MANFAAT TEKNOLOGI KOMPUTER

BAGI KELENGKAPAN ADMINISTRASI DAN SISTEM

KLASIFIKASI BUKU DI PERPUSTAKAAN

MAKALAH

Disusun untuk memenuhi Tugas Program Pelatihan Komputer Bagi

Pustakawan oleh ICT Centre Kota Sukabumi

Disusun Oleh:

ASEP RAMDANI

PERKUMPULAN PEMBINA LEMBAGA PENDIDIKAN (PPLP)

SMK PGRI 1 SUKABUMI

KELOMPOK BISNIS MANAJEMEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Jalan Pelabuhan II Cipoho Indah Telp. (0266) 224277 Kota Sukabumi

KATA PENGANTAR

Pada umumnya teknologi komputer berpungsi sebagai salah satu

sarana untuk mengolah serta menghitung suatu informasi baik berupa

data numerik maupun non numerik dengan sistem kerja yang dihasilkan

dari infut kemudian diproses dan menghasilkan output. komputer sering

digunakan pada perusahaan, industri dan jasa-jasa perdagangan terlebih

terhadap dunia Pendidikan yang mau tidak mau pendidikan pun harus

menggunakan sistem informasi yang relevan dengan kebutuhan

pendidikan saat ini, bukan saja untuk membuat absen, surat semata tetapi

komputer lebih difungsikan lagi sebagai media dan alat pembelajaran

secara cepat dan tepat sasaran. Dan daripada itu perlu disadari bahwa

kekuatan teknologi terbentuk dan dibentuk oleh dunia pendidikan.

Dalam dunia pendidikan terutama sekolah yang dalam bagiannya

terdapat perpustakaan, dalam hal ini perpustakaan perlu membuat data

dan mengklasifikasikan data menngunakan teknologi komputer sehingga

sistem pelayanan dapat dilakukan dengan cepat dan praktis dibandingkan

dengan pelayanan menggunakan sistem manual. Dengan penulisan

makalah ini penyusun berharap dapat membuat data dan informasi

perpustakaan menggunakan sistem operasi komputer.

Sukabumi, 24 September 2007

Penyusun,

i

DAFTAR ISI

Kata Pengantar…………………………………………………….. i

Daftar Isi…………………………………………………………… ii

BAB I : PENDAHULUAN

a. Latar Belakang…………………………………………………... 1

b. Rumusan Masalah……………………………………………….. 2

c. Tujuan Penulisan ………………………………………………… 2

d. Metode Penulisan………………………………………………… 2

BAB II : PEMBAHASAN

a. Manfaat Perpustakaan Sekolah………………………………….. 3

b. Sistem Layanan Dan Permasalahan Umum Perpustakaan………. 4

c. Manfaat Teknologi Komputer Dalam Sistem Layanan Dan

Administrasi Perpustakaan…………………………………….. 9

BAB III : PENUTUP

a. Kesimpulan……………………………………………………… 13

b. Saran……………………………………………………………. 13

DAFTAR PUSTAKA

ii

BAB I

PENDAHULUAN

a. Latar Belakang

Perpustakaan merupakan penunjang bagi peningkatan mutu

kualitas pendidikan disekolah dengan memberikan fasilitas ruangan

untuk informasi, Diskusi maupun Rekreasi sebagaimana yang menjadi

fingsinya yaitu memberikan pelayanan kepada warga sekolah guna

memberikan informasi/berita dari sumber bacaan diperpustakaan.

Disamping memberikan fasilitas ruangan, perpustakaan

idealnya mempunyai beberapa perlengkapan bagi penyimpanan buku

dan koran agar keadaan buku dan koran agar terawat disamping harus

memperhatikan kebersihan ruangan dan rak-rak penyimpanan (dari

sampah, debu,dll.) dengan begitu ruangan menjadi nyaman bagi

penghuni itu sendiri maupun pengunjung perpustaka berhubungan

dengan IPTEK, agar siswa maupn warga sekolah lainnya dapat

menambah pengetahuan, wawasan, inspirasi dan hiburan sehat.

oleh karenanya Sekolah dituntut untuk harus bisa memberikan

pelayanan bagi keinginan para pengunjungnya agar dengan tujuan

1

diatas program sekolah dan mutu kualitas pendidikan dapat

ditingkatkan dalam hal ini perpustakaan perlu membuat data dan

mengklasifikasikan data menngunakan teknologi komputer sehingga

sistem pelayanan dapat dilakukan dengan cepat dan praktis

dibandingkan dengan pelayanan menggunakan sistem manual. Dengan

penulisan makalah ini penyusun berharap dapat membuat data dan

informasi perpustakaan menggunakan sistem operasi komputer.

