MANAJEMEN PERUBAHAN A. PENDAHULUAN

Perubahan adalah sesuatu yang tidak terhindarkan dan pasti terjadi terhadap setiap bentuk kehidupan, tidak terkecuali organisasi. Perubahan merupakan pengelolaan sumber daya dalam rangka mencapai tujuan organisasi dengan kinerja yang lebih baik. Perubahan merupakan pergeseran dari keadaan sekarang menuju keadaan yang diinginkan. Dalam organisasi, perubahan meliputi struktur, proses, orang, pola pikir dan budaya kerja.

Perubahan sebagaimana yang diinginkan reformasi birokrasi bukanlah proses sederhana. Di samping itu, perubahan berpeluang memunculkan resistensi pada individu di dalam organisasi. Transparansi proses, komunikasi dan keterlibatan semua pihak dalam proses perubahan akan dapat mengurangi resistensi, sehingga organisasi memerlukan sebuah bentuk pertahanan diri dalam menghadapi perubahan. Bagaimana sebuah organisasi harus mampu menjawab dan mengelola perubahan, sehingga berdampak positif, dan mampu meminimalisir resiko. Untuk dapat bertahan dari perubahan itu, diperlukan suatu strategi yang disusun dalam sebuah manajemen perubahan.

Manajemen perubahan adalah suatu proses yang sistematis dengan menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan organisasi untuk bergeser dari kondisi sekarang menuju kondisi yang diinginkan, yaitu menuju ke arah kinerja yang lebih baik dan untuk mengelola individu yang akan terkena dampak dari proses perubahan tersebut. Manajemen perubahan dalam organisasi publik merupakan suatu proses untuk mengubah proses dan prosedur birokrasi publik, dan sikap serta tingkah laku birokrat untuk mencapai efektivitas birokrasi dan tujuan pembangunan nasional. Manajemen perubahan merupakan pengelolaan sumber daya dalam rangka mencapai tujuan organisasi dengan kinerja yang lebih baik. Dengan demikian manajemen perubahan akan menjadi panduan dasar bagi organisasi dalam menjalani masa transisi dari kondisi saat ini menjadi kondisi yang diharapkan. Manajemen perubahan ini juga akan mengenali persoalan yang berpotensi muncul dalam setiap proses perubahan tersebut, serta akan menyediakan alternatif penyelesaiannya.

Dalam rangka proses perubahan tersebut, maka disusunlah strategi perubahan yang memuat rencana dan alokasi sumber daya berdasarkan kebutuhan untuk setiap proses perubahan. Program manajemen perubahan menjadi salah satu faktor suksesnya pelaksanaan reformasi birokrasi, dan dimaksudkan untuk membantu meningkatkan capaian keberhasilan pelaksanaan reformasi birokrasi secara efektif dan efisien.

Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak (KPP dan PA) adalah organisasi publik atau institusi pemerintah yang tidak lepas dari dinamika perubahan yang terjadi dan berdampak pada lembaga tersebut. Untuk itu KPP dan PA sebagai sebuah entitas organisasi juga memerlukan sebuah bentuk manajemen perubahan, khususnya dalam konteks mendukung penyelenggaraan reformasi birokrasi di lingkungan organisasinya.

B. TUJUAN DAN MANFAAT

Perubahan mempunyai manfaat bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, tanpa adanya perubahan maka dapat dipastikan bahwa usia organisasi tidak akan bertahan lama. Perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi

perkembangan jaman dan kemajuan teknologi. Sedangkan tujuan perubahan adalah untuk mengubah secara sistematis dan konsisten dari sistem dan mekanisme kerja organisasi serta pola pikir dan budaya kerja individu atau unit kerja di dalamnya menjadi lebih baik sesuai dengan tujuan dan sasaran reformasi birokrasi.

Oleh karena itu, dokumen manajemen perubahan KPP dan PA ini mempunyai tujuan dan manfaat antara lain:

1. Mengelola proses perubahan organisasi, melalui penyediaan panduan umum. 2. Menyiapkan sikap, mental, dan budaya perubahan ke dalam lingkungan organisasi KPP

dan PA 3. Mengalokasikan sumber daya organisasi KPP dan PA berdasarkan kebutuhan dan rencana

waktu. 4. Mengenali potensi permasalahan yang mungkin muncul untuk setiap proses perubahan. 5. Menyediakan beberapa alternatif penyelesaian untuk menjawab setiap permasalahan

tersebut.

