management representative - pn-pekanbaru.go.idpn-pekanbaru.go.id/files/sop_tapm.pdf · pengadilan...

PENGADILAN NEGERI PEKANBARU

Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573

Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]

Nomor : W4.U1/PM-MR/01/X/2016

Tanggal

Pembuatan : 1 Juli 2016

Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016

Revisi ke - : 01

Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016

Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN

STAMP / STEMPEL DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN

DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT

REPRESENTATIVE TOP MANAGER

SAHAT U.M. HUTAGALUNG, SH.MH

JONI, SH.MH

Dr. MARSUDIN NAINGGOLAN, SH.MH

NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002

http://pn-pekanbaru.go.id/





Tanggal



Revisi ke - : 01




1. TUJUAN:

Untuk menjelaskan wewenang dan tanggungjawab Managemen Representative

dalam sistem managemen mutu Pengadilan Negeri Pekanbaru

2. REFERENSI

1.1 Standar akreditasi penjaminan mutu Peradilan Umum- ICPE, yang berbasis total

quality managemen (TQM)

1.2 Keputusan Mahkamah Agung RI Nomor 026/KMA/SK/II/2012 tentang Standar

Pelayanan Peradilan

3. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dari prosedur ini adalah pelaksana sistem managemen mutu

Pengadilan Negeri Pekanbaru

4. DEFENISI

Management Representative adalah seseorang yang ditunjuk oleh Top Management

untuk melaksanakan tugas sistem managemen mutu serta menetapkan dan

memelihara sistem managemen mutu

5. PENANGGUNGJAWAB

Management Representative

6. KRITERIA PENCAPAIAN

Tercapainya sistem management mutu yang sesuai dengan prosedur yang telah

ditetapkan

7. ALUR PROSES

7.1Management Representative ditunjuk oleh Top Management berdasarkan SK

7.2 Mengkoordinasikan kegiatan internal audit dan survei kepuasan pengguna

pengadilan






Tanggal



Revisi ke - : 01




7.3 Melaksanakan komunikasi internal dengan bukti berupa daftar hadir rapat,

agenda dan notulen rapat

7.4 Melaksanakan rapat tinjauan managemen dengan bukti daftar hadir rapat,

7.5 Melaporkan kinerja sistem management mutu dan upaya-upaya perbaikan

kepada Top Managemen

7.6 Meningkatkan kesadaran terhadap persyaratan pengguna pengadilan

7.7 Membina hubungan dengan pihak eksternal untuk hal-hal yang berkaitan dengan

sistem managemen mutu

7.7.1 Mengusulkan pelatihan-pelatihan yang dibutuhkan oleh pegawai /hakim






Tanggal



Revisi ke - : 01




MR ditunjuk oleh TM

berdasarkan SK

MR melaksanakan komunikasi internal

MR melaksanakan rapat tinjauan

managemen

MR melaporkan kinerja SMM dan

upaya-upaya perbaikan kepada TM

MR meningkatkan kesadaran

terhadap persyaratan terhadap

pengguna pengadilan

MR membina hubungan dengan

pihak eksternal untuk hal-hal yang

berkaitan dengan SMM

MR mengusulkan pelatihan-pelatihan

yg diperlukan pegawai/Hakim

Selesai

Mulai






Tanggal



Revisi ke - : 01



SOP PENGENDALIAN DOKUMEN






JONI, SH.MH


NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002






Tanggal



Revisi ke - : 01




1. TUJUAN

Untuk menetapkan dan menjaga satu sistem pengendalian, terhadap semua

dokumendan data yang berhubungan dengan mutu agar :

1.1 Diperiksa akan ketetapannya, dan disahkan oleh pihak yang berwenang.

1.2 Tersimpan disemua area, dimana dokumen dan data mudah untuk diperoleh.

2. RUANG LINGKUP

2.1 Ruang lingkup dari prosedur ini adalah Pelaksanaan sistem management mutu


2.2 Penanggung jawab prosedur ini adalah Management Representative.

3.REFERENSI

3.1 Standar akreditasi penjaminan mutu Peradilan Umum – ICPE, yang berbasis Total

Quality Managemen ( TQM )

3.2 Keputusan Mahkamah Agung Nomor : 026/KMA/SK/II/2012 tentang Standar

pelayanan peradilan

4.DEFENISI

4.1 Dokumen : Seluruh media pencatatan aktifitas,yang berkaitan dengan sistem

managemen mutu Pengadilan Negeri Pekanbaru baik yang berbentuk soft copy,

maupun hard copy

4.2 Dokumen internal : Dokumen yang diterbitkan/dibuat oleh fungsi organisasi di







Tanggal



Revisi ke - : 01




4.3 Dokumen Eksternal : Dokumen yang diterbitkan oleh organisasi diluar


4.4 Data/Rekaman : Dokumen yang berasal dariaktifitas sistem managemen mutu


5.PROSEDUR

5.1 Managemen Representative sepenuhnya bertanggungjawab, untuk

menetapkan sebuah sistem dokumentasi di Pengadilan Negeri Pekanbaru

Dokumentasi Mutu harus terdiri dari :

a. Kebijakan dan quality objektive ( sasaran mutu )

b. Penjelasan dari ruang lingkup managemen mutu

c. Penjelasan utama dari managemen mutu

d. Dokumen-dokumen, meliputi catatan yang diperlukan oleh akreditasi

penjaminan mutu Peradilan Umum

e. Dokumen-dokumen termasuk catatan-catatan yang ditentukan oleh

orgasinasi, yang harus ada untuk memastikan perencanaan, operasi,

pengendalian yang efektif, dari proses-proses yang berkaitan dengan

managemen.

Dokumen-dokumen yang diperlukan oleh sistem managemen mutu ini harus

dikendalikan.

Managemen harus menetapkan, menerapkan, dan memelihara prosedur untuk :

a. Menyetujui dokumen sebelum diterbitkan






Tanggal



Revisi ke - : 01




b. Mengkaji dan mengupdate sesuai kebutuhan dan menetapkan ulang dokumen

c. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terakhir dari dokumen

diidentifikasi

d. Memastikan bahwa versi yang relevan dan dokumen yang berlaku tersedia

pada pengguna

e. Memastikan bahwa dokumen tetap berlaku dan dapat diidentifikasi segera

f. Memastikan bahwa dokumen dari luar (eksternal) yang diperlukan untuk

perencanaan, dan operasional, dari sistem managemen mutu, diidentifikasi, dan

pendistribusiannya dikendalikan, dan mencegah penggunaan yang tidak sesuai,

dari dokumen usang (obsolete) dan menerapkan identifikasi yang sesuai pada

dokumen tersebut, jika disimpan untuk suatu kegunaan

5.2 Dokumentasi sistem managemen mutu

Dokumentasi managemen mutu memiliki identitas sebagai berikut :

5.2.1 Manual mutu

Dokumen manual mutu memiliki identitas sebagai berikut :

a. Logo Pengadilan Negeri Pekanbaru

b. Nama dan alamat Pengadilan Negeri Pekanbaru

c. Nomor dokumen

d. Tanggal pembuatan

e. Tanggal revisi

f. Tanggal efektif

g. Disahkan oleh






Tanggal



Revisi ke - : 01




h. Nama dokumen

i. Halaman keberapa dari total halaman

5.2.2 Standar operasinal prosedur (SOP)

Dokumen S O P memiliki susunan sebagai berikut :

a. Logo Pengadilan Negeri Pekanbaru

b. Nama dan alamat Pengadilan Negeri Pekanbaru

c. Nomor dokumen

d. Tanggal pembuatan

e. Tanggal revisi

f. Tanggal efektif

g. Disahkan oleh

h. Nama Dokumen

5.3 Sistem penomoran dokumen sistem managemen mutu

MR memberi nomor dokumen yang terdiri dari 6 bagian:

Penomoran manual mutu, standar pelayanan, dokumen pendukung

W4.U1 (1)/.......(2)/.......(3)/.......(4)/........(5)/..........(6)

Contoh W4.U1/PM-SOP/PID/01/X/2016

Keterangan :

Nomor (1) adalah kode Pengadilan Negeri Pekanbaru terdiri dari empat digit

Nomor (2) adalah jenis dokumen yang terdiri dari :






Tanggal



Revisi ke - : 01




PM : Penjaminan Mutu

MM : Manual Mutu

MR : Management Representative

SOP : Standar Operasional Prosedur

Nomor (3) adalah Kode Unit yang terdiri dari :

