MANAJEMEN PERKANTORAN

"KORESPONDENSI"KELOMPOK 2

Ketua : Sintia DewianaModerator : Lisna RosliyantiAnggota` :

Ade ApriantoAde Ilman NurilmawansyahDavid YudianaEka Juliana

CREATED BY KELOMPOK 2 MANAJEMEN PERKANTORAN

KORESPONDENSI

MATERIHASIL OBSERVASI

FOTO HASIL OBSERVASI

KESIMPULAN

TERIMAKASIH

Pengertian Korespondensi (surat menyurat)

o Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.

o Korespondensi adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alatnya. Korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilaksanakan dalam tugas sehari-hari

Fungsi surat

Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan, buah pikiran atau gagasan.

Alat bukti tertulis (hitam di atas kertas), terkait masalah hukum. Surat dapat digunakan untuk pembuktian bila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau pejabat-pejabat yang melakukan hubungan korespondensi. Contoh surat perjanjian, surat jual beli, surat kuasa, surat tanah atau bangunan kantor, dan sebagainya.

Alat untuk mengingat dalam konsep pengarsipan. Dimana surat dapat digunakan untuk mengetahui hal hal yang telah terlupakan atau telah lama. Misalnya surat-surat yang diarsipkan.

Bukti historis / bukti sejarah Pedoman kerja (surat keputusan). Misalnya surat

keputusan dan surat tugas.

Syarat-syarat surat

Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:

Jelas Benar Sopan Singkat / tidak terlalu bertele-tele Lengkap Menarik

Macam- macam surat

1. Menurut wujud surat2. Menurut sifat surat3. Menurut keamanan isi4. Menurut proses penyelesaian5. Menurut kegiatan6. Menurut sasaran yang dituju7. Menurut dinas pos

Bahasa Surat

Kalimat Surat Alinea Kata yang baku Ungkapan Tetap Pemakaian Ejaan Dan Tanda Baca

Hal yang perlu diperhatikan dalam korespondensi

Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam korespondensi adalah:

1. Menjawab dan menanggapi surat dengan cepat menurut urutan pentingnya

2. Membuat catatan tentang instruksi khusus yang ada hubungannya dengan surat

3. Memproses surat masuk dan keluardengan menggunakan buku agenda atau kartu kendali yang dilengkapi dengan lembar disposisi

4. Membuat konsep, mengetik surat, telegram, memo dan bentuk lain dalam kelengkapannya (amplop,lampiran,tembusan,alamat dan lain - lain), serta meneliti kembali sebelum ditandatangani oleh pimpinan

5. Membuat dan menyimpan buku atau daftar alamat penting baik yang bersifat pribadi atau kedinasan guna keperluan surat menyurat dan lainnya. 

Pedoman dalam menyusun isi

1. Alinea pembuka

Alinea pembukaan berfungsi sebagai pengantar isi surat dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Oleh karena itu, alinea pembuka harus menarik agar pembaca tergugah perhatiannya untuk membaca surat. Selain itu,bahasa yang digunakan pada alinea pembukaan harus disesuaikan dengan tujuan surat.

2. Alinea isi

Bagian alinea isi surat yang sesungguhnya terdapat diantara alinea pembuka dan alinea penutup. Alinea isi memuat uraian, penjelasan, atau keterangan tentang isi pokok surat.isi surat disampaikan kepada penerima surat. Isi surat harus disusun secara singkat,jelas,dan sopan, karena merupakan bagian yang sangat penting.

3. Alinea penutup

Alinea penutup berisi kesimpulan dari isi surat yang sesungguhnya. Pada bagian ini, penulisan surat mengemukakan penegasan sesuatu, harapan atau imbauan, dan ucapan terimakasih. Alinea penutup harus disusun secara singkat,tegas, dan lugas.

