MANAJEMEN WAKTUPUSAT KAJIAN DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR IIILEMBAGA ADMINISTRASI NEGARASAMARINDA, 2007By: Tri Widodo W. Utomo

TIME WAKTU ADALAH PENYEIMBANG YANG LUAR BIASA. TIDAK PEDULI SIAPA ANDA, BERAPA UANG YANG ANDA PUNYA, ATAU DIMANA ANDA HIDUP DI MUKA BUMI INI, MANUSIA MEMILIKI WAKTU DUA PULUH EMPAT JAM YANG SAMA DALAM SATU HARI. WAKTU ADALAH SUMBER YANG SANGAT BERHARGA. JANGAN SIA-SIAKAN!

Apa kata orang tentang WAKTU?Yesterday is History, tomorrow is Mystery. Today is a gift. Thats why it is called the Present (English proverb).Manfaatkan 5 perkara sebelum datangnya 5 perkara. Hidup sebelum mati, sehat sebelum sakit, waktu luang sebelum waktu sempit / kesibukan, muda sebelum tua, kaya sebelum miskin (Hadist Rasulullah SAW).Hai Bani Adam, engkau hanyalah hari-hari. Setiap satu hari pergi, pergi pula sebagian umurmu (Hasan Al Bashri).

Apa kata orang tentang WAKTU?Aku tidak pernah menyesali sesuatu melebihi penyesalanku terhadap 1 hari yg mataharinya telah terbenam, umurku berkurang, tapi amal kebaikanku tidak bertambah (Abdullah bin Masud).Tahanlah matahari agar ia tidak bergerak, baru saya akan nimbrung berbincang-bincang (yang tidak berguna) dengan kalian (Amir bin Abdul Qais).Waktu terberat bagiku adalah waktu makan (karena bukan waktu produktif) (Al Khalil bin Ahmad Al Farahidi).

Apa kata orang tentang WAKTU?Janganlah engkau duduk dengan hampa, karena maut mencarimu (Imam Syubah bin Al Hajjaj).Hai Bani Adam, siang harimu adalah tamumu, maka perlakukan ia dengan baik. Apabila engkau memperlakukan dengan baik, niscaya ia pulang dengan memujimu. Dan apabila engkau memperlakukan dengan buruk, niscaya ia akan berpamitan dengan mencelamu. Begitu pula malam harimu (Hasan Al Bashri).Apabila engkau bersedih karena hartamu yang berkurang, maka menangislah lantaran umurmu berkurang (As-Sari bin Al Mughallas).

Apa kata orang tentang WAKTU?The time to repair the roof is when the sun is shining (John F. Kennedy).The ability to concentrate and to use time well is everything (Lee Iacocca).Any time that is not spent on love is wasted (Torquato Tasso).Your only obligation in any lifetime is to be true to yourself (Richard David Bach). If you judge people, you have no time to love them (Mother Teresa).Kajiba no baka tikara (Incredible power comes out at the fire emergency).

TIME IS (MORE THAN JUST) MONEY!UNGKAPAN TIME IS MONEY SUDAH TIDAK RELEVAN, WAKTU TELAH JAUH MELEBIHI NILAI UANG.WAKTU TERUS BERJALAN DAN TERLALU ANGKUH UNTUK BERPUTAR KEMBALI.KESUKSESAN SESEORANG SANGAT DITENTUKAN OLEH KEMAMPUANNYA DALAM MEMANFAATKAN WAKTU-WAKTU TERTENTU, YANG JUSTRU DISIA-SIAKAN OLEH ORANG LAIN (HENRY FORD).

TIME IS (MORE THAN JUST) MONEY!PERBEDAAN DARI ORANG YG SUKSES & GAGAL HANYALAH PADA PEMANFAATAN MODAL WAKTU YG MEREKA MILIKI.WAKTU ADALAH SALAH SATU MODAL YG SANGAT BERHARGA UNTUK MERAIH KESUKSESAN.WAKTU BERSIFAT TAK TERGANTIKAN SEHINGGA MUSTAHIL UNTUK MENGULANGI WAKTU YG TELAH BERLALU.