PID : Pidana

PDT : Perdata

HK : Hukum

TPK : Tipikor

PHI : Hubungan Industrial

PP : Panitera Pengganti

JS : Juru Sita

KP : Kepegawaian & Ortala

KU : Keuangan

UM : Umum

PTIP : Perencanaan, IT dan Pelaporan






Tanggal



Revisi ke - : 01




Nomor (4) adalah Nomor Urut Dokumen

Nomor (5) Bulan pembuatan dokumen

Nomor (6) Tahun pembuatan dokumen

MR memberi nomor formulir dokumen yang terdiri dari 6 bagian:

Penomoran manual mutu, standar pelayanan, dokumen pendukung

W4.U1 (1)/.......(2)/.......(3)/.......(4)/........(5)/..........(6)

Contoh W4.U1/PM-FORM/01/PMR-01/X/2016-REV01

Keterangan :

Nomor (1) adalah kode Pengadilan Negeri Pekanbaru terdiri dari empat digit

Nomor (2) adalah jenis dokumen yang terdiri dari :

PM : Penjaminan Mutu

FORM : Formulir Dokumen

Nomor (3) adalah No.Urut Formulir Dokumen yang terdiri dari :

01, 02, 03 dst

Nomor (4) adalah Kode Unit dan No.Urut SOP :

CONTOH : MR-01, PID-01

MR : Management Representative






Tanggal



Revisi ke - : 01




PID : Pidana

PDT : Perdata

HK : Hukum

TPK : Tipikor

PHI : Hubungan Industrial

PP : Panitera Pengganti

JS : Juru Sita

KP : Kepegawaian & Ortala

KU : Keuangan

UM : Umum

PTIP : Perencanaan, IT dan Pelaporan

Nomor (5) Bulan pembuatan dokumen

Nomor (6) Tahun pembuatan dokumen






Tanggal



Revisi ke - : 01




5.4 Pengesahan

Manual mutu, SOP, disahkan dan direview oleh penanggungjawab, seperti tertera

dibawah ini :

1. Manual mutu

Disahkan oleh : Ketua Pengadilan Negeri Pekanbaru

Diperiksa oleh : Management Representative

2. SOP

Disahkan oleh : Ketua Pengadilan Negeri Pekanbaru

Diperiksa oleh : Management Representative

Untuk form dan check sheet disahkan sesuai dengan prosedur dan SOPyang

terkait, atau sesuai dengan keperluan di Instansi masing-masing

Petugas Pengendali dokumen (DCC) yaitu Management Representative

bertanggung jawab terhadap hal-hal :

- Mengendalikan semua dokumen

- Memastikan semua dokumen yang telah ditetapkan tersimpan, dan disahkan

sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen

- Memastikan keterkinian dokumen, dan pendistribusiannya disetiap area

- Menarik semua dokumen yang sudah tidak berlaku lagi

5.5 Status dokumen

a. Dokumen terkendali ( Controlled Document)

Dokumen terkendali didistribusikan dengan cara :






Tanggal



Revisi ke - : 01




- Mengisi form distribusi

- Dokumen print asli/ dokumen fotocopy dan memberi cap “ Controlled

Document” warna merah

- Memberi nomor distribusi pada dokumen yang akan didistribusikan

- Mambuat daftar induk dokumen

- Menarik kembali dokumen yang terkendali, dan sudah tidak digunakan,

untuk dimusnahkan, guna mencegah pemakaian yang tidak disengaja

b. Dokumen tidak terkendali (Uncontrolled Document) warna merah

Semua dokumen yang didistribusikan kepada pihak lain, tetapi tidak

digunakan sebagai acuan, atau hanya sebagai informasi, dan sifatnya tidak

dikendalikan, maka dokumen tersebut tidak diberi identitas.

c. Dokumen kadaluarsa

Untuk memudahkan menelusuri isi dokumen, dokumen asli yang sudah tidak

digunakan dikendalikan dengan cara :

- Memberi cap “ Dokumen kadaluarsa “ (Obsolute) dengan warna hitam

- Menyimpan dikelompok dokumen yang sudah tidak digunakan

- Membuat daftar dokumen yang sudak tidak digunakan

- Menyimpan dokumen mutu dengan masa kadaluarsa minimal 2 tahun

dari tanggal pembuatan






Tanggal



Revisi ke - : 01




5.6 Pengamanan dokumen diperangkat lunak

Dokumen yang ada diperangkat lunak, diamankan dengan cara yang sesuai agar

terhindar dari perubahan yang tidak disengaja, atau yang tidak diinginkan.

Bila terjadi kerusakan atau kecelakaan, masih ada dokumen yang relevan yang

disimpan secara aman, serta diperbaharui bila perlu

Menentukan penanggungjawab, serta prosedur pengamanan yang digunakan

5.7 Peninjauan ulang dan revisi dokumen

Pimpinan kerja atau personel yang berwenang, bertanggungjawab untuk

mendokumentasikan prosedur yang berpengaruh terhadap mutu, melakukan

peninjauan ulang minimal 1 (satu) kali dalam setahun, atau merevisi apabila

diperlukan, serta menyerahkan kepada Management Representative,untuk

kemudian disahkan dan mendistribusikan ke seluruh Departement.

Departement bertanggungjawab untuk mendistribusikan dan mensosialisasikan

kesemua fungsiatau personil yang relevan. Khusus untuk SOP peninjauan

dilakukan oleh masing-masing bagian.






Tanggal



Revisi ke - : 01




FORMULIR DISTRIBUSI DOKUMEN

Judul Dokumen : ..............................................................................

Nomor Dokumen :.................................................................................

Status Revisi : .................................................................................

Tanggal : .................................................................................

Jumlah Halaman : .................................................................................

NOMOR NAMA BAGIAN TANGGAL TANDA

TANGAN/PARAF

Diserahkan oleh :

Kepada Bagian :

W4.U1/PM-FORM/01/MR-02/X/2016






Tanggal



Revisi ke - : 01




FORMULIR PERMINTAAN DOKUMEN

Mohon diberikan copy dokumen sebagai berikut :

NOMOR NOMOR DOKUMEN NAMA DOKUMEN STATUS DOKUMEN

UNCONTROLLED

DOCUMENT

UNCOTROLLED

DOCUMENT

UNCONTROLLED

DOCUMENT

Tujuan penggunaan :

Tanggal permintaan :

Disetujui oleh : Pemohon:

………………………. ……………………….

W4.U1/PM-FORM/02/MR-02/X/2016






Tanggal



Revisi ke - : 01




FORMULIR PERUBAHAN DOKUMEN

Judul Dokumen :

Nomor Dokumen :

Status Revisi :

Tanggal :

URAIAN PERUBAHAN :

ALASAN PERUBAHAN :

Disetujui oleh : Dibuat oleh :

W4.U1/PM-FORM/03/MR-02/X/2016






Tanggal



Revisi ke - : 01




FORMULIR DAFTAR INDUK DOKUMEN SISTEM PENJAMINAN MUTU

NOMOR NOMOR DOKUMEN JUDUL DOKUMEN TANGGAL

PEMBUATAN

KETERANGAN

W4.U1/PM-FORM/04/MR-02/X/2016






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP PENGENDALIAN REKAMAN






JONI, SH.MH


NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002






Tanggal



RevisiKe - : 01




1. TUJUAN

Sebagai pedoman bagi petugas dalam mengendalikan rekaman sistem manajemen

mutu di Pengadilan Negeri Pekanbaru.

2. REFERENSI

- Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuanpokok

kearsipan

- PP RI Nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip

3. RUANG LINGKUP

3.1 Ruang lingkup dari prosedur ini adalah pelaksana sistem manajemen mutu

PengadilanNegeri Pekanbaru

3.2 Penanggung jawab prosedur ini adalah Management Representative

4. DEFENISI

Pengendalian rekaman adalah suatu kegiatan kepengurusan rekaman mulai dari

pencatatan,penyimpanan, dan pendokumentasian rekaman.


