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METODOLOGÍ A PARA LA PRESERVACÍO N Y

CONSERVACÍO N DE ÍNFORMACÍO N GEOGRA FÍCA

2016

2016

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Contenido

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 4

ALCANCE ..................................................................................................................................................... 5

OBJETIVOS ................................................................................................................................................... 5

Objetivo General ..................................................................................................................................... 5

Objetivos específicos ............................................................................................................................... 5

1. MARCO TEORICO Y NORMATIVO ........................................................................................................ 6

1.1. Normatividad y criterios de aplicación ........................................................................................ 6

1.1.1. Leyes...................................................................................................................................... 6

1.1.2. Decretos ................................................................................................................................ 7

1.1.3. Resoluciones ......................................................................................................................... 8

1.1.4. Acuerdos ............................................................................................................................... 9

1.1.5. Circulares............................................................................................................................. 11

1.1.6. Normas técnicas .................................................................................................................. 11

1.2. Sistema de gestión documental ................................................................................................. 12

1.2.1. Unidades de información .................................................................................................... 13

1.2.2. Normalización ..................................................................................................................... 15

1.2.3. Sistema integrado de conservación .................................................................................... 18

1.2.4. Acceso y recuperación de información ............................................................................... 21

2. METODOLOGÍA PARA LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE PRODUCTOS GEOGRÁFICOS ........ 30

2.1 procedimiento para el inventario y generación de metadatos geográficos .............................. 30

2.1.1 elaborar diagnóstico documental ....................................................................................... 30

3

2.1.2 Planeación ........................................................................................................................... 33

2.1.3 ejecución y puesta en marcha ............................................................................................ 40

2.2. Sistema integrado de conservación ........................................................................................... 46

2.2.1 Conservación Documental .................................................................................................. 47

2.2.2 Unidades de Conservación .................................................................................................. 52

2.2.3 Depósitos ............................................................................................................................ 58

2.2.4. Gestión de Desastres ............................................................................................................... 70

2.3. Migración a otros medios de los productos geográficos ........................................................... 73

2.3.1. Proceso para la digitalización de productos geográficos.................................................... 73

2.3.2. Proceso para la microfilmación de productos geográficos ................................................ 76

3. RECOMENDACIONES ......................................................................................................................... 77

4. GLOSARIO .......................................................................................................................................... 78

5. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... 92

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INTRODUCCIÓN

La información geográfica constituye uno de los activos más preciados al interior de cualquier organización que produzca, custodie o utilice datos geográficos para cumplir con sus objetivos estratégicos; en tal sentido, la implementación de programas de gestión documental que ayuden a su producción, distribución, organización, consulta, conservación y disposición final, constituyen elementos necesarios para lograr una gestión de información eficiente, razón por la cual, dentro de estos programas es de vital importancia desarrollar e implementar el Sistema Integrado de Conservación (SIC), el cual permite a la entidad planificar las actividades y prácticas para salvaguardar los productos geográficos. Por lo anterior, el documento CONPES N° 3585 de 2009: “Consolidación de la Política Nacional de Información Geográfica y la Infraestructura Colombiana de Datos Espaciales (ICDE)”, estableció como meta la generación de la metodología para la preservación y conservación de información geográfica, documento del cual es responsable el Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC), por medio de su Oficina Centro de Investigación y Desarrollo en Información Geográfica (CIAF). En ese sentido dicha metodología busca plasmar de manera clara las consideraciones necesarias para la preservación y conservación de productos geográficos, teniendo en cuenta criterios nacionales e internacionales, con el fin de servir de instrumento de orientación y apoyo para las entidades miembros de la ICDE en la planificación y puesta en marcha del SIC, enmarcado en un programa de gestión documental. En el desarrollo de la metodología se han adoptado cada una de las directrices y parámetros establecidos por el Estado Colombiano a partir del Archivo General de la Nación, ente rector en el tema. Así mismo, se han adaptado algunos criterios y experiencias reglamentados a nivel internacional por la Federación Internacional de las Asociaciones e Instituciones Bibliotecarias - IFLA y la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura –UNESCO, entre otras. La metodología de preservación y conservación de información geográfica se encuentra dividida en dos grandes capítulos: el primero orientado a la conceptualización que se debe tener en cuenta para generar las políticas y actividades del SIC. En la segunda parte, se encuentran cada una de las actividades que deben realizarse buscando la salvaguarda de los productos geográficos; así mismo, se incluyen dentro de este capítulo los procesos que deben desarrollarse antes, durante y después de la ejecución del SIC, relacionando además las actividades de diagnóstico, clasificación y documentación de los productos geográficos, como estrategia para la planificación de actividades de preservación y conservación, y por último, se presentan las tecnologías y procedimientos para la migración de la información geográfica análoga a digital.

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ALCANCE

El presente documento dicta los lineamientos para la preservación y conservación en lo que se refiere a uso, distribución y disposición de los productos geográficos análogos que las entidades miembros de la ICDE producen o custodian de acuerdo con sus obligaciones misionales. En tal sentido, se incorporan las disposiciones que al respecto dicta el Archivo General de la Nación y las buenas prácticas que se han originado en iniciativas similares en las diferentes entidades miembros de la ICDE; sin embargo, este documento no pretende sustituir los programas de gestión documental que las entidades estén adelantando, por el contrario, busca convertirse en un insumo para facilitar la implementación de actividades encaminadas a la protección de los productos geográficos entendidos éstos como parte del patrimonio documental de la nación.

OBJETIVOS

Objetivo General

Identificar y definir las actividades, procesos o procedimientos metodológicos y herramientas necesarias para garantizar la salvaguarda de los productos geográficos a lo largo del tiempo, teniendo en cuenta criterios nacionales e internacionales.

Objetivos específicos

Identificar criterios y lineamientos conceptuales que le permitan a las entidades establecer sus

sistemas integrados de conservación enmarcados en un programa de gestión documental según

sus necesidades.

Plasmar de manera clara las actividades, procesos o procedimientos metodológicos necesarios

para la preservación y conservación de productos geográficos.

Analizar alternativas para la implementación de una metodología de preservación, que permita

la conversión y almacenamiento en medios digitales de la información geográfica Como

estrategia para disminuir los volúmenes de Información en forma análoga.

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1. MARCO TEORICO Y NORMATIVO

1.1. Normatividad y criterios de aplicación

A continuación se lista la normatividad y demás reglamentaciones vigentes que regulan la gestión documental y la producción de información geográfica en Colombia. Se describe brevemente el alcance de cada una para ubicar su pertinencia frente al tema.

1.1.1. Leyes Tabla 1. Leyes

Ley Descripción

Ley 4 de 1913 Código de Régimen Político y Municipal (Artículos: 289, 316, 320, 337. Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos).

Ley 47 de 1920 Protección del patrimonio documental y artístico.

Ley 40 de 1932 Registros y reformas civiles de las personas.

Ley 14 de 1936 Aprobación tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 163 de 1959 Medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación.

Ley 39 de 1981 Microfilmación y certificación de archivos.

Ley 23 de 1982 Derechos de autor.

Ley 57 de 1985 Publicidad y acceso a los documentos públicos.

Ley 63 de 1986 Aprobación del tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.

Ley 80 de 1989 Creación del Archivo General de la Nación de Colombia.

Ley 44 de 1993 Derechos de autor de funcionarios públicos.

Ley 80 de 1993 Estatuto de contratación administrativa (Art. 39 y Art. 55).

Ley 98 de 1993 Normas sobre democratización y fomento del libro colombiano.

Ley 136 de 1994 Normas tendientes a modernizar la organización y funcionamiento de los municipios.

Ley 190 de 1995 Estatuto anticorrupción. Faltas y delitos en archivos. (Art. 27 y 79).

Ley 200 de 1995 Conductas sancionables a servidores públicos sobre los archivos (Art. 40 y 41).

Ley 270 de 1996 Estatutaria de la administración de justicia. Sobre uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en los despachos judiciales (Art. 95).

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=326#0











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Ley 397 de 1997

Ley General de Cultura. Por la cual se desarrollan los artículos 70, 71 y 72 y demás artículos concordantes de la Constitución Política y se dictan normas sobre patrimonio cultural, fomentos y estímulos a la cultura, se crea el Ministerio de la Cultura y se trasladan algunas dependencias.

Ley 527 de 1999 Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 734 de 2002 Código disciplinario único (Art. 34 Deberes del servidor público y Art. 35 Prohibiciones). Faltas y delitos en archivos. (Art. 36).

Ley 951 de 2005 Acta informe de gestión (proceso de entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del estado Colombiano, al término e inicio del ejercicio de un cargo público).

Ley 962 de 2005

Ley anti trámites (Racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos).

Ley 1105 de 2006 Procedimiento de liquidación de entidades públicas de la rama ejecutiva del orden nacional y se dictan otras disposiciones (Art. 18, 25 y 26).

1.1.2. Decretos Tabla 2. Decretos

Decreto Descripción Decreto 1301 de 1940

Reglamentario de Ley 65 de1939, sobre Catastro

Decreto 2527 de 1950

Procedimiento de microfilm en los archivos y valor probatorio de las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.


Restringe adulteración, recorte y dobles de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados.

Decretos 2663 y 3743 de 1961, adoptados por la Ley 141 DE 1961

Código sustantivo del trabajo (Artículos 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393, 488, 489).

Decreto 264 de 1963

Reglamenta la ley 163 de 1959 sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación.


Código de procedimiento civil (Artículos 175, 251, 252, 253, 254, 255, 256, 257, 258, 259, 261, 262, 263, 264, 268, 269, 272, 273, 279, 281, 282).

Decreto 410 de 1971

Código de comercio. (Artículos: 19, 27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59, 60, 68, 69, 70, 619).


Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 14 de 1983 y se dictan otras disposiciones.

http://www.sinic.gov.co/OEI/paginas/organizacion/leyes/CONS_P91.HTM#70












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Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo (Artículos 17, 18, 19, 21, 24, 25, 29).


Inventario, patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos.

Decreto 624 de 1989

Uso de medios magnéticos en la información tributaria (Art. 633).


Adopta estatutos y asigna funciones al Archivo General de la Nación de Colombia.


Conservación de libros y papeles de los comerciantes. (Artículos 31 a 33).


Se reglamenta la Ley 80 de 1989, Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la Nación de Colombia por entidades del orden nacional del sector central de la rama ejecutiva.


Archivos laborales informáticos (Artículo 1).


Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29).


Facturas electrónicas.

Decreto 998 de 1997

Transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la rama ejecutiva.


Régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional (Art. 46).


Se adscribe el Archivo General de la Nación al Ministerio de la Cultura.

Decreto 254 de 2000

Régimen para la liquidación de entidades públicas del orden nacional (Artículos 25, 39 y 40).


Sistema General de Información Administrativa del Sector Público.


Reglamenta Estatuto de Contratación Ley 80 de 1993, y Decreto Reglamentario 855 de 1994, y dicta otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999.


Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de Información Administrativa del Sector Público SUIP.

Decreto Nacional 4124 de 2004

Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los archivos privados.

1.1.3. Resoluciones Tabla 3. Resoluciones

Resoluciones Descripción























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Resolución 2555 de 1988

Por la cual se reglamenta la formación, actualización de la formación y conservación del catastro nacional, y subroga la resolución No. 660 del 30 de marzo de 1984.


Crea el comité nacional de archivos de la educación superior del Sistema Nacional de Archivos.


Comité de transferencias de la documentación histórica al Archivo General de la Nación.


Modifica el numeral 7 del artículo 2 de la resolución 142 de 1996


Establece procedimientos de carácter general para determinar el carácter científico o cultural de libros, revistas, folletos, coleccionables seriados o publicaciones.

1.1.4. Acuerdos Tabla 4. Acuerdos

Acuerdos Descripción Acuerdo 07 de 1994 Adopta y expide el Reglamento General de Archivos.

Acuerdo 002 de 1995

Por el cual se adiciona el acuerdo 12 de 1995, que modifica el acuerdo 7 de junio de 1994.

Acuerdo 08 de 1995 Transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional, al Archivo General de la Nación. Ordenada por el Decreto 1382 de 1995.

Acuerdo 09 de 1995 Presentación de las tablas de retención documental al Archivo General de la Nación. Ordenadas por el decreto 1382 de 1995.

Acuerdo 12 de 1995 Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”Reglamento General de Archivos”, “Órganos de dirección, coordinación y asesoría.

Acuerdo 02 de 1996 Adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica el Acuerdo 7 de 1994.

Acuerdo 06 de 1996 Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación.

Acuerdo 011 de 1996

Criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo 02 de 1997 Prorroga el plazo establecido en el Decreto 1382 de 1995 para la de presentación de las tablas de retención documental de los organismos nacionales.

Acuerdo 05 de 1997

Por el cual se establecen los requisitos mínimos para las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que presten los servicios de organización de archivos, elaboración de tablas de retención y almacenaje o bodegaje de la documentación de las entidades públicas.

Acuerdo 09 de 1997 Por el cual se reglamenta el procedimiento para la evaluación de las Tablas de Retención Documental.

Acuerdo 022 de 2000

Reglamento General de Archivos, órganos de dirección, coordinación y asesoría".











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Acuerdo 047 de 2000

Acceso a los documentos de archivos, restricciones por razones de conservación.

Acuerdo 048 de 2000

Conservación preventiva, conservación y restauración documental.

Acuerdo 049 de 2000

Condiciones de edificios y locales destinados a archivos

Acuerdo 050 de 2000

Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Acuerdo 056 de 2000

Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.

Acuerdo 057 de 2000

Entrega de documentos y archivos de entidades en proceso de liquidación o fusión.

Acuerdo 73 de 2000 Por el cual se deroga el Acuerdo No. 046 del 5 de mayo de 2000: Por el cual se establece el procedimiento para la eliminación documental

Acuerdo 017 de 2001

Estatuto interno del Archivo General de la Nación.

Acuerdo 060 de 2001

Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 037 de 2002

Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 038 de 2002

Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

Acuerdo 039 de 2002

Procedimiento para la aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo 041 de 2002

Entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la ley 594 de 2000

Acuerdo 042 de 2002

Criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones públicas, se regula el inventario único documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 15 de 2003

Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo primero del acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002: Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen.

Acuerdo 02 de 2004 Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.

Acuerdo 27 de 2006 Por el cual se modifica el acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Actualización del reglamento general de archivos.

























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1.1.5. Circulares Tabla 5. Circulares

Circulares Descripción

Circular 01 de 1997 Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia.

Circular 02 de 1997 Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos.

Circular 01 de 1998 Creación y desarrollo del Archivo General del Municipio.

Circular 13 de 1999 Producción documental: Uso de tintas de escritura.

Circular 01 de 2001 Elaboración y adopción de Tablas de Retención Documental.

Circular 03 de 2001 Transferencias de la documentación histórica de los archivos de los organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación.

Circular 07 de 2002 Organización y conservación de los documentos de archivo de las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional.

Circular 01 de 2003 Organización y conservación de los documentos de archivo.

Circular 1 de 2006 Concejos territoriales de archivos.

Circular 1 de 2007 Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos y demás disposiciones reglamentarias.

1.1.6. Normas técnicas Tabla 6. Normas Técnicas

Normas técnicas Descripción

NTC-ISO 2859-1 Procedimientos de muestreo para inspección por atributos. Parte 1: Planes de muestreo determinados por el nivel aceptable de calidad -NAC- para inspección lote a lote

NTC 3723 Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnicas de operación

NTC 4080 Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de microfilmes.

NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.

NTC 4611 Información geográfica. Metadato geográfico.

NTC 4436 Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.

NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.

NTC 5238 Normas sobre reprografía. Microfilmación Series. Procedimiento de operación.

ISO 23081 Metadatos para la gestión de documentos




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1.2. Sistema de gestión documental

El Sistema de Gestión Documental, tiene como finalidad normalizar, mejorar y cohesionar los aspectos administrativos, operativos, regulatorios, archivísticos y de conservación; reflejado en la adecuada gestión de la información misional y de apoyo de cada institución; y responde al artículo 21 de la Ley 594 de 2000 que establece la necesidad de desarrollar un Programa de Gestión Documental. Se concibe como un Sistema para que pueda operar dentro del marco del mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Calidad e igualmente integrarse a él para conformar un Sistema de Gestión Integrado en las entidades. De acuerdo con la Guía de implementación de un Programa de Gestión Documental del Archivo General de la Nación, un programa de gestión documental debe considerar tres aspectos para su diseño e implementación: “Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Éstos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original”1. Dentro de la legislación de archivos, se considera que la conservación y preservación de los documentos se permea en todo el proceso, por lo cual está presente en estos tres aspectos. Un Sistema de Gestión Documental tiene tres componentes básicos: Sistema Integrado de Conservación (SIC), Normalización y Unidades de Información.