C. SASARAN

Adapun sasaran dari manajemen perubahan yang disusun ini antara lain meliputi tiga sasaran, yaitu:

1. Proses dan Prosedur (instrumental)

2. Lembaga dan sumber daya manusia (struktural)

3. Pola pikir dan budaya kerja (mental & cultural)

D. AREA PERUBAHAN

Area perubahan dalam manajemen perubahan ini meliputi 8 (delapan) area perubahan, yaitu:

1. Perubahan budaya dan pola pikir (Culture set dan mindset) 2. Organisasi 3. Proses kerja 4. Sumber Daya Manusia (SDM) 5. Regulasi 6. Pengawasan 7. Akuntabilitas, dan 8. Pelayanan

GAMBAR I. AREA MANAJEMEN PERUBAHAN

Dalam ilustrasi di atas, dijelaskan bahwa budaya dan pola pikir (culture and mind set) mempunyai arahan untuk mewujudkan birokrasi yang berintegritas dan berkinerja tinggi. Dengan adanya perubahan budaya dan pola pikir, maka dalam menghadapi perubahan lingkungan dan dinamika organisasi lainnya, aparat birokrasi di KPP dan PA harus menjadi aparat yang mempunyai integritas dan tetap stabil dalam berkinerja tinggi.

Terkait dengan organisasi, KPP dan PA harus membentuk struktur kelembagaan dan struktur kewenangannya yang mampu mengadaptasi setiap perubahan, sehingga karakteristik fleksibilitas dan adaptabilitas dalam organisasi menjadi penting.

Dalam proses kerja, KPP dan PA diharapkan mempunyai proses kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur, yang menunjang prinsip good governance. Proses kerja seperti ini harus didukung oleh kebijakan dan infrastruktur organisasi yang memadai, seperti antara lain peraturan perundangan, SOP, infrastruktur organisasi lainnya.

KPP dan PA juga perlu menyiapkan SDM aparaturnya yang mempunyai integritas, bersikap netral, berkompetensi, berkemampuan, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera. Peraturan perundangan yang terkait dengan misi kebijakan yang diusung oleh KPP dan PA harus terintegrasi

Organisasi

Proses Kerja

SDM

Regulasi

Pengawasan

Akuntabilitas

Pelayanan Publik

Budaya & pola pikir

Organisasi yang tepat ukuran dan fungsi

Proses kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur, yang menunjang prinsip good governance

Aparatur yang memiliki integritas, netral, kompeten, mampu, profesional, kinerja tinggi dan sejahtera

Regulasi yang kondusif, tepat dan tidak tumpang tindih

Meningkatkan pemerintahan yang bebas KKN

Meningkatkan akuntabilitas kinerja birokrasi

Memenuhi pelayanan yang memuaskan

Birokrasi yang berintegritas dan berkinerja tinggi

dan kompatibel dengan instrumen peraturan perundangan di sektor yang bersinggungan, sehingga tidak terjadi tumpang tindih substansi perundangan satu dengan yang lainnya.

Mekanisme pengawasan juga harus dibangun agar mampu mengawal program kegiatan KPP dan PA sehingga terwujud pemerintahan yang bersih dan bebas KKN. Begitu pula dengan mekanisme akuntabilitas dari KPP dan PA yang harus mampu menjamin kinerja kelembagaan yang tinggi dan konsisten.

Pada akhirnya bagaimana pelayanan publik dapat diwujudkan oleh KPP dan PA secara berkualitas, memadai dan mampu menjawab kebutuhan pemangku kepentingan setelah proses reformasi birokrasi dilalui.

E. PRINSIP PERUBAHAN

1. Kejelasan tujuan – adanya kejelasan tujuan atau hasil yang ingin dicapai dari proses perubahan.

2. Kesadaran akan proses – bahwa perubahan merupakan proses menuju kondisi yang lebih baik.

3. Membangun kepercayaan. Role model adalah kunci dalam membangun kepercayaan. Model positif dari seluruh pimpinan adalah sebuah keharusan untuk membangun kepercayaan.

4. Dimulai dari tingkatan paling atas. Perubahan tidak akan berhasil tanpa keterlibatan pimpinan tertinggi. Komitmen dan partisipasi aktif dari pimpinan tertinggi adalah sebuah keharusan untuk mencapai tujuan perubahan.

5. Besarnya partisipasi. Perubahan membutuhkan partisipasi aktif dari seluruh komponen yang terlibat dalam proses perubahan.

6. Tumbuhnya rasa memiliki. Menumbuhkan rasa kepemilikan dapat mendorong terjadinya perubahan dan mempertahankan momentum perubahan tetap terpelihara.

7. Ketersediaan sumber daya. Untuk melaksanakan perubahan dibutuhkan investasi sumber daya yang besar, baik dana, personil, waktu serta sarana dan prasarana.

8. Keteraturan. Salah satu kunci keberhasilan dalam pelaksanaan perubahan adalah adanya keteraturan atau kesetiaan pada rencana yang terstruktur.