Semua rekaman dapat tersimpan dengan baik dan aman

6. ALUR PROSES

6.1 Identifikasi status rekaman

6.2 Rekaman disimpan pada lemari atau rak tempat penyimpan rekaman

6.4 Rekaman tidak sah harus teridentifikasi/dipisahkan






Tanggal



RevisiKe - : 01




6.5 Masa simpanan rekaman seluruh unit adalah 10 tahun atau lebih, untuk rekaman

tertentu tidak dapat dimusnahkan ( permanen )

7.DIAGRAM ALUR

Rekaman

Identifikasi status rekaman

Buat master list/daftar rekaman

Rekaman disimpan pada lemari atau rak

Rekaman tidak sah harus

teridentifikasi/dipisahkan

di

Masa simpan rekaman semua unit 10 tahun

atau lebih untuk rekaman tertentu tidak bisa

dimusnahkan (permanen)

Selesai






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN






JONI, SH.MH


NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002






Tanggal



RevisiKe - : 01




1. TUJUAN

Sebagai pedoman dalam pelaksanaan pendistribusian dokumen dari management

representative melalui Document Control

2. REFERENSI

Standar akreditasi penjaminan mutu peradilan umum- ICPE, yang berbasis Total

Quality Management (TQM)

3. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dari prosedur ini adalah pelaksana sistem management mutu

4. DEFENISI

Pendistribusian dokumen adalah Proses yang harus dilakukan oleh Management

Representative agar semua dokumen baik kebijakan mutu, manual mutu, sasaran

mutu, standar pelayanan, dan dokumen pendukung diterima oleh setiap bagian atau

melalui document control terkait dengan tepat dan benar

5. PENANGGUNG JAWAB



Semua dokumen dapat terdistribusikan dengan baik

7. ALUR PROSES

7.1 MR memastikan jenis dokumen yang akan didistribusikan

7.2 MR memastikan dokumen yang akan didistribusikan telah terkendali

7.3 MR memastikan arsip dokumen telah dibuat

7.4 MR menentukan bagian atau dimana dokumen akan didistribusikan

7.5 MR mencatat dalam buku pendistribusian dokumen






Tanggal



RevisiKe - : 01




7.6 MR mendistribusikan dokumen melalui document control

8. DIAGRAM ALUR

Mulai

Pastikan jenis dokumen

Pastikan dokumen telah

terkendali

Pastikan arsip dokumen

telah dibuat

Tentukan tujuan

distribusi

Buku penerimaan

dokumen

Selesai






Tanggal



RevisiKe - : 01




FORMULIR PENERIMAAN DOKUMEN

Pada hari ini,…………….. tanggal ……………. bulan …………….. tahun ……….. bertempat di

………………, telah dilaksanakan penyerahan dan penerimaan salinan dokumen,

NOMOR JenisDokumen JudulDokumen

Dari : Manajer Representative

Kepada Document Control

Diserahkan Oleh : Diterima Oleh :






Tanggal



RevisiKe - : 01




W4.U1/PM-FORM/01/MR-04/X/2016






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP REVISI DOKUMEN






JONI, SH.MH


NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP REVISI DOKUMEN

1. TUJUAN

Sebagai pedoman bagi setiap unit untuk memperbaiki dokumen apabila ditemukan

adanya kesalahan dalam pembuatan dokumen atau adanya referensi terbaru

2. REFERENSI

Standar akreditasi penjaminan mutu manajemen peradilan umum – ICPE, yang berbasis

Total Quality Management ( TQM )

3. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dari pada prosedur ini adalah pelaksana sistem manajemen mutu dan

seluruh unit

4. DEFENISI

Revisi dokumen adalah kegiatan dalam melihat, meninjau dan memperbaiki dokumen

yang telah dibuat untuk disesuaikan dangn proses yang berkembang guna peningkatan

quality control dokumen

5. PENANGGUNG JAWAB

5.1 Manager Representative

5.2 Wakil Panitera


Tidak ditemukan dokumen yang kadaluarsa

7. ALUR PROSES

7.1 Wakil Panitera atau setiap unit meninjau ulang dokumen

7.2 Unit mengidentifikasi masalah ( sebab perlu adanya revisi )

7.3 Bila revisi perlu dilakukan maka pemohon mengisi formulir usulan revisi

7.4 MR menerima usulan revisi dokumen






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP REVISI DOKUMEN

7.5 MR menyerahkan draf usulan revisi melalui Wakil Panitera untuk pengetikan dan

ditanda tangani

7.6 MR menandatangani revisi dokumen dan menyerahkan ke TM untuk disahkan

7.7 TM menandatanganidanmenyerahkankembalike MR

7.8 Dokumen yang sudah disahkan digandakan untuk dibagikan dan menarik dokumen

yang sudah kadaluarsa

7.9 MR mendistribusikandokumendenganmembuatsuratpenarikandokumen

lamadansemuadokumen lama di stampelkadaluarsa

7.10 Dokumen yang asli disimpan sebagai arsip






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP REVISI DOKUMEN

8. DIAGRAM ALUR

MULAI

Unit meninjau ulang dokumen

Unit mengidentifikasi masalah

Perlu revisi

Pemohon revisi mengisi formulir usulan

revisi

Form revisi

dokumen

Pemohonrevisimengusulkanpada MR MR menerimausulandan MR menyerahkan

draf usulan revisi melalui Wakil Panitera

dan Wakil Sekretaris untuk pengetikan dan

ditanda tangani

MR menandatangani revisi dokumen dan

menyerahkan ke TM untuk disahkan

Dokumen yang sudah disahkan digandakan

untuk dibagikan dan menarik dokumen yang

sudah kadaluarsa

Dokumen yang sudah disahkan digandakan

untuk dibagikan dan menarik dokumen yang

sudah kadaluarsa

TM menandatangani dan menyerahkan kembali

ke MR

MR mendistribusikan dokumen dengan

membuat surat penarikan dokumen lama

dan semua dokumen lama di stampel

kadaluarsa

Dokumen yang asli disimpan sebagai arsip






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP REVISI DOKUMEN

FORMULIR REVISI DOKUMEN

NOMOR ISI PERUBAHAN TANGGAL MULAI

BERLAKU SEBELUMNYA SEKARANG

W4.U1/PM-FORM/01/MR-05/X/2016






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP KOMUNIKASI INTERNAL






JONI, SH.MH


NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002






Tanggal



RevisiKe - : 01




1. TUJUAN

Sebagai pedoman agar komunikasi internal antara Ketua dengan hakim/pegawai dan

antara pegawai dengan hakim Pengadilan Negeri Pekanbaru bisa berjalan dengan baik

dan lancar sehingga informasi dapat diterima

2. REFERENSI

Standar akreditasi penjaminan mutu management peradilan umum-ICPE, yang berbasis

totalQuality management (TQM)

3. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup prosedur ini berlaku untuk semua unit pada Pengadilan Negeri

Pekanbaru

4. DEFENISI

4.1 Komunikasi adalah sebuah proses penyampaian pesan atau informasi antara dua

pihak atau lebih sehingga pesan atau informasi tersebut bisa diterima dan

dimengerti

4.2 Komunikasi internal adalah proses berbagi informasiatau pesan antara TM

Pengadilan Negeri Pekanbaru dengan pegawai/hakim di intern organisasi , sehingga

didapatkan suatu pengertian yang sama terhadap pesan atau informasi yang

dimaksud agar tercipta hubungan kerja antara TM Pengadilan Negeri Pekanbaru

dengan hakim/pegawai dan antar pegawai/ hakim Pengadilan Negeri Pekanbaru

5. PENANGGUNG JAWAB

Manager Representative


Komunikasi internal Pengadilan Negeri Pekanbaru dapat berjalan dengan baik dan

lancar

Agar timbul rasa pengertian sehingga tujuan organisasi yaitu kepuasan pengguna

pengadilan bisa tercapai

7. ALUR PROSES

7.1 Komunikasi internal






Tanggal



RevisiKe - : 01




7.2 TM mengadakan pertemuan rutin bulanan dengan seluruh hakim dan pegawai atau

secara insidentil bila diperlukan

7.3 PaniteradanSekretaris mengadakan pertemuan setiap bulan yang dihadiri oleh unit

masing-maasing

7.4 Setiap pertemuan mengisi daftar hadir

7.5 Setiap pertemuan dibuatkan notulen

8. DIAGRAM ALUR

mulai

Komunikasi internal

Komunikasi internal unit Komunikasi internal panitera

dan sekretaris

TM Mengadakan rapat setiap bulan sekali dihadiri oleh Semua pegawai / hakim

Komunikasi internal panitera

dan sekretaris mengadakan

rapat sebulan sekali dihadiri

oleh semua pegawai dan atau

fungsional tertentu yang

terkait

Semua pegawai/ hakim yang

hadir mengisi daftar hadir

Semua pegawai yang hadir

mengisi daftar hadir

Sekretaris atau petugas lain

mencatat hasil pertemuan

Sekretaris atau petugas lain

mencatat hasil pertemuan

selesai

Daftar hadir

notulen

Daftar hadir

notulen






Tanggal



RevisiKe - : 01









Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP PEMANTAUAN PROSES






JONI, SH.MH


NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002






Tanggal



RevisiKe - : 01




1. TUJUAN

Sebagai pedoman bagi hakim / pegawai dalam mengukur dan memantau proses

pelayanan yang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan

2. REFERENSI

Standar akreditasi penjaminan mutu peradilan umum- ICPE, yang berbasis Total Quality

