laporan proyek perubahan penguatan tugas …
TRANSCRIPT
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
REPUBLIK INDONESIA
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN
“PENGUATAN TUGAS KONSULTASI
BIDANG PENGAWASAN DALAM RANGKA
MINIMALISASI LAPORAN PENGADUAN MASYARAKAT
MELALUI SISTEM INFORMASI POJOK CURHAT
BERBASIS ELEKTRONIK”
DISUSUN OLEH :
NAMA : HENDRO DEWANTO, S.H, M.Hum. NDH : 29 INSTANSI : KEJAKSAAN TINGGI DKI JAKARTA
PELATIHAN KEPEMIMPINAN NASIONAL TINGKKAT II ANGKATAN XXIV
PUSBANGKOM PIMNAS DAN MANAJERIAL ASN LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA RI
JAKARTA, DESEMBER 2019
iii
ABSTRACT
Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta sebagai satuan kerja kejaksaan di provinsi khususnya di bidang pengawasan, melaksanakan tugas pengendalian perencanaan dan pengawasan atas kinerja dan keuangan intern serta tugas pengawasan lainnya di Lingkungan Kejaksaan Tinggi, Kejaksaan Negeri dan Cabang Kejaksaan Negeri.
Berdasarkan data lapaoran pengaduan masyarakat yang masuk dan diselesaikan pada tahun 2017, 2018 dan 2019 menunjukan bahwa kesalahan prosedur menjadi masalah terbanyak yang diadukan oleh masyarakat yaitu rata-rata 72%. Di samping itu, permasalahan kesalahan prosedur juga cenderung meningkat dari tahun-ketahun. Hal tersebut dapat disebabkan oleh beberapa faktor antara lain: kapabilitas sumber daya manusia, kelebihan beban kerja, dan kelalaian ataupun kesengajaan yang oleh pelaku kerja.
Permasalahan laporan pengaduan masyarakat di Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta tersebut dan segala kondisi yang mempengaruhinya, apabila tidak dikelola dengan baik yaitu dengan menekan seminimal mungkin laporan pengaduan masyarakat yang masuk dan mengeliminir faktor-faktor yang mempengaruhi sebagai penyebab timbulnya laporan pengaduan masyarakat, maka akan memberikan dampak negatif bagi Lembaga Kejaksaan R.I. umumnya dan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta khususnya.
Kejaksaan R.I. secara organisatoris telah melakukan langkah-langkah pembenahan yaitu melalui Rapat Kerja Kejaksaan Tahun 2018 yang merekomendasikan perlunya merubah paradigma bidang pengawasan dari Watchdog menjadi Consultant dan Catalyst. Namun pelaksanaan tugas konsultasi belum maksimal/katalis karena belum adanya sarana prasarana pendukung yang memadai di tengah perkembangan kemajuan teknologi informasi.
Terobosan inovatif untuk mencapai kondisi ideal meminimalkan laporan pengaduan masyarakat yang masuk adalah dengan membangun sistem informasi Pojok Curhat berbasis elektronik sebagai sarana pelaksanaan kegiatan konsultasi dalam rangka menurunkan Laporan Pengaduan Masyarakat, sehingga tercapai peningkatan kinerja dan integritas ASN Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta.
Kata kunci : Laporan Pengaduan Masyarakat, Konsultasi, Pojok Curhat, Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta.
iv
DAFTAR ISI Halaman
HALAMAN JUDUL ………………………………………………………….. i LEMBAR PERSETUJUAN MENTOR DAN COACH…………………….. ii ABSTRACT…………………………………………………………………… iii DAFTAR ISI …………………………………………………………………. iv DAFTAR GAMBAR, FOTO, TABEL DAN CHART ……………………… vi KATA PENGANTAR………………………………………………………… xi BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang………………………………………………... 1 1. Rencana Strategis Kejaksaan R.I. Tahun 2015-
2019…………………………………………………….. 1
2. Kondisi Saat ini……………………………………...... 4 B. Permasalahan Yang Dihadapi dan dampak Terhadap
Lembaga……………………………………………………… 9
C. Instrumen Analisis……………………………………………. 15 D. Identifikasi Ruang Lingkup Kegiatan……………………….. 17 E. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan…………………… 18 F. Output dan Outcome…………………………………………. 20 BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN A. Tahapan Perubahan Rencana Strategis ………………….. 23 1. Jangka Pendek………………………………………...... 23 2. Jangka Menengah……………………………………….. 24 3. Jangka Panjang………………………………………….. 26 B. Pemberdayaan Organisasi Pembelajaran ………………… 28 C. Rencana Strategis Marketing ………………………………. 30 1. Stakeholder Mapping …………………………………… 30 2. Tahapan Perubahan Strategis dan Tindak Lanjut
Hasil Stakeholder Mapping ……………………………. 33
3. Marketing Sektor Publik ………………………………... 33 D. Identifikasi Kendala, Resiko dan Alternatif Solusinya ……. 34 BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN A. Capaian Milestone dan Output Proyek Perubahan ……… 38 1. Pencapaian Output Proyek Perubahan ……………. 38 a. Dialog Strategis Bersama Stakeholders ………. 41 1) Dialog Strategis bersama dengan Kepala
Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta Selaku Mentor…………………………………………….
42
2) Rapat Persiapan……………………………....... 43 3) Rapat Pembahasan…………………………….. 44
v
b. Konsultasi dengan Tim Teknologi Informasi dari Pusat Data Statistik Kriminal dan Teknologi Informasi Kejaksaan Agung dan Bagian Reformasi Birokrasi Kejaksaan Agung…………….
46
c. Pembangunan dan Uji Coba Sistem Informasi Pojok Curhat………………………………………….
48
d. Sosialisasi Sistem Informasi Pojok Curhat……….. 52 e. Launching dan Penandatanganan Komitmen
Bersama Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat………………………………………………….
56
2. Dukungan Stakeholdders ………………………………. 57 a. Konsultasi ……………………………………………. 58 b. Komunikasi ………………………………………….. 59 c. Koordinasi……………………………………………. 60 B. Tantangan yang dihadapi dan Strategi Solusi ……………. 62 1. Pemberdayaan Organisasi Pembelajaran ……………. 62 2. Dialog Strategis ………………………………………….. 64 a. Launching dan Penandatanganan Komitmen
Bersama ……………………………………………… 64
b. Pembahasan Dasar Hukum Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta …………………………………..
65
3. Marketing Sektor Publik ………………………………… 65 BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan …………………………………………………… 69 B. Rekomendasi ………………………………………………… 69 C. Lesson Learnt ……………………………………………… 70
Daftar Pustaka …………………………………………………………………………… Lampiran ………………………………………………………………………………….
vi
DAFTAR KETERANGAN GAMBAR
Nomor Keterangan halaman
Gambar 1 Struktur Organisasi Asisten Bidang Pengawasan… 6
Gambar 2 Gagasan Proyek Perubahan………………............... 15
Gambar 3 Struktur Organisasi Proyek Perubahan…………… 29
Gambar 4 Pemetaan Stakeholder……………………………… 31
Gambar 5 Strategi Komunikasi…………………………………. 51
Gambar 6 Pergeseran Stakeholder…………………………….. 61
Gambar 7 Strategi Marketing……………………………………. 68
vii
DAFTAR KETERANGAN FOTO
Nomor Keterangan halaman
Foto 1 Dialog Strategis dengan Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta ……………………………………………
42
Foto 2 Rapat Persiapan, 12 September 2019, Ruang Rapat Asisten Pengawasan ………………...............
43
Foto 3 Rapat Persiapan (informal) bersama Kajati, Wakajati dan para Asisten, 13 September 2019, Kedai Kopi Si Jampang Kejati DKI Jakarta …………………………………………………………..
44
Foto 4 Rapat Pembahasan, 03 Oktober 2019, Ruang Rapat Asisten Pengawasan …………………………
45
Foto 5 Rapat Pembahasan, 03 Oktober 2019, Ruang Rapat Asisten Pengawasan …………………………
46
Foto 6 Rapat Konsultasi, 19 Oktober 2019, Ruang Rapat Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta……………………….
48
Foto 7 Screen Shoot (design) Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik…………………………..
48
Foto 8 Skema Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik……………………………………
49
Foto 9 Tampilan Web Pojok Curhat Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta………………………………………………….
50
Foto 10 Tampilan Awal Chat Konsultasi …………………….. 50
Foto 11 Chat Konsultasi……………………………………….. 51
Foto 12 Pengiriman Pesan Pendek (SMS)………………… 51
Foto 13 Laporan SMS terkirim ke semua pegawai di satker wilayah Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta………………
51
Foto 14 Laporan SMS masuk dari sms center pojok curhat.. 52
Foto 15 Buku Manual Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat…………………………………………………..
52
Foto 16 Kajati, Wakajati, dan para Asisten dalam Acara Sosialisasi Unit Pengendalian Gratifikasi (UPG), Unit Perlindungan Pelapor (UPP) dan Sistem Informasi Pojok Cuthat………………………………..
53
Foto 17 Peserta Sosialiasi…………………………………….. 53
Foto 18 Sosialiasi Kejaksaan Negeri Jakarta Selatan……… 54
Foto 19 Sosialiasi Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat………… 54
viii
Foto 20 Sosialiasi Kejaksaan Negeri Jakarta Barat…………. 55
Foto 21 Sosialiasi Kejaksaan Negeri Jakarta Timur………… 55
Foto 22 Penekanan tombol Sirene sebagai Simbol Launching Sistem Informasi Pojok Curhat………..
56
Foto 23 Penandatangan Komitmen Bersama Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Oleh Kepala Kejaksaan Tinggi DKI, di ikuti para pejabat lainnya di lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta……….
56
ix
DAFTAR KETERANGAN TABEL
Nomor Keterangan halaman
Tabel 1 Data Jumlah Pegawai Asisten Pengawasan Kejati DKI Jakarta …………………………………………………….
7
Tabel 2 Data Jumlah Satker dan SDM (Auditee)……………….... 7
Tabel 3 Data Lapdu Tahun 2017…………………………………. 8
Tabel 4 Data Lapdu Tahun 2018………………………………….. 9
Tabel 5 Data Lapdu Tahun 2019………………………………….. 9
Tabel 6 Analisis SWOT Implementasi Pelaksanaan Kegiatan Konsultasi ………………………………………………….
16
Tabel 7 Milestone Jangka Pendek ………………………………. 24
Tabel 8 Milestone Jangka Menengah ……………………………. 26
Tabel 9 Milestone Jangka Panjang ……………………………….. 28
Tabel 10 Uraian Tugas Tim Terpadu …………………….............. 30
Tebal 11 Level of interest and Power Stakeholder ………………. 32
Tabel 12 Pemangku Kepentingan Internal ……………………….. 57
Tabel 13 Pemangku Kepentingan Eksternal ……………………… 58
Tabel 14 Strategi Komunikasi……………………………………… 60
x
DAFTAR KETERANGAN CHART
Nomor Keterangan halaman
Chart 1 Karakteristik Laporan Pengaduan Masyarakat Tahun 2017…………………………………………………….
11
Chart 2 Karakteristik Laporan Pengaduan Masyarakat Tahun 2018………………....
11
Chart 3 Karakteristik Laporan Pengaduan Masyarakat Tahun 2019………………………………….
12
xi
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah Subhana Wa Ta’ala, Tuhan Yang Maha Esa
karena berkat rahmat dan hidayah-Nya sehingga Penulis (Project Leader)
dapat menyelesaikan tugas Pelaksanaan Proyek Perubahan Pendidikan
Kepemimpinan Nasional Tingkat II Angkatan XXIV Tahun 2019 ini dengan
lancer dan tepat waktu.
Secara garis besar Laporan Proyek Perubahan ini berisi terkait proses
pelaksanaan terobosan inovatif yaitu membangun sistem informasi Pojok
Curhat berbasis elektronik di lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta sebagai
ikhtiar mencapai kondisi ideal yang diharapkan yaitu menurunkan Laporan
Pengaduan Masyarakat, sehingga tercapai peningkatan kinerja dan integritas
ASN Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta.
Pada kesempatan ini ijinkanlah penulis menghaturkan ucapan terima
kasih kepada Ibu Drs. Purwastuti, MBA selaku Coach dalam penulisan ini
beserta seluruh widyaiswara yang telah berbagi ilmu dan pengalaman serta
seluruh Pimpinan dan Staf Lembaga Administrasi Negara. Ucapan terima kasih
dan penghargaan yang tinggi juga kami sampaikan kepada Bapak Dr. Warih
Sadono, S.H., M.M., M.H. selalu Mentor dan sekaligus atasan penulis beserta
seluruh pimpinan, pejabat structural dan staf di lingkungan Kejaksaan Tinggi
DKI Jakarta. Kesuksesan implementasi proyek perubahan ini diperlukan
adanya dukungan dan kerjasama dengan pihak lain dan untuk itu penulis juga
menyampaikan terima kasih kepada Kepala Pusat Data Statistik Kriminal dan
Teknologi Informasi serta Kepala Biro Perencanaan Kejaksaan Agung yang
telah mendukung dan bekerjasama dalam pelaksanaan kegiatan ini, maupun
kepada semua pihak yang telah memberikan kontribusi dalam kelancaran
pelaksanaan proyek perubahan ini.
xii
Mudah-mudahan hasil akhir dari proyek perubahan ini akan memberikan
warna yang lebih indah bagi peningkatan profesionalisme bidang Pengawasan
Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta dalam memberikan layanan konsultasi secara
digital baik untuk stakeholder internal maupun eksternal.
Semoga Allah Subhana wa Ta’ala senantiasa memberikan kekuatan
dalam melaksanakan pengabdian demi nusa dan bangsa Indonesia. Amien.
Jakarta, Desember 2019
Penulis,
Hendro Dewanto, S.H., M.Hum.
1
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
A. Latar Belakang
A.1. Rencana Strategis Kejaksaan R.I. Tahun 2015-2019
1.1. Visi
Visi adalah Rumusan Umum mengenai keadaan yang
diinginkan pada akhir periode perencanaan, yang disusun secara
rasional, singkat, padat, mudah di pahami, mudah di ingat dan
realistis/ fleksibel.1 Visi Kejaksaan R.I Tahun 2015-2019 adalah :
1.2 Misi
Misi merupakan rumusan umum mengenai upaya-upaya yang
akan dilaksanakan untuk mewujudkan visi. Dalam rangka
mewujudkan visinya, Kejaksaan R.I. menetapkan Misi tahun 2015-
2019 sebagai berikut :
1 Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional
Republik Indonesia Nomor: 5 Tahun 2019 tentang Tata Cara Penyusunan Rencana Strategis Kementerian/Lembaga Tahun 2020-2024.
Meningkatkan peran Kejaksaan R.I. dalam program pencegahantindak pidana;
Meningkatkan profesionalisme Jaksa dalam penanganan perkaratindak pidana;
Meningkatkan peran Jaksa Pengacara Negara dalam penyelesaianmasalah perdata dan tata usaha negara;
Mewujudkan upaya penegakan hukum yang memenuhi rasa keadilanmasyarakat;
Mempercepat pelaksanaan Reformasi Birokrasi danTat KelolaKejaksaan R.I.yang bersih dan bebas KKN;
BAB I PENDAHUUAN
“MENJADI LEMBAGA PENEGAK HUKUM YANG PROFESIONAL, PROPORSIONAL DAN AKUNTABEL”.
