1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada umumnya rapat (meeting) menjadi salah satu media komunikasi dan

koordinasi yang digunakan dalam suatu organisai bisnis maupun nonbisnis untuk

membahas atau mendiskusikan suatu topik tertentu. Dalam praktiknya, rapat sering

kali berjalan tidak efektif bahkan terkesan membuang-buang waktu dan berjalan yang

jelas. Oleh karena itu rapat baik perlu dipersiapkan dan dikelola dengan baik,

sehingga dapat berjalan efektif sesuai dengan tujuan yang dikehendaki.

Dalam makalah ini kami akan membahas berbagai hal yang berkaitan dengan

bagaimana melakukan sebuah rapat secara efektif (effective meeting) dalam dunia

bisnis. Pembahasan dalam makalah ini dimulai dengan pengertian rapat bisnis, tujuan

rapat bisnis, jenis-jenis rapat, syarat-syarat rapat, tata tertib rapat bisnis, etika rapat

dan gaya komunikasi, teknik membuka rapat, teknik mengajukan pendapat, teknik

menyusun notula, dan hal yang perlu dihindari saat rapat bisnis.

BAB II

2

PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN RAPAT BISNIS

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok

yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi,

baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah

untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang

dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan

tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai

kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.

Sebuah organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari kelompok-

kelompok individu yang dihimpun dalam berbagai departemen atau bagian.

Meskipun demikian, mereka merupakan satu kesatuan. Rapat merupakan sarana

untuk mencapai kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak setiap orang menyukai rapat

karena berbagai alasan. Rapat yang efektif harus didukung oleh suatu strategi dan

diselenggarakan di tempat yang sesuai dengan penataan ruang sesuai standar.

Keberhasilan rapat juga ditentukan oleh pimpinan rapat yang baik.

Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa

kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-yiakan waktu. Rapat

bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang tidak efektif

tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu.

Untuk mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan yang matang, tujuan

yang pasti, dan penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat terakhir, setiap peserta

mengetahui hasil rapat seutuhnya.

B. TUJUAN RAPAT BISNIS

Rapat ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat kontemporer (sewaktu-waktu)

3

atau bila terjadi suatu peristiwa yang luar biasa. Beberapa tujuan diadakannya rapat,

yaitu:

Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan.

Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.

Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang

terjadi.

Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll.

C. JENIS-JENIS RAPAT BISNIS

Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika

situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai

tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda.

Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi

peninjauannya.

a) Berdasarkan tujuan

1) Rapat Penjelasan.

Rapat penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan

menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

2) Rapat Pemecahan Masalah.

Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan t

entang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.

3) Rapat Perundingan.

Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan

menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak

merugikan kedua belah pihak.

b) Berdasarkan sifat

1) Rapat formal.

4

Rapat formal adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan

terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat

memperoleh undangan.

2) Rapat informal.

Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak

berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.

3) Rapat terbuka.

Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota

organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat

rahasia.

4) Rapat tertutup.

Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu

dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut

maslah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).

c) Berdasarkan jangka waktu

1. Rapat mingguan.

Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap

minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang

dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.

2. Rapat bulanan.

Rapat bulanan adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin,

guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh

setiap seksi atau subseksi.

3. Rapat semester.

Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali,

guna mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah tahun dan mencari

serta menentukan rencana-rencana selanjutnya untuk waktu enam bulan

berikutnya.

5

4. Rapat tahunan.

Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan

untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan

jangka panjang.

d) Berdasarkan frekuensi

1) Rapat rutin.

Rapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu aRapat rutin adalah

rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, missal mingguan, bulanan, dll.

2) Rapat insidental.

Rapat incidental adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih

dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

e) Berdasarkan nama

1. Rapat kerja.

Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna

membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu

instansi.

2. Rapat dinas.

Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau

pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi

pemerintah).

3. Musyawarah kerja.

Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja

D. SYARAT-SYARAT RAPAT BISNIS

Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat

yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa

6

syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah

syarat-syarat rapat yang baik?

Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria

berikut, yaitu:

a. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi,

perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus

dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.

b. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.

c. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada

yang disembunyikan serta prasangka ).

d. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat,

masalah yang dibahas.

Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus

mengetahui syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :

a) Persiapan rapat.

Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat.

Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :

1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.

2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.

