laporan proyek perubahan peningkatan sarana …€¦ · dalam usaha peningkatan layanan prima pada...

LAPORAN PROYEK PERUBAHAN PENINGKATAN SARANA PRASARANA LOKET PELAYANAN

DALAM USAHA PENINGKATAN LAYANAN PRIMA PADA KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN BELITUNG

NAMA : SARMAN P. SAGALA NIP : 19860117 200912 1 001 NOMOR ABSEN : 33 JABATAN : KEPALA SUBBAGIAN TATA USAHA UNIT KERJA : KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN BELITUNG

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/ BADAN PERTANAHAN NASIONAL

2019

Peningkatan Sarana Prasarana Loket Pelayanan dalam Usaha Peningkatan Layanan Prima pada Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung | 2

LEMBAR PENGESAHAN

“PENINGKATAN SARANA PRASARANA LOKET PELAYANAN

DALAM USAHA PENINGKATAN LAYANAN PRIMA PADA

KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN BELITUNG”

Disusun di Belitung, 16 Mei 2019

Mentor,

Adi Wibowo, S.H. NIP. 19661207 199203 1 002

Project Leader,

Sarman P. Sagala, SE., MSi NIP.19860117 200912 1 001


KATA PENGANTAR

Laporan ini disusun sebagai salah satu persyaratan dan sekaligus rangkuman hasil

pelaksanaan proyek perubahan selama mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat

IV “pola baru” yang diselenggarakan oleh Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia (PPSDM)

Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.

Adapun topik sebagai area perubahan yang diajukan adalah sarana dan prasarana loket

pelayanan minimal yang sesuai dengan aturan, dalam usaha meningkatkan pelayanan pertanahan

yang prima pada Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung. Laporan proyek Perubahan ini berisi

implementasi dari kegiatan aksi perubahan pada Breathrough II yang telah dilaksanakan dari tanggal

24 Maret 2019 sampai dengan 23 Mei 2019 sesuai dengan ruang lingkup tugas dan fungsi penulis

selaku Kepala Subbagian Tata Usaha pada kesempatan ini penulis juga ingin mengucapkan terima

kasih kepada :

1. Tuhan Yang Maha Esa;

2. Keluarga tercinta;

3. Bapak Ir. Virgo Eresta Jaya, M.Eng.Sc. selaku Kepala Pusat Pendidikan dan Latihan;

4. Bapak Adi Wibowo, SH. selaku mentor yang telah memberikan dukungan, bimbingan dan

arahannya;

5. Bapak/Ibu Widyaiswara yang telah banyak memberikan ilmunya;

6. Bapak Drs. Agus Jatmiko, SH. MM selaku Coach yang juga telah memberikan bimbingan

dan arahannya;

7. Rekan-rekan kerja di Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung;

8. Rekan-rekan peserta Diklatpim IV Tahun 2019 yang banyak memberikan bantuan berupa

saran dan masukan;

9. Para pihak lainnya yang telah memberikan dukungan dan doa.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan ini masih jauh dari kesempurnaan,

namun upaya terbaik yang telah dilakukan semoga dapat memberikan hasil yang bermanfaat untuk

semua pihak terkait.

Tanjungpandan, 21 Mei 2019

Penulis


DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................................... 2

KATA PENGANTAR ........................................................................................................... 3

DAFTAR ISI ........................................................................................................................ 4

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................................. 6

DAFTAR TABEL ................................................................................................................. 7

PENDAHULUAN ................................................................................................... 8

1.1 Latar Belakang ...................................................................................................... 8

1.2 Gambaran Umum ................................................................................................ 11

1.3 Manfaat ............................................................................................................... 13

1.4 Tujuan ................................................................................................................. 14

1.5 Ruang Lingkup .................................................................................................... 15

RENCANA PROYEK PERUBAHAN .................................................................... 16

2.1 Output Kunci ........................................................................................................ 16

2.2 Pentahapan ......................................................................................................... 17

2.3 Tim Proyek Perubahan ........................................................................................ 20

2.4 Identifikasi Stakeholder ........................................................................................ 21

2.5 Identifikasi Potensi Masalah ................................................................................ 23

2.6 Risiko................................................................................................................... 24

2.7 Kriteria Keberhasilan ........................................................................................... 24

2.8 Faktor Pendukung Keberhasilan .......................................................................... 24

2.9 Hasil Adopsi Benchmarking ................................................................................. 25

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN ............................................................ 26

3.1 Persiapan Pelaksanaan ....................................................................................... 26

3.2 Pelaksanaan Kegiatan ......................................................................................... 27

3.3 Evaluasi ............................................................................................................... 37

3.4 Konsultasi ............................................................................................................ 41

3.5 Identifikasi Kendala dan Masalah ........................................................................ 42

RENCANA DAN TINDAK LANJUT PROYEK PERUBAHAN................................ 43

4.1 Jangka Menengah ............................................................................................... 43

4.2 Jangka Panjang ................................................................................................... 44

PENUTUP ........................................................................................................... 45

5.1 Kesimpulan .......................................................................................................... 45


5.2 Rekomendasi....................................................................................................... 46

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................................... 47

LAMPIRAN ....................................................................................................................... 48


DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Denah Loket Pelayanan Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung ................. 10

Gambar 2 Meja Security ................................................................................................ 10

Gambar 3 Situasi Ruang Tunggu .................................................................................. 10

Gambar 4 Akses Masuk Loket....................................................................................... 11

Gambar 5 Meja Pelayanan Loket .................................................................................. 11

Gambar 6 Kursi Tunggu Loket....................................................................................... 11

Gambar 7 Alur Kerja Proyek Perubahan ....................................................................... 18

Gambar 8 Susunan Tim Kerja Proyek Perubahan ......................................................... 20

Gambar 9 Stakeholder yang terlibat .............................................................................. 21

Gambar 10 Kurva Posisi Hubungan Stakeholder .......................................................... 23

Gambar 11 Network Planning Proyek Perubahan ......................................................... 27

Gambar 12 Laporan (Curah Pendapat) dengan mentor ................................................ 28

Gambar 13 Sosialisasi Proyek Perubahan II ................................................................. 28

Gambar 14 Sosialisasi Proyek Perubahan I .................................................................. 28

Gambar 15 Diskusi dan koordinasi dengan para stakeholder internal ........................... 29

Gambar 16 Melakukan koordinasi dan negoisasi dengan Penyedia .............................. 33

Gambar 17 Pembuatan Ruang Mediasi dan Informasi .................................................. 33

Gambar 18 Pemasangan/Pembuatan Taman Bermain Anak ........................................ 34

Gambar 19 Pemasangan Panel Informasi ..................................................................... 34

Gambar 20 Pembelian Alat Antrian Melalui Bukalapak .................................................. 35

Gambar 21 Konsultasi Pembuatan Antrian .................................................................... 36

Gambar 22 Akses Masuk Sebelum dan Sesudah Pelaksanaan Proper ......................... 37

Gambar 23 Ruang Mediasi Sebelum dan Sesudah Pelaksanaan Proper ...................... 37

Gambar 24 Bagan Alir Sebelum dan Sesudah Pelaksanaan Proper ............................. 38

Gambar 25 Antrian dan Nomor Antrian Pemohon ......................................................... 38

Gambar 26 Taman Bermain Anak dan Meja Pengisian Formulir ................................... 39

Gambar 27 Sarana Pendukung Lainnya ........................................................................ 39

Gambar 28 Denah Loket Pelayanan Sebelum Proyek Perubahan ................................ 40

Gambar 29 Denah Loket Pelayanan Setelah Proyek Perubahan .................................. 40


DAFTAR TABEL

Tabel 1: Komposisi Pegawai Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung ........................... 13

Tabel 2: Kegiatan dalam Setiap Tahapan ...................................................................... 19

Tabel 3: Peranan, pengaruh dan hubungan kerja stakeholder terkait ............................ 22

Tabel 4: Identifikasi Potensi dan Strategi Pemecahan Masalah..................................... 23

Tabel 5: Tahapan Pelaksanaan Kegiatan Utama .......................................................... 26

Tabel 6: Konsultasi dan Bimbingan ............................................................................... 28

Tabel 7: Rapat pembentukan tim efektif ........................................................................ 29

Tabel 8: Identifikasi, rencana anggaran dan pembuatan desain .................................... 30

Tabel 9: Koordinasi dengan Stakeholder ....................................................................... 31