2
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
1.3. Tujuan
Tujuan merupakan penjabaran Visi Kementerian/Lembaga yang
bersangkutan dan dilengkapi dengan rencana sasaran nasional yang
hendak dicapai dalam rangka mencapai sasaran Program Prioritas
Presiden. Visi Kejaksaan RI yang dijabarkan dalam tujuan yang
hendak dicapai Tahun 2015-2019 adalah sebagai berikut :
1) Meningkatnya penyelamatan serta pemulihan kerugian
keuangan negara (Diukur dengan : Jumlah keuangan negara
yang diselamatkan dan dipulihkan);
2) Meningkatnya penegakan hukum berkualitas yang berorientasi
pada kepastian hukum, keadilan dan bermanfaat bagi
masyarakat dan pencari keadilan; (diukur dengan: Jumlah
perkara yang in kracht dan telah dieksekusi)
3) Meningkatnya kewibawaan pemerintah dalam menyelesaikan
permasalahan atau sengketa hukum perdata dan tata usaha
negara (Diukur dengan : Jumlah perkara perdata dan tata usaha
negara yang diselesaikan melalui jalur litigasi dan non litigasi);
4) Meningkatnya kepercayaan masyarakat terhadap Kejaksaan R.I.
(Diukur dengan : Berkurangnya laporan pengaduan masyarakat
terhadap kinerja aparat kejaksaan);
5) Terwujudnya reformasi birokrasi dan tata kelola pemerintahan
yang baik di instansi Kejaksaan R.I. (Diukur dengan :
Meningkatnya opini BPK dari WDP menjadi WTP dan
meningkatnya Nilai Akuntabilitas Kinerja);
1.4. Sasaran Strategis
Sasaran strategis Sasaran Strategis adalah kondisi yang akan
dicapai secara nyata oleh Kementerian/Lembaga yang
mencerminkan pengaruh yang ditimbulkan oleh adanya hasil satu
atau beberapa program. Sasaran strategis yang dirumuskan akan
menjadi tolak ukur yang jelas dalam penyusunan Strategi, Program
dan Kegiatan beserta Indikator Keberhasilannya. Untuk tahun 2015-
2019 Kejaksaan RI menetapkan sasaran strategis sebagai berikut :
3
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
1) Meningkatnya pengembalian kerugian keuangan Negara
melalui jalur pidana dan perdata;
2) Terwujudnya penegakan hukum yang berorientasi pada
kepastian hukum;
3) Meningkatnya keberhasilan penyelesaian perkara perdata dan
tata usaha Negara;
4) Meningkatnya kualitas pelayanan hukum;
5) Terwujudnya penyelenggaraan Reformasi Birokrasi Kejaksaan
R.I.;
Dalam mencapai visi, misi, tujuan dan sasaran strategis organisasi
Kejaksaan R.I., khususnya bidang pengawasan berdasarkan Peraturan
Jaksa Agung Republik Indonesia Nomor PER-006/A/JA/07/2017 Tentang
Organisasi Dan Tata Kerja Kejaksaan Republik Indonesia mempunyai
tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada Pasal 521 dan Pasal 522,
yaitu:
1) Jaksa Agung Muda Bidang Pengawasan mempunyai tugas dan
wewenang melaksanakan tugas dan wewenang Kejaksaan di bidang
pengawasan.
2) Lingkup bidang pengawasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
meliputi perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian pelaksanaan
pengawasan atas kinerja dan keuangan intern Kejaksaan, serta
pelaksanaan pengawasan untuk tujuan tertentu atas penugasan
Jaksa Agung sesuai dengan ketentuan peraturan
perundangundangan.
Selanjutnya Jaksa Agung Muda Bidang Pengawasan dalam
melaksanakan tugas dan wewenangnya menyelenggarakan fungsi:
a. perumusan kebijakan di bidang pengawasan intern Kejaksaan;
b. pelaksanaan dan pengendalian pengawasan intern Kejaksaan
terhadap kinerja dan keuangan melalui audit, reviu, evaluasi,
pemantauan, dan kegiatan pengawasan lainnya;
4
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
c. pelaksanaan pengawasan untuk tujuan tertentu atas penugasan
Jaksa Agung sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan;
d. koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan di bidang
pengawasan;
e. pelaksanaan hubungan kerja dengan instansi atau lembaga baik di
dalam negeri maupun di luar negeri;
f. penyusunan laporan hasil pengawasan; dan
g. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Jaksa Agung
A.2. Kondisi Saat Ini
Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta sebagai satuan kerja kejaksaan di
provinsi khususnya di bidang pengawasan, melaksanakan tugas
pengendalian perencanaan dan pengawasan atas kinerja dan keuangan
intern serta tugas pengawasan lainnya di Lingkungan Kejaksaan Tinggi,
Kejaksaan Negeri dan Cabang Kejaksaan Negeri.2 Dalam melaksanakan
tugasnya Kepala Kejaksaan Tinggi dibantu oleh Asisten Pengawasan.
Asisten Bidang Pengawasan mempunyai tugas melaksanakan
perencanaan, pelaksanaan dan pengendaliaan pelaksanaan pengawasan
atas kinerja dan keuangan, serta pelaksanaan pengawasan terhadap
disiplin pegawai Kejaksaan pada satuan kerja di daerah hukum Kejaksaan
Tinggi yang bersangkutan, serta melaksanakan pengawasan untuk tujuan
tertentu atas penugasan Kepala Kejaksaan Tinggi sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan. Asisten Bidang Pengawasan
menyelenggarakan fungsi:
a. penyusunan rencana dan program kerja bidang pengawasan;
b. pelaksanaan dan pengendalian pemeriksaan terhadap kinerja dan
keuangan pada satuan kerja di daerah hukum Kejaksaan Tinggi yang
bersangkutan sesuai dengan program kerja pengawasan tahunan dan
kebijakan pimpinan;
2 Pasal 792 Peraturan Jaksa Agung Republik Indonesia Nomor PER-006/A/JA/07/2017 Tentang Organisasi Dan Tata
Kerja Kejaksaan Republik Indonesia
5
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
c. pelaksanaan pemeriksaan atas adanya temuan, laporan, pengaduan
dugaan pelanggaran disiplin, penyalahgunaan jabatan atau
wewenang dan mengusulkan penindakan terhadap pegawai
Kejaksaan pada satuan kerja di daerah hukum Kejaksaan Tinggi yang
bersangkutan yang terbukti melakukan pelanggaran disiplin atau
tindak pidana;
d. pelaksanaan penyidikan terhadap pegawai Kejaksaan pada satuan
kerja di daerah hukum Kejaksaan Tinggi yang bersangkutan apabila
berdasarkan hasil pemeriksaan terdapat cukup bukti melakukan
tindak pidana korupsi setelah mendapatkan persetujuan Jaksa Agung;
e. pelaksanaan pemantauan dan pemutakhiran tindak lanjut hasil
pengawasan, terhadap petunjuk penertiban dan perbaikan yang telah
disampaikan kepada satuan kerja yang di inspeksi di daerah hukum
Kejaksaan Tinggi yang bersangkutan;
f. pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan penyusunan laporan berkala
terkait pelaksanaan rencana dan program kerja, program kerja
pengawasan tahunan maupun laporan pengawasan lainnya yang
diwajibkan;
g. pelaksanaan pemberian saran dan pertimbangan kepada kepala
Kejaksaan Tinggi sehubungan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi
di bidang pengawasan;
h. pelaksanaan pengawasan untuk tujuan tertentu atas penugasan
Kepala Kejaksaan Tinggi sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
i. pelaksanaan eksaminasi khusus yang dilaksanakan berdasarkan
laporan pengaduan atau temuan tentang adanya indikasi pelanggaran
disiplin dalam penanganan perkara; dan
j. pelaksanaan koordinasi kerja sama pengawasan dengan Aparat
Pengawasan Internal Pemerintah lainnya.
Asisten Bidang Pengawasan dalam melaksanakan tugas dan
fungsinya dibantu oleh:
a. Pemeriksa Kepegawaian dan Tugas Umum;
6
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
b. Pemeriksa Intelijen;
c. Pemeriksa Tindak Pidana Umum;
d. Pemeriksa Tindak Pidana Khusus;
e. Pemeriksa Perdata dan Tata Usaha Negara;
f. Pemeriksa Keuangan, Perlengkapan dan Proyek Pembangunan; dan
g. Kelompok Jabatan Fungsional.3
Selain itu, masing-masing Pemeriksa dibantu oleh 2 (dua) orang
Pemeriksa Pembantu, sedangkan kelompok Jabatan Fungsional adalah
kelompok fungsional Auditor.4
Guna memberikan gambaran secara jelas berkenaan dengan
Struktur Organisasi Asisten Bidang Pengawasan pada Kejaksaan Tinggi
dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :
Gambar 1 : Struktur Organisasi Asisten Bidang Pengawasan
3 Pasal 911 Peraturan Jaksa Agung Republik Indonesia Nomor PER-006/A/JA/07/2017 Tentang Organisasi Dan Tata
Kerja Kejaksaan Republik Indonesia 4 Pasal 912-Pasal 936 Peraturan Jaksa Agung Republik Indonesia Nomor PER-006/A/JA/07/2017 Tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Kejaksaan Republik Indonesia
KEPALA KEJAKSAAN TINGGI
PEMERIKSA PEGASUM
RIKBAN
ASISTEN PENGAWASAN
PEMERIKSA KEUANGAN
PEMERIKSA PIDUM
PEMERIKSA PIDSUS
PEMERIKSA INTELIJEN
PEMERIKSA DATUN
RIKBAN
RIKBAN
RIKBAN
RIKBAN
RIKBAN
RIKBAN
RIKBAN
RIKBAN
RIKBAN
RIKBAN
RIKBAN
Kelompok Jabatan Fungsional/Auditor
7
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Asisten Bidang
Pengawasan didukung kesediaan sumber daya manusia, sebagai berikut:
NO. JENIS PEGAWAI JUMLAH KETERANGAN
1. Pejabat Struktural 9 Belum Terisi Lengkap
2. Jaksa Fungsional 14 Rata-rata usia di atas 50 tahun
3. Auditor Pratama 2
4. Administrasi 4
JUMLAH 29
Tabel 1 : Data Jumlah Pegawai Asisten Pengawasan Kejati DKI Jakarta
Sementara itu, satuan kerja dan sumber daya manusia yang tersedia
dalam rangka pelaksanaan pengawasan atas kinerja dan keuangan, serta
pelaksanaan pengawasan terhadap disiplin pegawai Kejaksaan pada
satuan kerja di daerah hukum Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta adalah
sebagai berikut:
NO. SATKER JUMLAH PEGAWAI
KET
1. Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta 203
2. Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat 75
3. Kejaksaan Negeri Jakarta Barat 76
4. Kejaksaan Negeri Jakarta Utara 85
5. Kejaksaan Negeri Jakarta Timur 103
4. Kejaksaan Negeri Jakarta Selatan 91
JUMLAH 633
Tabel 2 : Data Jumlah Satker dan SDM (Auditee)
Selanjutnya tugas dan fungsi bidang pengawasan tersebut
dioperasionalkan oleh sumber daya manusia yang tersedia dalam rangka
mencapai Sasaran Strategis bidang Pengawasan yaitu: “Meningkatnya
8
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
efektivitas pengendalian internal”, dengan Indikator Kinerja Utama (Key
Performance Indicator) bidang pengawasan yang ditetapkan adalah:
1) Persentase satuan kerja yang melaksanakan sistem pegendalian
secara memadai.
2) Tingkat maturitas (Sistem Pengendalian Intern Pemerintah) SPIP
Kejaksaan Tinggi.
3) Persentase Penyelesaian tindak lanjut hasil pemeriksaan temuan dari
Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) dan Badan Pengawasan
Keuangan dan Pembangunan (BPKP).
4) Persentase pengaduan masyarakat yang ditindaklanjuti.5
Berdasarkan data capaian kinerja atas indikator kinerja utama bidang
pengawasan khususnya terkait Laporan Pengaduan Masyarakat (LAPDU)
belumlah memuaskan. Hal tersebut terlihat berdasarkan data sebagai
berikut:
a) Penanganan Lapdu Januari s/d Desember tahun 2017
1. Jumlah lapdu yang masuk : 158 lapdu
2. Sisa tahun 2016 : 0 lapdu
Jumlah 0 Lapdu
3. Ditindak lanjuti:
1. Klarifikasi (selesai) 2. Inspeksi Kasus
:
:
13 lapdu
10 lapdu
Jumlah 23 lapdu
4. Lapdu yang belum terselesaikan : 0 lapdu
5.
Jumlah yang sudah dijatuhi hukuman disiplin : 5 orang
Terdiri dari: 1. Jaksa 2. Pegawai TU
:
:
3 orang
2 orang
Tabel 3 : Data Lapdu Tahun 2017
5 Peraturan Jaksa Agung Republik Indonesia Nomor PER-005/A/JA/06/2017 tentang Penetapan Indikator Kinerja
Utama Kejaksaan Republik Indonesia Tahun 2015-2019
9
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
b) Penanganan Lapdu Januari s/d Desember tahun 2018
1. Jumlah lapdu yang masuk : 37 lapdu
2. Sisa tahun 2017 : 0 lapdu
Jumlah 0 Lapdu
3. Ditindak lanjuti:
3. Klarifikasi (selesai) 4. Inspeksi Kasus
:
:
33 lapdu
4 lapdu
Jumlah 37 lapdu
4. Lapdu yang belum terselesaikan : 0 lapdu
5.
Jumlah yang sudah dijatuhi hukuman disiplin : 5 orang
Terdiri dari: 3. Jaksa 4. Pegawai TU
:
:
3 orang
2 orang
Tabel 4 : Data Lapdu Tahun 2018
c) Penanganan Lapdu Januari s/d November tahun 2019
1. Jumlah lapdu yang masuk : 20 lapdu
2. Sisa tahun 2018 : 0 lapdu
Jumlah 0 Lapdu
3. Ditindak lanjuti:
5. Klarifikasi (selesai) 6. Inspeksi Kasus
:
:
15 lapdu
5 lapdu
Jumlah 20 lapdu
4. Lapdu yang belum terselesaikan : 5 lapdu
Jumlah 15 Lapdu
5.
Jumlah yang sudah dijatuhi hukuman disiplin : 6 orang
Terdiri dari: 5. Jaksa 6. Pegawai TU
:
:
5 orang 1 orang
Tabel 5 : Data Lapdu Tahun 2019
B. Permasalahan Yang Dihadapi dan dampak Terhadap Lembaga
Dalam Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design
Reformasi Birokrasi Nasional, diharapkan pada tahun 2025 pembangunan
birokrasi di Indonesia telah mencapai tahap dynamic governance, yang
bermakna pencapaian tujuan dan sasaran pembangunan semakin baik yang
ditandai dengan:
10
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
a. tidak ada korupsi;
b. tidak ada pelanggaran;
c. APBN dan APBD baik;
d. semua program selesai dengan baik;
e. semua perizinan selesai dengan cepat dan tepat;
f. komunikasi dengan publik baik;
g. penggunaan waktu (jam kerja) efektif dan produktif;
h. penerapan reward dan punishment secara konsisten dan berkelanjutan;
i. hasil pembangunan nyata (propertumbuhan, prolapangan kerja, dan
propengurangan kemiskinan)
Berdasarkan Grand Design Reformasi Birokrasi Nasional tersebut dapat
diambil suatu hipotesa bahwa salah satu parameter organisasi publik yang baik
atau diharapkan adalah organisasi publik yang tidak lagi mendapatkan complain
dari masyarakat sebagai pengguna layanan, karena organisasi publik telah
menerapkan prinsip-prinsip pengelolaan organisasi yang baik sebagai suatu
dynamic governance.