2 Sebab Manusia Tdk Memanfaatkan Waktu Dg BaikMEREKA TIDAK TAHU SEBERAPA BESAR WAKTU YANG TELAH MEREKA SIA-SIAKAN.MEREKA TIDAK TAHU BAGAIMANA MENGAPLIKASIKAN TIME MANAGEMENT YANG BAIK DALAM HIDUP MEREKA.PENELITIAN DI AMERIKA MENGGAMBARKAN BAGAIMANA RATA-RATA MANUSIA BERUSIA 72 TAHUN MEMBAGI WAKTU UNTUK MENJALANKAN AKTIVITAS SEHARI-HARI. DARI 72 TH SEMASA HIDUPNYA HANYA SEKITAR 20 % DARI TOTAL USIA UNTUK BEKERJA & MENGEJAR IMPIAN MENJADI ORANG YANG SUKSES.

RINCIAN PEMBAGIAN WAKTU BERDASARKAN PENELITIAN DI AMERIKA21 TAHUN14 TAHUN7 TAHUN

6 TAHUN6 TAHUN5 TAHUN4 TAHUN3 TAHUN 2 TAHUN 1 TAHUN 3 TAHUNDIPERGUNAKAN UNTUK TIDURDIPERGUNAKAN UNTUK BEKERJADIGUNAKAN UNTUK BERAKTIVITAS YANG BERKAITAN DENGAN KESEHATAN DIGUNAKAN UNTUK MAKANUNTUK MELAKUKAN PERJALANANUNTUK MENGANTRI / MENUNGGUUNTUK BELAJARUNTUK MENGHADIRI PERTEMUANUNTUK MENJAWAB TELEPONUNTUK MENCARI BARANG-BARANG YANG HILANGUNTUK KEGIATAN LAINNYAHARGAI WAKTU ANDA MELEBIHI ANDA MENGHARGAI UANG ANDA

KARAKTER SANG WAKTUKARAKTER UTAMA DARI SANG WAKTU ADALAH IA TIDAK TERIKAT PADA TALI KEKANG YANG DIKENDALIKAN OLEH MANUSIA, IA BEBAS MELAKUKAN APAPUN YANG DIINGINKANNYA. YOU CANT STOP THE TIME, YOU CAN ONLY STOP TIMER.BEKAL BERHARGA UNTUK MERAIH KESUKSESAN HIDUP ADALAH WAKTU.WAKTU TIDAK BISA DIKENDALIKAN, NAMUN BUKAN BERARTI HARUS MENYERAH KEPADA WAKTU, KITA BISA BERKAWAN DENGANNYA, DENGAN MENGGUNAKAN ISTILAH BAHAGIA DALAM KESIBUKAN (VICTORIA MORAN).MENURUT VICTORIA MORAN HUBUNGAN MANUSIA DENGAN WAKTU KEBANYAKAN BERSIFAT SUBYEKTIF, KADANG KADANG MANUSIA MENGELUH KARENA MERASA CEPATNYA WAKTU BERJALAN DAN KADANG-KADANG JUGA MERASA LAMBATNYA WAKTU BERPUTAR.

MITOS TENTANG WAKTUThere's too much to do; I can't handle it all . There's plenty of time; I can do that later. I'm busier than usual, so it makes sense to shift some tasks off to another time.Re-scheduling something to a later time is procrastinating. This little task is not important.

HOW 2 MANAGE UR TIME

PAHAMI TUJUAN dari AKTIVITAS ANDAPRINSIP DARI TIME MANAGEMENT YANG BAIK ADALAH MELAKUKAN SETIAP AKTIVITAS DENGAN EFEKTIF DAN EFISIEN.SEBELUM MENENTUKAN TUJUAN AKTIVITAS TERLEBIH DAHULU HARUS MENYADARAI TUJUAN HIDUP. TUJUAN AKTIVITAS DAN TUJUAN HIDUP HARUS BERADA DALAM SUATU RANCANGAN YANG TERPADU (INTEGRATED).

3 HAL YG HARUS DIINGAT DALAM MENETAPKAN TUJUANTujuan harus dapat diukur.Tujuan harus cukup menantang namun tidak mustahil untuk dicapai.Tujuan harus sesuai dengan kata Hati Anda.

