21/03/2014

1

PENGENALANMICROSOFT PROJECT

PENGENALANMICROSOFT PROJECT

Oleh : Nurul Ummi

Nurul Ummi, Jurusan Teknik Industri UNTIRTANurul.ummi@ft-untirta.ac.id

CURICULUM VITAE

Nama : Nurul UmmiTTL : Serang, 17 Agustus 1977TTL : Serang, 17 Agustus 1977Pekerjaan : Dosen Pengajara Jurusan Teknik

Industri UNTIRTAPendidikanS1 : Institut Teknologi IndonesiaS2 : Universitas Indonesia

Pengalaman1. Trainer Pelayanan Prima Fakultas Teknik UNTIRTA 20101. Trainer Pelayanan Prima Fakultas Teknik UNTIRTA 20102. Trainer diklat Aparatur Pim IV 20133. Pengembangan Kapasitas Pranata Pengukuran, Standarisasi,

Pengujian dan Kualiatas Melalui Pembentukan GKM, 20104. Pelatihan TPM, 2010

21/03/2014

2

PENDAHULUAN

Proyek diartikan sebagai suatu kegiatanyang berlangsung dalam jangka waktuyang berlangsung dalam jangka waktutertentu, dengan alokasi sumber dayaterbatas dan dimaksudkan untukmelaksanakan tugas yang telah ditentukan.

PENDAHULUAN

Material

Proyek

Peralatan

Metoda

Modal

Manusia

Manajemen

Pelatihan ini akan membahas konsep dan aplikasi manajemenproyek dengan bantuan aplikasi MS Project untuk optimasidalam manajemen proyek

21/03/2014

3

MANFAAT MICROSOFT PROJECT

Beberapa manfaat MS project dalam pengerjaan suatuproyek, yaitu :proyek, yaitu :

a) Microsoft Project akan membantu Andamengembangkan rencana yang lebih baik.

b) Microsoft Project membuat proyeksi dihitung lebihmudah dan lebih handal.

c) Microsoft Project membantu Anda mendeteksiinkonsistensi dan masalah dalam rencana

d) Microsoft Project akan membantu Andainkonsistensi dan masalah dalam rencana

d) Microsoft Project akan membantu Andamengkomunikasikan rencana kepada orang lain

e) Microsoft Project membantu Anda Melacak kemajuandan mendeteksi potensi kesulitan

Istilah-Istilah dalam Ms Project

Sebelum mempelajari Ms. Project ada beberapa istilah yang akan seringdigunakan, yaitu:

Tasks: sebuah divisi dari semua pekerjaan yang harus diselesaikan Tasks: sebuah divisi dari semua pekerjaan yang harus diselesaikandalam rangka untuk menyempurnakan tujuan proyek.

Duration : Jangka waktu yang diperlukan untk menyelesaikan pekerjaan Predecessor : Hubungan antara satu pekerjaan dengan pekerjaan

lainnya Cost : Biaya Gantt Chart : menggambarkan masing-masing pekerjaan beserta

durasinya serta menunjukkan hubungan antar pekerjaan Baseline : Suatu rencana, baik jadwal maupun biaya yang telah disetujui Baseline : Suatu rencana, baik jadwal maupun biaya yang telah disetujui

dan ditetapkan Scope: suatu proyek merupakan kombinasi dari semua tugas individu

dan tujuan mereka. Resources: berupa orang, peralatan, layanan, atau bahan yang

diperlukan untuk menyelesaikan berbagai tugas.

21/03/2014

4

ToolbarsToolbars

Untuk memunculkan toolbars (menyediakan short cut untukeksekusi perintah) maka dapat dilakukan dengan meng-klik:view toolbars.view toolbars.

View bar : di sebelah kiri adalah scroll-down bar yangstatus tampilan.