Mencermati data-data laporan pengaduan masyarakat sebagaimana terurai
di atas, dapat digambarkan bahwa Laporan Pengaduan Masyarakat (LAPDU) di
Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta dan Kejaksaan Negeri se-DKI Jakarta cenderung
meningkat. Hal tersebut mengindikasikan belum optimalnya kinerja pengawasan
dalam melakukan pengawasan melekat maupun pengawasan fungsional baik
terkait kinerja, keuangan maupun penegakan disiplin pegawai.
Secara garis besar dari sejumlah laporan pengaduan masyarakat yang
masuk dan telah ditindaklanjuti pada tahun 2017, tahun 2018 dan tahun 2019
adalah berkaitan dengan penyalahgunaan wewenang, kesalahan prosedur dan
ketidaktaatan terhadap peraturan urusan dalam dan disiplin pegawai. Hal
tersebut dapat digambarkan dalam grafik sebagai berikut:
11
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Chart 1: Karakteristik Laporan Pengaduan Masyarakat Tahun 2017
Chart 2: Karakteristik Laporan Pengaduan Masyarakat Tahun 2018
14%
68%
18%
KARAKTERISTIK LAPORAN PENGADUAN MASYARAKAT TAHUN 2017
PENYALAHGUNAAN WEWENANG
KESALAHAN PROSEDUR
KETIDAKTAATAN PUDK DANDISIPLIN
11%
70%
19%
KARAKTERISTIK LAPORAN PENGADUAN MASYARAKAT TAHUN 2018
PENYALAHGUNAAN WEWENANG
KESALAHAN PROSEDUR
KETIDAKTAATAN PUDK DANDISIPLIN
12
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Chart 3: Karakteristik Laporan Pengaduan Masyarakat Tahun 2019
Berdasarkan data karakteristik laporan pengaduan masyarakat yang
masuk dan telah diselesaikan pada tahun 2017 sejumlah 23 (dua puluh tiga)
Lapdu, tahun 2018 sejumlah 37 (tiga puluh tujuh) Lapdu dan tahun 2019
sejumlah 20 (dua puluh) Lapdu dapat dianalisis sebagai berikut:
1. Laporan pengaduan masyarakat terhadap aparatur Kejaksaan Tinggi DKI
Jakarta yang paling banyak periode 3 (tiga) tahun terakhir adalah yang
berkaitan kesalahan prosedur dalam pelaksanaan tugas fungsi
penanganan perkara pidana, yaitu tahun 2017 sebesar 68%, Tahun 2018
sebesar 70% dan Tahun 2019 sebesar 79%.
2. Laporan pengaduan masyarakat terhadap aparatur Kejaksaan Tinggi DKI
Jakarta terkait ketidakpatuhan terhadap Peraturan Urusan Dalam
Kejaksaan (PUDK) dan Disiplin menduduki posisi kedua, yaitu tahun 2017
sebesar 18%, Tahun 2018 sebesar 19% dan Tahun 2019 sebesar 5 %.
3. Laporan pengaduan masyarakat terhadap aparatur Kejaksaan Tinggi DKI
Jakarta terkait perbuatan penyalahgunaan kewenangan menduduki posisi
ketiga yaitu tahun 2017 sebesar 14%, Tahun 2018 sebesar 11% dan
Tahun 2019 sebesar 16 %.
16%
79%
5%
KARAKTERISTIK LAPORAN PENGADUAN MASYARAKAT TAHUN 2019
PENYALAHGUNAAN WEWENANG
KESALAHAN PROSEDUR
KETIDAKTAATAN PUDK DANDISIPLIN
13
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Data tersebut di atas mencerminkan bahwa permasalahan kesalahan
prosedur menjadi masalah terbanyak yang diadukan oleh masyarakat yaitu
rata-rata 72% dalam tiga tahun terakhir. Di samping itu, permasalahan
kesalahan prosedur juga cenderung meningkat dari tahun-ketahun. Hal
tersebut dapat disebabkan oleh beberapa faktor antara lain: kapabilitas sumber
daya manusia, kelebihan beban kerja, dan kelalaian ataupun kesengajaan yang
oleh pelaku kerja.
Selain itu, perlu juga dicermati terkait tindak lanjut penanganan laporan
pengaduan masyarakat karena hal tersebut akan mempengaruhi tingkat
kepuasan pelapor sebagai pengguna layanan. Faktor transaparansi dan
akuntabilitas penanganan laporan pengaduan masyarakat oleh aparatur
pengawasan kejaksaan menjadi kunci naiknya tingkat kepuasan pelapor. Di
samping itu, perlu juga diperhatikan terkait ketersediaan sumber daya manusia
baik secara kuantitas dan kualitas dalam pelaksanaan pengawasan atas kinerja
dan keuangan, serta pelaksanaan pengawasan terhadap disiplin pegawai
Kejaksaan pada satuan kerja di daerah hukum Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta.
Mengingat, adanya ketidakseimbangan antara jumlah aparatur bidang
pengawasan yang terbatas yaitu sejumlah 29 (dua puluh Sembilan) orang
dibandingkan banyaknya jumlah aparatur di lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI
Jakarta sejumlah 633 (enam ratus tiga puluh tiga) orang yang perlu dilakukan
pengawasan. Kompleksitas permasalahan yang dihadapi aparatur Kejaksaan
Tinggi DKI Jakarta dalam melaksanakan kinerjanya juga menjadi pertimbangan,
mengingat Jakarta adalah ibu kota Negara sekaligus kota pusat bisnis di
Indonesia.
Permasalahan laporan pengaduan masyarakat di Kejaksaan Tinggi DKI
Jakarta tersebut dan segala kondisi yang mempengaruhinya, apabila tidak
dikelola dengan baik yaitu dengan menekan seminimal mungkin laporan
pengaduan masyarakat yang masuk dan mengeliminir faktor-faktor yang
mempengaruhi sebagai penyebab timbulnya laporan pengaduan masyarakat,
maka akan memberikan dampak negatif, sebagai berikut:
14
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
1) bagi pelapor yaitu timbulnya rasa tidak puas/kecewa atas penanganan
tindak lanjut laporan pengaduan laporan pengaduan masyarakat oleh
aparat pengawasan kejaksaan yang tidak transparan dan akuntabel;
2) bagi aparatur kejaksaan yaitu tidak nyaman dalam bekerja karena selalu
dihantui munculnya laporan pengaduan masyarakat dan tindakan
pengawasan yang bersifat menindak (watchdog).
3) bagi Lembaga adalah semakin menurunnya tingkat kepercayaan publik
terhadap Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta, dan;
4) menurunnya marwah aparatur Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta selaku
aparat penegak hukum.
Berkaitan dengan gambaran permasalahan dan dampak bagi lembaga
Kejaksaan R.I. secara umum maupun Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta khususnya,
maka Kejaksaan R.I. secara organisatoris telah melakukan langkah-langkah
pembenahan yaitu melalui Rapat Kerja Kejaksaan Tahun 2018 yang
merekomendasikan perlunya merubah paradigma bidang pengawasan dari
Watchdog menjadi Consultant dan Catalyst yang selanjutnya diterbitkan Surat
Edaran Jaksa Agung Muda Pengawasan Nomor B-69/H/Hjw/06/2019 perihal
Perubahan Paradigma Bidang Pengawasan dari Watchdog menjadi Consultant
dan Catalyst, yang pada pokoknya memberikan arahan umum terkait:
1) Pemeriksaan Ketaatan Satuan Kerja Terhadap Perturan yang Berlaku.
2) Pemeriksaan Akuntabilitas Keuangan.
3) Pendampingan dalam Perencanaan Program dan Anggaran.
4) Pendampingan dalam Penyusunan Laporan Kinerja dan Laporan
Keuangan
5) Pemberian Konsultasi Terhadap Pelaksanaan Tugas Bidang Lain.
6) Pembangunan Lingkungan Yang Bersih dan Bebas
Dengan penguatan tugas bidang pengawasan dalam pelaksanaan
kegiatan konsultasi dan katalis diharapkan laporan pengaduan masyarakat yang
masuk dapat ditekan seminimal mungkin. Namun demikian, terkait pelaksanaan
kegiatan konsultasi/katalis belum terlaksana secara maksimal karena sarana
dan prasarana pendukung belum tersedia. Untuk itulah implementasi kegiatan
15
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
konsultasi/katalis di lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI dijadikan sebagai gagasan
proyek perubahan.
Guna memudahkan memahami kondisi saat ini, akibat, terobosan dan
kondisi yang diharapkan, maka dapat disimak pada gambar bagan sebagai
berikut :
Gambar 2: Gagasan Proyek Perubahan
C. Instrumen Analisis
Upaya terobosan pelaksanaan kegiatan konsultasi perlu dilakukan dalam
rangka mengakselerasi peningkatan kinerja dan pembinaan integritas ASN.
Apabila kondisi kinerja dan integritas ASN yang tidak maksimal tersebut
dibiarkan berlarut-larut tanpa melakukan langkah perbaikan yang bersifat
strategis, akan mengancam Kejaksaan R.I. sebagai sebuah lembaga
pemerintahan yang melaksanakan kekuasaan Negara di bidang penuntutan dan
tugas lain yang diberikan undang-undang, yaitu menurunnya kepercayaan publik
Kondisi Yang Diinginkan Minimalnya Laporan Pengaduan
Masyarakat terhadap aparatur Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Kondisi Saat Ini
• Laporan Pengaduan Masyarakat meningkat dari tahun ke tahun
• Komplesitas masalah yang dihadapi aparat dalam pelaksanaan tugas fungsi
• Jumlah SDM Terbatas
• Pelaksanaan Layanan Manual
• Belum ada mekanisme yang efektif dan efisien.
Dampak
• Bagi aparatur tidak nyaman dalam bekerja
• Bagi pelapor tidak mendapatkan kepastian atas tindak lanjut laporannya
• Menurunnya tingkat kepercayaan public terhadap Lembaga Kejaksaan
• Hilangnya marwah aparatur kejaksaan selaku aparat penegak hukum
Milestone
Jangka Pendek / Jangka Menengah / Jangka Panjang
S O L U S I
16
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
dan hilangnya kewibawaan serta marwah kejaksaan selaku aparat penegak
hukum.
Berdasarkan uraian tersebut, dapat dilakukan Analisis Jabatan Pratama
saat ini dengan menggunakan Analisis SWOT yaitu menyangkut implementasi
pelaksanaan kegiatan Konsultasi di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta,
sebagai berikut:
STRENGTH WEAKNESSES
1. Tersedianya SDM Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta yang mampu membangun teknologi informasi yang sederhana dan praktis
2. Tersedianya Pusat Data dan Statistik Kriminal Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
1. Tugas Konsultasi kurang diminati
2. SDM Pengawasan yang berpendidikan teknologi informasi terbatas
OPPORTUNITIES SO SRATEGY (Strength-Opportunities)
WO STRATEGY (Weakness-Opportunities)
1. Ada keinginan SDM Pengawasan untuk mengembangkan program konsultasi berbasis elektronik
2. Kesediaan pihak donor untuk membantu bidang pengawasan dalam melakukan pembenahan internal termasuk pengembangan teknologi informasi
1. Mengembangkan program teknologi Informasi dalam pelaksanaan tugas konsultasi bidang pengawasan
2. Mengembangkan kompetensi pelaksanaan tugas konsultasi berbasis elektronik
1. Membentuk Tim Program Teknologi Informasi pelaksanaan tugas konsultasi bidang pengawasan.
2. Mengembangkan konsep pemutakhiran kinerja pengawasan
THREATS ST STRATEGY (Strength-
Threats) WT STRATEGY (Weakness-
Threats)
1. Lambatnya adaptasi perkembangan Teknologi Informasi bagi SDM bidang pengawasan
2. Konsep pemutakhiran kinerja pengawasan belum jelas.
1. Menambah petugas pranata computer di bidang pengawasan
2. Meningkatkan keterampilan penggunaan teknologi informasi bagi SDM bidang pengawasan.
1. Meningkatkan Dinamika Kelompok terapan teknologi informasi di bidang pengawasan
2. Menguatkan budaya Teknologi Informasi di bidang pengawasan
Tabel 6: Analisis SWOT Implementasi Pelaksanaan Kegiatan Konsultasi
Berdasarkan analisis SWOT tersebut di atas diambil sebagai isu terpilih
yaitu mengembangkan program teknologi Informasi dalam pelaksanaan tugas
konsultasi bidang pengawasan, dengan:
17
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
1. Kondisi saat ini dari isu terpilih, adalah Laporan Pengaduan Masyarakat
(LAPDU) di lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta yang cenderung
meningkat dari tahun ke tahun. Selain itu, adanya keengganan pihak
auditee dan pihak terkait LAPDU, yakni pelapor dan terlapor untuk
melakukan konsultasi;
2. Kondisi ideal yang ingin dicapai, adalah meminimalisir Laporan Pengaduan
Masyarakat (LAPDU) karena diselesaikan secara dini melalui kegiatan
konsultasi
3. Terobosan inovatif untuk mencapai kondisi ideal adalah dengan
membangun sistem informasi Pojok Curhat berbasis elektronik sebagai
sarana pelaksanaan kegiatan konsultasi dalam rangka menurunkan
Laporan Pengaduan Masyarakat, sehingga tercapai peningkatan kinerja
dan integritas ASN Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta.
D. Identifikasi Ruang Lingkup Kegiatan
Dalam proyek perubahan membangun sistem informasi Pojok Curhat
berbasis elektronik sebagai sarana pelaksanaan kegiatan konsultasi dalam
rangka menurunkan Laporan Pengaduan Masyarakat di lingkungan Kejaksaan
Tinggi DKI Jakarta, dapat digambarkan identifikasi ruang lingkup kegiatan yang
akan dilakukan, sebagai berikut:
D.1. Kegiatan Jangka Pendek ( 2 bulan)
1) Terbentuknya Tim Terpadu Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis
Elektronik
2) Tersedianya Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik
3) Tersedianya SOP Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik
4) Terbentuknya Tim Pengelola Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis
Elektronik
5) Terbentuknya Tim Help Desk Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis
Elektronik
6) Tersosialisasi Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis
Elektronik
18
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
7) Terlaksananya uji Coba Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis
Elektronik
8) Terlaksananya Penyempurnaan Sistem Informasi Pojok Curhat
Berbasis Elektronik
9) Terlaksananya Launching dan Penandatanganan Komitmen
Bersama Perwakilan Stakeholder.
D.2. Kegiatan Jangka Menengah (6 bulan – 1 tahun)
1. Terbitnya Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang
Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik di
Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI.
2. Terbitnya Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Standar
Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis
Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI
3. Terbentuknya Satgas Konsultasi di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI
D.3. Kegiatan Jangka Panjang (1 tahun -2 tahun)
1) Terbitnya Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang
Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik di
Lingkungan Kejaksaan R.I.
2) Terbitnya Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang
Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis
Elektronik di Lingkungan Kejaksaan R.I.
E. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan
D.1. Tujuan
Seiring dengan perubahan paradigma bidang pengawasan
Kejaksaan R.I. dari paradigma watchdog menjadi konsultan dan katalis,
maka bidang pengawasan dituntut untuk bergerak secara cepat dalam
perubahan paradigma dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya. Semula,
bidang pengawasan terkesan angker, suka mencari kesalahan dan suka
menghukum, secepatnya berubah menjadi pengawasan sebagai mitra
kerja yang berfungsi konsultasi, pemberian saran, bimbingan teknis dan
19
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
mengakselerasi seluruh bidang dalam mencapai target kinerja dengan
dukungan sumber daya manusia yang kapabel dan berintegritas.
