharuskan dalam isi

standar;

e. Evaluasi diri

upaya setiap unit di Politeknik Aceh untuk mengetahui gambaran tentang kinerja dan

keadaan dirinya melalui pengkajian dan analisis yang dilakukan sendiri;

f. Pemeriksaan / audit internal

mengecek atau mengaudit secara detail semua aspek dari penyelenggaraan

pendidikan yang dilakukan secara berkala guna membandingkan apakah semua

aspek penyelenggaraan pendidikan tersebut telah berjalan sesuai dengan isi standar

yang telah ditetapkan.




Hal. 4 / 8

2. TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL EVALUASI STANDAR


mengevaluasi sebuah standar di Politeknik Aceh.

3. LUAS LINGKUP MANUAL EVALUASI STANDAR

Manual ini berlaku:

a. Ketika sebuah proses atau keseluruhan proses dari pelaksanaan standar telah

dilaksanakan dalam suatu kegiatan penyelenggaraan pendidikan oleh semua unit kerja

pada semua tingkat;

b. Untuk semua standar.

4. PROSEDUR EVALUASI STANDAR

Pengevaluasian semua standar dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di Politeknik

Aceh dilakukan yang secara utuh terhadap proses, keluaran (output), dan hasil (outcomes)

dari pelaksanaan setiap standar yang ditetapkan. Monitoring dan evaluasi standar merupakan

cara atau alat di mana para pejabat struktural pada semua aras perguruan tinggi

mengumpulkan data, informasi, keterangan, dan alat bukti yang dibutuhkan untuk

membandingkan antara standar yang telah ditetapkan dengan apa yang secara faktual telah

dilaksanakan atau dicapai. Tahapan-tahapan dalam pengevaluasian standar dapat dilihat pada

bagan alir berikut:

1. Sosialisasi tahapan-tahapan evaluasi ke seluruh unit.

2. Seluruh unit membuat laporan evaluasi diri terhadap

pencapaian-pencapaian standar.

3 Mempersiapkan hal-hal yang bersifat teknis dan/atau

administratif sesuai dengan isi standar yang akan dievaluasi.

Evaluasi Diri

Sosialisasi

Penyiapan Audit




Hal. 5 / 8

4. Catat atau rekam semua temuan berupa penyimpangan,

kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari penyelenggaraan

pendidikan yang tidak sesuai dengan isi standar. Selain itu, Catat

pula bila ditemukan ketidaklengkapan dokumen seperti

prosedur kerja, formulir, dan sebagainya dari setiap standar

yang telah dilaksanakan.

5. Periksa dan pelajari alasan atau penyebab terjadinya

penyimpangan atau bila isi standar gagal dicapai.

6. Buat laporan evaluasi baik secara non-periodik maupun

periodik tentang semua hal yang menyangkut evaluasi standar

kepada pimpinan unit kerja dan pimpinan institusi, disertai

saran atau rekomendasi.

Tahapan prosedur di atas berlaku dalam pengevaluasian seluruh standar.

5. PENANGGUNG JAWAB EVALUASI STANDAR

Ada beberapa pihak yang bertanggung jawab melakukan evaluasi standar:

a. Evaluasi harus dilakukan oleh Audience dari setiap Standar yang telah ditetapkan.

Evaluasi ini dapat disebut sebagai evaluasi diri (self evaluation) di mana yang dimaksud

dengan diri adalah audience dari setiap standar tersebut;

b. Evaluasi harus dilakukan oleh pejabat struktural yang merupakan Audience dari

Standar Mutu Politeknik Aceh yang telah ditetapkan dan sebagai bagian dari tugas,

wewenang, serta tanggung jawab sesuai struktur organisasi perguruan tinggi pada unit

masing-masing. Evaluasi ini disebut evaluasi melekat, yaitu melekat pada tugas dan

wewenang setiap pejabat struktural. Evaluasi ini dilakukan ketika mereka diminta

untuk menyusun evaluasi diri dari unit masing-masing;

c. Evaluasi yang dilakukan pihak lain yang bukan Audience dari Standar Mutu Politeknik

Aceh dan tidak berasal dari unit internal Audience walaupun pihak lain ini masih

berasal dari perguruan tinggi itu sendiri, lazimnya adalah Unit Penjaminan Mutu

Pelaksanaan Audit Internal

Evaluasi Hasil Audit Internal

Pelaporan Hasil Audit

Internal




Hal. 6 / 8

Politeknik Aceh. Evaluasi ini disebut evaluasi internal atau Audit Internal perguruan

tinggi yang jika dilakukan terhadap pelaksanaan Standar oleh semua unit di perguruan

tinggi akan menghasilkan evaluasi diri perguruan tinggi.

