MAKALAH

PERLENGKAPAN KANTOR

DOSEN PEMBIMBING :

NETTY LISDIANTINI S.SOS M.AB

DISUSUN OLEH :

PRISKA NATALIA ( 1013008 )

AKADEMI SEKRETARI

WIDYA MANDALA MADIUN

JL.MANGGIS NO 15-17 Telp. (0351)53328

Tahun Akademik 2014-2015

1

DAFTAR ISI

Kata pengantar 3

I. Pendahuluan

a. Latar Belakang 4

b. Rumusan Masalah 5

II. Pembahasan

a. Pengertian perlengkapan kantor 6

b. Penggolongan perlengkapan kantor 6

c. Penggunaan perlengkapan kantor 10

d. Perencanaan pengadaan perlengkapan kantor 12

e. Fungsi perlengkapan kantor 18

f. Laporan perlengkapan 18

kesimpulan 21

2

KATA PENGANTAR

Puji syukur penyusun panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, Karena berkat

rahmat-Nya saya bisa menyelesaikan makalah yang berjudul PERLENGKAPAN

PERKANTORAN.

Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperluas ilmu tentang kaitan

PERLENGKAPAN PERKANTORAN. Dan dapat menerapkan ketika terjun ke dunia

kerja.

Harapan saya semoga makalah ini membantu menambah pengetahuan dan

pengalaman bagi para pembaca, agar saya dapat memperbaiki bentuk maupun isi

makalah ini sehingga kedepannya dapat lebih baik.

Makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat

membangun sangat kami harapkan demi sempurnanya makalah ini.

3

4 Mei 2014

penyusun

I. PENDAHULUAN

a. Latar Belakang

Kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi, mulai

dari menerima, mengumpulkan, mengola, menyimpan sampai mengeluarkan dan

mendistribusikan informasi. Oleh karena itu perlengkapan dan inventaris kantor

mempunyai peranan penting bagi setiap instansi pemerintah maupun swasta, untuk

menangani berbagai informasi dikantor tersebut.

Aktivitas kerja sekretaris menitikberatkan pada pekerjaan kantor atau perusahaan.

Maka perlengkapan kantor dan inventaris kantor sangat berfungsi dalam membantu

kelancaran aktivitas dan kegiatan kantor baik di instansi pemerintah maupun swasta. Jika

dalam suatu instansi pemerintah maupun swasta kekurangan perlengkapan dan inventaris

kantor maka aktivitas dan kegiatan kantor akan terganggu.

Kita sekarang berada ditengah-tengah revolusi pekerjaan kantor. Beberapa puluhan

tahun yang lalu pekerjaan kantor umumnya dipandang sebagai kegiatan dalam

perusahaan yang tidak begitu penting. Pekerjaan kantor ditandai oleh adanya kepala

kantor dan surat-surat yang ditimbun di atas meja dalam lingkungan yang jelek, gelap

dan sesak. Sekarang hal ini semuanya telah berubah ke arah kemajuan secara perlahan-

lahan. Sejalan dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi maka bidang

perkantoran pun terkena dampaknya. Hal ini ditandai dengan pesatnya perkembangan

perlengkapan dan inventaris kantor yang mempunyai dampak positif terhadap bidang

perkantoran.

Perkembangan perlengkapan dan inventaris kantor semakin lama semakin maju dan

mengarah ke efisiensi kerja. Fungsi perlengkapan dan inventaris kantor dengan

perkembangan-perkembangannya memberikan bantuan yang besar kepada kemajuan.

4

b. Rumusan Masalah

1. Pengertian perlengkapan kantor ?

2. Macam – macam perlengkapan kantor ?

3. Cara pengadaan perlengkapan kantor ?

4. Bagamana pendistribusian perlengkapan kantor ?

5. Cara penghapusan perlengkapan kantor ?

6. Penyusunan laporan perlengkapan kantor ?

5

II. PEMBAHASAN

A.  PENGERTIAN PERLENGKAPAN KANTOR (OFFICE EQUIPMENT)

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu

pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan.  Tujuan kantor tidak akan tercapai tanpa

adanya perlengkapan kantor.  Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu

proses suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat  dicapai secara efektif dan efisien.