Perubahan tidak sekedar bagaimana merangkai kata, melainkan tentang
keefektifan dalam melakukan perubahan yang baik dan nyata.
Perkembangan era teknologi dan cepatnya perubahan kehidupan
dalam berorganisasi membutuhkan juga adanya perubahan dan
penyesuaian (adaptif) sesuai dengan perkembangan zaman. Oleh
karena itu, gagasan Proyek Perubahan membangun system informasi
pojok curhat, bertujuan bagi organisasi dan stakeholder, sebagai berikut:
a. Jangka pendek:
- Tersusunnya pemetaan stakeholder beserta
program/kegiatan sesuai tugas dan fungsinya untuk
operasionalisasi Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis
Elektronik
- Terciptanya komitmen bersama seluruh stake holder
dalam penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat
Berbasis Elektronik.
b. Jangka Menengah:
Terwujudnya penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat
Berbasis Elektronik di lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta,
dan
c. Jangka Panjang:
Terlaksananya secara optimal kegiatan Konsultansi Bidang
Pengawasan di lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta yang
dapat dimanfaatkan di seluruh jajaran Jaksa Agung Muda
Pengawasan Kejaksaan R.I.
D.2 Manfaat
Berbekal dari proses pembelajaran selama PKN Tingkat II ini
sampai dengan menghasilkan rumusan gagasan Proyek Perubahan
dimaksudkan dapat memberikan manfaat yang berarti baik kepada diri
saya sendiri dan khususnya kepada institusi dimana tempat saya
20
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
mengabdi. Adapun manfaat dari proyek perubahan ini nantinya tidak
hanya dirasakan oleh institusi secara internal, akan tetapi juga dapat
dirasakan oleh eksternal, khususnya para saksi dan korban.
Sehubungan dengan hal tersebut, maka manfaat dari proyek
perubahan ini dapat dikategorikan menjadi 2 (dua), yakni :
Internal
Dengan pemberlakuan proyek perubahan ini, diharapkan nantinya
secara praktis dapat memberikan manfaat bagi Pimpinan Kejaksaan
untuk dapat mengetahui secara cepat dan tepat informasi/data berbagai
permasalahan yang dikeluhkan oleh pengguna layanan kejaksaan
sehingga dapat dilakukan langkah antisipatif munculnya reaksi
ketidakpuasan oleh pelapor.
Melalui sistem informasi pojok curhat nantinya, diharapkan
Kemudahan dalam proses pelayanan konsultasi baik terkait kinerja
maupun integritas ASN karena dilakukan secara online.
Manfaat yang lain dengan semakin baiknya layanan konsultasi maka
stakeholder memperoleh kepastian/jawaban tertulis yang dapat
diperoleh melalui media online.
Eksternal
Di samping manfaat secara internal, proyek perubahan ini juga
diharapkan dapat memberikan manfaat secara eksternal. Hal yang
utama manfaat proyek perubahan ini dapat dinikmati oleh Satker lain
dapat memanfaatkan Sistem Informasi Pojok Curhat dalam hal
mendapatkan adanya permasalahan yang sejenis di satker
bersangkutan.
F. Output dan Outcome
Output dari proyek perubahan penguatan kegiatan konsultasi bidang
pengawasan ini dibagi menjadi output jangka pendek, output jangka menengah
dan output jangka Panjang, yaitu sebagai berikut:
21
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
a. Output jangka pendek:
Dokumen yang menjelaskan telah:
▪ Tersusunnya pemetaan stakeholder beserta program/kegiatan
sesuai tugas dan fungsinya untuk operasionalisasi Sistem
Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik
▪ Terciptanya komitmen bersama seluruh stake holder dalam
penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik.
b. Output jangka menengah:
Dokumen penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis
Elektronik di lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta, yaitu:
▪ Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Penggunaan
Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik di Lingkungan
Kejaksaan Tinggi DKI.
▪ Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Standar
Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis
Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI
c. Output jangka Panjang:
Dokumen penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis
Elektronik di lingkungan Kejaksaan R.I., yaitu:
▪ Terbitnya Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan
tentang Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis
Elektronik di Lingkungan Kejaksaan R.I.
▪ Terbitnya Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan
tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas
Konsultasi Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan R.I.
Adapun outcome yang diharapkan tercapai dari proyek perubahan ini
adalah adalah tersosialiasasikannya Standar Operasional Prosedur Pelaksaan
Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik dan pengoperasionalan Sistem Informasi
Pojok Curhat Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan R.I. Selanjutnya,
22
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
untuk impact yang diharapkan dari proyek perubahan ini adalah penurunan
Laporan Pengaduan Masyarakat di lingkungan Kejaksaan R.I.
23
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
A. Tahapan Perubahan Rencana Strategis
Pelaksanaan proyek perubahan dibagi menjadi 3 tahap, yaitu jangka
pendek, jangka menengah dan jangka Panjang. Masing-masing tahap dibuat
milestone untuk pencapaian tujuan di setiap tahapan yang sudah ditetapkan dan
kemudian dituangkan dalam aktivitas berupa target pekerjaan yang akan
dilaksanakan dalam proyek perubahan ini.
1. Jangka Pendek
Pada pentahapan jangka pendek ini dimaksudkan untuk menyiapkan
pemetaan stakeholder beserta program/kegiatan sesuai tugas dan
fungsinya untuk operasionalisasi Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis
Elektronik dan terciptanya komitmen bersama seluruh stake holder dalam
penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik. Adapun
alokasi waktu pelaksanaan pada jangka pendek ini disesuaikan dengan
jadwal pembelajaran Pelatihan Kepemimpinan Nasional Tingkat II
Angkatan XXIV Tahun 2019 yaitu pada minggu I bulan Oktober 2019
sampai dengan minggu IV bulan November 2019. Adapun rangkaian
kegiatan yang akan dilakukan dan milestone jangka pendek sebagai
berikut:
No Kegiatan Output Waktu
MILESTONES ke-1
1. Dialog strategis bersama stakeholders
1.a. Dialog Strategis bersama Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Persetujuan Mentor terkait gagasan perubahan
10 September 2019
1.b. Rapat Persiapan • Daftar Inventarisasi Masalah berkenaan dengan penguatan tugas konsultasi bidang pengawasan
• Data Laporan Pengaduan Masyarakat Tahun 2017, 2018 dan 2019.
• Konsep Rencana Proyek Perubahan
12 September 2019 13 September 2019
BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
24
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
1.c. Rapat Pembahasan • Penyusunan Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta tentang Tim Terpadu.
• Penyusunan Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta tentang Tim Pengelola.
• Penyusunan Surat Perintah Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta tentang Tim Help Desk. (terlampir)
• Bidang Teknologi Informasi akan segera membahas disaign dan substansi system informasi pojok curhat berbasis elektronik.
3 Oktober 2019 s/d Minggu I November
2019
MILESTONES ke-2
2. Konsultasi dengan Tim Teknologi informasi
• Screen Shoot (design) Sistem Informasi Pojok Curhat
• Skema penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat
19 Oktober 2019 s/d Minggu I
November 2019
MILESTONES ke-3
3. Pembangunan dan Uji Coba Sistem Informasi Pojok Curhat
• Layanan Pojok Curhat
• Layanan SMS Center
• Buku Manual
• SOP Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat
19 oktober s/d Minggu ke II
November 2019
4. Sosialisasi Sistem Informasi Pojok Curhat
• Bahan Sosialisasi
• Standing Banner Pojok Curhat
23 Oktober 2019 s/d MInggu ke II November 2019
5. Launching dan Penandatanganan Komitmen Bersama Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat
• Sambutan Kajati DKI Jakarta
• Banner Komitmen Bersama
12 November 2019
Tabel 7 : Milestone Jangka Pendek
2. Jangka Menengah
Pada pentahapan jangka menengah ini dimaksudkan untuk
mewujudkan penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis
Elektronik di lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta. Dalam tahapan ini
dibagi dalam 3 (tiga) milestone, sebagai berikut:
25
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
No Kegiatan Output Waktu
Milestone ke-1
1 Penyusunan Konsep Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI.
Konsep Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang
Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis
Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI.
Bulan Desember 2019-Januari 2020
2 Penyusunan Konsep Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI
Konsep Keputusan Kepala Kejaksaan
Tinggi tentang Standar Operasional Prosedur
Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di
Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI
Bulan Desember 2019-Januari 2020
3 Penyusunan Konsep Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Tim Satuan Tugas Konsultasi
SK Tim Satuan Tugas Konsultasi Bulan Desember 2019-Januari 2020
Milestone ke-2
1 Penyusunan Konsep Final Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI.
Konsep Final Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang
Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis
Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI.
Bulan Februari 2020
2 Penyusunan Finalisasi Konsep Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI
Konsep Keputusan Kepala Kejaksaan
Tinggi tentang Standar Operasional Prosedur
Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di
Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI
Bulan Februari 2020
3 Penyusunan Finalisasi Konsep Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Tim Satuan Tugas Konsultasi
Konsep SK Tim Satuan Tugas Konsultasi
Bulan Februari 2020
Milestone ke-3
1 Terlaksananya uji Coba Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik dan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Laporan Hasil Uji Coba Bulan Maret -April 2020
2 Terlaksananya penyempurnaan Konsep Final Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Penggunaan Sistem Informasi
Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik dan Operasional
Bulan Maret -April 2020
26
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Pojok Curhat Berbasis Elektronik dan Operasional Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
3 Terlaksananya penyempurnaan Konsep Final Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Tim Satuan Tugas Konsultasi
SK Tim Satuan Tugas Konsultasi Bulan Maret -April 2020
4. Penandatanganan Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik dan Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik dan Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Bulan Mei 2020
Tabel 8: Milestone Jangka Menengah
3. Jangka Panjang
Pada pentahapan jangka panjang ini dimaksudkan untuk optimalisasi
kegiatan Konsultansi Bidang Pengawasan di lingkungan Kejaksaan Tinggi
DKI Jakarta yang dapat dimanfaatkan di seluruh jajaran Jaksa Agung Muda
Pengawasan Kejaksaan R.I. Dalam tahapan ini dibagi dalam 3 (tiga)
milestone, sebagai berikut:
No Kegiatan Output Waktu
Milestone ke-1
1 Penyusunan Konsep Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik di Kejaksaan R.I..
Konsep Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang Penggunaan
Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik di Kejaksaan R.I.
Bulan Juni 2020- Januari 2021
2 Penyusunan Konsep Surat Keputusan Jaksa Agung Muda
Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang Standar
Operasional Prosedur Pelaksaan
Bulan Juni 2020- Januari 2021
27
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Pengawasan tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Kejaksaan R.I.
Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Kejaksaan R.I.
Milestone ke-2
1 Penyusunan Konsep Final Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik di Kejaksaan R.I..
Konsep Final Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang Penggunaan
Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik di Kejaksaan R.I..
Bulan Februari-Maret 2021
2 Penyusunan Konsep Final Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Kejaksaan R.I.
Konsep Final Surat Keputusan Jaksa Agung Muda
Pengawasan tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan
Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Kejaksaan R.I.
Bulan Februari-Maret 2021
Milestone ke-3
1 Terlaksananya uji Coba Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik dan Standar Operasional Prosedur di Satuan Kerja tepilih dilingkungan Kejaksaan R.I. di seluruh Indonesia
Laporan Hasil Uji Coba Bulan April-September
2021
2 Terlaksananya penyempurnaan Konsep Final Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik dan Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Kejaksaan R.I. di Kejaksaan Republik Indonesia
Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Kejaksaan R.I.
Bulan Oktober 2021
3 Terlaksananya Launching dan Penandatanganan
Laporan Pelaksanaan Launching dan penandatanganan
Bulan Desember 2021
28
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik dan Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Tabel 9: Milestone Jangka Panjang
B. Pemberdayaan Organisasi Pembelajaran
Salah satu faktor kunci keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan ini
adalah adanya dukungan penuh dari atasan langsung maupun institusi serta
lembaga/pihak lain yang relevan. Berdasarkan hal tersebut, organisasi
pembelajaran merupakan upaya dan hasil yang telah dilakukan project leader
dalam mengembangkan organisasi, melalui pemberdayaan stakeholder internal
dan eksternal.
Ada kata bijak “bekerja dengan semangat, sungguh-sunguh dan ikhlas”.
Dengan semangat kata bijak tersebut, maka proyek perubahan ini dikelola
dengan koordinasi yang intensif antara Mentor, Coach, Project Leader dan yang
didukung oleh Tim Terpadu untuk pelaksanaan teknis dan administratif, maka
secara skematis hubungan unsur-unsur terkait dalam pengelolaan proyek
digambarkan sebagai berikut :
29
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Gambar 3: Struktur Organisasi Proyek Perubahan
Untuk memudahkan peran dan tugas masing-masing anggota tim, maka di
bawah ini diuraikan apa yang menjadi uraian tugas sebagai berikut:
NAMA JABATAN KEAHLIAN/TUGAS PERAN
Dra. Purwastuti, MBA
Widyaiswara Ahli Utama
• Memberikan motivasi dan tantangan-tantangan kepada peserta dalam aspek substansi perubahan yang akan dilakukan;
• Memantau kegiatan peserta selama tahap “Membangun Komitmen Bersama” dan selama tahap “Laboratorium Kepemimpinan”
• Melakukan koordinasi dengan mentor.
• Memberikan masukan kepada peserta terkait usulan proyek perubahan.
Coach
Dr. Warih Sadono, S.H., M.M., M.H.
Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
▪ Bertindak sebagai pembimbing dan pengawas peserta secara profesional serta berperan sebagai inspirator.
▪ Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam merancang proyek perubahan.
▪ Membantu peserta dalam memetakan agenda proyek yang akan dilaksanakan.
Mentor
Hendro Dewanto, S.H., M.Hum.
Asisten Pengawasan
• Penyusunan rencana kegiatan
• Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan jadwal yang sudah dicanangkan
• Melakukan monitoring dan evaluasi
Project Leader
Coach Mentor
Project Leader Peserta PKN TK. II
Anggota
Bidang Teknologi Informasi
Bidang Materi Proyek
Perubahan
Bidang Sosialisasi/ Launching/
Dokumentasi
Anggota
Anggota
Bidang Sarana/
Prasarana
Anggota
30
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Tabel 10: Uraian Tugas Tim Terpadu
Selain itu, untuk memastikan kelancaran pelaksanaan proyek perubahan
agar sesuai dengan jadwal rencana kerja yang telah disiapkan, maka perlu
dilakukan monitoring dan evaluasi yang bertujuan untuk mengetahui kemajuan
pelaksanaan dan hasil proyek perubahan.
C. Rencana Strategis Marketing
1. Stakeholder Mapping
Setelah aspek organisasi dan substansi telah dipertimbangkan
dalam rencana strategis, maka kemudian diperlukan rencana strategi
marketing untuk menyosialisasikan sekaligus mempromosikan produk
Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik dan Standar
Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik ini
secara luas. Namun, sebelum produk ini disebarluaskan, dibutuhkan
pemetaan pemangku kepentingan (Stakeholder Mapping) terlebih dahulu
agar proses sosialisasi yang hendak dilaksanakan dapat menjadi tepat
sasaran dengan strategi marketing yang akurat. Adapun hasil pemetaan
stakeholder adalah sebagaimana pada Gambar 4, berikut ini:
Bambang Setiawan, S.H., M.Li
Kepala Sub Bagian Reformasi Birokrasi
• Pembangunan Sistem Informasi Pojok Curhat bidang Pengawasan Kejaksaan Tinggi
• Pembuatan Buku Manual
• Pembuatan SOP
Bidang Teknologi Informasi
Suwanto, S.H.
