MAKALAH PERILAKU DALAM ORGANISASI

BAB I

PENDAHULUAN

I. Latar Belakang

Proses pengendalian manajamen berperan pada suatu orgnisasi. Namun dalam

prosesnya dipengaruhi oleh faktor manusia. Beberapa karakteristik organisasi yang

mempengaruhi proses tersebut, terutama berkaitan dengan perilaku anggota dalam suatu

organisasi. Suatu organisasi mempunyai tujuan,dan fungsi sistem pengendalian maajemen

yitu mendorong anggota organisasi untuk mencapai tujuan tersebut.

Berikut ini akan diuraikan mengenai tujuan organisasi baik yang berorientasi laba

maupun nirlaba juga menerangkan masalah keselarasan tujuan masing-masing anggotta

organisasi terhadap tujuan perusahaan secara keseluruhan. Keselarasan tujuan dalam hal ini

dipengaruhi oleh siistem informal dan juga sistem formal. Beberapa faktor informal adalah

dari eksternal dan sebagian dari internal. Faktor internal termasuk didalamnya membahas

tentang teori motivasi kerja. Pegendalian dicapai oleh bentuk formal. Bentuk pertama adalah

peraturan (rules) dan bentuk yang kedua adalah cara sitematis perencanaan dan pengawasan.

Lalu akan diuraikan berbagai bentuk struktur organisasi karena akan berpengaruh pada

pengendallian manajemen yangg digunakan. Pada bagian terakhir akan diuraikan fungsi

controller dalam proses pengendalian manajemen.

BAB II

PEMBAHASAN

A. KESELARASAN TUJUAN

Tujuan pokok sistem pengendalian manajemen adalah menjamin sebisa mungkin

adanya keselarasan tujuan dari masing-masing anggota ke arah tercapainya tujuan

perusahaan. Keselarasan tujuan dalam suatu proses berarti tindakan-tindakan yang

mengarahkan setiap anggota untuk menyelaraskan tujuan pribadinya masing-masing sesuai

dengan kepentingan perusahaan.

Faktor Informal Yang Mempengaruhi Keselarasan Tujuan

Keselarasan tujuan dipengaruhi oleh beberapa faktor yang biasa disebut dengan faktor

informal dan formal. Faktor informal bisa berbentuk aspek eksternal dan bisa berbentuk

aspek internal. Aspek eksternal adalah norma-norma yang tumbuh dan berkembang pada

kehidupan masyarakat dimana perusahaan merupakan bagian dari masyarakat itu sendiri. Hal

ini biasa disebut etos kerja yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi,

keuletan, semangat, dan kebanggan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjlankan tugas

secara tepat waktu. Beberapa sikap tersebut bersifat lokal yaitu spesifik untuk kota atau

wilayah dimana organisasi beroperasi.

Aspek-aspek internal yang mempengaruhi keberhasilan pengendalian manajemen adalah

sebagai berikut:

1. Budaya

Budaya yang dimaksud disini adalah aturan atau kebiasaan yang berlaku dalam perusahaan

atau sering juga disebut iklim kerja. Iklim kerja ini bisa berbentuk sikap, norma, hubungan

kerja dan asumsi yang secara eksplisit ataupun implisit diterima dan berlaku bagi seluruh

anggota organisasi.

2. Gaya manajemen

Aspek internal yang juga terpenting adalah Gaya Manajemen, termasuk sikap pimpinan

terhadap pengendalian. Sikap pimpinan biasanya juga tercermin dalam sikap bawahan. Tidak

ada satu bentuk pun ben

3. Organisasi Informal

Organisasi Informal yang dimaksudkan disini adalah adanya hubungan kerja secara informal

antara satu bagian dengan bagian lainnya sehingga setiap orang akan mengerti arah mana

yang akan dituju perusahaan.

4. Persepsi dan Komunikasi

Perintah yang diterima oleh seorang bawahan dari atasannya bisa saja tanggapannya berbeda.

Kesalahan persepsi setiap saat bisa terjadi, dan jika tidak ditangani dengan baik maka bisa

merugikan kepentingan perusahaan secara keseluruhan. Untuk itulah diperlukan cara

komunikasi yang efektif yang memungkinkan informasi yang disampaikan tidak salah

diterima oleh pihak yang menerima.