3. Penentuan tempat.

4. Akomodasi.

5. Konsumsi.

6. Media/peralatan.

b) Pelaksanaan rapat.

1. Suasana rapat berlangsung terbuka.

2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.

3. Adanya kendali dari ketua rapat

4. Hindarkan debat kusir.

5. Bahasa harus komunikatif.

7

6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.

7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.

8. Adanya notulen.

9. Acara rapat.

10. Media rapat.

11. Waktu.

E. TATA TERTIB RAPAT BISNIS

Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola

dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sebagai

berikut :

1. Tepat waktu dalam memulai rapat.

2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat

mengetahui susunan acara rapat.

3. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.

4. Adanya partisipasi dari peserta rapat.

5. Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain

tanpa emosi.

6. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar

pendapat orang lain.

7. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.

8. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun

saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.

9. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas

dan lugas.

10. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun

terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat

mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil

8

kesimpulan.

11. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang

disetujui bersama.

Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara

rapat yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat

sampai dengan rapat ditutup yaitu :

1. Pembukaan

2. Pembacaan susunan acara rapat

3. Pembahasan materi rapat

4. Lain-lain

5. Penutup

Susunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada

seluruh peserta rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan

susunan acara rapat sehingga rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat

merupakan suatu aturan rapat yang biasanya dibacakan atau dibagikan kepada peserta

rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan agar rapat dapat berlangsung dengan tertib

dan tidak membuang-buang waktu secara percuma, sehingga tidak akan mendengar

lagi keluhan pegawai, ”Apa sih, gunanya rapat?”.

Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka,

diuraikan bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan ( kumpulan ) untuk

membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi adalah pertemuan ilmiah

untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.

Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe, yang dimaksud dengan

rapat ialah kumpulan beberapa otang atau organisasi yang akan membicarakan suatu

masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu

persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang

disepakati/disetujui bersama.

Berdasarkan beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas dapat ditarik

kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan rapat ialah pertemuan atau kumpulan

9

dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal

maupun nonformaluntuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu

masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

Jadi, dalam setiap organisasi, perusahaan, instansi pemerintah pada saat tertentu

sering mengadakan rapat. Rapat yang bersifat rutin ( berkala ), temporer ( sewaktu-

waktu ). Rapat dapat berlangsung dalam situasi formal maksudnya rapat dilaksanakan

dengan mengikuti prosedur rapat, syarat rapat, aturan rapat. Misal, rapat

diselenggarakan di kantor dalam keadaan resmi. Sedangkan rapat yang bersifat non

formal, misalnya penyelenggaraan rapat dilaksanakan di tempat-tempat yang santai

( sambil hiburan ) seperti di tempat rekreasi, rumah makan, dan lain-lain. Hal yang

dibahas dalam rapat tentunya segala sesuatu yang berkaitan dengan suatu kegiatan

baik bisnis maupun bukan bisnis.

Dalam rapat harus terjalin komunikasi yang harmonis, efektif, dan komunikatif,

sehingga tercapai suatu keputusan hasil kesepakatan bersama. Rapat dapat dikatakan

berhasil apabila tujuan rapat ( yang telah ditentukan ) tercapai.

F. ETIKA RAPAT DAN GAYA KOMUNIKASI

Salah satu etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat. Ketika

akan melaksanakan pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka perhatikanlah prosedur dan

etika rapat. Yang dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau

ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan rapat.

Gaya komunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat. Pada saat

pertemuan setiap orang yang berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau

mempunyai gaya komunikasi yang berlainan. Komunikasi yang efektif dapat

berlangsung apabila memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara

lain sebagai berikut :

1) Persepsi.

2) Ketepatan.

3) Kredibilitas.

10

4) Pengerndalian.

5) Kecocokan/keserasian.

Beberapa persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan diatas harus

diterapkan dalam gaya komunikasi. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan

keberhasilan suatu komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya

komunikasi, antara lain :

1. Persyaratan komunikasi yang efektif.

2. Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.

3. Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun, serta dapat dipahami

dengan mudah oleh orang lain.

4. Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.

5. Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi.

Selain kelima unsur tersebut diatas, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal lain yang

dapat menarik dalam mempengaruhi pembicaraan. Hal-hal menarik yang dapat

mempengaruhi pembicaraan antara lain :

a. Pakaian.

b. Pandangan mata.

c. Mimik wajah.

d. Sikap badan.

e. Suara.

f. Tulisan.