TUJUAN HIDUPTUJUAN TAHUNANTUJUAN BULANANTUJUAN HARIAN

TENTUKAN PRIORITASDIMANAPUN BERAKTIVITAS, ANDA TENTUNYA SADAR BAHWA TIDAK SELAMANYA ANDA MAMPU MENGENDALIKAN WAKTU.PENETAPAN SKALA PRIORITAS SABAGAI SALAH SATU CARA MENGHADAPI HAL YANG UNPREDICTABLE3 PERTIMBANGAN DALAM MEMBUAT SKALA PRIORITAS : Apa Yang diperlukan?; Apa yang Paling Menguntungkan?; dan Apa yang Paling Menyenangkan?ESENSI DARI PENGATURAN WAKTU ADALAH MENETAPKAN PRIORITAS, KEMUDIAN MENGATURNYA (STEPHEN R. COVEY).

BUAT PERENCANAANPLANNING AKAN MEMBERIKAN GAMBARAN TENTANG BERAPA LAMA WAKTU YANG DIBUTUHKAN UNTUK MENYELESAIKAN SEBUAH AKTIVITAS, BAGAIMANA ANDA AKAN MENJALANINYA, DAN KIRA-KIRA HAMBATAN APA YANG AKAN MENGHADANG.UNSUR YANG DIBUTUHKAN DALAM SEBUAH PERENCANAAN ADALAH DAFTAR KEWAJIBAN YANG HARUS DISELESAIKAN, DAFTAR PRIORITAS DARI KEWAJIBAN-KEWAJIBAN ITU, TARGET WAKTU YANG INGIN DICAPAI, DAN CATATAN KHUSUS UNTUK MENGGARISBAWAHI BEBERAPA HAL PENTING YANG SIFATNYA TAMBAHAN.KEGAGALAN BIASANYA DISEBABKAN OLEH KETIDAKTAHUAN BAGAIMANA HARUS MENJAGA KOMITMEN DALAM PELAKSANAAN RENCANA-RENCANA TERSEBUT.

JANGAN MENGERJAKAN TUGAS SEORANG DIRITIDAK SEMUA TUGAS DAPAT DIKERJAKAN SEORANG DIRI.BERHEMAT WAKTU DENGAN MENDELEGASIKAN TUGAS KEPADA ORANG LAIN.PENDELEGASIAN TIDAK SELALU BERHUBUNGAN DENGAN ORANG LAIN.

HINDARI PENCURI WAKTUInterupsi telpon, tamu pribadi.Meetings / rapat.Tugas yg semestinya didelegasikan. Prokrastinasi (kemalasan / kebingungan) & tdk tegas.Berbuat tanpa informasi lengkap & akurat. Manajemen Krisis (fire fighting).Komunikasi yg tdk lancar. Kemampuan teknis yg kurang.Tujuan dan prioritas yg tidak jelas. Ketiadaan rencana yg baik.Stress & kejenuhan. Tidak berani berkata tidak. Desk management & pribadi yg tdk terorganisasi.

PERKEMBANGAN MANAJEMEN WAKTUGENERASI 1 Menekankan pengelolaan waktu dengan cara membuat catatan dan daftar yang harus dikerjakan (reminder / to do list).GENERASI 2 Membuat rencana dan persiapan untuk kegiatan yad, serta menentukan tujuan.GENERASI 3 rencana + prioritas + kontrol.GENERASI 4 Generasi 3 + efisien dan proaktif.

PRASYARAT KEBERHASILAN MANAJEMEN WAKTUDisiplin / Konsisten (rigid adherence)OptimismeKreatif kasus kotak sabun kosong dan ballpoint NASAHindari Stress terapkan Manajemen Stress

Kisah Sabun KosongSebuah perusahaan kosmetik di Jepang menerima keluhan pelanggan yang membeli kotak sabun yang kosong. Dengan segera pimpinan perusahaan menceritakan masalah tersebut ke bagian pengepakan. Karena suatu alasan, ada satu kotak sabun yang luput dan mencapai bagian pengepakan dalam keadaan kosong. Tim manajemen meminta para teknisi untuk memecahkan masalah tersebut. Dengan segera, para teknisi bekerja keras membuat sebuah mesin sinar X dengan monitor resolusi tinggi yang dioperasikan oleh 2 orang untuk melihat semua kotak sabun yang melewati sinar tersebut. Mereka bekerja keras dan cepat tetapi biaya yang dikeluarkan pun tidak sedikit.