1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Bogotá: AGN, 2005, página 13.

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Ilustración 1. Sistema de Gestión Documental

Fuente: Sistema de gestión documental del Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC.

1.2.1. Unidades de información

Se ha identificado que las entidades productoras de información geográfica tienen ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, ARCHIVOS ESPECIALIZADOS y BIBLIOTECAS ESPECIALIZADAS. Los dos primeros son producidos por la entidad, están regulados por Tabla de Retención Documental (herramienta archivística), tienen un ciclo de vida2 y se consideran material de archivo. En cambio el tercero, es material bibliográfico que se administra con criterios bibliotecológicos y no necesariamente todos son producidos por la entidad. Cada una de las unidades de información debe administrarse y custodiarse de forma específica, y con base en las políticas que se determinen para tales fines.

Bibliotecas Especializadas

Se componen de las publicaciones bibliográficas y publicaciones periódicas, que producen las dependencias misionales como resultado de un estudio técnico, investigación o análisis especializado y propio de la entidad. En ocasiones se fortalecen estas bibliotecas con

2 Ver en Glosario CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.

Sistema de Gestión Documental

Sistema Integrado de

Conservación (SIC)

Unidades de

Información (UI)

Normalización (N)

Conservación documental

Unidades de Conservación

Depósitos

Gestión de Desastres

Archivo Administrativo

Archivo Especializado

Biblioteca Especializada

Clasificación y Descripción

Colecciones bibliográficas

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publicaciones adquiridas por compra o donaciones de temas asociados a la información producida por la entidad. No se constituyen material de archivo, por lo que su administración es de desarrollo de colecciones.

Archivos Especializados (Productos geográficos)

El archivo especializado es una unidad de información que reúne, gestiona y difunde la

documentación de un área del conocimiento determinado o la producida por un organismo o

institución a la que se circunscribe, podríamos decir que se trata de unidad de información

especializada adscrita a un organismo (propietario de este centro), donde se encuentran

conservados y almacenados los documentos necesarios para el funcionamiento de un servicio o

una actividad de la propia institución o empresa, y cuya finalidad es servir de referencia y ayuda

a los profesionales o investigadores, de acuerdo con la tabla de retención que regule su contenido.

La unidad de información crítica dentro de la estructura del Sistema de Gestión Documental, es el ARCHIVO ESPECIALIZADO, ya que son el cúmulo de documentos e información resultado de los procesos misionales de las entidades. En ellos se refleja el quehacer asociado con la misión, la visión y los objetivos organizacionales. Dentro de los ARCHIVOS ESPECIALIZADOS se encuentran los productos geográficos de las entidades miembros de la ICDE, ya sean considerados como productos finales o como intermedios y/o generados durante el proceso (dentro de los productos geográficos se encuentran los mapas, fotografías, imágenes satelitales, gráficos de mediciones de fenómenos naturales, reportes e informes técnicos, sistemas de información geográfica y en general cualquier soporte (análogo y/o digital) que represente y difunda la información geográfica). Este material de archivo, en medio físico e informático, se constituye en el elemento de aplicación de la presente metodología para la preservación y conservación de productos geográficos. Para identificar y administrar los documentos que forman parte de los ARCHIVOS ESPECIALIZADOS, debe tenerse en cuenta lo siguiente:

Archivos Administrativos

Responde a expedientes y documentos producidos en las entidades para apoyar su gestión misional. Suelen ser administrados por las dependencias de apoyo.

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1.2.2. Normalización

La gestión de la información producida por una entidad, ya sea en medio físico o informático, debe estar regulada por la normatividad vigente para tales fines, y por medio de procedimientos definidos internamente en cada institución. La normalización hace referencia a las políticas y procedimientos que se adopten para que todos los funcionarios gestionen, produzcan y administren de igual manera la información. Para ello existen herramientas archivísticas como la Tabla de Retención Documental y los inventarios documentales; además de lo anterior, existe la normalización para la gestión de información geográfica a partir de los estándares de datos, destacando entre ellos el de especificaciones técnicas, calidad de información, catálogo de objetos, los cuales permiten normalizar la producción de los productos geográficos. Dentro de los estándares se encuentra de igual forma los metadatos geográficos que permiten documentar cada uno de los productos geográficos de las entidades. El levantamiento de la información que se consigna dentro de cada metadato se realiza a partir de inventarios analíticos3.

Tabla de Retención Documental

La Tabla de Retención Documental constituye una herramienta fundamental para la administración de los archivos en las entidades públicas. Brinda los elementos necesarios para conservar la información con fines jurídicos, contables, fiscales, de investigación y de conservación del patrimonio documental de la Nación. Es conveniente para las entidades productoras de información geográfica, establecer un sistema de clasificación acorde con la tabla de retención documental de la entidad, de tal forma que esta información considerada de interés para la Nación, se administre de una forma adecuada y se le brinden las características de conservación y protección que necesitan. De igual modo, las decisiones acerca de los tiempos de retención y su disposición final deben considerar en primera instancia argumentos jurídicos de carácter probatorio, técnico científico, acorde con la función que les dio origen y en segundo lugar, archivísticos para asegurar la perdurabilidad, acceso y mantenimiento de la información, así como el beneficio para la comunidad.

3 Ver en Glosario INVENTARIO ANALÍTICO.

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Inventarios documentales

En concordancia con el Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002, expedido por el Archivo General de la Nación, por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas; se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Las instituciones públicas deben generar y mantener actualizados los inventarios documentales, acorde con el Inventario Único Documental, con el fin de:

Administrar de manera eficiente las transferencias documentales, según el ciclo vital del

documento.

Asignar responsabilidades documentales a las dependencias y/o funcionarios, cuando

sus funciones así lo requieran.

Brindar condiciones de acceso y seguridad a los documentos.

Facilitar la búsqueda y recuperación de la información.

Proveer informes oportunos a partir de la información actualizada.

Gestionar el préstamo de los documentos y asegurar la integridad de los expedientes.

Servir como fuente de información para la toma de decisiones.

Los inventarios documentales pueden complementarse y relacionarse con los metadatos que las instituciones crean pertinentes generar para dar un valor agregado a su gestión y facilitar la administración y difusión de la información.

1.2.2.1. Inventario estructurado

Es claro que cada entidad debe identificar sus necesidades para diseñar el programa de preservación de información, pues las condiciones de cada archivo son diferentes. No existen modelos prediseñados que se puedan aplicar indistintamente en cualquier tipo de entidad. Para el diseño de un programa de preservación se requieren identificar de forma clara y precisa las condiciones actuales del material de archivo y de las instalaciones en donde se encuentra ubicado dicho material. Es así como surge la necesidad de realizar un inventario de productos geográficos.

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El inventario de productos técnicos de cualquier entidad, pretende identificar, conocer y definir de manera estructurada y detallada aspectos relacionados con la clasificación y tipología de los productos, ubicación física, soportes, tipos de materiales, estado de conservación y valores documentales, entre otros, para su posterior codificación y marcación.

Metadatos Geográficos

La generación de metadatos geográficos en Colombia, se encuentra estandarizada por la Norma Técnica Colombiana NTC 4611 (Metadato Geográfico), la cual suministra los lineamientos de documentación de conjuntos de datos geográficos y marca la pauta para la gestión documental de calidad de los datos y conjuntos de datos geográficos. El estándar de la Norma Técnica Colombiana NTC 4611, define elementos del metadato geográfico obligatorios, condicionales u opcionales que constituyen el núcleo mínimo requerido para cumplir los propósitos de localizar datos, determinar su aptitud de uso, forma de acceso y transferencia; y elementos opcionales que permiten una descripción más detallada de los datos geográficos . Los metadatos son parte fundamental de una Infraestructura de Datos Espaciales - IDE. Son utilizados para facilitar la gestión (acceso, uso e intercambio) de información geográfica al interior de una organización, dando valor agregado a su inversión en datos georreferenciados. Igualmente, son útiles para proveer información sobre los productos que dispone la organización a sus usuarios; para optimizar el manejo y administración de datos geográficos; y para conocer la información descriptiva de los datos de otras instituciones. Una buena gestión de metadatos, permite un amplio rango de beneficios a gestores y usuarios de la información geográfica en general, como:

Disposición: Permite a los usuarios identificar y determinar qué información existe sobre

un producto geográfico.

Uso: Proporciona la información necesaria para determinar si el conjunto de datos se

ajusta a un requerimiento específico.

Acceso a los usuarios: Facilita la difusión de información de los datos, acerca de la

ubicación, tamaño, formato, medio, precio y restricciones de uso, con el fin de identificar

y adquirir un grupo de datos.

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Transferencia: Aporta la información necesaria para utilizar, procesar e intercambiar un

conjunto de datos.

Inventario: Permite identificar el producto por su localización y estado de la información.

Catalogación: Permite clasificar los productos geográficos para ponerlos a disposición de

los usuarios, por medio de los metadatos de productos y servicios de varias entidades.

1.2.3. Sistema integrado de conservación

La humanidad históricamente ha tenido la necesidad de recuperar y proteger bienes que son íconos de su identidad particular y colectiva, que suministran información para toma de decisiones, o que son referentes históricos de una cultura. Dichos bienes se denominan de interés cultural. La información geográfica reflejada en los productos geográficos que son producidos, usados y custodiados por las entidades miembros de la ICDE, forman parte de los bienes de interés cultural de carácter patrimonial documental de la Nación. Los bienes de patrimonio documental producidos por las entidades adscritas a la ICDE, pasaron con la Ley General de Cultura a ser inalienables, imprescriptibles e inembargables, al igual que los demás bienes de interés cultural declarados patrimonio cultural de la Nación. Por esta razón deben ser custodiados, administrados, preservados y conservados adecuadamente para que su información sea legible, accesible e inalterable en el tiempo; y los entes rectores en la materia son el Archivo General de la Nación y la Biblioteca Nacional. La conservación y restauración de bienes muebles adquiere, entonces, la responsabilidad de recuperar, salvaguardar y preservar los bienes muebles, a partir del ejercicio de la conservación preventiva, conservación y restauración. La primera, como su nombre lo indica, son los programas y actividades encaminadas a evitar el deterioro de los bienes; la segunda, detiene los deterioros existentes; y la tercera, recupera las calidades estéticas, plásticas e históricas del objeto. Suele utilizarse el término de preservación para la sumatoria de las actividades de conservación preventiva y conservación; y el término de restauración, para los procesos de conservación y restauración. En Colombia, la conservación y restauración del patrimonio documental está enmarcada por la Ley 594 de 2000, donde se establece la necesidad de implementar Sistemas Integrados de Conservación4 y Programas de Gestión Documental5.

4 Ley 594 de 2000, Título XI, Artículo 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos. 5 Ley 594 de 2000, Título V, Artículo 21.Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

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La ejecución o aplicación de la conservación y restauración en bienes muebles se rige por principios y criterios como: Tabla 7. Principios y criterios para la conservación y restauración de bienes muebles

Principios y criterios Definición

De Colección. Todos los bienes culturales que forman parte de una misma colección, deben intervenirse al mismo nivel y con procedimientos iguales o similares.

Mínima intervención. Los procesos de intervención en un bien deben ser los mínimos necesarios para su preservación en el tiempo, y conservarlo en su integridad física y estética.

Respeto al original. Las intervenciones no pueden alterar o modificar la naturaleza físico química del bien mueble.

Compatibilidad de materiales.

Los materiales empleados en un proceso de intervención deben ser compatibles con los materiales del bien mueble intervenido.

Estabilidad de materiales. Los materiales empleados en una intervención deben ser estables en el tiempo y a las condiciones ambientales.

Reversibilidad de materiales. Los materiales y procedimientos aplicados en un bien cultural deben ser reversibles o eliminables.

Compatibilidad con intervenciones futuras.

Los procesos y materiales de intervención en el presente no deben interferir con intervenciones futuras.

Integridad del original. Los procesos de intervención deben proteger el bien mueble de manera integral, prestando atención a su materialidad e información explícita e implícita contenida en ellos.

Diferenciación entre la intervención y el original.

Los materiales originales y los agregados en el proceso de intervención deben ser fácilmente diferenciables, sin que altere su estética.

Conservación integral.

Las intervenciones deben estar precedidas por la estricta documentación del bien, del examen diagnóstico que fundamenta, sustenta y justifica el tipo y alcance de las medidas o tratamientos a realizar o del establecimiento de proyectos y programas de conservación integral. Asimismo deberán implementarse los seguimientos y controles necesarios para los programas o procesos ejecutados de acuerdo con los niveles que se plantean alcanzar.

Para dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y los acuerdos del Archivo General de la Nación, las entidades gubernamentales deben tener un Sistema Integrado de Conservación (SIC) implementado en todo el ciclo vital del documento. En este esquema se presenta el SIC en cuatro módulos y abarcan los temas de conservación que van desde lo particular hasta lo general:

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Ilustración 1. Sistema de Gestión Documental

Fuente: Sistema de gestión documental del Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC.

A continuación se da un marco general acerca de cada módulo:

Conservación Documental

La conservación documental está encaminada a las actividades preventivas y correctivas que afectan directamente al bien cultural en su materialidad y conservación actual y futura. Donde se debe tener en cuenta:

La materialidad de los archivos

La preservación del original: Los procesos de conservación preventiva, conservación y

restauración deben estar enfocados a los archivos originales de los productos geográficos

por su valor patrimonial. Se busca regular la ejecución de actividades indirectas y directas

en los productos geográficos para no alterar el original y conservar en su integridad,

debido a su carácter de patrimonio de interés cultural nacional.


Sistema Integrado de Conservación (SIC)

Conservación documental


Depósitos


Políticas macro que permiten a la Entidad seleccionar los medios físicos y digitales que garanticen la preservación de la información en el tiempo. Lineamientos generales para los programas de conservación preventiva, conservación y

restauración

Sistemas de almacenamiento adecuados para la información, teniendo en cuenta aspectos como: materiales sustentados, soportes, valoración, frecuencia de consulta, disposición final, formatos, etc.

Condiciones mínimas para que un espacio pueda destinarse como depósito de información.

Programas de prevención y atención de desastres en archivos y biblioteca.

Políticas de seguridad de la información.

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El segundo módulo del SIC, hace referencia a los sistemas de embalaje adecuados para la conservación de los archivos. Existen unidades de conservación específicas y unidades de conservación generales.

Depósitos

La mayoría de los deterioros en archivos responden a dos factores extrínsecos: almacenamiento y antropogénicos. Guardar los archivos en espacios y edificaciones inadecuadas para su preservación, suele ser la principal causa de alteraciones de tipo físico, químico y/o biológico, aunado a las inadecuadas prácticas de manipulación y unidades de conservación. Una construcción segura y bien planeada es en general el principal instrumento para la preservación y conservación de los productos geográficos.


Dentro de las políticas y programas de la conservación preventiva, se hace énfasis en el desarrollo de un Programa de Prevención y Gestión de desastres, ya que los archivos no están exentos de un siniestro, desastre o catástrofe, causado por diferentes factores y niveles de magnitud. Con el programa la entidad consigue los siguientes objetivos:

Erradicar prácticas o situaciones potenciales peligrosas.

Prevenir la aparición de desastres evitables.

Minimizar los daños en la documentación cuando se produce el desastre.

Reducir los gastos en la reparación de materiales dañados.

Reducir los gastos en reparación de equipos, mobiliario e infraestructura.

Garantizar el acceso a la información con la mayor brevedad6.

1.2.4. Acceso y recuperación de información

El acceso y consulta de los documentos en los archivos de las entidades públicas se encuentra regulado por la Ley 594 de 2000 en el Título VI “Acceso y consulta de los documentos”, en él se describe el derecho que tienen las personas a consultar los documentos y el deber de las entidades por brindar la

6 Fundación Histórica Tavera. Instituto de Seguridad Integral de la Fundación Mapfre Estudios. Manual de Planificación y Prevención de Desastres en Archivos y Bibliotecas. Madrid: Fundación Mapfre, 2000, pág. 24.

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información en las condiciones establecidas por la ley, como la reserva legal de los documentos y las restricciones que deban aplicarse a los documentos que presenten riesgo de pérdida por deterioro físico. Así mismo, el Archivo General de la Nación, a través del Reglamento General de Archivos, aprobado por el acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, en su Capítulo V “Acceso a los documentos de archivo”, se definen los criterios y elementos fundamentales para que los ciudadanos puedan acceder a los archivos de las entidades públicas, de conformidad con el artículo 74 de la Constitución Política. El Reglamento considera que las entidades públicas deben brindar las condiciones físicas, tecnológicas, de servicios y procedimentales necesarias para garantizar la consulta y acceso a los documentos. De tal forma, que las personas conozcan sus deberes y derechos para obtener la información que necesitan. También se considera relevante que las entidades públicas efectúen los análisis pertinentes para salvaguardar la información garantizando el derecho a la intimidad, honra y buen nombre de las personas. Para el caso de los productos geográficos, donde la mayor parte de estos son de acceso libre, las entidades custodias deben facilitar el acceso a la información, de los productos que se encuentra en formato digital como los que se encuentra en formato análogo. Por lo anterior el CONPES 3585, establece la necesidad de migrar los productos geográficos estratégicos que se encuentran en formato análogo al formato digital. Ello con el fin de facilitar el acceso a la información geográfica la cual es vital para el desarrollo político, económico y social del país. Por lo anterior se encuentra a continuación las posibles formas de migrar a otros medios los productos geográficos.