Mengenal Komponen Ms Project

status tampilan.Gantt table : Lembar Kerja UtamaTitle bar : Judul Jendela Ms ProjectToolbar Standar : Berisi tombol-tombol perintah standar

seperti ; save, open, New dllToolbar Formating : berisi tombol-tombol perintah yangToolbar Formating : berisi tombol-tombol perintah yang

digunakan untuk mengolah data/lembar kerjaGantt Chart : tampilan grafik yang merupakan ilustrasi

durasi waktu pekerjaan sesuai dengan nilai durasi yanganda masukkan dalam lembar kerja gantt table

21/03/2014

5

Tampilan Dalam Microsoft Project

View Bar

Title bar

Gantttable

Toollbarstandart Toolbar

Formating GanttChart

Mengangaktifkan Project Bar

Pengoperasian

21/03/2014

6

Project guide mengelompokkan langkah

Project Guide

Project guide mengelompokkan langkahmenjadi empat kelompok utama yaitu: Tasks Resources Track Report Report

Memulai Project

Langkah 1, Buka Ms Project Langkah 2, Pilih File New

Memulai Project dengan Project Guide

Langkah 2, Pilih File New

21/03/2014

7

Memulai Project dengan Project Guide

Langkah 3, Untuk memulai project pilih Blank Project

Memulai Project dengan Project Guide

21/03/2014

8

Langkah 4 : meng-klik Define the project

Memulai Project dengan Task

Project Information

Langkah 5, Tentukan kapan proyek akandimulai. Lalu klik done.

21/03/2014

9

Langkah 6 : menentukan jam kerja dengan meng-klik Define GeneralWorking Time. Default-nya standard, 24 Hours, night shift pilihsesuai cara kerja yang ada.

Project Working Time

sesuai cara kerja yang ada.

Lanjutkan ke dengan mengklik continue to step 2. Tentukan hari kerja yang sesuai dengan kondisi kerja.

Mengubah Jadwal Kerja Pilih menu Tools Change Working time , sebagai contoh mau merubah hari

sabtu yang biasanya libur menjadi hari kerja pilih tanggal tang mau di rubah

Aktifkan tab work week yang ada dibawah kemudial klik tombol details sehinggatampilannya seperti gbr berikut :tampilannya seperti gbr berikut :

Klik pilihan Set day(s) to thesespecific working times

Masukkan mulai jam kerja padabagian form dan akhir jam kerjapada bagian to

Dalam Change working time Dalam Change working timedapat juga kita buat hari liburkhusus

Klik OK untuk keluar dari dialogChange working time

Continue to step 4

21/03/2014

10

Project Working Time

Pada step 4 dalamworking time, dapatditentukan jumlahjam kerja dalamsehari, seminggudan sebulan

Klik Continue to step55

Klik Save and finish

Langkah 7 : Masukkan daftar aktivitas dengan mengklik List thetask in the project.

Membuat Daftar Aktifitas

21/03/2014

11

Mengelompokkan pekerjaan (Outlining)

Pekerjaan Utama Summary task Pekerjaan rincian Subtask Pekerjaan rincian Subtask Langkah-langkah pengelompokan ini untuk

mempermudah pengontrolan pekerjaanmana yang harus didahulukan

Aktifkan pointer mouse pada pekerjaanyang akan dijadikan rincian kemudian kliktombol indent yang digambarkan sebagaianak panah kanantombol indent yang digambarkan sebagaianak panah kanan

IndentOutdenta

Menampilkan Penomoran pada Outline

Pilih Tools Options Setelah muncul Options, aktifkan menu view Aktifkan/ pilih show Outline Number Aktifkan/ pilih show Outline Number

21/03/2014

12

Hubungan Antar Pekerjaan

Finish to Star (FS) : Suatuhubungan ketergantungan dimana

Ahubungan ketergantungan dimanapekerjaan (B) tidak boleh dimulaisampai pekerjaan (A) selesai

Start to Start (SS) : Suatuhubungan dimana pekerjaan (B)tidak boleh dimulai sebelumpekerjaan (A) dimulai juga

Finish to Finish (FF) : Sutuhubungan dimana pekerjaan (B)

B

A

A

B

Finish to Finish (FF) : Sutuhubungan dimana pekerjaan (B)tidak dapat diselesaikan sampaipekerjaan (A) selesai

: Start to Finish (SF) Suatuhubungan dimana pekerjaan (B)tidak dapat diselesaikan sampaipekerjaan (A) mulai

B

A

B

Membuat Hubungan Pekerjaan padaKolom Predecessor

Ketikkan ID pekerjaanyang menjadiPredecessor padaPredecessor padakolom Predecessorsebelah kananpekerjaan . Misalkanpekerjaan no 8 dimulaisetelah pekerjaan No. 7,ketik angka 7 padakolom predecessorpekerjaan no 8.pekerjaan no 8.

