LEGAL MEMORANDUM

Uuntuk Memenuhi Tugas Ujian Akhir Semester Mata Kuliah Hukum

Perusahaan

Semester Ganjil 2010/2011

OLEH

MONIQUE FIRSTY RP 0710113163

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

FAKULTAS HUKUM

MALANG

2010

A.  KEPALA LEGAL MEMORANDUM (HEADING)

Kepada : Ibu Amelia Sri Kusumadewi

Dari : Monique Firsty RP

Pokok Masalah : Potensi konflik yang timbul dalam pembuatan berita acara

RUPS Perseroan Terbatas

Para Pihak :  1.Direktur

2.Komisaris

3.Pemegang Saham

Tanggal : 20 Desember 2010

Perihal : Tinjauan Yuridis Tanggung Jawab Notaris dalam

Pembuatan Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham

B.  PERMASALAHAN HUKUM (LEGAL ISSUES)

Pasal 1 butir (1) Undang-Undang Nomor 40 tahun 2007 tentang Perseroan

Terbatas menyatakan Perseroan Terbatas, yang selanjutnya disebut Perseroan

adalah badan hukum yang merupakan persekutuan modal, didirikan berdasarkan

perjanjian, melakukan kegiatan usaha dengan modal dasar yang seluruhnya

terbagai dalam saham dan memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam undang-

undang ini serta peraturan pelaksananya.

Sebagai badan hukum, perseroan terbatas yang didirikan berdasarkan

perjanjian, melakukan kegiatan usaha dengan modal dasar yang seluruhnya

terbagi dalam saham mempunyai konsekuensi, yaitu merupakan lembaga yang

mandiri pendukung hak dan kewajiban yang dapat melakukan perbuatan hukum

baik di dalam maupun di luar pengadilan serta mempunyai harta yang terpisah

dari pengurusnya maupun para pendirinya. Berbeda dengan orang perseorangan

(manusia), perseroan terbatas walaupun merupakan subyek hukum mandiri adalah

suatu artifical person yang tidak dapat melakukan tugasnya sendiri. Oleh karena

itu perseroan memerlukan organ- organnya untuk menjalankan usahanya,

mengurus kekayaannya, dan mewakili perseroan di depan pegadilan maupun di

luar pengadilan. Organ perseroan tersebut sebagaimana dinyatakan dalam pasal 1

ayat (2) UUPT Nomor 40 Tahun 2007, bahwa organ perseroan adalah Rapat

Umum Pemegang Saham, Direksi dan Dewan Komisaris.

Organ-organ tersebut mempunyai fungsi dan tugas masing-masing sesuai

dengan ketentuan Undang-Undang perseroan Terbatas maupun anggaran dasar

perseroan. RUPS adalah organ perseroan yang memegang kekuasaan tertinggi

dalam perseroan dan memegang kekuasaan tertinggi dalam perseroan dan

memegang segala wewenang yang tidak diserahkan kepada direksi dan komisaris.

RUPS mempunyai segala wewenang yang tidak diserahkan kepada direksi atau

komisaris dalam batas yang ditentukan oleh undang-undang dan anggaran dasar.

RUPS yang diselenggarakan oleh suatu perseroan merupakan organ yang

sangat penting dalam mengambil berbagai kebijakan yang berkaitan dengan

perseroan, sehingga sesuai dengan pasal 77 ayat (4) UUPT Nomor 40 Tahun 2007

setiap penyelenggaraan RUPS harus dibuatkan risalah rapat (pernyataan

keputusan rapat) yang disetujui dan ditandatangani oleh semua peserta RUPS.

Dalam prakteknya, RUPS dituangkan dalam suatu akta otentik yang dibuat di

hadapan notaris.

Akta otentik sebagai alat bukti terkuat dan terpenuh mempunyai peranan

penting dalam setiap hubungan hukum dalam kehidupan masyarakat. Melalui akta

otentik yang menentukan secara jelas hak dan kewajiban, menjamin kepastian

hukum, dan sekaligus diharapkan pula dapat terhindar dari terjadinya sengketa.