Pemeriksa IV • Menginventarisasi materi dalam Sistem Informasi Pojok Curhat
• Menyiapkan data laporan pengaduan dan temuan BPK RI
Bidang Materi Proyek
Perubahan
I Gede Adiaksa Ekaputera, S.H.
Pemeriksa V • Melakukan sosialisasi
• Melakukan Launching Sistem Informasi Pojok Curhat
• Melakukan Pendokumentasian kegiatan
Bidang Sosialisasi,
Launching dan Dokumentasi
Supardi, S.H. Kepala Sub Bagian Umum
• Penyiapan dukungan administrasi, perlengkapan dan SDM dalam pelaksanaan kegiatan
Bidang Sarana/
Prasarana
31
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
LATENTS: KEEP SATISFIED ▪ Asbin, Asintel, Aspidum,
Aspidsus dan Asdatun ▪ Kepala Kejaksaan Negeri
di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
▪ Kasi, Kasubsi, Kasubag dan Kaur di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarat
▪ Kepala Pusat Data dan Statistik Kriminal Kejaksaan R.I.
▪ Jaksa Fungsional
PROMOTERS: MANAGE CLOSEY ▪ Kepala Kejaksaan Tinggi ▪ Wakil Kepala Kejaksaan
Tinggi
APATHETICS: MONITOR
▪ Staf Tata Usaha di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
▪ Pegawai Honorer
DEFENDERS: KEEP INFORMED ▪ ASN Kejaksaan selaku
Terlapor ▪ Masyarakat selaku Pelapor
Gambar 4: Pemetaan Stakeholder
Sesuai pemetaan pemangku kepentingan dalam bagan di atas,
stakeholder dipetakan berdasarkan level kepentingannya (Level of
interest) dan kapasitas wewenangnya (Power) dalam penanganan isu
Laporan Pengaduan Masyarakat (LAPDU) di lingkungan Kejaksaan
Tinggi DKI Jakarta, sebagai berikut:
INTEREST
PO
WE
R
No Stakeholders Kekuatan Kepentingan Kategori Besar Kecil Besar Kecil
A. Internal
1. Kepala Kejaksaan Tinggi Wakil Kepala Kejaksaan Tinggi
√ √ Promoters
2. Asbin, Asintel, Aspidum, Aspidsus,
Asdatun di Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta Latent
3. Pejabat Struktural di Bidang
Pengawasam Kejaksaan Tinggi DKI
Jakarta
√ √ Promoters
4. Seluruh Kasi, Kasubsi, Kasubag, Kaur dan Staf di Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
√ √ Defenders
5 Seluruh Jaksa Fungsional dan Jabatan Fungsional lainnya di Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
√ √ Aphetics
32
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Tabel 11: Level of interest and Power Stakeholder
Dalam hal ini, stakeholder yang dipetakan digolongkan menjadi
empat golongan, yaitu:
1. Promoters: memiliki kepentingan besar terhadap program dan
juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau
gagal). Promoters (High Influence/High Interest) benar-benar
bisa membuat upaya berjalan, jika positif, maka perlu diperkuat
dan dilibatkan dalam pekerjaan yang akan dinikmatinya, jika
gagasannya tidak jalan, yakinkan bahwa mereka tahu mengapa,
dan mengapa alternatifnya lebih baik.
2. Defenders: memiliki kepentingan pribadi dan dapat
menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi
kekuatannya kecil untuk mempengaruhi program. Defenders
(Low Influence/High Interest) bisa sangat membantu jika mereka
tetap mendapat informasi dan kita tidak khawatir tentang
keterlibatannya di masa datang. Mereka sering memberikan
waktu dan keterampilannya saat upaya perlu bertahan hidup.
B. Eksternal
1 Seluruh Kepala Kejaksaan Negeri di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
√ √ Promoters
2 Seluruh Kasi, Kasubsi, Kasubag dan Kaur di Kejaksaan Negeri se Provinsi DKI Jakarat
√ √ Defenders
3 Seluruh Jaksa Fungsional dan Jabatan Fungsional lainnya di Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
√ √ Aphetics
4 Kepala Pusat Data dan Statistik Kriminal Kejaksaan R.I.
√ √ Promoters
5 ASN Kejaksaan selaku Terlapor dan Masyarakat selaku Pelapor
√ √ Defenders
33
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
3. Latents: tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat
dalam program, tetapi memiliki kekuatan besar untuk
mempengaruhi program jika mereka menjadi tertarik. Latents
(High Influence/Low Interest) bisa sangat membantu jika dapat
diyakinkan akan pentingnya, upaya bagi kepentingan mereka
sendiri atau untuk kebaikan yang lebih besar. Perlu didekati dan
diberi informasi, setiap kali perlu dilakukan kontak dengan
mereka, tunjukkan bagaimana upaya memiliki efek positif
terhadap isu maupun populasi yang menjadi perhatiannya.
4. Apathetics: kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan,
bahkan mungkin tidak mengetahui adanya program. Apathetics
(Low Influence/Low Interest) tidak peduli terhadap upaya,
menjadi stakeholder karena kebetulan menjadi anggota suatu
kelompok atau karena posisinya di komunitas.
2. Tahapan Perubahan Strategis dan Tindak Lanjut Hasil Stakeholder
Mapping
Proyek perubahan ini dapat disesuaikan dengan menyelaraskan
tahapan-tahapan perubahan strategis dengan pemetaan stakeholder
yang telah ditentukan. Alur strategi marketing yang hendak ditindaklanjuti
pertama-tama, dengan target strategi jangka pendek dan jangka
menengah yang telah disusun, proyek perubahan ini hendak menggeser
peranan tingkatan stakeholder dari level monitor menjadi keep informed.
Kemudian dalam target strategi jangka panjang, melalui dokumen ini
hendak menindaklanjuti peranan tingkatan stakeholder dari level keep
satisfied menjadi manage closely. Dengan beralihnya tingkatan peranan
stakeholder di atas secara berjenjang, maka diharapkan para
stakeholders tersebut dapat menjadi close manage. Close manage
merupakan capaian akhir dalam mengimplementasikan proyek
perubahan penguatan kegiatan konsultasi bidang pengawasan ini.
34
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
3. Marketing Sektor Publik
Adapun desain content marketing yang akan dilaksanakan sesuai
dengan hasil pembelajaran selama proses PKN Tingkat II dengan
menggunakan metode IC dan 4 P, dengan rincian sebagai berikut :
1) Customer
Yang menjadi pengguna utama (customer) dari hasil proyek
perubahan ini adalah pejabat struktural, Jaksa Fungsional dan Staf
Tata Usaha di lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta, serta ASN
Kejaksaan selaku Terlapor dan Masyarakat selaku Pelapor.
2) Product
Hasil akhir dari proyek perubahan ini adalah Sistem Informasi Pojok
Curhat dan Standar Opersional Prosedur penggunaan Sistem
Informasi Pojok Curhat.
3) Price
a) Sistem informasi pojok curhat yang memudahkan pengguna
layanan.
b) Tim Help Desk dan Tim Pengelola Sistem informasi pojok curhat
yang membantu pengguna layanan.
4) Place
Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta dan Kejaksaan Negeri se DKI Jakarta.
5) Promotion
Sistem Informasi Pojok Curhat disosialisasikan melalui sarana
kegiatan inpeksi umum, pemantauan, reviu, supervisi, in house
training, bimbingan teknis, dan sarana media social website,
Instagram, Facebook, Whatsup Group kegiatan wawancara di media
cetak dan elektronik.
D. Identifikasi Kendala, Resiko Dan Alternatif Solusinya
Dalam setiap pelaksanaan kegiatan dalam proses perjalanannya terkadang
tidak dapat berjalan sesuai dengan apa yang direncanakan. Oleh karena itu,
perlu dilakukan antisipasi melalui menajemen resiko (risk management) yang
35
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
merupakan salah satu tools yang dapat diterapkan secara metodologis dan
terstruktur dalam mengelola adanya ketidakpastian.
Ketidakpastian (the risk of volatility) ini dapat terjadi antara lain berupa
adanya ancaman yang dapat berakibat kerugian maupun dapat membahayakan
adanya suatu tindakan. Dengan demikian, terjadinya sesuatu yang tidak
diharapkan (the risk of loss) maupun peluang yang hilang (the risk of lost
opportunity). Oleh karena itu, manajemen resiko dapat dilakukan melalui proses
identifikasi, analisis, penilaian dan pengendalian sehingga dapat menghindari
atau meminimalisir bahkan dapat menghilangkan adanya resiko.
Berkenaan dengan hal tersebut, guna meminimalisir adanya resiko maka
dalam suatu proses manajemen resiko setidaknya terdapat proses perencanaan,
pengaturan, pengendalian maupun pengontrolan pelaksanaan kegiatan yang
dilakukan oleh organisasi. Hal ini tentunya akan bermanfaat untuk melindungi
dari resiko yang tidak diharapkan, selain itu manajemen resiko juga ditujukan
untuk membantu dalam proses pembuatan kerangka kerja dan mendorong
institusi agar lebih proaktif dalam meningkatkan kinerjanya.
Terjadinya sebuah resiko merupakan suatu hal yang tidak ada kepastian,
dengan demikian, guna memproteksi suatu institusi atau lembaga dari terjadinya
ancaman yang dapat merugikan dan membahayakan, maka perlu dilakukan
antisipasi melalui langkah antara lain:
a. Risk identification, yakni melakukan identifikasi kemungkinan terjadinya
resiko yang dapat terjadi sehingga dapat dibuat klasifikasi untuk
mempermudah proses selanjutnya.
b. Risk assessment, yakni penilaian terhadap potensi kerugian yang
mungkin terjadi sehingga setiap resiko berada pada prioritas yang tepat.
c. Risk response, yakni suatu proses untuk meprespon, memilih dan
menerapkan langkah-langkah pengelolaan resiko sehingga dapat
ditentukan tindakan dan strategi yang tepat dalam melakukan mitigasi
resiko.
36
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
d. Implementation, yakni melaksanakan seluruh metode yang telah
direncanakan untuk mengurangi dan menanggulangi pengaruh dan resiko
yang ada.
e. Evaluate and review yang dilakukan untuk menilai dan mereview langkah-
langkah yang telah dilaksanakan guna disesuaikan dengan situasi dan
kondisi yang ada.
Dalam proses pembangunan sistem informasi pojok curhat, dimungkinkan
munculnya hambatan/kendala yang akan dialami dalam pelaksanaan proyek
perubahan ini, antara lain:
1) Keberadaan tim terpadu, tim pengelola dan tim help desk.
2) Keengganan pihak yang akan berkonsultasi.
3) Pemahanan perlunya sistem informasi Pojok Curhat berbasis elektronik
diterapkan.
Hambatan/kendala yang mungkin muncul tersebut akan memunculkan
kemungkinan resiko dalam proses pembangunan system informasi pojok curhat
berbasis elektronik, antara lain:
1) Pelaksanaan pembangunan sistem informasi Pojok Curhat berbasis
elektronik tidak sesuai jadwal.
2) Sistem informasi Pojok Curhat berbasis elektronik tidak berfungsi.
Guna melakukan antisipasi dan mitigasi kemungkinan terjadinya hambatan
dan resiko sebagaimana digambarkan diatas, maka perlu dilakukan berbagai
strategi antara lain komunikasi yang lebih efektif, koordinasi, dan bersinergi
dengan berbagai stakeholders baik internal maupun eksternal. Berbagi
pengalaman maupun penjelasan berbagai kelebihan penggunaan system
informasi pojok curhat berbasis elektronik sebagai suatu proyek perubahan,
sehingga dapat dimahami secara utuh bahwa kegiatan ini bertujuan mulia bagi
kepentingan yang lebih besar dan strategis dalam rangka penguatan tugas
konsultasi bidang pengawasan kejaksaan sehingga dapat meminimalisir laporan
pengaduan masyarakat terhadap aparatur kejaksaan. Akhirnya, apabila proses
konsultasi dapat berjalan dengan konsisten dan berkelanjutan akan berdampak
pada pulihnya kepercayaan public terhadap lembaga kejaksaan.
37
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan ini selain telah dilakukan
antisipasi dan mitigasi kemungkinan adanya kendala dan hambatan, hal yang
juga penting untuk diperhatikan sebagai kunci keberhasilan antara lain:
a. Dukungan dan kerjasama dari atasan langsung dan rekan kerja di
lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta khususnya, dan Kejaksaan
Republik Indonesia umumnya.
b. Kepemimpinan (leadership) yang akan bertindak sebagai dirigen agar
semua tahapan yang telah direncanakan dapat berjalan dengan baik. Untuk
itu perlu dipetakan masalahnya untuk sesegera mungkindilakukan
perbaikan.
c. Ketepatan waktu, di tengah kesibukan rutin yang ada, berbagai rencana
kegiatan dan program yang telah disusun hendaknya dijadikan sebagai
acuan dalam pelaksaan kegiatan agar tepat waktu.
d. Bantuan konsultan teknologi informasi. Tidak semua aparatur kejaksaan
faham akan teknologi informasi. Oleh karena itu, dalam pembangunan
system informasi pojok curhat diperlukan bantuan konsultan teknologi
informasi.
e. Orientasi pada tujuan. Proyek Perubahan ini mempunyai tujuan yang mulia
yaitu dalam skala mikro minimalnya laporan pengaduan masyarakat
terhadap aparatur kejaksaan, dan dalam skala yang lebih luas yaitu
pulihnya kepercayaan public terhadap lembaga Kejaksaan R.I.
f. Komunikasi dan koordinasi (tunning) dengan stakeholders. Proyek
perubahan ini akan menghadirkan pola baru dalam pelaksanaan tugas dan
fungsi sehari-hari. Oleh karena itu agar kita semua mempunyai pemahaman
dan berada pada gelombang yang sama agar pesan perubahan ini dapat
terlaksana dengan baik, diperlukan adanya komunikasi dan koordinasi yang
intensif dengan stakeholders.
g. Sosialisasi dan Buku Manual. Proyek perubahan ini disusun agar dapat
dilaksanakan dengan baik dan berkelanjutan. Agar pelaksanaanya dapat
berjalan dengan lancar dan dapat dipahami oleh semua pihak, maka
diperlukan adanya sosialisasi ke berbagai lapisan yang ada di lingkungan
38
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Kejaksaan Tinggi. Selain itu, Buku Manual penggunaan system informasi
pojok curhat berbasis elektronik juga perlu disediakan sehingga mereka
akan dengan mudah ketika menggunakan sistem informasi ini.
A. Capaian Milestone dan Output Proyek Perubahan
1. Pencapaian Output Proyek Perubahan
Mencermati hasil Seminar Rancangan Proyek Perubahan yang telah
mendapatkan masukan dari Coach, Mentor dan Narasumber, maka
langkah selanjutnya adalah memastikan terlaksananya kegiatan guna
mencapai output sesuai dengan yang telah direncanakan.
Sesuai dengan materi pembelajaran PKN Tingkat II khususnya dalam
hal organisasi yang adaptif dan agile, maka menurut Peter M. Senge dan
Garvin setidaknya terdapat 5 (lima) aktivitas sebagai kemampuan dasar
yang harus dimiliki organisasi pembelajaran (learning organization)6 yakni :
▪ Systematic Problem Solving
Proyek perubahan diharapkan menjadi solusi penyelesaian
masalah secara sistemik, terutama terhadap permasalahan
manajemen actual yang dihadapi pada saat ini yang dialami oleh
lembaga.