Migración a otros medios

Con el fin de permitir a los usuarios un rápido y fácil acceso de los productos geográficos se recomienda la migración de los productos geográficos análogos a otros medios, por medio de la digitalización o microfilmación. Es de aclarar que estas dos técnicas, son las únicas aprobadas en la actualidad por el Archivo General de la Nación. Estas técnicas igualmente, sirven para generar archivos de preservación de los productos geográficos, pero para ello la institución tiene la obligación de certificar la autenticidad de estos. Por lo anterior, dichos procedimientos se convierten en una de las soluciones para conservar y preservar los productos geográficos, ya que impide que el original sea mal manipulado, uno de los primeros factores de deterioro de los productos.

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Para la migración a otros medios de productos geográficos se tiene dos tecnologías las cuales se explican a continuación:

Digitalización

Referida a la captación del documento en formato electrónico a través del proceso de escaneado y digitalización. El objetivo de esta tecnología es mantener la capacidad de visualizar, recuperar y utilizar colecciones digitales frente a las infraestructuras y elementos tecnológicos y de organización que cambian con mucha rapidez.

Patrones de referencia

Hace referencia a establecer los estándares en el proceso de digitalización, lo cual facilitará el control de calidad de la digitalización, los procesos de reconocimiento de caracteres, la calidad visual y de impresión aceptable para usuarios, el tamaño de los archivos digitales y la optimización del tiempo para acceder a ellos. Los patrones de referencia que deben tenerse en cuenta son:

- Resolución: Una imagen digital está conformada por puntos o caracteres llamados pixeles, y están demarcadas por la cantidad de estos en una pulgada. Para la digitalización de productos geográficos se debe establecer la resolución en términos de puntos por pulgada “dpi” o píxeles por pulgada “ppi”. El proceso de digitalización de un producto geográfico tiene la finalidad de capturar los detalles más pequeños presentes en él, de tal forma que se mantenga un grado de totalidad de cada uno de los elementos geográficos inmersos; por lo cual se recomienda realizar pruebas con los productos, para determinar la mejor opción de resolución; es importante decir que la selección de una buena resolución es el principal determinante para la calidad de la imagen.

- Bits o profundidad del color:

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Por medio de la digitalización de productos geográficos se debe garantizar la fidelidad visual, es decir la imagen digital generada del escaneo debe reflejar la variabilidad de tonos presentes en el mismo. Para ello se debe escoger la profundidad del color o profundidad de bits.

La profundidad del color es determinante en la calidad y el tamaño de una imagen y está dada por la gama de colores que pueden capturarse. En el proceso de digitalización se debe escoger entre tres tipos de profundidad: Binario (blanco y negro), escala de grises (8 y 16 bits) o color (24 y 48 bits). Para la selección de profundidad se debe tener en cuenta la capacidad de almacenamiento ya que a mayor bits mayor peso de la imagen.

Por otro lado, es necesario tener en cuenta para qué se está realizando la digitalización si es para generar archivos de preservación se debe seleccionar altos niveles de bits. En caso contrario la Biblioteca Nacional de Colombia recomienda lo siguiente:

1 bits: Textos compuestos por imágenes en negro sobre papel blanco. 8 bits: documentos con información significativa en escala de grises, por

ejemplo fotografías a blanco y negro, documentos con anotaciones a lápiz, manchas de oxidación en el papel, manchas de cintas u otros que interfieran con la información y apariencia estética.

24 bits: documento que contengan información a color.

Lo anterior, no implica que cada entidad deba seguir las recomendaciones anteriores, es necesario realizar las pruebas respectivas para escoger la mejor opción de profundidad.

- Optimización de la imagen

Este proceso consiste en mejorar las condiciones de calidad y uso de la imagen, resultado del proceso de digitalización, con lo cual se obtiene una mejor visualización en el momento de su lectura. Es de aclarar que cuando la digitalización se desarrolla por motivos de preservación, esta práctica alteraría la fidelidad y la autenticidad de la imagen con respecto al original. La Biblioteca Nacional de Colombia sugiere que cuando se presentan características en los soportes originales tales como: papel usado, papel muy fino, papel en blanco (revistas o fotografías), contraste de colores o fondos que

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no son blancos, papel con mucha textura, fondos muy pálidos o casi blancos, impresiones en medios tonos (patrón de puntos), originales con filigranas, entre otros debe realizarse optimizaciones a los archivos de preservación7. La optimización de la imagen digitalizada se desarrolla normalmente haciendo ajustes en la herramienta de edición o del escáner; los principales ajustes que se realizan son: eliminación de efecto óptico muaré8, alteración de la imagen9, aumento de nitidez (sharpening), utilización de filtros personalizados, eliminación de polvo, reducción de grano y restauración de color (profundidad de color).

- Formato de archivo

El formato de almacenamiento de la imagen digital debe permitir su fácil lectura “Intercambio”, satisfacer características de resolución, profundidad y color y por ser una copia digital de un producto geográfico, permitir el almacenamiento de la referencia espacial. Por otro lado, la selección del formato de archivo debe tener en cuenta que este sea ampliamente usado, durable y de fácil conversión a otros formatos (preservación digital). A continuación se presentan las principales características de los formatos más utilizados en el almacenamiento de imágenes:

Tabla 8. Formatos de archivo para el proceso de digitalización

Nombre u versión actual Extensión

Profundidad del color Compresión

Archivo de correlación comentarios

TIFF 6.0 (Tagged Image File Format)

tif, .tiff

Bitonal a 1 bit; escala de grises o color de paleta de 4 u 8 bits; hasta color de 64 bits

Descomprimido sin pérdida: ITU-T.6, LZW, etc. Con pérdida: JPEG

twf

Opcionalmente es capaz de almacenar la referencia espacial en el archivo tif o en un archivo de correlación.

JPEG (Joint Photographic Expert Group)/JFIF (JPEG

Jpeg, jpg. Escala de grises a 8 bits; color a 24 bits

Sin pérdida: LZW jgw

Se puede reemplazar por PNG; Soporte de entrelazado y transparencia a través

7 Biblioteca Nacional de Colombia. Conservamos No. 7: Pautas para la digitalización de documentos en papel y audio. Bogotá. Enero –

febrero de 2007. Páginas 19 y 20.

8 Consiste en un dibujo perceptible que reduce la nitidez de la imagen digital; tiene apariencia de espiga, sombreado, tablero de ajedrez,

lunares o puntos, resultado del proceso original de impresión.

9 Incluye limpieza de defectos que posee el original tales como manchas, faltantes, rayas, etc.

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File Interchange Format)

de la mayoría de los navegadores Web. JPEG genera un archivo de imagen con extensión jpg y un archivo de correlación universal World File con extensión jpw para su referencia espacial.

JPEG2000 and GeoJP2

jp2


Imagen comprimida de rápido despliegue

Windows and OS/2 BMP

bmp


bpw

MrSID 3.0.26 Compressed Rasters (SID)

sid Escala de grises a 8 bits; color a 24 bits

sdw Imagen comprimida de rápido despliegue

PCIDSK (PIX) pix


Imagen generada por el software PCI Geomatica

ER Mapper Raster ers


Imagen generada por el software ERMapper

ER Mapper's Compressed Raster 2.46

ecw


Imagen comprimida de rápido despliegue generada por el software ERMapper

Erdas Imagine (.img)

img


Imagen generada por el software ERDAS

Arc/Info ASCII Grid


Imagen generada por el software Arc/Info. La imagen se almacena en directorio y tiene asociada el directorio INFO

Arc/Info ASCII Grd

grd


Imagen generada por el software Arc/Info

Intergraph Raster rgb, .cot, and .cfl


Imagen generada por el software Intergraph

ENVI raster files (.hdr)

.hdr


Imagen generada por el software ENVI

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ILWIS 2.x Raster images (.mpr)

mpr


Imagen generada por el software ILWIS

Fuente: Metodología de preservación de productos del Institutode Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales de Colombia – IDEAM.

Para la digitalización de productos geográficos uno de los formatos más usados son el TIFF y el JPEG, ya que por medio de archivos de extensión se almacena la referencia espacial.

- Compresión

El proceso de selección consiste en determinar el método de compresión, el cual pide tener dos resultados: “con pérdida de información”, es decir en el proceso de compresión sufren perdida de información y baja su calidad y “sin pérdida de información” no se altera el contenido ni la calidad de la imagen. Si la digitalización es usada como método de preservación se debe escoger una técnica sin pérdida de información. A continuación están los atributos de las técnicas más comunes de compresión:

Tabla 9. Métodos de compresión de archivos digitales

Nombre

ITU-T.6 (Grupo 4CCITT)

JBIG/JBIG2 JPEG LZW De flate Wavelet ImagePac

Estándar/patentado Estándar Estándar Estándar Patentado Estándar Estándar o Patentado

Patentado

Sin pérdida/con pérdida

Sin pérdida Sin pérdida o Con pérdida

Con pérdida Sin pérdida Sin pérdida Sin pérdida o Con pérdida

Con pérdida

Profundidades de bits soportadas

1 bit Típicamente de 1 bit hasta 6 bits

8 bits o 24 bits Típicamente de 1 bit a 8 bits

8, 16, and 24 bits

24 bits

Resolución múltiple No No No No No Sí Sí

Formatos de Archivo y Aplicaciones

Tiff, PDF, fax TIFF, PDF, fax JPEG/JFIF, TIFF, FlashPix, SPIFF, PDF

Zip, TIFF, GIF, PDF, Postscript

PNG, Zip, PDF JP2, LuraWave, MrSID, ERMapper, DjVu

Soporte Web Conexión o aplicación de ayuda

Conexión o aplicación de ayuda

Desde Explorer 2, Navigator 2

Desde Explorer 3, Navigator 2

Desde Explorer 4, Navigator 4.04

Conexión o aplicación de ayuda

Aplicación Java o aplicación de ayuda

Fuente: Biblioteca Nacional de Colombia, Conservamos No. 7: Pautas para la digitalización de documentos análogos en papel y en audio. Enero – febrero de 2009.

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Dispositivos para la captura de imágenes

Además de los patrones de referencia, es necesario seleccionar el dispositivo (escáner) con el cual se va a desarrollar la digitalización, para la elección de este se debe tener en cuenta los materiales de los productos geográficos que se van a digitalizar y el tamaño de estos, además de las utilidades adicionales que ofrecen los escáneres que pueden servir a futuro a la institución, como son: reconocimiento automático de caracteres (OCR), eliminación de los colores de fondo de un formulario, reconocimiento de códigos de barras e impresión para control en los documentos, entre otros.

- Microfilmación La microfilmación es una técnica fotográfica, aplicada a la reducción de documentos análogos. Fue la primera técnica que se empleó con este objetivo y a pesar del surgimiento de nuevas tecnologías, aún se utiliza con alguna frecuencia.

Las principales ventajas del microfilm son: Durabilidad: En condiciones de almacenamiento adecuado (depósitos,

mobiliario, luz, condiciones ambientales, etc.), los microfilmes pueden durar 100 años o más sin que se altere su composición física y química.

Versatilidad: Puede manejar diferente tipo de documentación con excelente calidad de reproducción.

Capacidad: Permite reducir hasta en un 99% los espacios destinados a los mismos.

Seguridad: seguridad derivada, ya que al ser de menor volumen es más sencillo y económico asegurar la documentación contra robos, incendios, insectos y roedores, etc. Seguridad en la conservación de la información y documentos, ya que estos en el microfilm son inalterables.

Las desventajas son: Lentitud en la búsqueda: aun partiendo de documentación organizada y con

apoyo de bases de datos, la recuperación de un documento microfilmado puede ser hasta 100 veces más lenta que en los sistemas informáticos.

Imposibilidad de mejorar la imagen por su carácter fotográfico, el microfilm no puede mejorar la legibilidad de la información que tiene problemas en soportes

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como el papel. Es de resaltar que esta debilidad se convierte en fortaleza, en el momento de hablar de preservar ya que al no permitir su modificación se convierte de carácter probatorio.

Consulta: un microfilm sólo puede ser consultado por un usuario a la vez. La calidad de la imagen se puede determinar sólo después que se ha terminado

la filmación.

- Digitalización Vs. Microfilmación Tanto la digitalización, como la microfilmación capturan la imagen en función de las capacidades y limitantes de la tecnología del equipo utilizado, en el siguiente cuadro se presentan las características de cada uno de estos métodos:

Tabla 10. Digitalización Vs. Microfilmación

Características Digitalización Microfilmación Velocidad de conversión del físico Rápida Lenta

Espacio físico de almacenamiento Peso de los archivos en los servidores y espacio físico para estos últimos.

De acuerdo a la cantidad de rollos de microfilm resultantes

Facilidad de acceso Desde cualquier computador con un visualizador básico de imágenes

Únicamente en equipos especializados

Posibilidad de modificación

Se puede modificar según las necesidades del usuario, si es desde el punto de vista de preservación no se debe modificar ya que la imagen debe ser de carácter probatorio, pero si es para acceso sí.

No es posible

Formato de almacenamiento Para productos geográficos se recomienda TIFF y/o JPEG.

Rollos de Microfilm

Resolución De acuerdo a las necesidades del usuario.

No se conoce

Profundidad de color De 8 a 24 bits y superiores (de acuerdo al equipo utilizado), 16,7 millones de tonos.

Bitonal (Blanco y Negro)

Costos Bajo Depende del tipo de película y la cantidad de imágenes

Fuente: Metodología de preservación de productos del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales de Colombia – IDEAM.

Según la comisión europea “¡2010: bibliotecas digitales!” del 30 de septiembre de 2005, sobre digitalización y accesibilidad en línea a los materiales culturales y preservación,

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recomienda que los procedimientos utilizados para preservar los documentos deben permitir el acceso a la memoria colectiva contenida en ellos. La referida comunicación constata que la digitalización es un medio importante para ampliar el acceso al material cultural y temático; “en algunos casos el único para asegurar el acceso a las generaciones futuras”. Asimismo constata que, aunque se recomiendan algunos procesos como la microfilmación y la duplicación análoga; la digitalización se presenta como el más adecuado para la conservación de documentos temáticos, que permitan la consulta, modificación y actualización de la información que contienen.

2. METODOLOGÍA PARA LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE

PRODUCTOS GEOGRÁFICOS

Para formular y adoptar los procedimientos necesarios de conservación y preservación de productos geográficos es necesario realizar un inventario estructurado, el cual, permitirá determinar la cantidad de productos de la entidad, su estado de conservación, las condiciones de almacenamiento y algunas otras variables que se establecerán a lo largo de este capítulo, ello con el fin de tomar las medidas necesarias de conservación y preservación de información geográfica, a partir del diseño del sistema integrado de conservación.

2.1 procedimiento para el inventario y generación de metadatos geográficos

2.1.1 elaborar diagnóstico documental

Se debe establecer si la entidad cuenta con herramientas que le permitan conocer el estado actual de sus productos geográficos. Estas herramientas deberán proporcionar como mínimo la siguiente información:

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El tipo de información y productos existentes en cada área técnica y oficinas y su tipificación o

clasificación existente.

La ubicación física y lugares de depósito existentes.

Los soportes y formatos de los productos geográficos producidos por la entidad.

Las condiciones actuales de almacenamiento y factores de deterioro que presente la

documentación.

La importancia y valores primarios y secundarios de la información.

Las facilidades para el acceso y consulta de los productos.

Los responsables de la administración y custodia de la información.

Existencia de metadatos de los productos geográficos, o aplicativos con información de

inventario de estos mismos.

Si las herramientas con las que cuenta la entidad no contienen la información adecuada o no existe, será necesario realizar el levantamiento de la información; para ello se aconseja elaborar herramientas tales como encuestas, cuestionarios, entre otros y se sugieren las siguientes actividades:

Levantamiento de información

Diseñar y establecer los instrumentos de recolección para levantar información acerca de la

tipificación y clasificación de los productos geográficos, su ubicación y localización dentro de la

institución, los soportes sobre los cuales están, las condiciones almacenamiento, acceso y

seguridad de los productos, su valor e importancia dentro y fuera de la entidad y la forma de

documentación y control; a partir de las de fuentes primarias y fuentes secundarias.