Walaupun sengketa tersebut tidak dapat dihindari, namun dalam proses

penyelesaian sengketa tersebut akta otentik yang merupakan alat bukti tertulis

terkuat dan terpenuh memberi sumbangan nyata bagi penyelesaian perkara.

Dalam hal pembuatan berita acara rapat umum pemegang saham yang

dibuat oleh notaris, notaris hanya menguraikan secara otentik sesuatu tindakan

yang dilakukan atau suatu keadaan yang dilihat atau disaksikannya di dalam

menjalankan jabatan notaris. Melihat kenyataan yang ada maka dapat ditarik

beberapa permasalahan yakni :

1. Bagaimakah potensi konflik yang timbul dalam pembuatan berita acara

RUPS perseroan terbatas?

2. Bagaimana upaya notaris mengatasi konflik yang terjadi dalam

pembuatan berita acara RUPS perseroan terbatas?

C.  JAWABAN SINGKAT (BRIEF ANSWER)

Potensi konflik yang timbul dalam pembuatan berita acara rapat umum

pemegang saham perseroan terbatas antara lain:

1. Benturan kepentingan organ perseroan terbatas

Benturan kepentingan adalah perbedaan antara kepentingan ekonomis

perusahaan dengan kepentingan ekonomis pribadi direktur, komisaris dan atau

pemegang saham utama perusahaan.1 Untuk itu perlu suatu pedoman yang

dijadikan acuan dalam hal benturan kepentingan.

Dalam hal direksi menjalankan perusahaan tidak terlepas dari Good

Corporate Governance. Pemahaman ini dapat diartikan sebagai suatu proses

1 Hasil wawancara dengan Bapak Edi, direksi PT. Bentala Subur tanggal 20 Desember 2010

dan struktur yang digunakan oleh organ perusahaan guna memberikan nilai

tambah pada perusahaan secara berkesinambungan dalam jangka panjang bagi

pemegang saham, dengan memperhatikan kepentingan stakeholder lainnya

berlandaskan peraturan perundang-undangan dan norma yang laku.

Pasal 93 UUPT menetapkan bahwa peraturan tentang pembagian tugas

dan wewenang setiap anggota direksi serta besar dan jenis penghasilan direksi

ditetapkan oleh RUPS. Dalam anggaran dasar dapat ditetapkan bahwa

kewenangan RUPS dilakukan oleh komisaris atas nama RUPS. Dalam

anggaran dasar dapat ditetapkan bahwa kewenangan RUPS dilakukan oleh

komisaris atas nama RUPS. Lebih jelasnya dinyatakan bahwa direksi

bertanggung jawab penuh atas pengurusan perseroan untuk kepentingan dan

tujuan perseroan serta mewakili perseroan baik di dalam maupun di luar

pengadilan.

Selanjutnya undang-undang perseroan terbatas menegaskan, direksi

mewakili Perseroan baik di dalam maupun di luar pengadilan. Dalam hal

anggota direksi terdiri lebih dari satu orang yang berwenang mewakili

perseroan adalah setiap anggota direksi, kecuali ditentukan lain dalam undang-

undang, anggaran dasar, atau keputusan RUPS. Keputusan RUPS tidak boleh

bertentangan dengan ketentuan undang-undang dan atau anggaran dasar

perseroan. (pasal 98 UUPT).

Dalam hal kuorum RUPS pertama tidak tercapai, rapat harus tetap dibuka

dan kemudian ditutup dengan membuat notulen rapat yang menerangkan

bahwa RUPS pertama tidak dapat dilanjutkan karena kuorum tidak tercapai dan

selanjutnya dapat diadakan pemanggilan RUPS yang kedua.

2. Pemegang saham minoritas tidak dapat mempergunakan mekanisme RUPS

dalam mempertahankan hak-haknya2.

Secara teoritis seluruh kekuasaan dan wewenang suatu perseroan terbatas

di tangan RUPS dan direksi yang menerima pendelegasian wewenang dari

RUPS. Kedua organ perseroan ini mengambil keputusan berdasarkan suara

terbanyak atau dengan prinsip mayoritas.

