Perkantoran Mata Kuliah Kesekretariatan

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

1

Perkantoran

Administrasi

Kantor

Manajemen Perkantoran

Pekerjaan Kantor

Sekretaris

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

2

ADMINISTRASI

ADMINISTRASI adalah

Kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaanperkantoran secara efisien mengenai kapan, dan dimana pekerjaan itu harusdilakukan, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapaitujuan yang telah ditetapkan.

Jadi kegiatan administrasi ini sangat berkaitan dengan perkantoran, dimanakegiatan administrasi merupakan input untuk seluruh kegiatan perkantoran.

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

3

Kantor (Pengertian)Secara Etimologi

Menurut Para Ahli

Secara Umum

Kantoor Officetempat atau ruang yang digunakan

untuk aktivitas bekerja.

• kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha.Moekijat

• kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.Prajudi Atmosudirjo

• balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.KBBI

Kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana

terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk

menangani data dan informasi apapun sebutannya.

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

4

Manajemen Perkantoran1. Pengertian Manajemen Perkantoran

a. Menurut Para Ahli

b. Secara Umum

•perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

Edwin Robinson dan William Leffingwell

•perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

George R. Terry

•seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.

Millis Geoffrey

•fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.

W.H. Evans

Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi

(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi

dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai

tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan.

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

5

2. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

a. Aktivitas Kantor

Perencanaan Kantor (Office Planning)

•Perencanaan gedung

•Tata suara

•Kepegawaian

•Tata warna

•Tata ruang kantor

•Ventilasi

•Penerangan/cahaya

•Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

•Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor

•Anggaran (Budgeting) perkantoran

Pengorganisasian Kantor (Office Organizing)

•Meliputi : Pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan

Pengawasan Kantor (Office Controling)

•Kualitas pekerjaan kantor

•Waktu pekerjaan kantor

•Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.

•Biaya perkantoran

•Alat perlengkapan dan perabotan kantor

•Pelayanan kantor

•Pengawasan dokumentasi.

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

6

b. Sarana/Fasilitas Manajemen Perkantoran

Pada awal pembahasan kita telah mengetahui pengertian kantor, disini yang dimaksud dengan perkantoran adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya, yaitu

c. Fungsi Manajemen Perkantoran

Lokasi Gedung Peralatan InteriorMesin-mesin

Kantor

Perencanaan Pengorganisasian Penggerakkan Pengawasan

Keseluruhan proses

pemikiran dan

penentuan cara yang

matang dari kegiatan-

kegiatan yang akan

dikerjakan di masa

yang akan datang,

dalam rangka

pencapaian tujuan

yang telah ditentukan

untuk mencapai

tujuan yang dimaksud

Keseluruhan

proses pengelompoka

n orang, alat-alat,

tugas-tugas, tanggung

jawab dan wewenang

untuk menciptakan

organisasi yang

dapat digerakkan seb

agai suatu kesatuan

dan kekuatan dalam

rangka pencapaian

tujuan yang telah

ditentukan.

Keseluruhan proses

memberikan motif

bekerja kepada para

pegawai agar mereka

mau bekerja dengan

ikhlas demi

tercapainya tujuan

organisasi.

Proses pengamatan

dari pelaksanaan

seluruh kegiatan

organisasi guna

menjamin agar

pekerjaan yang

sedang dilakukan

berjalan sesuai

rencana yang telah

ditentukan.

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

7

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

8

Office Furniture

Office Supplies

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

9

Interior Kantor

d. Tujuan Manajemen Perkantoran

1.

•Memberikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.

2. •Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai.

3.

•Membantu organisasi/perusahaan, memelihara serta memenuhi kebutuhannya juga memelihara persaingan.

4.

•Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.

5.

•Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

10

e. Prinsip Manajemen Perkantoran

Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka.

Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan;

Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis;

Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor;

Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya;

Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir.

Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah;

Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan;

Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan.

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

11

Pekerjaan Kantora. Pengertian

Menurut Para Ahli

Secara Umum

•pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

George R. Terry

•menekankan kepada warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.

William Leffingwell dan Edwin

Robinson

•menekankan kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan.

Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford

Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama atau pokok yang

berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat yang

berhubungan dengan pekerjaan kertas,maupun pelayanan.

