manual penetapan standar sistem penjamin mutu …

920

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA

UNIVERSITAS DHARMAWANGSA

Jl. K.L. Yos Sudarso No. 224 Medan

Nomor Dokumen LPM-UNDHAR /SPMI/MAN.32.05.01

Tanggal Terbit 29 Januari 2021

Tanggal Efektif 29 Januari 2021

Nomor Revisi 01

Halaman 1 - 6

MANUAL PENETAPAN

STANDAR SISTEM PENJAMIN MUTU


921

1. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Universitas Dharmawangsa

Visi

“Menjadi World Class University yang Unggul, Terpercaya, Berdaya Saing dan Berjiwa

Enterpreneurship pada Tahun 2045”

Misi

a. Menyelenggarakan tridarma perguruan tinggi yang unggul dalam bingkai karakter

mulia.

b. Menyelenggarakan pendidikan tinggi yang terpercaya dalam kerangka pengembangan

keilmuan, transformasi sosial, dan peningkatan harkat dan martabat bangsa.

c. Mengembangkan penelitian dan pengabdian masyarakat yang yang berdaya guna dan

berdaya saing dalam bentuk kajian yang inovatif dan kreatif untuk menghasilkan

pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni.

d. Mengembangkan sistem manajemen mutu di bidang pendidikan, penelitian, dan

pengabdian masyarakat yang berorientasi pada pembentukan jiwa entrepreneurship di

kalangan sivitas akademika.

e. Mengembangkan jejaring kerjasama dengan berbagai lembaga dalam skala regional,

nasional, dan internasional.

2. Tujuan Manual Penetapan Standar Sistem Penjamin Mutu

a. Panduan bagi Pejabat struktural dan atau unit khusus SPMI maupun dosen dan non

dosen dalam menetapkan standar sesuai dengan wewenang dan tugas masing masing

dalam mewujudkan budaya mutu;

b. Petunjuk bagaimana standar Dikti dapat ditetapkan dan ditetapkan kembali apabila

standar telah tercapai;

c. Bukti tertulis bahwa SPMI di PT memang benar-benar telah diimplementasikan; dan

d. Tujuan manual Penetapan Standar sistem penjamin mutu Universitas Dharmawangsa

adalah menghasilkan dokumen tertulis berisi petunjuk mengenai mekanisme

penetapan seluruh standar SPMI serta dokumen lainnya di Universitas Dharmawangsa

yang berlaku secara legal yang ditetapkan oleh Rektor Universitas Dharmawangsa.

3. Ruang Lingkup Manual Evaluasi Pelaksanaan Standar Sistem Penjamin Mutu

a. Mencakup tahap pada saat standar disusun dan ditetapkan;

b. Mencakup penetapan standar akademik dan non akademik secara berkelindan;

c. Mencakup SN Dikti dan Standar Dikti yang ditetapkan oleh PT, yang melebihi SN

Dikti; dan

d. Luas lingkup manual penetapan standar Universitas Dharmawangsa adalah

merancang, merumuskan dan menetapkan standar pendidikan tinggi dan standar

melampaui yang ditetapkan oleh Universitas Dharmawangsa serta melibatkan semua

pimpinan unit yang terkait.

4. Definisi Istilah

a. Merancang standar sistem penjamin mutu: olah pikir untuk menghasilkan standar

sistem penjamin mutu tentang semua hal yang dibutuhkan untuk mengembangkan

mutu Universitas Dharmawangsa.

b. Merumuskan standar sistem penjamin mutu: menuliskan isi standar Visi dan Strategi

Pencapaiannya ke dalam bentuk pernyataan lengkap dan utuh dengan menggunakan

rumus Audience, Behaviour, Competence, dan Degree atau KPIs.

c. Menetapkan standar sistem penjamin mutu: tindakan persetujuan dan pengesahan

standar sistem penjamin mutu sehingga standar sistem penjamin mutu dinyatakan

berlaku.

922

d. Uji publik: kegiatan sosialisasi draft standar sistem penjamin mutu dengan

mengundang pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal untuk mendapatkan

saran.

5. Manual Penetapan Standar Sistem Penjamin Mutu

a. Rincian Kegiatan

No Subyek Penjelasan Tentang Kegiatan yang

Dilakukan

Dokumen

1 Rektor 1. Menetapkan kepanitiaan untuk

penyusunan Penetapan Standar sistem

penjamin mutu Universitas

Dharmawangsa melalui Surat Keputusan

Rektor.

Surat Keputusan

Rektor tentang

kepanitiaan

2. Menetapankan Standar sistem penjamin

mutu Universitas Dharmawangsa melalui

Surat Keputusan (SK) Rektor

SK Rektor tentang

Pemberlakuan

Penetapan Standar

sistem penjamin

mutu

3. Melakukan pemeriksaan terhadap draft

akhir pernyataan standar sistem penjamin

mutu

Standar sistem

penjamin mutu

2 Ketua

Lembga

Penjaminan

Mutu

1. Mengusulkan tim kepanitiaan untuk

menyusun standar sistem penjamin mutu

beserta manual pelaksanaan, manual

evaluasi pelaksanaan, manual

pengendalian pelaksanaan, dan manual

peningkatan standar sistem penjamin mutu

Surat usulan tim

kepanitiaan kepada

Rektor

2. Menyediakan template/ format Standar

sistem penjamin mutu

Template Standar

3. Membuat rumusan langkah-langkah

penetapan standar sistem penjamin mutu

yang antara lain berisi pihak-pihak terkait

yang harus menyusun dan menetapkan

standar Internasionalisasi Kampus, serta

mendiskusikan dengan Rektor dan Wakil

Rektor.