UPAYA NOTARIS DALAM PEMBUATAN BERITA ACARA RUPS

Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya bahwa dalam suatu rapat umum

pemegang saham perseroan dapat terjadi konflik sehingga notaris yang diberi

kewenangan dalam mengesahkan akta berita acara rapat tersebut mendapat

kendala, dalam bentuk kuorum yang tidak memenuhi jumlah suara yang

ditentukan, notulen rapat yang dihadapkan tidak sesuai dengan anggaran dasar,

serta keabsahan notulen rapat di bawah tangan yang sering direkayasa, daftar

hadir yang tidak sesuai. Maka pembuatan akta berita acara rapat pemegang saham

tidak langsung dapat disahkan oleh Notaris (tertunda).

Karena notaris merupakan suatu pekerjaan yang memiliki keahlian khusus

yang menuntut pengetahuan luas, serta tanggung jawab yang berat untuk melayani

kepentingan masing-masing pihak dalam rapat umum pemegang saham dan inti

tugas notaris adalah mengatur secara mufakat para pihak yang di dalam rapat

tersebut. Sehingga notaris perlu memperhatikan apa yang disebut sebagai perilaku

profesi yang mempunyai integritas moral yang mantap, harus jujur kepada klien

maupun dirinya sendiri, sadar akan batas-batas kewenangannya, serta tidak

semata-mata berdasarkan uang.

2 Hasil wawancara dengan Bapak Djarot, direksi PT. Toh Joyo Mandiri tanggal 20 Desember 2010.

Notaris harus menaati ketentuan-ketentuan hukum yang berlaku tentang

seberapa jauh ia dapat bertindak dan apa yang boleh serta apa yang tidak boleh

dilakukan. Adalah bertentangan dengan perilaku profesional apabila seorang

notaris ternyata dan berdomisili dan bertempat tinggal tidak di tempat

kedudukannya sebagai notaris. Atau memasang papan dan mempunyai kantor di

tempat kedudukannya, tetapi tempat tinggalnya di lain tempat. Seorang notaris

juga dilarang untuk menjalankan jabatannya di luar daerah jabatannya.

D. FAKTA-FAKTA (STETEMENT OF FACTS)

1. Kekuasaan tertinggi yang diberikan oleh undang-undang kepada RUPS tidak

berarti bahwa RUPS dapat melakukan lingkup tugas dan wewenang yang telah

diberikan undang-undang dan anggaran dasar kepada direksi dan komisaris.

2. Kekuasaan tertinggi yang dimiliki oleh RUPS hanya mengenai wewenang yang

tidak dapat dipengaruhi oleh RUPS.

3. Penyelenggaraan RUPS secara tahunan dan secara sewaktu-waktu pada

prinsipnya yang berwenang menyelenggarakan adalah direksi, kecuali direksi

berhalangan atau ada pertentangan kepentingan antara direksi dan perseroan,

maka pemanggilan dilakukan oleh komisaris.

4. Pemegang saham baik sendiri maupun diwakili berdasarkan surat kuasa berhak

menghadiri RUPS dan menggunakan hak suaranya sesuai dengan jumlah

saham yang dimilikinya dan pemegang saham dari saham tanpa suara.

5. Dalam pelaksanaan RUPS perseroan terbatas di lapangan menimbulkan akibat

pengambilan keputusan serta pengendalian perseroan dilakukan menurut

kehendak pemegang saham mayoritas.

6. Pemegang saham minoritas pada umumnya tidak dapat mempergunakan

mekanisme RUPS dalam mempertahankan hak-haknya, terutama disebabkan

seringkali pemegang saham mayoritas identik dengan direksi, baik secara fisik

maupun kepentingannya

7. Tidak mudah bagi pemegang saham minoritas untuk memenangkan

tuntutannya melalui mekanisme RUPS.

8. Dalam pemungutan suara, anggota direksi, anggota dewan komisaris, dan

karyawan perseroan yang bersangkutan dilarang bertindak sebagai kuasa dari

pemegang saham.

9. Kourum yang dicapai bagi sahnya suatu RUPS berdasarkan UUPT ini berbeda-

beda, tergantung kepada materi atau masalah yang akan diputuskan.