Management

3. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup prosedur ini adalah semua unit di Pengadilan Negeri Pekanbaru

4. DEFENISI

4.1 Pemantauan adalah suatu kegiatan pengamatan dan penilaian

4.2 SOP adalah kegiatan saling terkait atau berinteraksi dalam pelayanan

5. PENANGGUNG JAWAB

Manager Representative


Standar pelayanan yang dipanatau sesuai dengan SOP yang ditetapkan Pengadilan

Negeri Pekanbaru

7. ALUR PROSES

7.1 MR menentukan waktu pelaksanaan pemantauan dan pengukuran proses pelayanan

setiap 6 bulan

7.2 MR membuat jadwal pemantauan dan pengukuran untuk 1 tahun dengan formulir

jadwal pemantauan dan pengukuran proses pelayanan yang dibagikan ke unit yang

ada di Pengadilan Negeri Pekanbaru

7.3 Panitera dan Sekretaris menentukan paling sedikit 1 standar pelayanan yang akan

dipantau dan diukur

7.4 Panitera danSekretaris menentukan jumlah sampel minimal dengan cara






Tanggal



RevisiKe - : 01




N

n = _____________

1 + N (d)2

n : Jumlah sampel

N : Rata-rata penggunaan standar pelayanan dalam satu bulan

d : Tingkat kepercayaan (90%)

7.5 Panitera dan Sekretaris memantau dan mengukur pelaksanaan SOP dengan

menggunakan daftar tilik

7.6 Panitera dan Sekretaris menganalisis hasil pantauan dan pengukuran

7.7 Panitera dan Sekretaris menyerahkan laporan hasil analisis pemantauan dan

pengukuran SOP kepada MR






Tanggal



RevisiKe - : 01




8 . DIAGRAM ALUR

MR membuat jadwal pemantauan dan pengukuran untuk 1

tahun dengan formulir jadwal pemantauan dan pengukuran

standar pelayanan dan dibagikan ke unit yang ada di


Mulai

MR menentukan waktu pelaksanaan pemantauan dan

pengukuran proses pelayanan tiap 6 bulan

Form jadwal

pemantauan dan

pengukuran standar

pelayanan

Laporan hasil analisa

pemantauan dan

pengukuran standar

pelayanan

Daftar tilik pelayanan

selesai

Panitera dan Sekretaris menganalisis hasil

pemantauan dan pengukuran

Panitera dan Sekretaris memantau dan mengukur

pelaksanaan standar pelayanan

Panitera dan Sekretaris menentukan jumlah sampel

minimal

Panitera dan Sekretaris menentukan paling sedikit 1 standar

pelayanan yang akan di pantau dan diukur






Tanggal



RevisiKe - : 01




FORMULIR JADWAL PERENCANAAN PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN SOP

HARI/TANGGAL STANDAR PELAYANAN YANG DIPANTAU

ANALISIS HASIL PEMANTAUAN

Dilaksanakan oleh :

1. Panitera

2. Sekretaris

W4.U1/PM-FORM/01/MR-07/X/2016






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP TINJAUAN MANAGEMEN






JONI, SH.MH


NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002






Tanggal



RevisiKe - : 01




1. TUJUAN

Sebagai pedoman agar sistem manajemen mutu berjalan efektif

2. FERENSI

2.1 Standar akreditasi penjaminan mutu Peradilan Umum-ICPE, yang berbasis Total

Quality Management

2.2 Keputusan Mahkamah Agung RI No.026/KMA/SK/II/2012 tentang Standar

Pelayanan Peradilan

3. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup prosedur ini mencakup kegiatan pelaksanaan tinjauan manajemen

oleh MR

4. DEFENISI

Tinjauan managemen adalah suatu proses evaluasi terhadap kesesuaian dan

efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu,dengan cara melakukan

pembahasan secara berkala dengan melibatkan berbagai pihak yang terkait

5. PENANGGUNG JAWAB



Pelaksanaan sistem manajemen mutu dapat dievaluasi secara berkala

7. ALUR PROSES

7.1 Tinjauan manajemen dilakukan satu tahun sekali

7.2 Sebelum pelaksanaan tinjauan manajemen, MR menentukan masalah yang akan

dibahas dan diputuskan oleh TM

7.3 TM dan MR menentukan peserta tinjauan manajemen berdasarkan masalah yang

akan dibahas






Tanggal



RevisiKe - : 01




7.4 MR memberitahu secara tertulis kepada peserta

7.5 Agenda tinjauan manajemen berkaitan dengan :

7.5.1 Hasil-hasil audit (eksternal dan internal)

7.5.2 Umpan balik pengguna pengadilan

7.5.3 Sasaran mutu

7.5.4 Hasil analisis kinerja proses

7.5.5 Hasil analisis produk

7.5.6 Status tindakan koreksi dan pencegahan

7.5.7 Hasil tindak lanjut tinjauan managemen terdahulu

7.5.8 Saran / usulan perbaikan dari berbagai pihak

7.5.9 Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem managemen mutu

7.6 Hasil tinajauan managemen berkaitan dengan tindakan :

7.6.1 Peningkatan sistem managemen mutu dan proses

7.6.2 Peningkatan produk terkait pengguna pengadilan

7.6.3 Sumber daya yang diperlukan

7.7 Hasil tinjauan managemen dibuatkan notulen dan salinannya dibagikan kepada

pihak yangterkait

7.8 Hasil tinjauan managemen dipakai sebagai acuan untuk melakukan tindakan

perbaikan






Tanggal



RevisiKe - : 01




8. Diagram Alur

mulai

MR Menentukan Masalah

Yang Dibahas

MR Menentukan peserta tinjauan

manajemen berdasarkan masalah

yang akan dibahas

MR mengundang secara tertulis kepada peserta

Agenda tinjauan manajemen berkaitan dengan

1. Hasil audit internal

2. Umpan balik pengguna pengadilan

3. Sasaran mutu

4. Hasil analisis kerja proses

5. Hasil analisis produk

6. Status tindakan koreksi dan pencegahan

7. Hasil tindak lanjut tinjauan manajemen

terdahulu

8. Saran/ usulan perbaikan dari berbagai pihak

9. Perubahan yang dapat mempengaruhi system

manajemenmutu

Hasil tinjauan manajeman berkaitan dengan tindakan 1. Peningkatan system manajeman mutu dan

prosesnya 2. Peningkatan produk terkait kebutuhan pengguna

pengadilan 3. Sumber daya yang diperlukan

Hasil tinjauan manajeman dinotulenkan

dan salinanya dibagikan

kepadapihakterkait

Surat undangan

Notulen

Selesai






Tanggal



RevisiKe - : 01




FORMULIR LAPORAN HASIL PERBAIKAN

NO ISI PERUBAHAN TGL MULAI BERLAKU DAHULU SEKARANG

W4.U1/PM-FORM/01/MR-08/X/2016






Tanggal



RevisiKe - : 01




DAFTAR HADIR PESERTA

NOMOR NAMA JABATAN PARAF

W4.U1/PM-FORM/02/MR-08/X/2016






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN






JONI, SH.MH


NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002






Tanggal



RevisiKe - : 01




1. TUJUAN

Sebagai pedoman agar sistem management mutu Pengadilan Negeri Pekanbaru

dapat berjalan mulai dari perencanaan, pelaksanaan pelayanan yang bermutu

sampai dengan pengendalian mutu sehingga memperoleh hasil yang bermutu dan

akhirnya kepuasan pengguna pengadilan bisa tercapai

2. REFERENSI

2.1 Standar akreditasi penjaminan mutu Peradilan Umum-ICPE, yang berbasis Total


2.2 Keputusan Mahkamah Agung RI 026/KMA/SK/II/2012 tentang standar

management pelayanan peradilan

3. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dari prosedur ini adalah pelaksana sistem management mutu