Tabel 10: Pengadaan sarana dan prasarana loket pelayanan ....................................... 31

Tabel 11: Konsultasi Pelaksanaan Proyek Perubahan .................................................. 41

Tabel 12: Identifikasi Masalah dan Strategi Mengatasinya ............................................ 42

Tabel 13: Rencana Jangka Menengah .......................................................................... 43

Tabel 14: Rencana Jangka Panjang .............................................................................. 44


PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Undang Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik,

mengamanatkan perlunya perbaikan pelayanan publik yang terdapat di Instansi

Pemerintahan, untuk mewujudkan pelayanan yang baik, perbaikan ini akan membawa

dampak terciptanya pelayanan prima, untuk mewujudkan pelayanan prima ini ketentuan

atau norma yang harus dipenuhi oleh penyelenggara pelayanan publik, salah satu ketentuan

yang terdapat dalam peraturan ini adalah kewajiban penyelenggara pelayanan publik

menyediakan sarana, prasarana, dan/atau fasilitas pelayanan publik yang mendukung

terciptanya iklim pelayanan yang memadai. Dengan adanya iklim pelayanan yang memadai

ini diharapkan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat menjadi cepat, murah,

transparan, mudah diakses dan responsif. Peningkatan kualitas loket pelayanan dilakukan

berdasarkan amanat Undang-undang nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik yang

menyatakan bahwa penyelenggara pelayanan publik berkewajiban antara lain

menempatkan pelaksana yang kompeten, menyediakan sarana, prasarana dan / atau

fasilitas pelayanan publik yang mendukung terciptanya iklim pelayanan yang memadai,

memberikan pelayanan yang berkualitas sesuai asas penyelenggaraan pelayanan publik,

memberikan pertanggung jawaban terhadap pelayanan yang diselenggarakan dan

membantu masyarakat dalam memahami hak dan tanggung jawabnya

Penyelenggaran pelayanan publik yang baik bertujuan meningkatkan kepuasan

masyarakat dengan memberikan pelayanan prima, pelayanan prima adalah pelayanan

berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur yang diberikan oleh penyelenggara

layanan kepada penerima. Untuk itu, agar pelayanan publik dapat diberikan dengan baik

maka perlu adanya standar yang harus dipenuhi, standar pelayanan yang diberikan di setiap

loket pelayanan publik harus memenuhi standar yang telah ditetapkan dalam Peraturan

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia

Nomor 17 Tahun 2017 Tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Penyelenggara Pelayanan

Publik.

Fungsi pelayanan pertanahan kepada masyarakat dilakukan oleh Badan Pertanahan

Nasional Republik Indonesia, baik di tingkat Pusat, Kantor Wilayah maupun Kantor

Pertanahan. Pelayanan yang dilakukan Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia

kepada masyarakat umumnya adalah pelayanan yang terkait dengan hubungan hukum


antara bidang tanah dengan masyarakat baik individu maupun badan hukum, Fungsi

pelayanan di Kantor Pertanahan dilakukan di loket pelayanan pertanahan penyelenggaran

loket pelayanan pertanahan ini diatur melalui Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional

Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2010 Tentang Loket Pelayanan Pertanahan. Loket

pelayanan berfungsi memberikan pelayanan informasi, pelayanan administrasi, pelayanan

pengaduan dan pelayanan keuangan. Semua bentuk pelayanan pertanahan dilayani melalui

loket oleh petugas (front office), sehingga diharapkan masyarakat dapat dilayani secara

praktis, obyektif, efektif, prosedural dan professional. Fasilitas Loket pelayanan minimal

dilengkapi dalam Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor

3 Tahun 2010 Tentang Loket Pelayanan Pertanahan adalah sebagai berikut:

1. Meja loket pelayanan;

2. Ruang tunggu;

3. Meja untuk pengisian blanko atau formulir;

4. Panel informasi yang berisi:

a. bagan alir;

b. persyaratan;

c. biaya; dan

d. jangka waktu layanan pertanahan.

5. Fasilitas antrian secara manual atau digital.

Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung telah melakukan pelayanan pertanahan

melalui loket pelayanan pertanahan namun dalam mewujudkan pelayanan publik yang

prima masih banyak kekurangan berupa sarana dan prasarana yang perlu dibenahi dan

dilengkapi. Kelengkapan sebuah loket pelayanan juga terdapat dalam Peraturan Menteri

Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 17

Tahun 2017 Tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Penyelenggara Pelayanan Publik,

peraturan ini memuat standar yang harus dipenuhi sebuah unit penyelenggara pelayanan

publik, dalam hal ini penyelenggaraan pelayanan yang dilakukan juga masih belum

memenuhi standar yang diinginkan.

Arah pembangunan yang ingin dicapai oleh Kantor Pertanahan Belitung adalah

memiliki kantor yang memiliki pelayanan yang prima, untuk mencapai tujuan ini salah satu

poin yang penting yang perlu dilakukan adalah melakukan peningkatan kualitas sarana dan

prasana loket pelayanan yang sesuai standar, baik itu standar yang telah ditetapkan oleh

internal maupun standar yang ditetapkan oleh eksternal.


Gambar 2 Meja Security Gambar 3 Situasi Ruang Tunggu

Adapun kondisi loket pelayanan di Kantor pertanahan kabupaten belitung saat ini

belum dapat dilakukan secara maksimal, hal ini terkait dengan bangunan gedung yang tidak

memadai, sarana prasarana yang belum terpenuhi secara lengkap. Berikut ini adalah

gambar kondisi loket pelayanan kabupaten belitung :

Gambar 1 Denah Loket Pelayanan Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung

Gambar diatas menyajikan sketsa kondisi loket yang ada, dimana loket pelayanan

masih belum memiliki kelengkapan yang baik, berikut ini juga dijelaskan kondisi situasional

loket pelayanan di Kantor Pertanahan kabupaten Belitung.

Keterangan gambar :

1. Loket Pelayanan

2. Loket Informasi / Security

3. Ruang Tunggu

4. Layar Monitor

5. Brosur

6. Pintu / Akses masuk


Gambar 4 Akses Masuk Loket Gambar 5 Meja Pelayanan Loket

Gambar 6 Kursi Tunggu Loket

Dari gambar tersebut terlihat bahwa masih banyak sarana dan prasarana yang belum

dilengkapi di loket pertanahan. Untuk itu dirasa penting sekali melakukan peningkatan

kualitas loket pertanahan dengan melakukan identifikasi kebutuhan loket dan melakukan

pemenuhan loket yang sesuai dengan standar peraturan yang berlaku.

1.2 Gambaran Umum

Untuk lebih mudah memahami kondisi terkini dari kantor pertanahan penulis merasa

perlu memberikan penjelasan sedikit mengenai kondisi kabupaten belitung pada umumnya

dan khususnya kondisi Kantor Pertanahan Kabupaten.

1. Gambaran Umum Wilayah Kabupaten Belitung

Wilayah Kabupaten Belitung terdiri atas Kecamatan Tanjungpandan, Membalong,

Selat Nasik, Sijuk, dan Badau dengan luas Wilayah seluruhnya ± 2.293,69 Km².


Kabupaten Belitung dibentuk berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia

Nomor 28 Tahun 1959 tentang Pembentukan Daerah Tk II dan Kotapraja di Sumatera

Selatan dan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2000 tentang

Pembentukan Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Adapun letak atau batas Wilayah

Kabupaten Belitung:

a) Sebelah Utara berbatasan dengan Laut Cina Selatan;

b) Sebelah Timur berbatasan dengan Kabupaten Belitung Timur;

c) Sebelah Selatan berbatasan dengan Laut Jawa;

d) Sebelah Barat berbatasan dengan Selat Gaspar;

Wilayah Kabupaten Belitung secara geografis terletak pada 107°08’ - 107°58’ BT dan

02°30’ - 03°15’ LS dengan Luas ± 2.293,69 Km2. Kabupaten Belitung merupakan bagian

dari wilayah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung yang juga merupakan wilayah kepulauan

yang terdiri dari 100 buah pulau besar dan kecil yang tersebar pada bagian sebelah barat

pulau Belitung. Pulau terbesar adalah Pulau Belitung, disamping itu masih ada pulau besar

lainnya seperti : Pulau Seliu, Pulau Mendanu, dan Pulau Nadu. Meningkatnya kegiatan

pembangunan serta hadirnya tuntutan reformasi yang mencakup bidang agraria

mengakibatkan tuntutan akan pengakuan dan penguasaan sumber daya tanah di

Kabupaten Belitung semakin meningkat. Berkaitan dengan hal itu, pembangunan

pertanahan di Kabupaten Belitung hendaknya didasarkan pada penataan pertanahan yang

cermat dan bijaksana dengan mengacu pada kebijaksanaan pertanahan nasional serta

program pembangunan daerah dalam rangka mendukung pelaksanaan otonomi daerah.

