Manajemen Proyek TI

A. Prilaku Kegiatan Proyek

        Suatu kegiatan sementara yang dilakukan atau yang berlangsung dalam waktu

terbatas dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan

produk (deliverable) yang kriterianya telah digariskan dengan jelas.

Definisi Manajemen Proyek menurut Cleand dan King: proyek merupakan

gabungan dari berbagai sumber daya yang dihimpun dalam organisasi yang bersifat

sementara untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan

Syarat Proyek:

a. Pemberian dari yang berwenang untuk membuat batasan proyek

b. Mengajukan usulan untuk menggunakan waktu dan faktor produksi

c. Mendapatkan persetujuan dari yang berwenang (orang/perusahaan yang menawarkan

proyek)

d. Kesediaan untuk bekerja sama

e. Adanya keterbatasan dari orang yang berwenang dalam pelaksanaan proyek

f. Pemberian informasi terhadap pihak lain dan pihak yang terlibat secara langsung dalam

proyek

g. Pimpinan proyek diserahi dengan tugas yang terbatas dan wewenang yang sah

h. Adanya pandangan antar departemen dan kemungkinan untuk menggunakan karyawan

baru

i. Adanya alat pengawasan dan ruangan

j. Adanya rekan kerja proyek yang memberikan saham (sumbangan) pada perumusan dan

perencanaan proyek

Ciri – ciri proyek:

a. Sasaran jelas

b. Sasaran diarahkan pada suatu perubahan atau pembaharuan

c. Sasaran terjadi hanya satu kali

d. Adanya batasan awal dan akhir pelaksanaan proyek

e. Bersifat antar disiplin

f. Penentuan tanggung jawab yang dibatasi untuk merealisasikan proyek

g. Adanya batasan tenaga kerja yang tersedia

h. Adanya anggaran dan batasan terhadap biaya

i. Pertanggungjawaban yang dibatasi untuk merealisasikan proyek

Proyek ada lima macam, yaitu:

a. Proyek kapital (modal)

Proyek ini biasanya berupa pengeluaran biaya untuk pembebasan tanah, pembelian

materiil, pembelian peralatan, pemasangan fasilitas, desain mesin dan konstruksi guna

pembangunan instalasi pabrik/gedung baru

b. Proyek pengembangan produksi baru

Kegiatan untuk menciptakan prosuk baru yang biasanya merupakan gabungan antara

proyek kapital dan proyek riset dan pengembangan

c. Proyek penelitian dan pengembangan

Proyek ini berupa kegiatan penelitian dengan sasaran yang ditentukan, penemuan produk

baru dan temuan alat baru. Proyek ini juga bisa berupa proyek yang bertujuan

memperbaiki dan meningkatkan mutu produk, pelayanan, metode produksi. Proyek ini

dapat muncul dilembaga komersial maupun pemerintah.

d. Proyek sistem informasi

Kegiatan yang sifatnya spesifik dengan menggunakan alat – alat pemrosesan data (data

processing personal)

e. Proyek yang berkaitan dengan manajemen perusahaan

Proyek ini sering muncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah. Proyek ini bisa

berupa perancangan struktur organisasi, merancang reorganisasi perusahaan, merancang

program efisiensi dan penghematan, merancang deversifikasi, merger dan pemgambil

alihan, pembuatan sistem informasi manajemen, peningkatan produktifitas perusahaan.

Proyek ini biasanya dikerjakan oleh para konsultan.

Perbedaan proyek dan kegiatan:

Proyek bersifat dinamis menyesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan, dilaksanakan

dalam waktu terbatas, dengan intensitas kegiatan yang tidak sama (berbeda – beda), dana

dan waktu yang dialokasikan telah ditetapkan, kualifikasi personil yang terlibat bervariasi

dan koordinasi dilakukan secara vertikal dan horisontal.

Kegiatan bersifat rutin operasional dilaksanakan secara rutin, terus – menerus dan relatif

statis, intensitas kegiatan relatif tetap, penggunaan waktu dan biaya tidak terlalu ketat,

kebutuhan kualifikasi tenaga manusia relatif homogen dan koordinasi biasanya hanya

dilakukan secara vertikal.

Hubungan proyek dan kegiatan:

Kegiatan merupakan komponen sistem yang tersusun membentuk sebuah proyek dan

merupakan turunan dari sebuah proyek sedangkan proyek adalah hasil integrasi dari

beberapa kegiatan.