5. Kerjasama dan konflik

Suatu organisasi berusaha menjaga keseimbangan yang tepat antara kekuatan yang

menimbulkan konflik dan yang menimbulkan kerjasama. Beberapa konflik memang

diinginkan. Konflik yang menghasilkan persaingan diantara pegawai untuk kenaikan pangkat

atau berbagai bentuk kompensasi adalah menyehatkan. Bentuk kerjasama tertentu juga

penting. Disinilah perlunya system pengendalian manajemen yang handal yang

memungkinkan minimisasi konflik dan menciptakan kerjasama yang baik.

B. TEORI MOTIVASI KERJA

Motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan

individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai tujuan organisasi.

Motivasi yang ada pada seseorangg padda gilirannya akan mewujudkan suatu perilaku yang

diarahkan pada tujuan mencapai sasaran kepuasan. Beberapa teori motivasi yang dikenal

dapat diterapkan dalam organsisasi. Beberapa teori yang dikenal adalah sebagai berikut:

1. Teori Hierarki Kebutuhan Maslow

Teori ini dikemukakan sejak tahun 1943. Isi pokok dari teori ini menjelaskan suatu

hierarki kebutuhan yang menunjukan adanya lima tingkatan keinginan dan kebutuhan

manusia, yaitu:

Kebutuhan fisiologis. Merupakan kebutuhan dasar yang harus dipenuhi oleh manusia,

seperti: rasa lapar, haus, tidur, dan sebagainya.

Kebutuhan Keamanan. Merupakan kebutuhan akan keselamatan dan perlindungan

dari bahaya, ancaman, dan perampokan ataupun pemecatan dari pekerjaan.

Kebutuhan Sosial

Merupakan kebutuhan akan rasa cinta dan kepuasan dalam menjalin hubungan dengan orang

lain, kepuasan dan perasaan memiliki serta diterima dalam satu kelompok, rasa kekeluargaan,

persahabatan dan kasih sayang.

Kebutuhan Penghargaan

Merupakan kebutuhan akan status dan kedudukan, kehormatan diri, reputasi dan prestasi.

Kebutuhan Aktualisasi Diri

Merupakan kebutuhan pemenuhan diri, untuk memperguanakan potensi diri, aktivitas diri,

pengembangan diri semaksimal mungkin, kreativitas, ekspresi diri dan melakukan apa yang

cocok, serta menyelesaikan pekerjaannya sendiri.

Dari sudut pandang motivasi, teori ini mengatakan meskipun tidak pernah ada kebutuhan

yang pernah dipenuhi secara lengkap, suatu kebutuhan yang pernah terpenuhi secara

substansial tidak lagi menjadi motivasi. Jadi jika ingin memotivasi seseorang, menurut

Maslow, perusahaan perlu mengetahui anak tangga yang mana seseorang itu berada, sehingga

dapat ditetukan jenis kebutuhan yang harus diberikan.

2. Teori Dua Faktor Herzberg

Herzberg tiba pada suatu keyakinan bahwa dua kelompok faktor yang mempengaruhi

perilaku adalah:

Hygiene factor. Faktor ini berkaoitan dengan konteks kerja dan arti lingkunagn kerja

bagi individu. Faktor-faktor higienis yang dimaksud adalah kondisi kerja, dasar

pembayaran (gaji), kebijakan organisasi, hubungan antar personel, dan kualitas

pengawasan.

Satisfier factor. Faktor pemuas yang dimaksud berhubungan dengan isi kerja dan

definisi bagaimana seseorang menikamati atau merasakn pekerjaannya. Faktor yang

dimaksud adalah prestasi, pengakuan, tanggung jawab dan kesempatan untuk

berkembang.

3. Teori Pengharapan Vroom

Teori ini terdiri dari unsur-unsur Expectency, Instrumentality, dan Valence. Expectency

adalah hubungan dimana seseorang mempercayai antar usaha dan kemampuan dengan

hasilnya diukur dalam sistem pengukuran prestasi organisasi (Hubungan upaya-Kinerja).

Instrumentality adalah hubungan antara kinerja yang diukur dengan hasil yang diharapkan

untuk individu (Hubungan Kinerja-Ganjaran). Sedangkan Valence adalah nilai dimana

seseorang menugaskan pada hasil yang disediakan untuk individu dari organsisasi sebagai

hasil pengukuran prestasi normal (Hubungan Ganjaran-Tujuan).

C. SISTEM PENGENDALIAN FORMAL

Sistem tersebut dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu sistem pegendalian manajamen dan

peraturan (rules).