b. Rumusan Masalah

Dalam penyusunan makalah ini perlu di rumuskan masalahnya yaitu:

1. Manfaat Perpustakaan Bagi anggotanya

2. Bagaimana Sistem pelayanan Perpustakaan

3. Bagimana Bentuk administrasi Perpustakaan

4. Pemanfaatan Teknologi komputer bagi manajemen Perpustakaan.

c. Tujuan Penulisan

Makalah ini disusun sebagai syarat untuk mendapatkan

sertifikat Pelatihan Komputer bagi Pustakawan yang diselenggarakan

oleh ICT centre Kota Sukabumi.

d. Metode Penulisan

Makalah ini disusun melaui sumber dan referensi dari Buku di

perpustakaan maupun Informasi dari BAPUSDA Propinsi Jawa Barat.

2

BAB II

PEMBAHASAN

A. Manfaat Perpustakaan Sekolah

Fungsi Perpustakaan di sekolah adalah sebagai pusat layanan

informasi pengetahuan tentang kebutuhan-kebutuhan warga sekolah

sehingga setiap siswa berhak mengunjungi perpustakaan setiap

harinya, siswa berhak untuk membaca dan meminjam koleksi buku

yang berada di perpustakaan Sekolah, dan perpustakaan juga

dimanfaatkan sebagai sarana rekreasi sehat yang sederhana sehingga

desain ruangan pun disesuaikan dengan kebutuhan rekreasi seperti

ruangan yang bersih dan nyaman, warna cat ruangan yang sejuk yang

terkesan asri sehingga pengunjung Perpustakaan merasa kerasan

tinggal di ruangan dan mampu berinspirasi dalam kebutuhannya,

manfaat lain juga dapat dirasakan oleg guru pengajar dengan

memanfaatkan perpustakaan sebagai ruang tempat kerja kelompok dan

diskusi sehingga dengan fasilitas perpustakaanlah guru dalam

mengajar merasa dibantu oleh adanya perpustakaan di sekolah

3

B. Sistem Layanan Dan Permasalahan Umum Perpustakaan

1. Layanan Peprustakaan

Pelayanan perpustakaan secara sederhana ialah memberikan

bantuan, fasilitas dan penunjukan agar lebih mudah pemakai dalam

memperoleh informasi yang dibutuhkan secara cepat, tepat dan

mudah. Dan unsur-unsur pelayanan meliputi:

1. Koleksi Buku yang cukup dan variatif guna memberdayakan

pengetahuan.

2. Pemakai atau pengguna bahan pustaka yang mempunyai keinginan

yang berbeda dalam memperoleh bahan pustaka

3. Petugas Perpustakaan diharapkan yang mempenyai pengetahuan

tentang pengelolaan dan pengolahan bahan pustaka.

4. Fasilitas penyimpan Bahan pustaka dan meja petugas pengelola

dan perlengkapan yang lainnya yang menunjang.

5. Apabila salah satu tidak ada maupun tidak terorganisir dengan

baik, maka pelayanan tidak akan tercipta dan terbina dengan baik.

2. Permasalahan Umum Perpustakaan

Dalam rangka meningkatkan efektivitas perpustakaan sekolah

dalam meningkatkan mutu kualitas pendidikan perlu ditunjang dari

beberapa aspek pendukung diantaranya,

4

Tempat/Ruangan, Koleksi Bahan Pustaka, Tenaga Pengelola/SDM,

Peralatan dan Perabotan Dana/Anggaran, Organisasi dan Tata laksana.

1. Tempat atau ruangan

Tempat/ruangan perpustakaan hendaknya berada dilingkungan

kelas yang strategis dan letaknya tidak terpinggirkan kemudian bersih

dari lingkungan yang kotor, karena agar perpustakaan Nyaman, mudah

dijangkau, mudah dilihat dan mudah didatangi.