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

12

b. Fungsi Pekerjaan Kantor

c. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

d. Ciri-ciri Manajemen Perkantoran

1) Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi.

2) Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.

3) Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.

Menghimpun Mencatat Mengolah Menggandakan Mengirim Menyimpan

Bersifat Pelayanan Terbuka dan LuasDilakukan Semua

Pihak

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

13

Pelayanan Prima

Pelayanan Prima1. Pada hakikatnya, pelayanan prima adalah salah satu usaha yang dilakukan perusahaan

untuk melayani pembeli (pelanggan) dengan sebaik-baiknya, sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan dan memenuhi kebutuhan serta keinginan pelanggan, baik yang berupa produk barang atau jasa.

2. Pelayanan prima adalah pelayanan terbaik yang diberikan perusahaan untuk memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan, baik pelanggan didalam perusahaan maupun diluar perusahaan. Secara sederhana, pelayanan prima (excellent service) dapat diartikan sebagai suatu pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan. Dengan kata lain, pelayanan prima merupakan suatu pelayanan yang memenuhi standar kualitas. Pelayanan yang memenuhi standar kualitas adalah suatu pelayanan yang sesuai dengan harapan dan kepuasan pelanggan/masyarakat.

Kualitas pelayanan meliputi dimensi-dimensi sebagai berikut:a. Ketepatan waktu pelayanan berkaitan dengan waktu tunggu dan proses.

b. Kualitas pelayanan berkaitan dengan akurasi atau kepetatan pelayanan.

c. Kualitas pelayanan berkaitan dengan kesopanan dan keramahan pelaku bisnis.

d. Kualitas pelayanan berkaitan dengan tanggung jawab dalam penanganan keluhan pelanggan.

e. Kualitas pelayanan berkaitan dengan sedikit banyaknya petugas yang melayani serta fasilitas pendukung lainnya.

f. Kualitas pelayanan berkaitan dengan lokasi, ruangan tempat pelayanan, tempat parkir, ketersediaan informasi, dan petunujuk/panduan lainnya.

g. Kualitas pelayanan berhubungan dengan kondisi lingkungan, kebersihan, ruang tunggu, fasilitas musik, AC, alat komunikasi, dan lain-lain.

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

14

Sekretaris1. Pengertian

a. Secara Etimologi

b. Menurut Para Ahli

c. Secara Umum

Secretum Secretarius Secretary Secretaries Rahasia

M. Braum dan Ramon

• Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan.

Drs. The Liang Gie

• Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

Drs. Ig. Wursanto

• Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.

Sekretaris diartikan sebagai seseorang yang bekerja di kantor atau instansi

yang tugasnya sebagai tangan kanan/membantu dan mengingatkan

pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan pimpinan.

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

15

2. Macam-macam SekretarisBerdasarkan Ruang Lingkup dan Tanggung Jawab

Sekretaris Eksekutif

Sekretaris Pimpinan

Sekretaris Pribadi

Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja

Sekretaris Senior

Sekretaris Junior

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

16

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

17

3. Tugas Sekretaris

Tugas Rutin Tugas Khusus

Menerima tamu

Menerima telpon

Filling (Kearsipan)

Menyusun dan membuat jadwal pimpinan

Mengelola petty cash

Menyusun hasil rapat

Mengkonsep surat perjanjian kerja sama

Menyusun acara pertemuan

Memanage perjalanan dinas pimpinan

Mendampingi pimpinan

Mewakili pimpinan

Tugas Kreatif

a. Membetulkan letak atau posisi alat tulis

pimpinan serta perlengkapan yang

diperlukan.

b. Bertindak sebagai penghubung untuk

meneruskan informasi kepada relasi.

c. Mewakili seseorang menerima sumbangan

untuk dana atau keperluan kegiatan

lainnya.

d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran

atau asuransi dari suatu badan atau

instansi.

e. Memeriksa hasil pengumpulan dana

atau uang muka dari instansi yang

diberikan sebagai dana kesejahteraan.

f. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai

pendamping pimpinan selama

mengadakan pertemuan bisnis.

g. Mengadakan pemeriksaan peralatan

kantor, mana yang perlu diperbaiki dan

mana yang tidak perlu diperbaiki atau

penambahan alat-alat dan sarana

kantor.

