kuliah 8 - pengelolaan program (proyek)

8/13/2019 Kuliah 8 - Pengelolaan Program (Proyek)

1/24

Kuliah 8

Pengelolaan Program (proyek)


2/24

Manajemen program adalah; proses pengorganisasian danpenggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan dan sasaran

yg ditetapkan dalam program/proyek tersebut.

Alur pengelolaan program

Manajemen Program

Pencapaian Tujuan dan Sasaran

(PHUW)

Startegi pengembangan Pelayanan


3/24

Apa yang

akan kita

lakukan?

Apakah kita

telah melakukan-

nya dengan benar?

Apakah kita telah

melakukan hal

yang benar/

tepat?

Siklus program


4/24

Kenapa Perlu fungsi manajemen program ?

Memberikan arah

Menghubungkan aksi-aksi dengan tujuanKebutuhan pengalokasian sumber daya secara tepat

Kebutuhan monitoring dan evaluasi secara benar


5/24


6/24

Beberapa Faktor Penunjang Kesuksesan

Sebuah Program

Keberhasilan

Program

Representasi yang cukup

memadai dari berbagai

kepentingan melalui

partisipasi

Perencanaan yg serius

Menyelesaikan masalah

nyata dari kelompok

sasaran

Komitmen dari pihak-

pihak yang terlibat

Penerima manfaat

teridentifikasi secara

jelas (gender & sosial-

ekonomi)

Kapasitas

pengorganisasian

Pengalokasian ongkos

dan manfaat yang

seimbang

Team yang kompeten

dan termotivasi

Manajemen yang efisien


7/24


8/24


9/24

Metode pengembangan pelayanan

;Total Quality Management

(TQM) Integritasi segenap fungsi-fungsi dan proses-

proses dalam sebuah organisasi untuk

mencapai peningkatan kualitas barang dan

jasa secara berkelanjutan. Tujuannya adalah

kepuasan pelanggan atau klien

Dikembangkan oleh W. Edwards Deming

Tahun 1986


10/24

Model TQMIntegritasi segenap fungsi-fungsi dan proses-proses dalam sebuah organisasi untuk

mencapai peningkatan kualitas barang dan jasa secara berkelanjutan. Tujuannya

adalah kepuasan pelanggan atau klien

Peer Review

PROSES

Productivity

Performance

MASUKAN

Availability

Accessibility

Responsibility

Relevance

KELUARAN

Service

Effectiveness

Job

Satisfaction

Client

Satisfaction

Stakeholders

Review


11/24

MASUKAN

Masukan adalah karakteristik kelembagaantermasuk sumber-sumber atau sarana danprasarana yang dimiliki oleh organisasi yang

mendukung efektifitas lembaga dalammemberikan pelayanan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Ada 4 elemen penting yg perlu diperhatikandalam mengontrol atau menilai faktormasukan (input) sebuah lembaga


12/24

Availability

Apakah stakeholders atau pihak-pihak yang

berkepentingan (sponsor,konstituen,klien)

menilai bahwa jumlah dan jenis pelayanan

yang diberikan lembaga sudah cukup tersedia

untuk memenuhi kebutuhan klien dan

masyarakat sekitar? Apakah jumlah dan

kriteria sarana dan staf organisasi sudahsesuai dengan jenis lembaga?


13/24

Accessibility

Apakah lokasi, biaya, dan waktu pelayanan

mudah dijangkau oleh klien dan kelompok

sasaran? Adakah kelompok-kelompok lain

yang potensial menjadi klien lembaga yangtidak dapat memperoleh pelayanan?


14/24

Responsiveness:

Apakah prosedur lembaga dan pelayanannyadapat merespon kebutuhan masyarakat dan isu-isu publik?

Relevance: Apakah jenis dan teknologi pelayanan lembaga

sudah sesuai dengan kebutuhan klien?


15/24

Proses

Adalah segenap prosedur yang diterapkan lembagadalam memberikan pelayanan terhadap klien.Dua faktor di bawah ini bisa dijadikan pedoman

dalam menilai proses pelayanan lembagaProductivity: apakah sumber-sumber yang

dipergunakan untuk mencapai tujuan-tujuanlembaga telah sejalan dengan prinsip efisiensi?

Performance: apakah perilaku-perilaku kerja parapegawai lembaga telah sesuai dengan standarprofesional?


16/24

Keluaran

Adalah karakteristik klien pada saat kasusditutup atau pada saat lembaga selesaimemberikan pelayanan terhadap klien. Kata

kunci untuk menilai keluaran lembaga adalahefektifitas pelayanan

Service Effectiveness apakah pelayanan yangdiberikan lembaga terhadap klien secarakausal berkaitan dengan pencapaian tujuan-tujuan pelayanan?


17/24

Strategi pengembangan program

pelayanan

Ada tiga (3) startegi untuk pengembangan pelayanan

yakni;

Lakukan analisis SWOPA

Lakukan Competition Analysis (analisis Kompetisi)

Lakukan Stakeholders Analysis (Analisis pemangku

kepentingan)


18/24


19/24

Strengths (kekuatan)

Identifikasi pelayanan, program dan kegiatan-

kegiatan yang diberikan lembaga pada saat ini

yang dipandang memenuhi standar profesional

Weaknesses (kelemahan)


kegiatan yang diberikan lembaga yang berada di

bawah kualitas atau kuantitas sebagaimana telah

ditetapkan dalam tujuan


20/24

Opportunities (kesempatan)


kegiatan yang diberikan lembaga yang

memiliki potensi atau peluang untuk

dikembangkan. Misalnya, dikarenakantumbuhnya lingkungan yang kondusif; adanya

peningkatan permintaan terhadap pelayanan,

meningkatnya sumber dana; meningkatnyakemampuan dan minat para pekerja,dsb


21/24

Problems (masalah)

Problems (masalah): identifikasi bidang-bidangpelayanan atau kinerja lembaga yang selamaini masih mengecewakan

Actions (Tindakan)Identifikasi kegiatan-kegiatan atau perubahan-

perubahan yang dapat dijadikan dasar dalam

membangun kekuatan, memanfaatkanpeluang, merespon kelemahan dan mengelolamasalah-masalah yang muncul


22/24

Competition Analysis (Analisis

Kompetisi)

Kegiatan ini melibatkan pertanyaan-pertanyaan terhadappara partisipan yang terlibat dalam prosesperencanaan dan perumusan kegiatan-kegiatanlembaga. Pertanyaan dapat pula diajukan terhadap

kelompok profesional untuk menentukan bagaimanadan dalam bidang apa saja kompetisi lembaga lain yangmengembangkan pelayanan-pelayanan yang dapatmenarik minat klien atau staf lembaga kita?

Adakah lembaga lain yang kini sedang mengajukanproposal kegiatan dan pendanaan yang kini sedangdijalankan oleh lembaga kita?


23/24

Stakeholders Analysis

Stakeholders adalah individu, kelompok atau organisasi-organisasi yang memiliki kepentingan terhadaplembaga kita. contoh stakeholder internal adalah klien,staf, serikat pekerja, anggota dewan direksi.

stakeholders eksternal meliputi asosiasi-asosiasiprofesional, para politisi, lembaga lain yang sejenis,lembaga bisnis dan korporasi, surat kabar setempat,kelompok-kelompok masyarakat madani, pembayarpajak, sponsor, bekas klien dan mereka terhadap

perubahan-perubahan yang diinginkan pada lembagakita haruslah diperhatikan secara seksama ( dan dalamtempo yang sesingkat- singkatnya)


24/24

SUWUN

kuliah 8 - pengelolaan program (proyek)

Documents