Perencanaan kantor yang baik, memerlukan pertimbangan dalam memilih jenis-jenis

perlengkapan kantor (office equipment) yang meliputi perbekalan kantor, mesin-mesin

kantor, peralatan kantor, perabot kantor, interior kantor, atau hiasan kantor, berdasarkan

urutan pekerjaan dan kecakapan yang diperlukan.  Oleh karena itu, pengetahuan kantor

sangat penting sebagai dasar menyusun perencanaan kantor.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa kegunaan perlengkapan kantor yaitu:

1.      Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor;

2.      Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor;

3.      Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan;

4.      Sebagai asset dan pelengkap kantor.

B. PENGGOLONGAN PERLENGKAPAN KANTOR

perlengkapan kantor pada umumnya dibedakan menjadi 2 :

• Barang bergerak, dibagi menjadi 2 :

a. Barang habis pakai : barang yang hanya dapat digunakan

sekali pakai. Misalnya : kertas, karet penghapus, pensil, map, tinta, blanko

dsb.

b. Barang tidak habis pakai : barang yang dapat digunakan berulang kali dan

tahan lama. Misalnya : mesin tik, pelubang kertas, gunting, proyektor, dsb.

• Barang tidak bergerak

Berdasarkan sifatnya terdiri dari 2 kelompok :

Perlengkapan tetap : tanah, gedung dan peralatan.

Perlengkapan tidak tetap :kertas, tinta, kapur, perangko.

6

Berdasarkan dari segi peralatannya :

• Peralatan umum : untuk kelas dan kantor

• Peralatan khusus : pembersih kamar mandi dan wc.

• Peralatan laboratorium : rak, OHP

• Peralatan lain :buku benda pustaka dll

Berdasarkan dari kegunaannya :

• Benda peralatan untuk kelas : meja kursi, papan tulis.

• Benda peralatan untuk kantor : almari, meja, kursi, telepon, mesin ketik.

Istilah – istilah perlengkapan kantor

1. Bekal kantor ( office supplise )

Adalah benda – benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari di kantor. Benda-

benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis, yang dalam

pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai dan biasanya tidak tahan lama.

Menurut The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, bahwa

segenap perbekalan tata usaha itu dikelompokkan ke dalam jenis-jenis barang sebagai

berikut.

1. Barang lembaran : kertas tik, karbon, berkas.

2. Barang bentuk lainnya : lim, kertas, penghapus, tinta.

3. Alat tulis : pensil, bolpoin, cap nomor.

4. Alat keperluan lainnya : alat pencabut jepitan kawat, mistar, bantalan cap.

5. Mesin kantor : mesin tik, mesin hitung, mesin stensil.

6. Perabotan perkantoran : meja, lemari, peti besi.

7. Perlengkapan lainnya : lampu, permadani, kipas angin

2. Mesin – mesin kantor ( office machine )

adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan

kantor. Mesin kantor dipergunakan untuk mencatat, mengirim, menggandakan dan mengelola

bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetik atau secara

7

kimiawi. Adapun menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Peralatan kantor berarti sesuatu

yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.”  Jadi, peralatan atau

media kantor juga berfungsi sebagai syarat atau upaya untuk mencapai sesuatu.

beberapa macam mesin kantor yang cukup umum ialah :

1. Mesin ketik ( typewrite )

2. Mesin dikte ( dictating machine )

3. Mesin hitung ( calculating machine )

4. Mesin keperluan surat menyurat ( mailing equipment )

5. Mesin pengganda warkat ( duplicator equipment )

6. Mesin komunikasi ( communication equipment )

3. Perabotan kantor ( office furniture )

Adalah segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang

terhadap pekerjaan kantor. Perabotan kantor biasanya yang umumnya terbuat dari

kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha. Perabotan kantor

yang paling banyak digunakan adalah meja dan kursi.

Meja tulis yang baik harus memenuhi syarat – syarat sebagai berikut :

1. Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup. Bagian

bawahnya mempunyai kaki yang cukup terbuka. Dengan demikian

peredaran udara dapat berlangsung secara lancar dan bagian kaki pegawai

yang memakainya tidak merasa panas. Juga meja kerja yang terbuka

bagian bawahnya memudahkan pembersihan lantai.

2. Permukaan meja tidak berkilat – kilat sehingga dapat menyilaukan mata

pegawai yang memakainya. Permukaan itu hendaknya juga tidak berwarna

hitam atau terlampau gelap, namun sebaliknya di beri warna muda atau

terang. Pertengtangan yang tajam antara warna meja yang gelap dan warna

kertas yang umumnya putih mudah melelahkan mata pegawai.

3. Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan. Permukaan yang terlampau

luas dalam prakteknya juga tidak dipergunakan untuk bekerja. Bahkan

biasanya lalu menjadi tempat untuk menumpuk berkas – berkas atau benda

– benda lainnya yang mestinya disimpan di lemari atau pada rak tersendiri.

8

Perabotan lainnya yang sama pentingnya seperti meja tulis ialah kursi, karena

tanpa kursi ketata usahaan tidak mungkin dapat dilaksanakan.

Menurut prof. Ralph Barnes kursi yang baik harus memenuhi 4 syarat sebagai berikut:

Kursi itu dapat di atur tinggi rendahnya

Kursi itu dibuat secara kokoh

Kursi itu sesuai dengan bentuk badan orang

Kursi itu mempunyai penyangga belakang.

4. Hiasan kantor ( office ornamen )

Adalah benda – benda kantor yang umumnya untuk menambah suasana

yang menyenangkan di kantor.

salah satu faktor yang tidak kalah pentingnya dalam perbekalan kantor ialah interior

kantor. Interior atau hiasan dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan

serasi. Lingkungan atau ruangan kantor yang dihiasi dengan hiasan yang menarik ditata

sedemikian rupa, dapat membuat orang tertarik dan betah berada di kantor.

Dengan demikian, perbekalan kantor yang berkaitan dengan interior, diantaranya:

a. Hiasan atau lukisan dinding (gambar atau lukisan);

b. Bunga-bunga;

c. Akuarium;

d. Lampu-lampu hias;

e. Kolam;

f. Taman;

g. Benda-benda lain yang dapat mendukung kenyamanan sebuah kantor.

5. Pesawat Kantor

Adalah semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di

lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya telepon , fax dll .

9

C. PENGGUNAAN PERLENGKAPAN KANTOR

1. PENGGUNAAN INTERKOM/AIPHONE

Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti

hubungan di dalam

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

Intercom yang digunakan di kantor – kantor

a. Angkat gagang telepon

b. Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud

c. Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil

tuut-tuut

d. Lakukan pembicaraan

Intercom yang digunakan pada masyarakat umum (luas)

a. Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat

b. Pilih atau cari saluran yang kita tuju

c. Langsung kita bisa berhubungan dengan orang atau saluran yang kira tuju

2. PENGGUNAAN TELEPON

Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke

pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

Cara penggunaan telepon

• Penggunaan telepon untuk percakapan local

• Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international

3. PENGGUNAAN TELEX

Adalah suatu alat pengirim berita jarak jaug atau mesin pengirim berita yang gunanya

untuk menyampaikan berita-berita dari satu ke tempat yang lain, baik dalam maupun luar

negeri.

10

      Cara menggunakan telex

Kegiatan merekam

1) Tekan tuts yang berkode “l” dan tuts yang berkode “0” secara bersamaan

2) Ketik naskah yang akan dikirim

3) Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara:

4) Tekan tombol yang berkode”↓” sampai batas pada pita kertas rekaman

yang tidak berlubang.

5) Tekan tombol yang berkode “-“ dan tombol ON kemudian pita rekaman

disobek

Kegiatan mengirim

1. Masukkan pita rekaman yang telah disobek tadi ketempat alat pengirim

2. Dikirim ke dalam atau keluar negeri. Jika dikirim ke dalam negeri tekan tombol yang

berkode “0”

3. Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim

4. Setelah tersambung, kemudian tekan tombol new line key dua kali

5. Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai

4. PENGGUNAAN FAKSIMILE

Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile

artinya serupa.Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh.

Cara pengoperasian facsimile

1. Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah

2. Siapkan nomor jaksimile yang akan dituju

3. Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan

4. Tekan tombol YES

5. Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board

6. Lalukan pengkopian

11

5. PENGGUNAAN MESIN DIKTE

Dalam kamus administrasi perkantoran diartikan bahwa mesin dikte merupakan mesin

kantor yang dipergunakan untuk mencatat surat kata demi kata dari dikte yang dilakukan

secara lambat-lambat, sehingga dapat dicatat menjadi tulisan oleh seorang pegawai.