2. Gambaran Umum Organisasi Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung

Kondisi Sumber Daya Manusia yang dimiliki Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung

pada bulan April 2019 memiliki 25 pegawai (1 orang eselon III, 6 orang eselon IV, 8 orang

eselon V, dan 10 staf). Operasional kantor saat itu dibantu oleh 21 orang Pegawai

Pemerintah Non Pegawai Negeri. Jumlah Pejabat Pembuat Akta Tanah ada 7 orang.

Jumlah sumber daya manusia (SDM) yang dimiliki Kantor Pertanahan Kabupaten

Belitung dan jumlah kebutuhan pegawai menurut jabatan struktural berdasarkan Analisa

Kebutuhan Pegawai (ABK) yang dilakukan di tahun 2018, yang menunjukan kebutuhan

pegawai pada saat ini dapat kita lihat melalui tabel dibawah ini:


Tabel 1: Komposisi Pegawai Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung

No. Jabatan

Struktural

Formasi Jabatan (Berdasarkan

ABK 2018)

Keterangan

Kondisi Saat Ini Jabatan Belum

Terisi

1. 2. 3. 4. 5.

1. Eselon III 1 Orang 1 Orang - Orang

2. Eselon IV 6 Orang 6 Orang - Orang

3. Eselon V 14 Orang 8 Orang 6 Orang

4. Staff 75 Orang 10 Orang 65 Orang

JUMLAH 96 Orang 26 Orang 96 Orang

Sedangkan gambaran singkat mengenai kondisi sarana dan prasarana yang

merupakan aset Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung dan terdaftar dalam Aplikasi

SIMAK-BMN adalah sebagai berikut:

1. Tanah

Tanah Bangunan Kantor Pemerintah, sebanyak 1 bidang, seluas 2.496 M2.

2. Gedung dan Bangunan

Bangunan Gedung Kantor Permanen sebanyak 2 unit yang dibangun pada Tahun

Anggaran 1984.

3. Asset Tetap Lainnya

a. Buku lainnya, sebanyak 83 buah.

b. Peta digital, sebanyak 10 buah.

c. Peta (map), sebanyak 586 buah.

4. Jaringan listrik

Jaringan listrik distribusi tegangan dibawah 1KVA sebanyak 2 buah.

1.3 Manfaat

Beberapa manfaat dari peningkatan sarana prasarana loket pelayanan pada Kantor

Pertanahan Kabupaten Belitung adalah sebagai berikut:

1. Internal:

a. Tersedianya sarana dan prasarana yang terdapat pada loket pelayanan sesuai

standar yang telah ditentukan;


b. Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung dalam jangka panjang dapat memiliki gedung

kantor yang reseprentatif dan baik dalam melaksanakan tugas dan fungsi dalam

bidang pertanahan shingga dapat menciptakan pelayanan yang maju dan modern.

c. Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung dapat menjadi satuan kerja yang telah

memenuhi Kriteria Wilayah yang Bebas Korupsi (WBK), sesuai dengan Peraturan

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor

52 tahun 2014.

2. Eksternal

Tersedianya sarana prasarana loket layanan publik yang sesuai standar (pelayanan

prima) akan sangat mempengaruhi persepsi publik terhadap kinerja pemerintahan di sektor

pelayanan pertanahan, karena dengan loket yang teratur dan lengkap dapat menunjang

terciptanya pelayanan pertanahan yang prima.

1.4 Tujuan

Tujuan dari proyek perubahan ini dapat dikategorikan berdasarkan 3 (tiga) periode

waktu, yaitu jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang, sehingga proyek

perubahan ini dapat berjalan secara berkesinambungan dan menjadi inisiatif kegiatan

perubahan selanjutnya. Tujuan kegiatan perubahan ini adalah sebagai berikut:

A. Jangka Pendek, yaitu

• Tersedianya sarana dan prasarana loket pelayanan menurut Peraturan Kepala

Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2010 Tentang Loket

Pelayanan Pertanahan.

B. Jangka Menengah, meliputi:

• Tersedianya loket pelayanan yang mendukung kelancaran pelaksanaan tugas fungsi

kantor pertanahan sesuai dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur

Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2017 Tentang

Pedoman Penilaian Kinerja Unit Penyelenggara Pelayanan Publik Sarana Prasarana

Pelayanan Publik;

C. Jangka Panjang, yaitu:

• Tersedianya bangunan gedung kantor baru yang lebih reseprentatif dalam

mendukung kelancaran pelaksanaan tugas fungsi kantor pertanahan dan ramah

terhadap para penyandang disabiltas;

• Meningkatnya kepuasan masyarakat melalui Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM)


1.5 Ruang Lingkup

Sesuai uraian tugas dan fungsi Sub Bagian Tata Usaha sebagaimana diatur dalam

Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 38

Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional

dan Kantor Pertanahan pada pasal 33, adalah melakukan pemberian dukungan administrasi

kepada seluruh unit organisasi Kantor Pertanahan, dengan salah satu fungsi sesuai pasal

34 huruf g adalah pengoordinasian dan fasilitasi pengelolaan pelayanan pertanahan.

Sarana prasarana loket layanan publik yang sesuai standar merupakan sebuah

atribut wajib yang harus tersedia, disetiap pelayanan pertanahan yang diberikan oleh Kantor

Pertanahan Kabupaten Belitung. Adapun pelaksanaan proyek perubahan ini akan dilakukan

secara bertahap, yaitu rencana jangka pendek selama dua bulan proyek perubahan

dilaksanakan di Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung terfokus pada penyediaan sarana

penyediaan sarana sesuai standar internal yang berlaku di Kementerian Agraria dan Tata

Ruang / BPN Kantor Pertanahan, pelaksanaan jangka menengah yang dilakukan selama

satu tahun anggaran berjalan, dengan melengkapi sarana loket sesuai dengan standar yang

telah ditetapkan melalui dan selanjutnya jangka panjang selama 1-2 tahun akan dilakukan

peningkatan kualitas gedung kantor dengan melakukan pengajuan pembangunan gedung

dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas fungsi kantor pertanahan.

Untuk itu maka perlu dibuat suatu perubahan yang mengacu pada fungsi tugas

dimaksud di atas sebagaimana harapan dan tujuan dengan batasan ruang lingkupnya

adalah penyediaan sarana sarana dan prasarana loket pelayanan layanan pertanahan yang

sesuai dengan Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 3

Tahun 2010 Tentang Loket Pelayanan Pertanahan, dengan lingkup kegiatannya adalah

sebagai berikut :

a. Pembentukan tim proyek perubahan;

b. Perancangan desain sarana prasana loket pelayanan;

c. Penyediaan panel, banner informasi layanan pertanahan;

d. Penyediaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan;

e. Evaluasi dan tindak lanjut kegiatan serta pelaporannya.


RENCANA PROYEK PERUBAHAN

Pada bab ini akan dibahas mengenai rencana proyek perubahan untuk mewujudkan

kantor pertanahan yang ramah disabilitas, menuju kantor zona integritas. dengan subbab

pembahasan antara lain tentang output kunci, pentahapan, tim proyek perubahan,

identifikasi stakeholder, identifikasi potensi masalah, risiko, kriteria keberhasilan dan faktor

pendukung keberhasilan.

2.1 Output Kunci

Untuk mewujudkan loket pelayanan kantor pertanahan yang dapat memberikan

pelayanan prima, dengan melakukan peningkatan sarana dan prasarana fisik ditetapkan

output kunci pada kegiatan proyek perubahan. Output kunci ini dibagi dalam tiga tahapan

utama yaitu tahap jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Masing-masing

tahap mempunyai capaian output yang telah ditetapkan yaitu sebagai berikut:

1. Output Jangka Pendek, Tersedianya sarana dan prasarana loket pelayanan menurut

Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun

2010 Tentang Loket Pelayanan Pertanahan.

Dikarenakan ruang loket yang masih sangat terbatas sarana dan prasarananya

maka perlu dilakukan dilakukan peningkatan kualitas sarana prasarana yang telah

memenuhi standar loket layanan pertanahan. Dan juga perlunya pembatasan akses

dimana layanan pertanahan yang diberikan harus diberikan di wilayah front office,

karena tidak boleh ada pelayanan yang melalui back office, untuk itu perlu dilakukan

pembatasan yang jelas antara dua wilayah pelayanan tersebut.