6. CATATAN

Sebagai kelengkapan dari manual ini, dibutuhkan ketersediaan bahan, data, informasi,

keterangan, dan alat bukti yang menjadi objek evaluasi. Bahan ini dikumpulkan dari formulir

atau dokumen pencatatan/perekaman mutu atas pelaksanaan Standar, formulir pemantauan,

serta penjelasan pihak pelaksana Standar Dikti. Selain itu juga diperlukan berbagai form

evaluasi, seperti template laporan diri, template evaluasi melekat, dan template audit

internal.

7. REFERENSI

Dalam mengevaluasi seluruh standar yang telah dilaksanakan, dapat merujuk pada

berbagai peraturan-perundangan dan dokumen resmi Politeknik Aceh, antara lain:













POLITEKNIK ACEH



MANUAL PENGENDALIAN STANDAR SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

POLITEKNIK ACEH

No.: MM.05-01.04.01.15

BANDA ACEH 2015

MANUAL SPMI

No.: MM.05-01.04.01.15


MANUAL PENGENDALIAN STANDAR Revisi: 1

Hal. 1 / 8

LEMBAR PENGESAHAN

MANUAL PENGENDALIAN STANDAR


POLITEKNIK ACEH

No.: MM.05-01.04.01.15





Hal. 2 / 8

DAFTAR ISI


DAFTAR ISI .................................................................................................................................. 2


2. TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL PENGENDALIAN STANDAR............................................ 4

3. LUAS LINGKUP MANUAL PENGENDALIAN STANDAR ......................................................... 4

4. PROSEDUR PENGENDALIAN STANDAR............................................................................... 4

5. PENANGGUNG JAWAB PENGENDALIAN STANDAR ............................................................ 5

6. CATATAN ............................................................................................................................ 5

7. REFERENSI .......................................................................................................................... 6




Hal. 3 / 8

1. DEFINISI ISTILAH


berikut:

a. Manual Pengendalian Standar

dokumen berisi petunjuk teknis tentang cara, langkah, atau prosedur Pengendalian




b. Standar SPMI



c. Pengendalian standar

kegiatan analisis penyebab standar atau ukuran, yang terdiri atas Standar Nasional

Pendidikan Tinggi dan Standar yang telah ditetapkan oleh Politeknik Aceh, tidak

tercapai untuk dilakukan tindakan koreksi;

d. Pemantauan/monitoring

mengamati suatu proses/kegiatan dengan maksud untuk mengetahui apakah

proses/kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan apa yang diharuskan dalam isi

standar;

e. Evaluasi diri



f. Audit internal








Hal. 4 / 8

2. TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL PENGENDALIAN STANDAR


mengendalikan sebuah standar di Politeknik Aceh.

3. LUAS LINGKUP MANUAL PENGENDALIAN STANDAR

Manual ini berlaku:

a. Ketika dilakukan tindak lanjut atas hasil yang diperoleh dari kegiatan evaluasi, baik itu

hasil evaluasi diri, audit internal, maupun atas hasil akreditasi;


4. PROSEDUR PENGENDALIAN STANDAR

Pengendalian merupakan tindak lanjut atas hasil yang diperoleh dari kegiatan evaluasi.

Jika hasil evaluasi menunjukkan bahwa pelaksanaan isi standar telah sesuai dengan apa yang

direncanakan sehingga dipastikan isi standar akan terpenuhi, langkah pengendaliannya hanya

berupa upaya agar hal positif tersebut tetap dapat berjalan sebagaimana mestinya.