9. Keberlanjutan komunikasi. Memberikan informasi berulang kali, melalui jalur media yang berbeda-beda dan dengan tingkat kedalaman yang semakin meningkat untuk membangun pengetahuan, pemahaman, keterampilan dan keyakinan dalam rangka membangun kepemilikan bersama proses perubahan.

F. KONDISI SAAT INI

Kondisi saat ini di Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak terkait kebijakan manajemen perubahan, antara lain sebagai berikut. 1) Masih belum optimalnya upaya penyamaan persepsi, komitmen, partisipasi dan

keterlibatan seluruh pegawai dalam pelaksanaan reformasi birokrasi. Hal ini disebabkan kurangnya internalisasi pelaksanaan reformasi birokrasi. Untuk itu diperlukan adanya langkah-langkah dan upaya yang intensif guna mendorong seluruh pegawai untuk turut serta berpartisipasi melaksanakan reformasi birokrasi.

2) Upaya untuk mendorong dan meiningkatkan kapasitas yang dapat membangun karakter pegawai menjadi lebih professional belum optimal; agar pola pikir dan budaya kerja pegawai berorientasi pada kinerja. Kondisi ini memerlukan adanya pola budaya kerja organisasi yang baku yang dapat dijadikan pedoman bagi seluruh pegawai. Akibatnya setiap pegawai lebih mengedepankan nilai budaya kerjanya masing-masing yang mungkin saja masih belum sinkron satu sama lain.

3) Dukungan unit yang menangani pengembangan kapasitas pegawai dan unsur pimpinan yang membawahi pegawai yang bersangkutan masih belum optimal. Kondisi ini memerlukan koordinasi antara unit organisasi guna mencegah setiap unit organisasi dan pimpinannya lebih mengedepankan kepentingan unit organisasinya masing-masing.

4) Penciptaan iklim kerja yang mendorong peningkatan kompetensi dan kinerja melalui mekanisme organisasi pembelajaran (learning organization) masih belum optimal. Kondisi ini antara lain disebabkan belum adanya panduan mengenai mekanisme kerja yang berorientasi pada peningkatan kompetensi dan kinerja yang didasarkan pada konsep organisasi pembelajaran. Hal ini mengakibatkan iklim kerja yang belum kondusif dan lebih didasarkan pada kepentingan atau kebutuhan output sesaat.

5) Penerapan mekanisme reward dan punishment dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi yang dilakukan oleh pegawai dalam berbagai tingkatan unit organisasi masih belum optimal. Untuk memberikan tratment yang tegas bagi para pegawai yang berprestasi maupun tidak, maka sangat diperlukan suatu panduan sistem reward dan punishment yang baku.

G. LANGKAH-LANGKAH

Berdasarkan rincian kondisi yang telah diuraikan diatas, maka dapat dirumuskan langkah-langkah pembenahan sebagai berikut:

NO. Program/Kegiatan Tahapan Kerja I Manajemen Perubahan 1) Pembentukan Tim

Manajemen Perubahan Penyusunan Tim

Penyusunan tugas-tugas tim Menetapkan Tim Manajemen Perubahan Pelaksanaan tugas Tim Manajemen Perubahan Evaluasi terhadap Tim Manajemen Perubahan Perbaikan berkelanjutan

NO. Program/Kegiatan Tahapan Kerja 2) Penyusunan Strategi

Manajemen Perubahan dan Manajemen Komunikasi

Melakukan pemetaan stakeholder dan assessment atas pengaruh perubahan Asesmen kesiapan perubahan dan identifikasi resistensi atau penolakan terhadap perubahan Asesmen tingkat partisipasi/dukungan para pemangku kepentingan dan kebutuhan akan komunikasi untuk manajemen perubahan Asesmen terhadap organisasi termasuk struktur, peran dan tanggungjawabnya Asesmen terhadap kemampuan/kapabilitas dan skills organisasi untuk melaksanakan perubahan Workshop penyusunan strategi manajemen perubahan, rencana dan aktivitas MP Finalisasi draft strategi,rencana dan aktivitas MP Internalisasi dan sosialisasi Menyempurnakan dan Publikasi Strategi MP Pelatihan Kesadaran & Perubahan Sikap Monitoring dan Evaluasi Workshop penyusunan strategi dan rencana komunikasi Finalisasi draft strategi dan rencana komunikasi Internalisasi dan sosialisasi Menyempurnakan dan Publikasi Pelatihan Strategi Komunikasi Sosialisasi Monitoring dan Evaluasi

3) Sosialisasi dan internalisasi Pengumpulan dan Pengolahan Data RB Pembuatan Aplikasi Web RB Pembuatan Artikel, Leaflet, dan Editorial RB Internalisasi dan Sosialisasi Pertemuan Monitoring dan Evaluasi Menyusun laporan Monitoring dan Evaluasi