laporan pertanggungjawaban kegiatan suara … · pendahuluan i.1 latar belakang sistem informasi...

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

Suara Mahasiswa

Kategori : TEKNOLOGI

PERSATUAN MAHASISWA

UNIVERSITAS KATOLIK PARAHYANGAN

PERIODE 2018/2019

PERSATUAN MAHASISWA


Jl. Ciumbuleuit No. 94 Bandung 40141

http://pm.unpar.ac.id

1

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan

rahmat-Nya, panitia diberikan kesempatan untuk menyelesaikan laporan pertanggungjawaban

ini.

Suara Mahasiswa ini adalah penyempurnaan dan perkembangan dari wadah aspirasi

konvensional yang sudah ada di Universitas Katolik Parahyangan. Wadah aspirasi yang

sebelumnya berbentuk aspirasi yang diberikan langsung secara lisan baik kepada pengurus

Persatuan Mahasiswa UNPAR maupun pihak Rektorat, kotak saran di TU setiap fakultas,

ataupun aspirasi yang disampaikan melalui media sosial PM UNPAR seperti (e-mail, line@,

instagram, dll). Suara Mahasiswa ini bertujuan satu langkah lebih maju untuk memudahkan

dan membantu rekan-rekan mahasiswa dalam menyampaikan aspirasi serta dapat memantau

perkembangan penindaklanjutan aspirasi yang disampaikan dan juga dapat menjadi sarana

peningkatan mutu dan kualitas sivitas akademika UNPAR melalui saran-saran yang diberikan.

Kami menyadari bahwa dalam penulisan laporan pertanggungjawaban ini masih

terdapat banyak kekurangan. Oleh karena itu, kami mohon maaf atas segala kekurangan yang

ada dalam proposal ini. Akhir kata, kami ucapkan terimakasih kepada setiap pihak yang telah

mendukung penyusunan pertanggungjawaban ini. Besar harapan kami agar kegiatan ini dapat

disetujui Bapak/Ibu/Saudara sehingga kegiatan yang dimaksud dapat dilaksanakan dengan baik

dan lancar.

Bandung, 29 November 2018

Panitia Suara Mahasiswa

http://pm.unpar.ac.id/

PERSATUAN MAHASISWA




2

BAB I

PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Sistem Informasi (SI) Suara Mahasiswa merupakan sebuah wadah untuk menampung

aspirasi-aspirasi yang disalurkan oleh mahasiwa Universitas Katolik Parahyangan. Dengan

adanya SI Suara Mahasiswa ini, mahasiswa Universitas Katolik Parahyangan dapat dengan

mudah menyampaikan aspirasi dan keluhan terhadap hal-hal yang dialami di lingkungan

Universitas Katolik Parahyangan, seperti dalam hal sarana & prasarana, akademik, regulasi

Unpar, kemahasiswaan, dll. Disamping itu, mahasiswa tidak dibingungkan lagi mengenai

kemana aspirasi harus disampaikan, karena SI Suara Mahasiswa disini dapat digunakan sebagai

sarana penyampaian aspirasi, yang mana aspirasi tersebut nantinya akan diolah dan

disampaikan ke biro/unit kerja terkait oleh Majelis Perwakilan Mahasiswa dan Lembaga

Kepresidenan Mahasiswa.

Pada umumnya, SI akan diperbaharui dan disesuaikan dengan kondisi terkini. Saat ini

penindaklanjutan aspirasi kurang efektif karena proses penindaklanjutan aspirasi masih

dilakukan secara semi-otomatis yang mengharuskan pihak Lembaga Kepresidenan Mahasiswa

dan Majelis Perwakilan Mahasiswa mendatangi setiap Biro/Unit Kerja secara manual. Untuk

memudahkan dalam menjawab aspirasi, dan setiap Biro/Unit Kerja di Universitas Katolik

Parahyangan dapat memberi informasi yang lebih akurat dengan bahasa yang sesuai dari

Biro/Unit Kerja tersebut.