Cara menggunakan mesin dikte

Untuk printer

1. Tekan tombol power

2. Tekan tombol printer

3. Untuk facsimile

4. Tekan tombol power

5. Tekan nomor facsimile yang dituju

6. Tunggu jawaban

Untuk scanner

1. Tekan tombol power

2. Tekan perintah scanner

D. PERENCANAAN PENGADAAN PERLENGKAPAN KANTOR

1. Pengelolaan Perlengkapan Kantor

menangani masalah peralatan / perbekalan kantor yang dilakukan pada suatu bagian

kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

a. Pengadaan

Usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai

rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri,

menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.

a.Mengikuti prosedur pengelolaan

b.Menentukan jenis, kuantitas, kualitas barang

c.Mengadakan perlengkapan sesuai dengan anggaran yang tersedia

d.Menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional

e.Menyimpan dan memlihara perlengkapan kantor

f.Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan kantor

g.Menghapus perlengkapan seseuai prosedur yang berlaku

12

b.Penyimpanan

Kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi

administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan

barang itu sendiri).

c. Pengeluaran / Pendistribusian,

Penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon

permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.

Pendistribusian yaitu kegiatan menyalurkan, mengeluarkan atau mengirimkan

barang-barang dari gudang ke unit atau bagian yang memesan. Pengeluaran barang

tersebut meliputi pengeluaran untuk pemakai, peminjam, perbaikan, penghapusan

atau ke gudang lain. Langkah-langkah pengiriman barang adalah sebagai berikut :

1.          Pengeluaran harus berdasarkan pada surat atau bon permintaan atau

surat perintah dari atasan.

2.          Meneliti kuantitas dan spesifikasi barang yang akan dikeluarkan.

3.          Meneliti dan memeriksa barang yang ada untuk memenuhi

permintaan.

4.          Mencatat mutasi barang pada kartu barang.

5.          Mencatat pengeluaran barang pada buku pengeluaran dan buku

persediaan barang.

6.          Membuat Berita Acara penyerahan barang dari gudang kepada

pemesan setelah ditandatangani oleh kedua belah pihak yaitu pihak yang

menyerahkan dan pihak pemesan.

7.          Menyerahkan barang berikut dokumennya.

8.          Membuat laporan kepada atasan langsung.

13

d. Pemeliharaan

Segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik

sehingga siap dipakai pada saat diperlukan. Nabfaat pemeliharaan antara lain sebagai

berikut :

a.Barang-barang akan terpelihara dengan baik

b.Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu

dekat

c.Menghidari kehilangan

d.Menghindari penyimpanan yang tidak teratur

e.Dengan terpeliharanya alat akan menghasilkan pekerjaan yang baik

Cara Pemeliharaan Perlengkapan

a.Selalu membersihkan barang secara teratur setelah digunakan dan pisahkan dengan

barang yang rusak

b.Selalu memperbaiki barang yang rusak

c.Memperhatikan cara penyimpanan yang baik dan benar

d.Selalu menyimpan kembali barang-barang yang telah digunakan pada tempat

semula

e.Selalu menggunakan barang sesuai petunjuk

f. Tata Cara Pemeliharaan Mesin Kantor

g. Pencatatan dan penomeran mesin kantor

h. Penyusunan jadwal perawatan

i. Aktivitas perawatan dan perbaikan dilakukan oleh petugas sendiri

j. Menentukan jangka waktu atau usia mesin-mesin kantor dan penggantian dengan

mesin baru

14

e. Penghapusan,

Usaha yang dilakukan untuk meniadakan / menghapus barang - barang dari dalam

daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

Alasan yang harus diperhatikan dalam penghapusan perlengkapan :

1.      Perbekalan yang akan dihapus sudah sangat tua dan rusak. Perbekalan ini perlu

disingkirkan dengan beberapa alasan. Pertama, apabila perbekalan tersebut digunakan

terus dapat membahayakan keselamatan pemakai perbekalan ini. Kedua, kualitas

maupun kuantitas outputyang dihasilkan sudah tidak dapat mencapai tingkat yang

optimal, apalagi dibandingkan biaya operasional yang relatif tinggi. Dengan

demikian, apabila perbekalan ini dioperasikan terus, jelas akan menimbulkan

inefektivitas dan inefisiensi organisasi.