Pada tahapan jangka pendek ini diharapkan dapat menghasilkan capaian output

yaitu tersedianya sarana penunjang loket pertanahan yang sesuai dengan standar

Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun

2010 Tentang Loket Pelayanan Pertanahan, yang kegiatannya difokuskan pada:

- Pembuatan panel informasi yang berisikan bagan alir, persyaratan, waktu dan

biaya pelayanan;

- Pembuatan fasilitas antrian pemohon;

- Pembuatan ruang mediasi dan informasi di loket pelayanan, dan;

- Pembuatan taman bermain anak.


2. Output Jangka Menengah, Tersedianya ruangan loket yang telah sesuai dengan

standar loket pelayanan publik menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur

Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2017.

Capaian ril yang hendak dicapai dari output ini adalah peningkatan kualitas loket

yang lebih baik dengan melengkapi sarana pendukung lainnya yang belum dapat

terpenuhi di jangka pendek, pelaksanaannya dilakukan melalui pengadaan dengan

anggaran yang terdapat pada DIPA Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung, juga

dapat berupa kerjasama dengan pihak (eksternal) luar dalam penciptaan sarana

pendukung loket pelayanan yang bersih, seperti pemasangan banner anti korupsi,

slogan yang menunjukan komitmen agar tercipta wilayah yang bersih dari korupsi,

dan sarana lainnya yang dapat mendukung pelayanan pertanahan yang diberikan.

3. Output Jangka Panjang, Tersedianya bangunan gedung kantor yang mendukung

kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi kantor pertanahan dan ramah terhadap

para penyandang disabiltas;

Gedung kantor yang memadai merupakan komponen pendukung dalam

melaksanakan pelayanan publik dan merupakan asset yang membuat satuan kerja

dapat melakukan pembangunan zona integritas. Untuk itu guna mendukung

peningkatan kualitas implementasi wilayah pelayanan yang bebas dari korupsi,

Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung perlu melakukan membutuhkan gedung

kantor yang mendukung dan juga pembangunan tersebut diarahkan agar ramah

terhadap penyandang disabilitas.

Diharapkan dengan peningkatan kualitas Gedung yang dimiliki dapat

Meningkatkan Indeks Kepuasan Masyarakat, dengan peningkatan ini diharapkan

juga Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung dapat melakukan pembangunan zona

integritas dan menjadi satuan kerja yang masuk kategori Wilayah Bersih dari Korupsi

(WBK).

2.2 Pentahapan

Pentahapan yang meliputi detail kegiatan, waktu pelaksanaan dan estimasi biaya dari

kegiatan yang dilaksanakan untuk mewujudkan proyek perubahan kantor pertanahan yang

ramah disabilitas, menuju kantor zona integritas di kantor pertanahan kabupaten Belitung.

Pentahapan proyek perubahan ini terbagi menjadi beberapa tahapan yaitu tahapan utama,


Gambar 7 Alur Kerja Proyek Perubahan

yaitu tahapan berisi kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam jangka waktu pendek (60

hari), dan tahapan lanjutan. Tahapan lanjutan ini berisi arah pelaksanaan jangka menengah

dan jangka panjang pembangunan yang diperlukan untuk mendapatkan manfaat dari

pembuatan proyek perubahan.

1. Kegiatan Tahapan Utama

Keterbatasan waktu dan biaya, membuat kegiatan yang direncanakan dalam

jangka pendek harus tepat untuk itu terdapat beberapa tahapan utama yang harus

dilewati, kegiatan utama yang akan dilakukan tersebut dapat dilihat pada gambar alur

kerja dan tabel berikut ini:

Secara garis besar tahapan utama dalam labotorium kepemimpinan Proyek

Perubahan ini dibagi menjadi 9 (sembilan ) tahapan utama.


Tabel 2: Kegiatan dalam Setiap Tahapan

NO. URAIAN KEGIATAN / TAHAPAN WAKTU RENCANA

ANGGARAN INDIKATOR CAPAIAN

A TAHAPAN UTAMA

1 Melaporkan kepada pimpinan (Mentor) dan konsultasi dalam rangka proyek perubahan. 25 Maret 2019 (2 hari) -

2 Sosialisasi Proyek Perubahan 29 Maret 2019 (1 hari) Konsumsi 15 x 28.000 = Rp. 420.000

Daftar Hadir Rapat

3 Membangun Tim Efektif Proyek Perubahan. a. Rapat Pembentukan Tim b. Penerbitan SK Tim Efektif

02 April 2019 (1 hari) 03 April 2019 (2 hari)

Konsumsi 5 x 28.000 = Rp. 140.000

ATK Rp. 100.000

SK Tim Efektif

4 Melakukan identifikasi sarana dan prasarana yang dibutuhkan. a. Menyiapkan daftar sarana prasarana yang sesuai dengan standar aturan yang berlaku b. Inventarisasi seluruh sarana prasarana yang dimiliki Loket Pelayanan Kantor

Pertanahan

c. Penyusunan Rencana Anggaran Biaya (RAB) peningkatan sarana pendukung pelayanan


08 April 2019 (2 hari)

ATK Rp. 500.000

Laporan Identifikasi

5 Merancang desain (site plan) sarana prasarana yang dibutuhkan, dan persiapan pembangunan sarana prasarana yang dibutuhkan a. Pembuatan beberapa alternatif desain (site plan) yang dibutuhkan; b. Pemilihan desain; c. Pembuatan dokumen pengadaan (jika diperlukan) yang dibutuhkan; d. Pemilihan penyedia barang dan jasa.


16 April 2019 (1 hari)

ATK Rp. 1.000.000

- Desain - Dokumen Pengadaan - Kontrak Kerja

6 Proses pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana loket pelayanan, melalui pembangunan baru dan atau pembelian.

22 April 2019 (20 hari) Pemeliharaan Rp. 25.0000.000

Sarana & prasarana

terpenuhi

7 Penataan dan pemasangan sarana dan prasarana loket pelayanan 13 Mei 2019 (2 hari) Sarana & prasarana tersusun dengan rapi

8 Evaluasi dan monitoring hasil pembangunan sarana loket pelayanan. 13 Mei 2019 (3 hari) ATK Rp. 500.000 Hasil Monitoring

9 Dokumentasi dan pelaporan Proyek Perubahan. 16 Mei 2019 (2 hari) ATK Rp. 500.000 Laporan Hasil

B TAHAPAN LANJUTAN

1 Jangka Menengah, tersedianya ruangan loket yang telah sesuai dengan standar loket pelayanan publik menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2017.

Tahun anggaran berjalan - -

2 Jangka Panjang, tersedianya bangunan gedung kantor yang mendukung kelancaran pelaksanaan tugas fungsi kantor pertanahan dan ramah terhadap para penyandang disabiltas.

Dimulai dengan melakukan perencanaan berjenjang

kepada Biro Perencanaan dan Kerjasama melalui Kanwil BPN Provinsi

4.708.000.000 -


2. Tahapan lanjutan.

Tahapan ini terdiri dari dua kegiatan utama yang dilaksanakan yaitu kegiatan jangka

menengah dan kegiatan jangka panjang, masing-masing kegiatan tersebut yaitu:

Kegiatan jangka menengah, direncanakan untuk menciptakan ruangan loket yang lebih

nyaman, lengkap, representatif dan ramah terhadap penyandang disabilitas untuk

mendukung pelaksanaan zona integritas.

Kegiatan Jangka Panjang, Penyelesaian tahapan ini diharapkan kantor pertanahan

kabupaten Belitung memiliki bangunan gedung kantor yang mendukung kelancaran

pelaksanaan tugas fungsi kantor pertanahan dan ramah terhadap para penyandang

disabiltas; selain itu kantor pertanahan kabupaten Belitung diharapkan telah melakukan

pembangunan zona integritas di Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung, dan

mendapatkan predikat satuan kerja yang telah menjalankan Wilayah Beritegritas yang

Bebas dari Korupsi.