Selain itu, mahasiswa aktif Universitas Katolik Parahyangan ternyata masih ada yang

belum mengetahui Suara Mahasiswa. Berdasarkan form elektronik yang disebarkan ke 42

mahasiswa Universitas Katolik Parahyangan, didapat bahwa sebesar 1 dari 4 mahasiswa

Universitas Katolik Parahyangan belum mengetahui tentang SI Suara Mahasiswa. Berangkat

dari hasil survey tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa sebagian besar mahasiswa sudah

belum tahu mengenai SI Suara Mahasiswa. Selain itu, didapat bahwa dari 9 responden yang

telah menggunakan SI Suara Mahasiswa untuk menyampaikan aspirasinya, 55.6% menilai

bahwa penindaklanjutan aspirasi belum efektif.

Oleh karena itu, SI Suara Mahasiswa ini perlu dipublikasikan dengan lebih aktif dan

progresif sehingga dapat meliputi seluruh elemen yang ada di Universitas Katolik

Parahyangan, baik itu mahasiswa maupun biro/unit kerja yang ada di Universitas Katolik

Parahyangan. Lalu, SI Suara Mahasiswa ini juga perlu merangkul dan melibatkan biro/unit

kerja di Universitas Katolik Parahyangan untuk dapat terjun langsung memproses aspirasi yang


PERSATUAN MAHASISWA




3

telah masuk ke SI Suara Mahasiswa agar dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi waktu

dari pengelolaan aspirasi tersebut.

I.2 Dampak

Tanpa adanya pengembangan SI Suara Mahasiswa, proses penindaklanjutan aspirasi

menjadi kurang efektif karena proses penindaklanjutan aspirasi masih dilakukan secara semi-

otomatis yang mengharuskan pihak Lembaga Kepresidenan Mahasiswa dan Majelis

Perwakilan Mahasiswa mendatangi setiap Biro/Unit Kerja secara manual. Selain itu, tanpa

adanya publikasi SI Suara Mahasiswa, terdapat beberapa mahasiswa yang tidak mengetahui

adanya sarana penyampaian aspirasi melalui Suara Mahasiswa.

I.3 Sasaran Kegiatan

Sasaran dari SI Suara Mahasiswa ini adalah seluruh mahasiswa aktif Universitas

Katolik Parahyangan.

I.4 Tujuan Kegiatan

Mempermudah proses penyampaian aspirasi atau keluhan mahasiswa Universitas

Katolik Parahyangan, menyediakan fitur tracking agar aspirasi atau keluhan yang masuk ke

dalam sistem dapat dipantau oleh mahasiswa itu sendiri, serta memudahkan proses

penindaklanjutan dan pengelolaan aspirasi yang masuk oleh Biro/Unit Kerja di Universitas

Katolik Parahyangan. Publikasi sendiri dilakukan untuk memberikan informasi lebih meluas

sehingga dapat diketahui oleh seluruh mahasiswa aktif Universitas Katolik Parahyangan

I.5 Rumusan Konsep

1. Informatif

Suara Mahasiswa mampu menjadi media penyalur aspirasi mahasiswa

Universitas Katolik Parahyangan.

2. Edukatif

Suara Mahasiswa juga ingin mendidik mahasiswa untuk tidak hanya berani

mengemukakan pendapat atau keluhan tetapi juga mampu menjadi pribadi yang

berjiwa solutif dengan memberikan saran atas permasalahan yang dirasakan.

3. Atraktif

Suara Mahasiswa memiliki daya tarik dari segi tampilan dan informasi yang

lengkap sehingga dapat menarik mahasiswa UNPAR dalam menyampaikan aspirasi

mereka.


PERSATUAN MAHASISWA




4

4. Interaktif

Suara Mahasiswa menjadi sarana komunikasi dua arah antara mahasiswa aktif

UNPAR dengan PM UNPAR dan dengan Biro/Unit Kerja.

