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  • Manual de procedimientos para la

    asignacin, custodia y conservacin

    de los Activos Fijos de la Alcalda

    Municipal de Antiguo Cuscatln

  • Antiguo Cuscatln, Julio 2013 - 2 -

    INTRODUCCION

    La Alcalda Municipal de Antiguo Cuscatln, es una entidad con autonoma

    tcnica, financiera y administrativa, con personalidad jurdica y patrimonio

    propio, sus activos fijos constituyen una parte muy importante de su

    patrimonio, son indispensables para el logro de sus objetivos, por lo tanto,

    debe contar con instrumentos administrativos que le permitan un efectivo

    control y manejo de los mismos.

    El presente Manual, tiene por finalidad de proporcionar, una herramienta

    que oriente a la accin y la toma de decisiones, relacionadas con la

    administracin de los activos fijos, en tal sentido, integra los lineamientos

    que enmarcan la actuacin de las diferentes Unidades, en relacin al uso y

    control de los activos fijos, as como define los objetivos y funciones de la

    Unidad de Contabilidad.

    El Manual contiene conceptos, importancia, objetivos, mbito de aplicacin

    e instrucciones, y la descripcin de las polticas y los procedimientos de la

    unidad encargada de la administracin de los Activos Fijos.

    Este documento comprende los procesos mediante los cuales se determine

    el control de los bienes muebles e inmuebles, tales como el levantamiento y

    actualizacin del inventario, el procedimiento para alta y bajas de bienes,

    asignacin de un bien bajo el resguardo para el uso y manejo del empleado

    y proceso de transferencias de bienes.

  • Antiguo Cuscatln, Julio 2013 - 3 -

    IMPORTANCIA

    El Manual de Procedimientos para la Asignacin, Custodia y Conservacin

    de los Activos Fijos Institucionales, proporciona la ayuda necesaria para

    que la Institucin logre sus objetivos de control de los activos fijos, el cual

    ha de servir de herramienta en la toma de decisiones, porque en algunos

    casos se ve restringida por no tener una gua a seguir, la confusin o duda

    sobre la interpretacin y la toma de proceder en ciertos casos, se puede

    evitar mediante la aplicacin de las polticas contenidas en este Manual.

  • Antiguo Cuscatln, Julio 2013 - 4 -

    OBJETIVOS

    1. Definir de forma clara y precisa, los procedimientos principales a considerar en el desarrollo de las tareas y responsabilidades de la

    administracin y control de los Activos Fijos.

    2. Servir de gua e instrumento de consulta para la toma de decisiones.

    3. Delimitar responsabilidades en cada puesto de trabajo

    4. Facilitar el desarrollo y simplificacin de las prcticas y procesos generales de trabajo.

    5. Lograr igualdad de saldos entre los Estados Financieros y control de los Activos Fijos.

    6. Facilitar la administracin de planes operativos, ya que sirve de parmetro en la asignacin de responsabilidad y autoridad necesarias

    en la ejecucin de dichos planes.

    7. Facilitar la aplicacin de medidas correctivas cuando existen desviaciones entre lo actuado y definido.

    8. Facilitar la unificacin de criterios dentro del personal.

    9. Servir de base para capacitacin del personal.

  • Antiguo Cuscatln, Julio 2013 - 5 -

    DEFINICION DEL CONCEPTO DE LOS TRMINOS ACTIVO

    FIJO Y MBITO DE APLICACIN DEL MANUAL

    Los Activos Fijos son bienes adquiridos con el fin de ser utilizado para el

    desempeo de las funciones de la Institucin, son activos tangibles y tienen

    una utilidad a largo plazo, estos incluyen terrenos, edificios, maquinaria y

    equipo, mobiliario, herramientas principales y vehculos. Con excepcin de

    los terrenos, que son revaluados, el costo de los Activos Fijos se carga poco

    a poco a los gastos, por medio de la depreciacin.

    Los bienes se pueden clasificar en bienes muebles, que son aquellos que se

    pueden movilizar de un lugar a otro, como maquinaria, equipo, mobiliario

    que se utilizan para diferentes funciones de la Institucin; los bienes

    inmuebles comprenden los terrenos tanto urbano como rurales as como las

    construcciones propiedad o administrados por la Alcalda.

    FORMULACION DE POLITICAS

    La Unidad de Contabilidad tendr bajo su responsabilidad el

    levantamiento, manejo y control del inventario de los Activos

    Institucionales.