2.3 Tim Proyek Perubahan

Untuk menjalankan proyek perubahan perlu dijelaskan lingkup keanggotaan dan arah

tugas dari Tim Proyek Perubahan yang terlihat pada gambar berikut ini:

Gambar 8 Susunan Tim Kerja Proyek Perubahan


Masing-masing tim kerja memiliki uraian tugas untuk mewujudkan kantor pertanahan

yang ramah disabilitas, penjelasan uraian tugas dijelaskan sebagai berikut:

a. Sponsor: Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung (Adi Wibowo, SH)

Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung, yang akan membimbing,

mengarahkan, membantu serta mendukung pelaksanaan Proyek Perubahan yang

dilakukan dalam dalam organisasi

b. Project Leader: Kasubag Tata Usaha Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung

(Sarman P. Sagala, SE., M.Si.)

Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Bertanggung jawab pada Proyek Perubahan dari

perencanaan, implementasi hingga evaluasi dan pelaporan.

c. Coach: Widyaiswara (Drs. Agus Jatmiko, S.H., M.M.)

Widyaiswara, Sebagai pembimbing serta pengarah dan fasilitator dari segi

pelaporan dan milestone bagi Project Leader agar Proyek Perubahan dapat

terlaksana dan sukses

d. Working Team atau Tim Efektif:

Kepala Urusan Umum dan Kepegawaian, Kepala Urusan Keuangan dan BMN,

Jabatan Fungsional Umum, (JFU) Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri

(PPNPN); Unsur-unsur pendukung utama terlaksananya Proyek Perubahan.

2.4 Identifikasi Stakeholder

Untuk kelancaran pelaksanaan proyek perubahan dilakukan identifikasi stakeholder

yang terlibat:

Gambar 9 Stakeholder yang terlibat


Gambar diatas menggambarkan peranan dan pengaruh yang dimiliki oleh masing-

masing stakeholders, terlihat hubungan dengan perspektif yang berbeda-beda dari masing-

masing stakeholder. Kewenangan yang dimiliki tidak sama dalam mewujudkan

penyelenggaraan proyek perubahan. Dengan adanya perbedaan tersebut bagaimana seorang

project leader mengatur semua stakeholders tersebut agar dapat memanfaatkan kompleksitas

hubungan yang ada. Oleh karena itu perlu dibuat sebuah peta hubungan berupa netmap

stakeholders. Dimana netmap ini akan membantu menunjukkan kepada siapa dan bagaimana

hubungan stakeholder agar dapat mencapai hasil yang maksimal dalam mewujudkan proyek

perubahan. Selanjutnya, jika dibagi berdasarkan kelompok kecenderungan dukungan, maka

stakeholder tersebut dapat dibuat sebagaimana berikut:

Tabel 3: Peranan, pengaruh dan hubungan kerja stakeholder terkait

No. Stakeholder Peranan Pengaruh Hubungan Kerja

1. Kepala Kantor - Memberikan ijin untuk melakukan proyek perubahan

- Memberikan arahan kegiatan Proyek Perubahan

- Melegitimasi Surat Menyurat

Positif Sebagai Mentor Proyek Perubahan

2. Kepala Seksi di Kantah Kab. Belitung

Mendukung Proyek Perubahan Positif/ Negatif Rekan Kerja dan Pelaksana pada Proyek Perubahan

3. Kepala Urusan di Kantah Kab. Belitung

Memberikan dukungan penuh pada Proyek Perubahan

Positif Rekan Kerja dan Pelaksana pada Proyek Perubahan

4. Kepala Subseksi di Kantah Kab. Belitung

Mendukung secara penuh Proyek Perubahan

Positif/ Negatif Rekan Kerja dan Pelaksana pada Proyek Perubahan

5. PPNPN di Kantah Kab. Belitung

Mendukung secara penuh Proyek Perubahan

Positif Rekan Kerja dan Pelaksana pada Proyek Perubahan

6. Kepala Kanwil BPN Bangka Belitung

Berpartisipasi untuk memberikan masukan terhadap proyek perubahan

Positif Pengarah, Pembina kegiatan

7. ULP Kanwil BPN Bangka Belitung

Berpartisipasi untuk memberikan masukan terhadap proyek perubahan

Positif Koordinasi penunjang kegiatan

8. Masyarakat Sebagai pengguna layanan dan masukan saran

Positif/ Negatif Berpengaruh terhadap hasil proyek perubahan

9. Notaris/PPAT Sebagai pengguna layanan dan masukan saran


10. Rekanan PBJ Pihak ketiga yang melakukan penyediaan sarana prasarana.


11. Pengguna Layanan Disabilitas

Tidak berperan penting dalam proyek perubahan

Positif/ Negatif Tidak berpengaruh terhadap hasil proyek perubahan

12. Wartawan Tidak berperan penting dalam proyek perubahan

Positif/ Negatif Tidak berpengaruh terhadap hasil proyek perubahan

Analisa stakeholder dilakukan dengan melakukan pengelompokan stakeholder

berdasarkan pengaruh dan ketertarikan yang dimiliki untuk menunjang keberhasilan proyek

perubahan, kegiatan analisa ini dilakukan berangkat dari netmap stakeholder yang telah dibuat

sebelumnya untuk menggambarkan pengaruh yang dimiliki masing-masing stakeholder

terhadap pelaksanaan proyek dan bentuk kerja sama yang harus dibangun oleh project leader

dengan para stakeholders guna mendorong mereka untuk ikut serta berpartisipasi dalam


Gambar 10 Kurva Posisi Hubungan Stakeholder

keberhasilan proyek perubahan ini. Berikut ini adalah gambar analisa posisi stakeholder dalam

pelaksanaan proyek perubahan:

2.5 Identifikasi Potensi Masalah

Dalam pelaksanaan kegiatan proyek perubahan ini tidak lepas dari beberapa hal yang

menjadi potensi terjadinya masalah, untuk itu identifikasi potensi masalah tersebut dan strategi

untuk memecahkan masalahnya antara lain sebagai berikut:

Tabel 4: Identifikasi Potensi dan Strategi Pemecahan Masalah

No. Potensi Masalah Strategi Pemecahan Masalah

1. Anggaran yang terbatas. - Dilakukan revisi terhadap anggaran yang

tersedia;

- Melakukan kerjasama dengan stakeholder

lainnya untuk proses pengadaannya

2. Overlapping tugas, ditempat yang

berbeda.

Penyusunan jadwal yang jelas, agar lebih tertib

dalam penugasan.

3. Sarana dan prasarana yang

dibutuhkan tidak terdapat di

wilayah pulau Belitung.

Melakukan inventarisasi dan pembelian di

daerah lain.


No. Potensi Masalah Strategi Pemecahan Masalah

4. Kurangnya waktu dalam proses

peningkatan sarana dan

prasarana loket dan proses revisi

POK;

Manajemen waktu yang harus ketat dan

dipastikan pelaksanaan revisi segera

dilakukan;

5. Kesiapan Tim untuk

melaksanakan proyek

perubahan.

Melakukan komunikasi dan koordinasi secara

periodik.

6. Belum adanya kesadaran

stakeholder internal untuk

memiliki loket pelayanan yang

sesuai standar.

Diadakan sosialisasi dan sharing terkait

pentingnya loket pelayanan yang sesuai

dengan standar

2.6 Risiko

Resiko yang dapat menjadi penghambat terwujudnya peningkatan sarana prasarana

loket pelayanan dalam usaha peningkatan layanan prima adalah:

1. Rencana tidak berjalan atau tertunda karena tim dibebani dengan pekerjaan lain (PTSL),

sehingga perlu diantisipasi kegiatan yang terdapat pada proyek perubahan dengan kerja

yang beriring dengan kegiatan rutin dan PTSL.

2. Tahapan pekerjaan tidak tepat waktu dilaksanakan sehingga mengakibatkan proses

penyelesaian dapat tertunda.

2.7 Kriteria Keberhasilan

Kriteria keberhasilan merupakan acuan/indikator yang dianggap menjadi kunci

keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan tepat waktu.

Kriteria keberhasilan pada proyek perubahan ini adalah :

1. Tersedianya sarana penunjang loket pertanahan yang sesuai dengan standar Peraturan

Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2010 Tentang

Loket Pelayanan Pertanahan;

2. Terbatasnya akses langsung pemohon ke ruangan back office, sehingga hal-hal yang tidak

diinginkan dapat dihindari.