I.6 Bentuk Kegiatan

Dengan adanya situs Suara Mahasiswa, mahasiswa dapat dengan mudah

menyampaikan aspirasi atau keluhannya dimanapun dan kapanpun, tetapi masih ada sebagian

mahasiswa yang belum mengenal, mengetahui, dan memanfaatkan situs Suara Mahasiswa ini.

Agar situs Suara Mahasiswa dapat dikenal dan diketahui oleh seluruh mahasiswa Universitas

Katolik Parahyangan maka akan diadakan beberapa bentuk publikasi seperti pemasangan

banner, spanduk, poster, mem-publish konten-konten berupa gambar dan video di media sosial,

dan melakukan sosialisasi di beberapa fakultas-fakultas dan ruang komunal Universitas Katolik

Parahyangan dalam bentuk pembukaan booth Suara Mahasiswa. Pada booth tersebut akan

disediakan 2 (dua) laptop sebagai sarana mahasiswa untuk mencoba situs Suara Mahasiswa

dan apabila mahasiswa ingin menyampaikan aspirasinya, bisa dilakukan di booth ini. Setelah

mahasiswa tersebut mencoba dan menyampaikan aspirasi melalui situs Suara Mahasiswa,

mahasiswa akan diberi merchandise Suara Mahasiswa berupa gantungan kunci, sticker,

blocknote, dan ballpoint secara acak dengan mengambil undian yang disediakan di booth

tersebut.

Guna meningkatkan minat dan ketertarikan mahasiswa terhadap situs Suara

Mahasiswa, maka situs Suara Mahasiswa ini diperbaharui tampilannya menjadi lebih atraktif,

menarik, dan user-friendly. Situs Suara Mahasiswa dapat diakses melalui komputer desktop,

laptop, ataupun smartphone. Mahasiswa diwajibkan untuk login menggunakan akun SSO

UNPAR agar dapat mengakses situs Suara Mahasiswa.

Situs Suara Mahasiswa memiliki 2 (dua) buah fitur utama, yaitu input aspirasi dan

search aspirasi. Input aspirasi dapat digunakan oleh mahasiswa untuk menyampaikan aspirasi

atau keluhannya. Input dilakukan oleh mahasiswa dengan mengisi beberapa form yang

dibutuhkan, seperti nama, judul (subject) aspirasi, konten/pesan aspirasi, topik aspirasi, dan

file–file tertentu yang dapat diupload. File yang dapat diupload bersifat optional, memiliki

ukuran maksimal dan terbatas hanya untuk beberapa ekstensi file. Ukuran maksimal file yang

dapat diupload adalah 1MB dan hanya mendukung ekstensi jpg, jpeg, png, docx, dan pdf.

Setelah mengirimkan aspirasi, mahasiswa akan mendapatkan kode aspirasi yang dikirimkan ke

email student mahasiswa yang bersangkutan. Fitur search aspirasi dapat digunakan oleh

mahasiswa untuk mengetaui sejauh mana aspirasi/keluhannya sudah ditindaklanjuti.

Mahasiswa dapat memasukkan kode aspirasi yang sudah dikirimkan ke email student untuk

dapat menggunakan fitur ini.


PERSATUAN MAHASISWA




5

Untuk dapat memperbaharui status dan progress sebuah aspirasi, diperlukan adanya

Admin yang bertugas untuk memperbaharui aspirasi yang masuk ke sistem. Posisi admin ini

akan diisi oleh Staf Direktorat Jenderal Teknologi Informasi LKM 18/19 dan beberapa

perwakilan dari Majelis Perwakilan Mahasiswa 18/19. Dalam SI Suara Mahasiswa, terdapat 2

(dua) jenis admin, yaitu administrator master dan editor. Administrator master akan diisi oleh

Staf Direktorat Jenderal Teknologi Informasi LKM 18/19, sedangkan editor dibagi menjadi 2

(dua) jenis, editor dari pihak Lembaga Kepresidenan Mahasiswa 18/19 dan Majelis Perwakilan

Mahasiswa 18/19, dan dari pihak biro/unit kerja yang ada di Universitas Katolik Parahyangan.