2. Koleksi

Karena fungsi perpustakaan sekolah berkaitan erat dengan tujuan

sekolah maka koleksinya juga harus disesuaikan dengan kepentingan

proses belajar mengajar di sekolah yang berkaitan erat dengan IPTEK

(Ilmu Pengetahuan dan Teknologi). Untuk memulai Perpustakaan

hendaknya Koleksi sandar Minimal 1.000 Judul terdiri:

1. Buku pelajaran pokok yang mencakup semua mata pelajaran.

2. Buku pelengkap disekolah yang bersangkutan.

3. Buku Sumber/Rujukan

4. Buku bacaan Fiksi dan non fiksi

5. Terbitan Berkala

6. Audio Visual (Slide, Kaset, CD)

7. Kliping Surat kabar, Majalah Dll.

5

3. Pengelola /SDM

Pengelola Perpustakaan harus mempunyai latar belakang

pendidikan yang baik disamping itu harus gemar membaca,

pandai bergaul, Berkomunikasi dan bergaul dan berwawasan

luas juga harus mempunyai inisiatif dan kreatif agar Keberhasilan dan

kemajuan perpustakaan tercipta dengan kriteria tersebut.

Pembinaan dapat dilakukan melalui jalur Formal dan non Formal

digambarkan sebagai berikut:

KEPALA PERPUSTAKAAN

TENAGA PELAKSANA TEKNIS TENAGA PELAKSANA PENDUKUNG

a. Pelayanan a. Administrasi

b. Pengolahan b. Keuangan

Berdasarkan Kualifikasi dan status kepegawaian Petugas dibedakan

Menjadi:

1) Petugas Perpustakaan sekolah yang berstatus sebagai Pustakawan

mendapat angka kredit yang diatur dalam Keputusan Menpan Nomor

33 tahun 1998 atau peraturan yang ditetapkan pejabat yang

berwenang.

6

2) Petugas Perpustakaan yang berstatus sebagai guru yang diberi tugas

tambahan mengelola Perpustakaan sekolah baik sebagai kepala

3) maupun Pelaksana, mendapat angka kredit yang jumlahnya diatur

dalam keputusan Menpan nomor 025/0/1995 tanggal 8 maret 1998.

4. Peralatan dan Perabotan

Peralatan dan perlengkapan yang seharusnya berada

diperpustakaan sebagai penunjang koleksi bahan pustaka dan

kelengkapan administrasi Perpustakaan adalah sebagai berikut

a. Perlengkapan

1. Lemari Katalog untuk menyimpan kertas katalog berdasarkan

Klasifikasinya biasanya terdiri dari 25 laci atau lebih.

2. Tempat Koran

3. Rak Buku Bacaan dan Buku Paket

4. Papan Pengumuman

5. Mebeuler untuk penyimpanan buku dalam jumlah besar

6. Meja Diskusi

7. Meja Baca

8. Set Komputer untuk pemenuhan kebutuhan administrasi

7

5. Dana dan Anggaran

Dalam rutinitas kegiatannya Pepustakaan memerlukan biaya yang

harus digunakan untuk kepentingan rutin diantaranya:

1. Bagi Pengadaan Koleksi dan pengolahannya.

2. Perawatan dan Pemeliharaan koleksi

3. Pengadaan “Book devices” dan pelayanan untuk Sirkulasi

4. Honor Petugas yang membantu.

Selain kepentingan rutin juga kegiatan yang bersifat non rutin yang

memerlukan anggaran diantaranya;

1. Biaya stock opname (2 tahun sekali)

2. Perawatan fisik perpustakaan dan perlengkapannya.

3. Kegiatan-kegaiatan seputar Perpustakan yang diagendakan Seperti

Pelatihan, Kegiatan lomba dll.

4. Penggantian peralatan dan perlengkapan yang rusak

6. Organisasi dan tata lakasana

Posisi Perpustakaan digambarkan sebagai:

1. Perangkat Pendidikan sekolah merupakan bagian integral dari

sekolah yang berfungsi sebagai Pusat Kegiatan belajar dan

mengajar, Pusat Informasi, Pusat Penelitian sederhana, dan

sarana Rekreasi Sehat.

8

2. UPT Pendidikan disekolah dan bertanggung jawab kepada kepala

sekolah serta melaksanakan tugas dan kegiatan baik bersifat teknis

maupun layanan (pembaca dan sirkulasi koleksi).

