1

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DI KELURAHANJAJAR TUNGGAL KEC. WIYUNG SURABAYA DENGAN

MENGGUNAKAN MODEL PROSES WATERFALL

Made KamisutaraFakultas Teknik – ITATS

Email:madtara@yahoo.com

ABSTRAK

Sistem informasi Administrasi kependudukan merupakan bagian dari programtertib data kependudukan yang dicanangkan pemerintah.Untuk itu setiap instansi harusmemiliki data – data kependudukan yang bersifat elektronis. Maka dari itu dibutuhkanlahsuatu system informasi administrasi kependudukan di kelurahan jajar tunggal.Sistem inidirancang agar kelurahan memiliki data – data elektronis sehingga dapat terwujud datakependudukan yang terintegrasi antara kelurahan,kecamatan,catatan sipil dan dinaskependudukan.Sistem ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman HTMLdan PHP yang dipadu dengan MySQL sebagai database penyimpanandatanya.Dreamweaver digunakan sebagai editor pemrogramannya.

Kata kunci : SIAK, HTML, PHP, MySQL, kelurahan.

ABSTRACT

Administration of population information system is part of an orderly program launchedpemerintah.Untuk demographic data that each agency must have data - demographicdata that is electronic. Therefore dibutuhkanlah a population administration informationsystem in urban tunggal.Sistem parallelogram is designed so that the village has data -electronic data to enable the creation of integrated population data between village,district, civil records and kependudukan.Sistem service is built using HTMLprogramming language and PHP combined with MySQL as the database storagedatanya.Dreamweaver used as a programming editor.

Keywords: SIAK, HTML, PHP, MySQL, village.

PENDAHULUAN

Pada dasarnya sistem administrasi kependudukan merupakan sub sistem dariadministrasi negara yang mempunyai peranan penting dalam pemerintahan danpembangunan penyelenggaraan administrasi kependudukan. Sejalan dengan arahpenyelenggaraan adminstrasi kependudukan, maka pendaftaran penduduk dan pencatatansipil sebagai sub-sub sistem pilar dari administrasi kependudukan perlu ditata denganbaik agar dapat memberikan manfaat dalam perbaikan pemerintahan dan pembangunan.

Kemajuan teknologi informasi yang sangat pesat mengharuskan instansimengikuti perkembangan teknologi, untuk itu suatu instansi membutuhkan suatu sisteminformasi yang mendukung kebutuhan instansi pemerintah dalam menciptakan efisiensidan efektifitas kerja maupun dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Dengansuatu sistem informasi administrasi kependudukan maka pengolahan data akan lebihmudah dan efisien.

2

Pencatatan biodata penduduk di arahkan pada pemenuhan data dari setiappenduduk dan keluarga yang merupakan tanggung jawab pemerintah kabupaten / kotabahkan sampai tingkat desa., namun hingga saat ini di indonesia hasil pendaftaranpendudukdan pencatatan sipil yang berupa data/laporan belum dapat secara maksimaldidayagunakan untuk kepentingan pelayanan publik. Banyak sekali peristiwa, sepertikelahiran, perkawinan dan lain – lain belum ditata secara benar.( Zainal A, 2007)

SIAK adalah Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, yaitu suatu sisteminformasi yang disusun berdasarkan prosedur – prosedur dan memakai standarisasikhusus yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan sehingga tercapai tertibadministrasi di bidang kependudukan, administrasi kependudukan meliputi pendaftaranpenduduk dan pencatatan sipil.( Anon, 2003)

Implementasi SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) online yangtelah diatur dalam keputusan presiden (Kepres) No.00/2004 tentang PengelolaanAdministrasi Kependudukan dan Permendagri No.18/2005 tentang AdministrasiKependudukan (Hasibuan,Zainal A).

