manajemen perkantoran - file.upi. amp;_rekreasi/p · pdf file manajemen perkantoran...

Click here to load reader

Post on 07-Nov-2020

5 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • MANAJEMEN PERKANTORAN

    Istilah istilah administrasi dan manajemen makin

    lama makin banyak dipakai secara searti.

    Walaupun istilah administrasi telah diterapkan lebih

    banyak bagi tindakan dalam urusan – urusan

    negara dan istilah manajemen lebih banyak bagi

    urusan – urusan perusahaan, pada waktu akhir –

    akhir ini terdapat kecenderungan untuk

    manajemen dipergunakan dalam derajat yang

    telah luas bagi urusan – urusan negara. Hal ini

    terjadi mungkin karena penerapan praktek –

    praktek manajemen perusahaan yang semakin

    meningkat di bidang administrasi negara.

  • PEKERJAAN PERKANTORAN • Menerima pesanan – pesanan, mengantarkan, dan

    mengirmkannya dengan kapal.

    • Membuat rekening.

    • Surat – menyurat, mendikte, mengetik.

    • Menyimpan warkat.

    • Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan –

    pehitungan yang belum diselesaikan.

    • Mengurus, membagi – bagi, dan mengirimkan surat – surat

    pos.

    • Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.

    • Macam – macam pekerjaan seperti menelepon, menerima

    tamu, pekerjaan pesuruh.

    • Tugas – tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang

    tidak perlu.

    • Membuat warkat – Warkat – mencatat data yang diinginkan.}

  • 7 Macam kegiatan yang pokok dengan perbandingan jatahnya dalam presentasi

    1. Typing (Mengetik) 24,6%

    2. Calculating (Menghitung) 19,5%

    3. Checking (Memeriksa) 12,3%

    4. Filing (Menyimpan warkat) 10,2%

    5. Telephoning (menelepon) 8,8%

    6. Duplicating (menggandakan) 6,4%

    7. Mailing (Mengirim surat) 5,5%

    8. Other (lain-lain) 12,7%

    100 %

  • Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran

    1. Menghimpun

    2. Mencatat

    3. Mengolah

    4. Mengganda

    5. Mengirim

    6. menyimpan

  • Tugas Manajemen

    • Perencanaan

    • Pembuatan keputusan

    • Pembimbingan

    • Pengordinasian

    • Pengontrolan

    • Penyempurnaan

  • Organisasi Perkantoran

    1. Menghimpun

    2. Mencatat

    3. Mengolah

    4. Mengganda

    5. Mengirim

    6. menyimpan

  • Adalah angka perbandingan antara jumlah warkat

    yang tidak diketemukan (WTK) dengan jumlah warkat

    yang diketemukan (WK). Angka perbandingan

    tersebut dinyatakan dengan prosentase.

    Adalah untuk menentukan apakah sistem

    penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang

    digunakan masih cukup sesuai untuk jenis arsip yang

    dikelola oleh organisasi bersangkutan atau sudah

    waktunya untuk dirubah atau disempurnakan

  • Apabila AK = 3 % , berarti Penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali arsip berada pada titik batas (titik kritis). Apabila AK = 3 % dan AK > 3 % (lebih besar dari 3%), berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut.

    Apabila AK < 3 % , (lebih kecil dari 3%), berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan oleh organisasi bersangkutan, masih cukup baik.

    Catatan : diukur dalam jangka waktu tertentu, misalkan 1 tahun.

    RUMUS ANGKA KECERMATAN (AK) :

    AK =  WTK X 100%  WK

  •  Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi

     Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan

     Mempercepat penemuan kembali arsip

     Menyelamatkan bahan bukti pertanggung jawaban pemerintah

  •  Adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan

     Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap - tiap berkas.

     Arsip yang bernilai guna permanen yang harus terus disimpan, sedangkan arsip yang bernilai guna sementara dapat segera dimusnahkan atau dikemudian hari.

     Mempunyai nilai atau tidak bernilainya arsip, disamping dapat diukur dari angka kecermatan dan jangka waktu penemuan kembali, dapat pula diukur dari angka pemakaian.

    Jadwal Retensi

  • • Adalah angka prosentase, sebagai perbandingan antara jumlah permintaan arsip untuk digunakan kembali dengan jumlah seluruh arsip yang berada dalam tempat penyimpanan.