4. DEFENISI

Perbaikan berkesinambungan adalah perbaikan secara terus menerus terhadap

efektifitas sistem management mutu sesuai yang dilakukan oleh seluruh

pegawai/hakim dengan tugas dan tanggung jawab serta wewenangnya

5. PENANGGUNG JAWAB



Perbaikan mengacu pada komitmen yang tertuang dalam kebijakan mutu, sasaran

mutu, hasil audit, analisa data survey kepuasan pengguna, tindakan perbaikan dan

pencegahan serta rapat tinjauan management

7. ALUR PROSES

7.1 MR mensosialisasikan sistem management mutu kepada seluruh pegawai/hakim

7.2 Identifikasi masalah mutu






Tanggal



RevisiKe - : 01




7.3 Menganalisa masalah dan penyebab masalah

7.4 Membuat rencana penyelesaian masalah dan rencana kegiatan

7.5 Implementasikan rencana kegiatan

7.6 Pengukuran hasil

7.7 Standarisasi hasil capaian






Tanggal



RevisiKe - : 01




8. DIAGRAM ALUR

Mempersiapkan

materi

Sosialisasikan

management mutu kpd

pegawai/hakim

Identifikasi masalah mutu

Analisa masalah dan cari

penyebab masalah

Rencana penyelesain

masalah

Implementasi

Pengukuran hasil

Standarisasi hasil capaian

Dokumentasikan semua

hasil

Action

Cek

Do

Plan






Tanggal



Revisi Ke - : 01



SOP PEMUSNAHAN DOKUMEN






JONI, SH.MH


NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002






Tanggal



Revisi Ke - : 01




1. TUJUAN

Sebagai pedoman bagi pelaksana management mutu dalam melakukan pemusnahan

dokumen-dokumen yang sudah habis masa berlakunya /kadaluarsa

2. REFERENSI

Standar akreditasi penjaminan mutu Peradilan Umum-ICPE, yang berbasis Total Quality

Management (TQM)

3. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dari prosedur ini adalah pelaksanaan sistem management mutu Pengadilan

Negeri Pekanbaru

4. DEFENISI

Pemusnahan dokumen adalah suatu kegiatan menghancurkan dokumen-dokumen yang

sudah habis masa berlakunya atau kadaluarsa dengan disertai bukti berita acara

Pemusnahan dokumen

5. Penanggung jawab



Tidak ditemukan dokumen yang kadaluarsa

7. ALUR PROSES

7.1 Lakukan peninjauam ulang dokumen setiap 1 tahun sekali

7.2 Identifikasi dokumen-dokumen yang akan dimusnahkan

7.2.1 Kebijakan mutu dan manual mutu masa berlakunya selama 1 tahun

7.2.2 Standar pelayanan setiap ada revisi dokumen maka dokumen yang lama segera

dimusnahkan

7.2.3 Dokumen yang dimusnahkan adalah salinan dokumen, sedangkan dokumen asli

tetap disimpan dan distempel kadaluarsa

7.2.4 Buat berita acara pemusnahan dokumen






Tanggal



Revisi Ke - : 01




8. DIAGRAM ALUR

Mulai

Peninjauan dokumen 1 tahun

sekali

Identifikasi dokumen yang

akan dimusnahkan

1.Formulir berita acara

2.Buku pemusnahan dokumen

Buat berita acara pemusnahan

dokumen

Dokumen dimusnahkan

dengan cara dibakar

Selesai






Tanggal



Revisi Ke - : 01




FORMULIR BERITA ACARA PEMUSNAHAN

Pada hari ini ............ tanggal..........bulan ....... tahun ..........., kami yang bertanda tangan

dibawah ini :

Nama :

NIP :

Jabatan :

Telah melakukan pemusnahan dokumen berupa :

Nama dokumen :

Tahun :

Banyaknya :

Mengingat dokumen yang bersangkutan sudah kadaluarsa

Demikian berita acara ini dibuat sebagaimana mestinya.

Yang melaksanakan,

W4.U1/PM-FORM/01/MR-10/X/2016






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP AUDIT INTERNAL






JONI, SH.MH


NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP AUDIT INTERNAL

1. TUJUAN

Sebagai pedoman untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu telah

diimplementasikan secara efektif dan hasilnya sesuai dengan yang telah

direncanakan

2. RUANG LINGKUP

Standar Pelayanan ini mencakup kegiatan audit internal oleh MR, Tim Audit Unit.

3. DEFINISI

3.1 Audit adalah mengumpulkan informasi aktual dan signifikan melalui interaksi

secara sistematis, obyektif, dan terdokumentasi, yang berorientasi pada azas

manfaat.

3.2 Audit internal adalah audit yang dilakukan terhadap suatu organisasi oleh auditor

internal yang merupakan karyawan organisasi sendiri untuk kepentingan internal

organisasi.

3.3 Tim audit adalah suatu tim yang terdiri dari beberapa Pegawai/hakim Pengadilan

Negeri Pekanbaru dibentuk untuk mengadakan audit sistem manajemen mutu

yang diterapkan.

3.4 Auditor adalah anggota tim audit

3.5 Audite adalah unit yang diperiksa oleh auditor, termasuk seluruh obyek audit

yang ada didalamnya (dokumen, produk, lingkungan dan personil dll)

3.6 Ketidak sesuaian Mayor adalah pelanggaran bersifat menyeluruh dan konsisten

terhadap persyaratan sistem manajemen mutu dan kebijakan yangtelah

digariskan

3.7 Ketidaksesuaian Minor adalah pelanggaran parsial/insidentil dari persyaratan

sistem manajemen mutu dan kebijakan yang telah digariskan.






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP AUDIT INTERNAL

3.8 Observasi adalah temuan yang berada diluar sistem yang telah dikembangkan

tetapi perlu diangkat untuk mendapatkan perhatian manajemen dalam upaya

peningkatan persyaratan sistem manajemen mutu yang telah ada.

4. PENANGGUNG JAWAB

Koordinator Tim audit Internal


Audit internal dilaksanakan dan dilakukan secara berkala

6. ALUR PROSES

6.1 Tim audit dibentuk oleh MR dengan persetujuan Top Manajer

6.2 Seluruh anggota tim audit wajib mengikuti pelatihan audit sebelum menjalankan

tugasnya sebagai auditor internal

6.3 MR menentukan frekuensi audit internal minimal setahun 2 (dua) kali

6.4 Koordinator tim audit membuat jadwal audit minimal untuk satu tahun dua kali

menggunakan formulir jadwal audit internal tahunan.

6.5 Tim audit mengedarkan jadwal audit internal menggunakan formulir persiapan

audit internal

6.6 Auditor mempersiapkan audit internal menggunakan formulir persiapan audit

internal

6.7 Koordinator Tim audit memberitahu secara tertulis kepada unit yang akan

diaudit minimal 5 hari sebelum audit dilakukan

6.8 Auditor melaksanakan audit internal sesuai jadwal

6.9 Audit dilaksanakan dengan cara :

1. Telaah dokumen

2. Observasi






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP AUDIT INTERNAL

3. Meminta penjelasan audit

4. Peragaan audite

5. Cara lain yang dipandang perlu

6.10 Auditor menganalisis temuan dan mengklarifikasikan dalam temuan mayor,

minor dan

observasi

6.11 Seletah temuan dibahas bersama koordinator sekretariat/unit, auditor mencatat

temuan

audit dengan menggunakan formulir ringkasan temuan audit, yang disetujui oleh

auditee:

1. Kesanggupan melaksanakan tindakan koreksi

2. Batas waktu tindakan koreksi

3. Lembar asli disimpan tim audit salinan disimpan unit

6.12 Auditor mengisi formulir laporan ketidaksesuaian laporan

6.13 Laporan hasil perbaikan/tindakan koreksi kepada koordinator unit terkait

dengan surat

pengantar yang ditandatangani ketua tim audit.

6.14 Koordinator sekretariat/unit menjamin pelaksanaan tindakan koreksi

6.15 Setelah tindakan koreksi dilaksanakan, koordinator sekretariat/unit melaporkan

tindakan koreksi dengan mengirim balik formulir laporan hasil perbaikan/tindakan

koreksi kepada ketua tim audit.

6.16 Setelah koordinator melaporkan tindakan koreksi, auditor segera melakukan

verifikasi

6.17 Auditee memberikan umpan balik kepada auditor dengan mengisi angket umpan

balik kepada auditor internal






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP AUDIT INTERNAL

6.18 Auditor merangkum hasil audit dengan formulir catatan historis temuan audit

yang sudah selesai dan formulir catatan historis yang tidak efektif.