Pada hakekatnya bahwa upaya tertip dokumen kependudukan atau tertipadministrasi kependudukan, tidak sekedar pengawasan terhadap pengadaan blangko –blangko yang dipersyaratkan dalam penerbitan dokumen, tapi hendaknya harus tersistem,kongkrit dan pragmatis. Artinya Mudah dipahami oleh penduduk dan dan diyakinibermakna secara hukum berfungsi melindungi, mengakui / mengesahkan statuskependudukan atau peristiwa vital (vital event) yang dialami penduduk, sehinggadibutuhkan oleh penduduk karena dapat memudahkan atau melancarkan urusannya dalamkehidupan sehari – hari.( Bunafit, 2004)

METODE PENELITIAN

Untuk dapat mengimplementasikan sistem diatas, maka secara garis besardigunakan beberapa tahap sebagai berikut :1. Investigasi ( pengamatan )

Dalam Proses Instivigasi ini pembuat melakukan surve di kelurahan JajarTunggal kecamatan Wiyung Surabaya dan mendapatkan data yang diperlukan olehpembuat. Yaitu data tentang pengurusan Kartu Tanda Penduduk, pengurusan AkteKelahiran, pengurusan Akte Kematian, pengurusan Kartu Keluarga dan pengurusanPerpindahan Penduduk baik masuk ataupun keluar.

2. AnalisisSetelah melakukan proses instivigasi, peneliti melakukan proses analisa dari data

yang diambil di kelurahan Jajar Tunggal kecamatan Wiyung Surabaya. Data – datayang telah diambil oleh pembuat dipergunakan untuk merancang system yang akandijalankan nantinya. Adapun hasil dari instevigasi digambarkan oleh pembuat dalamsystem data flow diagram dengan menggunakan alat bantu Microsoft Office Visio2003. dapat dilihat pada Gambar 1 s/d

3. Desain SistemSetelah system flow terbentuk maka peneliti dapat melakukan proses desain

atau biasa disebut dengan perancangan system yang akan dipakai oleh kelurahan JajarTunggal kecamatan Wiyung Surabaya. Dalam merancang sebuah system, penelitimenggunakan alat bantu Power Desainer 6 untuk membuat aliran data yang dianggappeneliti lebih efektif jika digambarkan dalam bentuk DFD. Dari hasil table didalamDFD digunakan oleh peneliti untuk merancang database yang meliputi CDM(Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model). Dalam pembuatan CDMdan PDM, peneliti menggunakan alat bantu Power Desainer 15.

3

4. Implementasi SistemTahap implementasi merupakan tahapan untuk mendapatkan atau

mengembangkan hardware dan software (pengkodean program), melakukanpengujian, pelatihan dan perpindahan ke sistem baru.

5. Perawatan ( Maintenance )Tahapan perawatan (maintenance) dilakukan ketika sistem informasi sudah

dioperasikan. Pada tahapan ini dilakukan monitoring proses, evaluasi dan perubahan(perbaikan) bila diperlukan.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada tahap perancangan dan desai sistem, pembuat menggambarkan dalambentuk Context Diagram, Diagram Berjenjang, dan DFD. Sedangkan untuk desaindatabase peneliti menggambarkan dalam bentuk CDM dan PDM

Context Diagram menjelaskan tentang aliran data secara umum dan akan menjadidasar dalam penyusunan sistem ke level selanjutnya. Pada diagram context ini terdapatlima exsternal entity yaitu pemohon, pegawai kelurahan, pegawai kecamatan, pegawaikependudukan, dan pegawai catatan sipil. Penjalasan untuk masing – masing exsternalentity adalah sebagai berikut :Pemohon.

Pemohon adalah penduduk yang ingin mengajukan permohonan untuk mengurusadministrasi kependudukan di Kelurahan Jajar Tunggal. Jadi pemohon tidak dapatmenikmati fasilitas ini akan tetapi mendapat pelayanan dari pegawai kelurahan.

Pegawai Kelurahan.Pegawai kelurahan ini dapat menikmati fasilitas yang sudah disediakan, yaitupeninputan data dari permintaan pemohon.

Pegawai Kecamatan.Pegawai kecamatan ini hanya melakukan persetujuan dari data kelurahan yangdiminta oleh pemohon dan mencetak KTP.

Pegawai Kependudukan.Pegawai kependudukan ini hanya melakukan persetujuan dari setelah di setujui olehkecamatan yang diminta oleh pemohon dan mencetak Kartu Keluarga.