Levantar la información de fuentes primarias, por medios de entrevistas y encuestas

estructuradas a informantes claves, correspondiente a los funcionarios de la entidad, quienes

tienen el conocimiento o manejo directo de la información, o son los responsables directos de

producir, almacenar, custodiar y/o administrar la información en cada una de las dependencias

de la entidad.

Levantar la información de fuentes secundarias para conocer la estructura orgánico – funcional

de la entidad, según su misión y estructura técnica, administrativa y jurídica para la generación

de productos geográficos. La información básica es la siguiente:

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Historia institucional, desde su creación hasta la actualidad.

Disposiciones legales y actos administrativos que han regulado las funciones y los

cambios estructurales de la entidad a través de su existencia.

Normatividad interna como externa que afecta el desarrollo de las actividades propias

de la institución.

Manuales de procedimientos que condicionan la aplicación real de las funciones, la

circulación interna y externa de los documentos durante su producción, trámite y

servicios.

Tablas de retención documental.

Tablas de valoración documental.

Identificar los lugares donde se encuentra almacenada la información, copias de seguridad,

depósitos y mobiliario usado para el almacenamiento de productos geográficos.

Evaluar las condiciones de almacenamiento de los productos geográficos, de acuerdo con las

condiciones mínimas definidas por la normatividad colombiana sobre gestión documental.

Identificar si la entidad cuenta con algún tipo de base de datos o aplicativo para procesamiento

de información capturada en inventarios. Si no se tiene, es preciso diseñar y establecer un

instrumento de recolección de información sobre los productos geográficos existentes en la

entidad. (Ver capítulo 0 Inventarios Documentales).

Identificar el esquema de clasificación de los productos geográficos o existencia de las tablas de

retención documental (TRD).

Levantar información de conservación y seguridad de información para caracterizar los productos

geográficos por tipos de soportes, formatos, aspectos básicos sobre acceso y seguridad de la

información, protecciones, y demás disposiciones y restricciones de acceso de acuerdo con la

normatividad existente para tales fines.

Dar un valor o importancia a cada tipo de producto geográfico para definir lineamientos en la

ejecución de inventarios, metadatos y migración a otros medios de la información geográfica en

la entidad.

Procesamiento y análisis de información

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Realizar la tabulación de la información recolectada en la actividad anterior con el fin de evaluar

aspectos asociados a la producción y administración de los productos geográficos existentes, en

materia de conservación y preservación documental.

Analizar los resultados obtenidos de la tabulación de los datos y en lo posible hacer un informe

por cada área técnica de la entidad y a su vez, hacer uso de cuadros resumen, fotografías, gráficas

y demás herramientas que faciliten el análisis y entendimiento de la información levantada.

Elaborar las respectivas conclusiones y recomendaciones generales por área técnica y a nivel

institucional, en cuanto a condiciones de almacenamiento, seguridad de información, tipos de

productos geográficos, etc.

2.1.2 Planeación

Posterior al proceso de diagnóstico de la entidad, y teniendo en cuenta los productos geográficos claves para el negocio, se debe iniciar la fase de planeación para el levantamiento del inventario, en los cuales se incluirán metadatos que faciliten su administración. Dentro de la planeación se deben realizar una serie de actividades de manera ordenada, algunas de las cuales se definen una sola vez al iniciar el inventario si no se tienen ya, tales como la estructura de clasificación, codificación, tipo y material del rótulo a emplear y tamaño de fuentes y la definición del perfil de metadatos geográficos de la entidad.

Definición de la estructura de clasificación de los productos geográficos

De acuerdo con el Archivo General de la Nación la clasificación “es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y técnica. Como proceso archivístico la clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico – funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones. La clasificación debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institución”.

34

La Tabla de Retención Documental (TRD), la Tabla de Valoración Documental (TVD), según sea el caso y/o el cuadro de clasificación documental proporcionan a las Entidades el esquema de clasificación que se debe tener en cuenta para la clasificación de los productos geográficos. Si es necesaria la generación de una estructura de clasificación (en el caso de que la entidad no la tenga), esta debe obedecer a la agrupación de los productos y tipos de productos geográficos identificados en la etapa de diagnóstico, dicha clasificación se determina en diferentes grupos y categorías documentales, tipificadas por términos que responden a similares características técnicas o funcionales.

Definición de la estructura del código

Cada entidad, posterior a la elaboración de la estructura de clasificación o cuadro de clasificación debe generar un identificador, el cual debe reflejar la clasificación de los productos en las tablas de retención documental o en la estructura anteriormente diseñada, además de otros elementos que crea la entidad conveniente incorporar en el código, como puede ser la ubicación física en los depósitos del producto. A la codificación generada, producto de la clasificación, se le debe asignar una identificación mediante el lenguaje de líneas, con el cual es posible realizar la identificación y recuperación de la información documental del producto. El Instituto Geográfico Agustín Codazzi recomienda utilizar la categoría Code 128C.

Definición del rótulo de marcación

Definir los siguientes aspectos para la generación de los rótulos:

Tamaño de la etiqueta: Se escoge el tamaño de ésta, la cual debe permitir una clara

lectura de la información que contiene, igualmente no debe ser muy grande, para que

en el momento de marcar el producto geográfico no interfiera con su propio contenido.

Texto que contendrá la etiqueta: Se debe definir que se colocará en la etiqueta, como

mínimo el nombre de la entidad productora, el identificador o código del producto, el

área u oficina que lo custodia, y alguno otro elemento que considere la entidad.

Fuente del texto que contendrá la etiqueta: Tipo, estilo y tamaño de la letra que se

usara para el rotulo.

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Material de la etiqueta: Hace referencia tanto al material propia de la etiqueta como a la

tinta y su forma de impresión. Para ello se recomienda la impresión con el sistema de

transferencia térmica y cinta de resina sobre etiquetas de poleolefina, material utilizado

por la biblioteca Luis Ángel Arango.

Generación de perfil de metadatos geográficos institucional

Definir el perfil de metadatos geográficos para cada entidad, ello permite la implementación de la Norma Técnica de Metadatos NTC 4611. Para definir el perfil se debe tener en cuenta:

La obligación de las variables de un perfil puede aumentar pero no debe ser menor a las

que se encuentran establecidas en al estándar (NTC4611).

En los dominios existentes pueden restringirse valores, según sea la necesidad.

El diseño del perfil debe seguir los comportamientos, condiciones, y características de la

norma.

El perfil debe ser disponible para todas las personas que acceden a los metadatos

creados en conformidad al perfil.

Debe incluir:

El conjunto mínimo y básico de elementos de metadatos que se deben recolectar para

el conjunto de datos específico.

Todos los elementos de metadatos que son obligatorios, de todas las secciones

obligatorias.

Puede restringir la utilización de valores de dominio.

El perfil de metadatos incluye cada uno de los elementos que son necesarios en la entidad para la documentación de los diferentes productos geográficos. Las actividades anteriormente descritas se desarrollan una sola vez en el proceso de inventario.

36

Priorización de productos geográficos para el levantamiento de inventarios, metadatos y

migración a otros medios

De acuerdo con el diagnóstico levantado, junto con sus respectivas conclusiones y recomendaciones; se debe definir un esquema de trabajo y prioridades para el levantamiento de los inventarios, metadatos y migración de productos geográficos físicos e informáticos. Por lo anterior, es importante calificar los productos geográficos existentes, de acuerdo con sus valores primarios y secundarios, para definir prioridades en el levantamiento de inventarios y metadatos, y la migración de información física a informática. Para ello se debe tener en cuenta los criterios descritos a continuación.

Criterio técnico

Es el criterio técnico que corresponde al valor de la información dada por el área

productora y es un elemento común en el quehacer de su producción, se recomienda a

las diferentes áreas técnicas y oficinas, seguir las siguientes premisas para la selección

de productos geográficos a inventariarse:

- Que el producto geográfico sea de carácter representativo para el área. - Que el producto sea resultado de una función otorgada por el Gobierno Nacional a la

entidad. - Que el producto geográfico sea insumo directo para la producción de otros productos. - Que el producto geográfico sea de alta consulta interna o externa. - Productos geográficos que cada área productora considere como fundamental y

estratégico en la situación actual de la entidad, como en lo planteado a futuro, para satisfacer la demanda de información análoga y digital tanto de usuarios internos como externos a la entidad. Incluye por tanto los productos geográficos terminados y/o publicados, como los no publicados pero que generan servicios a la entidad y/o hacen parte de un desarrollo técnico necesario para alcanzar una meta o un proceso específico.

Criterio legal

Los productos escogidos deberán contener carácter probatorio, es decir, que por la

información contenida en los documentos, investigaciones, estudios, etc., pueda ser

utilizada como prueba en cualquier disputa legal.

Criterio comercial (venta)

37

Considerar aquellos productos geográficos que poseen una alta movilidad y significancia

comercial para la entidad, por su demanda por parte de los usuarios internos y externos

de los mismos y que además, generan recursos económicos para el ente.

Criterio histórico

El producto geográfico seleccionado debe tener importancia para la ciencia, la historia y

la cultura.

Criterio administrativo

Es el valor de la información asignado por la administración a los documentos, estudios e

investigaciones técnicas realizadas en cada entidad y que apoyan la toma de decisiones,

es decir es un producto de gran importancia para los planes estratégicos de la entidad y

del país.

Definición de las variables básicas para los tipos de productos geográficos a capturar

El desarrollo del inventario de los productos geográficos se encuentra directamente relacionado con la captura de variables para la generación de los metadatos geográficos, los cuales se rigen por la Norma Técnica Colombiana 4611, por tal razón, la definición de las variables básicas de inventario deben contemplar las variables mínimas requeridas en el metadato, más las variables de identificación y caracterización de cada producto; además de las variables de estado, con las que resulta posible conocer las afectaciones por deterioro a las que se enfrentan los productos, ya sea por factores intrínsecos o extrínsecos (biológicos, ambientales, circunstanciales, sociales, acidez, oxidación, aditamentos, entre otros), con el fin de que se conozcan y tomen medidas de las afectaciones de los productos geográficos. La selección de las variables se encuentra en función de cada tipo de producto, existiendo, siempre, variables de captura obligatorias para todos los productos. Para todos los tipos de productos no siempre es posible capturar las mismas variables; sin embargo, la estructura de diligenciamiento de cada variable, para diferentes tipos de productos, debe ser muy similar, buscando la homogeneidad de la captura. Las variables básicas obligatorias desde el punto de vista del inventario de los productos geográficos se describen a continuación:

38

Tabla 11. Variables Básicas del Inventario

Variables Descripción

1. Variables de

identificación principal del

producto

Identificador o código del producto: Hace referencia al

código definido en el numeral ¡Error! No se encuentra el

origen de la referencia.Definición de la estructura del

código

Título: Nombre mediante el cual se conoce el producto

geográfico. Se recomienda que los títulos contengan el

qué, dónde, cuándo, la escala.

Título alterno: Complemento del título principal.

Fecha de publicación: Fecha de divulgación del producto.

Coordenadas: Determinación de los puntos extremos del

producto.

Autor: Nombre de quien crea el producto.

Dueño: Nombre del dueño del producto.

Custodio: Nombre con el que se conoce el cargo de la

persona responsable del producto.

Forma de presentación: Modo de representación del

producto geográfico.

Medio: Análogo o digital.

Escala y/o resolución: Escala y/o resolución a la que se

encuentra el producto (si aplica).

Mueble: Número del mueble y letra de donde se

almacena el producto.

Código alterno: Identificación adicional que se le da al

producto (si aplica).

2. Variables de

caracterización

Soporte: Tipo de material en el que se encuentra el

producto.

Tamaño: En productos análogos alto X ancho X largo

(cms) y en productos digitales corresponde al peso del

archivo.

Tipo de unidad de conservación: Medio de

almacenamiento en el que se encuentra el producto.

Número de unidad de conservación: Identificación de la

unidad de conservación.

Color: Blanco y negro ó color.

Elaboración: Industrial, manual o mixta.

39

Observaciones: Datos adicionales, que no se encuentren

en las variables anteriores.

Ruta de Archivo: Ruta o dirección específica de los

productos digitales, incluido el nombre del archivo, si

aplica.

Tecnología para la consulta: Programa utilizado para el

despliegue de los productos digitales.

3. Variables de estado del

producto

Describen los deterioros por agentes físicos, biológicos

y/o químicos, que presentan los productos geográficos y

si ellos afectan o no a la información, debe realizarse esta

evaluación de igual forma a la unidad de conservación.

Fuente: Informe final fase II – Inventario de productos geográficos análogos y digitales del IGAC, Unión Temporal GEOSPATIAL – SYSDATEC, Noviembre de 2006

Dependiendo del tipo de producto se pueden capturar otra serie de variables, que permiten documentarlo apropiadamente, además, deben ser incluidos los elementos o variables obligatorias del metadato según la versión de la NTC que esté vigente.

Generación plantillas de metadatos

Para la captura de la información que comprende el metadato, es recomendable una vez se haya definido el perfil de metadato por producto, la creación de las plantillas de los productos seleccionados, si el número de productos que se va a documentar, es igual o superior a 10 unidades o si el número de producto es menor de 10 unidades pero la producción de este tipo de productos va a ser constante, contemplando las variables definidas en el punto anterior. Este proceso se realiza en cada área técnica, analizando los grupos de datos e identificando características comunes por series de productos, de tal manera que permita la estandarización de campos según los perfiles, al igual que se deben definir las estructuras de los textos, por ejemplo la estructura de un título: Imagen fuente Ikonos. Departamento de (diligenciar el nombre del departamento que cubre la imagen), municipio de (diligenciar el nombre del municipio que cubre la imagen. Año (Diligenciar el año de publicación). La creación de plantillas disminuye la trascripción errada de datos comunes, garantiza la confiabilidad de la información y agiliza el proceso de captura y documentación.

Diseño del registro de inventario

40

Es necesario que la entidad diseñe, si no lo tiene, un sistema para registrar los metadatos con los respectivos elementos definidos en el perfil de metadatos y en las plantillas por tipo de producto, lo que facilitará la captura de las variables. Estos sistemas de registro deben garantizar que la información sea confiable, oportuna y que tenga los controles de calidad apropiados. Además, debe proveer una solución rápida con mecanismos de captura, actualización, control de calidad, consolidación y consulta adecuados, con tiempos de respuesta oportunos y aplicando las premisas de seguridad en cuanto a integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información. El Instituto Geográfico Agustín Codazzi ha diseñado una herramienta de captura de variables de preservación, inventario y metadatos, denominada Sistema Web de Administración de Metadatos Institucionales - SWAMI, la cual cumple con todas las condiciones antes mencionadas y permite a usuarios externos a la institución realizar consultas de los productos generados a través de la Web. Dicha herramienta, es utilizada en los ejercicios de documentación de productos geográficos en la unidad de metadatos, contempla las secciones principales y de soporte de los metadatos, permitiendo además a través del módulo de extensiones incluir las variables específicas de cada producto y las de estado de deterioro del mismo. La herramienta ha sido implementada con éxito en otras instituciones gubernamentales que han requerido de un sistema para la documentación de sus productos de manera ágil y sencilla. Existe otras herramientas en el mercado que permiten la generación de metadatos como lo son: GeoNetWork, CatMDedit, ArcCatalog, Isite Metadata Server), MetaScribe, Tk Metadata editor, GIS Portal Tool Kit, Metadata Enterprise Resourse Management, Metavist, EPA Metadata Editor, entre otros; sin embargo estas herramientas solo permiten la documentación mediante metadatos pero no incorporarían los aspectos claves para el inventarios y conservación de la información Geográfica.

2.1.3 ejecución y puesta en marcha

Preparación y alistamiento de los productos geográficos

Ubicar los productos seleccionados para inventariar. Se debe tener especial cuidado

cuando se extraen o insertan los productos de sus unidades de conservación para alterar

su integridad. La correcta manipulación de los productos geográficos garantiza su

41

conservación en el tiempo, una manipulación incorrecta, echa al traste con los avances

logrados en otros aspectos.

Identificar los campos a diligenciar en cada tipo de producto, de esta manera, es posible

identificar la heterogeneidad de la información y estructura de los campos de cada

producto, permitiendo definir las diferentes posibilidades de captura para cada campo

propuesto. En esta etapa se puede verificar nuevamente si las variables seleccionadas son

suficientes para documentar el producto o si es necesario excluir o incluir variables.

Dentro de la preparación de los productos para inventario se pueden incluir aspectos,

como el cálculo o conversión de coordenadas de los productos, determinación de

espacios geográficos que cubre el producto, dimensiones de cada producto, etc.