Administrator master bertugas untuk mendaftarkan e-mail dan password seorang

editor agar dapat login ke dalam sistem admin Suara Mahasiswa. Administrator master tidak

memiliki wewenang untuk memperbaharui sebuah aspirasi, namun tetap memiliki hak akses

terhadap seluruh aspirasi untuk pengecekan apabila terjadi bug/error. Editor dari pihak LKM

18/19 dan MPM 18/19 memiliki wewenang penuh untuk dapat memperbaharui sebuah aspirasi

yang masuk, meneruskan aspirasi yang masuk ke biro/unit kerja terkait, dan mengevaluasi hasil

penindaklanjutan aspirasi oleh biro/unit kerja. Editor dari pihak biro/unit kerja memiliki

wewenang untuk memperbaharui sebuah aspirasi yang telah dikirimkan oleh editor dari pihak

LKM 18/19 dan MPM 18/19. Editor juga akan menerima e-mail ketika terdapat sebuah aspirasi

yang masuk ke dalam sistem. Selain itu, editor tidak memiliki wewenang untuk menambahkan

editor lainnya.

Untuk dapat mengakses halaman admin, editor diwajibkan untuk login menggunakan

e-mail dan password yang sudah didaftarkan oleh administrator master. Setelah login, editor

akan diarahkan ke halaman dashboard yang berisi informasi mengenai admin dan editor yang

mengakses halaman admin sebelumnya. Pada halaman aspirasi, editor dapat melihat seluruh

aspirasi yang sudah masuk ke dalam sistem dan dapat melihat status dari masing–masing

aspirasi. Status sebuah aspirasi terbagi menjadi 4 tahapan, yaitu New, Processed, Finished by

Biro, dan Evaluated.

Untuk memperbaharui sebuah aspirasi, editor dapat menekan tombol update yang

terdapat pada masing–masing aspirasi, ataupun apabila editor dari pihak LKM 18/19 dan MPM

18/19 ingin meneruskan aspirasi ke biro/unit kerja terkait dapat menekan tombol “Kirim

aspirasi” lalu memilih kemana tujuan aspirasi tersebut akan dikirimkan. Setelah aspirasi

dikirimkan ke Biro/Unit Kerja yang bersangkutan, setiap penanggung jawab di Biro/Unit Kerja

dapat langsung memperbaharui aspirasi secara langsung. Dalam memperbaharui aspirasi,

editor harus mengisi beberapa form yang dibutuhkan, beberapa diantaranya adalah memilih

status aspirasi (processed/finished/evaluated), memilih tempat terakhir aspirasi telah

ditindaklanjuti (BKA, LKM, MPM, dsb), notes (optional), dan file attachment (optional). File

attachment ini memiliki ukuran maksimal 1MB dan hanya mendukung ekstensi file jpg, jpeg,

png, docx, dan pdf.


PERSATUAN MAHASISWA




6

BAB II

URAIAN KEGIATAN

II.1 Nama Kegiatan

Suara Mahasiswa

II.2 Waktu dan Tempat Kegiatan

Hari, tanggal : Senin, 5 November 2018 – Jum’at, 30 November 2018

Waktu : 08.00 - selesai

Tempat : Universitas Katolik Parahyangan

II.3 Struktur Kepanitiaan

II.4 Susunan Kepanitiaan

Pelindung

Rektor UNIKA Parahyangan : Mangadar Situmorang, Ph.D.

Wakil Rektor III Bidang

Modal Insani dan Kemahasiswaan : Dr. Paulus Sukapto, Ir., MBA.