G. TEKNIK MEMBUKA RAPAT

Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat

( MC ) dengan ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus

membacakan susunan acara rapat dan tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu

pembawa acara menyerahkan rapat pada pimpinan rapat.

11

Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan

harus mampu mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung

jawab atas rapat yang diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan

dalam rapat demi tercapainya tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan

rasa aman, suasana persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap

otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang

pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama.

Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan

peserta untuk Berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak

ragu- ragu untuk mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang.

Menyampaikan opini yang tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa

pimpinan tidak mengekang pendapatnya bahkan memberi kebebasan dalam

beragumen. Mencapai keputusan bersama tanpa selalu meminta pemimpin sebagai

penentu akhir.

H. TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT

Seorang pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan pandai

mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada peserta rapat. Dalam hal ini pimpinan

harus menguasai teknik bertanya.Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari

peserta rapat mempunyai nilai tambah dan berisi ide-ide yang berguna.

Pada dasarnya ada 4 teknik bertanya :

a) Pertanyaan langsung ( direct question )

Yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat.

Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa orang yang

ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.

b) Pertanyaan tidak langsung ( overhead question )

Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan

menebar pandangannya ke segala penjuru.

12

c) Pertanyaan mengembalikan ( reverse question )

Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan

tersebut.

d) Pertanyaan dilemparkan ( Relay question )

Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana

pimpinan mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan

sebelumnya.

Tujuan dari pelemparan kembali pertanyaan adalah :

a. Untuk merangsang diskusi dalam rapat.

b. Membahas masalah secara lebih terperinci dan terbuka.

c. Menuju ke arah kesepakatan bersama.

I. TEKNIK MENYUSUN NOTULA

Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan selama rapat

berlangsung.Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam

rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan

dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir,

notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang

diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke

waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh

pimpinan.

Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk

melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan agar sekretaris dapat

menebar pandangan ke seluruh peserta.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :

1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan

penafsiran yang berbeda-beda.

2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis

13

3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara

penulisannya agar tidak membingungkan

4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian

informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang

berupa keputusan

5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan

Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu

disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan

dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula :

1) Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan

tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007

2) Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan

rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan

keputusan.

3) Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan

pimpinan dan notulis rapat

4) Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu

disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan

tentang………………………………

5) Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap

6) Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

Persiapan dalam pembuatan notula :

1. Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan Personal

Computer ataupun Note BookLaptop untuk penyusunan notula. atau

2. Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.

3. Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai

14

4. Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat

Isi Notula Rapat

1) Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang

menyelenggarakan rapat.

2) Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.

3) Sifat rapat.

4) Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.

5) Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.

6) Susunan acara rapat.

7) Ringkasan jalannya rapat.

8) Hasil rapat.

9) Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.

10) Catatan khusus.

11) Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.

J. HAL YANG PERLU DIHINDARI SAAT RAPAT BISNIS

Siapa yang tidak merasa jengkel saat si mulut besar melontarkan pembicaraan

yang sama sekali tidak ada kaitannya dengan topik yang sedang dibahas? Siapa yang

tidak merasa kasihan pada rekan yang menjadi target olok-olokan di kantor? Atau

merasa aneh saat melihat kemampuan teman anda dalam hal mengungkapkan

ssesuatu seperti mengagumi sesuatu hal yang sebenarnya tidak ada artinya?

Namun tak peduli bagaimana hal seperti itu menguasai pikiran anda,jangan

pernah sekali pun menganggap bahwa rapat bukanlah sesuatu hal yang

penting.Faktanya adalah rapat dapat membuat atau menghancurkan karir anda.

Berikut adalah 10 hal yang perlu dihindari saat rapat:

15

1. Datang terlambat. Jangan mengatakan "saya tidak akan membuat kacau" seperti

berjalan ke sebuah pertemuan yang sedang berlangsung. Tiba beberapa menit lebih

awal tidak hanya menunjukkan anda sangat menghargai waktu, tetapi juga menjamin

anda mendapat tempat duduk yang baik juga.

2. Tidak punya persiapan. Jika anda sebelumnya telah diberikan agenda atau bahan

rapat, sebaiknya anda membacanya.Buatlah beberapa pertanyaan atau kontribusi apa

yang bisa anda berikan sebagai bahan rapat untuk didiskusikan.

