Mailings 1

1. Defenisi

Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk

mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara

teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi

surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan,

kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.

Mail merge adalah proses menggabungkan informasi umum (seperti membentuk

huruf atau email massal) dengan informasi spesifik (seperti alamat penerima

tertentu, nama, atau judul). Di Word, proses ini selesai menggunakan dua

komponen: sebuah dokumen utama (misalnya surat formulir yang Anda ingin

dikirim ke sejumlah orang), dan sumber data (daftar penerima yang meliputi

nama, alamat, nomor telepon, judul, dll). Sumber data ini bisa menjadi buku

alamat email, Microsoft Excel spreadsheet, database, atau file lainnya. Dokumen

utama berisi teks standar yang semua huruf akhir akan berisi, tetapi juga

mengandung placeholder variabel, seperti "Alamat Bock" atau "Sambutan Line".

Penampung ini generik diganti dengan informasi spesifik untuk setiap penerima

diperoleh dari rekaman data sumber.

Mailings 2

Bagian-Bagian Yang Terdapat Pada Mailings

Create:

Envelopes, untuk membuat dan mencetak amplop

Labels, untuk membuad dan mencetak label

start mail merge:

Start Mail Merge, untuk memulai membuat mail merge dan dapat

digandakan untuk beberapa penerima yang berbeda.

Bagian-bagian yang terdapat dalam Start Mail Merge, yaitu:

letters

E-mail message

Envelopes

Labels

Directory

Normal word Document

Step by step mail merge wizard

Select Recipients, untuk memilih orang-orang yang terdapat di dalam

daftar, yang menjadi penerima surat.

Bagian-bagian yang terdapat dalam Select Recipients, yaitu:

Type new list, Pada kotak dialog New Address List, ketik informasi

yang ingin Anda sertakan untuk entri pertama di bawah Masukkan

Alamat Informasi. Untuk melengkapi entri pertama dan beralih ke

entri baru, klik New Entry. Ulangi langkah ini sampai Anda telah

menambahkan semua entri alamat yang Anda inginkan dan kemudian

klik Tutup. Pada kotak dialog Save Address List, ketik nama untuk

daftar alamat di kotak nama file, lalu pilih folder untuk menyimpan

daftar masuk Secara default, daftar alamat disimpan dalam folder Data

My Sumber. Klik Save.

Use existing list, Klik Browse .... Pada kotak dialog Pilih Sumber

Data, cari dan klik sumber data yang Anda inginkan. Secara default,

Mailings 3

My Data Sumber folder akan terbuka. Klik open. Tergantung pada

jenis sumber data yang Anda pilih, kotak dialog lain mungkin muncul

meminta Anda untuk meminta informasi tertentu. Semua entri dalam

sumber data muncul di kotak dialog Mail Merge Recipients, di mana

Anda dapat menyempurnakan daftar penerima untuk memasukkan

dalam gabungan.

Select from outlook contacts, Klik choose contacts folder. Pada kotak

Daftar Kontak Pilih folder dialog, klik daftar kontak yang Anda

inginkan, kemudian klik OK. Semua kontak dalam folder muncul di

kotak dialog Mail Merge Recipients, di mana Anda dapat

menyempurnakan daftar penerima untuk memasukkan dalam

gabungan.

Edit Recipient list, jika Anda perlu untuk membuat perubahan ke daftar

penerima

write & insert Fields:

Highlight merge fields

Address block,untuk memilih elemen alamat yang Anda inginkan untuk

memasukkan dan format yang Anda inginkan. Klik OK. Jika kotak dialog

Match Fields muncul, Word mungkin tidak mampu menemukan beberapa

informasi yang dibutuhkan untuk blok alamat

Greeting line, untuk memilih salam yang meliputi salam, format nama,

dan tanda baca berikut. Pilih teks yang ingin Anda muncul dalam kasus di

mana Word tidak dapat menafsirkan nama penerima. Klik OK. Jika kotak

dialog Match Fields muncul, Word mungkin tidak mampu menemukan

beberapa informasi yang dibutuhkan untuk blok alamat.

Insert merge field

Rules

Match fields

Mailings 4

Update labels

preview results :

Preview results, untuk melihat kembali hasil data yang telah dibuat

Find recipients, untuk mencari penerima

Auto check for errors, untuk melihat kesalahan-kesalahan yang terdapat

pada data

Finish :

Finish & Merge, mail merge telah selesai dibuat

Cara Kerja Mail Merge

Untuk memulai Mail Merge di klik Word 2007, baru pada tab Mailings. Pita,

kelompok perintah yang Anda lihat pada setiap tab, menggantikan toolbar dan

menu. Perintah yang terorganisir dalam kelompok-kelompok yang terkait dengan

kegiatan seperti yang Anda lihat di bawah ini di Buat, Start Mail Merge, dan

Menulis & Bidang Masukkan kelompok pada tab Mailings.

Bila Anda klik pada tanda panah di samping Mulai Mail Merge, daftar drop-down

muncul seperti yang ditunjukkan di bawah ini. Pilih opsi terakhir, "Langkah demi

Langkah Mail Merge Wizard."

Tombol ini menampilkan jendela tugas seperti yang ditunjukkan di bawah ini.

Pilih Surat (atau apa pun jenis yang Anda inginkan) sebagai jenis dokumen dan

Mailings 5

kemudian klik "Next: Dokumen Mulai" link di bagian bawah panel tugas untuk

pergi ke langkah berikutnya untuk memilih dokumen Anda mulai.

Anda memiliki pilihan untuk menggunakan dokumen saat ini Anda buka, untuk

memilih template, atau untuk menelusuri dokumen yang ada tidak terbuka. Untuk

praktik ini, pilih "Mulai dari template." Tombol ini menampilkan daftar link yang

anda klik pada "Pilih template."