Penanggung Jawab

Ketua Pelaksana

Koordinator Divisi Publikasi

Koordinator Divisi Developer

Sekretaris Bendahara


PERSATUAN MAHASISWA




7

Sekretaris Jenderal MPM : Kevin Octavian (2016120086)

Wakil Presiden Mahasiswa : Jessica Andriani Putrono (2015330022)

Menteri Komunikasi dan Informasi : Christopher C.B Hermawan (2015610167)

Direktur Jenderal Teknologi Informasi : Hengky Surya Hanadi (2015730051)

Panitia Pelaksana

Ketua Pelaksana : Aditya Putra Leksono (2015730066)

Sekretaris : Vinsensius Christian Ferry (2016720001)

Bendahara : Nadya Purnama (2016320226)

Koordinator Divisi Developer : Stephen Jordan (2016730018)

Koordinator Divisi Publikasi : Laras Octa Safira (2016730062)

II.5 Jadwal Kegiatan

Waktu Kegiatan Keterangan

20 September 2018 – 24

Oktober 2018

Pengembangan SI Suara

Mahasiswa

Tahap pengembangan sudah

termasuk testing terhadap

sistem informasi

25 Oktober 2018 – 2

November 2018

Proses Quality Control SI

Suara Mahasiswa

5 November 2018 – 30

November 2018

Publikasi SI Suara

Mahasiswa

Publikasi melalui:

Media cetak (poster, spanduk,

dan banner)

Media sosial

Booth aspirasi

2 November 2018 - Selesai Pelaksanaan SI Suara

Mahasiswa


PERSATUAN MAHASISWA




8

II.6 Evaluasi Kegiatan

A. Ketua Pelaksana

Kendala Solusi Saran

Proposal pengajuan dana baru

diserahkan 1 minggu sebelum tanggal

launching sehingga menyebabkan

terlambatnya proses pencairan dana.

Menggunakan uang

panitia terlebih dahulu

untuk keperluan

publikasi

Lebih memperhatikan

prosedur pengajuan

dana sehingga bisa

dipersiapkan sesuai

lama prosedur

pencairan dana

B. Sekretaris


Terjadi miss komunikasi dan

miss koordinasi terkait

pembuatan surat dan laporan

pertanggungjawaban

Follow up terkait kebutuhan

surat-surat yang dibutuhkan

atau ditanyakan sudah dibuat.

Komunikasi dengan ketua

pelaksana terkait surat-surat

dan laporan

pertanggungjawaban.

Membuat list kebutuhan

surat dan saling

mengingatkan serta

komunikasi.

C. Bendahara


Dana belum cair sedangkan sudah ada

beberapa kebutuhan yang harus di beli

seperti keperluan untuk pembuatan

instalasi.

Meminjam dana dari

panitia.

Perlunya persiapan

yang lebih matang

terkait dengan proposal

kegiatan sehingga dana

dapat cair tepat waktu.