    • Adapun rumus untuk menghitung Angka pemakaian sebagai berikut :

    Rumus : Angka pemakaian = Jumlah permintaan arsip X 100%

    Jumlah seluruh arsip

    Atau :

    Pemakai X 100% = < 5 % (lebih kecil dari 5%) Arsip

    Catatan :

    • Apabila setelah diadakan perhitungan, hasilnya

  • Golongan Arsip

    Arsip Umur arsip aktif

    Umur arsip inaktif

    Abadi/ Dimusnahkan

    Vital 1. Akte pendirian perusahaan

    2. Daftar saham

    3. Akte tanah

    4. Surat keputusan

    5. Dst

    -

    -

    -

    -

    -

    -

    -

    -

    -

    -

    Abadi

    Abadi

    Abadi

    Abadi

    Abadi

    Penting 1. Pertanggung jawaban keuangan

    2. Surat perjanjian

    5 th

    Sesuai keperluan

    25 th

    Sesuai keperluan

    Dimusnahkan

    Dimusnahkan

    Berguna 1.Laporan tahunan

    2.Neraca

    2 th

    2 th

    10 th

    10 th

    Dimusnahkan

    Dimusnahkan

    Tidak Berguna

    1. Undangan

    2. pengumuman

    1 bl

    1 bl

    -

    -

    Dimusnahkan

    Dimusnahkan

  •  Memeriksa

     Mengindeks

     Mengkode

     Menyortir

     Menempatkan

  •  Mengurus dan mengendalikan surat disuatu kantor merupakan

    kegiatan yang penting. Pengorganisasian pengurusan surat dapat

    diurus oleh seorang petugas saja yang merangkap tugas - tugas

    lain. Sedangkan pada kantor yang besar, dengan volume

    pekerjaan tinggi, pengurusan surat dapat diselenggarakan oleh

    satu bagian khusus, yaitu bagian arsip/ ekspedisi.

     Yang dimaksud dengan pengurusan dan pengendalian surat

    adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang

    meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian,

    pemrosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluar.

     Tujuan pengurusan surat adalah agar surat dapat dengan

    cepat dan tepat sapai kepada pengolah.

  • Dalam mengurus dan mengendalikan surat terdapat dua unit kerja yang akan berfungsi, yaitu

    1. Unit kearsipan, suatu unit kerja yang khusus

    mengurus masalah administrasi surat, seperti

    mencatat, mensortir, menghimpun, mendistribusi,

    mengadakan, menyimpan.

    2. Unit pengolahan, suatu unit kerja yang berfungsi

    mengolah isi surat (sesuai tujuan surat)

  • Unit kearsipan

    Unit pengolahan

    Unit pengolahan

    Unit kearsipan

  • Pengolahan 3 Pengolahan 2

    Pengolah 1

    3. Cara pencatatan surat masuk Agenda & Ekspedisi

    Surat Masuk

    Kartu Kendali Pengolahan surat Masuk

    Penyimpanan

    Map Takah Gambar : Bagan arus

    surat-masuk.

  • Konsep Final Surat Keluar

    SURAT KELUAR

    3. Cara pencatatan surat keluar Agenda & Ekspedisi

    Pembutan surat keluar

    Kartu Kendali 1. Surat Keluar 2. Tembusan 3. Pertinggal

    PenyimpananTakah

    Gambar : Bagan arus surat-keluar.

    TEMBUSAN

    Tujuan

  • Sekretariat

    Kepala Sekretariat

    Urusan Takah Pengolah 1 Pengolah 2 dst

    Surat Masuk

    Buku Agenda

    Map Takah No.X

    Lc-1

    Map Takah No.X

    Lc-2

    Map Takah No.X

    Lc-3

    Map Takah No.X

    Pembukuan Takah & Penomorannya

    Lembar Catatan1 (Lc-1)

    Penyimpanan Takah

    Buku Ekspedisi1

    Buku Ekspedisi1

    Buku Agenda

    Buku Ekspedisi

    Buku Agenda

    Buku Ekspedisi

    a

    1 2

    3 4

    5

    6

    7

    8

    b

    c

    d e

    Pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Takah

  • Procedur surat masuk

    1. Menerima surat

    2. Mensortir surat berdasarkan jenis

    3. Memberi tanggal, jam, paraf penerimaan

    4. Mencatat dalam buku Agenda Surat masuk

    5. Mendistribusikan arsip ke unit pengolah yang dituju (bawa buku ekspedisi)

    1. Menerima surat dari Unit kearsipan

    2. Memberi paraf pada buku ekspedisi

    3. Mencatat dalam buku agenda masuk

    4. Menyerahkan surat kepada orang yang dituju

    5. Memproses surat sampai selesai (termasuk disposisi)

    •Sentralisasi : kembalikan ke unit kearsipan

    •Desentralisasi : simpan di filing Cabinet unit pengolah yang bersangkutan

    Unit Kearsipan Unit Pengolahan

  • Agenda surat masuk

    No Tgl terima Dari Kepada Perihal Keterangan

  • Procedur surat keluar

    1. Konsep & ketik surat (dengan tembusan arsip)

    2. Minta nomor surat pada Unit kearsipan

    3. Minta persetujuan

    4. Tandatangan surat

    5. Periksa ulang

    6. Catat dalam buku Agenda surat keluar. Distribusikan pada unit kearsipan (bawa buku ekspedisi)

    1. Terima surat yang sudah jadi dari