La preparación de los productos debe realizarse con los profesionales de captura, quienes estarán al tanto de las estructuras definidas y casos a encontrar durante el inventario, así, se podrá iniciar el levantamiento de la información con mayor seguridad. Con el fin de conservar los productos objeto de inventario de agentes externos (sudor, suciedad u otro tipo de material) que puedan atentar contra la integridad del producto, como proteger la salud de los técnicos de captura y en general del personal que tiene contacto directo con los productos, de los altos niveles de material particulado contenido en los productos por su almacenamiento, resulta de suma importancia el empleo de guantes de algodón, tapabocas y batas para su manipulación.

Captura de la información en el aplicativo

Ingresar cada uno de los datos requeridos en el campo correspondiente, teniendo en cuenta las estructuras definidas en la plantilla. Como se mencionó en párrafos anteriores, los campos a levantar serán los contemplados en el inventario de productos geográficos (Definición de las variables básicas para los tipos de productos geográficos a capturar) y los elementos obligatorios en la NTC 4611 vigente. Para la captura de variables en el aplicativo se debe:

Escribir de manera simple pero completa.

Documentar para una audiencia general, es decir use un lenguaje claro para que sea

entendible para cualquier usuario.

Sea consistente en estilo y terminología.

42

No use “jergas”

Definir los términos técnicos y acrónimos.

No use símbolos o caracteres que puedan mal interpretarse.

Ilustración 3. . Identificación de las variables de metadato en un producto geográfico del IGAC.

Fuente: Laboratorio de suelos, municipio de Tunja. Año 2006, IGAC

Rotulación de los productos geográficos

Imprimir el rótulo con las variables definidas en el numeral 0Definición del rótulo de

marcación, donde se incluye el identificador del producto.

Pegar el rótulo generado en cada uno de los productos que se encuentran en soporte

análogo, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Evitar que la etiqueta adhesiva cubra información del documento. - Los productos tipo libro (libretas, estudios, carteras y similares), se marcan

preferiblemente en la cara interna de la tapa anterior, teniendo en cuenta no tapar información. En caso tal que no sea posible, se marcan en la cara interna de la tapa posterior. El orden de preferencia de los cuadrantes de la tapa para colocar la etiqueta adhesiva (rótulo) es:

43

3 4

2 1

Ilustración 4. Orden de preferencia de los cuadrantes de la tapa para colocar el rótulo.

Ilustración 5. Rotulación de productos tipo libro

- Los productos geográficos que estén impresos en una hoja, se marcan por el reverso, teniendo en cuenta las mismas consideraciones del libro. No tapar la información, y en el mismo orden de selección del cuadrante.

Ilustración 6. Rotulación de un mapa

Fuente: Mapa de geoformas de Colombia. Plancha No 5. Año 1996, IDEAM

44

- Para los productos digitales la rotulación se lleva a cabo en las unidades de conservación, siempre y cuando no exista más de un producto en cada soporte, de lo contrario los productos serán codificados, pero no rotulados.

Seguimiento y Control de Calidad

El control de calidad del inventario se hace a partir de los lineamientos que la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 2859-1, la cual tiene como finalidad la inspección de una serie continua de lotes para un mismo proceso de producción. La norma establece modelos de muestreo basados en el NAC. (Nivel Aceptable de Calidad.) Las actividades básicas para realizar el control de calidad del inventario son:

Identificar la magnitud del lote (lote homogéneo): Cada lote en tanto sea posible, debe

estar compuesto por unidades de producto elaborados esencialmente bajo las mismas

condiciones durante un periodo de tiempo igual.

Se determina el tamaño del lote de acuerdo a los rendimientos diarios establecidos; se

recomienda generar el lote por fecha de producción y responsable de captura, teniendo

igualmente en cuenta el tipo de producto que se genera, es decir, si dentro de un periodo

de tiempo determinado se generan más de un tipo de producto (mapas de brillo solar,

mapa de monitoreo de la red ambiental, etc.), el lote debe estar conformado por cada

tipo de producto, garantizando de esta forma que la cantidad de productos que

conforman el lote sean homogéneos.

Seleccionar el nivel de inspección: El número de elementos que conforman el tamaño de

la muestra está determinado tanto por el tamaño del lote como por el nivel de inspección

que se desea realizar, de esta manera se encuentran tres niveles generales de inspección,

el nivel riguroso, el nivel normal y el nivel reducido, siendo el nivel riguroso como su

nombre lo indica el que exige inspeccionar mayor número de elementos. Adicionalmente

existen cuatro niveles de inspección S1, S2, S3, S4, que pueden ser usados cuando sea

necesario tomar tamaños relativamente pequeños de la muestra y cuando se puedan

tolerar riesgos mayores de aceptación de productos defectuosos.

Para garantizar la correcta aplicación del proceso de control de calidad, se recomienda

iniciar por un nivel de inspección general II, teniendo en cuenta que la aplicación y el

45

cambio de plan de muestreo depende de la calidad encontrada en las muestras así como

del número de lotes que se rechacen continuamente.

Seleccionar el plan de muestreo a usar: El plan de muestreo consiste en un diseño, según

el cual se toman una o varias muestras con el objeto de obtener información y

eventualmente tomar una decisión.

Para garantizar la calidad del inventario se recomienda el plan de muestreo simple, con

un nivel de inspección general y una inspección normal (II). Es importante aclarar que el

proceso planteado no es definitivo, es posible que haya necesidad de realizar un cambio

entre los niveles de inspección (normal, estricto y restringido); el comportamiento de la

calidad de las muestras determinar este cambio.

Seleccionar la muestra: seleccionar la muestra tabla de productos geográficos del lote

homogéneo. El tamaño de la muestra a seleccionar depende del nivel de inspección y el

plan de muestreo seleccionado.

Tabla 22. Letra código de tamaño de muestra

Códigos de tamaño de la muestra según MIL STD 105D

Niveles de Inspección Niveles generales de

inspección

Tamaño del lote S1 S2 S3 S4

I

II

III

2 9

16 26 51 91

151 281 501

1201 3201

10001 35001

150001 Más de

8 15 25 50 90

150 280 500

1200 3200

10000 35000

150000 500000 500001

A A A A B B B B C C C C D D D

A A A B B B C C C D D D E E E

A A B B C C D D E E F F G G E

A A B B B D E E F G G H J J J

A A B C C D E F G H J K L M N

A B C D E F G H J K L M N P Q

B C D E F G H J K L M N P Q R

Fuente: Norma Técnica Colombiana 2859 -1. Procedimientos de muestreo para inspección por atributos. Parte 1: Planes de muestreo determinados por el nivel aceptable de calidad (NAC) para inspección lote a lote.

46

Diseñar el formato para realizar el control de calidad: Se debe crear un formato el cual se

pueda documentar los productos geográficos revisados, las variables revisadas y las

inconformidades encontradas.

Revisar los productos de la muestra seleccionada: consiste en la inspección de los

productos inventariados seleccionados. Se deben validar aquellas variables (elementos)

que son capturados manualmente, no los que se encuentran en la plantilla. Se debe

evaluar que la información contenida en el metadato corresponda con el producto

geográfico. Se debe documentar todas las inconformidades encontradas por cada

variable revisada del metadato geográfico en el formato diseñado en la actividad anterior.

Seleccionar el nivel aceptable de calidad (NAC): Corresponde a la selección del porcentaje

de no conformidad máximo para aceptar un lote. Este porcentaje no puede ser mayor al

10%.

Aceptar el lote de metadatos geográficos: A partir de la selección del NAC, se consulta el

número máximo de no conformidades que se pueden presentar en la muestra para

rechazar el lote en las tablas relacionadas anteriormente. Si el lote es aceptado los

metadatos pueden ser dispuestos al público especifico o en general, de acuerdo a las

políticas de cada institución.

En caso contrario se debe proceder a devolver el lote para su corrección y se debe iniciar

nuevamente el control de calidad pero se debe realizar la revisión a partir de un nivel de

conformidad estricto, hasta que el lote sea aceptado.

2.2. Sistema integrado de conservación

Mediante el levantamiento de inventario y metadatos se identifican el estado de los depósitos, de los productos geográficos, las unidades de conservación de cada uno de los productos, los materiales de las unidades de conservación, las condiciones de almacenamiento de los productos geográficos, permitiendo de esta manera a la entidad, reconocer el estado de deterioro y/o conservación en que se encuentran los productos. Esta información recopilada le permitirá a la entidad, en esta fase tomar de decisiones con respecto a las actividades de conservación preventiva y restauración que se deben desarrollar para salvaguardar los productos geográficos. Así mismo, conociendo el estado de conservación de los productos se debe desarrollar la planeación y ejecución para el mejoramiento y/o la implementación del Sistema Integrado de Conservación, el cual debe seguir con las recomendaciones que se dan a continuación para cada módulo:

47

2.2.1 Conservación Documental

En este módulo se busca diseñar e implementar actividades preventivas y correctivas para la salvaguarda de los productos geográficos, pare ello, es recomendable que se desarrollen algunos programas como:

Tabla 16. Programas de Conservación Documental

Titulo Titulo Especificaciones técnicas

de materiales y

producción

La preservación de los productos geográficos depende en gran

medida de las calidades de los materiales, metodología y demás

insumos usados para su elaboración. Por esta razón es preciso que

cada una de las entidades se estandarice las materias primas y

procedimientos de producción, de acuerdo con las normas

nacionales e internacionales que apliquen para cada caso.

Diagnóstico y

Seguimiento de

Conservación

Las entidades deben tener diagnósticos de los estados de

conservación de sus productos geográficos para definir actividades

de conservación documental; dentro de los inventarios analíticos se

incluye la captura de variables de estado de los productos

geográficos.

Estos diagnósticos deben tener información como tipos de

alteraciones (físico, químico y/o biológico), tipo de agente o factor

que ocasionó el deterioro (condiciones ambientales,

antropogénicas, etc.), y grado de afectación en intensidad y área; la

cual se debe cruzar con las condiciones de depósito y manipulación

para identificar los aspectos a mejorar.

Además, debe haber medidas preventivas y correctivas

acompañadas de actividades de seguimiento para actualizar los

diagnósticos y los cronogramas de intervención de los acervos

documentales institucionales.

Limpieza documental

superficial

Se deben instaurar políticas que prohíban el uso de materiales como

grapas metálicas en los productos geográficos, ya que estos

ocasionan deterioros irreversibles. El programa de limpieza debe

contemplar la eliminación de este tipo de materiales, así como de

polvo y hollín que se acumula en la superficie de los archivos.

48

Restricción de acceso y

manipulación por

conservación

Los productos geográficos que se encuentran en un alto nivel de

deterioro deben estar protegidos por políticas de restricción de

acceso para evitar su pérdida parcial o total. En estos casos debe

ofrecerse otros mecanismos o medios de consulta, como por

ejemplo, microfilms, imágenes o fotografías digitales de estos

productos.

Estos programas deben estar bajo la supervisión de archivistas y restauradores, dando así cumplimiento a la normatividad vigente. Su diseño y ejecución debe tener en cuenta:

Materialidad de los archivos

La entidad debe definir y emplear soportes y materiales sustentados (físicos) y medios de almacenamiento (informáticos) que garanticen que los deterioros o problemas de acceso que se puedan presentar a futuro, no sean consecuencia de la deficiencia de los materiales o los procesos de producción.

Ilustración 7. Ejemplos archivos físicos

Fuente: Productos geográficos generados por el IGAC.

49

Ilustración 8. Ejemplos archivos físicos

Fuente: Productos geográficos generados por el IGAC.

Los soportes, los materiales sustentados, y las unidades de almacenamiento de los productos digitales; deben contar con características físico – químicas, técnicas y de producción que garanticen que los productos geográficos se preserven en el tiempo inalterables, estables y accesibles, bajo condiciones ambientales adecuadas para su conservación. Los referentes recomendados para el proceso de selección y conservación de los materiales, son los acuerdos y circulares del Archivo General de la Nación, las normas técnicas colombianas, las normas ISO internacionales y las especificaciones dadas por los mismos proveedores. El Acuerdo 060 de 2001 del AGN, en su artículo 9 establece para la conservación documental: “Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. "Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas". Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 " Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad". Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser

50

insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte. Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos. La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de Backus, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información”.

Preservación del original

Para garantizar que los productos geográficos originales se conserven en el tiempo por ser bienes de interés cultural, es preciso tener en cuenta:

La mayoría de los procesos encaminados a la preservación del original físico, pueden ser

ejecutados por personal debidamente capacitado; exceptuando los que implican la

intervención directa del objeto.

Ilustración 8. Requerimiento Programas de Conservación Documental

Programa Requerimiento Quien lo ejecuta Limpieza superficial.

Capacitación y formación no formal

del personal de la entidad.

Un restaurador de bienes muebles

debe diseñar el programa y capacitar

a los funcionarios.

Levantamiento de diagnósticos de estados de conservación. Seguimiento y control en conservación documental. Manipulación, consulta y restricción de acceso por conservación. Conservación y Restauración

Documental. Formación universitaria.

Solamente pueden ser ejecutados por

un restaurador de bienes muebles.

Los principios y criterios mínimos para cualquier proceso de conservación preventiva,

conservación y restauración son: criterio de colección, mínima intervención, respeto al

original, compatibilidad de materiales, estabilidad de materiales, reversibilidad de

51

materiales, compatibilidad con intervenciones futuras, integridad del original,

diferenciación entre la intervención y el original, y conservación integral.

El acuerdo 048 de 2000, sobre conservación preventiva, conservación y restauración

documental establece:

- Los procedimientos de intervención documental a nivel de conservación preventiva, conservación y restauración, deben tener en cuenta los criterios definidos en el artículo 1 del acuerdo en mención: unidad del objeto documental, unidad del soporte y de la imagen gráfica, e integridad física del documento.

- Cualquier proceso de conservación preventiva, conservación y restauración que se realice para un producto geográfico (patrimonio documental del país), debe darse dentro de un trabajo interdisciplinario que contemple los productores de la información, ingenieros de sistemas, historiadores, archivistas y restauradores, principalmente.

- Los tratamientos de conservación preventiva, conservación y restauración deben quedar estrictamente documentados, conforme al artículo 4 del acuerdo en mención; y deben estar avalados por el Archivo General de la Nación (Artículo 5).

La circular 02 de 1997, establece parámetros a tener en cuenta para la implementación

de nuevas tecnologías en los archivos públicos dice: “las Entidades Estatales podrán

incorporar tecnologías de punta en la administración de sus archivos, pudiendo utilizar

cualquier soporte documental, por medio técnico, electrónico, óptico, informático o

telemático para el cumplimiento de sus funciones, siempre y cuando cumplan los

siguientes requisitos:

- Organización archivística previa de los documentos. - Las entidades deberán efectuar los estudios técnicos necesarios para la adecuada

decisión, lo que implicará tener en cuenta aspectos como la conservación física, ambiental y operacional de los nuevos soportes.

- Las entidades deberán justificar el uso e implementación de nuevas tecnologías de acuerdo a las necesidades y fines propios de cada una.

- Los documentos emitidos o reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad,

52

integridad, inalterabilidad, perpetuidad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

- Los documentos originales que posean valores de carácter histórico, según los registre la correspondiente tabla de retención, no podrán ser destruidos aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio técnico, electrónico, óptico, informático o telemático.

La actuación administrativa que se desarrolla a partir de soportes de tecnología de punta,

garantizará la conservación operativa, seguridad, perdurabilidad y reproducción de la

información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del

sistema de información”.

Las entidades productoras de información geográfica, que necesiten implementar

tecnologías de punta para la administración de sus archivos, y que reproduzcan los

documentos patrimoniales en otros medios diferentes al original, deben dar

cumplimiento a lo anteriormente expuesto, sin excepción.

2.2.2 Unidades de Conservación

Hace referencia a la selección de los sistemas de embalaje adecuados para la conservación de los archivos. Existen unidades de conservación específicas y unidades de conservación generales. Algunas recomendaciones generales para los sistemas de embalaje son:

La unidad de conservación debe tener un pre impreso (rótulo) para su debida identificación, y

que esté acorde con los inventarios documentales de la entidad. Se recomienda que como

mínimo contenga los siguientes datos: Entidad Productora, Oficina Productora, Serie documental,

Nombre y/o código, fechas extremas de producción.

Las unidades de conservación deben ser acordes con el mobiliario que se tiene para su

almacenamiento.

El proveedor debe marcar cada unidad con nombre del fabricante, fecha de producción y

teléfono de contacto.

53

El proveedor debe entregar fichas técnicas de los materiales de fabricación y certificar la calidad

de los productos.

La selección de la unidad de conservación depende del tipo de soporte, el tamaño, la técnica

gráfica, los materiales sustentados o la unidad de almacenamiento del producto geográfico.

Los documentos en su totalidad requieren de sistemas distintos y eficientes de protección,

acordes con las características de tamaño y función.