3. Memonopoli Pembicaraan. Saat rapat dimulai, alangkah baiknya jika memberikan

kepada karyawan senior dahulu untuk memberikan pendapatnya. Saat mereka

berbicara tentang sedikitlah, maka kembangkanlah hal tersebut menjadi sesuatu yang

padat. Jangan hanya bergumam atau bahkan tidak bicara sama sekali jika anda

memiliki sesuatu yang berguna untuk dibicarakan.

4. Membuat pernyataan seperti pertanyaan. Ungkapan pernyataan seperti pertanyaan

akan mengundang orang lain untuk berkata tidak, berdebat, atau mengambil ide-ide

anda. Tentunya hal ini akan sangat merugikan anda.

5. Salah membaca sinyal. Cobalah untuk mengukur kebutuhan atau suasana hati

orang-orang yang ada dalam ruangan. Mendengarkan dengan seksama apa yang

dikatakan mereka untuk mengetahui kemungkinan mereka akan menerima ide-ide

anda.

6. Terintimidasi. Sayangnya beberapa rekan anda menganggap sebuah rapat adalah

arena pertarungan lisan dan mereka sendiri berperan sebagai gladiator. Jika anda

menjadi korban intimidasi, hadapilah dengan tenang. Jika anda memerlukan waktu

untuk berpikir, lakukanlah dengan sebuah pertanyaan yang membuat penyerang anda

bertanggung jawab. Sebagai contoh, "Andrew, sejak kapan anda mulai berpikir saya

16

tidak peduli dengan hasil penjualan kami?"

7. Mengunyah permen karet. Hal ini sepenuhnya tidak sopan dan tidak profesional.

tidak ada yang perlu kita jelaskan lagi.

8. Membiarkan handphone menyala. Anda menonaktifkannya saat di restoran atau di

bioskop, maka non aktifkanlah saat sedang rapat. dering handphone sangat

mengganggu seluruh peserta rapat. Dan jangan pernah menerima telepon saat rapat

berlangsung.

9. Keluar dari topik. Jangan membuat agenda sendiri. Tetap fokus pada apa yang

ingin dicapai. Jika anda harus keluar dari topik, bicarakan dahulu dengan yang lain

sedini mungkin. Cara terbaik untuk menangani hal-hal yang tidak berkaitan dengan

topik adalah dengan mencatat semuanya dan kembali ke topik pada saat yang tepat.

10. Melewatkannya. Anda mungkin mendapatkan lebih banyak yang dapat anda

lakukan jika anda tidak ikut suatu rapat dan melakukan pekerjaan anda sebenarnya.

Tetapi jika pertemuan itu dihadiri oleh seseorang yang memiliki jabatan dalam

organisasi, anda akan kehilangan kesempatan untuk membuat diri anda dikenal. Ingat,

rapat bukanlah tentang produktifitas tetapi juga tentang memproyeksikan citra positif

dan membangun hubungan profesional

17

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

Pada dasarnya rapat merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu

tempat untuk membahas suatu masalah tertentu dengan cara-cara yang baik. Dalam

konteks bisnis, pembahasan istilah rapat ini mengacu pada pemahaman rapat bisnis

karena rapat bisnis memang memiliki perbedaan dengan rapat nonbisnis.

Rapat memiliki beberapa tujuan di antaranya menyampaikan informasi,

penjajakan ide/gagasan, evaluasi ide/gagasan, pengambilan keputusan membuat

dokumen dan memotivasi peserta. Rapat dapat dikelompokkan ke dalam beberapa

jenis, antara lain: briefing, rapat konsultasi rapat komite rapat konseling dan

negosiasi. Di samping itu, pengelompokkan yang lain rapat juga dapat

dikelompokkan menjadi rapat internasional, rapat motivasional dan rapat partisipasif.

18

Keberhasilan rapat bisnis memerlukan perencanaan yang baik, pemantauan

selama pelaksanaan rapat bisnis dan tindak lanjut dari rapat bisnis. Selain itu,

efektifitas rapat bisnis dipengaruhi oleh tiga komponen penting antara lain: kesiapan

penyelenggara narasumber (presenter) dan keaktifan para peserta rapat bisnis

tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

1. Buku komunikasi bisnis (Djoko Purwanto: bab18, hal 320)

2. http://www.artikelrapatbisnis.com

3. http://www.rapatbisnis.com/2013/10/jenis-jenisrapatbisnis.html