6.19 Koordinator tim audit membuat laporan audit internal dan menyampaikan

kepada MR






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP AUDIT INTERNAL

7. DIAGRAM ALUR

Tim audit dibentuk oleh MR dengan

persetujuan Top Manajer

Koordinator tim audit

membuat laporan audit

internal dan menyampaikan

kepada MR

Laporan audit

internal

Seluruh anggota tim audit wajib

mengikuti pelatihan audit sebelum

menjalankan tugasnya sebagai auditor

internal

Auditor merangkum hasil audit dengan

formulir catatan historis temuan audit yang

sudah selesai dan formulir catatan historis

yang tidak efektif

Form catatan historis

temuan audit yang sudah

selesai Form catatan audit

yang tidak efektif

MR menentukan frekuensi

audit internal minimal

setahun 2 kali

Auditee memberikan umpan balik

kepada auditor dengan mengisi angket

umpan balik kepada auditor internal

Angket umpan balik

kepada auditor

Form jadwal audit

internal tahunan

Koordinator tim audit membuat jadwal audit,

minimal untuk satu tahun menggunakan

formulir jadwal audit internal tahunan

Setelah koordinator melaporkan

tindakan koreksi, auditor segera

melakukan verifikasi

Tim audit mengedarkan jadwal audit tahunan

dan standar pelayanan audit enam bulan ke

unit yang diaudit dengan tembusan kepada

MR

Setelah tindakan koreksi dilaksanakan,

koordinator sekretariat/unit melaporkan

koreksi dengan mengirim balik formulir

laporan ketidaksesuaian dan formulir laporan

hasil perbaikan/tindakan koreksi kepada

koordinator tim audit

Form laporan ketidak

sesuaian

Form laporan hasil

perbaikan/tindakan koreksi

Auditor mempersiapkan audit

internal menggunakan formulir

persiapan audit internal

Koordinator tim audit memberitahu secara

tertulis kepada unit yang akan diaudit

minimal 5 hari sebelum audit dilakukan

Koordinator Sekretariat/unit

menjamin pelaksanaan tindakan

koreksi

Auditor melaksanakan audit internal

sesuai jadwal

Form persiapan

audit internal

surat

pemberitahuan

audit internal

Tim audit mengirim formulir laporan ketidak

sesuaian dan blanko formulir laporan hasil

perbaikan/tindakan koreksi kepada

koordinator sekretariat/unit terkait dengan

surat pengantar yang ditandatangani

koordinator tim audit

Audit dilaksanakan dengan cara :

Telaah dokumen, observasi, meminta

penjelasan audit, peragaan auditee dan cara

lain yang dipandang perlu

Auditor menganalisis temuan dan

mengklarifikasi dalam temuan mayor,

minor dan observasi

Auditor mengisi formulir laporan

ketidak sesuaian

Setelah temuan dibahas bersama

koordinator sekretariat/unit, auditor

mencatat temuan audit dengan

menggunakan formulir ringkasan

temuan audit yang disetujui oleh audite


sesuaian

Form laporan hasil

perbaikan/tindakan

koreksi


sesuaian

Form ringkasan

temuan audit

Surat pengantar






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP AUDIT INTERNAL

Angket Umpan Balik Kepada Auditor Internal

Auditee :

Unit :

Auditor :

Tanggal :

1. Bagaimana tanggapan saudara tentang cara auditor melakukan audit? a. Baik b. Kurang Baik c. Buruk Alasan, sebutkan ...................................................................................

2. Bagaimana tanggapan saudara tentang hasil temuan auditor? a. Baik b. Kurang Baik c. Buruk Alasan, sebutkan ...................................................................................

3. Bagaimana tanggapan saudara tentang rekomendasi tindakan perbaikan oleh auditor? a. Baik b. Kurang Baik c. Buruk Alasan, sebutkan ...................................................................................

4. Bagaimana tanggapan saudara tentang pelaksanaan audit internal secara keseluruhan? a. Baik b. Kurang Baik c. Buruk Alasan, sebutkan ...................................................................................






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP AUDIT INTERNAL

8. HISTORIS PERUBAHAN

NO. ISI PERUBAHAN TGL MULAI

BERLAKU DAHULU SEKARANG

W4.U1/PM-FORM/01/MR-11/X/2016






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP AUDIT INTERNAL

FORMULIR JADWAL PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL

NO. AUDITOR UNIT WAKTU

1. R. HERU KUNTODEWO, SH. MH PERDATA

2. RINALDI TRIANDIKO, SH. MH PIDANA

3. MARTIN GINTING, SH. MH HUKUM

4. DAHLIA PANJAITAN, SH

PHI

5. SORTA RIA NEVA, SH. MH

TIPIKOR

6. ASTRIWATI, SH. MH

UMUM DAN KEUANGAN

7. EDITERIAL, SH. MH PERENCANAAN, TEKNOLOGI

INFORMASI DAN PELAPORAN

8. KHAMOZARO WARUWU, SH. MH KEPEGAWAIAN, ORGANISASI DAN

TATALAKSANA

9. AMIRIN, SH SURVEY KEPUASAN PENGGUNA

10. ZAILANI SYAHIB, SH YURNIDA, SE

WAKIL MANAGEMENT REPRESENTATIVE

11. J O N I, SH., MH

MANAGER REPRESENTATIVE

12. Dr. MARSUDIN NAINGGOLAN, SH. MH

TOP MANAJER

KOORDINATOR AUDITOR INTERNAL

……………………………….....................

W4.U1/PM-FORM/02/MR-11/X/2016






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP AUDIT INTERNAL

W4.U1/PM-FORM/03/MR-11/X/2016

FORMULIR JADWAL AUDIT INTERNAL TAHUNAN TAHUN : 2016

UNIT YANG AUDIT

J

A

N

FEB MA

R

AP

R

MEI JU

N

J

U

L

A

G

S

SE

P

OK

T

N

O

P

DES

1. KEPANITERAAN PIDANA

2. KEPANITERAAN PERDATA

3. KEPANITERAAN PHI

4. KEPANITERAAN TIPIKOR

5. KEPANITERAAN HUKUM

6. KESEKRETARIATAN KEPEGAWAIAN, ORGANISASI DAN TATALAKSANA

7. KESEKRETARIATAN PERENCANAAN, TEKNOLOGI INFORMASI DAN PELAPORAN

8. KESEKRETARIATAN UMUM DAN KEUANGAN

9. TOP MANAJEMEN

10. MANAGER REPRESENTATIVE

11. WAKIL MANAGEMENT

REPRESENTATIVE

12. KEPUASAAN PENGGUNA

Pekanbaru, ..............................................

KETUA TIM AUDIT






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP AUDIT INTERNAL

LAPORAN AUDIT INTERNAL

NO AUDITOR UNIT/BAGIAN URAIAN KETIDAKSESUAIAN

BUKTI-BUKTI OBYEKTIF

DASAR PERATURAN

TERKAIT

KATEGORI TEMUAN

WAKTU PENYELESAIAN

KET

1 Top Management

2 Management Representatif

3 Wakil Management Representatif

4 Kepaniteraan Pidana

5 KepaniteraanTipikor

6 Kepaniteraan Perdata

7 Kepaniteraan PHI






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP AUDIT INTERNAL

8 Kepaniteraan Hukum

9

Sub. Bagian Kepegawaian, Ortala

10 Sub. Bagian UmumdanKeuangan

11 Sub. Bagian Perencanaan, IT danPelaporan

12 Survey KepuasanPengguna

Disiapkan

Koordinator Tim Audit Internal

W4.U1/PM-FORM/04/MR-11/X/2016






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP IDENTIFIKASI PELAYANAN PERSYARATAN PENGGUNA PENGADILAN






JONI, SH.MH


NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002






Tanggal



RevisiKe - : 01




1. TUJUAN

1.1 Untukmengidentifikasisemuapersyaratan yang diinginkanolehPengguna

Pengadilan NegeriPekanbaru.

1.2 Agar pengguna pengadilanmendapatkanpelayanansesuaidenganpersyaratan

yang diinginkan.