Tetapi saat ada seorang karyawan di sebuah perusahaan kecil dihadapkan pada masalahan yang sama, ia muncul dengan solusi yang berbeda. Ia membeli sebuah kipas angin listrik untuk industri yang memiliki tenaga cukup besar dan mengarahkannya ke garis pengepakan. Ia menyalakan kipas angin, dan kotak sabun yang kosong akan keluar dari jalur pengepakan.

Kisah Ballpoint NASAPada saat NASA mulai mengirimkan astronot ke luar angkasa, mereka menemukan bahwa pulpen mereka tidak bisa berfungsi di gravitasi nol, karena tinta pulpen tersebut tidak dapat mengalir ke mata pena. Untuk memecahkan masalah tersebut, mereka menghabiskan waktu satu dekade dan 12 juta dolar. Mereka mengembangkan sebuah pulpen yang dapat berfungsi pada keadaan-keadaan seperti gravitasi nol, terbalik, dalam air, dalam berbagai permukaan termasuk kristal dan dalam derajat temperatur mulai dari di bawah titik beku sampai lebih dari 300 derajat Celcius.

Dan apakah yang dilakukan para orang Rusia ? Mereka menggunakan pensil !Prinsip KISS keep it simple stupid

10 PETUNJUK UNTUK MEMBANTU ANDA MENGATUR WAKTU (Edwin C. Bliss)Buatlah rencana. Pusatkan perhatian.Ambillah istirahat.Hindarkan kekacauan.Jangan menjadi perfeksionisJangan takut untuk mengatakan tidak.Jangan menunda-nunda.Lakukan pembedahan radikal.Delegasikan pekerjaan.Jangan kecanduan kerja.

Tips Pandai Membagi Waktu (Yulia Dian)Awali mengatur waktu Anda dengan membuat agenda hal yang harus dilakukan setiap hari. Patuhi jadwal yang kita buat; boleh merubah jika ada kegiatan baru yang sangat penting. Gunakan waktu refreshing sebaik mungkin (belanja, nonton, OR dll).Jangan suka menunda pekerjaan penting.Biasakan untuk memulai hidup rapi. Sebelum Anda membuat jadwal untuk besok pagi, koreksi pelanggaran yang telah dilakukan hari ini. Buat evaluasi faktor penyebabnya & cara mengatasinya. Berjanjilah untuk tidak mengulangi kesalahan yang sama. Jangan menyalahkan orang lain atas pelanggaran itu.

Point2 Penting ttg Manajemen WaktuTemukan Epifani Anda peristiwa istimewa dalam kehidupan seseorang yang menjadi titik balik dalam kehidupannya.Mulai dari yg besar toples!Jauhi procrastination policy about nothing (bingung & frustasi mau berbuat sesuatu, ingin selalu menghindar, akhirnya tidak melakukan apapun).

Prinsip manajemen waktu yg kreatif menurut DR Jan Yager: selalu aktif (bukan reaktif), tentukan sasaran, tentukan prioritas dalam bertindak, pertahankan fokus, ciptakan tenggat waktu yang realistis & lakukan sekarang juga

( DO IT NOW )

D = Divide (bagi-bagilah tugas).O = Organize (atur bagaimana melaksanakannya).I = Ignore (abaikan gangguan).T = Take (ambil kesempatan).N = Now (sekarang harus dijalankan).O = Opportunity (ambil kesempatan).W = Watch out (waspada dengan waktu).

Teknik Menentukan PrioritasABC analysis A = sangat prioritasB = prioritas sedangC = tidak prioritas

Pareto analysis (80-20 rule, the law of the vital few) 80% produktivitas harus dicapai dengan 20% waktu yang tersedia.

Teknik Menentukan Prioritas (cont)POSEC METHOD (Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing).

Eisenhower-Method klasifikasi tugas berdasarkan penting / tidak atau urgensi / tidak urgen, kemudian dibuat kuadran.

YOU CAN STOP THE TIMER BUT YOU CANT STOP THE TIME