10.Dalam praktek berita acara RUPS dituangkan dalam suatu akta otentik yang

dibuat di hadapan notaris, mengingat notaris adalah pejabat umum yang

mempunyai wewenang untuk membuat akta otentik mengenai semua

perbuatan, perjanjian, dan penetapan yang diperintahkan oleh peraturan umum

atau diminta oleh para pihak yang membuat akta.

11.Sebagai pejabat umum, maka berita acara RUPS yang dibuat notaris itu harus

mempunyai kekuatan pembuktian otentik. Notaris mempunyai kewajiban untuk

memasukkan bahwa apa yang termuat dalam akta notaris sungguh-sungguh

telah dimengerti dan sesuai dengan kehendak para pihak, yaitu dengan cara

membacakan sehingga menjadi jelas isi dari akta notaris itu, serta memberikan

akses terhadap informasi termasuk akses terhadap peraturan perundang-

undangan yang terkait dengan pihak penandatangan akta.

12.Tidak berarti bahwa para pemegang saham yang telah hadir dalam rapat tidak

mutlak harus menandatanganinya. Hal itu tidak berarti bahwa pemegang saham

yang telah hadir dalam rapat mutlak tidak perlu menandatangani akta

pernyataan keputusan RUPS yang dibuat oleh notaris.

13.Dalam pembuatan berita acara RUPS tidak jarang berita acara rapat tersebut

tidak segera dapat dilaksanakan karena terjadi konflik kepentingan diantara

organ perseroan tersebut.

14.Benturan kepentingan merupakan perbedaan antara kepentingan ekonomis

perusahaan dengan kepentingan ekonomis pribadi organ perseroan.

15.Notulen rapat di bawah tangan sering direkayasa, terlihat dari dari daftar hadir

yang tidak sesuai.

16.Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan terhadap lima orang responden,

bahwa dua responden menyatakan tidak pernah menemukan konflik dalam

pembuatan pernyataan keputusan rapat, sedangkan tiga responden menyatakan

menemukan konflik dalam pembuatan berita acara rapat itu.

17.Berdasarkan wawancara dengan responden menyatakan bahwa notaris harus

selektif dalam pembuatan berita acara rapat umum pemegang saham suatu

perseroan terbatas dan harus melihat kredibilitas dari suatu perusahaan. 3

E. ANALISA (ANALYSIS)

Rapat Umum Pemegang Saham adalah organ perseroan yang memegang

kekuasaan tertinggi dalam perseroan dan memegang segala wewenang yang

tidak diserahkan kepada Direksi dan Komisaris. RUPS mempunyai segala

3 Hasil wawancara dengan Notaris/PPAT Kayun Widiharsono S.H., M.Kn

wewenang yang tidak diserahkan Direksi atau Komisaris dalam batas yang

ditentukan undang-undang nomor 40 tahun 2007 dan atau Anggaran Dasar.

RUPS berhak memperoleh segala keterangan yang berkaitan dengan

kepentingan perseroan dari direksi dan komisaris. RUPS terdiri dari RUPS

tahunan dan RUPS lainnya yang sewaktu-waktu diperlukan yang disebut

Rapat Umum Luar Biasa Pemegang Saham. RUPS tahunan diadakan dalam

waktu paling lambat enam bulan setelah tahun buku, dan atau dapat dilakukan

sewaktu-waktu berdasarkan kebutuhan.

RUPS merupakan organ perseroan yang kedudukannya adalah sebagai

organ yang memegang kekuasaan tertinggi dalam perseroan sebagaiman yang

ditentukan dalam Pasal 1 butir (4) Undang-Undang nomor 40 Tahun 2007

tentang Perseroan Terbatas yang menyatakan Rapat umum Pemegang Saham

yang selanjutnya disebut RUPS adalah organ perseroan yang memegang

kekuasaan tertinggi dalam perseroan dan memegang segala wewenang yang

tidak diserahkan kepada direksi atau komisaris. Dalam setiap penyelenggaraan

RUPS harus dibuatkan berita acara RUPS yang disetujui dan ditandatangai

oleh semua peserta (Pasal 77 ayat (4) UUPT).