Pegawai Catatan SipilPegawai catatan sipil ini hanya melakukan persetujuan dari setelah di setujui olehkecamatan yang diminta oleh pemohon dan mencetak akte.Diagram berjenjang menggambarkan keseluruhan proses dari Kelurahan Jajar

Tunggal. Proses-proses yang akan digambarkan terdiri dari top level, level 0, level 1, danlevel 2. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada Gambar 2

Untuk pemodelan desain database peneliti menggunakan tools Power designer 15dengan menggambarkan CDM (Conteptual Data Model) dan PDM (Phisical Data Model)sebagai generate CDM.

4

Tercetak KK

View Laporan KTP

View Laporan KelahiranView Laporan Kepindahan

View Laporan D Penduduk

View Laporan KK

View Laporan Kematian

View Laporan Perpindahan

View Laporan KTP View Laporan Kematian

View Laporan kartu kelurahan

View Laporan Kelahiran

View Laporan KTP

View Laporan Penduduk

View Laporan Kematian

View Laporan Pindah

View Laporan Kelahiran

View Laporan KK

View Laporan harian Kel

Surat Pindah

SP di ACC Kec

SP di ACC Kel

SP dr Kel

Tercetak Surat Pindah

Formulir SP Masuk yg terisi

List Berkas SPK LengkapFormulir SP Keluar yg terisi

Berkas Persyaratan SP

Formlir SP Terisi

Akte Kematian

Akte Kematian diACC kel

Akte Kematian dr CS

Akte Kematian di ACC C S

Tercetak Akte Kematian

Formulir AM yg terisi

List berkas AM LengkapBerkas persyaratn AM

Formulir AM terisiKTP

KTP Telah terACC

Tercetak KTP

Data Indetik

Formulir KTP yg Terisi

List Berkas KTP Lengkap

Berkas persyaratan KTP

formulir KTP terisi

Kartu Keluarga

KK di ACC kelKK dr kpnd

KK di ACC Kec

ACC Kartu Keluarga

List Berkas KK Lengkap

Formulir KK yg terisiBerkas Persyaratan KK

Formulir KK Terisi Akte Kelahiran dari CSAkte Kelahiran

Akte Kelahiran di ACC Kel

Akte Kelahiran Di ACC C S

Tercetak Akte Kelahiran

Formulir AL yg terisi

List Berkas AL lengkapBerkas Persyaratan ALFormulir AL Terisi

Fomn FormulirPengajuan permohonan

Persyaratan Pengajuan

Login P Kec

Akses P Kec

Akses P C S

Login P C S

Akse P Kec

Login P Kep

Akses KelLogin P Kel

0

Siak KelurahanJajar Tunggal

+

Pemohon

PegawaiKelurahan

PegawaiKecamatan

PegawaiKependudukan

PegawaiCatatan

Sipil

Gambar 1 DFD Level Konteks.(Sumber: Data diolah)

5

Gambar 2 Diagram Berjenjang.(Sumber: Data diolah)

6

Mempunyai

Memiliki

Punya

Mengurus

Mempunyai2Mempunyai1

Memiliki_Data

Mengisi Data BIKel

Mengisi Data BHKel

Pegawai

NIP_PPasswod_PSesi_PNama_PJK_PAlamat_PTlpn_PTpt_Lhr_PTgl_Lhr_PPddkn_trkhr_P

<pi> Variable characters (25)Variable characters (25)Variable characters (50)Characters (50)Characters (1)TextNumberCharacters (20)Date & TimeVariable characters (30)

<M>

Identifier_1 <pi>

Jabatan

Kode_JNama_JTingkat_J

<pi> Variable characters (10)Variable characters (30)Characters (20)

<M>

Identifier_1 <pi>

Penduduk

Id_PdkKode_KBNama_PdkJK_PdkDarah_PdkTpt_Lhr_PdkTgl_Lhr_PdkAgama_PdkPekerjaan_PdkKelainan_PdkKewarganegaraan_PdkStatus_Kawin_PdkPddkn_trkh_PdkHUb_Keluarga_Pdk

<pi> Variable characters (50)Variable characters (25)Characters (100)Characters (1)Variable characters (3)Characters (20)Date & TimeCharacters (20)Characters (15)Variable characters (25)Characters (3)Variable characters (15)Variable characters (30)Characters (25)