2.8 Faktor Pendukung Keberhasilan

Keberhasilan proyek perubahan ini perlu didukung oleh faktor-faktor yang berkaitan

dengan proyek perubahan sebagai berikut:


1. Kepemimpinan Mentor yang menjadi teladan untuk berpikir kreatif dan inovatif dalam

memotivasi tim efektif melaksanakan proyek perubahan;

2. Motivasi dan dukungan dari coach;

3. Semangat dan keinginan yang kuat dari Project Leader;

4. Kemampuan dari personil Tim Efektif untuk beradaptasi terhadap perubahan dan disiplin

dalam melaksanakan kegiatan;

5. Koordinasi, kerjasama dan komunikasi yang baik antar personil Tim Efektif;

6. Dukungan dari stakeholder internal dan eksternal sehingga pelaksanaan kegiatan

peningkatan sarana prasarana loket pelayanan dalam usaha peningkatan layanan prima

dapat diselesaikan dengan tepat waktu.

2.9 Hasil Adopsi Benchmarking

Kegiatan Benchmarking to Best Practice DIKLATPIM Tahun 2019 yang dilaksanakan

pada hari Selasa dan Rabu, tanggal 05 – 06 Maret 2019 menyasar aktifitas pelayanan publik

pada 2 (dua) lokus instansi pemerintah yaitu Pelayanan Satu Atap di Mall Pelayanan Publik

Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dan Pelayanan Pertanahan Kantor Pertanahan Kota

Bandung di Provinsi Jawa Barat, sebagai kantor percontohan yang menerapkan zona

integritas di Kementerian ATR/BPN untuk Wilayah Bersih Melayani (WBM).

Hasil kegiatan tersebut, baik itu di Kantor Pertanahan Kota Bandung maupun Mall

Pelayanan Publik Pemerintah Provinsi DKI Jakarta telah memberi manfaat yang besar kepada

masyarakat yaitu dengan cara penataan loket yang rapi dan modern, penyediaan ruang

tunggu yang nyaman, petugas loket yang terampil dan cakap, sarana informasi layanan yang

lengkap baik cetak maupun elektronik (Kios-K), pelayanan yang dipusatkan di satu gedung

yang menghemat dan mempercepatan waktu penyelesaian serta transparasi biaya guna

meningkatkan kepuasan kepada masyarakat. Untuk itu dengan telah dilaksanakannya

benchmarking pada kedua tempat tersebut disimpulkan bahwa inovasi pelayanan-pelayanan

yang diterapkan terutama di ruang loket sebagai ujung tombak pelayanan dapat diadopsi di

lokasi Proyek Perubahan, terutama adopsi terhadapa inovasi yang ditawarkan pada

penambahan sarana dan prasarana yang belum tersedia, dengan melakukan skenario ATM

(amati, tiru dan modifikasi) di lokasi Proyek Perubahan oleh Project Leader, mudah-mudahan

pelayanan prima yang diberikan dapat meningkat.


PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

Dalam rangka pelaksanaan Proyek Perubahan sebagaimana yang telah disampaikan

sebelumnya yaitu Peningkatan Sarana Prasarana Loket Pelayanan dalam Usaha Peningkatan

Layanan Prima pada Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung, maka pelaksanan kegiatan

proyek perubahan disesuaikan dengan tahapan proyek perubahan yang telah direncanakan.

3.1 Persiapan Pelaksanaan

Untuk kelancaran pelaksanaan proyek perubahan sesuai dengan jadwal yang telah

dibuat, perlu ditegaskan lagi dalam bentuk network planning untuk mengontrol jalannya

kegiatan agar tidak melenceng dari jadwal yang telah ditetapkan. Di bawah ini disajikan

kembali jadwal tahapan yang telah dibuat pada proses rancangan.

Tabel 5: Tahapan Pelaksanaan Kegiatan Utama

No. Tahapan Utama Durasi

1 Melaporkan kepada pimpinan (Mentor) dan konsultasi dalam rangka proyek perubahan.

2 hari kerja

2 Sosialisasi Proyek Perubahan. 1 hari kerja

3 Pembentukan Tim Efektif dan Pembuatan Surat Keputusan Tim Efektif tentang Rencana Proyek Perubahan.

3 hari kerja

4 Melakukan identifikasi kebutuhan sarana dan prasarana. 7 hari kerja

5 Merancang desain sarana prasarana yang dibutuhkan dan Persiapan pengadaan pembuatan dokumen yang dibutuhkan dan pencetakan banner serta brosur.

6 hari kerja

6 Proses pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana loket pelayanan, melalui pembangunan baru dan atau pembelian.

20 hari kerja

7 Penataan dan pemasangan sarana dan prasarana loket pelayanan.

2 hari kerja

8 Evaluasi dan monitoring. 3 hari kerja

9 Penyusunan laporan proyek perubahan. 2 hari kerja


Gambar 11 Network Planning Proyek Perubahan

Dari diagram di atas, dapat disimpulkan bahwa kurun waktu terpanjang yang bisa

ditempuh untuk menyelesaikan proyek perubahan adalah sebanyak 46 hari kerja dan

waktu terpendek adalah sebanyak 38 hari kerja, dengan catatan hari libur/jika ada lembur

di luar hari kerja tidak dihitung.

3.2 Pelaksanaan Kegiatan

Tujuan dari proyek perubahan telah disampaikan pada bab sebelumnya yaitu

tersedianya sarana dan prasarana loket pelayanan minimal yang sesuai dengan aturan,

dalam usaha meningkatkan pelayanan pertanahan yang prima pada Kantor Pertanahan

Kabupaten Belitung. Secara garis besar, pelaksanaan proyek perubahan dapat

disampaikan dalam subbab ini sesuai dengan perkembangan yang terjadi di lapangan.

Setelah melaksanakan On Class Tahap II, hal yang pertama kali dilaksanakan

adalah melapor dan bimbingan kepada mentor yaitu atasan langsung, dalam hal ini adalah

Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung, laporan ini dilakukan secara lisan dan

dimaksudkan untuk mendapatkan arahan penyelesaian proyek perubahan, sehingga

terdapat kesepakatan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Lebih singkatnya proses

kegiatan ini dapat dilihat pada tabel di bawah ini :

1 2

1 2

1

1 3

3

3 4

7

5

5 6

6

6 20

15 7

2

2 8

3

3 9

2

2


Gambar 14 Sosialisasi Proyek

Perubahan I

Gambar 13 Sosialisasi Proyek

Perubahan II

Tabel 6: Konsultasi dan Bimbingan

No Kegiatan Output Pencapaian

1 Konsultasi dengan mentor

dalam rangka pelaksanaan

proyek perubahan

Persetujuan untuk

melaksanakan

proyek perubahan

100%

Gambar 12 Laporan (Curah Pendapat) dengan mentor

Setelah itu Project Leader melakukan sosialisasi pelaksanaan proyek perubahan,

sosialisasi ini bertujuan agar stakeholder internal memahami pentingnya pelaskanaan

proyek perubahan, bahan yang digunakan untuk melakukan sosialisasi adalah rancangan

proyek perubahan yang dibuat dalam proses On Class Tahap 2.


Tahapan berikutnya setelah melakukan sosialisasi proyek perubahan, adalah

membentuk tim efektif, tim ini merupakan salah satu kunci penting yang akan membantu

tujuan jangka pendek proyek perubahan yang akan dilaksanakan selama 2 bulan. Lebih

singkatnya dapat dilihat pada tabel di bawah ini :

Tabel 7: Rapat pembentukan tim efektif


1 Rapat dan pembentukan

Tim Efektif dengan para

Kasi dan Kasubsi

Terlaksananya rapat

dan terbentuknya Tim

Efektif Pelaksana

Kegiatan Proyek

Perubahan dan

Pembagian tugas

dalam rangka

peningkatan sarana

dan prasarana loket

layanan.

100%

Gambar 15 Diskusi dan koordinasi dengan para stakeholder internal

Setelah terbentuknya Tim Efektif, kegiatan selanjutnya adalah identifikasi kebutuhan

sarana dan prasarana ruang loket yaitu melihat fungsi sarana dan prasarana yang sudah

ada, inventarisasi kebutuhan ruangan loket dan melakukan perencanaan anggaran untuk

pengadaan sarana dan prasarana tersebut. Kegiatan identifikasi dilakukan oleh seluruh


anggota Tim Efektif melakukan identifikasi dengan meminta pendapat dan saran dari

petugas loket dan pengguna layanan. Selanjutnya hasil identifikasi tersebut dilanjutkan

dengan perencanaan anggaran yang akan digunakan dalam rangka pemenuhan

kebutuhannya dibuat dengan telebih dahulu mendesain bentuknya. Dari hasil identifikasi

yang dilakukan diputuskan bahwa ada empat fokus penyediaan sarana yang dibutuhkan

dan akan dilakukan dalam jangka pendek yaitu pembuatan panel informasi, fasilitas

antrian pemohon dan ruang mediasi dan informasi, dan taman bermain anak.