Template Manual

Penetapan Standar

sistem penjamin

mutu

4. Melakukan sosialisasi dan pelatihan

kepada tim kepanitiaan, tentang

bagaimana membuat rumusan standar.

Materi sosialisasi

5. Melakukan pengeditan dan verifikasi

pernyataan standar untuk memastikan

tidak ada kesalahan gramatikal atau

kesalahan penulisan.

Draft Standar

sistem penjamin

mutu

3 Kepanitiaan 1. Menjadikan Visi, Misi, Tujuan dan

Sasaran Universitas Dharmawangsa

sebagai titik tolak dan tujuan akhir, mulai

dari merancang hingga menetapkan

standar.

Ringkasan hasil

yang berlaku dari :

1. Undang-undang

2. Perpres

3. Permenristekdikti

4. Statuta

923

2. Mengumpulkan dan mempelajari isi semua

peraturan perundang-undangan dan

peraturan lain yang relevan dengan aspek

kegiatan sistem penjamin mutu yang

hendak dibuatkan standarnya.

3. Mencatat apa yang menjadi aturan hukum

atau syarat yang tercantum dalam

peraturan perundang-undangan yang tidak

dapat dilanggar.

4. Melakukan evaluasi diri dengan

menerapkan analisis SWOT berkaitan

dengan sistem penjamin mutu.

Dokumen Analisis

SWOT

5. Melaksanakan pengumpulan informasi

atau survei tentang aspek yang hendak

dibuatkan standarnya, terhadap pemangku

kepentingan internal dan/atau eksternal.

Dokumen survei

6. Melakukan analisis hasil dari langkah

nomor 2 hingga 5 dengan mengujinya

terhadap Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran

Universitas Dharmawangsa.

7. Merumuskan draft awal penetapan standar

sistem penjamin mutu dengan

menggunakan rumus ABCD.

Dokumen

perumusan standar

8. Melakukan sosialisasi draft standar dengan

mengundang pemangku kepentingan

internal dan/atau eksterna untuk

mendapatkan saran/masukan.

Dokumen

sosialisasi

9. Merumuskan kembali pernyataan standar

dengan memerhatikan hasil dari no. 8

Draft Standar

sistem penjamin

mutu

6 Lembaga

Penjaminan

Mutu

1. Bersama dengan kepanitiaan menyusun

penetapan standar dan aturan yang

harus diperhatikan pada saat menetapkan

standar sistem penjamin mutu.

Draf Standar

sistem penjamin

mutu


akhir pernyataan standar sistem penjamin

mutu beserta manual standar yang

menyertainya.

7 Ketua Senat

Univeristas

Menyetujui sistem penjamin mutu Universitas

Dharmawangsa melalui tandatangan.

924

b. Diagram Alir

Ka. LPM

Membentuk tim kepanitiaan

untuk melakukan peningkatan

standar sistem penjamin mutu

Menetapkan kepanitiaan untuk

peningkatan standar

sistem penjamin mutu melalui

Surat Keterangan Rektor

Rektor

Menyediakan template/

format standar sistem penjamin mutu tingkat

universitas

Membuat rumusan langkah-langkah penetapan standar sistem penjamin mutu yang antara lain berisi pihak-pihak terkait

Melakukan sosialisasi dan pelatihan kepada tim kepanitiaan, tentang bagaimana membuat rumusan standar.

Ka. LPM

Menjadikan Visi, Misi, Tujuan

dan Sasaran Universitas Dharmawangsa sebagai titik tolak dan tujuan akhir, mulai dari merancang hingga menetapkan standar.

Mengumpulkan dan

mempelajari isi semua

peraturan perundang-

undangan dan peraturan lain

yang relevan dengan aspek

kegiatan sistem penjamin

mutu yang hendak dibuatkan

standarnya.

Mencatat apa yang menjadi

aturan hukum atau syarat

yang tercantum dalam

peraturan perundang-

undangan yang tidak dapat

dilanggar.

Tim Kepanitiaan

Melakukan evaluasi diri dengan

menerapkan analisis SWOT

berkaitan dengan sistem

penjamin mutu

Tim Kepanitiaan

Bersama dengan kepanitiaan

menyusun penetapan standar dan

aturan yang harus diperhatikan

pada saat menetapkan standar

sistem penjamin mutu.

Kepanitiaan, LPM

Melaksanakan pengumpulan

informasi atau survei tentang

aspek yang hendak dibuatkan

standarnya, terhadap pemangku

kepentingan internal dan/atau

eksternal.

Melakukan analisis hasil dari

langkah nomor 2 hingga 5

dengan mengujinya terhadap

Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran

Universitas Dharmawangsa.

Merumuskan draf awal penetapan standar sistem penjamin mutu dengan menggunakan rumus ABCD.

Melakukan sosialisasi draf standar dengan mengundang pemangku kepentingan internal

dan/ atau eksternal untuk mendapatkan saran/ masukan.

Tim Kepanitiaan

Melakukan pemeriksaan

terhadap draft akhir

pernyataan standar sistem

penjamin mutu beserta manual

standar yang menyertainya.

Kepanitiaan dan Rektor

Melakukan pengeditan dan

verifikasi pernyataan standar

untuk memastikan tidak ada kesalahan gramatikal atau

kesalahan penulisan

Ka. LPM

Menyetujui Penetapan Standar

Visi dan Misi Universitas

Dharmawangsa melalui Surat

Keputusan (SK) Rektor

Ketua Senat Universitas

Menetapkan standar sistem

penjamin mutu Universitas Dharmawangsa.