Sebaliknya, jika dalam evaluasi pelaksanaan standar ditemukan kekeliruan, ketidaktepatan,

kekurangan atau kelemahan yang dapat menyebabkan kegagalan pencapaian isi standar atau

tujuan/sasaran/rencana, harus dilakukan langkah pengendalian. Langkah pengendalian ini

berupa tindakan korektif atau perbaikan untuk memastikan pemenuhan indikator di setiap

standar.

Terdapat beberapa jenis tindakan korektif sebagai tindak lanjut atas hasil evaluasi, mulai

dari penyelenggaraan rapat pimpinan yang khusus membahas hasil evaluasi hingga

pelaksanaan tindakan korektif tertentu, misalnya instruksi, teguran, peringatan, penghentian

perbuatan/kegiatan, investigasi atau pemeriksaan mendalam, dan penjatuhan sanksi ringan

hingga berat. Tindakan korektif ini harus didasarkan pada isi setiap standar. Tahapan-tahapan

dalam pengendalian standar dapat dilihat pada bagan alir berikut:




Hal. 5 / 8

1. Pelajari hasil evaluasi setiap standar

2. Rumuskan tindakan korektif yang perlu diambil berdasarkan

hasil evaluasi, baik itu standar telah terpenuhi maupun belum.

3 Lakukan tindakan korektif terhadap setiap standar. Semua

tindakan korektif yang diambil dicatat atau direkam.

4. Pantau secara terus menerus efek dari tindakan korektif

tersebut, misanya: apakah kemudian penyelenggaraan

pendidikan kembali berjalan sesuai dengan isi standar.

Tahapan prosedur di atas berlaku dalam pengendalian seluruh standar.

5. PENANGGUNG JAWAB PENGENDALIAN STANDAR

Ada beberapa pihak yang bertanggung jawab melakukan pengendalian standar:

a. Audience yang secara eksplisit disebutkan dalam pernyataan standar yang

bersangkutan;

b. Pejabat struktural di lingkungan Politeknik Aceh sesuai dengan bidang pekerjaan yang

diatur oleh standar yang bersangkutan, dan/atau;

c. Unit Penjaminan Mutu Politeknik Aceh sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

6. CATATAN

Sebagai kelengkapan dari manual ini, dibutuhkan hasil evaluasi dari setiap standar. Hasil

evaluasi tersebut bisa berupa laporan evaluasi diri setiap unit, hasil audit internal maupun

hasil audit eksternal. Selain itu juga diperlukan berbagai form pengendalian terkait perumusan

dan pelaksanaan tindakan korektif.

Perumusan Tindakan Korektif

Mengkaji hasil Evaluasi

Pelaksanaan Tindakan Korektif

Pemantauan hasil tindakan

korektif




Hal. 6 / 8

7. REFERENSI

Pengendalikan seluruh standar yang telah dievaluasi, merujuk pada berbagai peraturan-

perundangan dan dokumen resmi Politeknik Aceh, antara lain:













POLITEKNIK ACEH



MANUAL PENINGKATAN STANDAR SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

POLITEKNIK ACEH

No.: MM.05-01.05.01.15

BANDA ACEH 2015

MANUAL SPMI

No.: MM.05-01.05.01.15

Tanggal: 02 April 2015

MANUAL PENINGKATAN STANDAR Revisi: 1

Hal. 1 / 8

LEMBAR PENGESAHAN

MANUAL PENINGKATAN STANDAR


POLITEKNIK ACEH

No.: MM.05-01.05.01.15

Banda Aceh, 02 April 2015




Hal. 2 / 8

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan ................................................................................................................... 1

Daftar Isi ..................................................................................................................................... 2

1. Definisi Istilah ..................................................................................................................... 3

2. Tujuan dan Maksud Manual Peningkatan Standar .......................................................... 4

3. Luas Lingkup Manual Peningkatan Standar ....................................................................... 4

4. Prosedur Peningkatan Standar ........................................................................................... 4

5. Penanggung Jawab Peningkatan Standar .......................................................................... 5

6. Catatan ............................................................................................................................... 5

7. Referensi............................................................................................................................. 6