2. REFERENSI

Standar akreditasi penjaminan mutu Peradilan Umum- ICPE, yang berbasis Total


3. RUANG LINGKUP

Standar Pelayanan ini berlaku untuk Tim Survei, MR, TM, Unit terkait

4. DEFINISI

Identifikasi Persyaratan Pengguna Pengadilan adalah suatu proses kegiatan yang

dilakukan untuk mengidentifikasi semua harapan dari Pengguna Pengadilan untuk

menuju kepuasan dalam memberikan pelayanan yang baik

5. PENANGGUNG JAWAB

Manajemen Representatif


Semua persyaratan yang diinginkan oleh pengguna pengadilan dapat diidentifikasi

dan ditindaklanjuti






Tanggal



RevisiKe - : 01




7. ALUR PROSES

7.1 Tim Survei melakukan pengambilan data pada Pengguna Pengadilan

7.2 Tim Survei mengolah data yang berhubungan dengan persyaratan Pengguna

Pengadilan, dan melakukan coding dengan mengelompokkan persyaratan

yang sama/mempunyai kemiripan

7.3 MRmenerima hasil analisa dari Tim survei

7.4 MR, unit terkait menganalisis persyaratan Pengguna Pengadilan yang akan

dilaksanakan dengan hal-hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain:

7.4.1 Mendesak atau tidak

7.4.2 Banyaknya jumlah permintaan

7.4.3 Kemungkinan direalisasi

7.4.4 Perundang-undangan yang berlaku

7.4.5 Kaidah pendidikan yang berlaku

7.5 MR menyerahkan hasil analisis persyaratan Pengguna Pengadilan kepada Top

Manajemen untuk disetujui

7.6 MR mendistribusikan hasil analisis persyaratan Pengguna Pengadilan

7.6.1 Satu lembar untuk disimpan MR

7.6.2 Satu lembar diserahkan ke unit terkait untuk disimpan dan

dilaksanakan

7.6.3 Satu lembar untuk Top Manajemen






Tanggal



RevisiKe - : 01




Mulai

Selesai

8. DIAGRAM ALUR

Tim survei mengambil data pengguna pengadilan

Tim survei mengolah data

Hasil olahan data diberikan

kepada MR

MR, unit terkait menganalisis persyaratan Pengguna Pengadilan

MR menyerahkan hasil analisis persyaratan Pengguna Pengadilan

kepada Top Manajemen

MR mendistribusikan hasil analisisa persyaratan Pengguna Pengadilan

Hasil survei

Hasil analisis persyaratan Pengguna Pengadilan






Tanggal



Revisi Ke - : 01



SOP KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA PENGADILAN






JONI, SH.MH


NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002






Tanggal



Revisi Ke - : 01




1. TUJUAN

Sebagai pedoman agar setiap unit dapat berinteraksi dan berkomunikasi langsung dengan pengguna

pengadilan untuk mendapatkan informasi berupa kritik, saran, dan keluhan sebagai persyaratan

untuk kepuasan pengguna pengadilan terhadap pelayanan setiap unit Pengadilan Negeri Pekanbaru.

2. REFERENSI

Standar akreditasi penjaminan mutu Peradilan Umum- ICPE, yang berbasis Total Quality Management

(TQM)

3. RUANG LINGKUP

Standar Pelayananinimencakup semua kegiatan yang berkaitan dengan komunikasi terhadap

pengguna baik itu pengguna eksternal maupun pengguna internal

4. DEFINISI

4.1 Komunikasi adalah sebuah proses menyampaikan pesan atau informasi antara dua pihak atau

lebih sehingga pesan atau informasi tersebut bisa diterima dan dimengerti.

4.2 Komunikasi dengan pengguna pengadilan adalah proses berbagi informasi atau pesan antara

manajemen Pengadilan Negeri Pekanbaru dan pengguna Pengadilan sehingga didapatkan suatu

pengertian yang sama terhadap pesan atau informasi yang dimaksud. Adanya hubungan kerja

antara manajemen Pengadilan Negeri Pekanbaru dengan pengguna Pengadilan untuk

terlaksananya timbal balik antara pegawai/ hakim dan pengguna Pengadilan dalam rangka

mencapai pelayanan dan kepuasan yang maksimal.

5. PENANGGUNG JAWAB

5.1 Koordinator tim survei kepuasan pengguna pengadilan

5.2 Unit Kepaniteraan Hukum






Tanggal



Revisi Ke - : 01





Komunikasi antara manajemen Pengadilan Negeri Negeri Pekanbaru dan pengguna pengadilan

berjalan dengan baik dan lancar agar timbul saling pengertian dan dapat segera ditindaklanjuti

sehingga kepuasan pengguna pengadilan bisa tercapai

7. ALUR PROSES

7.1. Tim survei menentukan metode yang akan dipakai untuk komunikasi dengan pengguna

pengadilan (temu langsung dengan penguna pengadilan)

7.2. Tim survei menyusun jadwal dan waktu pelaksanaan komunikasi dengan pengguna pengadilan

serta menyiapkan kotak saran.

7.3. Tim Survey melaksanakankomunikasipengguna pengadilan tiappertemuansesuaidenganjadwal.

7.4. Tim survey membuka kotak saran setiap bulannya.

7.5. Tim survey mengumpulkandanmencatathasilkomunikasi.

7.6. Tim survey melakukananalisishasilkomunikasidenganpengguna pengadilan.

7.7. Tim survey melaporkanhasilanalisiskomunikasidenganpengguna pengadilankepada MR.

7.8. MR dan Tim Surveimelaporkanhasilkepada Top Management.

7.9. MR, Tim Survei menyusunRencanaTindakLanjutKomunikasidenganpengguna pengadilan.






Tanggal



Revisi Ke - : 01




8. DIAGRAM ALUR

Tim survey menentukan metode yang

akan dipakai untuk komunikasi dengan

pelanggan

Rencana Tindak

Lanjut Komunikasi

dengan pelanggan

Tim survey menyusun jadwal pegawai

dan waktu pelaksanaan komunikasi

dengan pelanggan

pegawai melaksanakan komunikasi

sesuai dengan jadwal

Tim survey mengumpulkan dan

mencatat hasil komunikasi

Tim survey melakukan analisis hasil

komunikasi dengan pelanggan

Tim survey melaporkan hasil analisis

komunikasi dengan pelanggan kepada

MR

MR melaporkan hasil kepada kepala

Bandiklat

Kepala Bandiklat, MR, Tim survey dan

Unit terkait menyusun Rencana Tindak

Lanjut Komunikasi dengan pelanggan

Buku

komunikasi

pelanggan

Laporan hasil

Analisis

Jadwal

komunikasi

pelanggan

MR dantim survey

melaporkanhasilkepada Top

management

Top management






Tanggal



Revisi Ke - : 01




Jadwal Komunikasi dengan pengguna pengadilan

No Kegiatan

Bulan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1

2

Tamu pengguna pengadilan Pembukaan kotak saran

MR

……………………

W4.U1/PM-FORM/01/MR-13/X/2016






Tanggal



Revisi Ke - : 01




HASIL ANALISIS KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA PENGADILAN DAN RENCANA TINDAK LANJUT

Metode : WaktuPelaksanaan:

No Hasil Komunikasi Analisis Rencana Tindak Lanjut Ket

Petugas ( )

W4.U1/PM-FORM/02/MR-13/X/2016






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP PENANGANAN KELUHAN PENGGUNA PENGADILAN






JONI, SH.MH


NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002






Tanggal



RevisiKe - : 01




1. TUJUAN

Sebagai pedoman untuk menangani semua keluhan pengguna pengadilan baik

pengguna pengadilan eksternal maupun pengguna internal Pengadilan Negeri

Pekanbaru oleh MR, Top Manajemen, Wakil Panitera dan Wakil Sekretaris terkait

agar semua keluhan pengguna pengadilan dapat segera ditindaklanjuti

2. RUANG LINGKUP

Standar pelayanan ini berlaku untuk semua unit di Pengadilan Negeri Pekanbaru

3. DEFINISI

Keluhan pengguna pengadilan adalah upaya untuk menampilkan keluhan pengguna

pengadilan yang berhubungan dengan jenis pelayanan yang diberikan, sekaligus

memberi solusi pemecahannya sehingga menjamin tetap standar pelayanan

4. PENANGGUNG JAWAB



Semuakeluhan yang disampaikan oleh pengguna pengadilan dapat ditindak lanjuti

dengan cepat ditangani sesuai kemampuan Pengadilan Negeri Pekanbaru

6. ALUR PROSES

4.1 MR memperoleh keluhan pengguna pengadilan dari Buku Bantu Keluhan

pengguna pengadilan.

4.2 MR menganalisa dengan mengelompokkan keluhan berdasar unit beserta saran

dan permasalahannya.

4.3 MR melaporkan hasil analisa keluhan pengguna pengadilan kepada Top

Manajemen.

4.4 Top Manajemen berdiskusi dengan MR, Panitera dan Sekretaris untuk menindak

lanjuti keluhan pengguna pengadilan setiap bulan.






Tanggal



RevisiKe - : 01




4.5 Wakil Panitera dan Wakil Sekretaris dan TM melakukan rencana tindak lanjut

sesuai dengan keluhan pengguna pengadilan.