<M>

Identifier_1 <pi>

KTP

NIKFoto_KTPTgl_InputExp_Tgl

<pi> Variable characters (20)Variable characters (100)DateDate

<M>

Identifier_1 <pi>

Perpindahan

Kode_pdhAlamat_asalNegara_asalPropinsi_asalStstus_PindahAlasanTgl_Pindah

<pi> Variable characters (10)TextCharacters (30)Characters (30)Characters (20)TextDate

<M>

Identifier_1 <pi>

KK

Kode_KKAlamat_KKNegaraPropinsiKecamatanKelurahanRTRW

<pi> Variable characters (25)TextCharacters (30)Characters (30)Variable characters (30)Variable characters (30)Characters (2)Characters (2)

<M>

Identifier_1 <pi>

Kelahiran

Kode_LhrKTP_BpkKTP_Ibu

<pi> Variable characters (15)Variable characters (25)Variable characters (25)

<M>

Identifier_1 <pi>

Kematian

Kode_MtTgl_Jam_MtNama_PemakamkanAlmat_PemakamanSebab_MtBukti_Mt

<pi> Variable characters (10)Date & TimeVariable characters (30)TextTextVariable characters (50)

<M>

Identifier_1 <pi>

Buku_Induk_Kel

No_Idk_KelKet_BIKel

<pi> Variable characters (10)Text

<M>

Identifier_1 <pi>

Buku_Harian_Kel

No_BHKelKet_BHKecTgl_BHKel

<pi> Variable characters (10)TextDate & Time

<M>

Identifier_1 <pi>

Persyaratan

Kode_SKet_STipe_S

<pi> Variable characters (5)TextCharacters (30)

<M>

Identifier_1 <pi>

Gambar 3 CDM ( Conteptual Data Model ).(Sumber:Data diolah)

7

Pegawai

NIP_PKode_JPasswod_PSesi_PNama_PJK_PAlamat_PTlpn_PTpt_Lhr_PTgl_Lhr_PPddkn_trkhr_P

varchar(25)varchar(10)varchar(25)varchar(50)char(50)char(1)textnumeric(20,0)char(20)datetimevarchar(30)

<pk><fk>

Jabatan

Kode_JNama_JTingkat_J

varchar(10)varchar(30)char(20)

<pk>

Penduduk

Id_PdkKode_pdhKode_MtKode_KKNIKKode_LhrKode_KBNama_PdkJK_PdkDarah_PdkTpt_Lhr_PdkTgl_Lhr_PdkAgama_PdkPekerjaan_PdkKelainan_PdkKewarganegaraan_PdkStatus_Kawin_PdkPddkn_trkh_PdkHUb_Keluarga_Pdk

varchar(50)varchar(10)varchar(10)varchar(25)varchar(20)varchar(15)varchar(25)char(100)char(1)varchar(3)char(20)datetimechar(20)char(15)varchar(25)char(3)varchar(15)varchar(30)char(25)

<pk><fk3><fk5><fk2><fk1><fk4>

KTP

NIKKode_KKId_PdkFoto_KTPTgl_InputExp_Tgl

varchar(20)varchar(25)varchar(50)varchar(100)datedate

<pk><fk2><fk1>

Perpindahan

Kode_pdhAlamat_asalNegara_asalPropinsi_asalStstus_PindahAlasanTgl_Pindah

varchar(10)textchar(30)char(30)char(20)textdate

<pk>

KK

Kode_KKAlamat_KKNegaraPropinsiKecamatanKelurahanRTRW

varchar(25)textchar(30)char(30)varchar(30)varchar(30)char(2)char(2)

<pk>

Kelahiran

Kode_LhrKTP_BpkKTP_Ibu

varchar(15)varchar(25)varchar(25)

<pk>Kematian

Kode_MtId_PdkTgl_Jam_MtNama_PemakamkanAlmat_PemakamanSebab_MtBukti_Mt

varchar(10)varchar(50)datetimevarchar(30)texttextvarchar(50)

<pk><fk>

Buku_Induk_Kel

No_Idk_KelNIP_PKet_BIKel

varchar(10)varchar(25)text

<pk><fk>

Buku_Harian_Kel

No_BHKelNIP_PKet_BHKecTgl_BHKel

varchar(10)varchar(25)textdatetime

<pk><fk>

Persyaratan

Kode_SKet_STipe_S

varchar(5)textchar(30)

<pk>

Gambar 4. PDM ( Phisical Data Model ).