A

A

A

A

Rektor

925

6. Rincian Formulir yang harus dibuat dan digunakan sebagai bagian dari Manual

Standar Sistem Penjamin Mutu

a. Template/format Standar;

b. Dokumen survey;

c. Pemeriksaan draft manual penetapan standar;

d. Absen panitia;

e. Absen sosialisasi; dan

f. Notulen rapat.

7. Rincian sarana dan prasarana yang diperlukan

a. Ruangan;

b. Meja dan kursi;

c. Komputer;

d. Jaringan internet;

e. ATK.

b.

926

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 1 - 4

MANUAL PELAKSANAAN



927

1. Visi dan Misi Universitas Dharmawangsa

Visi



Misi


mulia.











2. Tujuan Manual Pelaksanaan Standar Sistem Penjamin Mutu

Menghasilkan pedoman sebagai panduan penerimaan/seleksi mahasiswa baru, syarat dan

calon mahasiswa baru dan kegiatan-kegiatan ekstrakurikuler dan organisasi mahasiswa

di Universitas Dharmawangsa yang mendukung ketercapaian standar pelaksanaan

mahasiswa yang menghasilkan lulusan yang inovatif, berkepribadian dan maandiri.

3. Ruang Lingkup Manual Pelaksanaan Standar Sistem Penjamin Mutu

Luas lingkup manual pelaksanaan standar sistem penjamin mutu adalah standar sistem

penjamin mutu harus dilaksanakan dalam implementasi kegiatan oleh semua unit kerja

pada semua aras dan untuk semua isi standar sistem penjamin mutu.

4. Definisi Istilah

a. Standar Melampaui Standar Nasional Pendidikan Tinggi Universitas

Dharmawangsa, adalah satuan standar yang melampaui standar nasional

pendidikan tinggi yang disyaratkan oleh pemerintah Republik Indonesia;

b. Melaksanakan standar sistem penjamin mutu: ukuran, spesifikasi, patokan,

sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar harus dipatuhi, dikerjakan dan

dipenuhi pencapaiannya.

c. Manual: uraian tentang urutan langkah untuk mencapai sesuatu yang ditulis secara

sistematis, kronologis, logis dan koheren.

d. Instruksi kerja: rincian daftar tugas yang harus dilaksanakan oleh penerima tugas.

e. Universitas Dharmawangsa adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan

pendidikan tinggi yang berbentuk Universitas;

f. LPM (Lembaga Penjaminan Mutu) adalah lembaga yang bertugas untuk

mengkoordinir pelaksanaan penjaminan mutu di Universitas Dharmawangsa melalui

SPMI; dan

928

5. Manual Pelaksanaan Standar Sistem Penjamin Mutu

a. Rincian Kegiatan

No Subyek Penjelasan tentang Kegiatan yang

Dilakukan

Dokumen

1 Rektor 1. Menerbitkan Surat Keputusan

Rektor tentang Pelaksanaan

Standar sistem penjamin mutu

SK Rektor

2. Mengesahkan manual pelaksanaan

Standar sistem penjamin mutu

Universitas Dharmawangsa

2 Lembaga

Penjaminan

Mutu

1. Sebagai penanggungjawab untuk

kegiatan pelaksanaan standar sistem

penjamin mutu

2. Mensosialisasikan standar

Lembaga Penjaminan Mutu.

3. Memantau kemajuan dari

pelaksanaan kegiatan standar

Lembaga Penjaminan Mutu di

tingkat Universitas, lembaga,

fakultas prodi, dan UPT dalam hal

pelaksanaan standar Lembaga

Penjaminan Mutu.

4. Melakukan monitoring kegiatan


Dokumen

monitoring

929

b. Diagram Alur



a. Form SK Rektor

b. Form SOP

c. Form MoU

d. Form MoA

7. Rincian Sarana dan Prasarana yang diperlukan

a. Ruangan;

b. ATK;

c. Printer;

d. Laptop; dan

e. Furniture.

Menetapkan Surat Keputusan Rektor

tentang Pelaksana Standar sistem penjamin

mutu dan mengesahkan Manual

Pelaksanaan Standar sistem penjamin mutu

Rektor Mulai

1. Sebagai penanggungjawab

untuk kegiatan pelaksanaan


2. Mensosialisasikan standar


3. Memantau kemajuan dari

pelaksanaan kegiatan standar

sistem penjamin mutu di

tingkat Universitas, lembaga,

fakultas prodi, dan UPT dalam

hal pelaksanaan standar sistem

penjamin mutu.

4. Melakukan monitoring kegiatan


LPM

930

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 1 - 6

MANUAL EVALUASI PELAKSANAAN



931


Visi



Misi


mulia.











2. Tujuan Manual Evaluasi Pelaksanaan Standar Sistem Penjamin Mutu

a. Untuk mewujudkan visi Universitas Dharmawangsa yakni pada tahun 2045 menjadi

World Class University yang Unggul, Terpercaya, Berdaya Saing dan Berjiwa

Enterpreneurship maka Universitas Dharmawangsa harus melaksanakan penjaminan

mutu komponen dalam pendidikan tinggi, salah satu komponen tersebut adalah

mahasiswa..

b. Untuk melaksanakan peraturan perundang-undangan, seperti Undang-undang Republik

Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi, Peraturan Menristek

Dikti Nomor 3 Tahun 2020 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.

c. Untuk melakukan evaluasi pelaksanaan standar sistem penjamin mutu sehingga

evaluasi pelaksanaan standar sistem penjamin mutu dapat dikendalikan.