Unidad de conservación específica La unidad de conservación específica contiene el objeto para su protección y conservación, y facilita su almacenamiento e identificación. El material y el diseño deben estar dimensionados de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar. Materiales:

Los cartones y cartulinas desacidificadas son los más comunes, con superficie lisa que no

desprenden partículas o gases nocivos para el producto almacenado.

Los materiales deben ser estables y químicamente inertes.

El gramaje o calibre depende del tamaño y peso del objeto que se quiere almacenar.

Generalmente la unidad de conservación tiene un valor superior al del objeto que se quiere

almacenar, sobre todo cuando son grandes formatos.

El poliéster (mylar o melinex) en sus diferentes calibres, es una opción de protección cuando debe

evitarse la manipulación del objeto para su consulta.

Los materiales plásticos e inertes, como el polipropileno u otro polímero químicamente estable,

son viables en algunos casos, siempre y cuando no desprendan vapores nocivos para los objetos.

Su uso más frecuente es en CD y diskettes, y otras unidades de almacenamiento de archivos

informáticos. No se permite el uso de materiales plásticos para almacenar fotografías y negativos

o documentos con soporte papel.

Cuando el diseño de la unidad de conservación requiere la unión de piezas, se usan elementos

como: Adhesivo de PVA con pH neutro, tela coleta, papeles neutros y cinta doble faz.

Los rollos de microfilmación deben tener siempre su carrete.

54

Para las fotografías se considera conveniente que cada ejemplar tenga su propia funda con el fin

de proteger y darle estabilidad; las fundas aceptables para el almacenamiento pueden estar

hechas de papeles libres de ácido o plásticos transparentes de buena calidad que a su vez

permiten ver la imagen sin necesidad de ser manipulada directamente.

Tamaños:

Las unidades deben tener dimensiones relativamente superiores a las del objeto para almacenar.

Resulta ser igual de perjudicial un embalaje muy grande a uno exacto para la conservación

preventiva del producto geográfico.

Las entidades deben clasificar los documentos para estandarizar los tamaños y diseños de los

embalajes, ya que facilita su compra y reduce costos. Ejemplo: tamaño oficio, doble oficio, medio

pliego, y pliego.

Diseños básicos:

Carpetas: Se usan para documentos, mapas, fotografías e imágenes impresas de todos los

formatos. El diseño depende del tamaño, cantidad y tipo de productos geográficos para

almacenar. Es recomendable guardar por separado los objetos altamente deteriorados y utilizar

poliéster en la cara anterior para evitar su manipulación directa durante la consulta.

De dos tapas: Se puede usar en documentos, mapas e imágenes o fotografías. Las tapas

pueden ser de diferente material, y almacenar los documentos sueltos o legajados.

Ilustración 9. Carpeta de dos tapas.

55

Carpetas de alas plegadas: Se puede usar en documentos, mapas e imágenes o fotografías.

Los documentos se almacenan sueltos y los protege por sus caras y bordes.

Ilustración 10. Carpeta de alas plegadas.

Sobres: Se usan para documentos que deben almacenarse uno a uno. Las consideraciones

generales son similares a las de las carpetas.

Las fotografías y negativos se almacenan en sobres individuales.

Cajas: Se usan para productos geográficos tridimensionales como rollos fotográficos, rollos de

microfilm, CD, diskettes, libros, entre otros. El diseño dependerá básicamente del tamaño y tipo

de producto.

Ilustración 11. Caja para libros

Imagen tomada el 1º de julio de 2009 de: http://images.nitrosell.com/product_images/3/609//thumb-GBXA2F.jpg

56

Caja de dorso desprendible (drop spine box) y estuche protector (phase box): Se usan para

proteger libros o tomos deteriorados. Resulta altamente costoso implementarlo para el 100% de

libros o tomos que tenga una entidad.

Ilustración 12. Caja para libros

Imagen tomada el 1º de julio de 2009 de:http://www.indiana.edu/~libpres/manual/treatments/px/front.html

Tubos: Se usan para mapas, imágenes y documentos en general de grandes formatos. Tiene la

ventaja de ofrecer gran protección de los agentes externos, además de su fácil transporte, sin

embargo, tiene el inconveniente que al permanecer largo tiempo en esa forma se dificulta su

estudio. Esta solución aplica para productos en excelente estado de conservación, con soportes

flexibles y una técnica de impresión que permita el enrollado.

La estandarización de las unidades de almacenamiento en pocos tamaños, diseños y materiales, facilita la adquisición del mobiliario, la distribución de los espacios y reduce los costos de funcionamiento.

Unidad de conservación general

La unidad de conservación general se usa para evitar que el polvo y material particulado se deposite en la superficie de los objetos y las unidades específicas que los almacenan. Evita la exposición directa a las condiciones ambientales y de iluminación.

57

Su uso es frecuente para expedientes que se archivan en estanterías. En los casos de mapotecas o planotecas, no suelen usarse, a menos que sea necesario por el diseño del mueble o la conservación del objeto. Los productos geográficos embalados en cajas como unidad específica, no suelen tener unidad general, exceptuando casos como los CD o diskettes, facilitando su almacenamiento en estanterías.

Materiales:

El cartón corrugado troquelado es el material más empleado; sin embargo, en algunos casos se

utilizan cartones desacidificados, por ejemplo, para fotografías y negativos.

La resistencia a la compresión vertical debe ser acorde con el peso y cantidad de unidades de

conservación específicas que va a contener. Por ejemplo, las cajas tipo X200 deben tener una

resistencia de 790 kgf/m.

El cartón corrugado troquelado debe tener un recubrimiento interior o barrera para que su acidez

no migre a los elementos que contiene. Este recubrimiento no es necesario cuando se emplean

cartones desacidificados.

Los materiales plásticos e inertes pueden ser viables, siempre y cuando no desprendan gases

nocivos para los objetos.

Los casos en que el diseño de la unidad de conservación requiera la unión de piezas, se usan

elementos como: Adhesivo de PVA con pH neutro, tela coleta, papeles neutros y cinta doble faz.

Tamaños:

Las unidades generales deben tener dimensiones levemente superiores al total de las unidades

específicas que almacena, para que estas puedan extraerse fácilmente, sin que queden muy

sueltas en su interior.

Las unidades generales deben estandarizarse de acuerdo con las unidades específicas para

facilitar su compra y reducir costos.

Diseños básicos:

Cajas: En el mercado existen dos tipos de cajas para documentos con formatos no superiores al

Oficio:

58

X 200: Para Archivos de Gestión y Archivo Central

X 100: Para Archivos Históricos.

Ilustración 13. Caja X100.

2.2.3 Depósitos

A continuación, se relacionan los aspectos básicos a tener en cuenta para garantizar la conservación de los archivos según las necesidades de cada entidad; y con base en el Acuerdo 049 de 2000 del Archivo General de la Nación y demás mecanismos que permiten su óptima conservación. Requerimientos edificación:

El terreno debe estar sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación, y debe

ofrecer estabilidad.

El edificio debe estar lejos de industrias contaminantes o en zonas de posible peligro por

atentados u objetivos bélicos.

El edificio debe ser lo suficientemente amplio, de manera que haya espacio para la

documentación acumulada y su natural incremento.

59

Las placas y pisos deben tener una resistencia de 1200 kg/m2, si se utiliza estantería de 2,20 m

de alto, cifra que debe incrementarse si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño

al señalado.

Requerimientos depósitos

El espacio debe dimensionarse para facilitar la manipulación, transporte y seguridad de la

documentación que se va almacenar.

Los depósitos deben tener corredores de circulación de mínimo 1,20 metros de ancho. Si se

cuentan con carros para transportar los objetos, los corredores deben ser acordes a sus

dimensiones.

La adecuación climática debe ceñirse a las normas establecidas para la conservación del material

documental.

Los depósitos deben prever el crecimiento documental de acuerdo con los parámetros

archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración documental.

Las áreas deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad

de los acervos.

Los acabados de pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos,

de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

Las pinturas deben poseer propiedades ignífugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando

el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.

El sistema hidráulico de la edificación no debe pasar por muros, pisos o techos de los depósitos

de archivo, ya que se constituyen en un riesgo de inundación.

El sistema eléctrico debe estar aislado y canalizado para evitar incendios por cortos eléctricos.

Requerimientos otros espacios

Los espacios de consulta, prestación de servicios y trabajos archivísticos, deben cumplir con los

mismos requerimientos de los depósitos.

Los depósitos solamente sirven como espacio de almacenamiento. Los otros espacios deben ser

independiente y externos a estos, tanto por razones de seguridad, como de regulación y

mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.

60

Las áreas técnicas tendrán relación con las áreas de depósito, tomando en cuenta el necesario

aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada; así como las relaciones de éstas

con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.

Adecuación física y mobiliario

Distribución:

El mobiliario no debe ir recostado sobre muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20

centímetros entre éstos y el mobiliario.

El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70

centímetros.

El mobiliario debe tener un sistema de identificación visual de la documentación acorde

con la signatura topográfica.

Materiales:

Los materiales empleados no deben desprender partículas o gases nocivos, tanto para las

personas como para los archivos almacenados. Los muebles deben estar construidos en

láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y

recubrimiento horneado químicamente estable. Se recomiendan las láminas coll rolled

con revestimiento de pintura.

Estantería:

La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo

de 4 cm.

El diseño debe ser acorde con las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que

produzcan daños.

La altura de los estantes debe ser de 2.20 metros.

Las bandejas deben soportar un peso de 100kg/ml.

La estantería total no deberá tener más de 100 metros de longitud.

Los sistemas de estantería que se compongan de módulos de dos cuerpos deben utilizar

parales y tapas laterales para mayor estabilidad.

La estantería debe anclarse con sistemas de fijación al piso.

La balda superior de un estante debe estar a máximo 1.80 metros del suelo, para facilitar

la manipulación y acceso del operario a la documentación.

La balda inferior debe estar por lo menos a 10 centímetros del piso.

61

Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, permitiendo

una graduación cada 7 centímetros o menos.

Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar

accidentes.

El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento.

El mobiliario empleado para almacenar libros debe tener separadores metálicos con el fin

de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada.

La estantería puede ser fija o sistemas de estantería rodante. La selección depende del

área disponible para su instalación y la resistencia de las placas del edificio. Los sistemas

rodantes son más pesados y necesitan menos espacio; caso inverso para la estantería fija.

Ilustración 14. Sistema de estantería rodante y estantería fija

Fuente: Fotografías tomadas en el IGAC.

Mobiliario para obras de gran formato:

Las características generales son iguales a las anotadas para estanterías.

62

El mueble debe dimensionarse teniendo en cuenta el número de obras a contener, el peso

y volumen, facilitando la manipulación.

Las gavetas de las planotecas deben tener una profundidad de 5 centímetros o menos.

Mientras más profunda es la gaveta, mayor es el peso sobre cada objeto contenido en

ella y mayor es la presión ejercida sobre los mismos al momento de sacarlos.

Cada una de ellas debe poseer sistemas de rodamiento, ya que abren y cierran más

suavemente, produciendo menos fricción y vibración a los objetos y eliminando, además,

el riesgo de descarrilamiento y atascamiento.

Las gavetas deben tener protectores para el polvo o tapas posteriores para evitar que los

objetos se dañen en la parte posterior de la gaveta.

Se recomienda que las planotecas estén compuestas por 13 bandejas, con una altura total

de 1.07m, lo cual permite contar con un espacio en la parte superior de la planoteca para

la consulta del material sin causar daños al soporte.

Ilustración 15. Planoteca para almacenamiento de cartografía

Imagen tomada el 18 de mayo de 2010 de: http://www.mueblescontinental.com/productos_mostrar.asp?id=42

63

Archivadores verticales

Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la

conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental.

Ilustración 15. Planoteca para almacenamiento de cartografía

Imagen tomada el 18 de mayo de 2010 de: http://www.inversionesgregal.com/ficha.php?codigo=ARCV-234&clave=&pagina=0&tipo_producto=01

Mobiliario para documentos en otros formatos:

Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fotográficas, cintas de

video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o digital como disquetes, CD

principalmente; se debe contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes,

armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a

almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.

Condiciones ambientales

Las entidades deben propender por la implementación de programas de seguimiento y control

de las condiciones ambientales de los depósitos de archivo y demás áreas que estén destinadas

para almacenar información. Existen equipos de medición que pueden instalarse para hacer el

respectivo seguimiento para tomar decisiones de mejoramiento y adecuaciones de espacios.

64

Temperatura y humedad relativa (HR):

- Las mediciones y rangos de humedad y temperatura recomendados para algunos elementos de archivo, son las siguientes:

Tabla 18. Condiciones Temperatura y HR

Soporte Temperatura Humedad relativa

Papel 15 a 20 °C. Fluctuación diaria 4°C.

45% a 60%. Fluctuación diaria 5%.

Fotografía blanco y Negro 15 a 20 °C. 40% a 50%.

Fotografía Color Menor a 10 °C. 25% a 35%.

Grabaciones 10 a 18 °C. 40% a 50%.

Medios magnéticos 14 a 10 °C. 40% a 50%.

Discos Ópticos 16 a 20 °C. 35% a 45%.

Microfilm 17 a 20 °C. 30% a 40%.

- El principal factor de deterioro en los archivos son las altas fluctuaciones de estas condiciones ambientales entre el día y la noche; por lo que requiere de mayor atención la reducción de estas variaciones que los mismos niveles de HR y temperatura.

- Las mediciones de HR y temperatura que permiten analizar las condiciones ambientales reales de un depósito deben hacerse por largos periodo de tiempo, ya que estas varían entre el día y la noche, así como entre periodos de lluvia y sequía.

- La temperatura y HR puede regularse por medio de adecuados mecanismos de ventilación y sistemas de iluminación, e instalación de equipos como deshumidificadores, entre otros.

- Las condiciones ambientales del entorno pueden ser diferentes a las internas de las unidades de conservación, por lo que deben diseñarse esquemas de control y seguimiento para este caso. Cuando las diferencias son muy altas, deben evaluarse los sistemas de embalaje, el mobiliario y los mecanismos de ventilación para hacer las respectivas mejoras.

Ventilación:

- La ventilación reduce los niveles de HR y temperatura de forma natural. - Los sistemas artificiales de ventilación pueden llegar a ser altamente perjudiciales para

la preservación de los archivos, por lo que deben ser analizados antes de su

65

implementación. Ejemplo: Mantener encendido el sistema solamente por algunas horas a la semana crea picos marcados en la temperatura y la HR.

- El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.

- La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos.

Filtrado de aire:

- Los mecanismos de ventilación que se empleen, deben contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.

- Los mecanismos naturales de ventilación que no cuentan con filtros de aire, contribuyen al asentamiento de partículas nocivas para los documentos al interior de las áreas de depósito.

Iluminación en depósitos

- La incidencia de la luz en la documentación y sus unidades de conservación debe ser indirecta para evitar deterioros físico-químicos por calor y/o radiaciones.

- Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos. - Las ventanas deben tener filtros que controlen el ingreso de la radiación visible

lumínica y las radiaciones ultravioleta. - El sistema de iluminación artificial debe permitir el encendido individual de las

lámparas instaladas al interior del depósito, por ejemplo, por medio de sensores sensibles al movimiento.

- Las lámparas deben estar ubicadas de manera que se iluminen los corredores de circulación y consulta de los depósitos.

- Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores. - La iluminación fluorescente es recomendada para áreas de archivo, de baja intensidad

y con filtros ultravioleta.

Tabla 19. Niveles de iluminación recomendados para archivos en papel

Tipo de radiación Niveles permitidos Visible lumínica Menor o igual a 100 lux.

Ultravioleta Menor o igual a 70

uw/lumen.

66

Administración de depósitos

Las entidades deben tener un inventario actualizado de los depósitos de archivo y centros de cómputo

para:

Identificar las condiciones actuales y posibles mejoras de cada área.

Saber la ubicación física exacta de los archivos.

Planear los programas de evacuación en eventuales siniestros.

Identificar las necesidades actuales y futuras para almacenar archivo físico e informático. Lo

anterior, requiere conocer la cantidad total de información que custodia la entidad y proyecta

producir en los siguientes años.

Ubicar físicamente los archivos físicos e informáticos que tienen bajo su custodia.

La administración de los depósitos debe contemplar como mínimo las siguientes actividades:

Numeración e identificación de depósitos.

Deben identificarse por Dirección - Ciudad; y conformar una base de datos unificada de todos los

depósitos de la entidad. El número del depósito es único e irrepetible por dirección de inmueble,

para evitar inconvenientes con los inventarios documentales.

Ubicación de depósitos en un plano.

Deben estar referenciados en un plano arquitectónico del inmueble para precisar su ubicación.

Inventario de depósitos.