Tabel 8: Identifikasi, rencana anggaran dan pembuatan desain sarana dan prasarana loket


1. Melakukan identifikasi

sarana dan prasarana

Tersedianya data

kebutuhan sarana

dan prasarana yang

dibutuhkan.

100%

2. Melakukan rencana

kebutuhan anggaran

sarana dan prasarana

Tersedianya data

kebutuhan anggaran

atas sarana dan

prasarana yang

dibutuhkan.

100%

3. Merancang desain

sarana yang belum

tersedia.

Tersedianya desain

sarana dan

prasarana loket

pelayanan

100%

Kegiatan koordinasi dengan stakeholder eksternal dilaksanakan dengan meminta

dukungan kepada Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Kepulauan

Bangka Belitung dan Kepala Bagian Tata Usaha Kantor Wilayah Provinsi Kepulauan

Bangka Belitung sebagai Ketua Unit Layanan Pengadaaan Kanwil BPN Provinsi Bangka

Belitung di berbagai kesempatan, dukungan ini dirasa sangat penting karena dua

stakeholder eksternal tersebut berperan penting dalam pelaksanaan proyek perubahan,

kegiatan ini dilakukan dengan cara melaksanakan perjalanan dinas ke Kantor Wilayah

Badan Pertanahan Nasional Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Selain itu koordinasi


juga diarahkan untuk pencapaian tujuan jangka menengah yaitu melakukan penambahan

sarana dan prasarana yang lebih lengkap serta pencapaian dalam jangka panjang dengan

melakukan penganggaran kegiatan renovasi berat/pengadaan gedung kantor dan fasilitas

loket yang maju dan modern.

Tabel 9: Koordinasi dengan Stakeholder


1 Koodinasi dan dukungan

dengan Kepala Kantor

Wilayah BPN Provinsi

Bangka Belitung dan Kepala

Bagian Tata Usaha

Surat pernyataan

dukungan dari

stakeholder.

Surat Usulan

Penyusunan

Pembangunan

Gedung Kantor

100%

100%

Proses pelaksanaan pembuatan panel informasi, fasilitas antrian pemohon dan

ruang mediasi dan informasi, dan taman bermain anak dilakukan dengan melakukan

penunjukan langsung proyek perubahan oleh pihak ketiga.

Tabel 10: Pengadaan sarana dan prasarana loket pelayanan


1 Pembuatan panel informasi

Layanan

Tersedianya panel

informasi layanan,

sesuai dengan

desain.

100%

2 Pembuatan taman bermain

anak

Tersedianya

ruang bermain

anak yang

kondusif.

100%



3 Pembuatan alat antrian

untuk tertibnya pemohon

Tersedianya alat

antrian yang baik

dan mudah

digunakan.

100%

4 Pembuatan ruang mediasi

dan informasi

Tersedianya

pembuatan ruang

mediasi dan

informasi di loket

pelayanan

100%

5 Penataan dan pemasangan

sarana dan prasarana loket

pelayanan

Terpasangnya

sarana dan

prasarana yang

dibutuhkan loket

pelayanan untuk

mendukung

pelayanan yang

prima

100%

Pelaksanaan proyek perubahan dilakukan langsung oleh penyedia barang/jasa yang

ada di belitung maupun melakukan pemesanan melalui pembelian secara online. Setelah

sarana dan prasarana tersebut selesai, selanjutnya dilakukan penataan dan pemasangan

setiap sarana tersebut di ruang tunggu loket.


Gambar 16 Melakukan koordinasi dan negoisasi dengan

Penyedia

Gambar 17 Pembuatan Ruang Mediasi dan Informasi


Gambar 18 Pemasangan/Pembuatan Taman Bermain Anak

Gambar 19 Pemasangan Panel Informasi


Gambar 20 Pembelian Alat Antrian Melalui Bukalapak


Gambar 21 Konsultasi Pembuatan Antrian


3.3 Evaluasi

Dalam pelaksanaan proyek perubahan di atas, walaupun masih terdapat banyak

kekurangan, dapat disimpulkan bahwa tujuan jangka pendek proyek perubahan yang

dilaksanakan dapat tercapai dengan waktu pengerjaan dua bulan. Perbedaan hasil antara

sebelum proyek perubahan dilaksanakan dan setelah proyek perubahan dilaksanakan

tersedia dalam beberaba gambar berikut ini.

Gambar 22 Akses Masuk Sebelum dan Sesudah Pelaksanaan Proper

Gambar 23 Ruang Mediasi Sebelum dan Sesudah Pelaksanaan Proper


Gambar 25 Antrian dan Nomor Antrian Pemohon

Gambar 24 Bagan Alir Sebelum dan Sesudah Pelaksanaan Proper


Gambar 26 Taman Bermain Anak dan Meja Pengisian Formulir

Gambar 27 Sarana Pendukung Lainnya


Gambar 28 Denah Loket Pelayanan Sebelum Proyek Perubahan

Gambar 29 Denah Loket Pelayanan Setelah Proyek Perubahan

Perubahan yang dilakukan pada proyek ini diharapkan dapat merubah penampilan

loket layanan menjadi lebih baik, untuk itu telah terjadi perubahan yang signifikan dari

denah awal. Berikut ini digambarkan denah sebelum dan sesudah proyek perubahan

dilaksanakan.

Keterangan gambar :

1. Loket Pelayanan

2. Loket Informasi / Security

3. Ruang Tunggu

4. Layar Monitor

5. Brosur

6. Pintu / Akses masuk

Keterangan gambar :

1. Pintu Akses/Masuk

2. Panel Informasi Layanan

3. Meja Loket Pelayanan

4. Meja Security/Pengisian Formulir

5. Ruang Tunggu

6. Tempat Air Minum & Koran

7. Ruang Mediasi/Konsultasi

8. Fasilitas Antrian

9. Layar Monitor

10. Arena Bermain Anak


3.4 Konsultasi

Untuk keberhasilan dan kesempurnaan pelaksanaan kegiatan proyek perubahan

yang dilakukan, maka diperlukan bimbingan dan atau konsultasi dengan Kepala Kantor

selaku Mentor dalam kegiatan proyek perubahan ini. Adapun kegiatan bimbingan dan

konsultasi yang dilakukan dapat dilihat pada tabel di bawah ini :

Tabel 11: Konsultasi Pelaksanaan Proyek Perubahan

No Hari/Tgl Kegiatan Output

Tanda

tangan

Mentor

1 Senin, 25 Maret

2019

Melaporkan kepada

pimpinan (Mentor) dan

konsultasi dalam rangka

proyek perubahan

Komitmen

dalam rangka

proyek

perubahan.

Terlampir

2 Selasa , 02

April 2019

Konsultasi tentang

pembuatan SK Tim

Efektif Proyek

Perubahan

SK Tim Efektif

Proyek

Perubahan

Terlampir

3 Jumat, 12 April

2019

Konsultasi tentang

rancangan panel

informasi, partisi ruangan

mediasi, tempat bermain

anak dan sarana

penunjang lainnya yang

akan ditampilkan atau

dibuat.

Persetujuan

mentor

tentang

rancangan

panel

informasi

Terlampir

4 Selasa, 10 Mei

2019

Konsultasi tentang

penataan dan

pemasangan ruang loket

dan panel informasi

Tertata dan

terpasangnya

panel

informasi

Terlampir


5 Rabu, 16 Mei

2019

Konsultasi mentor

tentang pembuatan

laporan proyek

perubahan

Perbaikan

terhadap

laporan proyek

perubahan

Terlampir

6 Senin, 16 Mei

2019

Konsultasi mentor dan

pendatanganan halaman

pengesahan

Mentor setuju

dan laporan

proyek

perubahan

ditandatangani

Terlampir

3.5 Identifikasi Kendala dan Masalah

Dari potensi kendala dan masalah yang tertuang dalam rancangan proyek

perubahan, dapat diketahui strategi mengatasi segala masalah yang timbul selama proses

pelaksanaan proyek perubahan, sebagaimana diuraikan pada tabel berikut ini :

Tabel 12: Identifikasi Masalah dan Strategi Mengatasinya

No Kendala dan Masalah Pengambilan Strategi

1 Sulitnya koordinasi dengan stakeholder,

terutama stakeholder eksternal karena

faktor geografis atau karena kesibukan

masing-masing.