3. Ruang Lingkup Manual Evaluasi Pelaksanaan Standar Sistem Penjamin Mutu

a. Mahasiswa;

b. Dosen;

c. Pimpinan Program Studi;

d. Pimpinan Fakultas;

e. Pimpinan Universitas;

f. Ketua Auditor Internal.

4. Definisi Istilah

a. Standar Melampaui Standar Nasional Pendidikan Tinggi Universitas

Dharmawangsa, adalah satuan standar yang melampaui standar nasional

pendidikan tinggi yang disyaratkan oleh pemerintah Republik Indonesia;

b. Evaluasi: melakukan pengukuran atas suatu proses atau suatu kegiatan agar diketahui

apakah proses atau kegiatan tersebut dilaksanakan sesuai dengan isi standar sistem

penjaminan mutu.

c. Pemeriksaan: mengecek atau mengaudit secara rinci semua aspek penyelenggaraan

pendidikan tinggi yang dilakukan secara berkala, untuk mencocokkan apakah semua

penyelenggaraan pendidikan tinggi tersebut telah berjalan sesuai dengan isi standar

sistim penjaminan mutu

932

d. LPM (Lembaga Penjaminan Mutu) adalah lembaga yang bertugas untuk

mengkoordinir pelaksanaan penjaminan mutu di Universitas Dharmawangsa melalui

SPMI; dan

e. Auditor Internal adalah orang yang memiliki kemampuan untuk melakukan audit

dilingkungan Universitas Dharmawangsa.

5. Manual Evaluasi Pelaksanaan Standar

a. Rincian Kegiatan


Dilakukan

Dokumen

1 Rektor 1. Menerima laporan atas hasil evaluasi masing-

masing Dekan, terkait evaluasi pelaksanaan

Standar Mahasiswa melalui Rapat Pimpinan,

Rapat Khusus, Laporan Pencapaian Sasaran

Mutu.

Notulen rapat, laporan

pencapaian sasaran

mutu.

2. Menugaskan LPM untuk mengaudit Program

Studi dan Unit lain terkait pencapaian

pelaksanaan Standar sistem penjamin mutu.

3. Menerima laporan hasil audit terkait Standar

Mahasiswa, melalui kegiatan Rapat Tinjauan

Manajemen.

Dokumen Rapat

Tinjauan Manajemen

4. Memutuskan tindak lanjut temuan pelaksanaan

dan pemenuhan Sarmut Standar sistem penjamin

mutu

Dokumen Rapat

Tinjauan Manajemen

2 LPM 1. Memantau dan melakukan evaluasi atas kinerja

fakultas dalam melaksanakan sistem penjamin

mutu.

2. Mempelajari dan melakukan analisis dari

Laporan Pencapaian Sasaran Mutu Dekan

terkait pelaksanaan Standar Mahasiswa

Laporan Pencapaian

Sasaran Mutu Fakultas

3. Menerima laporan hasil audit terkait Standar

Mahasiswa, melalui kegiatan Rapat Tinjauan

Manajemen.

Laporan Pencapaian

Sasaran Mutu Fakultas

4. Menerima keputusan rapat tinjauan manajemen

terkait Standar Mahasiswa, melalui kegiatan

Rapat Tinjauan Manajemen

Dokumen tindak

lanjut temuan audit

3 Dekan 1. Memantau dan melakukan evaluasi atas kinerja

Program Studi dalam melaksanakan Standar

Mahasiswa.

2. Mempelajari dan melakukan analisis dari

Laporan Pencapaian Sasaran Mutu Program

Studi terkait pelaksanaan standar sistem

penjamin mutu untuk seluruh program studi

dalam lingkupnya.

Laporan Pencapaian

Sarmut PS

3. Membuat Laporan Pencapaian Sasaran Mutu

Dekan yang dilaporkan kepada Rektor

berrkenaan dengan evaluasi pelaksanaan

Standar Mahasiswa.

Dokumen terkait Proses

pelaksanaan standar


1. Menyiapkan data yang berkaitan dengan

kegiatan audit internal berkenaan dengan audit


933

4 Ketua

Program

Studi

1. Memantau dan melakukan evaluasi atas kinerja

dosen dalam melaksanakan standar sistem

penjamin mutu.

Dokumen terkait

Proses pelaksanaan

standar sistem penjamin

mutu

2. Melakukan evaluasi diri atas pelaksanaan

standar sistem penjamin mutu, serta

melaporkan kepada Dekan secara langsung

maupun melalui Laporan Pencapaian Sasaran

Mutu.

Laporan Pencapaian

Sarmut PS

3. Menyiapkan data-data yang berkaitan dengan



Dokumen terkait proses

pelaksanaan

Standar sistem penjamin

mutu.

5 Ketua

Lembaga

Penjaminan

Mutu

1. Melakukan kompilasi dan analisis atas evaluasi

diri fakultas (dan program studi) atas Laporan

Pencapaian Sasaran Mutu terkait pelaksanaan


Laporan analisis

pencapaian sasaran

mutu seluruh fakultas.

2. Melaporkan kepada Rektor hasil analisis atas

Laporan Pencapaian Sasaran Mutu terkait

pelaksanaan standar sistem penjamin mutu

dalam Rapat Tinjauan Manajemen Rapim,

Rapat Khusus, maupun secara langsung.

Materi Rapat Tinjauan

Manajemen terkait


mutu

3. Melaksanakan audit internal pada fakultas dan

program studi terkait pencapaian standar


Adapun rincian kegiatannya adalah sebagai berikut :

Menyiapkan Tim Auditor Internal untuk

Surat Tugas Audit melaksanakan audit

internal.Internal

Membuat rencana audit internal setiap Matriks

rencana tahun akademik untuk kegiatan

evaluasi audit internal sistem penjamin mutu.