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

18

Menerima Tamu

Filling

Menyusun Hasil Rapat

Menerima Telpon

Mendampingi

Pimpinan

4. Tanggung Jawab Sekretaris

a. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi dir sendiri dan upaya pengembangan kearah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil denganperformansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari.

b. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian prioritas kinerja kantor danpengaruhnya terhadap kinerja perusahaan.

c. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuanpeningkatan daya saing.

d. Tanggung jawab atas keberhasilan perusahaan.

Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapaitujuan yang telah ditetapkan.

e. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantumdalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalamtransaksi

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

19

5. Peranan SekretarisAdapun peranan sekretaris adalah sebagai berikut:

a. Sekretaris sebagai duta.

Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilandan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakattersebut.

b. Sekretaris sebagai pintu gerbang.

Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagaipenerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinandimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melaporatau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu.

c. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.

Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungiperusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadiseperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaanmerasa betah.

d. Sekretaris sebagai humas.

Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baikbertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

20

Prodi: Administrasi Bisnis2D

POLITEKNIK NEGERI MADIUN• http://luthfanhusna.blogspot.com/p/kantor-dan-pekerjaan-kantor.html “Kantor dan Pekerjaan Kantor”, 24 Februari 2015

• http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_administrasi_perkantoran “Manajemen Administrasi Perkantoran”, 24 Februari 2015

• http://izudinjosep.blogspot.com/2013/10/manajemen-perkantoran.html “Pengertian Manajemen Perkantoran”, 24 Februari 2015

• http://verhaalvandian.blogspot.com/2014/01/pengertian-kantor-dan-manajemen.html “Pengertian Kantor dan Manajemen Perkantoran”, 24 Februari 2015

• http://pekerjaankantor.blogspot.com/ “Pekerjaan Kantor”, 24 Februari 2015

• http://monumenkata.blogspot.com/2014/10/pengertianfungsijenis-jenis-dan-ciri.html “Pengertian,Fungsi,Jenis dan Ciri-ciri Pekerjaan Kantor”, 24 Februari 2015

• http://paindol05.blogspot.com/2013/04/kesekretarisan-pengertian-administrasi.html “Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli”, 24 Februari 2015

• http://pengertianadalahdefinisi.blogspot.com/2013/08/pengertian-kantor-ciri-dan-unsur.html “Pengertian Pekerjaan Kantor Ciri Peran Jenis dan Cara Mengerjakan Buku Kas”, 23 Februari 2015

• http://pengertianadalahdefinisi.blogspot.com/2013/08/pengertian-manajemen-perkantoran-fungsi.html “Pengertian Manajemen Perkantoran Fungsi Tujuan Sarana Fasilitas Kerja Perkantoran”, 24 Februari 2015

• http://www.organisasi.org/1970/01/manajemen-sekretaris-pengertian-tugas-fungsi-peran-syarat-tata-kerja-dll.html “Manajemen Sekretaris (Pengertian, Tugas, Fungsi, Peran, Syarat, Tata Kerja, Dll)”, 26 Februari 2015

• http://aboutsecretary.blogspot.com/2011/11/macam-macam-sekretaris.html “Macam-macam Sekretaris”, 26 Februari 2015

• http://derrykunardhiansyah.blogspot.com/2013/04/pengertian-sekretaris-dan.html “Sekretaris”, 26 Februari 2015

• http://ticatika.blogspot.com/ “Sekretaris Profesional”, 26 Februari 2015

• http://tiasulaksono.blogspot.com/2011/05/sekretaris-tugas-dan-tanggung-jawabnya.html “Sekretaris, Tugas, dan Tanggung Jawabnya”, 26 Februari 2015

• http://dewinuranisa.blogspot.com/2014/01/tanggung-jawab-seorang-sekretaris.html “Tanggung Jawab Seorang Sekretaris”, 28 Februari 2015

• http://dewinuranisa.blogspot.com/2014/01/fungsi-dan-peranan-sekretaris.html “Fungsi dan Peranan Sekretaris”, 28 Februari 2015

03

/04

/20

15

Rya

n R

aa

fi Q

urn

iaw

an

-S

ek

arw

ati

Cip

toro

so -

AD

BIS

2D

21