PERSATUAN MAHASISWA




9

D. Divisi Publikasi


Kurangnya Staff publikasi Merektrut extra officer SDM lebih disesuaikan

dengan project yang akan

dijalankan


PERSATUAN MAHASISWA




10

BAB III

LAPORAN KEUANGAN

Pemasukan

No Keterangan Total

1 Dana Kegiatan Mahasiswa Rp 7.500.000

Pengeluaran

Divisi Kesekretariatan

No

Kode

Bon Keterangan Jumlah Satuan Harga Satuan Total Keterangan

1 SK01

Jilid 4 Buah Rp 3.500 Rp 14.000 Untuk proposal dan

LPJ + arsip SK02

2 SK03 Fotocopy 16 Lembar Rp 200 Rp 3.200

Surat undangan ke

biro

Total Rp 17.200

Divisi

Publikasi

No

Kode


1 PB01

X - banner 10 Buah Rp 100.000 Rp 1.000.000 Untuk media

Publikasi PB02

2 PB03 Baliho 40 meter Rp 20.000 Rp 800.000

Ukuran 4 x 5 meter

(depan unpar) 2 buah

3 Poster 10 Buah Rp 5.000 Rp 50.000 Ukuran A3

4

PB04

Ballpoint 250 Buah Rp 7.000 Rp 1.750.000

Untuk Sosialisasi

saat launching

5

Gantungan

Kunci 250 Buah Rp 10.000 Rp 2.500.000

Bahan akrilik untuk

sosialisasi saat

launching

6 PB05 Sertifikat 8 Buah Rp 5.000 Rp 40.000

Panitia 6 dan

pemenang lomba 2

7 PB06 Sticker 500 Buah Rp 1.000 Rp 500.000 Ukuran 5 cm x 5 cm

Total Rp 6.640.000

Divisi Pengembangan

No

Kode


1 PG01 Jasa develop 1 paket Rp 500.000 Rp 500.000

Total Rp 500.000


PERSATUAN MAHASISWA




11

Rekapitulasi Pengeluaran

SDivisi Kesekretariatan Rp 17.200

Divisi Publikasi Rp 6.640.000

Divisi Pengembangan Rp 500.000

Total Rp 7.157.200

Rekapitulasi Anggaran

Pemasukan Rp 7.500.000

Pengeluaran Rp 7.157.200

Sisa Rp 342.800

Pengembalian ke BKA Rp 342.800

Saldo Rp -


PERSATUAN MAHASISWA




12

BAB IV

PENUTUPAN

Demikian laporan pertanggungjawaban kegiatan Suara Mahasiswa ini kami susun.

Besar harapan kami agar seluruh rangkaian proses pengembangan SI hingga launching dapat

berlangsung dengan baik dan lancar. Dan semoga agar pihak-pihak yang turut terlibat baik

langsung maupun tidak langsung dalam peluncuran SI ini dapat saling bekerja sama dengan

baik. Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan terima kasih.

.


PERSATUAN MAHASISWA




13

LEMBAR KONTROL DOKUMEN

Nama Dokumen : Laporan Pertanggungjawaban Suara Mahasiswa

Lembaga Pembuat Dokumen : Persatuan Mahasiswa Periode 2018/2019

Tanggal Pelaksana Kegiatan : 5 November 2018 – 30 November 2018

Tempat Pelaksanaan : Universitas Katolik Parahyangan

Besar Biaya Total : Rp 7.157.200

Besar DKM : Rp 7.500.000

Ketua Pelaksana Kegiatan

Nama : Aditya Putra Leksono

NPM : 2015730066

No. HP : 081220920351

E-mail : [email protected]

Tanggal Masuk

Revisi

Tanggal Selesai Tanggal

Pemberian

Tanggal

Pengembalian

BKA


PERSATUAN MAHASISWA




14

LEMBAR PENGESAHAN

Nama Kegiatan : Suara Mahasiswa

Lembaga Pelaksanaan : Persatuan Mahasiswa Periode 2018/2019

Tanggal Pelaksanaan : 5 November 2018 – 30 November 2018

Tempat Pelaksanaan : Universitas Katolik Parahyangan

Besar Biaya Total : Rp 7.157.200

Besar DKM : Rp 7.500.000

Bandung, 29 November 2018

Hormat kami,

Direktur Jenderal Teknologi Informasi

Hengky Surya Hanadi

2015730051

Ketua Pelaksana

Suara Mahasiswa

Aditya Putra Leksono

2015730066

Mengetahui,

Presiden Mahasiswa

Louis

2015410168

Menteri Komunikasi dan Informasi

Christopher C.B Hermawan

2015610167


PERSATUAN MAHASISWA




15

Sekretaris Jenderal MPM

Kevin Octavian

2016120086

Menyetujui,

Wakil Rektor III

Bidang Modal Insani dan Kemahasiswaan

Dr. Paulus Sukapto. Ir., MBA

NIK. 19920467


PERSATUAN MAHASISWA




16

LAMPIRAN

Halaman utama website suaramahasiswa.unpar.ac.id


https://suaramahasiswa.unpar.ac.id/

PERSATUAN MAHASISWA




17

Design Poster

X-Banner


PERSATUAN MAHASISWA




18

Baliho


PERSATUAN MAHASISWA




19

Launching Suara Mahasiswa

Merchandise


PERSATUAN MAHASISWA




20


laporan pertanggungjawaban kegiatan suara … · pendahuluan i.1 latar belakang sistem informasi...

Documents