Hal. 3 / 8

1. DEFINISI ISTILAH


berikut:

a. Manual Peningkatan Standar

dokumen berisi petunjuk teknis tentang cara, langkah, atau prosedur Peningkatan




b. Standar SPMI



c. Peningkatan standar

kegiatan perbaikan standar atau ukuran agar lebih tinggi daripada standar atau

ukuran yang telah ditetapkan secara periodik dan berkelanjutan;

d. Siklus Standar

durasi atau masa berlakunya suatu standar sesuai dengan aspek yang diatur di

dalamnya. Siklus setiap standar dapat berbeda-beda sesuai dengan isi standar

(misalnya: satu siklus adalah semesteran, tahunan, atau 5 tahunan);

e. Evaluasi diri



f. Audit internal








Hal. 4 / 8

2. TUJUAN DAN MAKSUD MANUAL PENINGKATAN STANDAR


meningkatkan sebuah standar di Politeknik Aceh secara berkelanjutan setiap berakhirnya

siklus masing-masing standar.

3. LUAS LINGKUP MANUAL PENINGKATAN STANDAR

Manual ini berlaku:

a. Ketika setiap standar telah melalui keempat tahap dalam siklus SPMI;


4. PROSEDUR PENINGKATAN STANDAR

Peningkatan standar atau kaizen dilakukan jika standar itu telah melalui tahap evaluasi

pelaksanan standar tersebut terlebih dahulu, terutama bila standar tersebut telah terpenuhi.

Peningkatan ini dilakukan tidak hanya karena secara manajerial harus dilakukan, melainkan

harus dilakukan karena perkembangan masyarakat, kemajuan ilmu dan teknologi, serta

peningkatan tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal.

Berbagai kemajuan, perkembangan, dan kebutuhan tentang penyelenggaraan pendidikan

tinggi dapat diketahui melalui berbagai cara, antara lain:

a. pengamatan;

b. diskusi dengan para pemangku kepentingan;

c. forum pertemuan ilmiah;

d. studi pelacakan lulusan;

e. analisis SWOT.

Tahapan-tahapan dalam peningkatan standar dapat dilihat pada bagan alir berikut:




Hal. 5 / 8

1. Kaji dan analisa laporan hasil pengendalian standar, hasil tracer

study, analisa SWOT dan bahan atau informasi lain yang terkait

dengan standar.

2. Diskusikan hasil kajian dan analisa laporan hasil pengendalian

standar dengan para pemangku kepentingan dan pihak yang

terkait dengan pelaksanaan standar.

3 Evaluasi isi standar yang dari hasil diskusi diputuskan perlu

ditingkatkan standarnya. Dalam mengevaluasi, Politeknik Aceh

dapat melakukan benchmarking terhadap isi standar perguruan

tinggi lain.

4. Revisi isi standar sehingga menjadi standar baru. Kemudian

tempuh langkah/prosedur sebagaimana yang berlaku dalam

Manual Penetapan Standar.

Tahapan prosedur di atas berlaku dalam peningkatan seluruh standar.

5. PENANGGUNG JAWAB PENINGKATAN STANDAR

Ada beberapa pihak yang bertanggung jawab melakukan peningkatan standar:

a. Audience yang secara eksplisit disebutkan dalam pernyataan standar yang

bersangkutan;

b. Unit Penjaminan Mutu Politeknik Aceh sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

6. CATATAN

Sebagai kelengkapan dari manual ini, dibutuhkan laporan hasil pengendalian dari setiap

standar, tracer study terhadap alumni, dan analisa SWOT terhadap perkembangan perguruan

tinggi. Selain itu juga diperlukan berbagai form pengendalian terkait perumusan dan

pelaksanaan tindakan korektif. Manual ini digunakan secara bersamaan dengan Manual

Penetapan Standar

Diskusikan hasil analisa

TindaKorektif

Analisa hasil pengendalian

Evaluasi isi standar

Rumuskan Isi standar yang

baru




Hal. 6 / 8

7. REFERENSI

Peningkatan seluruh standar yang telah dievaluasi, merujuk pada berbagai peraturan-

perundangan dan dokumen resmi Politeknik Aceh, antara lain:













POLITEKNIK ACEH



manual penetapan standar

Documents