Instrumen audit

Merancang program atau instrumen audit

internal berdasarkan dokumen standar.

Menyiapkan bahan pelatihan bagi calon

auditor internal.

Melakukan kegiatan des audit untuk kegiatan

audit internal standar sistem penjamin mutu.

Mengumumkan hasil audit.

Melaporkan hasil audit kepada Rektor melalui

Rapat Tinjauan Manajamen.

Surat tugas Audit

Internal

Matriks rencana Audit

Internal

Instrument Audit

Internal

Materi RTM terkait


mutu

6 Audit

Internal

1. Mengisi form kesediaan untuk melakukan

audit internal pada tahun akademik yang

ditentukan.

Form kesediaan sebagai

Auditor Internal yang

telah terisi

2. Mengikuti kegiatan penyegaran peer group

yang diselenggarakan oleh LPM.

3. Mempelajari dokumen-dokumen terkait

standar sistem penjamin mutu dan instrument

audit (desk evaluation).

4. Melakukan audit (visitasi) kepada program

studi yang telah ditentukan.

Rekaman hasil audit

internal

5. Membuat laporan audit internal untuk kegiatan

audit standar sistem penjamin mutu.

terkait Standar


934

b. Diagram Alir

Rektor

1. Menerima laporan atas hasil evaluasi masing-masing

Dekan, terkait evaluasi pelaksanaan Standar sistem

penjamin mutu melalui Rapat Pimpinan, Rapat Khusus,

Laporan Pencapaian Sasaran Mutu.

2. Menugaskan tim auditor internal untuk mengaudit

Program Studi dan Unit lain terkait pencapaian

pelaksanaan standar sistem penjamin mutu.

3. Menerima laporan hasil audit terkait standar sistem

penjamin mutu, melalui kegiatan Rapat Tinjauan

Manajemen.

4. Memutuskan tindak lanjut temuan pelaksanaan dan

pemenuhan Sarmut standar sistem penjamin mutu.

1. Mengisi form kesediaan untuk melakukan audit internal

pada tahun akademik yang ditentukan.

2. Mengikuti kegiatan penyegaran peer group yang

diselenggarakan oleh LPM.

3. Mempelajari dokumen-dokumen terkait standar

sistem penjamin mutu dan instrument audit (desk

evaluation).

4. Melakukan audit (visitasi) kepada program studi yang

telah ditentukan.

5. Membuat laporan audit internal untuk kegiatan audit


Audit Internal


fakultas dalam melaksanakan standar sistem

penjamin mutu.

2. Mempelajari dan melakukan analisis dari Laporan

Pencapaian Sasaran Mutu Dekan terkait pelaksanaan


3. Menerima laporan hasil audit terkait standar sistem

penjamin mutu melalui kegiatan Rapat Tinjauan

Manajemen.

4. Menerima keputusan rapat tinjauan manajemen

terkait standar sistem penjamin mutu, melalui

kegiatan Rapat Tinjauan Manajemen.

LPM


Program Studi dalam melaksanakan standar sistem

penjamin mutu 2. Mempelajari dan melakukan analisis dari Laporan

Pencapaian Sasaran Mutu Program Studi terkait

pelaksanaan standar sistem penjamin mutu untuk

seluruh program studi dalam lingkupnya. 3. Membuat Laporan Pencapaian Sasaran Mutu Dekan

yang dilaporkan kepada Rektor berkenaan dengan

evaluasi pelaksanaan standar sistem penjamin mutu. 4. Menyiapkan data yang berkaitan dengan kegiatan audit

internal berkenaan dengan audit standar sistem

penjamin mutu

Dekan

1. Memantau dan melakukan evaluasi atas kinerja dosen

dalam melaksanakan standar sistem penjamin mutu. 2. Melakukan evaluasi diri atas pelaksanaan standar

sistem penjamin mutu, serta melaporkan kepada

Dekan secara langsung maupun melalui Laporan

Pencapaian Sasaran Mutu. 3. Menyiapkan data-data yang berkaitan dengan



Ketua Program Studi

1. Melakukan kompilasi dan analisis atas evaluasi diri

fakultas (dan program studi) atas Laporan

Pencapaian Sasaran Mutu terkait pelaksanaan

standar sistem penjamin mutu. 2. Melaporkan kepada Rektor hasil analisis atas

Laporan Pencapaian Sasaran Mutu terkait

pelaksanaan standar sistem penjamin mutu dalam

Rapat Tinjauan Manajemen Rapim, Rapat Khusus,

maupun secara langsung. 3. Melaksanakan audit internal pada fakultas dan

program studi terkait pencapaian standar sistem

penjamin mutu.

Ketua Lembaga Penjaminan Mutu

A

A

935



a. Form Survey

b. Form daftar tilik

c. Form daftar Laporan Audit


a. Ruangan;

b. Alat tulis kantor

c. Computer

d. Printer

e. furniture

936

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 1 - 6

MANUAL PENGENDALIAN



937


Visi



Misi


mulia.











2. Tujuan Manual Pengendalian Standar Sistem Penjamin Mutu

Pengendalian standar Sistem Penjamin Mutu bertujuan untuk menghasilkan standar sistem

penjamin mutu yang tidak menyimpang dari siklus dan sesuai dengan standar yang telah

ditetapkan oleh Universitas Dharmawangsa melalui pengendalian pelaksanaan seluruh

standar yang ada.

