manajemen perkantoran - file.upi. amp;_rekreasi/p · pdf file manajemen perkantoran...

MANAJEMEN PERKANTORAN

Istilah istilah administrasi dan manajemen makin

lama makin banyak dipakai secara searti.

Walaupun istilah administrasi telah diterapkan lebih

banyak bagi tindakan dalam urusan – urusan

negara dan istilah manajemen lebih banyak bagi

urusan – urusan perusahaan, pada waktu akhir –

akhir ini terdapat kecenderungan untuk

manajemen dipergunakan dalam derajat yang

telah luas bagi urusan – urusan negara. Hal ini

terjadi mungkin karena penerapan praktek –

praktek manajemen perusahaan yang semakin

meningkat di bidang administrasi negara.

PEKERJAAN PERKANTORAN • Menerima pesanan – pesanan, mengantarkan, dan

mengirmkannya dengan kapal.

• Membuat rekening.

• Surat – menyurat, mendikte, mengetik.

• Menyimpan warkat.

• Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan –

pehitungan yang belum diselesaikan.

• Mengurus, membagi – bagi, dan mengirimkan surat – surat

pos.

• Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.

• Macam – macam pekerjaan seperti menelepon, menerima

tamu, pekerjaan pesuruh.

• Tugas – tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang

tidak perlu.

• Membuat warkat – Warkat – mencatat data yang diinginkan.}

7 Macam kegiatan yang pokok dengan perbandingan jatahnya dalam presentasi

1. Typing (Mengetik) 24,6%

2. Calculating (Menghitung) 19,5%

3. Checking (Memeriksa) 12,3%

4. Filing (Menyimpan warkat) 10,2%

5. Telephoning (menelepon) 8,8%

6. Duplicating (menggandakan) 6,4%

7. Mailing (Mengirim surat) 5,5%

8. Other (lain-lain) 12,7%

100 %

Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran

1. Menghimpun

2. Mencatat

3. Mengolah

4. Mengganda

5. Mengirim

6. menyimpan

Tugas Manajemen

• Perencanaan

• Pembuatan keputusan

• Pembimbingan

• Pengordinasian

• Pengontrolan

• Penyempurnaan

Organisasi Perkantoran

1. Menghimpun

2. Mencatat

3. Mengolah

4. Mengganda

5. Mengirim

6. menyimpan

Adalah angka perbandingan antara jumlah warkat

yang tidak diketemukan (WTK) dengan jumlah warkat

yang diketemukan (WK). Angka perbandingan

tersebut dinyatakan dengan prosentase.

Adalah untuk menentukan apakah sistem

penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang

digunakan masih cukup sesuai untuk jenis arsip yang

dikelola oleh organisasi bersangkutan atau sudah

waktunya untuk dirubah atau disempurnakan

Apabila AK = 3 % , berarti Penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali arsip berada pada titik batas (titik kritis). Apabila AK = 3 % dan AK > 3 % (lebih besar dari 3%), berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut.

Apabila AK < 3 % , (lebih kecil dari 3%), berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan oleh organisasi bersangkutan, masih cukup baik.

Catatan : diukur dalam jangka waktu tertentu, misalkan 1 tahun.

RUMUS ANGKA KECERMATAN (AK) :

AK =  WTK X 100%  WK

 Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi

 Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan

 Mempercepat penemuan kembali arsip

 Menyelamatkan bahan bukti pertanggung jawaban pemerintah

 Adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan

 Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap - tiap berkas.

 Arsip yang bernilai guna permanen yang harus terus disimpan, sedangkan arsip yang bernilai guna sementara dapat segera dimusnahkan atau dikemudian hari.

 Mempunyai nilai atau tidak bernilainya arsip, disamping dapat diukur dari angka kecermatan dan jangka waktu penemuan kembali, dapat pula diukur dari angka pemakaian.

Jadwal Retensi

• Adalah angka prosentase, sebagai perbandingan antara jumlah permintaan arsip untuk digunakan kembali dengan jumlah seluruh arsip yang berada dalam tempat penyimpanan.