2.      Perbekalan yang sudah ketinggalan zaman. Mungkin sekali perbekalan yang

sudah ketinggalan zaman merupakan perbekalan yang belum rusak. Namun demikian,

perbekalan semacam ini perlu disingkirkan atau dihapus dengan pertimbangan,

perbekalan ini dipandang memerlukan dan menghabiskan biaya (cost) yang relatif

tinggi, baik berkaitan dengan bahan, tenaga, waktu, maupun output, baik ditinjau dari

sisi kuantitas maupun kualitas apabila dibandingkan dengan menggunakan perbekalan

yang relatif baru.

3.      Perbekalan yang berlebihan. Perbekalan yang berlebihan mungkin sekali relatif

belum rusak dan tidak ketinggalan zaman. Perbekalan ini perlu dihapuskan dengan

beberapa alasan. Pertama,suatu organisasi tidak mungkin meng gunakan seluruh

perbekalannya dalam waktu yang bersamaan dan yang sekiranya memang perbekalan

tersebut tidak perlu digunakan secara bersamaan. Kedua, apabila perbekalan yang

sifatnya berlebihan tersebut tidak disingkirkan tentunya membutuhkan biaya, baik

biaya perawatan maupun biaya gaji untuk personel yang merawat

barang. Ketiga,perbekalan tersebut membutuhkan tempat penyimpan an, sehingga bila

perbekalan tersebut tidak disingkirkan juga akan boros tempat, dan

yang keempat, apabila perbekalan tersebut akan di gunakan di masa mendatang,

15

mungkin sekali perbekalan tersebut sudah merupakan perbekalan yang ketinggalan

zaman (out of date).

4.      Perbekalan yang hilang Secara administratif, perbekalan yang hilang harus

disingkirkan. Hal ini penting dilakukan, selain sebagai satu bentuk pertanggung

jawaban pemakai, pengambilan keputusan dan tindakan sebagai konsekuensi atas

hilangnya perbekalan tersebut, juga untuk pengambilan keputusan maupun tindakan

manajemen perbekalan berikutnya, khususnya pengadaan perbekalan guna

menghindari gangguan ataupun stagnasi kegiatan suatu unit kerja.

Cara-Cara Penghapusan  Perbekalan

Ada beberapa alternatif untuk melakukan penghapusan perbekalan. dan beberapa   alternatif

tersebut adalah sebagai berikut :

1.      Dijual atau dilelang. Dengan cara ini berarti organisasi akan memperoleh sejumlah

kontraprestasi berupa uang hasil penjualan perbekalan.

2.      Ditukarkan dengan perbekalan lain yang dibutuhkan  oleh institusi. Dengan cara ini

berarti organisasi akan menukarkan perbekalan yang dimiliki (dengan beberapa alasan yang

dapat dipertanggung jawabkan) dengan perbekalan yang dibutuhkan oleh organisasi. Dengan

cara ini harus mempertimbangkan dan  mengacu pada prinsip -prinsip pengadaan perbekalan

dengan cara menukarkan,  antara lain perbekalan yang ditukarkan harus benar-benar sudah

tidak dibutuhkan institusi, nilai perbekalan yang dipertukarkan harus sepadan, dan saling.

3.      Dipindahkan. Penghapusan dengan cara dipindahkan adalah secara fisik perbekalan

yang sudah tidak dibutuhkan dimutasikan ke unit kerja lain ataupun kantor atau institusi

cabang. Dengan demikian, pemusnah an perbekalan ini sifatnya masih dalam ruang lingkup

organisasi internal.

4.      Dihibahkan. Penghapusan perbekalan dengan cara dihibahkan berarti organisasi

memberikan secara cuma-cuma kepada pihak atau organisasi lain yang membutuhkan

perbekalan yang dihapuskan tersebut.

5.      Pemanfaatan kembali (recycle). Penghapusan dengan cara pemanfaatan kembali ini

berarti barang yang dihapus kemudian diubah menjadi barang lain yang memiliki fungsi dan

kegunaan berbeda dari fungsi dan kegunaan barang semula.

16

6.      Dimusnahkan. Penghapusan perbekalan dengan cara dimusnahkan adalah perbekalan

benarbenar dihilangkan atau dimusnahkan, dan hal ini dilakukan apabila cara penghapusan

perbekalan yang lain sudah tidak mungkin untuk diimplementasikan.