3. Ruang Lingkup Manual Pengendalian Standar Sistem Penjamin Mutu

Ruang lingkup manual pengendalian standar sistem penjamin mutu Universitas

Dharmawangsa mencakup pengendalian (pelaksanaan) seluruh standar pendidikan tinggi

Universitas Dharmawangsa terkait analisis penyebab standar/ukuran yang tidak tercapai

untuk dilakukan tindakan korektif.

4. Definisi Istilah

a. Standar Melampaui Standar Nasional Pendidikan Tinggi Universitas Dharmawangsa,

adalah satuan standar yang melampaui standar nasional pendidikan tinggi yang

disyaratkan oleh pemerintah Republik Indonesia;

b. Pengendalian: melakukan tindakan koreksi atas pelaksanaan standar penjaminan mutu

sehingga penyimpangan/kegagalan pemenuhan standar penjaminan mutu dapat diperbaiki.

c. Tindakan koreksi: melakukan tindakan perbaikan sehingga ketercapaian/kegagalan

pemenuhan isi standar penjaminan mutu dapat dipenuhi oleh pelaksana isi standar

penjaminan mutu

d. Universitas Dharmawangsa adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan

tinggi yang berbentuk Universitas;

e. LPM (Lembaga Penjaminan Mutu) adalah lembaga yang bertugas untuk mengkoordinir

pelaksanaan penjaminan mutu di Universitas Dharmawangsa melalui SPMI; dan

938

5. Manual Pengendalian Pelaksanaan Standar

a. Rincian Kegiatan


Dilakukan

Dokumen

1 Lembaga

Penjaminan

Mutu

1. Lembaga Penjaminan Mutu menjadi

subyek yang amat sangat berperan

besar dalam tahap ini. LPM harus

mengambil langkah-langkah

pengendalian terhadap pelaksanaan

standar sistem penjamin mutu yang

belum memenuhi standar, menyimpang

dari standar atau sudah memenuhi isi

standar.

Notulen rapat yang

menunjukkan

keputusan tindakan

korektif di tingkat

universitas.

2. Tindakan pengendalian standar sistem

penjamin mutu harus:

- Didasarkan pada hasil evaluasi yang

obyektif dan independen, termasuk

hasil evaluasi melalui audit internal

- Melakukan tindakan korektif dari

hasil evaluasi pelaksanaan standar

sistem penjamin mutu, baik melalui

evaluasi diri maupun hasil audit,

terdapat standar yang belum tercapai

sesuai target, jika tindakan korektif

tersebut akan diberlakukan di tingkat

universitas.

2 Ketua

Lembaga

Penjaminan

Mutu (LPM)

1. Membentuk tim kepanitiaan untuk

melakukan pengendalian standar sistem

penjamin mutu.

Draft susunan

kepanitian.

2. Menyiap berkas dan dokumen evaluasi


Dokumen evaluasi

standar sistem

penjamin mutu.

3 Kepanitiaan 1. Bersama-sama dengan WR 1 dan

kepanitiaan mempelajari laporan hasil

evaluasi pelaksanaan standar sistem

penjamin mutu, serta mendiskusikan

hasil laporan tersebut.

Laporan evaluasi

standar sistem

penjamin mutu.



Dokumen analisis

SWOT

4 Ketua LPM 1. Mempelajari dokumen SWOT analisis

untuk pengendalian standar sistem

penjamin mutu

Dokumen SWOT

analisis


akhir pengendalian standar

Draft pengendalian

standar mahasiswa

5 Lembaga

Penjaminan

Mutu

1. Bersama dengan kepanitiaan yang

berdiskusi dengan kaprodi dan Ketua

LPM merumuskan tindakan kerektif

Laporan evaluasi

standar mahasiswa.

939

untuk pengendalian standar sistem

penjamin mutu.

6 Ketua

Program

Studi

1. Memeriksa dan mempelajari alasan atau

penyebab terjadinya penyimpangan dari

isi standar, hasil audit mutu internal

melalui laporan.

Notulen rapat

terkait

2. Melakukan rapat koordinasi dengan

berbagai pihak untuk menentukan

rencana tindakan korektif terhadap

ketidaksesuaian pelaksanaan standar

sistem penjamin mutu pada standar

yang menjadi tanggung jawabnya.

Laporan pencapaian

sasaran mutu

program studi.

3. Menuliskan rencana tindakan korektif

terhadap ketidaksesuaian pelaksanaan

standar sistem penjamin mutu pada

laporan pencapaian sasaran mutu

program studi.

Dokumen yang

menunjukkan proses

dilakukannya

tindakan korektif.

4. Melakukan tindakan korektif untuk

memperbaiki pelaksanaan standar

sistem penjamin mutu yang relevan,

apabila hasil evaluasi diri dan hasil audit

internal memperlihatkan ada temuan

negative seperti kelemahan, kesalahan,

ketidakpatuhan terhadap asas dan

prosedur baku, penyimpangan dan

sejenisnya.

Draft temuan dan

daftar tindakan

korektif.

5. Membuat laporan secara tertulis secara

periodik dan melaporkan kepada Dekan,

disertai saran dan rekomendasi.

Laporan.

5 Dekan 1. Bersama-sama dengan Kaprodi

melakukan pengendalian pelaksanaan

standar sistem penjamin mutu dengan

melakukan tindakan korektif sesuai

lingkupnya.

Laporan pencapaian

sasaran mutu

program studi.

2. Menuliskan rencana tindakan korektif

terhadap ketidaksesuaian pelaksanaan

standar sistem penjamin mutu untuk

standar lain yang menjadi tanggung

jawabnya pada laporan pencapaian

sasaran mutu fakultas.

Rekaman yang

menunjukkan

proses

dilakukannya

tindakan korektif.