Program ini berisi mengenai informasi-informasi yang diperlukan oleh pegawaipemerintahan khususnya, Kelurahan. Seperti informasi permohonan pembuatan KTP,Kartu keluarga dan permintaan lain.1. Halaman Login

Halaman ini merupakan halaman awal pada saat user mengakses SistemAdministrasi Kependudukan. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 5

Gambar 5 Halaman Login

8

2. Halaman HomeSetelah masuk, user akan masuk ke halaman Home yg isinya berupa informasi alirandata permohonan penduduk. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 6.

Gambar 6 Halaman Home

3. Halaman Form Pembuatan Akta KelahiranHalaman ini digunakan untuk mengisi data Akta Kelahiran. Halaman ini dapat dilihatpada Gambar 7.

Gambar 7. Halaman Form Pembuatan Akta Kelahiran

4. Halaman Form Pembuatan Kartu Keluarga.Untuk mengisi form pembuatan Kartu Keluarga dibutuhkan beberapa halaman, untukmempermudah pengisian data Kartu keluarga. Berikut ini gambar halaman-halamanForm pembuatan kartu keluarga.

9

Gambar 8. Halaman Pengisian Data tempat tinggal

Gambar 9. Halaman Pengisian Data Kepala Keluarga

Gambar 10 Halaman Pengisian Data Anggota Keluarga

10

5. Halaman Form Pembuatan KTPHalaman ini digunakan untuk mengisi data KTP, termasuk upload Foto Penduduk.Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 11.

Gambar 11 Halaman Form Pembuatan KTP

6. Halaman Form Pembuatan Akta KematianHalaman ini berisikan form untuk pengisian data kematian penduduk. Halaman inidapat dilihat pada Gambar 12

Gambar 12 Halaman Form Pembuatan Akta Kematian

7. Halaman Form Keterangan Pindah MasukHalaman ini digunakan untuk mengisi data penduduk yang masuk di kalurahan JajarTunggal, untuk selanjutnya digunakan untuk pembuatan KK dan KTP. Halaman inidapat dilihat pada Gambar 13

11

Gambar 13 Halaman Form Keterangan Pindah Masuk

8. Halaman Form Keterangan Pindah KeluarHalaman ini digunakan untuk mengisi data penduduk yang keluar dari kelurahanJajar Tunggal,. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 14

Gambar 14 Halaman Form Keterangan Pindah Keluar

9. Halaman Form ProfilHalaman ini digunakan untuk mengisi merubah data user, yaitu nama User, sertausername dan Password untuk masuk ke sistem. Halaman ini dapat dilihat padaGambar 15

Gambar 15. Halaman Form Profil

12

KESIMPULAN

1. Dengan adanya sistem informasi administrasi kependudukan di Kelurahan JajarTunggal Kecamatan Wiyung Surabaya, yang semula Kelurahan tidak memiliki dataelektronik kependudukan sekarang memiliki data elektronik yang terkomputerisasi.

2. Dengan adanya sistem komputerisasi, maka dapat membantu mempermudah danmempercepat pelayanan terhadap kepengurusan data – data kependudukan diKelurahan Jajar Tunggal.

DAFTAR PUSTAKA

Hasibuan,Zainal A.Langkah –langkah Strategis dan Taktis Pengembangan E-GovernmentUntuk pemda.Jurnal Sistem Informasi MTI UI Vol 3-No 1-April 2007

Nugroho, Bunafit. (2004). PHP & MySQL Desain Editor Dreamweaver MX, Yogyakarta: Andi Yogyakarta

Widigdo, Anon. (2003). Dasar Pemrograman PHP dan MySQL,http://chandrasaja.dagdigdug.com/2008/05/21/elektronic-government-e-

Government/more-59http://dspace.widyatama.ac.id/handle/10364/921http://sitkessos.nad.go.id/kelompok/profil/siak-sistem-informasi-administrasi-

kependudukan-siak-online