Apa pun cara penghapusan perbekalan yang dilakukan, penanggungjawab dalam

pengelolaan perbekalan harus meneliti, mengecek kebenaran alasan penghapusan perbekalan,

dan membuat Berita Acara Penghapusan Perbekalan yang ditandatangani oleh penanggung

jawab pengelola perbekalan, pihak yang menyetujui, maupun yang menerima perbekalan

(bila ada). Penting dicatat pula bahwa apabila penghapusan atau penyingkiran perbekalan

dilakukan dengan cara dijual maka dalam Berita Acara Peng hapusan Perbekalan harus jelas

ditulis kepada siapa perbekalan tersebut dijual dan berapa nilai hasil penjualan. Di samping

itu, Berita Acara Penghapusan Perbekalan tersebut harus dilampiri Berita Acara  Serah

Terima Barang. Apabila penghapusan perbekalan tersebut dilakukan dengan cara ditukarkan,

dalam Berita Acara Penghapusan Perbekalan juga harus jelas secara tertulis perbekalan

tersebut ditukarkan dengan perbekalan apa, dengan siapa, dan berapa nilai perbekalan

tersebut. Berita Acara tersebut juga harus dilampiri dengan Berita Acara Serah Terima

Barang. Begitu pula, apabila penghapusan perbekalan di lakukan dengan cara dihibahkan

dengan pihak lain, dalam Berita Acara Penghapusan Perbekalan harus jelas tertulis kepada

siapa perbekalan tersebut dihibahkan, selain harus pula dilampirkan Berita Acara Serah

Terima Barang. Sementara itu, apabila penyingkiran perbekalan dilakukan dengan cara

dipindahkan, harus jelas secara tertulis ke mana perbekalan tersebut dipindahkan, di samping

harus ada juga Berita Acara Serah Terima Barang.

Proses Kegiatan dan Administrasi Penghapusan Perbekalan

Untuk melakukan kegiatan penghapusan atau penyingkiran perbekalan, pertama tama

yang harus dilakukan adalah penelitian ke layakan penyingkiran perbekalan tertentu yang

hendak dihapuskan. Kegiatan ini dilakukan oleh unit kerja "pemilik" perbekalan yang akan

dihapuskan bersama dengan penanggung jawab pengelola perbekalan. Langkah berikutnya

adalah membuat beberapa alternatif cara penghapusan perbekalan yang hendak ditempuh,

yang kemudian menentukan satu cara penghapusan perbekalan yang paling meng untungkan,

baik dengan pertimbangan finansial maupun non finansial. Setelah itu, meminta persetujuan

pada pimpinan tertinggi, khususnya sebagai penanggung jawab dalam pengelolaan

perbekalan. Setelah memperoleh persetujuan dari pimpinan, tahap berikutnya adalah

17

memasuki tahap implementasi penghapusan perbekalan sesuai dengan cara penghapusan

perbekalan yang ditentukan. Bersamaan dengan tahap implementasi ini, panitia penghapusan

perbekalan harus membuat Berita Acara Penghapusan Perbekalan, dan unit kerja "pemilik"

perbekalan tersebut melakukan inventarisasi perbekalan berkaitan dengan kegiatan

penghapusan perbekalan, dan apabila menggunakan model Kartu Barang, unit kerja harus

mengisi formulir Kartu Barang, khususnya pada kolom Penghapusan Barang sesuai dengan

cara penghapusan perbekalan yang dilakukan.

E. FUNGSI PERLENGKAPAN KANTOR

Fungsi perbekalan perkantoran dalam operasional yaitu :

a. Menyusun rencana kebutuhan perbekalan

b. Mengadakan kebutuhan perbekalan

c. Menyimpan perbekalan

d. Memelihara perbekalan

e. Menyalurkan perbekalan

f. Menginventarisasikan perbekalan

g. Menghapuskan perbekalan

h. Mengendalikan perbekalan

F. LAPORAN PERLENGKAPAN

perbekalan adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan barang,

baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari barang tersebut dalam periode

tertentu. Petugas perlengkapan atau bagian gudang wajib melaporkan secara berkala

tentang barang-barang yang diterima dan dikeluarkan serta hal-hal yang terjadi dalam

gudang baik mutasi, kerusakan maupun kehilangan

Langkah atau teknik pembuatan laporan perbekalan kantor tersebut adalah :

a. Memeriksa barang atau perbekalan kantor yang ada

b. Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran

c. Menghitung penerimaan dan pengadaan barang

d. Menghitung pengeluaran barang

e. Menghitung sisa persediaan

f. Mencatat mutasi tersebut pada Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris

g. Melaporkan kepada atasan atau pimpinan

18

Laporan disampaikan sesuai ketentuan atasan. Bila laporan disampaikan secara tidak

langsung, maka dibuat surat pengantar. Laporan harus dibuat rangkap, yang asli disampaikan

kepada pimpinan atas, sedangkan tembusannya diberikan kepada bagian lain yang terkait

dengan laporan tersebut. Penyampaian laporan sebaiknya disertai dengan lampiran-lampiran,

sebagai bukti dan penguat laporan tersebut.