• Adapun rumus untuk menghitung Angka pemakaian sebagai berikut :

Rumus : Angka pemakaian = Jumlah permintaan arsip X 100%

Jumlah seluruh arsip

Atau :

Pemakai X 100% = < 5 % (lebih kecil dari 5%) Arsip

Catatan :

• Apabila setelah diadakan perhitungan, hasilnya

Golongan Arsip

Arsip Umur arsip aktif

Umur arsip inaktif

Abadi/ Dimusnahkan

Vital 1. Akte pendirian perusahaan

2. Daftar saham

3. Akte tanah

4. Surat keputusan

5. Dst

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Abadi

Abadi

Abadi

Abadi

Abadi

Penting 1. Pertanggung jawaban keuangan

2. Surat perjanjian

5 th

Sesuai keperluan

25 th

Sesuai keperluan

Dimusnahkan

Dimusnahkan

Berguna 1.Laporan tahunan

2.Neraca

2 th

2 th

10 th

10 th

Dimusnahkan

Dimusnahkan

Tidak Berguna

1. Undangan

2. pengumuman

1 bl

1 bl

-

-

Dimusnahkan

Dimusnahkan

 Memeriksa

 Mengindeks

 Mengkode

 Menyortir

 Menempatkan

 Mengurus dan mengendalikan surat disuatu kantor merupakan

kegiatan yang penting. Pengorganisasian pengurusan surat dapat

diurus oleh seorang petugas saja yang merangkap tugas - tugas

lain. Sedangkan pada kantor yang besar, dengan volume

pekerjaan tinggi, pengurusan surat dapat diselenggarakan oleh

satu bagian khusus, yaitu bagian arsip/ ekspedisi.

 Yang dimaksud dengan pengurusan dan pengendalian surat

adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang

meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian,

pemrosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluar.

 Tujuan pengurusan surat adalah agar surat dapat dengan

cepat dan tepat sapai kepada pengolah.

Dalam mengurus dan mengendalikan surat terdapat dua unit kerja yang akan berfungsi, yaitu

1. Unit kearsipan, suatu unit kerja yang khusus

mengurus masalah administrasi surat, seperti

mencatat, mensortir, menghimpun, mendistribusi,

mengadakan, menyimpan.

2. Unit pengolahan, suatu unit kerja yang berfungsi

mengolah isi surat (sesuai tujuan surat)

Unit kearsipan

Unit pengolahan

Unit pengolahan

Unit kearsipan

Pengolahan 3 Pengolahan 2

Pengolah 1

3. Cara pencatatan surat masuk Agenda & Ekspedisi

Surat Masuk

Kartu Kendali Pengolahan surat Masuk

Penyimpanan

Map Takah Gambar : Bagan arus

surat-masuk.

Konsep Final Surat Keluar

SURAT KELUAR

3. Cara pencatatan surat keluar Agenda & Ekspedisi

Pembutan surat keluar

Kartu Kendali 1. Surat Keluar 2. Tembusan 3. Pertinggal

PenyimpananTakah

Gambar : Bagan arus surat-keluar.

TEMBUSAN

Tujuan

Sekretariat

Kepala Sekretariat

Urusan Takah Pengolah 1 Pengolah 2 dst

Surat Masuk

Buku Agenda

Map Takah No.X

Lc-1

Map Takah No.X

Lc-2

Map Takah No.X

Lc-3

Map Takah No.X

Pembukuan Takah & Penomorannya

Lembar Catatan1 (Lc-1)

Penyimpanan Takah

Buku Ekspedisi1

Buku Ekspedisi1

Buku Agenda

Buku Ekspedisi

Buku Agenda

Buku Ekspedisi

a

1 2

3 4

5

6

7

8

b

c

d e

Pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Takah

Procedur surat masuk

1. Menerima surat

2. Mensortir surat berdasarkan jenis

3. Memberi tanggal, jam, paraf penerimaan

4. Mencatat dalam buku Agenda Surat masuk

5. Mendistribusikan arsip ke unit pengolah yang dituju (bawa buku ekspedisi)

1. Menerima surat dari Unit kearsipan

2. Memberi paraf pada buku ekspedisi

3. Mencatat dalam buku agenda masuk

4. Menyerahkan surat kepada orang yang dituju

5. Memproses surat sampai selesai (termasuk disposisi)

•Sentralisasi : kembalikan ke unit kearsipan

•Desentralisasi : simpan di filing Cabinet unit pengolah yang bersangkutan

Unit Kearsipan Unit Pengolahan

Agenda surat masuk

No Tgl terima Dari Kepada Perihal Keterangan

Procedur surat keluar

1. Konsep & ketik surat (dengan tembusan arsip)

2. Minta nomor surat pada Unit kearsipan

3. Minta persetujuan

4. Tandatangan surat

5. Periksa ulang

6. Catat dalam buku Agenda surat keluar. Distribusikan pada unit kearsipan (bawa buku ekspedisi)

1. Terima surat yang sudah jadi dari