Siti wulandari

Setia ningsih

Akademi Sekretari Dan Manajemen Widya Mandala Madiun

Manajemen Waktu Dalam Aktivitas Sekretaris

manajemen berasal dari kata manage artinya: mengatur atau mengelola

kata waktu itu sendiri adalah terdiri dari siang dan malam yang tersusun dari satuan waktu terkecil detik, menit,dan jam, hari, minggu, bulan, tahun dan

seterusnya. Untuk lebih mudah dalam pelaksanaannya dan pemaksimalan hasilnya manajemen waktu

sebaiknya dilakukan dari satuan waktu yang terkecil detik,menit,jam,hari dst.

manajemen waktu adalah usaha untuk memanfaatkan setiap bagian dari waktu untuk dilakukan aktivitas tertentu yang

mana telah ditentukan target dalam jangka waktu tertentu suatu aktifitas

atau pekerjaan harus sudah diselesaikan

Manfaat Manajemen Waktu

1.Membantu membuat prioritas

2.Mengurangi kecenderungan menunda

pekerjaan

3.Menghindari tabrakan waktu

4.Membantu mengevaluasi kemajuan

Menyusun Manajemen Waktu

Membuat Daftar Kegiatan

Menentukan Skala Prioritas

Memperkirakan waktu untuk setiap kegiatan

Mengalokasikan Waktu

Evaluasi Penerapan Jadwal

Agenda Kerja Pimpinan

merupakan bagian dari kegiatan keprotokolan yang mempunyai mengatur kegiatan - kegiatan kerja pimpinan dalam rangka menciptakan efisien dan efektif.

Fungsi Pengelolaan Agenda Kerja Pimpinan

Untuk membuat pimpinan dapat

melaksanakan kegiatan - kegiatan

rutin tanpa menghambat tugas

penting yaitu membuat

kebijaksanaan yang mengefektivitas

manajemen organisasi kerja.

Manajemen Waktu

Hal - hal yang harus diperhatikan dalam menyusun agenda kerja pimpinan

Mencatat semua janji - janji yang dibuat pimpinan terkait

dengan pelaksanaan pekerjaan yang akan dilaksanakan

maupun relasi perusahaan/ pimpinan.

memerika appointments secara teliti yang akan

dimasukan pada agenda kerja pimpinan dengan

memperhatikan urutan waktu dan skala prioritas kegiatan

yang akan dilaksanakan.

Selalu melakukan konfirmasi dengan pimpinan /

atasan terkait dengan appointment yang masuk agenda

kerja pimpinan untuk hindarkan kepastian yang akan

dilakukan, mengetahui kegiatan yang terbaru sehingga

tercipta efektifitas agenda kerja pimpinan.

Catatan appointment hendaknya details/ lengkap sehingga dapat memberikan gambaran kegiatan kerja pimpinan secara jelas dan dapat efetifkan

kegiatan kerja pimpinan sehingga dapat wujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan pimpinan.

Perhatikan dan bedakan dengan jelas kegiatan -kegiatan yang dilaksanakan pimpinan yaitu kegiatan

yang akan dilakukan di dalam kantor dan di luar kantor kemudian tempatkan dengan tepat pada

agenda kerja pimpinan.

Tempatkan jeda waktu/ tenggang waktu antara kegiatan yang satu dengan yang lain dengan tepat sehingga dapat lakukan kegiatan dengan tidak

terburu - buru

Jenis agenda kerja pimpinan

Jadwal kerja pimpinan

Jadwal perjalanan dinas/

bisnis pimpinan

Sistematika Penyusunan Agenda Kerja Pimpinan

1. Membuat date line and reminder

2. Membuat jadwal kerja pimpinan

3. Membuat jadwal perjalanan dinas / bisnis

Contoh agenda pimpinan

Manajemen waktu yang baik adalah dengan membuat data aktifitas

atau pekerjaan dan menentukan skala prioritas dari setiap

pekerjaan tersebut.Disini perlu kita tahu bahwa setiap pekerjaan

pastilah penting namun dari daftar pekerjaan penting itu ada yang

lebih penting yaitu pekerjaan yang mendesak. Letakkanlah aktifitas

yang mendesak pada daftar yang paling atas untuk segera

dikerjakan baru diikuti dengan daftar urutan pekerjaan lain yang

kurang prioritasnya.

Agenda kerja pimpinan disusun oleh sekretaris pimpinan dengan cermat sehingga tidak menghambat aktivitas pimpinan yang harus dilaksanakan sesuai manajemen waktu secara optimal. Bentuk agenda adalah susunan kegiatan yang diurutkan menurut waktu pelaksanaan

dan skala prioritas pekerjaan yang akan dilakukan pimpinan.

Untuk itu seorang sekretaris pimpinan harus memiliki kemampuan dalam mengelola kegiatan -kegiatan yang akan dilaksanakan pimpinan dalam

sehari - hari dalam mengendalikan manajemen organisasi kerja agar sesuai dengan tujuan manajemen

yang telah ditetapkan.