Cara lain dengan menuProject taskInformation

Kemudian Nama, ID ,task Name , Type (FS,FF. Dll)

21/03/2014

13

Mengenal Lag Time dan Lead Tima

Lag Time : Tenggang waktu antara selesainya satu pekerjaandengan dimulainya pekerjaan yang lain, simbol (+)

Lead Time : Penumpukkan waktu antara selesainya satu pekerjaandengan dimulainya pekerjaan yang lain, simbol (-)dengan dimulainya pekerjaan yang lain, simbol (-)

Mengenal lembar kerja Resourcesheet

Pilih menu View Resouce Sheet Klik ikon Resouce Sheet pada View bar Klik ikon Resouce Sheet pada View bar

21/03/2014

14

Fungsi kolom-kolom dalam resoucesheet

Resouce name : diisi dengan nama-nama resourceatau sumber daya yang nantinya akan digunakanatau sumber daya yang nantinya akan digunakansebagai sumber daya manusia atau sumber dayamaterial. Contohnya tukang kayu, tukang batu,tukang listrik, semen, pasir dll

Type: digunakan untuk memasukkan tipe resourcedengan 2 nilai pilihan, yaitu work, Material & cost.dengan 2 nilai pilihan, yaitu work, Material & cost.Sumber daya manusia dikategorikan Worksedangkan sumber daya material dikategorikanMaterial, untuk biaya masuk dalam tipe Cost

Material Label : diisi dengan satuan resource yangbertipe material, misalnya untuk semen adalah sak,bertipe material, misalnya untuk semen adalah sak,pasir adalah m3

Intials : singkatan dari nama-nama pada kolomresource mislanya kepala tukang batu (KTB)

Group : digunakan untuk mengisi nama kelompokdari sumber daya tersebut. Misalnya pekerjaandari sumber daya tersebut. Misalnya pekerjaanpengecetan diserahkan ke kelompok pengecetanbegitu juga bagian pengerjaan pondasi diserahkanpada group pondasi

21/03/2014

15

Max. Units : menentukan jumlah resource yg digunakan Max. Units : menentukan jumlah resource yg digunakanselama proyek tersebut berlangsung yang ditampilkandalam bentuk %. Units ini hanya diisikan pada pilihanSDM

Std. Rate : harga satuan untuk masing-masing resouce.Untuk resource bertipe work standar satuannya adalahharga/jam secara default, Ms. Project menampilkan($/hr) untuk work dan $ untuk resource material($/hr) untuk work dan $ untuk resource material

Ovt. Rate : tarif lembur untuk tipe work, besarnyadihitung dengan $/hr tanpa membedakan waktunya

Cost/use : diisi khusus untuk resource yg mengerjakanpekerjaan borongan, karena kolom ini khusus untukmengerjakan borongan honornya tidak dihitung per jam

Accrue At : jenis-jenis pembayaran yg dibedakan menjadi::Start : jenis pembayaran yg diberikan saat pekerjaan

akan dimulai, misalnya material yang harus dibelidahulua sebelum digunakan, atau biasanya untukresource yang melakuakan pekerjaan secara boronganEnd : jenis pembayaran yg dilakukan setelah resource

melakukan pekerjaanProrate: jenis pembayaran yg diberikan berdasarkanProrate: jenis pembayaran yg diberikan berdasarkan

presentase pekerjaan yg telah diselesaikan Base Calender : jenis kalender yg digunakan oleh sumber

daya tersebut. (24 hours, night, shift & standard) Code : diisi dengan kode masing2 resource secara bebas

21/03/2014

16

Menyusun Daftar Resource

1. Klik pointer mouse pada kolom Resource Name,masukkan naam resource yang ingin anda masukkan,masukkan naam resource yang ingin anda masukkan,akhiri dengan menekan Enter.