    La activacin de todo bien ser realizada por la Unidad de

    Contabilidad y su respectiva clasificacin contable.

    Todas las Unidades y otras dependencias de la Alcalda que realicen

    compras directas o reciban donacin, deben remitir al Departamento

    de Contabilidad copias de los documentos probatorios que amparen

    posesin o dominio, tales como: facturas, actas de donacin o

    convenios de donacin.

  • Antiguo Cuscatln, Julio 2013 - 6 -

    ASIGNACION DE BIENES MUEBLES

    A cada empleado municipal o Funcionario de la Institucin se le

    asignar bajo registro escrito, el mobiliario y equipo necesario para

    el buen desempeo de sus funciones.

    Todo empleado que tenga bienes a su cargo, deber informar a su

    Jefe inmediato y a la Unidad de Contabilidad, de cualquier extravo o

    robo o dao del bien asignado a ms tardar una semana hbil.

    La entrega y recepcin de una Unidad o Dependencia de la

    Institucin se realizar por medio de inventario de bienes muebles

    proporcionado por la Unidad de Contabilidad, entre el empleado o

    funcionario cesante y el que toma posesin, y un representante de la

    Unidad de Contabilidad como verificador, haciendo notar cualquier

    diferencia o inconformidad si la hubiera.

    El empleado o funcionario cesante, deber actualizar el inventario de

    bienes muebles proporcionado por la Unidad de Contabilidad, por lo

    menos quince das antes de la fecha de retirarse del cargo y

    entregarlo a la misma Unidad, quien verificar la informacin,

    posteriormente sta, entregar al empleado o funcionario una copia

    del inventario, firmada y sellada para dar validez a lo descrito en el

    documento.

    El empleado o funcionario entrante deber verificar el inventario de

    bienes muebles dado por la Unidad de Contabilidad dentro de los

    quince das hbiles despus de haber tomado posesin del cargo.

  • Antiguo Cuscatln, Julio 2013 - 7 -

    Cuando no se conoce el nombre del empleado responsable de utilizar

    el mobiliario, este ser asignado al Jefe o Coordinador mientras se

    incorpore el nuevo empleado o funcionario.

    La Unidad de Contabilidad es la responsable de mantener un archivo

    actualizado de expediente por cada unidad de transporte, dicho

    archivo deber contener documentacin importante, tales como:

    reparaciones, accidentes, robo, liquidaciones de la aseguradora,

    mantenimientos y otros documentos relevantes de los vehculos

    institucionales.

    La Unidad de Contabilidad enviar peridicamente el inventario de

    Bienes depreciables a la Gerencia Financiera a fin de mantener

    actualizados los Estados Financieros Institucionales.

    TRANSFERENCIA DE BIENES

    Las Gerencias de la Alcalda y/o Encargados de rea, debern

    informar a la Unidad de Contabilidad sobre cualquier traslado fsico

    de un bien mueble hacia otra unidad u otra dependencia y realizar la

    gestin respectiva en el Sistema para Control de Activos Fijos y al

    mismo tiempo dejar constancia por escrito en el formulario de

    transferencias de bienes.

    Toda transferencia que se realice deber ser autorizada por la

    Gerencia General para aquellos bienes considerados como Activos

    Fijos, caso contrario de ser Gasto General sern autorizados por la

    Gerencia Financiera.

    El Jefe de la Unidad de Contabilidad tendr la responsabilidad de

    darle seguimiento cuando se trate del traslado de bienes, hasta que

    quede concluido el ciclo de descargo (procedencia) y el cargo

    (destino) en el Sistema de Administracin de Activos.

  • Antiguo Cuscatln, Julio 2013 - 8 -

    La Gerencia de Recursos Humanos de la Institucin, deber notificar

    oportunamente a la Unidad de Contabilidad, los cambios del

    personal ya sea por nuevo ingreso, retiro o traslado, a fin de que se

    realice las transferencias y autorizaciones de bienes

    correspondientes.

    CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE BIENES

    Todas las Gerencias de la Institucin sern responsables de coordinar

    con la Unidad de Contabilidad, de todo salida/retorno de un bien

    mueble en reparacin o mantenimiento y debern actualizar el

    estatus del bien en el Sistema de Administracin de Activos

    Es responsabilidad de las Gerencias de la Institucin generar el

    formulario de salida Transferencia de Bienes por motivos

    reparacin, prstamo o mantenimiento, siendo la Unidad de

    Contabilidad responsable de autorizar el traslado mismo.

    Ser responsabilidad del personal de seguridad

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