Kegiatan surat menyurat

1. Pendiktean

2. Pelantikan

3. Transkripsi

4. Mengetik 

5. Mengoreksi

6. Menandatangankan Surat 

7. Menggandakan

8. Menghitung 

Bentuk – bentuk surat

Bentuk Lurus Penuh

Bentuk Lurus

Bentuk Lurus dengan Perihal atau Pokok Surat

Bentuk Setengah Lurus

Bentuk Lekuk

Bentuk Surat Resmi

Contoh Bentuk Surat Lurus Penuh

Jakarta, 1 Maret 2008PT.”KARINA”Jalan Raya 15Wonogiri

Tuan-tuan yang terhormat,Menurut pesaanan Tuan tanggal 10 Februari 2008 dengan gembira kami kabarkan, bahwa hari ini telah kami kirimkan 15.000, buah porselin merk ”DK”warna hijau. Bersama dengan ini kami sampaikan faktur dan daftar pengiriman barang, masing-masing rangkap dua, pelunasan sisa harga barang kami harapkan paling lama tanggal10 Maret 2008.

Atas perhatian Tuan kami uapkan terimakasih.

Hormat kami,PT ”DELIMA”

SIWOKODIREKTUR

Contoh Bentuk Lurus

Jakarta, 5 Maret 2008

Kepada Yth.Segenap Nasabah GiroPT BANK ”BCA”Cabang Sukabumi

Dengan hormat,

Dengan ini kami beritahukan, bahwa terhitung mulai tanggal 10 Mei 2008, Bank ”BCA” Cabang Sukabumi akan memberikan nama dan alamat penarik pada bagian belakang lembaran cek dan giro bilyet.Untuk pelaksanaan tersebut permintaan buku cel dan buku giro bilyet baru dapat kami layani satu hari setelah pengajuan permintaan buku cek/ giro bilyet baru.

Demikianlah agar diketahui, atas perhatian serta kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,PT Bank”BCA”

Drs. SuwarnoPimpinan

Contoh Bentuk Lurus dengan Perihal atau Pokok Surat

Gresik, 1 Maret 2008

PT “SEMEN GRESIK”Jalan Veteran 23Gresik

Tuian-tuan yang terhormat,Pengiriman Semen

Sesuai dengan kontrak pembelian antara took kami dan perusahaan tuan tertangaal 2008 di bawah nomor 421/X/08 untuk pengiriman 500 sak semen. Yang direncanakan dikirim tanggal 7 Maret 2008.Karena tempat gudang penyimpanan tidak ada dan saat ini baru dibuatkan, maka pengiriman supaya diundur saja besok tanggal 15 Maret 2008.

Kami minta dengan hormat perhatiannya.

Hormat kamiToko bahan bangunan “DADIK”

Didi SutomoSekretaris

Contoh Bentuk Setengah Lurus

Surakarta, 21 Maret 2008

Kepada Perusahaan Mesin OffsetJalan Imam Bonjol 115Semarang

              Dengan hormat              Dengan gembira kami kabarkan kepada tuan, bahwa pengiriman 3 buah mesin offet telah kami terima dengan baik pada tanggal 17 Maret 2008.Kemudian mulai tanggal 19 Maret 2008 mesin offset tersebut terus kami coba agar dapat berproduksi.             Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan selamat dan penghargaan setinggi-tingginya kepada tuan dan para pembantu seluruhnya. Dalam waktu singkat kami akan menyampaikan kepada tuan l;aporan selengkapnya mengenai data-data pengijian tersebut.Demikian sekali lagi kami ucapkan terima kasih.

Hormat kamiPenerbit ”TRI ANGKASA”

Lukman HakimDireksi Teknik

Contoh Bentuk Lekuk

Surabaya, 9 Maret 2008PT ”ANANAS”Jalan Cantel 112SRAGEN

             Dengan hormat,             Dengan sangat menyesal kami kabarkan kepada tuan bahwa pengiriman pupuk urea untuk pesanan tuan menjadi tertunda karena hal-hal yang di luar kekuasaan kami.Sejak tanggal 5 Maret 2008 Surabaya hujan terus-menerus, dan beberapa tempat milai tergenang air. Demikian juga tempat kami, sehingga disaat tergenang air kendaraan angkutan tidak masuk, pupuk-pupuk tidak dapat dikeluarkan dari gudang, ditambah lagi sebagian gudang kami tergenang air.             Atas perhatian saudara, terhadap hal tersebut di atas kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kamiPT ”ANMEKA PUPUK”