C. Manfaat Teknologi Komputer Dalam Sistem Layanan Dan

Administrasi Perpustakaan

Teknologi komputer berpungsi sebagai salah satu sarana untuk

mengolah serta menghitung suatu informasi baik berupa data numerik

maupun non numerik dengan sistem kerja yang dihasilkan dari infut

kemudian diproses dan menghasilkan output. komputer sering

digunakan pada perusahaan, industri dan jasa-jasa perdagangan

terlebih terhadap dunia Pendidikan yang mau tidak mau pendidikan

pun harus menggunakan sistem informasi yang relevan dengan

kebutuhan pendidikan saat ini, bukan saja untuk membuat absen, surat

semata tetapi komputer lebih difungsikan lagi sebagai media dan alat

pembelajaran secara cepat dan tepat sasaran, dalam hal ini

perpustakaan perlu membuat data dan mengklasifikasikan data

menngunakan teknologi komputer sehingga sistem pelayanan dapat

dilakukan dengan cepat dan praktis dibandingkan dengan pelayanan

menggunakan sistem manual.

9

1. Pembuatan Daftar Inventaris Buku

Dalam praktiknya kebutuhan kelengkapan administrasi yang

utama ialah daftar inventaris buku yang disusun dan dibukukan,

komputer dimanfaatkan untuk mmebuat itu dengan menggunakan

program lembar sebar atau Microsoft Exel dalam program ini

berbentuk kolom dan tabel sehingga dalam penyusunan dan

pencatatannya tidak terlalu sulit dan lebih mudah serta praktis

dibandinngkan dengan sistem manual, sistem pencatatan manual

sering terjadi kesalahan sehingga harus banyak yang dihapus sehingga

buku menjadi corat-coret dan tidak terawat. Berikut contoh lembar

sebar atau Microcoft exel

Tidak hanya dalam pengerjaan daftar inventaris buku saja

komputer digunakan melainkan banyak lagi yang perlu menggunakan

program lembar sebar/Microsoft Exel maupun Microsof word.

10

No. Judul Buku Pengarang Pebnerbit Gol. Tahun terbitHarJumlah Eks.ga

1 Akuntansi Armico 400 2004 1000

2 PPkn Armico 400 2004 500

3 Sejarah Armico 400 2004 300

4 Matematika Armico 400 2004 200

2. Lembarsebar untuk membuat Sistem klasifikasi Buku berbasisis

komputer

Dalam praktiknya buku diklasifikasikan kepada bebrapa

golongan yaitu gol. 000,100,200,300,400,500,600,700,800,900, terdiri

dari karya umum, Filsafat dan Fsikologi, Agama, Ilmu-ilmu Sosial,

Bahasa, Ilmu murni, Ilmu Terapan, Kesenian/hiburan dan olahraga,

Kesusastraan, Geografi dan sejarah umum dan tiap kelas mempunyai

10 divisi, sehingga 10 kelas utama ada 100 divisi.

Dalam praktiknya pustakawan merasa kesulitan mencari klasifikasi

tersebut apabila ada yang bertanya mengenai judul serta letak

penyimpanannya sehingga apabila dicari secara manual prosesnya cukup

lama, dibandingkan menggunankan komputer dengan program lembar

sebar sehingga dengan beberapa detik saja klasifikasi-klasifikasi tersebut

dapat segera ditunjukan. Karena dalam lembar sebar terdapat perintah-

perintah praktis untuk mencari klasifikasi tersebut.

3. Komputer dengan program Microsoft Exel cart bisa membuat

STATISTIK PENGUNJUNG setiap hari

11

0

10

20

30

40

Laki Perempuan

Jan

Feb

Mar

Apr

May

Jun

dalam diagram ini dapat praktis dibuat dan pustakawan tidak

terlalu sulit untuk membuatnya dengan ditulis manual di papan tulis

dan kesalahan pun bisa diperbaiki dengan cepat dan praktis.

4. Microsof Word untuk administrasi Surat menyurat dan pembuatan

Proposal

Dalam pemenuhan kebutuhan administrasi perpustakaan perlu

membuat surat-menyurat dan pengumuman serta membuat

administrasi lainnya yang ditik dengan mengunakan komputer seperti

halnya surat pemberitahuan kepada kepala sekolah, undangan kepada

anggota dll. Sebagaimana Terlampir.

D. Kelengkapan Administrasi Perpustakaan

Terlampir

12

BAB II

PENUTUP

a. Kesimpulan

Dari beberapa uraian yang dijelaskan dapat penyusun simpulkan

bahwa kebutuhan komputer didalam menjalan manajemen

perpustakaan merupakan hal yang sangat esensial karena banyak

administrasi yang harus diselsesaikan menggunakan komputer agar

pelayanan terhadap pengunjung perpustakaan dapat berjalan dengan

lancar melalui cara yang mudah.