Debe tener cada depósito una ficha de identificación que contenga datos como: ciudad, dirección

inmueble, edificio o torre, piso, costado (norte, sur, etc.), No. depósito, fotografía general,

inventario mobiliario, capacidad total de almacenamiento, características constructivas y

acabados, condiciones ambientales, etc.

Numeración e identificación de mobiliario por depósito.

Se identifica cada mueble de izquierda a derecha con respecto a la puerta, en sentido de

las manecillas del reloj.

67

Ilustración 27. Numeración muebles en depósito

El mobiliario, sin importar el tipo, será marcado otorgando un número a cada mueble y

una letra a cada entrepaño que lo compone, de esta manera, la división ubicada en la

parte superior extrema de cada mueble obtendrá la letra “A” y se irá aumentando hasta

llegar al entrepaño inferior.

Ilustración 38. Numeración estantes de un sistema de estantería rodante

ER

3

ER

6

ER

7

ER

10

ER

11

ER

14

ER

2

ER

4

ER

5

ER

8

ER

9

ER

12

ER

13

ER

1

68

Ilustración 49. Ejemplo identificación de cajones de un archivador.

Ilustración 20. Ejemplo identificación de mapoteca.

Numeración de servidores por centro de cómputo.

Se identifican de igual manera que los muebles con archivo físico para poder dar una

ubicación a los archivos informáticos. Los equipos de cómputo que alberguen productos

técnicos finales, se marcará la caja de la CPU, con un número único de identificación,

siempre y cuando, estos correspondan al inventario propio de la institución.

Si se llega a encontrar información misional almacenada en los computadores de los

funcionarios o contratistas de la entidad, deben realizarse campañas para migrar esta

69

información a servidores administrados por el área de informática como una medida de

seguridad de la información.

Otras recomendaciones.

Durante el proceso de numeración de depósitos y mobiliario, puede hacerse evidente la

necesidad de reubicar el mobiliario en los depósitos, ya sea para facilitar la numeración,

la circulación del personal o por razones de seguridad y evacuación. Estas acciones deben

hacerse antes de iniciar la identificación de depósitos y muebles para evitar reprocesos.

Mantenimiento de depósitos

Las actividades relacionadas con el mantenimiento de los depósitos, son medidas de prevención de

desastres. Si la entidad así lo prefiere, puede incluirse como instructivos del Programa de Prevención y

Gestión de Desastres.

Controles y mantenimiento:

Los sistemas de seguridad, alarmas, sistema eléctrico, etc. deben ser revisados

periódicamente para programar jornadas de mantenimiento preventivas a las

instalaciones.

El mobiliario debe tener jornadas de mantenimiento permanente para evitar su deterioro

y que repercuta en la documentación.

Limpieza:

La limpieza de instalaciones y estantería debe efectuarse con productos que no

incrementen la humedad ambiental, por ello no es recomendable utilizar agua pura.

Las unidades de conservación deben limpiarse en seco con una aspiradora que tenga la

boquilla cubierta con un liencillo. Debe evitarse que el polvo y demás partículas se

dispersen durante el proceso de limpieza.

70

La limpieza de pisos, paredes, techo y mobiliario debe hacerse evitando salpicar o

humedecer los archivos y sus unidades de conservación.

La frecuencia de las jornadas de limpieza dependerá de las condiciones del depósito y

frecuencia de consulta del archivo.

Usar paños preferiblemente estáticos o en su lugar paños semisecos para remover el

polvo del mobiliario.

Para limpiar en húmedo los pisos de los depósitos, es importante trabajar en serie con

varias personas, de manera tal que se elimine rápidamente la humedad y el vapor de agua

involucrado en este proceso.

2.2.4. Gestión de Desastres

Para la planeación e implementación de un Programa de Prevención y Gestión de desastres se deben desarrollar los aspectos que se listan a continuación:

Tabla 20. Programas para la gestión de desastres

Programa Descripción Conformación del Comité y sus respectivos grupos y brigadas

Debe existir una estructura funcional que permita el desarrollo, funcionamiento y mantenimiento del programa. Es indispensable la definición de un comité, y la capacitación permanente de las brigadas y grupos previamente conformados.

Elaboración del manual de prevención de desastres

Es un documento que contenga toda la información requerida para la ejecución y mantenimiento del Programa de prevención y gestión de desastres. Este programa debe estar íntimamente ligado con el plan de emergencias de la entidad, que suele estar liderado por el área de talento humano.

Identificación de los elementos a proteger

Las temáticas de la información producida deben clasificarse dentro de una escala de valoración predefinida por la entidad, que vaya desde el archivo crítico hasta el archivo de apoyo.

Posteriormente debe ubicarse cada temática físicamente en los depósitos existentes para poder priorizar en inversiones de adecuación y

71

mantenimiento, políticas de seguridad de información, salvamento, etc.

Mapa de riesgos Se deben identificar los tipos de riesgos existentes y hacer su actualización periódica. Con ello se pueden definir los lineamientos en temas de prevención y gestión de desastres.

Medidas preventivas Se deben analizar constantemente los riesgos existentes para hacer programas de mejoramiento y acciones preventivas que reduzcan la posibilidad de pérdida de información por catástrofe, siniestro o desastre. Esto incluye desde el mantenimiento periódico de la edificación (ver punto de 2.2.3.3.7 Mantenimiento de Depósitos), hasta seguridad de la información por medio de la implementación de un Sistema de Seguridad de Información (ISO 27000)10 y programas de prevención.

El nivel de seguridad y preservación varía dependiendo del tipo de información que se necesita preservar. Por ello, los documentos esenciales deben tener planes complementarios al programa de prevención y gestión de desastres aplicable para toda la información.

Los documentos esenciales permiten el mantenimiento de los servicios suministrados o la reanudación de las actividades luego de un siniestro, y contribuyen a garantizar los derechos fundamentales de la administración, así como sus obligaciones legales y financieras. Esta documentación debe contar con un programa de prevención que se constituye en la elaboración de un ejemplar de seguridad, idéntico al original (puede variar el medio o soporte); que debe almacenarse en un depósito con todas las garantías de seguridad, acceso y conservación para su preservación por el tiempo que sea necesario; y debe ser constantemente actualizado, y administrado por tabla

10

Para el caso colombiano el ICONTEC ofrece la norma NTC-BS 7799-2 “Sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI).

Establecer, implementar, operar, mejorar un SGSI, documentando riesgos del negocio global para formular controles de seguridad adoptados por las organizaciones”.

72

de retención y/o valoración documental para administrar correctamente los depósitos.

Formación de los funcionarios y contratistas

Las actividades preventivas y de salvamento deben ejecutarlas brigadas de emergencias que han sido capacitadas y formadas permanentemente.

Cartillas de atención durante y después de un desastre

Las entidades deben realizar manuales o instructivos sencillos que permitan a cualquier persona saber qué hacer cuando se presente un desastre, y qué hacer después del evento.

Sistemas de comunicaciones Las comunicaciones son indispensables para la gestión de un desastre. Implementar un mecanismo de comunicación permanente entre los diferentes agentes que participen en un eventual siniestro, agiliza los procesos de actuación. Lo anterior implica contar con un listado actualizado de teléfonos y direcciones para su ubicación rápida.

Abastecimiento de materiales Las entidades deben adquirir y administrar equipos, materiales, y demás insumos que puedan necesitarse en un siniestro de cualquier naturaleza. Muchas veces se pierde la información por no estar debidamente equipados para atender el desastre. Algunos elementos básicos definidos en el Acuerdo 049 de 2000 del Archivo General de la Nación, son los siguientes:

Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar (archivos, equipos de cómputo, etc.). Evitar el empleo de polvo químico y de agua.

Adquirir la cantidad y tipo de extintores acordes con las dimensiones del depósito, la capacidad de almacenamiento y la naturaleza de los materiales de la información que allí se encuentra.

Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres, las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales.

73

Instalar equipos que midan la Humedad Relativa (HR) y la Temperatura las 24 horas del día, todo el año.

Instalar equipos que regulen las condiciones ambientales (HR y Temperatura).

Cooperación con agentes locales, regionales y nacionales

Las entidades deben hacer acuerdos y convenios con otras organizaciones que puedan ser de gran ayuda en el momento de un desastre o siniestro.

Se entiende que las recomendaciones dadas anteriormente tienen un alto costo para la entidad, por lo cual se sugiere realizar un plan a mediano plazo, el cual permita la adopción de los requerimientos para la conservación y preservación de productos geográficos.

2.3. Migración a otros medios de los productos geográficos

Posterior a la etapa de inventario, donde se documenta a partir de metadatos geográficos los productos, se inicia la etapa de migración a otros medios, la cual busca por un lado facilitar el acceso y uso de los productos geográficos y además permite la preservación por mayor tiempo de los originales. Se recomienda que la migración de los productos geográficos análogos a otros medios, se realice por medio de la digitalización o microfilmación11; Donde se da acceso a los usuarios a las copias, para de esta manera conservar el producto original. Es importante aclarar que al generar una migración de un producto geográfico, el original no se debe eliminar, ya que éste lo que debe estar sujeto a las actividades de conservación y restauración cuando sea necesario. Para la migración a otros medios de productos geográficos se tiene dos tecnologías: digitalización y microfilmación. Cada uno de estos procesos se explica a continuación:

2.3.1. Proceso para la digitalización de productos geográficos

La digitalización busca facilitar el acceso a los productos geográficos, y además es usada como medida de preservación, para el segundo uso; se debe tener en cuenta que el archivo digitalizado debe ser

11 Son las dos tecnologías aprobadas por el Archivo General de la Nación.

74

legalmente valido, es decir con valor probatorio, no debe ser modificable, debe ser una copia fidedigna del original por lo que las características del escaneo cambian. Para llevar a cabo la digitalización de un producto geográfico se debe llevar a cabo las siguientes actividades:

Seleccionar el dispositivo para la captura de imágenes teniendo en cuenta la velocidad de trabajo,

la resolución, el tamaño y materiales de los productos a digitalizar.

Definir el medio de almacenamiento, es decir, identificar las unidades donde se almacenarán las

imágenes, producto de la digitalización. Se recomienda que sean en servidores dispuestos por la

entidad para almacenar los archivos.

Realizar pruebas para definir los patrones de referencia, resolución, la profundidad del color, el

color, el formato de archivo y la compresión (Ver ¡Error! No se encuentra el origen de la

referencia. Digitalización).

En la mayoría de procesos de digitalización se usa el formato JPEG (File Interchange Format) ya

que ofrece soporte para color verdadero y es capaz de almacenar hasta 16’777.216 colores.

También se usa el formato TIFF 6.0 (Tagged Image File Format) ya que es capaz de almacenar la

referencia espacial en el archivo tiff o en un archivo de correlación.

Para los archivos de preservación la técnica de compresión seleccionada debe ser “Sin pérdida”.

La Biblioteca Nacional de Colombia recomienda para la compresión: ITU grupo 3 o 4 y JBIG

(imágenes binarias), JPEG/JPEG 2000 o LZW (imágenes multi-bit) sin pérdida. Para el intercambio:

JPEG/JPEG2000 sin pérdida, TIFF 5 o versiones superiores12.

Limpiar los productos geográficos a escanear.

Una vez el producto geográfico esté en el lugar de trabajo asignado, se coloca sobre una

superficie plana en donde se procede a eliminar el polvo y otras partículas sólidas con brochas

de cerda suave; o manchas de suciedad que pueden obstruir la lectura del escáner, con

borradores en “polvo”, sin utilizar elementos que puedan alterar el estado del producto.

Si el producto geográfico se encuentra con más deterioros y necesita una intervención más

profunda, esta se debe realizar por lo menos un mes antes de la digitalización y por profesionales

en restauración.

Es importante resaltar que en los procesos de digitalización no se debe alterar u ocasionar daños

al original, se debe cuidar tanto el contenido como el soporte.

12 Biblioteca Nacional de Colombia. Conservamos No. 7: Pautas para la digitalización de documentos en papel y audio. Bogotá. Enero – febrero de 2007.

Página 32

75

Realizar el escaneo del producto geográfico.

Durante esta fase se debe realizar específicamente las siguientes actividades:

Ajustar el escáner con los parámetros de referencia seleccionados anteriormente.

Colocar y capturar el documento en el escáner.

Pre visualizar la imagen capturada para verificar el estado del producto, con el fin de

realizar las modificaciones correspondientes según el caso. Asegúrese que el documento

entero esté visible.

Escanee el producto cuando esté conforme con la imagen pre visualizada.

Nombre el archivo preferiblemente con el identificador (código) del producto original y

guárdelo.

Realizar los procesos de mejoramiento u optimización de la imagen (Ver ¡Error! No se encuentra

el origen de la referencia. Digitalización).

Cuando el propósito de la digitalización sea facilitar el acceso de los productos geográficos se

pueden hacer todos los procesos necesarios para que la imagen sea lo más clara posible. En caso

contrario (propósito de la digitalización es para preservación), se deben tener en cuenta las

recomendaciones de la Biblioteca Nacional de Colombia y el Archivo General de la Nación, donde

orientan los momentos en que se puede realizar los procesos de mejoramiento de la imagen.

Revisar los productos geográficos escaneados.

Se debe realizar un control de calidad de los productos geográficos escaneados, de tal manera

que se verifique los siguientes parámetros:

El producto geográfico debe estar completo: Es decir al visualizar el escaneo debe estar

el 100% del producto, no le deben faltar zonas o segmentos a la imagen.

Los patrones de referencia (resolución, la profundidad del color, el color, el formato de

archivo y la compresión) deben corresponder con los seleccionados con anterioridad.

El nombre de los archivos producto de la digitalización.

El procedimiento para desarrollar el control de calidad es el descrito en el numeral ¡Error! No se

encuentra el origen de la referencia. Seguimiento y Control de Calidad.

Enviar al almacenamiento permanente.

Si el escaneo ya está listo se procede a almacenar el producto en el medio seleccionado con

anterioridad.

76

Guardar los archivos análogos en sus respectivas unidades de conservación y depósitos.

2.3.2. Proceso para la microfilmación de productos geográficos

El proceso descrito a continuación es usado en Colombia por empresas especialistas en el área

documental para la microfilmación de productos.

Alistar los productos geográficos.

Esta primera etapa consiste en la preparación de documentos para dejarlos listos antes de ser

ingresados en la microfilmadora rotativa o planetaria de acuerdo a las dimensiones solicitadas

del documento. En esta etapa los preparadores de documentos sacan los papeles de los archivos

y unidades de conservación e inician la limpieza de los productos geográficos de la misma manera

que se describió en el capítulo 2.3.1 Proceso para la digitalización de productos geográficos.

Se debe tener especial cuidado cuando se extraen o insertan los productos en los contenedores

o sobres para evitar daños por el roce entre las superficies. La correcta manipulación de los

productos geográficos garantiza su conservación en el tiempo, una manipulación incorrecta, echa

al traste con los avances logrados en otros aspectos

Microfilmar

En esta segunda etapa se ingresa el rollo y se parametriza el equipo para la magnificación o

reducción de las imágenes.

Realizar del registro o tabla

Durante esta tercera etapa se lleva a cabo el proceso de relacionar y codificar la información

contenida en los rollos microfilmados para posteriormente ser enviados a revelar y a realizarles

una copia de seguridad.

Revelar

El rollo capturado producto del proceso de microfilmación se envía al proceso de revelado que

consiste en convertir las imágenes capturadas en negativos.

Revisar los microfilms

Se debe realizar un control de calidad de los productos geográficos microfilmados.

El procedimiento para desarrollar el control de calidad es el descrito en el numeral ¡Error! No se

encuentra el origen de la referencia. Seguimiento y Control de Calidad.

Guardar los archivos análogos y rollos de microfilm en sus respectivas unidades de conservación

y depósitos.

78

3. RECOMENDACIONES

La conservación y preservación de productos geográficos exige un gran esfuerzo técnico, al que

se agrega la destinación de recursos económicos y recursos humanos de diferente perfil, por

ende, su implementación infiere el esfuerzo de los altos mandos de la entidad.

El sistema integrado de conservación debe estar articulado y mantener la dirección con planes

nacionales del mismo contenido o intención y de desarrollo del país.

El SIC debe ser difundido a todos los funcionarios de la entidad, con mayor énfasis a los que son

responsables de la custodia de los productos geográficos, con el fin de que adquieran los

conocimientos necesarios para la implementación de este.

La implementación del SIC debe estar precedida por un plan de capacitación para aquellos

funcionarios que están tienen la función de llevar a cabo dicho sistema.

Es importante realizar seguimiento a la ejecución de lo establecido en el SIC, ello con el fin de

evaluar su pertinencia y efectividad. A partir de esa evaluación la entidad estará en capacidad de

redefinir algunos componentes del SIC, buscando siempre la salvaguarda de los productos

geográficos.