Kemudian dalam prakteknya Berita Acara Rapat Umum Pemegang

Saham dituangkan dalam suatu akta otentik yang dibuat di hadapan notaris,

mengingat Notaris adalah pejabat umum yang mempunyai wewenang untuk

membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan penetapan

yang diperintahkan oleh peraturan umum atau diminta oleh para pihak yang

membuat akta.

Namun, dalam pembuatan berita acara RUPS tidak jarang berita acara

rapat tersebut tidak dapat segera dilaksanakan, karena terjadi konflik

kepentingan di antara organ perseroan tersebut. Benturan kepentingan

merupakan perbedaan antara kepentingan ekonomis perusahaan dengan

kepentingan ekonomis pribadi organ perseroan.

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan terhadap lima orang

responden, bahwa dua responden menyatakan tidak pernah menemukan

konflik dalam pembuatan pernyataan keputusan rapat, sedangkan tiga

responden menyatakan menemukan konflik dalam pembuatan berita acara

rapat itu. Adapun konflik yang ditemui tersebut sebagaimana dijelaskan

sebagai berikut:

1. Tidak dipenuhi kourum, sehingga setiap berita acara rapat umum

pemegang saham perseroan, maka terlebih dahulu diteliti anggaran dasar

dan perubahan terakhir anggaran dasar untuk mengetahui orang-orang

yang mempunyai wewenang untuk menghadiri rapat umum pemegang

saham sehingga memenuhi persyaratan kuorum, melihat cacat atau tidak

berita acara rapat tersebut, sehingga jika terdapat kesalahan dalam notulen

rapat, maka dapat menolak untuk berita acara tersebut.4 Dalam hal kuorum

RUPS pertama tidak tercapai, rapat harus tetap dibuka dan kemudian

ditutup dengan membuat notulen rapat yang menerangkan bahwa RUPS

pertama tidak dapat dilanjutkan karena kuorum tidak tercapai dan

selanjutnya dapat diadakan pemanggilan RUPS yang kedua.

4 Hasil wawancara dengan Bapak Maulidhin selaku direksi PT. Bumi Lindung, tanggal 10 November 2010

2. Selanjutnya konflik yang terjadi dalam pembuatan berita acara RUPS yang

dihadapkan kepada notaris yang keabsahan notulen rapat di bawah tangan

yang sering direkayasa. Hal ini terlihat dari daftar hadir yang tidak sesuai.5

Memang untuk berita acara rapat tidak menjadi soal, apakah orang-orang

yang hadir itu menolak untuk menandatangani akta itu. Apabila pada

pembuatan akta tersebut para pemegang saham telah meninggalkan rapat

sebelum akta itu ditandatangani, maka cukup notaris menerangkan di

dalam akta bahwa para yang hadir telah meninggalkan rapat sebelum

menandatangani akta itu dan dalam hal ini tetap merupakan akta otentik.

Pembedaan yang dimaksud dalam kaitannya dengan pemberian

pembuktian sebaliknya terhadap isi akta itu. Terhadap kebenaran isi dari

akta berita acara rapat tidak dapat digugat, kecuali dengan menuduh bahwa

akta itu adalah palsu. Pada akta partij dapat digugat isinya tanpa menuduh

akan kepalsuannya, dengan jalan menyatakan bahwa keterangan dari para

pihak yang bersangkutan diuraikan sesuai dengan sesungguhnya dalam

akta itu, akan tetapi keterangan itu tidak benar. Artinya terhadap

keterangan yang diberikan itu diperkenankan pembuktian sebaliknya.