Guna melakukan analisis terhadap problem solving ini,
dipergunakan pendekatan sebagai pisau analisis adalah dengan
metode SWOT Analysis:
Strengt:
1. Tersedianya SDM Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta yang mampu
membangun teknologi informasi yang sederhana dan praktis
6 Peter M. Senge dan Garvin, Teori Organisasi Pembelajar (Organizational Learning Theory),
http://perilakuorganisasi.com/teori-organisasi-pembelajar-organisational-learning-theory.html , diunduh 28 November 2019
BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
39
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
2. Tersedianya Pusat Data dan Statistik Kriminal Kejaksaan Tinggi
DKI Jakarta
Weakness:
1. Tugas Konsultasi kurang diminati
2. SDM Pengawasan yang berpendidikan teknologi informasi
terbatas
Opportunity:
1. Ada keinginan SDM Pengawasan untuk mengembangkan
program konsultasi berbasis elektronik
2. Kesediaan pihak donor untuk membantu bidang pengawasan
dalam melakukan pembenahan internal termasuk
pengembangan teknologi informasi
Treath:
1. Lambatnya adaptasi perkembangan Teknologi Informasi bagi
SDM bidang pengawasan
2. Konsep pemutakhiran kinerja pengawasan belum jelas.
Berdasarkan uraian di atas dapat diambil beberapa isu aktual:
1. Mengembangkan program teknologi Informasi dalam
pelaksanaan tugas konsultasi bidang pengawasan
2. Mengembangkan kompetensi pelaksanaan tugas konsultasi
berbasis elektronik.
3. Membentuk Tim Program Teknologi Informasi pelaksanaan
tugas konsultasi bidang pengawasan.
4. Mengembangkan konsep pemutakhiran kinerja pengawasan.
5. Menambah petugas pranata computer di bidang pengawasan
6. Meningkatkan keterampilan penggunaan teknologi informasi
bagi SDM bidang pengawasan.
7. Meningkatkan Dinamika Kelompok terapan teknologi informasi
di bidang pengawasan
Menguatkan budaya Teknologi Informasi di bidang pengawasan.
▪ Experimentation
40
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Proyek perubahan yang akan dibangun atau dikembangkan harus
melalui serangkaian uji coba, sehingga program yang dihasilkan
sesuai dengan kebutuhkan lembaga dan akan diterapkan secara
berkelanjutan.
Pada tahap awal penggunaan sistem informasi pojok curhat yang
dijadwalkan akan diterapkan pada jangka menengah nantinya akan
difokuskan pada pemberian konsultasi dan peringatan dini kepada
633 (enam ratus tiga puluh tiga) pegawai di lingkungan Kejaksaan
Tinggi DKI Jakarta.
Dari proses uji coba nanti selanjutnya akan dilakukan evaluasi
sekiranya masih membutuhkan adanya perubahan dan penyesuaian
dan diharapkan nanti dalam jangka panjang seluruh aparatur
Kejaksaan R.I. dengan jumlah sekitar 22.000 (dua puluh dua ribu)
pegawai dapat diberikan layanan konsultasi dan peringatan dini
secara on line.
▪ Learning by Experience
Proyek perubahan ini dibangun mendasarkan pada pengalaman
masa lalu khususnya berkenaan dengan belum adanya instrument
konsultasi (konseling) bagi pegawai Kejaksaan R.I. yang
mendapatkan suatu masalah yang berujung pada laporan pengaduan
masyarakat sehingga mempengaruhi budaya dan etos kerja yang
lamban. Untuk perlu dicermati dinamika perkembangan yang ada
pada saat ini yang memerlukan perubahan dan penyesuaian dengan
cepat dan tepat seiring dengan perkembangan teknologi informasi.
Kehidupan ini adalah proses pembelajaran yang terus berubah
secara dinamis mengikuti perkembangan zaman. Mendasarkan pada
hal tersebut maka pentingnya perubahan paradigm bidang
pengawasan dari bersifat menghukum menjadi bersifat
konsultasi/katalis. Belajar dari pengalaman tersebut setelah melalui
proses diskusi, koordinasi dan analisis bersama maka disepakati
perlunya melakukan perubahan layanan konsultasi manual menjadi
41
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
layanan yang lebih cepat (agile) dan terjaga kerahasiaannya sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi.
▪ Learning from the others
Sesuatu hal yang baik boleh ditiru sepanjang tidak menyalahi
aturan dan ketentuan serta melanggar hak paten dan merk. Proyek
perubahan ini melalui studi tiru di lembaga konseling berbasis
elektronik dalam dunia maya. Selanjutnya, didesain sesuai dengan
kebutuhan lembaga Kejaksaan R.I.
Seiiring dengan perkembangan teknologi informasi, maka telah
memberikan kemudahan bagi siapa pun untuk selalu terus untuk
belajar dan belajar dari pihak lain untuk melakukan perubahan.
Sehubungan dengan hal tersebut, untuk memberikan pengayaan
dalam melakukan perubahan layanan maka telah dilakukan
pembelajaran melalui browsing di lembaga-lembaga konseling
berbasis elektronik di dunia maya, antara lain…..
▪ Transfer of knowledge
Proyek perubahan ini merupakan proses pertukaran ilmu dan
pengetahuan baik antar peserta, dengan Widyaiswara, Mentor,
Coach, Narasumber, rekan kerja serta berbagai pihak yang
mempunyai pengetahuan dan keterampilan. Dengan adanya proses
transfer of knowledge ini diharapkan akan menghasilkan karya yang
akan memberikan dampak yang positif bagi kebaikan dan kemajuan
lembaga.
Berdasarkan hal tersebut, maka dalam proses pelaksanaan proyek
perubahan ini telah dilakukan interaksi dengan berbagai pihak dari internal
maupun eksternal dalam rangka untuk saling berbagi pengalaman dalam
memberikan pengayaan terhadap proyek perubahan yang dilakukan.
Mendasarkan pada pemahaman sebagaimana diuraikan diatas, maka
pencapaian milestone dan output proyek perubahan telah dicapai melalui
berbagai tindakan dan serangkaian kegiatan sebagai berikut :
42
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
a. Dialog Strategis Bersama Stakeholders
Keberhasilan proyek perubahan ini dibutuhkan adanya peran serta
dan kerjasama dari berbagai pihak yang berkepentingan serta didukung
penuh dari tahap perencanaan dan pelaksanaan. Bersama ini diuraikan
kegiatan dialog strategis yang telah dibangun dengan stakeholders internal
sebagai berikut :
1) Dialog Strategis bersama dengan Kepala Kejaksaan Tinggi DKI
Jakarta Selaku Mentor
Setelah menerima pembekalan Off Campus pertama yang
dimulai pada 30 Agustus s/d 14 September 2019, maka telah
dilaksanakan kegiatan dialog strategis dengan Kepala Kejaksaan
Tinggi DKI Jakarta selaku mentor yang dilaksanakan pada 10
September 2019.
Foto 1 : Dialog Strategis dengan Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Dalam pertemuan tersebut telah dibahas mengenai gagasan
rencana proyek perubahan yang akan penulis lakukan dalam rangka
penguatan tugas konsultasi bidang pengawasan dalam peningkatan
kinerja ASN melalui Sistem Informasi Pojok Curhat berbasis
elektronik.
Setelah melalui diskusi dan pembahasan serta mendapatkan
arahan dan dukungan dari Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta,
43
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
maka telah diberikan persetujuan Proyek Perubahan yang berjudul
“Penguatan Tugas Konsultasi Bidang Pengawasan Dalam Rangka
Minimalisasi Laporan Pengaduan Masyarakat Melalui Sistem
Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik”
2) Rapat Persiapan.
Setelah mendapatkan arahan, masukan dan persetujuan dari
Kepala Kejaksaan Tinggi selalu Mentor dan Dr. Purwastuti selaku
Coach, maka guna menjabarkan lebih lanjut penyusunan rencana
proyek perubahan maka telah dilakukan rapat persiapan dengan
jajaran staf bidang pengawasan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta yang
diselenggarakan pada 12 September 2019, dan rapat informal dengan
jajaran pejabat struktural Kejaksaan Tinggi DKI pada tanggal 13
September 2019.
Foto 2 : Rapat Persiapan, 12 September 2019, Ruang Rapat Asisten Pengawasan
44
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Foto 3 : Rapat Persiapan (informal) bersama Kajati, Wakajati dan para Asisten, 13
September 2019, Kedai Kopi Si Jampang Kejati DKI Jakarta
Pada rapat tersebut telah dibahas mengenai situasi dan kondisi
saat ini dalam pelaksanaan pembinaan sumber daya manusia baik
dari sisi kapabiltas maupun integritas di Lingkungan Kejaksaan Tinggi
DKI dari praktik selama ini, serta adanya kebutuhan yang lebih efektif
dan efisien dalam layanan konsultasi bidang pengawasan, maka
disepakati perlunya ada perubahan layanan dari manual menjadi
berbasis elekteronik.
Dengan demikian, maka untuk membangun argumen dan data
dukung dalam usulan perubahan dibutuhkan adanya data dukung
yang kuat. Oleh karena itu dalam rapat tersebut telah dibagi tugas
untuk pembuatan data dukung yang terdiri dari data laporan
pengaduan masyarakat tahun 2017, 2018 dan 2019, karakteristik
laporan pengaduan masyarakat, format dan disain sistem informasi
pojok curhat berbasis elektronik. Data hasil kesepakatan tersebut
sebagaimana diuraikan dalam lampiran.
3) Rapat Pembahasan
Gagasan Proyek Perubahan telah diseminarkan pada 25
September 2019 yang dihadiri oleh Mentor, Coach dan Narasumber.
Dalam seminar tersebut telah mendapatkan masukan, saran dan
45
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
pengayaan dari Narasumber dan Mentor, berupa catatan dan
perbaikan, yaitu:
a. Catatan:
RPP terkesan ada dua out put yaitu untuk tindaklanjut temuan
BPK dan LAPDU. Akan lebih baik kalau focus pada satu
kegiatan.
b. Perbaikan:
Aplikasi yang berbasis web perlu memperhatikan kemanan \n\n
Sebagai aplikasi berbasis web perlu ada operator yang secara
terus menerus mengelola web dimaksud. \n\n perlu user friendly
\n\n perlu dipilah data mana yang bias diakses oleh semua
pegawai kejaksaan.
Guna menindaklanjuti masukan, saran dan pengayaan dari hasil
seminar serta membangun komitmen bersama agar pelaksanaan
proyek perubahan ini dapat berjalan lancar, maka telah dilakukan
rapat dengan jajaran pimpinan, pejabat struktural dan staf yang
diselenggarakan pada tanggal 3 Oktober 2019, di ruang rapat Asisten
Pengawasan.
Foto 4 : Rapat Pembahasan, 03 Oktober 2019, Ruang Rapat Asisten Pengawasan
46
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Foto 5 : Rapat Pembahasan, 03 Oktober 2019, Ruang Rapat Asisten Pengawasan
Dalam rapat tersebut telah penulis paparkan mengenai Rencana
Proyek Perubahan dengan harapan mendapatkan masukan dari para
peserta rapat (bahan paparan dapat dilihat pada lampiran).
Setelah paparan pada prinsipnya semua memberikan apresiasi
dan mendukung pembangunan sistem informasi Pojok Curhat
berbasis elektronik di lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta,
sesuai dengan catatan Narasumber maka proyek perubahan menitik
beratkan pada pencegahan Laporan Pengaduan Msyarakat terhadap
aparatur di lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta dan SMS Center
sebagai sarana peringatan dini dalam rangka pencegahan.
Sedangkan, untuk saran perbaikan maka aplikasi web pojok curhat
merupakan sub domein dari sistem teknologi informasi Kejaksaan R.I.
sehingga seluruh data base tersimpan dalam server Kejaksaan R.I.
cq. Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta. Untuk menjamin keberlangsungan
aplikasi dibuat tim pengelola dan tim help desk dalam operasionalisasi
sistem informasi pojok curhat.
Pada kesempatan rapat tersebut dilakukan pembagian tugas
untuk selanjutnya dilaksanakan kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
a. Penyusunan Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi DKI
Jakarta tentang Tim Terpadu. (terlampir)
47
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
b. Penyusunan Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi DKI
Jakarta tentang Tim Pengelola. (terlampir)
c. Penyusunan Surat Perintah Kepala Kejaksaan Tinggi DKI
Jakarta tentang Tim Help Desk. (terlampir)
d. Bidang Teknologi Informasi akan segera membahas disaign dan
substansi system informasi pojok curhat berbasis elektronik.
b. Konsultasi dengan Tim Teknologi Informasi dari Pusat Data Statistik
Kriminal dan Teknologi Informasi Kejaksaan Agung dan Bagian
Reformasi Birokrasi Kejaksaan Agung.
Dalam rangka mendukung kelancaran implementasi penguatan tugas
konsultasi bidang pengawasan dibutuhkan adanya database seluruh
pegawai di Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta, Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat,
Kejaksaan Negeri Jakarta Barat, Kejaksaan Negeri Jakarta Utara,
Kejaksaan Negeri Jakarta Timur dan Kejaksaan Negeri Jakarta Selatan
yang ada pada saat ini. Selain itu, untuk memudahkan kelancaran dan
kecepatan serta ketepatan dalam proses kegiatan konsultasi bidang
pengawasan dibutuhkan adanya alat bantu berupa aplikasi yang akan
dibangun, yaitu sistem informasi pojok curhat berbasis elektronik.
Pertemuan diselenggarakan pada Selasa, 8 Oktober 2019 pukul
10.00-selesai, bertempat di ruang rapat Kepala Kejaksaan Tinggi DKI
Jakarta, yang dihadiri oleh Project Leader, Sdr. Bambang Setiawan, S.H.,
MLi (Kasubag Program pada Bagian Reformasi Birokrasi Kejaksaan Agung
selaku pembuat aplikasi), Sdri. Amiek Mulandari, S.H. (Asisten
Pembinaan), sdri. Erni V. Maramba (Kepala Bagian Tata Usaha), Sdr.
Syamsul dan Sdr. Muslikhan (selaku Pengelola Web).
48
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Foto 6 : Rapat Konsultasi, 19 Oktober 2019, Ruang Rapat Kejaksaan Tinggi DKI
Jakarta
Setelah melalui diskusi dan pendalaman baik dengan IT maupun Staf,
selanjutnya disetujui bahwa sistem informasi pojok curhat merupakan
aplikasi berbasis web dengan design sebagai berikut:
Foto 7: Screen Shoot (design) Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik
49
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Foto 8: Skema Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik
c. Pembangunan dan Uji Coba Sistem Informasi PojokCurhat.
Dalam penguatan tugas konsultasi bidang pengawasan dibutuhkan
adanya dukungan sistem informasi Pojok Curhat berupa aplikasi
elektronik berbasis web sehingga akan memberikan kemudahan bagi para
pegawai di lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta maupun masyarakat
umum untuk mengajukan berbagai permasalahan terkait laporan
pengaduan masyarakat.
Proses pembuatan aplikasi dibantu oleh konsultan yang ahli di
bidang pembuatan aplikasi yaitu dari Pusat Data Statistik Kriminal dan
Teknologi Informasi Kejaksaan Agung dan Bagian Reformasi Birokrasi
Kejaksaan Agung, sehingga dari sisi keamanan dan format friendly
aplikasi dapat diandalkan.