Peraturan (rules)

Istilah rules dalam hal ini menunjukkan semua bentuk pengendalian dan instruksi formal.

Peraturan atau rules termasuk: instruksi yang ada, praktik-praktik yang dilakukan, job

diskripsi, prosedur-prosedur operasi standar, petunjuk pelaksanaan (manual), dan kode etik.

Beberapa bentuk dari peraturan (rules) seperti yang telah disebutkan dapat dijelaskan sebagi

berikut:

Pengawasan Secara Fisik (Physical Controls). Termasuk didalamnya adalah penjaga

kemanan, password dikomputer, TV monitor atau alat fisik lain yang bertugas

mengawasi setiap orang.

Petunjuk Pelaksanaan (Manual). Adalah aturan-aturan tertentu yang harus dijalankan.

Seiring dengan berjalannya waktu beberapa aturan mungkin ketinggalan zaman

sehingga secara periodik perlu dievaluasi kembali untuk diadakan perbaikan.

Sistem Pengaman (Safeguard System). Berbagai bentuk pengawsan secara sistematis

menjamin arus informasinya akurat dan mencegah kesalahan atau kekurangan.

Sistem Pengendalian Tugas (Task Controls System). Pengendalian tugas adalah proses

yang menjamin bahwa tugas-tugas spesifikndapat dilaksanakan secara efektif dan

efisien. Beberapa dari tugas-tugas tersebut dikendalikan dengan menggunakan rules.

Jika sebuah tugas merupakan tugas yang otomatis, maka sistem akan bekerja sendiri

secara otomatis melakukan pengendalian.

Proses Pengendalian Formal

Proses pengendalian formal meliputi tahap-tahap tertentu yang secara terus menerus

bekerja dari tahun ke tahun. Tahap ini dimulai dengan penentuan tujuan perusahaan dan

strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Rencana strategik (strategic plan) disiapkan untuk

mengimplementasikan strategi tersebut dan semua informasi yang tersedia digunakan untuk

membuat renccaa ini. Strategic plan kemudian diubah menjadi anggaran tahunan yang

difokuskan pada perencanaan pendapatan dan biaya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban

secara individual. Pusat-pusat pertanggungjawaban juga diatur dengan sejumlah perturan dan

informasi lainnya. Pusat-pusat pertanggungjawaban ini kemudian beroperasi melakukan

kegiatan, dan hasil kegiatan tersebut diukur dan dilaporkan. Hasil sesungguhnya kemudian

dibandingkan dengan rencana untuk menentukan keberhasilan pusat pertanggungjawaban ini

dalam melakukan tugasnya.jika pusat pertanggungajawaban tersebut berhasil, maka umpan

balik berupa hadiah atau penghargaan akan diberikan kepada pusta pertanggungjawaban

teteapi jika tidak berhasil maka umpan balik digunakan untuk mrlakukan perbaikan pada

pusat pertanggungjawaban tersebut, dan peraikan yang memunginkan terhadap rencana.

D. TIPE-TIPE ORGANISASI

Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada

gilirannya, jenis struktur akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen

organisasi. Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu sangat beragam, setidaknya

organisasi bisa dikelompokkan ke dalam tiga kategori umum :

1. Stuktur fungsional, di dalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungi-fungsi

yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran.

2. Struktur unit bisnis, di dalamnya para unit manager bertanggung jawab atas aktivitas-

aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian

independen dari perusahaan.

3. Struktur matriks, di dalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.

Organisasi-organisasi fungsional

Bentuk organisasi fungsional melibatkan gagasan mengenai seorang manajer yang

membawa pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi

spesifik, yang berlawanan dengan manajer umum yang kurang memilki pengetahuan khusus.

Seorang manajer pemasaran dan seorang manajer produksi yang terampil kemungkinan besar

akan mampu mengambil keputusan yang lebih baik di bandingkan dengan seorang manajer

yang bertanggung jawab atas kedua bidang itu sekaligus. Lebih lanjut lagi, seorang spesialis

yang terampil harus mampu melakukan supervisi atas para buruh yang bekerja dalam bidang

yang sama secara lebih baik dibandingkan dengan seorang manajer generalis. Oleh karena

itu, kelebihan dari struktur organisasi fungsional adalah memiliki potensi untuk bekerja

secara efisien.selain itu, kegiatan yang sama dalam organisasi fungsional lebih efektif.