7. DIAGRAM ALUR

MR mengumpulkan keluhan

pengguna pengadilan dari

buku keluhan pengguna

pengadilan

MR menganalisa dengan

mengelompokkan keluhan

MR melaporkan analisa kepada Top Manajemen

Top Manajemen mengumpulkan Panitera dan

Sekretaris dan MR untuk menindak lanjuti

Panitera dan Sekretaris melakukan rencana tindak

lanjut

Mulai

Selesai






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP ANALISIS DATA






JONI, SH.MH


NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP ANALISIS DATA

1. TUJUAN

Sebagai pedoman bagi pegawai/ hakim agar dapat menganalisis semua data dengan tepat dan

sesuai.

2. RUANG LINGKUP

Standar Pelayanan ini berlaku di Pengadilan Negeri Pekanbaru.

3. DEFINISI

Data adalah fakta yang dinyatakan dengan angka atau angka yang menunjukkan nilai objek.

Analisis data adalah proses mengolah data agar bias menjadi informasi sehingga bisa digunakan

untuk menganalisis suatu masalah dan akhirnya bisa dicari pemecahannya.

4. PENANGGUNG JAWAB

Manajemen Representatif.


Semua data yang ada di Pengadilan Negeri Pekanbaru dapat dianalisis.

6. ALUR PROSES

7.1 MR menentukan cara menganalisis data dengan cara statistik sederhana.

7.2 MR, Panitera dan Sekretaris mengumpulkan hasil kegiatan pengumpulan data yang

berhubungan dengan :

1) Pengguna Pengadilan.

2) Sasaran Mutu.

3) Pemantauan dan pengukuran jasa.

7.3 MR, Panitera dan Sekretaris menganalisis data tersebut dengan menggunakan cara Statistik

sederhana.

7.4 MR, Panitera dan Sekretaris membuat hasil analisis data dengan singkat dan mudah

dimengerti.






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP ANALISIS DATA

7. DIAGRAM ALUR

MR menentukan cara menganalisis data dengan cara

statistik sederhana

MR, Panitera dan Sekretaris menganalisis data tersebut dengan menggunakan cara

Statistik sederhana

MR, Panitera dan Sekretaris mengumpulkan hasil kegiatan

pengumpulan data

MR, Panitera dan Sekretaris membuat hasil analisis data dengan singkat dan

mudah dimengerti

Hasil

pengumpulan data

Selesai

Mulai






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP PENGENDALIAN PELAYANAN YANG TIDAK SESUAI






JONI, SH.MH


NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002






Tanggal



RevisiKe - : 01




1. TUJUAN

Sebagai pedoman bagi pegawai untuk memantau dan mengukur hasil pelayanan

pengguna di Pengadilan Negeri Pekanbaru dan memastikan bahwa semua persyaratan

hasil pelayanan pengguna terpenuhi.

2. RUANG LINGKUP

Standar Pelayanan ini berlaku di semua unit Pengadilan Negeri Pekanbaru

3. DEFINISI

Hasil pelayanan yang tidak sesuai adalah akibat dari pelayanan yang dijalankan tetapi

tidak sesuai dengan yang diharapkan, walau pelayanan sudah sesuai dengan standar

pelayanan yang telah ditetapkan.

4. PENANGGUNG JAWAB



Semua hasil pelayanan pengguna dapat dipantau dan diukur sesuai dengan standar

pelayanan yang berlaku

6. ALUR PROSES

6.1 Pegawai/ Hakim mencatat hasil/ tanda yang terjadi akibat pelayanan yang tidak

diharapkan.

6.2 Pegawai/ Hakim melakukan penanganan terhadap akibat yang tidak diharapkan

dari pelayanan, sesuai dengan Standar Pelayanan.

6.3 Pegawai / Hakim melaporkan akibat-akibat itu kepada Koordinator unit.

6.4 Koordinator Sekretariatan / unit melaporkan akibat-akibat / masalah itu untuk

dibahas dalam pertemuan komunikasi internal dengan melibatkan semua anggota

kesekretariatan/ unit terkait, Tim Mutu dan MR.






Tanggal



RevisiKe - : 01




6.5 Bila diperlukan, Pegawai/ Hakim melakukan follow up terhadap pelanggan yang

mengalami akibat tersebut.

6.6 Susun rencana tindak lanjut.

6.7 Koordinator Sekretariatan / Unit mendokumentasikan semua catatan yang ada.






Tanggal



RevisiKe - : 01




7 DIAGRAM ALUR

Pegawai mencatat hasil/

tanda yang terjadi akibat

pelayanan yang tidak

diharapkan

Pegawai melakukan

penanganan terhadap

akibat yang tidak

diharapkan dari pelayanan

sesuai dengan prosedur

Kerja atau Instruksi kerja

Pegawai melaporkan

akibat-akibat itu kepada

kordinator Bidang

Koordinator Bidang

melaporkan masalah itu

untuk dibahas dalam

komunikasi internal

Perlu follow

up?Menyusun RTL

Laksanakan follow

Up

Dokumentasi

Semua Catatan

Ya

Tidak

mulai

selesai

Pegawai/Hakim melaporkan akibat-akibat itu kepada koordinator

Sekretariatan/Unit

Koordinator Sekretariatan/Unit

melaporkanmasalah itu untuk dibahas dalam komunikasi

internal

Pegawai/Hakim mencatat hasil/tanda

yang terjadi akibat pelayanan yang

tidak diharapkan

Pegawai/Hakim melakukan penanganan terhadap akibat yang tidak diharapkan dari pelayanan sesuai dengan

standar pelayanan






Tanggal



RevisiKe - : 01



SOP PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN






JONI, SH.MH


NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002






Tanggal



RevisiKe - : 01




1. TUJUAN

Sebagai pedoman bagi Pegawai/ Hakim dalam mencegah terulangnya masalah yang sama dan untuk

meningkatkan kinerja Pengadilan Negeri Pekanbaru secara keseluruhan.

2. RUANG LINGKUP

Standar Pelayanan ini mencakup kegiatan koreksi dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian yang terjadi

dalam penerapan system manajemen mutu Pengadilan Negeri Pekanbaru oleh MR, Koordinator

Sekretariatan / Unit dan Pegawai / Hakim Sekretariatan/ Unit.

3. DEFINISI

3.1 Ketidaksesuaian adalah tidak terpenuhinya persyaratan atau kriteria, atau suatu kondisi yang berada

diluar batas toleransi persyaratan yang telah ditetapkan.

3.2 Tindakan koreksi adalah tindakan menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan.

3.3 Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk mengidentifikasi masalah yang mungkin muncul dan

mencegah terjadinya masalah tersebut.

4. PENANGGUNG JAWAB

Manajer Representatif.


Semua ketidaksesuaian yang terjadi pada pelaksanaan system manajemen mutu, dilakukan tindakan

koreksi dan pencegahan.

6. ALUR PROSES

6.1 Koordinator Sekretariatan / unit mengidentifikasi ketidaksesuaian yang ditemukan diunitnya termasuk

keluhan pengguna, dengan formulir identifikasi ketidaksesuaian.

6.2 Koordinator sekretariatan / unit membuat rencana tindakan koreksi dan pencegahan menggunakan

formulir rencana tindakan koreksi dan pencegahan dengan persetujuan MR.

6.3 Koordinator sekretariatan / unit dan pegawai / hakim seketariat/ unitnya melaksanakan tindakan koreksi

dan pencegahan.

6.4 Koordinator sekretariatan / unit mencatat hasil tindakan koreksi dan pencegahan dalam formulir laporan

hasil tindakan koreksi dan pencegahan.

6.5 Koordinator sekretariatan/ unit menginformasikan hasil tindakan koreksi dan pencegahan, dengan

mengirim formulir asli laporan hasil tindakan koreksi dan pencegahan kepada MR.

6.6 MR mengadakan verifikasi atas tindakan koreksi dan pencegahan yang telah dilakukan :

1) Bila tidak efektif Kepaniteraan dan Kesekretariatan.

2) MR dan coordinator sekretariatan / unit meninjau ulang tindakan koreksi dan pencegahan

menggunakan formulir tinjauan ulang tindakan koreksi dan pencegahan.

3) Koordinator Pegawai / Hakim sekretariatan/ unitnya melaksanakan tindakan koreksi dan

pencegahan berdasar tinjauan ulang tindakan koreksi dan pencegahan.






Tanggal



RevisiKe - : 01




4) Bila efektif, MR menyetujui laporan hasil koreksi dan pencegahan.

6.7 Koordinator menyimpan laporan hasil tindakan korektif dan pencegahan:

1) Lembar asli disimpan koordinator.

2) Salinan disimpan di Panitera dan Sekretaris.

8. DIAGRAM ALUR


management representative - pn-pekanbaru.go.idpn-pekanbaru.go.id/files/sop_tapm.pdf · pengadilan...

Documents