Demikian makalah ini saya buat dengan mengaharap bimbingan

dan Ridlho Allah SWT. Dan mohon maaf apabila masih banyak

kekurangan dalam penulisan maupun beberapa hal lainnya dan

mengharapkan bimbingan serta arahan dari pihak ICT Centre Kota

Sukabumi agar lebih baik dari sebelumnya.

b. Saran

Dalam hal ini penyusun memberikan saran agar pendidikan dan

pelatihan bagi pustakawan khususnya dalam pendidikan komputer

harus ditingkatkan karena kemampuan dapat mengejar ketertinggalan.

13

DAFTAR PUSTAKA

PERPUSTAKAAN NASIONAL. Terjemahan ringkasan klasifikasi

Dewey dan indeksrelatif : disesuaikan dengan DDC 20. Jakarta :

Pepustakaan Nasional RI, 1994

SANTOSO. Wartini Ny. Klasifikasidan tajuk Subjek Jakarta : perpusnas

RI. 1998

M.K. Alamsyah, Drs. Komputer Untuk SMK Jld. 1 Armico, Bandung,

1999

PROGRAM KERJA

PERPUSTAKAAN

SMK PGRI 1 KOTA SUKABUMI

Jalan pelabuhan II Cipoho Indah Telp. (0266) 224277 kota Sukabumi

No

Uraian Kegiatan

Bulan

6

7

8

9

10

11

12

1

2

3

4

5

1 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Penataan Perpustakaan

(Katalogisasi)

Perekrutan Anggota

Perpustakaan

Membuat kartu Anggota

Perpustakaan

Pelayanan Perpustakaan

Pengecekan dan penataan

kembali

Pengadaan Koleksi bahan

Pustaka

Mengadakan Rekapitulasi

Pengunjung harian

8. 9.

10

11.

Mengagendakan Perlombaan

karya Tulis kalangan siswa

Mengumpulkan Sumbangan

wajib bagi koleksi

Perpustakaan yang ditekankan

kepada Siswa Kelas III

Peningkatan Kebersihan

Perpustakaan

Pelaporan Tahunan

Mengetahui

Sukabumi, Juni 2007

Kepala Sekolah

Pustakaw

an

Drs. Darwis Sudrajat

Asep Ram

dani

DAFTAR ANGGOTA PERPUSTAKAAN

SMK PGRI 1 KOTA SUKABUMI

Jalan Pelabuhan Cipoho Indah Telp. (0266) 224277 Kota Sukabumi

No.

Pokok

Nama Alamat Pas Photo

001 Dede Nurhayati

1 Pj 1

Jl. Pelabuhan II, Gg

satria kota sukabumi

002 Neng Lisnawati

1 Akt 2

Jl. Baros Km. 04 Kota

Sukabumi

003 Yulianti

1 Akt 2

Jl. Baros Km. 04 Kota

Sukabumi

004 Habil yamin

2 Pm 1

Jl. Pelabuhan Km. 14

Kab. Sukabumi

005 Lilis Sulastri

1 Akt 2

006 Ina rahmawati

1 Akt 2

007 Leniyawati

1 Skr 2

Jl. Pemuda I RT.04/01

Kec. Citamiang Kota

Sukabumi

008 Tita Rosita

1 PK

Jl. Babakan Tipar RT

40/02

Ds. Cimahi Cibadak-

Sukabumi

009 Siti farida

1 Pk

Jl. Blok M Kp.

Malingping

RT. 10/10

010 Ratna safitri

1 Pj 1

Jl. Selabintana Ds.

Sudajaya girang Kab.

Sukabumi

011 Siti Nurfitriani

2 akt 2

Jl. Raya Pelabuhan ratu

Kp. Sorog Ds. Bojong

kerta

Kec. Warungkiara Kab.

Sukabumi

012 Ferlinda

2 Akt 1

Perum Bumi Purnawira

asri

Kec. Lembur situ kec.

Cipeujeuh Kota

Sukabumi

013 Deri Setiawan

2 Akt 3

Jl. Pelda Km. 12

Sukabumi

014 Rusdian

2 Akt 1

Jl. Sudajaya Hilir kec.

Baros

Kota Sukabumi

015 Ryan Sukandar

Cipoho Babakan kel.

Cikondang Kec.

Citamiang Kota

Sukabumi

016

Ramdan Firdaus

Jl. Bojong galing kec.

Kebon pedes kab.

Sukabumi

017 Wilda Safitri Jl. Pelda Gg. Mesjid

Kel. Warudoyong Kec.

Warudoyong Kota

Sukabumi