Ada sejumlah kelemahan pada struktur organisasi fungsional, diantaranya :

1. Terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara

terpisah (seperti manajer produksi dan manajer pemasaran) karena tiap fungsi tersebut

sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir. Dengan demikian perusahaan

akan sulit untuk menentukan tanggung jawab terhadap laba kepada manajer setiap

individual.

2. Jika organisasi, terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi yang

melapor ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut,

maka perselisihan antar para manajer dari fungsi-fungsi berbeda hanya dapat

diselesaikan di tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan

organisasi yang lebih rendah.

3. Struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan

produk dan pasar yang beragam.

Unit-unit Bisnis

Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan masalah-

masalah yang terdapat pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang juga disebut sebagai

divisi, bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran

sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan

koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah.

Kelemahan dari struktur organisasi unit usaha adalah

1. Kesulitan mencari sumber daya manusia yang berkualitas untuk memimpin setiap unit

bisnis.

2. Konflik antar bisnis

3. Kurangnya kerjasama

Keuntungan dari struktur organisasi unit usaha adalah

1. Tempat yang cocok untuk latihan manajemen

2. Divisi lebih memahami pasar dari pada kantor pusat dan bisa bereaksi lebih cepat

apabila ada ancaman ataupun kesempatan. Sehingga tanggung jawab untuk

menghasilkan laba yang

3. diletakkan pada satu orang manajer atau direktur yang diberi tanggung jawab

Organisasi Matrik

Merupakan kombinasi antara struktur organisasi fungsional dan unit bisnis. Setipa unit

bisnis mempertanggung jawabkan kegiatannya, dan kegiatan setiap unit bisnis dibantu oleh

beberapa fungsional. Sedangkan setiap fungsi mempertanggung jawabkan kegiatan sesuai

dengan kegiatan yang dilakukan oleh beberapa unit bisnis yang dibantu.

Dalam organisasi matrik, manajer suatu proyek selain bertanggung jawab terhadap

keberhasilan proyeknya, juga bertanggung jawab terhadap unit-unit fungsional. Masalah

pengendalian manajemen pada organisasi matrik jelas lebih sulit dibandingkan dengan bentuk

organsasi lainnya. Perencanaan harus disesuaikan dengan kebutuhan proyek dan disesuaikan

dengan sumber daya yang tersedia pada unit-unit fungsional. Koordinasi harus dilakukan

dengan mempertimbangkan jadwal kegiatan dari beberapa unit sehingga proyek-proyek dapat

diselesaikan tepat waktu dan tidak ada orang yang tidak bekerja. Pengendalian akan sulit

manakala tingkat keberhasilan suatu proyek merupakan tanggung jawab dari beberapa

manajer.

Implikasi atas Desain Sistem

Implikasi untuk membentuk sistem pengendalian manajemen tidak terbatas hanya soal

kriteria saja. Jika hal tersebut merupakan satu-satunya pertimbangan maka bentuk divisi atau

unit usaha bisa saja dipilih. Masalahnya sistem pengendalian manajemen tidak tergantung

pada satu kriteria saja. Organisasi fungsional bisa saja lebih baik karena dapat memberikan

manfaat ekonomis yang lebih besar. Untuk unit bisnis bisaanya sulit mencari seorang yang

tepat. Demikian juga dengan bentuk organisasi matrik. Dapat disimpulkan sistem yang bagus

tersebut harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan dan didiskusikan terlebih dahulu

dengan pimpinan puncak.

Jika kemudahan dalam pengendalian merupakan satu-satunya kriteria, maka semua

perusahaan akan diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis. Hal ini disebabkan karena dalam

organisasi unit bisnis, setiap manajer unit harus bertanggung jawab untuk meningkatkan

kemampuan setiap produk yang dihasilkan oleh unitnya guna menghasilkan laba, melakukan

perencanaan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan elemen-elemen yang berpengaruh

pada kemampuan

E. FUNGSI CONTROLLER

Untuk menjamin keberhasilan sistem pengendlian manajemen diperlukan seorang yang

mengawasi kegiatan kearaha pencapaian tujuan biasanya disebut controller. Fungsi controller

adalah:

Mendesain dan menjalankan informasi dan mengawasi sistem.

Menyiapkan laporankeuangan dan pelaporan keuangan kepada pemegang sham atau

pihak lain.