SuwarnoDirektur

Contoh Bentuk Surat Resmi

UNIVERESITAS SEBELAS MARETKAMPUS KENTINGANSURAKARTA

Nomor : 11/X/ 2008 Surakarta, 16 Maret 2008Lamp : -Hal : - Yth. Sdr. Direktur SMANegeri 1SURAKARTASebagaimana diketahui pada tahun 2008Universitas Sebelas Maret akan menerima mahasiswa baru lulusan SMTA.Suhubungan dengan hal tersebut kami mengundang Saudara untuk menghaditi rapat yang kami selenggarakan:Hari dan tanggal : 20 Maret 2008Tempat : Fakultas Keguruan Pabelan SurakartaKeperluan : Membicarakan tentang syarat-syarat masuk ke perguruan tinggi.Atas perhatian dan partisipasi sawdara dalam hal tersebut di atas kami ucapkan terima kasih.

Universitas Sebelas maretKetua

Drs. Sunaryo

Pembetulan (revisi konsep)

Sebelum surat atau naskah lainnya diketik rapi, hendaknya konsep yang akan diketik tersebut diteliti kembali.

Bila terdapat beberapa kesalahan, baik berupa pengertian kalimat, pemakaian huruf,tanda baca, dan lain – lain hendaklah segera dikoreksi dan diperbaiki. Dalam hal ini pembuat konsep dan juru ketik harus mempunyai suatu kode atau tanda yang sama dalam merevisi konsep termaksud. Keseragaman tanda – tanda tersebut sangat diperlukan supaya apa yang dimaksud oleh pembuat konsep dapat dipahami sepenuhnya oleh pengetik.

Hasil Observasi

Di kantor desa Kedungarum ini korespondensi atau surat menyurat seperti pada umumnya kantor kantor desa yang lain dan dalam system operasinya hampir keseluruhan menggunakan computer. Prosedur dari pembuatan surat sampai pengesahan suratpun tidak luput pengawasannya dari Sekertaris Desa dan Kepala desa. Akan tetapi, di desa ini meskipun secara aturan seharusnya setiap surat masuk dan keluar harus diarsipkan, namun karena adanya kesalahan terkadang ada saja surat yang tidak diarsipkan, mungkin karena belum adanya ruangan khusus pengarsipan yang memadai dan aman serta kesadaran semua pegawai kantor untuk selalu mengarsipkan surat masuk dan keluar sekecil apapun. Namun, sejauh ini kegiatan korespondensi yang dilakukan di kantor ini masih terbilang sesuai aturan dan berjalan dengan baik atau tidak pernah terjadi gangguan yang besar sehingga menimbulkan gangguan keseluruhan pada system kantor.

Foto Hasil Observasi

Kesimpulan

Meskipun teknologi informasi semakin canggih namun penggunaan surat menyurat di dalam suatu instansi/perkantoran masih digunakan sampai saat ini dan menjadi suatu bagian yang sangat penting dalam proses komunikasi organisasi. Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Korespondensi adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alatnya. Korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilaksanakan dalam tugas sehari-hari. Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat menyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi, merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan, pertanyaan adalah surat. Dalam penyususnan korespondensi harus memperhatikan berbagai unsur-unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakaian bahasa yang harus benar dan tepat yaitu menggunakan bahasa yang baik dan benar menurut aturan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD). Oleh karena itu korespondensi merupakan kebutuhan yang sangat mendasar dalam perkantoran maka korespondensi harus diperhatikan secara baik karena apabila terjadi gangguan dalam proses korespondensi pada sebuah perkantoran maka akan terjadi gangguan secara keseluruhan pada perkantoran tersebut.

TERIMAKASIH