Adapun prototype yang telah disiapkan oleh konsultan telah dibahas
pada 08 Oktober 2019 dan diinstal pada bulan 19 Oktober 2019. Adapun
prototype yang disiapkan dengan gambaran sebagai berikut :
Membuka website pojok curhat dan sms center kejati dki
http://pengawasan.kejati-dkijakarta.kejaksaan.go.id/
50
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Foto 9: Tampilan Web Pojok Curhat Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
1) Layanan Pojok Curhat
Foto 10: Tampilan Awal Chat Konsultasi
51
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Foto 11: Chat Konsultasi
2) Layanan SMS Center
Foto 12: Pengiriman Pesan Pendek (SMS)
Foto 13: Laporan SMS terkirim ke semua pegawai di satker wilayah
Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
52
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Foto 14: Laporan SMS masuk dari sms center pojok curhat
Selanjutnya, tata cara penggunaan sistem informasi pojok
curhat dituangkan dalam Buku Manual dan SOP Sistem
Informasi Pojok Curhat. (terlampir)
Foto 15: Buku Manual Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat
53
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
d. Sosialisasi Sistem Informasi Pojok Curhat.
Sosialisasi penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat dilaksanakan
bersamaan dengan sosialisasi Unit Pengendalian Gratifikasi (UPG) dan
Unit Perlindungan Pelapor (UPP) pada hari Rabu, 23 Oktober 2019 di Aula
Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta, dengan dihadiri oleh: Kepala Kejaksaan
Tinggi DKI Jakarta, Wakil Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta, Para
Asisten, Kepala Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat, Kepala Kejaksaan Negeri
Jakarta Barat, Kepala Kejaksaan Negeri Jakarta Utara, Kepala Kejaksaan
Negeri Jakarta Timur, Kepala Kejaksaan Negeri Jakarta Selatan, Para
Kasi/Kasubag/staf di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta. (Bahan
sosialiasi terlampir)
Foto 16: Kajati, Wakajati, dan para Asisten dalam Acara Sosialisasi Unit Pengendalian Gratifikasi (UPG), Unit Perlindungan Pelapor (UPP) dan Sistem
Informasi Pojok Cuthat
Foto 17: Peserta Sosialiasi
54
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Sosialiasi juga dilaksanakan dengan memasang standing banner
Sistem Infomarsi Pojok Curhat di Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta dan seluruh
Kejaksaan Negeri di Provinsi DKI Jakarta.
Foto 18: Sosialiasi Kejaksaan Negeri Jakarta Selatan
Foto 19: Sosialiasi Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat
55
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Foto 20: Sosialiasi Kejaksaan Negeri Jakarta Barat
Foto 21: Sosialiasi Kejaksaan Negeri Jakarta Timur
56
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
e. Launching dan Penandatanganan Komitmen Bersama Penggunaan
Sistem Informasi Pojok Curhat
Setelah proses sosialisasi penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat
dilaksanakan, maka sebagai bentuk komitmen seluruh stakeholder dalam
penggunaan sistem informasi pojok curhat maka dilaksanakan launching
dan penandatangan komitmen bersama penggunaan sistem informasi
pojok curhat pada hari Selasa, 12 November 2019 di Aula Kejaksaan Tinggi
DKI Jakarta, dengan dihadiri oleh: Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta,
Wakil Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta, Para Asisten, para Kepala
Kejaksaan Negeri se-DKI Jakarta. (Sambutan Kepala Kejaksaan Tinggi DKI
Jakarta terlampir)
Foto 22: Penekanan tombol Sirene sebagai Simbol Launching Sistem Informasi Pojok Curhat
Foto 23: Penandatangan Komitmen Bersama Penggunaan Sistem Informasi Pojok
Curhat Oleh Kepala Kejaksaan Tinggi DKI, di ikuti para pejabat lainnya di lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
57
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
2. Dukungan Stakeholdders
Dalam rangka mewujudkan gagasan ini tidak mungkin dapat dilakukan
sendirian oleh Project Leader sehingga dibutuhkan adanya dukungan dan
kerjasama dengan berbagai pihak yang berkepentingan atau stakeholders.
Pelaksanaan proyek perubahan ini memerlukan adanya dukungan
dari para pemangku kepentingan yang mana masing-masing mempunyai
peran yang akan menentukan strategi komunikasi, koordinasi dan
konsultasi. Dengan demikian, maka pemangku kepentingan ini dapat
dikategorikan menjadi 2 (dua) yakni internal dan eksternal.
Pemangku Kepentingan Internal
Pemangku kepentingan internal dalam pelaksanaan proyek
perubahan penguatan tugas konsultasi melalui sistem informasi pojok
curhat berbasis elektronik ini merupakan para pihak yang berasal dari
internal Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta yang dalam prosesnya dapat
mempengaruhi atau berkontribusi dalam pelaksanaan proyek perubahan.
NO. STAKEHOLDERS PERAN
1. Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Mentor dan atasan langsung
2. Wakil Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Mentor Pengganti dan atasan langsung
3. Asbin Asintel, Aspidum, Aspidsus, Asdatun dan Kabag TU Kejati DKI Jakarta
Mitra Kerja dan Penerima Manfaat
4. Pejabat Struktural di Bidang Pengawasan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Tim inti dalam pelaksanaan proyek perubahan
5. Seluruh Kasi, Kasubsi, Kasubag, Kaur dan Staf di Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Mitra Kerja dan Penerima Manfaat
Tabel 12 : Pemangku Kepentingan Internal
Pemangku Kepentingan Eksternal
Stakeholders yang berasal dari unsur eksternal Kejaksaan Tinggi DKI
Jakarta mempunyai peran yang penting untuk kelancaran dan kesuksesan
pelaksanaan proyek perubahan ini. Adapun para pihak yang
berkepentingan dalam proyek perubahan penguatan tugas konsultasi
58
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
melalui sistem informasi pojok curhat berbasis elektronik ini, sebagai
berikut:
NO. STAKEHOLDERS PERAN
1. Seluruh Kepala Kejaksaan Negeri di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Mitra Kerja dan Penerima Manfat.
2. Seluruh Kasi, Kasubsi, Kasubag dan Kaur di Kejaksaan Negeri se Provinsi DKI Jakarat
Mitra Kerja dan Penerima Manfaat
3. Seluruh Jaksa Fungsional dan Jabatan Fungsional lainnya di Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Mitra Kerja dan Penerima Manfaat
4. Kepala Pusat Data dan Statistik Kriminal Kejaksaan R.I.
Mitra Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta dalam penyiapan sistem informasi
5. ASN Kejaksaan selaku Terlapor dan Masyarakat selaku Pelapor
Penerima Manfaat
Tabel 13: Pemangku Kepentingan Eksternal
Dukungan maupun kerjasama dari berbagai kelompok
berkepentingan tersebut dilakukan dengan berbagai strategi antara lain :
a. Konsultasi
Dalam pelaksanaan proyek perubahan ini, Project Leader
melaksanakan konsultasi secara langsung dengan Mentor untuk
memaparkan ide maupun gagasan tentang pentingnya melakukan
perubahan penguatan tugas konsultasi melalui sistem informasi pojok
curhat berbasis elektronik.
Setelah melalui konsultasi dan mendapatkan dukungan dan
persetujuan dari Mentor, maka tahapan selanjutnya adalah
melaksanakan kegiatan sesuai dengan pentahapan yang dijabarkan
dalam milestone jangka pendek, menengah dan panjang.
59
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Melalui proyek perubahan ini, diharapkan dapat meningkatkan
kualitas dan kuantitas layanan konsultasi bidang pengawasan secara
lebih professional dan terjaga kerahasiaanya, sehingga berpengaruh
signifikan terhadap minimalisasi laporan pengaduan masyarakat
terhadap aparatur Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta.
b. Komunikasi
Perubahan yang akan dilakukan dikhawatirkan akan mengalami
kendala berupa menganggu zona nyaman yang selama ini telah
dilaksanakan. Kendala lain yang dikhawatirkan adalah adanya
resistensi maupun penolakan dari berbagai pihak yang terkait.
Guna menghindari terjadinya kekhawatiran tersebut dan untuk
lebih meyakinkan bahwa perubahan ini akan berdampak lebih baik,
maka project leader secara aktif melakukan komunikasi dengan
berbagai pihak yang relevan, dengan strategi komunikasi sebagai
berikut:
No Stakeholders Kategori Strategi Komunikasi
A. INTERNAL
1. Kepala Kejaksaan Tinggi Wakil Kepala Kejaksaan Tinggi
Promoters Menjaga Konsistensi dan Kontinuitas
“Bekerja Semangat, Sungguh-Sungguh, dan
Ikhlas”
2. Asbin, Asintel, Aspidum,
Aspidsus, Asdatun di Kejaksaan
Tinggi DKI Jakarta
Latent
3. Pejabat Struktural di Bidang
Pengawasam Kejaksaan Tinggi
DKI Jakarta
Promoters Menjaga Konsistensi dan Kontinuitas
“Bekerja Semangat, Sungguh-Sungguh, dan
Ikhlas”
4. Seluruh Kasi, Kasubsi, Kasubag, Kaur dan Staf di Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Latent Menyelesaikan masalah tanpa
masalah
5. Seluruh Jaksa Fungsional dan Jabatan Fungsional lainnya di Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Aphetics Menyelesaikan masalah tanpa
masalah
B EKSTERNAL
1. Seluruh Kepala Kejaksaan Negeri di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Promoters Menjaga Konsistensi dan Kontinuitas
“Bekerja Semangat,
60
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Tabel 14: Strategi Komunikasi
Melalui komunikasi ini Project Leader memberikan penjelasan
secara detail mengenai adanya perubahan layanan perubahan
penguatan tugas konsultasi bidang pengawasan yang semula
menggunakan layanan manual menjadi digital melalui sistem
informasi pojok curhat berbasis elektronik.
Setelah melalui proses komunikasi secara terbuka dan proses
imbal balik maka telah diperoleh berbagai masukan yang konstruktif
dan pengayaan dalam pembangunan system informasi pojok curhat
ini.
c. Koordinasi
Guna kelancaran proses pembangunan sistem informasi pojok
curhat dan dalam pelaksanaannya diperkukan adanya koordinasi
dengan berbagai pihak. Untuk itu, Project Leader telah melakukan
koordinasi dengan Biro Perencanaan Kejaksaan Agung dan Pusat
Data Statistik Kriminal dan Teknologi Informasi khususnya yang
berkenaan dengan dukungan informasi teknologi agar system
informasi pojok curhat Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta dapat menyatu
dengan program-program Teknologi Informasi Kejaksaan R.I. yang
telah berlaku secara nasional.
Sungguh-Sungguh, dan Ikhlas”
2. Seluruh Kasi, Kasubsi, Kasubag dan Kaur di Kejaksaan Negeri se Provinsi DKI Jakarat
Latent Menyelesaikan masalah tanpa
masalah
3. Seluruh Jaksa Fungsional dan Jabatan Fungsional lainnya di Kejaksaan Negeri
Aphetics Menyelesaikan masalah tanpa
masalah
4. Kepala Pusat Data dan Statistik Kriminal Kejaksaan R.I.
Promoters Menjaga Konsistensi dan Kontinuitas
“Bekerja Semangat, Sungguh-Sungguh, dan
Ikhlas”
5. ASN Kejaksaan selaku Terlapor dan Masyarakat selaku Pelapor
Defenders Bersabar Laporan Pengaduan Pasti Ditindaklanjuti
61
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Dengan dilakukannya strategi komunikasi, konsultasi dan koordinasi
yang baik, proyek perubahan ini mendapatkan dukungan maksimal dari
stakeholder baik internal maupun eksternal, hal tersebut terlihat dengan
tidak adanya hambatan berarti selama pelaksanaan proyek perubahan.
Pergeseran tingkat kekuatan dan kepentingan stakeholder menuju
promoters: manage closely, artinya seluruh stakeholder memberi dukungan
maksimal untuk tercapainya tujuan mulia proyek perubahan ini. Kondisi
tersebut dapat dilihat dalam gambar di bawah ini.
Gambar 5: Strategi Komunikasi
Setelah Project Leader melakukan komunikasi, konsultasi dan
koordinasi dengan stakeholder, maka stakeholder yang semula dalam
kuadran Latent telah bergeser ke kuadran Promoters, sedangkan
stakeholder yang semua berada di kuadran Apathetics dan Defenders
bergeser ke kuadran Latent. Untuk lebih memperjelas pergeseran tingkat
kekuatan dan kepentingan stakeholder, dapat dilihat dalam gambar sebagai
berikut:
62
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
LATENTS: KEEP SATISFIED
PROMOTERS: MANAGE CLOSEY ▪ Kepala Kejaksaan Tinggi ▪ Wakil Kepala Kejaksaan
Tinggi ▪ Asbin, Asintel, Aspidum,
Aspidsus dan Asdatun ▪ Kepala Kejaksaan Negeri di
Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
▪ Kasi, Kasubsi, Kasubag dan Kaur di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarat
▪ Kepala Pusat Data dan Statistik Kriminal Kejaksaan R.I.
▪ Jaksa Fungsional
APATHETICS: MONITOR ▪ Staf Tata Usaha di
Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
DEFENDERS: KEEP INFORMED ▪ ASN Kejaksaan selaku
Terlapor ▪ Masyarakat selaku Pelapor
Gambar 6: Pergeseran Stakeholder
B. Tantangan yang dihadapi dan Strategi Solusi
1. Pemberdayaan Organisasi Pembelajaran
Agar Proyek Perubahan ini menjadi milik bersama maka dalam setiap
tahapan proses diperlukan adanya dukungan dan kerjasama dalam sebuah
tim yang efektif. Sehubungan dengan hal tersebut, agar masing-masing
anggota tim mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam pelaksanaan
setiap tahapan dan melibatkan stakeholder internal dan eksternal, maka
dipandang perlu untuk membentuk Tim Terpadu.
Tim Terpadu ini dibentuk sabagai salah satu upaya untuk
memberdayakan organisasi sehingga dapat lebih lincah dan tangkas dalam
rangka mewujudkan rencana dan tujuan yang telah ditetapkan dalam
INTEREST
PO
WE
R
63
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Proyek Perubahan. Tim Terpadu kemudian dibagi dalam 4 bidang kerja
sesuai dengan konsepsi organisasi pembelajaran (learning organization)
yang menuntun setiap elemen untuk terus menerus melakukan
pembelajaran mandiri (self learning) sehingga memiliki kecepatan berpikir
dan bertindak dalam merespon beragam perubahan dan dinamika sosial.
Dalam proses pembelajaran pemberdayaan organisasi ini project
leader telah menggerakan dan melibatkan setiap unsur yang ada di jajaran
Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta dan Kejaksaan Negeri se Provinsi DKI
Jakarta. Dalam tahap persiapan, project leader telah didukung oleh
sejumlah tim yang bertugas untuk melakukan identifikasi awal berkenaan
dengan database kepegawaian dan laporan pengaduan, proses layanan
selama ini berjalan serta dukungan administrasi yang diperlukan.
Mendasarkan pada teori tersebut, kemudian Tim dibagi menjadi 4
(empat) Bidang, yang masing-masing mempunyai tugas yang spesifik
sehingga masing-masing Bidang dapat langsung untuk bekerja sesuai
dengan tugas, fungsi dan tanggungjawabnya. Guna mendapatkan
legitimasi keberadaan Tim Terpadu, maka selanjutnya telah diterbitkan
Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta Nomor: KEP-
90/M.1/H.II.1/10/2019 tertanggal 7 Oktober 2019 tentang Tim Terpadu
Pembangunan Sistem Informasi Pojok Curhat Bidang Pengawasan
Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta.