Menyiapkan dan menganalisis prestasi dan membantu pimpinan untuk memahami

laporan, menganalisis proposal anggaran dan program, mengkonsolidasikan rencana

anggaran masing-masing bagian untuk dijadikan anggaran tahunan.

Mengawasi prosedur internal dan eksternal audit untuk menjamin faliditas data.

Membantu mengembangkan kemampuan masing-masing orang dengan cara pelatihan

yang berhubungan dengan fungsi controller .

Hubungan Dengan Organisasi Lini

Fungsi pengawasan adalah fungsi staf. Meskipun seorang kontroler bisaanya bertanggung

jawab untuk merancang maupun mengoperasikan sistem yang mengumpulkan dan

melaporkan informasi, pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen.

Controller tidak membuat ataupun mendorong pihak manajemen untuk mengambil

keputusan. Tanggung jawab untuk menjalankan pengawasan sesungguhnya berasal dari CEO

lalu turun ke bawah melalui jalur organisasi lini, yang menggunakan informasi yang

disediakan oleh controller sehingga controller merupakan staf CEO.

Seorang controller membuat beberapa keputusan. Pada umumnya, ada beberapa

kebijakan yang diputuskan oleh manajemen lini. Misalnya, seorang aanggota bagian

controller memutuskan biaya yang layak atas biaya perjalanan dinas; seorang manajer lini

lebih suka tidak melibatkan pembicaraan soal biaya yang dihabiskan untuk biaya perjalanan

dinas.

Controller memainkan peran yang penting dalam penyiapan rencana strategi dan

anggaran. Juga bagian controller pada dasarnya bertugas menganalisis laporan kinerja,

menjamin laporan tersebut akurat, dan meminta perhatian manajer lini atas beberapa tindakan

yang memerlukan perhatian. Untuk kegiatan seperti ini controller bertindak hampir seperti

manajer lini.

Controller Unit Usaha

Para controller unit bisnis mau tidak mau telah membagi loyalitas mereka. Pada satu sisi,

mereka berutang kesetiaan paa controller, corporate, yang memegang tanggung jawab

operasi sistem pengendalian secara keseluruhan. Disisi lain, mereka juga berutang kesetian

pada para manajer di unit mereka, yaitu pihak kepada siapa mereka memberikan bantuan.

BAB III

PENUTUP

I. Kesimpulan

Pada awal berdirinya suatu organisasi memiliki berbagai macam tujuan. Tujuan

paling penting pada perusahaan yag berorientasi laba adalah tingkat keuntungan. Namun

demikian laba bukan merupakan tujuaan satu-satunya, karena ada tujun lain yaitu

produktifitas, posisi pasar sikap karyawan, dan lain-lain. Sedangkan pada organisasi nirlaba,

bertujuan menyediakan jasa.

Tujuan-tujuan inilah yang akan dicapai perusahaan. Namun dalam pencapaiannya,

kepentingan masing-masing anggota tetap perlu diperhatikan sehingga akan tercapai

keselarasan tujuan. dengan demikian dalam sistem pengendalian manajemen harus

mengupayakan keselarasan tujuan anggota organisasi dan tujuan oraganisasi itu sendiri.

Sebagai tambahan sistem pengendalian manajeme, ada aturan, pedoman dan prosedur yang

membantu dalam proses pengendalian

Perusahaan juga bisa memilih beberapa bentuk struktur organisasi berdasarkan fungsi,

unit usaha, atau matrix. Pilihan yang tepat akan mempengaruhi desain sistem pengendalian

manajamenorganisasi bersangkutan. Controller bertanggung jawab atas desain dan operasi

sistem pengendalian, tetapi sebagai staf CO, ia tidak mempunyai keputusan manajamen.

Pelaporan tanggung jawab controller tergantung pada organisasi apakah langsung bertaggung

jawab pada controller kator pusat atau (jika ia mengawasi sesuatu unit usaha) bertanggung

jawab kepada manajer unit usaha.

DAFTAR PUSTAKA

Halim Abdul, Achmad Tjahjono dan Muh. Fakhri Husein. 2000. Sistem Pengendalian Manajemen.

Yogyakarta: UPP STIM YKPN.

http://dennyimamazhari.wordpress.com (Jumat, 14 Maret 2014. Pukul 11:00)

http://dian49e.blogstudent.mb.ipb.ac.id (Jumat, 14 Maret 2014. Pukul 11:00)

http://firdanisa23319.blogspot.com (Jumat, 14 Maret 2014. Pukul 11:00)