3. Berkoordinasi dengan WR 1 maupun

pihak-pihak terkait apabila terdapat

rencana tindakan korektif yang tidak

diselesaikan dalam lingkup fakultas.

940

b. Diagram Alir

WR 1

Mengambil langkah-langkah

pengendalian terhadap


yang belum memenuhi,

menyimpang atau sudah

memenuhi standar

Membentuk kepanitiaan

untuk melakukan pengandalian standar


Menyiapkan berkas dan

dokumen evaluasi standar sistem penjamin mutu.

Ka. LPM

Melakukan evaluasi diri dengan menerapkan analisis

SWOT

Kepanitiaan

Mempelajari laporan hasil

monev dan hasil audit standar

hasil, serta mendiskusikan hasil

laporan tersebut.

Kepanitiaan, LPM

Merumuskan dokumen analisis

SWOT

Kepanitiaan

Menerima draft dokumen analisis

SWOT

Ka. LPM

Merumuskan tindakan

korektif yang dilakukan dalam

pengendalian standar sistem

penjamin mutu

Kepanitiaan, LPM

Melakukan pengecekan tindakan

korektif yang dirumuskan dan

memastikan tidak ada kesalahan gramatikal dan kesalahan

penulisan.

Ka. LPM

Melakukan rapat koordinasi untuk menentukan rencana

tindakan korektif terhadap

ketidaksesuasian pelaksanaan


dan standar lain yang menjadi

tanggung jawab Ka. Prodi.

Melakukan tindakan korektif/ tindakan pengendalian untuk

memperbaiki pelaksanaan


yang relevan.

Ka. Prodi membuat laporan

tertulis secara periodic dan

melaporkan pada Dekan

disertai dengan saran dan

rekomendasi.

LPM, Dekan dan Ka. Prodi

A

A

A

A

941



a. Form SOP;

b. Form Surat Keputusan;

c. Template standar; dan

d. Form analisis SWOT.


a. Ruangan;

b. Komputer;

c. ATK;

d. Laporan Kegiatan;

e. SOP;

f. Printer; dan

g. SK Kepanitiaan.

942

YAYASAN PENDIDIKAN

DHARMAWANGSA






Nomor Revisi 01

Halaman 1 - 6

MANUAL PENINGKATAN



943


Visi



Misi


mulia.











2. Tujuan Manual Peningkatan Standar Sistem Penjamin Mutu

Peningkatan standar sistem penjamin mutu bertujuan untuk menghasilkan standar sistem

penjamin mutu yang lebih tinggi berdasarkan hasil dari evaluasi dan laporan pengendalian

standar dan Audit Mutu Internal standar sistem penjamin mutu sebelumnya.

3. Ruang Lingkup Manual Peningkatan Standar Sistem Penjamin Mutu

Ruang lingkup manual peningkatan standar sistem penjamin mutu Universitas

Dharmawangsa adalah perbaikan standar/ukuran agar lebih tinggi dari standar/ukuran

yang telah ditentukan sesuai dengan peraturan standar sistem penjamin mutu pada tingkat

universitas, fakultas dan program studi berdasarkan hasil laporan evaluasi dan

pengendalian standard dan untuk melaksanakan siklus penjaminan mutu internal secara

terus menerus dan juga meningkat keterlibatan unit-unit untuk meningkatkan mutu.

4. Definisi Istilah

a. Standar Melampaui Standar Nasional Pendidikan Tinggi Universitas Dharmawangsa,

adalah satuan standar yang melampaui standar nasional pendidikan tinggi yang

disyaratkan oleh pemerintah Republik Indonesia;

b. Pengembangan atau peningkatan standar: upaya untuk mengevaluasi dan memperbaiki isi

standar penjaminan mutu, secara periodik dan berkelanjutan.

c. Evaluasi standar penjaminan mutu: tindakan menilai isi standar penjaminan mutu

didasarkan, antara lain, pada: Hasil pelaksanaan isi standar penjaminan mutu pada waktu

sebelumnya; Perkembangan situasi dan kondisi Universitas Dharmawangsa, tuntutan

kebutuhan pemangku kepentingan Universitas Dharmawangsa dan masyarakat pada

umumnya, dan Relevansinya dengan visi dan misi Universitas Dharmawangsa.

d. Siklus standar penjaminan mutu: durasi atau masa berlakunya standar penjaminan mutu

sesuai dengan aspek yang diatur di dalamnya.

e. LPM (Lembaga Penjaminan Mutu) adalah lembaga yang bertugas untuk mengkoordinir

pelaksanaan penjaminan mutu di Universitas Dharmawangsa melalui SPMI;

944

5. Manual Peningkatan Pelaksanaan Standar

a. Rincian Kegiatan


Dilakukan

Dokumen

1 Rektor 1. Menetapkan kepanitiaan untuk

peningkatan standar sistem penjamin

mutu melalui Surat Keterangan Rektor

Surat Keputusan

Rektor Tentang

Kepanitiaan

2. Menetapkan dan memberlakukan

peningkatan standar sistem penjamin

mutu yang baru melalui Surat

Keputusan Rektor.

Standar Peningkatan

sistem penjamin

mutu.

2 Ketua

Lembaga

Penjaminan

Mutu (LPM)

1. Menyediakan template format standar

sistem penjamin mutu tingkat

universitas.

Template Buku

Standar

2. Membentuk tim kepanitiaan untuk

melakukan peningkatan standar sistem

penjamin mutu.

Draft Susunan

Kepanitiaan.

3. Menyiapkan berkas dan dokumen

pengendalian standar sistem penjamin

mutu.

Dokumen

Pengendalian

standar sistem

penjamin mutu.