Hasil wawancara dengan responden menyatakan bahwa yang wajib

menghadap dan menandatangani minuta akta berita acara di hadapan

notaris adalah penerima kuasa/yang ditunjuk secara tegas di dalam notulen

rapat yang disampaikan kepada notaris untuk membuat akta berita acara

rapat. Jadi salah satu hasil keputusan rapat yang tertuang dalam notulen

rapat internal/di bawah tangan tersebut adalah penunjukan atau pemberian

5 Hasil wawancara dengan Bapak Marwansyah selaku anggota PT Bumi Lindung, tanggal 20 November 2010

kuasa kepada salah seorang peserta rapat untuk menghadap notaris

membuat akta berita acara rapat dan sekaligus memohon pengesahan atau

melaporkan hasil rapat kepada Kementerian Hukum dan HAM RI sesuai

UUPT.6

F. KESIMPULAN (CONCLUSION)

Dalam suatu Rapat Umum Pemegang Saham Perseroan dapat terjadi

konflik, karena tidak ada kata sepakat, penerima kuasa dalam notulen rapat tidak

sesuai dengan anggaran dasar (dilarang sebagai penerima kuasa), keabsahan

notulen rapat di bawah tangan sering direkayasa, serta daftar hadir yang tidak

sesuai sehingga dalam pengambilan keputusan tidak mendapat suara yang sama,

oleh karenanya notaris harus mengatasi hal ini dengan memberikan solusi yang

dapat diterima oleh semua pihak, pertimbangan-pertimbangan hukum, jalan keluar

yang dapat ditempuh, musyawarah kembali.

Jika segala usaha ini ternyata gagal, notaris tidak wajib melanjutkan rapat

tersebut dan pimpinan rapat (Dirut) harus menutup rapat karena konflik tidak

dapat dihentikan. Notaris tetap membuat berita acara rapat yang isinya adalah

sama dengan apa yang dihadapinya saat itu yaitu kegagalan rapat mengambil

keputusan sesuai acara rapat perseroan terbatas tersebut.

Upaya notaris dalam terjadinya konflik saat rapat diadakan adalah

memberikan solusi yang dapat mudah ditempuh dengan melakukan penundaan

rapat umum pemegang saham tersebut selama empat belas hari (dua minggu) ke

depan, mencari sumber konflik agar dapat menyelesaikan perdamaian atau jika

sangat perlu menghadirkan orang-orang yang disegani atau oleh pihak atau badan

6 Hasil wawancara dengan Ibu Teti, salah satu RUPS PT. Indo Marco tanggal 20 November 2010.

arbitrase pengacara dan sebagainya. Namun notaris bukanlah pelaku rapat, notaris

hanya pembuat akta berita acara rapat dari apa yang dibicarakan dalam rapat itu.

Tanggung jawab notaris dalam pembuatan akta berita acara RUPS dalam

ketentuan Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris adalah

pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta otentik dan kewenangan

lainnya sebagaimana dimaksud dalam undang-undang ini, yang mempunyai

tanggung jawab atas kebenaran isi berita acara rapat yang dibuat dan menjamin

kepastian hukum, ketertiban, dan perlindungan hukum bagi para pemegang saham

sendiri ataupun kepada pihak ketiga demi kelanjutan perseroan terbatas tersebut

tanpa berpihak kepada siapapun.

Apabila terjadi konflik, RUPS tidak dapat diteruskan notaris disarankan

harus tetap membuat berita acara RUPS perseroan terbatas itu mengenai

kegagalan RUPS tersebut. Notaris dapat bersifat bijaksana, arif, seimbang, dan

tidak memperburuk suasana konflik, sehingga notaris harus berusaha

mendinginkan dan mendamaikan konflik yang sedang terjadi, jika tidak tercapai

kata sepakat mungkin dapat dilimpahkan ke Pengadilan Negeri. Disarankan

kepada organ perseroan terbatas yang akan mengadakan rapat harus mengetahui

konflik apa yang akan timbul dalam rapat tersebut, karena notaris hanya pembuat

akta bukan anggota rapat. Notaris hanya berwenang membuat segala perbuatan di

dalam rapat, berhasil atau tidaknya rapat bukan wewenang notaris melainkan

wewenang perseroan tetapi notaris hanya berusaha menghilangkan konflik jika

terjadi dan berusaha untuk mendinginkan suasana.

DAFTAR PUSTAKA

Budiarto, Agus, 2002, Kedudukan Hukum & Tanggungjawab Pendiri Perseroan

Terbatas, Ghalia Indonesia, Jakarta.

Fuady, Munir, 2003, Perseroan Terbatas Paradigma Baru, PT. Citra Aditya

Bakti, Bandung.

Peraturan Perundang-undangan

Undang-undang tentang, Perseroan Terbatas, UU Nomor 40 Tahun

2007.