Lampiran-lampiran tersebut diantaranya :

a.       Bukti penerimaan barang

b.      Kartu persediaan barang

c.       Kartu barang

d.      Daftar inventaris

e.       Bukti pembelian barang

f.       Bukti pengeluaran barang

g.      Daftar rekapitulasi barang inventaris

Langkah atau teknik pembuatan laporan perbekalan kantor tersebut adalah :

1.      Memeriksa barang atau perbekalan kantor yang ada

2.      Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran

3.      Menghitung penerimaan dan pengadaan barang

4.      Menghitung pengeluaran barang

5.      Menghitung sisa persediaan

6.      Mencatat mutasi tersebut pada Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris

7.      Melaporkan kepada atasan atau pimpinan

19

Cara Menyusun Laporan

1.      Menyusun Laporan Triwulan.

Maksudnya adalah laporan mengenai mutasi barang yang terjadi dalam jangka waktu satu

triwulan sebagai akibat dari penambahan pengadaan atau pengurangan karena

penghapusan atau pendistribusian barang ke unit yang lain.

2.      Menyusun Laporan Tahunan.

Laporan tahunan berisikan tentang keterangan penerimaan, pengeluaran dan

persediaan yang ada sampai akhir tahun. Dalam laporan tersebut dijelaskan mengenai

nama dan spesifikasi barang, penerimaan dan pengeluaran barang, persediaan awal tahun

dan sisa persediaan. Semua keterangan tersebut dimasukan dalam Daftar Barang

Inventaris, yang sekaligus merupakan laporan tahunan mengenai hasil kegiatan inventaris

barang milik kantor pada saat berakhirnya tahun anggaran.

Dalam laporan tahunan ini dilengkapi denagan pembuatan Daftar Rekapitulasi Barang

Inventaris, yang merupakan daftar gabungan data dari daftar Isisan Barang Inventaris,

dimana hakekatnya menunjukkan jumlah daripada kuantotas dan harga barang inventaris

yang dikelola suatu unit kerja pada akhir tiap tuhun anggaran. Barang-barang inventaris

tersebut didaftar disini menurut jenisnya, dalam golongan seperti yang ditetapkan dalam

tabel klasifikasi dan kode barang inventaris.

Fungsi Laporan Perlengkapan

1.Pertanggung jawaban

2.Informasi mengenai persediaan barang yang ada dan mutasi barang selama periode

tertentu

3.Pengendalian persediaan

4.Bahan pengambilan keputusan

20

KESIMPULAN

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada

sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya

perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik.

Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai pegawai kantor mengolah

bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Penggunaan perlengkapan dan

mesin-mesin merupakan salah satu aspek yang menarik perhatian pekerjaan kantor

modern. fasilitas-fasilitas yang cocok memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi

kantor. mekanisasi kantor dengan perkembangan-perkembangannya memberikan bantuan

yang besar kepada kemajuan dan kedudukan manajemen perkantoran.

Semua pekerja apapun profesinya membutuhkan fasilitas kerja termasuk

perlengkapan kerja agar para pekerja tersebut bisa bekerja dengan efektif. Para pekerja

kantoran ini membutuhkan perlengkapan kantor yang bisa mendukung ketugasan mereka

di kantor. Banyak hal yang dibutuhkan oleh seorang pekerja kantoran untuk

menyelesaikan semua tugas dan pekerjaan yang diberikan, mulai dari perlengkapan biasa

seperti meja dan kursi kantor serta alat tulis, hingga berbagai perlengkapan khusus,

seperti brankas, rak cabinet dan lain sebagainya. Perlengkapan kantor ini tidak hanya

penting bagi para karyawan, tetapi juga penting bagi perusahaan kita karena

bersinggungan langsung dengan keamanan dokumen perusahaan, bisnis dan legalitas

perusahaan kita.

21