En vista que el formato de muchos de los productos es análogo, las especificaciones de

digitalización deben ser verificadas y configuradas de acuerdo a cada documento. Se debe

escanear usando el color apropiado para el documento: blanco y negro, escala de grises ó color.

Los productos digitales deben ser actualizados tanto en formatos como en soportes (hardware y

software), evitando la desactualización de las herramientas tecnológicas cuya función es realizar

el despliegue de los productos.

79

4. GLOSARIO

Administración de archivos: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación,

dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos

de una institución. (Acuerdo 07 de 1994, AGN, artículo 67).

Alteraciones de tipo biológico: Agrupa el daño ocasionado por bacterias, hongos, insectos y roedores.

El deterioro producido consiste en la degradación del soporte, inicialmente superficial, hasta provocar

la pérdida parcial o total, en diferentes áreas del folio del expediente de la unidad de almacenamiento o

de cualquier tipo de soporte en la cual se halla registrada la información.

Alteraciones de tipo químico: Proveniente de los materiales usados en la elaboración del documento

tanto en el soporte, como en la utilizada para el registro de la información. Se percibe como el cambio

de la coloración o la decoloración distribuida en las áreas cercanas al texto escrito o la información

registrada, hasta la pérdida de material, ocasionando menor flexibilidad, fragilidad y fragmentación del

soporte, dependiendo de los materiales constitutivos del mismo.

Alteraciones de tipo físico: Daño producido al documento o a la unidad que lo contiene, por humedad,

manipulación, almacenamiento, intervenciones inadecuadas, vandalismo y desastres. Altera una parte

o la totalidad del soporte provocando pérdida de áreas parciales o totales del soporte o de la información

en él contenida.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un

proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados

respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los

produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la

información, la investigación y la cultura.

Archivo administrativo: (Véase Archivo de Gestión).

80

Archivo central: Es la segunda etapa del ciclo vital del documento y se conocen también como archivos

intermedios. En él se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad

respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta

por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo especializado: Archivos físicos e informáticos producto de la ejecución de procesos alineados

con la misión y visión de la institución. Ejemplo: cartografía básica, fichas prediales, estudios técnicos,

cartografía temática, fotografías aéreas, imágenes.

Archivo de gestión: Es la primera etapa del ciclo vital del documento y corresponde al archivo de las

oficinas productoras de información. Comprende toda la documentación que es sometida a continua

utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o

trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Archivo histórico: Es la tercera y última etapa del ciclo vital del documento, conocido también como

archivo permanente. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo

de conservación permanente, dado sus valores para la investigación, la ciencia y la cultura (valores

secundarios). Se constituye el patrimonio documental de la Nación.

Archivo informático: Es la información almacenada en un medio magnético, óptico o similar, a la cual

sólo puede tenerse acceso, mediante un soporte lógico adecuado, a través de un computador

electrónico.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven

de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados, declarados

de interés público.

Archivo total: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la

formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención,

almacenamiento, preservación y disposición final.

Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

81

Bienes intangibles: Son todas las manifestaciones inmateriales del ser humano, tales como las

costumbres, la tradición oral, la gastronomía y la música, entre otros.

Bienes inmuebles: Son las cosas que no pueden transportarse de un lugar a otro; como las tierras y

minas, y las que adhieren permanentemente a ellas, como los edificios, los árboles. CODIGO CIVIL,

Artículo 656

Bienes muebles: Son las que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellas a sí mismas

como los animales (que por eso se llaman semovientes), sea que sólo se muevan por una fuerza externa,

como las cosas inanimadas. CODIGO CIVIL, Artículo 655.

Bienes tangibles: Son todos los objetos materiales y construcciones creados por el ser humano. Estos

pueden ser muebles o inmuebles.

Bit: Es la unidad mínima de almacenamiento empleada en cualquier dispositivo digital.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su

almacenamiento y preservación.

Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

Certificación de documentos: Acción de constatar la existencia de determinados documentos o datos

en los archivos.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción

o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo

permanente.

Code 128c: Código de barras de alta densidad, comúnmente empleado en inventarios e identificaciones;

el conjunto de caracteres admite los primeros 128 caracteres de ASCII, incluyendo letras (mayúscula y

minúscula), números y signos de puntuación.

http://es.wikipedia.org/wiki/C%C3%B3digo_de_barras

82

Está disponible para todos los sistemas operativos (Microsoft Windows, Macintosh y Linux/UNIX), y se

pueden usar en todo tipo de aplicaciones de bases de datos (hojas de cálculo, Crystal Reports, etc.), no

es necesario utilizar un software específico para etiquetado.

Codificación: Es el "lenguaje" que utilizará el computador para almacenar y leer la imagen en disco.

Código: Estructura de orden numérica o alfanumérica el cual permite la identificación de los productos,

es como si fuese el número de cédula único.

Compresión: Método de almacenamiento, que permite guardar información a través de un proceso de

reducción, que discrimina los datos no relevantes generando un archivo más pequeño, y se logra un

ahorro en recursos de disco.

Conservación: Conjunto de medidas correctivas que garantizan y estabilizan los documentos de archivo

en su aspecto físico y funcional, sin alterar su contenido. Corresponde a las actividades realizadas

directamente en la documentación.

Conservación preventiva: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo

orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su

integridad y estabilidad. No implica intervenciones o acciones directas en el documento de archivo.

(Acuerdo 27 de 2006, AGN, articulo 1).

En este concepto de conservación preventiva se recogen los aspectos esenciales a partir de los cuales se

deberán formular las políticas internas de preservación en los diferentes tipos de archivo sea cual sea su

naturaleza. Estas estrategias van dirigidas tanto a garantizar la integridad física como la funcional de los

documentos, objetivos que al tener en cuenta las características de las instituciones y/o de los archivos,

estarán relacionados con aspectos de orden administrativo, infraestructura y las particularidades de la

documentación que se custodia.

También se utiliza el término de salvaguarda para hacer referencia a la conservación preventiva.

Copia: Reproducción exacta de un documento.

83

Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario

competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.

Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el

original en caso de pérdida o destrucción del mismo.

Criterios de intervención: Son el marco general que definen cuáles deben ser los procesos de

conservación preventiva, conservación y restauración que se deben realizar sobre un bien particular o

una colección, según sea el caso, siempre bajo la primacía de los principios de: Mínima intervención;

compatibilidad de materiales; reversibilidad de la intervención; estabilidad de la intervención en el

tiempo y ante las condiciones ambientales a las que está expuesto el bien; y conservación integral.

Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona,

que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que

sea su titularidad.

Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la

conservación de los documentos de archivo.

Depuración: Operación dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos

que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento

de entrada para la búsqueda sistemática de información.

Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material,

causada por envejecimiento natural u otros factores.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de

manera analógica (soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo

puede leerse o interpretarse por computador.

84

Digitación: Es la introducción de los datos de un computador por medio de un teclado.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo

vital de los documentos, registrada en la tabla de retención documental o en la tabla de valoración

documental, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en

razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico,

económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones,

que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y

comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es

producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los

principios y procesos archivísticos.

Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que

permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La unidad

producto del empaste se llama “legajo”.

Encuadernación: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se

cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama “libro”.

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención

o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y

secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

85

Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de

conservación.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica

y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente,

independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedentes o prueba. Fechas

más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas.

Página es el número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.

Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta.

Folio verso: (Véase Folio Vuelto).

Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración.

Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es

objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.

Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.

Formato: Es la codificación con la que se almacena la imagen.

Formato único de inventario: Planilla en la que se realiza el inventario documental.

Fuentes primarias (o directas): son los datos obtenidos "de primera mano", por el propio investigador

o, en el caso de búsqueda bibliográfica, por artículos científicos, monografías, tesis, libros o artículos de

86

revistas especializadas originales, no interpretados.

(http://www.monografias.com/trabajos10/formulac/formulac.shtml, 19 de mayo de 2010).

Fuentes secundarias: Son aquellas fuentes que tienen resúmenes, compilaciones o listados de

referencias, generados partir de fuentes primarias.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende

desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen

hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Información geográfica: Conjunto de datos que posee un componente geométrico o espacial, que

describe la localización de los objetos en el espacio y las relaciones espaciales entre ellos. Igualmente se

entiende por información geográfica el producto de la georreferenciación de bases de datos temáticas

que posean atributos geográficos.

Intervención documental: Hace referencia a la ejecución de procedimientos de conservación preventiva,

conservación y/o restauración, encaminados a la conservación y preservación del bien en toda su

integridad material, funcional y de información. Su ejecución debe estar coordinada o ejecutada

directamente por un profesional en Restauración de bienes muebles. Un proceso de intervención debe

estar enmarcado dentro de unos criterios de intervención definidos por la normatividad vigente.

Inventario: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo,

siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y

preliminar.

Inventario administrativo: Este se caracteriza por el control cronológico de los productos, como un

registro de entrada o de salida y funciona para especificar la localización y ejercer un control sobre las

unidades. Un ejemplo claro sería un fichero para ubicar los libros de una biblioteca.

http://www.monografias.com/trabajos10/formulac/formulac.shtml

87

Inventario analítico: Es aquel que analiza y describe destacando los atributos físicos del producto para

proporcionar información detallada, orientado a datos documentales. Este aplica para inventario de

productos geográficos.

Inventario documental: Es la relación de los expedientes conformados por los documentos que se

producen en ejercicio de las funciones, de manera que se asegura el control de los documentos en sus

diferentes fases.

Inventario esquemático: Contiene elementos generales y que no permiten identificar una serie, es decir

información poco detallada de los productos.

Inventario histórico: Inventarios que requieren un tratamiento especial, ya que se trata de documentos

o piezas antiguas que hicieron parte de un periodo histórico.

Inventario sumario: Es un inventario cuyo objetivo principal es la sumatoria y no se tiene en cuenta la

descripción de los productos.

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

Libro: (Ver encuadernación).

Material sustentado: Hace referencia a los materiales usados en las técnicas de registro para consignar

la información. En los documentos físicos corresponde a las tintas empleadas.

Medio: Se emplea este término para hacer referencia a cualquier soporte que sustenta o contiene la

información. Puede ser tangible como el papel o intangible como la información electrónica o digital

(medio físico y medio digital) (ver soporte documental).

Mensaje de datos: La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios

electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos

(EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax. (Artículo 2, ley 527 de 1999)

88

Metadato: Se define por muchos especialistas como los “datos acerca de los datos”. Un metadato

documenta un dato o un conjunto de datos; y contiene elementos relacionados con la semántica de los

datos, su calidad, autor, modo de identificación, restricciones de uso, mantenimiento, entre otros.

Metadato geográfico: Conjunto común de términos y definiciones que describen las principales

propiedades o características de la información geográfica, permitiendo así mismo conocer el Qué,

Quién, Cuándo, Dónde y Cómo de los datos. A través de ellos, tanto productores como usuarios de

información geográfica, pueden disponer de productos documentados, contribuyendo al mejoramiento

en la producción, almacenamiento, actualización y reutilización de productos cuyo insumo son los datos

geográficos.

Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes

en películas de alta resolución.

Microforma: Es una lámina de emulsión gelatinosa sobre un soporte transparente y flexible que sustenta

partículas de nitrato de plata y que está protegida por material permeable y transparente. Al incidir la

luz sobre él, las partículas de nitrato de plata se oxidan y al contacto con un líquido revelador forman

una imagen. La aplicación de un líquido fijador estabiliza la imagen, y el lavado y secado posteriores

permiten que la película quede lista para su uso.

Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la

práctica archivística.

Patrimonio cultural: Según el artículo 4 de la Ley 397 de 1997, el patrimonio cultural de la nación está

constituido por todos los bienes y valores culturales que son expresión de la nacionalidad colombiana,

tales como la tradición, las costumbres y los hábitos, así como el conjunto de bienes inmateriales y

materiales, muebles e inmuebles, que poseen un especial interés histórico, artístico, estético, plástico

arquitectónico, urbano, arqueológico, ambiental, documental, literario, bibliográfico, museológico,

antropológico y las manifestaciones, los productos y las representaciones de la cultura popular.

Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Es uno

de los bienes tangibles o materiales que conforman el patrimonio cultural de una nación.

89

Perfil de metadatos geográficos: Es un subconjunto de elementos abstraídos del estándar (NTC 4611)

con condiciones definidas dependiendo de la institución, este es creado a partir de reglas preestablecidas

en el estándar, para servir a las necesidades especiales de una cierta comunidad de usuarios.

Plan de muestreo: Indica el número de unidades del producto de cada lote o producción que debe ser

inspeccionado (el tamaño de muestra o serie de tamaños de muestra), y el criterio para la determinación

de la aceptabilidad del lote o producción (los números de aceptación y el rechazo).

Plantilla de metadatos geográficos: Formato para la generación de metadatos, donde se define la

información que resulta ser igual para un grupo de productos a partir del perfil de metadatos geográficos.

Preservación documental: Implica adelantar acciones de conservación preventiva y conservación,

haciendo énfasis en la primera (ver conceptos de conservación y conservación preventiva).

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se

establece que la disposición final de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los

produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se

establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse

con los de otras.

Procesos archivísticos: La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende

procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la

recuperación y la disposición final de los documentos.

Producto geográfico: Es la pieza o unidad con valor para el conocimiento, la historia y la cultura, que se

genera sobre un soporte (papel, cinta magnética, disco, etc.) por medio de un instrumento de escritura

(lápiz, máquina, impresora, etc.) o de un aparato que graba imágenes, datos, sonido y/o voces y que

sirve como fuente de evidencia de un proceso técnico o investigativo con el fin de transmitir información

geográfica.

90

Profundidad de color: Es el número de bits utilizados para representar cada píxel.

Programas de gestión documental: Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de

documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán

observarse los principios y procesos archivísticos.

Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento

original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los

requisitos exigidos por las leyes procesales.

Publicaciones: Corresponde a los documentos de carácter técnico, científico o académico, que pasan

por un proceso de edición para divulgar la información en cualquier medio. Las publicaciones se clasifican

en libros y publicaciones periódicas, se caracterizan por tener el registro del número internacional

normalizado para publicaciones periódicas (ISSN) o el número internacional normalizado para libros

(ISBN).

Resolución: Es la cantidad de puntos por unidad de medida con que se presenta una imagen: en el

monitor, es el número de puntos o pixeles por pulgada lineal (ppi); en el dispositivo de salida, es el

número de puntos impresos por pulgada lineal (dpi); en un escáner, es el número de puntos leídos por

pulgada lineal de la imagen.

Restauración: Conjunto de acciones o intervenciones encaminadas a garantizan y estabilizan el bien

mueble en su aspecto físico y funcional, teniendo especial énfasis en la recuperación artística del mismo.

Se diferencia de la conservación por el gran componente estético de la intervención. En algunos procesos

de intervención puede ser imperceptible la diferencia entre los procesos de conservación y restauración,

ya que son complementarios en su ejecución.

Retención documental: Es el plazo en términos de años en que los documentos deben permanecer en

el archivo de gestión y archivo central, el cual se consigna en la tabla de retención documental.

Salvaguarda: Es cualquier medida de conservación que no implica la intervención directa sobre la obra.

91

Swami: Sistema Web de Administración de Metadatos Institucional. Es una herramienta web de

administración y gestión de metadatos geográficos, compatible con los requerimientos de los directorios

de búsqueda de información geográfica y con el estándar nacional NTC 4611.

Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental

y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter

representativo para su conservación permanente.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones

específicas. Ejemplos: Historias laborales, Actas, Informes.

Sistema de información: Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o

procesar de alguna otra forma mensajes de datos.

Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación

que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, independientemente del tipo de soporte,

garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados.

Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos,

orales y sonoros (ver medio).

Subseries documentales: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las

cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

92

Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un

tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Técnicas de registro: Hace referencia a los diferentes mecanismos de impresión o consignación de la

información en un documento, por ejemplo: Impresión, fotomecánico, manuscrito.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con

diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y

asignarle categoría diplomática.

Transferencia documental: Traslado y sesión de la responsabilidad de custodia y administración de los

documentos. Existe una transferencia primaria que se da entre el archivo de gestión y el archivo central;

y una transferencia secundaria entre el archivo central y el archivo histórico.

Unidad de conservación: Sistema de embalaje adecuado que contribuye a la conservación de los

documentos de archivo. Pueden ser unidades específicas o generales.

Unidad de conservación específica: Cuerpo que contiene de forma adecuada los documentos de archivo.

Las unidades más comunes son las carpetas en sus diferentes tipos y diseños.

Unidad de conservación general: Cuerpo que contiene varias unidades de conservación específicas, para

proteger la información de las condiciones medio ambientales.

Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios

de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

Valor primario: Es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al

iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.

Valor secundario: Es el valor de interés de los investigadores de información retrospectiva. Surge una

vez agotado el valor primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente y

conforman el archivo histórico.

93

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