2. Setelah mengisi Resource Name, isi semua kolomdalam Resource sesuai dengan fungsi dari masing-masing kolom. Sebagai contoh kolom Type, Intials,Cost/Use, dan bagian lainnya.

3. Gunakan cara yang sama dengan langkah 1 & 2 untuk3. Gunakan cara yang sama dengan langkah 1 & 2 untukmengisikan nama-nama resource berikutnya

4. Lihat tampilan lembar kerja Resource Sheet yangtelah diisi pada gambar di bawah ini :

21/03/2014

17

Mengubah Satuan Harga Resource

1. Pilih menu Tools Options sepertipada gbr berikutpada gbr berikut

2. Aktivkan tabulasi View, lakukanperubahan pada kotak Symbol danganti simbol $ dengan simbol Rp.

3. Selain itu anda juga bisa melakukanperubahan format tampilan tanggalperubahan format tampilan tanggalpada Microsoft Project. Pada bagianData Format, pilih format tanggal yanganda inginkan.

21/03/2014

18

Menugaskan Resource Melalui TaskInformation

Pilih Menu View Gantt Chart Aktifkan pointer pada kolom resource dari baris pekerjaan yang akan ditugaskan Pilih menu project Task Information Aktifkan tab Resourcess, pada Resource name pilih nama resource yang telah disediakan. Masukkan Aktifkan tab Resourcess, pada Resource name pilih nama resource yang telah disediakan. Masukkan

jumlah resource yang diperlukan dengan langsung mengetik atau klik bagian Units

BEKERJA DENGAN TABEL BIAYABEKERJA DENGAN TABEL BIAYA

Microsoft Project memiliki fasilitas perhitungan biayayang digunakan dalam proyek :yang digunakan dalam proyek :

1. Std. Rate cara pembayarannya (Prorate)

2. Ovt. Rate cara pembayarannya (Prorate)

3. Cost/Use dikalikan dengan Duration untuk masing-3. Cost/Use dikalikan dengan Duration untuk masing-masing pekerjaan (task) cara pembayarannya(Start & End)

4. Fixed Cost (Perhitungan yang dilakukan diluarmicrosoft project)

21/03/2014

19

Untuk Resource Cost terdapat 3 jenispembayaran :

1. Start1. Start

2. Prorate

3. End

Sedangkan untuk Fixed Cost hanyamengenal pembayaran dimuka

Mengenal Unsur-unsur Tabel Biaya

Klik ikon View Gantt Chart Setelah aktif pada tampilan gantt chart,

pilih menu View Table Costsehingga tampil lembar kerja sbb :

Setelah lembar kerja terbuka, masukkanbiaya tetap yang telah dihitung diluarmicrosoft project, isikan dalam kolommicrosoft project, isikan dalam kolomFixed Cost

21/03/2014

20

Pada saat memasukan nilai Fixed Cost, perhatikan bahwa nilaiTotal Cost otomatis berubah mengikuti perubahan pada FixedTotal Cost otomatis berubah mengikuti perubahan pada FixedCost

Total Cost merupakan penjumlahan antara Resource Cost danFixed Cost

Baseline merupakan kolom yang berisi jumlah biaya yang adapada total cost, setelah file proyek disimpan sebagai baseline(Anggaran Belanja tetap), pada saat disimpan sebagaianggaran tetap proyek, maka baseline ini nilainya tidakanggaran tetap proyek, maka baseline ini nilainya tidakberubah meskipun terdapat perubahan terhadap durasi ataupemakaian sumber daya. Apabila pada kenyataannya baiaydilapangan ternyata tidak sesuai dengan baseline, perubahanitu hanya berpengaruh pada Total Cost, sedang kolom yanglainnya tetap

21/03/2014

21

Variance : hasil pengurangan antar Totalcost dengan Baseline. Bila hasilcost dengan Baseline. Bila hasilpengurangan (-) berarti pengeluaran proyekdilapangan lebih kecil dari rencana semula

Actual : diisikan secara otomatis olehmicrosoft project

Remaining : biaya sisa yang masihdiperlukan, merupakan pengurangan antaradiperlukan, merupakan pengurangan antaratotal cost dan actual cost. Pada saat proyekselesai dan ternyata nilainya positif (+)maka proyek ini dianggap untung.