Selain itu, untuk menjaga kontinuitas berjalannya sistem informasi
pojok curhat di Kejaksaan Tinggi DKI Jakarata, juga telah diterbitkan Surat
Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta Nomor: KEP-
91/M.1/H.II.1/11/2019 tertanggal 7 November 2019 tentang Tim Pengelola
Sistem Informasi Pojok Curhat Bidang Pengawasan Kejaksaan Tinggi DKI
Jakarta, dan diterbitkan pula Surat Perintah Kepala Kejaksaan Tinggi DKI
Jakarta Nomor: PRIN-3178/ M.1/H.II.1/11/2019 tertanggal 6 November
2019 tentang Tim Help Desk Sistem Informasi Pojok Curhat Bidang
Pengawasan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta.
Dalam proses pemberdayaan organisasi yang melibatkan Pimpinan
yakni Kepala/Wakil Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta, para Asisten, dan
64
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
para Kepala Kejaksaan Negeri se provinsi DKI Jakarta juga telah berhasil
mendapatkan dukungan bahkan antusias agar proyek perubahan ini dapat
diimplementasikan segera sehingga layanan konsultasi bidang
pengawasan akan lebih professional sehingga para aparatur sebagai
terlapor dan masyarakat sebagai pelapor akan lebih cepat, tepat dan akurat
mendapatkan layanan.
Pemberdayaan organisasi tidak sekedar mendayagunakan sumber
daya yang ada di Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta, akan tetapi juga berhasil
mengerahkan aparatur di Biro Perencanaan Kejaksaan Agung dan Pusat
Data Statistik Kriminal dan Teknologi Informasi Kejaksaan Agung serta
aparatur di Kejaksaan Negeri se Provinsi DKI Jakarta.
2. Dialog Strategis
a. Launching dan Penandatanganan Komitmen Bersama
Setiap proyek perubahan dapat berjalan secara ajeg dan
berkelanjutan amat tergantung pada komitmen dari seluruh
stakeholder proyek perubahan tersebut, khususnya komitmen para
pimpinan satuan kerja yang ada.7 Demikian juga, proyek perubahan
penguatan tugas konsultasi bidang pengawasan melalui sistem
informasi pojok berbasis elektronik ini juga dapat berjalan lancar
karena komitmen seluruh stakeholder yang ada.
Pembangunan sistem informasi pojok curhat sebagai output
jangka pendek perubahan ini, tidaklah ada artinya bila tidak
berkelanjutan untuk digunakan dalam pelaksanaan tugas fungsi
sehari-hari. Oleh karena itu, untuk memperkuat komitmen seluruh
stakeholder untuk penggunaan sistem informasi pojok curhat maka
project leader menyelenggarakan kegiatan launching dan
penandatanganan komitmen bersama penggunaan sistem informasi
pojok curhat di lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta. Selanjutnya,
dalam program jangka menengah proyek perubahan ini, Tim Terpadu
7 Ahmad Mukhlis Yusuf, Revolusi Pelayanan Publik, https://www.antaranews.com/berita/764447/keberhasilan-
revolusi-pelayanan-publik-tergantung-pemimpinnya diunduh 28 November 2019.
65
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
akan menyiapkan dasar hukum pemberlakuannya di lingkungan
Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta.
Seluruh proses pelaksanaan proyek perubahan baik jangka
pendek maupun jangka menengah akan dilaporkan secara resmi ke
tingkat Jaksa Agung Muda Pengawasan dengan harapan proyek
perubahan ini dapat diberlakukan secara nasional sebagai tujuan
jangka panjang perubahan ini.
b. Pembahasan Dasar Hukum Penggunaan Sistem Informasi Pojok
Curhat di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Tim Terpadu akan terus bergerak untuk bekerja dan mendorong
penggunaan sistem informasi pojok curhat di lingkungan Kejaksaan
Tinggi DKI Jakarta, dengan modal capaian jangka pendek yaitu
membangun aplikasi berbasis web, buku manual dan SOP
penggunaan sistem informasi pojok curhat. Pembahasan terus
berlanjut untuk menyusun dasar hukum penggunaan sistem informasi
pojok curhat, karena dasar hukum ini penting adanya sehingga
seluruh tindakan konsultasi yang dilakukan melalui layanan digital
menjadi layanan yang legal.
Inventarisasi permasalahan yang muncul dalam setiap uji coba
sistem informasi pojok curhat akan menjadi evaluasi dan perbaikan.
Pengayaan akan terus menerus dilakukan sehingga dalam
penyusunan dasar hukum penggunaan sistem informasi dilingkungan
Kejaksaan Tinggi dapat lebih komprehensif termasuk didalamnya
mitigasi resiko dan harmonisasi dengan peraturan-peraturan
perundang-undangan terkait lainnya.
3. Marketing Sektor Publik
Teori pembelajaran selama mengikuti pendidikan dan pelatihan dalam
bidang marketing sector public merupakan ilmu baru bagi para pegawai
negeri sipil pada umumnya. Dengan prinsip 4 P dan 1 C yang perlu menjadi
acuan dalam penerapan pelaksanaan proyek perubahan ini menjadi
tantangan tersendiri bagi Project Leader.
66
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Dalam perkembangan modern terkini bahwa terminology marketing
tidak hanya terbatas pada proses dan strategi mengiklankan (advertising)
maupun menjual (selling) produk barang dan jasa semata. Namun demikian
dalam perpektif yang lebih luas dan komprehensif terminologi marketing
juga dapat diartikan sebagai proses dan strategi untuk menciptakan nilai
tambah, mengkomunikasikan dan mengemasnya untuk disajikan kepada
para pemangku kepentingan. Adapun penerapan strategi marketing yang
telah dilakukan dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Customers
Yang menjadi pengguna utama (customer) dari hasil proyek
perubahan ini adalah pejabat struktural, jaksa fungsional dan staf tata
usaha di Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta dan Kejaksaan Negeri se DKI
Jakarta, serta ASN Kejaksaan selaku Terlapor dan Masyarakat selaku
Pelapor.
2. Product
Produk utama dari proyek perubahan ini adalah Sistem Informasi
Pojok Curhat dilengkapi Buku Manual dan Standar Opersional
Prosedur penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat. Sistem
Informasi Pojok Curhat ini, pada tahap jangka pendek berisi layanan
konsultasi (curhat) digital dan SMS Center sebagai sarana peringatan
dini terhadap seluruh aparatur di Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta.
Sistem informasi ini akan terus dikembangkan pada layanan
lainnya yaitu manajemen informasi hasil temuan BPK RI, Manajemen
Pengaduan dari paper manjadi paperless, Manajemen Informasi
Clearance. Selain itu, keamanan dan sikap ramah aplikasi juga
menjadi perhatian utama dalam pembangunan sistem informasi ini,
dan diberikan guidance troubleshooting, untuk mambantu penguna
layanan dalam hal terjadi gangguan dalam operasionalisasi sistem
informasi.
67
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
3. Price
Nilai yang berharga dari Sistem Informasi Pojok Curhat berbasis
elektronik ini adalah pengguna layanan dengan mudah dapat
melakukan konsultasi karena tidak dibatasi waktu dan tepat. Kapan
saja dan dimana saja dapat melakukan konsultasi dan akan diyalani
oleh Tim Pengelola yang terdiri para agen untuk memberikan saran
pendapat atas permasalahan yang diajukan oleh pengguna layanan.
Pengguna layanan tidak hanya dibatasi untuk pengguna internal, akan
tetapi terbuka luas untuk pengguna layanan eksternal yakni
masyarakat umum.
Selain itu, untuk mempermudah pengguna layanan juga telah
dibentuk Tim Help Desk yang akan membantu para pengguna layanan
yang kesulitan dalam mengakses system informasi pojok curhat. Dan,
Tim Terpadu bidang sosialisasi akan terus melakukan sosialisasi
sehingga system informasi pojok curhat dapat diketahui dan
digunakan secara lebih luas.
4. Place
Layanan Sistem Informasi Pojok Curhat berpusat di Kejaksaan Tinggi
DKI Jakarta. Namun, pengguna layanan dapat mengakses dimanapun
asalkan tersedia perangkat keras berupa computer/lap top/tablet/hp
android dan jaringan internet.
5. Promotion
Sistem Informasi Pojok Curhat disosialisasikan melalui sarana
kegiatan inpeksi umum, pemantauan, reviu, supervisi, in house
training, bimbingan teknis, dan sarana media social website,
Instagram, Facebook, Whatsup Group dan SMS Center sebagai
bagian dari system informasi pojok curhat.
Untuk lebih memperjelas penerapan strategi marketing yang telah
dilakukan dapat dilihat dalam gambar berikut ini.
68
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Gambar 7: Strategi Marketing
CUSTOMER•Pejabat struktural, Jaksa Fungsional dan Staf Tata Usaha di lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
•ASN Kejaksaan selaku Terlapor; dan•Masyarakat selaku Pelapor
PRODUCT•Sistem Informasi Pojok Curhat dan Standar Opersional Prosedurpenggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat
•Standar Opersional Prosedur penggunaan Sistem Informasi PojokCurhat
•Buku Manual
PRICE•Sistem informasi pojok curhat yang memudahkan penggunalayanan.
•Tim Help Desk dan Tim Pengelola Sistem informasi pojok curhatyang membantu pengguna layanan
PLACE•Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta•Kejaksaan Negeri se DKI Jakarta•Pengguna layanan dapat akses dimanapun dan kapanpun asal tersedia hp android dan jaringan internet
PROMOTION• inpeksi kasus, reviu, supervisi, in house training, bimbinganteknis,
•social website, Instagram, Facebook, Whatsup Group dan SMS Center sebagai bagian dari system informasi pojok curhat
69
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian dalam laporan hasil proyek perubahan ini, dapat
disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
1. Laporan Pengaduan Masyarakat terhadap apartur di lingkungan
Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta cenderung meningkat khususnya terkait
kesalahan prosedur yang dilakukan aparatur kejaksaan dalam
pelaksanaan tugas dan fungsinya.
2. Kesalahan prosedur yang dilakukan oleh aparatur dapat disebabkan
karena kesengajan/kealpaan dan ketidaktahuan atas Standar
Operasional Prosedur yang harus dijalankan dalam pelaksaan tugas
dan fungsinya.
3. Penguatan tugas konsultasi pengawasan digital menjadi hal yang
penting dilakukan dalam rangka peningkatan kepampunan aparatur
dalam melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan standar
operasional prosedur yang ditetapkan, dan juga pengawasan secara
dini dengan masyarakat umum diberikan kesempatan secara luas
untuk berkonsultasi, mengadu atau curhat melalui sarana digital.
B. Rekomendasi
Berdasarkan pada kesimpulan sebagaimana disebutkan diatas, maka
guna mewujudkan gagasan yang mulia bagi penguatan tugas konsultasi
bidang pengawasan dalam rangka peningkatan kinerja adan integritas ASN
melalui Sistem Informasi Pojok Curhat berbasis elektronik, dengan ini
merekomendasikan sebagai berikut :
1. Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta perlu melakukan sosialiasasi terkait
pelaksanaan standar operasional prosedur sebagai pedoman
pelaksanaan tugas dan fungsi aparatur Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta.
2. Pimpinan dan seluruh korp Adhyaksa Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
memberikan dukungan penuh dan sungguh-sungguh dalam
BAB IV PENUTUP
70
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
mewujudkan secara nyata penggunaan system informasi pojok
curhatdi lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta, dan untuk skala
lebih luas yaitu secara nasional dilingkungan Kejaksaan R.I.
3. Stakekolders internal maupun eksternal di lingkungan Kejaksaan
Tinggi DKI Jakarta dan Kejaksaan Negeri se DKI Jakarta serta
masyarakat umum dapat memahami dan mengikuti adaanya
perubahan layanan konsultasi yang sebelumnya manual berubah
menjadi digital sehingga layanan bidang pengawasan Kejaksaan
Tinggi DKI Jakarta akan lebih professional, akurat dan terjaga
kerahasiannya.
C. Lesson Learnt
Pendidikan Kepemimpinan Nasional Tingkat II ini telah memberikan
pembelajaran yang sangat berharga bagi Project Leader dalam rangka
mendukung pelaksanaan tugas, fungsi dan wewenang saya sebagai
Asisten Pengawasan di Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta.
Adapun pembelajaran yang sangat berharga dan bermanfaat yang
secara langsung maupun tidak langsung Project Leader rasakan, antara
lain:
1. Banyak ilmu dan pengalaman yang bisa dipetik dalam pelaksanaan
proyek perubahan untuk diterapkan dalam tugas sehari-hari;
2. Perlu komitmen kuat bagi seluruh stakeholder, sehingga proyek
perubahan ini menjadi milik bersama yang dalam penerapannya dapat
dilaksanakan oleh setiap unsur yang ada, maka diperlukan adanya
pemberdayaan organisasi.
3. Perlunya strategi komunikasi yang efektif dan strategis guna
mengajak seluruh stakeholder internal dan eksternal berkomitmen
kuat mendukung implementasi proyek perubahan penguatan tugas
konsultasi melalui system informasi pojok curhat berbasis elektronik.
4. Perlunya bagi ASN menguasi ilmu Marketing Sektor Publik sehingga
layanan yang kita hasilkan akan lebih cepat dapat dirasakan oleh
masyarakat.
71
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
5. Perlunya penguatan jejaring social yang kuat dalam rangka
mensukseskan kebijakan public yang diambil oleh satuan kerja.
Sebagai akhir laporan ini, perlu disampaikan bawa tulisan ini jauh dari
sempurna, “tidak ada gading yang tak retak.” Oleh karena itu, Project Leader
menharapkan berbagai masukan saran dan pengayaan dari berbagai pihak
sangat dibutuhkan bagi penyempurnaan proyek perubahan penguatan tugas
konsultasi melalui system informasi pojok curhat ini sehingga nantinya akan lebih
akan dapat digunakan dalam skala yang lebih luas.
Project Leader berharap kepada seluruh pihak untuk tetap bekerja dengan
sungguh-sungguh, semangat dan ikhlas. Bersatu padu dengan kekuatan
bersama melakukan perubahan bagi penguatan tugas konsultasi dalam rangka
peningkatan kinerja dan integritas aparatur khususnya di Kejaksaan Tinggi DKI
Jakarta, sehingga minimalisasi laporan pengaduan masyarakat dapat tercapai,
DAFTAR PUSTAKA
1. Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Republik Indonesia Nomor: 5 Tahun 2019 tentang Tata Cara Penyusunan Rencana Strategis Kementerian/Lembaga Tahun 2020-2024.
2. Peraturan Jaksa Agung Republik Indonesia Nomor PER-006/A/JA/07/2017 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kejaksaan Republik Indonesia
3. Peraturan Jaksa Agung Republik Indonesia Nomor PER-005/A/JA/06/2017 tentang Penetapan Indikator Kinerja Utama Kejaksaan Republik Indonesia Tahun 2015-2019
4. Peter M. Senge dan Garvin, Teori Organisasi Pembelajar (Organizational Learning Theory), http://perilakuorganisasi.com/teori-organisasi-pembelajar-organisational-learning-theory.html, diunduh 28 November 2019
5. Ahmad Mukhlis Yusuf, Revolusi Pelayanan Publik, https://www.antaranews.com/berita/764447/keberhasilan-revolusi-pelayanan-publik-tergantung-pemimpinnya, diunduh 28 November 2019.