Contoh-contoh Prilaku Kegiatan Proyek :

Penelitian :

1. Sumber Daya Terbaharui (BBM)

2. Jaringan Syaraf Tiruan (Deteksi Wajah)

Sipil/Konstruksi : Pembuatan Ware House (Gudang)

1. Jauh dari penduduk

2. Menurunkan temperatur ruangan

Pertanian :

1. Irigasi

2. Pembangunan Pembangkit Tenaga Listrik

Ciri-ciri pokok dari prilaku kegiatan proyek :

1. Bertujuan menghasilakan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir ayau hasil

kerja akhir.

2. Dalam proses mewujudkan lingkup diatas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta

kriteria mutu.

3. Bersifat sementara dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal

dan akhir ditentukan dengan jelas.

4. non rutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah

sepanjang proyek berlangsung.

Sasaran proyek dan tiga kendala (Triple Constraint)

Batasan yang harus dipenuhi yakni :

1. Besar Biaya (anggaran) yang dialokasikan.

2. Jadwal.

3. Mutu yang harus dipenuhi.

Perbedaan Kegiatan Proyek VS Oprasional :

No. Kegiatan Proyek Kegiatan Operasional

1. Bercorak dinamis, nonrutin Berulang-ulang, rutin

2. Siklus proyek relatif pendekBerlangsung dalam jangka

panjang

3.

Intensitas kegiatan dalam periode

siklus proyek berubah-ubah (naik-

turun)

Intensitas kegiatan relatif

sama

4.

Kegiatan harus diselesaikan

berdasarkan anggaran dan jadwal

yang telah ditentukan

Batasan anggaran dan jadwal

tidak setajam proyek

5.

Terdiri dari macam-macam kegiatan

yang memerlukan berbagai disiplin

ilmu

Macam kegiatan tidak terlalu

banyak

6.Keperluan sumber daya berubah, baik

macam maupun volumenya

Macam dan volume keperluan

sumber daya relatif konstant.

    

 Perbedaan yang bersifat mendasar antara Kegiatan Proyek VS Kegiatan

Operasional:

Kegiatan operasi didasarkan pada konsep mendayagunakan sistem yang telah ada,

apakah berbentuk pabrik, gedung atau fasilitas yang lain, secara terus-menerus

dan berulang-ulang.

Sedangkan kegiatan proyek bermaksud mewujudkan atau membangun sistem

yang belum ada.

     Macam-macam Proyek dari Segi Pekerjaan :

1. Proyek Engineering – Konstruksi

2. Proyek Engineering – Manufaktur

3. Proyek Penelitian dan Pengembangan

4. Proyek Pelayanan Manajemen

5. Proyek Kapital

6. Proyek Radio – Telekomunikasi

7. Proyek Konservasi Bio – Diversity

     Hal-hal yang menyebabkan timbulnya suatu proyek :

1. Rencana Pemerintah

2. Permintaan Pasar

3. Dari dalam Perusahan yang bersangkutan

4. Dari kegiatan Penelitian dan Pengembangan

B. Proyek dan Manajemen Fungsional

     Konsep Dan Pemikiran Manajemen.

Tiga hal yang berpengaruh besar berkaitan erat dengan konsep manajemen proyek:

1. Manajemen Klasik atu manajemen fungsioanal (General Management)

2. Pemikiran Sistem

3. Pendekatan Contigency

1. Manajemen Klasik

     Manajemen Klasik menjelaskan tugas-tugas manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu

merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan.

     Kriteria yang harus dipenuhi:

Jasa TI

Dokumentasi

Prakualifikasi

RKS

Pemeriksaan Dokumen

2. Pemikiran Sistem

     Adalah pemikiran yang memandang segala sesuatu dari wawasan totalitas.

     Wawasan Totalitas : Pengetahuan kita dari dasar hingga yang atas, suatu kegiatan

proyek berdasarkan hasil dan pengalaman.

     Metodelogi yang erat berhubungan dengan penyelenggaraan proyek adalah :

1. Sistem Analis

2. Sistem Engineering

3. Sistem Manajemen

3. Pendekatan Contigency

     Pendekatan yang erat hubungannya dengan situasi dan kondisi yang berarti bahwa

tidak ada satupun pendekatan manajemen terbaik yang dapat dipakai untuk      mengelola

setiap macam kegiatan.

     

Konsep Manajemen yang ada :

     “ Tidak ada satu manajemen yang menangani keseluruhan berbagai proyek tetapi

tergantung situasi dan kondisi”.

Planning

Controling

Staffing

Organizing

     Tidak semua konsep managemen dapat digunakan dalam proyek.

     Masukkan pada manajemen proyek dan keterkaitannya dengan berbagai pemikiran

manajemen dan disiplin ilmu.

     Manajemen Klasik atau Fungsional

     Salah satu bapak Manajemen Modern, yakni Henry Fayol (1841 - 1925), seorang

Industrialis Prancis.