4. Melakukan pengeditan dan verifikasi

pernyataan standar untuk mmastikan

tidak ada kesalahan gramatikal atau

kesalahan penulisan.

5. Bersama dengan kepanitiaan melakukan

sosialisasi draf standar dengan

mengundang pemangku kepentingan

internal dan/atau eksternal untuk

mendapatkan saran dan masukan

Dokumen Sosialisai

Peningkatan

Standar.

3 Kepanitiaan 1. Mengumpulkan dan mempelajari isi

semua peraturan perundang-undangan

yang relevan dengan aspek kegiatan

yang hendak ditingkatkan standarnya

yang mengacu kepada forum prodi

sejenis.

2. Mencatat apa yang menjadi norma

hokum atau syarat yang tercantum

dalam peraturan perundang-undangan

yang tidak dapat disimpangi.

3. Bersama-sama dengan LPM

mempelajari laporan hasil evaluasi

[engendalian pelaksanaan standar

sistem penjamin mutu serta

mendskusikan hasil laporan tersebut.

Laporan evaluasi

dan pengendalian

standar sistem

penjamin mutu

4. Melaksanakan survey tentang aspek

yang hendak dibuatkan standarnya,

Dokumen survey.

945

terhadap pemangku kepentingan

internal dan/atau eksternal.



Dokumen analisis

SWOT.

6. Merumuskan draft standar sistem

penjamin mutu yang akan ditingkatkan

dengan menggunakan rumus ABCD.

Dokumen Sosialisasi

Peningkatan Standar

7. Bersama dengan Ketua LPM

melakukan sosialisasi draft standar

dengan mengundang pemangku

kepentingan internal dan/atau eksternal

untuk mendapatkan saran.

Draft standar Baru

8. Rumusankan kembali pernyataan

standar dengan memperhatikan hasil

dari no.7.

4 LPM 1. Bersama dengan kepanitiaan yang

berdiskusi dengan kaprodi, LPM,

menyusun standar yang akan

ditingkatkan dengan

mempertimbangakan acuan ataupun

ukuran kualitas yang akan ditingkatkan

untuk di pedomani dan norma yang

harus diperhatikan pada saat

menetapkan standar

Draft Standar sistem

penjamin mutu yang

sudah ditingkatkan

4 Ketua LPM 1. Mempelajari Draft standar yang akan

ditingkatkan dan norma yang harus

diperhatikan pada saat menetapkan

standar hasil rumusan panitia.

Standar sistem

penjamin mutu yang

sudah ditingkatkan.


akhir pernyataan standar

5 Ketua Senat

Universitas

1. Menyetujui peningkatan standar sistem

penjamin mutu yang baru

Standar sistem

penjamin mutu baru

yang telah

ditetapkan.

946

b. Diagram Alir

Ketua LPM

Membentuk tim kepanitiaan

untuk melakukan peningkatan


mutu.

Menetapkan kepanitiaan untuk

peningkatan standar sistem

penjamin mutu melalui Surat

Keterangan Rektor.

Rektor

Mengumpulkan dan mempelajari isi semua peraturan perundang-undangan yang relevan dengan aspek kegiatan yang

hendak ditingkatkan standarnya.

Memcatat apa yang menjadi norma hukum atau syarat yang tercantum dalam

peraturan perundang-undangan yang tidak dapat

disimpangi

Kepanitiaan

Melaksanakan survey

tentang aspek yang hendak

dibuatkan standarnya,

terhadap pemangku

kepentingan internal

dan/atau eksternal.

Melakukan evaluasi diri dengan menerapkan analisis

SWOT

Merumuskan draft standar SISTEM PENJAMIN

MUTU yang akan

ditingkatkan dengan

menggunakan rumus ABCD.

Bersama-sama mempelajari laporan hasil evaluasi

pengendalian pelaksanaan

standar SISTEM

PENJAMIN MUTU serta

mendiskusikan hasil laporan

tersebut.

Kepanitiaan

Bersama dengan kepanitiaan,

Ka. BAK dan LPM menyusun

standar yang akan ditingkatkan

dan norma yang harus

diperhatikan pada saat

menetapkan standar.

Kepanitiaan, LPM

Melakukan pengeditan dan verifikasi pernyataan

standar untuk memastikan

tidak ada kesalahan

gramatikal atau kesalahan

penulisan

Ketua LPM

Menetapkan peningkatan


yang baru.

Rektor

A

A

A

A

Ketua LPM

Menyediakan template format


tingkat universitas.

Menyiapkan berkas dan

dokumen pengendalian standar


Bersama-sama mempelajari laporan hasil evaluasi

pengendalian pelaksanaan

standar sistem penjamin mutu,

serta mendiskusikan hasil

laporan tersebut.

Kepanitiaan, LPM

Melakukan pemeriksaan

terhadap draft akhir pernyataan

standar

Mempelajari Draft standar yang akan ditingkatkan dan

norma yang harus diperhatikan

pada saat menetapkan standar

hasil rumusan panitia

LPM

Melakukan sosialisasi draf

standar dengan mengundang

pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal untuk

mendapatkan saran

Ka. LPM dan Kepanitiaan

Menyetujui peningkatan standar

sistem penjamin mutu yang baru

melalui surat keputusan Rektor

Ketua Senat Universitas

947



a. Form Survey;

b. Form Surat Keputusan;

c. Template standar;

d. Form analisis SWOT;

e. Absen Panitia;

f. Absen Sosialisasi; dan

g. Nutolen Rapat.


a. Ruangan;

b. Komputer;

c. ATK;

d. Furniture; dan

e. Printer.

manual penetapan standar sistem penjamin mutu …

Documents