Koordinasi dilaksanakan bersamaan

dengan perjalan dinas lainnya

sehingga efektifitas dan efisiensi

dapat tercapai.

2 Adanya potensi tidak tersedianya

pelaksanaan akses bagi disabiltas

dikarenakan tidak adanya anggaran tahun

berjalan.

Melakukan koordinasi untuk

mengalokasikan anggaran ditahun

berikutnya, atau dengan melakukan

revisi DIPA/POK

3 Penyelesaian kegiatan pada setiap

tahapan tidak tepat waktu karena

kurangnya tenaga pelaksana karena

setiap pelaksana mempunyai tugas rutin

yang tidak kalah penting.

Menerapkan skala prioritas kegiatan

dan pembagian waktu penyelesaian

kegiatan antara rutinitas pekerjaan

dan pengerjaan proyek perubahan

dengan adil dan profesional.


RENCANA DAN TINDAK LANJUT PROYEK PERUBAHAN

4.1 Jangka Menengah

Proyek perubahan peningkatan sarana dan prasarana loket pelayanan pertanahan

pada Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung ini, selain mempunyai tujuan jangka pendek

yaitu tersedianya sarana prasarana loket pelayanan yang dapat meningkatkan layanan

prima yang diberikan, fokusnya ada pada peningkatan sarana dan prasarana yang sesuai

dengan standar Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor

3 Tahun 2010 Tentang Loket Pelayanan Pertanahan. Proyek perubahan ini juga

mempunyai tujuan jangka menengah yang lebih besar yaitu peningkatan sarana dan

prasarana pada loket pelayanan mengikuti standar loket pelayanan publik menurut

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik

Indonesia Nomor 17 Tahun 2017 yang lebih lengkap.

Tindak lanjut dari kegiatan jangka menengah ini direncanakan akan dilaksanakan

pada tahun anggaran 2019 yaitu dengan mengalokasikan anggaran untuk kegiatan

pemeliharaan gedung kantor berupa pembuatan pos jaga, pembuatan utilitas kebersihan

yang terpisah dari ruangan backoffice, tempat parkir yang lebih kondusif, akses masuk

untuk penyandang disabilitas. Prosesnya akan dilakukan secara bertahap sesuai dengan

anggaran yang dimiliki, sehingga jika pemenuhan ruang loket belum selesai akan

dilakukan dengan anggaran yang tersedia di tahun berikutnya.

Tabel 13: Rencana Jangka Menengah

No. Kegiatan Waktu Durasi Biaya

1.

2

Pembuatan pos jaga / one

gate system.

Tempat parkir yang lebih

kondusif.

Tahun 2019

Tahun 2019

1 Tahun

Anggaran

Rp. 25.000.000,-

Rp. 25.000.000,-



3.

4

Pembuatan utilitas

kebersihan yang terpisah

dari ruangan backoffice.

Akses masuk dan sarana

untuk penyandang

disabilitas.

Tahun 2019

Tahun 2019

1 Tahun

Anggaran

Rp. 25.000.000,-

Rp. 6.000.000,-

Rp. 1.000.000,-

Tahap awal jangka menengah ini adalah Pembuatan pos jaga / one gate system dan

Pembuatan utilitas kebersihan yang terpisah dari ruangan backoffice, yang akan dimulai

setelah libur bersama Idul Fitri Tahun 2019, yang akan dilakukan, dengan pemenuhan

kebutuhan sarana dan prasarana lainnya sesuai dengan standar loket pelayanan publik.

4.2 Jangka Panjang

Rencana dan tindak lanjut jangka panjang proyek perubahan pengadaan

renovasi/rehabilitasi gedung kantor dan peningkatan kualitas fisik loket pelayanan yang

maju dan modern sehingga akan lebih mudah untuk mewujudkan pelayanan pertanahan

prima pada Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung.

Tabel 14: Rencana Jangka Panjang


1 Renovasi / rehabilitasi

gedung kantor dan

peningkatan kualitas

fisik loket pelayanan.

Tahun 2020 1 Tahun

Anggaran

Rp. 4.708.000.000


PENUTUP

Laporan Proyek Perubahan ini disusun dengan maksud sebagai gambaran dari

pelaksanaan laboratorium kepemimpinan di tempat kerja. Untuk dapat menyajikan hasil-hasil

tahapan pelaksanaan kegiatan maka bersama dengan laporan ini juga dilampirkan bukti-bukti

yang diperlukan seperti foto kegiatan dan scan dokumen kegiatan. Adapun sebagai penutup

berikut ini disampaikan kesimpulan dan apa saja yang menjadi rekomendasi dari project

leader dalam melaksanakan kegiatan ini.

5.1 Kesimpulan

Dari hasil pelaksanaan proyek perubahan yang dilaksanakan pada Kantor

Pertanahan Kabupaten Belitung tentang peningkatan sarana dan prasarana loket

pelayanan pertanahan, dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Sebelum proyek perubahan dilaksanakan sarana dan prasarana fisik pada loket

pelayanan Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung masih belum lengkap dan sesuai

dengan peraturan;

2. Terbatasnya sarana dan prasarana ini dapat menghambat kelancaran pelayanan

terhadap masyarakat, selain itu dapat juga menjadi poin yang mengurangi penilaian

kinerja pelayanan yang selalu dimitoring oleh instansi eksternal;

3. Belum tersedianya media informasi layanan pertanahan yang representatif terhadap

masyarakat yang ingin memperoleh informasi pertanahan;

Manfaat yang didapat adalah dengan adanya peningkatan sarana dan prasarana

loket adalah memudahkan dalam menyampaikan informasi layanan pertanahan berupa

waktu, biaya, persyaratan dan alur pelayanan kepada masyarakat, meningkatkan

kenyamanan, efisien dan efektifitas dalam pelaksanaan layanan di loket. Sehingga

terciptanya pelayanan yang prima serta meningkatkan kepuasan dan kepercayaan

masyarakat pada Kantor Pertanahan.

Kriteria Keberhasilan implemetasi proyek perubahan, dapat diukur dengan

tersedianya sarana informasi layanan pertanahan berupa panel, banner dan brosur di

Kantor Pertanahan Kabupaten Belitung, dan tersedianya loket pertanahan yang

representatif.


5.2 Rekomendasi

Proyek perubahan yang telah terlaksana jangka pendek ini perlu dilanjutkan dan

disempurnakan. Agar pelaksanaan proyek perubahan di jangka menengah dan jangka

panjang dapat berhasil, maka direkomendasikan beberapa poin sebagai berikut:

1. Perlu dibentuk tim yang secara khusus melakukan pelaksanaan kegiatan lebih lanjut;

2. Dalam melakukan kegiatan jangka menengah dan jangka panjang, pentingnya

melakukan koordinasi dengan pihak eksternal terutama pihak-pihak yang terkait

dengan proses perencanaan, pengadaan dan pelaksanaan kegiatan sehingga

kegiatan yang dilaksanakan dapat dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan dengan

baik untuk itu tim yang dibentuk haruslah pegawai yang memiliki dan fokus terhadap

kegiatan peningkatan sarana dan prasarana.

3. Perlu dukungan anggaran dalam DIPA dalam rangka menambah kelengkapan sarana

dan prasarana loket pelayanan, untuk itu tim yang dibentuk, harus pegawai yang

memiliki kemampuan mengetahui secara detil proses perencanaan barang atau jasa.


DAFTAR PUSTAKA

Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;

Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2015 tentang Badan Pertanahan Nasional;

Peraturan Pemerintah Nomor 128 Tahun 2015 tentang Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara

Bukan Pajak yang Berlaku pada Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan

Pertanahan Nasional;

Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 3 Tahun 2010 tentang Loket Pelayanan

Pertanahan;

Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Nomor 38 Tahun

2016 tentang Tata Kerja Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional dan Kantor

Pertanahan;

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik

Indonesia Nomor 17 Tahun 2017 Tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit

Penyelenggara Pelayanan Publik.


LAMPIRAN

laporan proyek perubahan peningkatan sarana …€¦ · dalam usaha peningkatan layanan prima pada...

Documents