Ini akan membuka "Pilih Template" kotak dialog ditampilkan. Pilih "Letters" tab

dan pilih "Merge Oriel Surat." Klik OK.

Mailings 6

Ini akan membawa Anda ke Langkah 3 dalam proses Mail Merge di mana Anda

"Pilih penerima."

Memilih Penerima

Pilih "Gunakan daftar yang ada" dan klik pada link "Browse". Cari dan buka file

yang berisi sumber data Anda. Untuk latihan ini, gunakan MailMergeList.xls.

Hal ini akan membuka kotak dialog berikut di mana Anda pilih tabel (kisaran

bernama didefinisikan dalam Excel) yang berisi mail penerima penggabungan info

yang Anda ingin menarik ke dalam gabungan bidang dalam dokumen Anda. Pilih

"seminar" atau "pelatihan" atau apapun Anda bernama kisaran dalam spreadsheet

Anda yang berisi nama dan alamat yang Anda ingin gunakan untuk surat

penggabungan ("peserta" adalah rentang didefinisikan dipilih sebagai ditunjukkan

di bawah ini).

Mailings 7

Pastikan untuk memeriksa boks yang mengindikasikan bahwa "baris pertama dari

data berisi header kolom" sehingga label lapangan (Nama Belakang, Nama

Pertama, Address1, dll) pada spreadsheet Anda tidak akan salah untuk data.

Ini akan membuka Mail Merge Penerima kotak dialog di bawah ini. Di sini Anda

dapat memilih penerima untuk menyertakan atau hapus oleh centang kotak

centang dengan nama.

Anda dapat mengurutkan dan menyaring daftar menggunakan daftar drop-down

yang terletak pada masing-masing nama field ditunjukan dengan panah hitam

segitiga. Catatan juga terdapat link untuk Sort dan Filter atau Cari Duplikat dan

penerima dalam "daftar penerima Perbaiki" bagian.

Klik pada link "Next: Tulis surat Anda" untuk melanjutkan ke langkah berikutnya

untuk mengedit mail merge konten template surat.

Mailings 8

Memasukkan Merge Fields

Perhatikan bahwa Blok Alamat dan Line Greeting bidang sudah dimasukkan ke

dalam template surat. Jika Anda tidak menggunakan mail merge sudah terformat,

surat, Anda hanya cukup klik pada link di sebelah kanan untuk memasukkan blok

Alamat, Greeting baris, atau item lebih (lebih gabungan field). Anda juga

memiliki opsi ini sama pada toolbar Mailings di atas-Anda tidak harus

menggunakan wizard setiap kali Anda melakukan mail merge. Pilih tanggal dan

mengganti isi surat Anda sendiri dan kemudian pergi ke langkah berikutnya untuk

melihat surat-surat Anda dengan mengklik link di bagian bawah panel tugas.

Pencocokan Fields

Ketika Anda mengklik pada link blok Alamat, kotak dialog berikut akan muncul

di mana Anda dapat memilih format alamat. Juga, Anda dapat mengklik tombol

Fields Match untuk menyesuaikan field alamat yang hilang (yang Match Fields

tombol juga pada tab Mailings dalam "Menulis dan Insert Fields"

pengelompokan).

Mailings 9

Mengklik pada tombol Bidang Match menampilkan kotak dialog berikut.

Gunakan Alamat 1 daftar drop-down untuk memilih nama Street lapangan dari

spreadsheet Excel.

Meninjau Hasil

Anda memiliki tombol pada kedua kelompok Hasil Preview pada Mailings pita

serta jendela tugas untuk melihat info penerima yang berbeda sebelum

melanjutkan ke langkah selanjutnya untuk menyelesaikan penggabungan.

Mailings 10

Melengkapi Gabung

Ketika Anda mengklik pada link, "Next: Lengkap penggabungan," muncul

sebagai berikut:

Klik link "Edit huruf individu" yang dapat Anda lihat dari ujung layar adalah link

ke ini juga sebuah tombol pada "Finish & Merge" dropdown list pada Pita

Mailings "Gabung ke dokumen baru.".

Link Mencetak pada Task Pane atau Dokumen Cetak pada dropdown list Ribbon

memungkinkan Anda untuk menggabungkan langsung ke printer. Ketika Anda

mengklik pada link untuk mengedit surat-surat, kotak dialog berikut akan muncul:

Mailings 11

Anda dapat memilih apakah akan menggabungkan semua atau catatan yang

dipilih. Klik OK dan kemudian sebuah dokumen merger baru berjudul Letters1

dibuat. Ini berisi huruf individu untuk setiap penerima. Jika anda melihat status

bar, Anda akan melihat bahwa itu menunjukkan beberapa huruf.

Penghematan

Menyimpan pekerjaan Anda dengan mengklik tombol Office baru yang

menggantikan menu file.

Pilih "Save As" untuk melihat pilihan baru untuk menyimpan dalam format yang

berbeda.

Mailings 12

Yang baru "default" format file. Docx, format file baru untuk dokumen Word. Ini

adalah salah satu dari XML format baru Kantor. Anda juga memiliki pilihan

untuk menyimpan dalam format Word 97-2003 sehingga file Anda kompatibel

dengan versi tersebut dan dapat dibuka di dalamnya. Namun, dengan versi Word

sebelumnya, Anda dapat membuka file yang dibuat dalam versi 2007 oleh pergi

ke Pusat Download di situs Microsoft dan men-download Microsoft Office

Compatibility Pack untuk Office 2007 Word, Excel dan PowerPoint File Format.