Pengendalian Biaya Proyek

Dalam pelaksanaan proyek andadituntut untuk mampu mengaturdituntut untuk mampu mengaturpengeluaran biaya. Untuk mengetahuidan mengontrol biaya proyek dapatdiperoleh dengan beberapa tampilantabel ataupun grafik.

Untuk melihat tampilan cost pada gantt Untuk melihat tampilan cost pada ganttchart, pilih menu view Table. Costsehingga tampil tabel sbb :

21/03/2014

22

Biaya untuk masing-masing sumber daya yangdigunakan bisa dilihat tampilan resource sheet,selanjutnya pili View table Cost

Tampilan berikut merupakan contoh table untuktampilan biaya masing-masing sumber daya

21/03/2014

23

Biaya untuk masing-masing sumber dayapada setiap task bisa dilihat denganpada setiap task bisa dilihat denganterlebih dahulu mengklik tampilan TaskUsage, kemudian pilih View tableCost

Berikut tampilannya

21/03/2014

24

Biaya untuk setiap task pada sumberdaya tertentu bisa dilihat dengandaya tertentu bisa dilihat denganterlebih dahulu mengklik tampilanresource usage, kemudian klik ViewTable Cost

Berikut tampilannya Berikut tampilannya

21/03/2014

25

Menentukan Target Proyek

Apabila suatu proyek telah disimpan sebagaibaseline maka angka-angka pada field startingbaseline maka angka-angka pada field startingdate & Finishing date akan tersalin sebagibaseline, sebaiknya simpan file terlebih dahuluatas nama baseline sebagai acuan anggaran biayadan schedule proyek

Setelah disimpan sebagai baseline maka semuaperubahan yang dilakukan akan dihitung sebagaiperubahan yang dilakukan akan dihitung sebagaipenyimpangan atau variance, disinila saudaraakan melihat apakah proyek berjalan sesuairencana, atau tidak

21/03/2014

26

Bekerja dengan Baseline

Membuat baseline pada seluruh proyek Tools Tracking Set Baseline Tools Tracking Set Baseline Aktifkan pilihan Entire Project pada bagian For Klik Ok

Penyimpanan baseline untuk Task-tasktertentu

Tools Tracking Set Baseline Tools Tracking Set Baseline Klik Blok task-task yang akan

anda simpan sebagai baseline Pilih Selected task To all Summary task : apabila

hanya summary task yang akandisimpan sebagai baseline

From subtask into selected From subtask into selectedsummary task (s) : subtask jugaakan dismpan sebagai baseline

Ok

21/03/2014

27

Membuat Start Date & Finish date

Tampilkan project pada lembar gantt chart Pilih task yang akan diubah kemudian pilih Pilih task yang akan diubah kemudian pilih

menu tools tarcking Update Task Pilih dan ubah nilai pada tanggal actual

starts dan actual finish OK

Engisikan presntase selesainyapekerjaan

Klik icon Gantt Chart Klik task yang akan di update pilih menu project task information klik

dua kali task yang akan diisi % complete-nya Aktifkan tabulasi General kemudian isikan nilai % Complete pada kotak Aktifkan tabulasi General kemudian isikan nilai % Complete pada kotak

Percent Complete Klik OK

21/03/2014

28

Laporan Proyek

Pilih menu Report Klik tombol Selected Klik tombol Selected Selanjutnya akan tampil cabang dari masing-masing tampilan, pilih

salah satu mislanya Overview Report Klik Overview Report Pilih salah satu cabang yang tersedia klik tombol select Klik Close

21/03/2014

29