Makalah Komunikasi Bisnis

PENULISAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF

Disusun Oleh:

1. Suryo Cahyo Putro C1G0140742. Yusuf Siddiq C1G0140773. Very Sony Indra Suroto C1G0140914. Rofiq Wahyu Sulistianto C1G0140835. Bakhtiar Amaludin C1G0140846. Sri Hartono C1G0141037. Angget K. Pradana C1G0141358. Ahmad Jamilul Khuluk C1G014143

Disusun dalam rangka memenuhi tugas Mata Kuliah Komunikasi Bisnis

Program Studi S1-Akuntansi Alih JenjangFakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Jenderal SoedirmanProgram Beasiswa STAR-BPKP Batch-II

1

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami sampaikan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan rahmat-

Nya kami dapat menyelesaikan penyusunan makalah yang berjudul “Penulisan Pesan-Pesan

Rutin dan Positif” sebagai pemenuhan tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis dalam sebagai

bagian dari kegiatan perkuliah program alih jenjang S1-Akuntansi Program Beasiswa STAR-

BPKP Batch II Semester Ganjil.

Dalam penyusunan makalah ini, Tim Penyusun menyadari sepenuhnya bahwa penulisan

makalah ini tidaklah mudah dan terdapat beberapa tantangan dan hambatan yang harus dilalui.

Oleh karena  itu, tim penyusun mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua

pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini, semoga bantuannya mendapat

balasan yang setimpal dari Tuhan Yang Maha Esa.

Selanjunya, besar harapan dari tim penyusun semoga makalah ini dapat bermanfaat

sebagai referensi pemikiran bagi pihak-pihak yang membutuhkan, terutama para teman

mahasiswa dan terlebih lagi bagi penyusun sehingga apa yang diharapkan dapat tercapai.

Akhir kata, tim penyusun menyadari bahwa dalam penyusunan dan penyelesaian makalah

ini, terdapat banyak kekurangan dan kesalahan. Oleh sebab itu, kami sangat mengharapkan kritik

dan saran yang konstruktif dari pembaca agar dapat menjadi perbaikan bagi kami untuk makalah

selanjutnya. Akhir kata, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.

Tim Penyusun

2

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.............................................................................................................................. i

KATA PENGANTAR............................................................................................................................ ii

DAFTAR ISI........................................................................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN....................................................................................................................... 1

A. Latar Belakang ................................................................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah............................................................................................................................... 1

C. Tujuan Penulisan Makalah.................................................................................................................. 2

BAB II PEMBAHASAN........................................................................................................................ 3

A. Pendekatan Penulisan Pesan Rutin dan Positif................................................................................... 3

B. Tiga Tahap Penulisan Pesan Rutin dan Positif Melalui...................................................................... 4

C. Penulisan Pesan Permintaan Rutin...................................................................................................... 5

1. Strategi Penulisan Pesan Permintaan Rutin............................................................................... 5

2. Contoh Pesan Permintaan Rutin: ............................................................................................... 6

a. Permintaan Informasi dan Tindakan.................................................................................... 6

b. Permintaan Rekomendasi..................................................................................................... 7

c. Permintaan Klaim dan Penyesuaian..................................................................................... 8

D. Penulisan Pesan Positif ...................................................................................................................... 8

1. Strategi Penulisan Balasan Pesan Permintaan Rutin dan Pesan Positif...................................... 8

....................................................................................................................................................

2. Contoh Balasan Pesan Permintaan Rutin dan Pesan Positif....................................................... 9

a. Pesan-Pesan Good News dan Goodwill................................................................................ 9

b. Surat Konfirmasi Pesanan.................................................................................................... 10

c. Menjawab Permintaan Informasi......................................................................................... 10

d. Menangani Permintaan Kredit Rutin.................................................................................... 11

e. Surat Rekomendasi............................................................................................................... 12

E. Penulisan Pesan Permintaan Rutin dan Pesan Positif di Lingkungan Pemerintahan.......................... 12

BAB III PENUTUP................................................................................................................................ 14

A. Kesimpulan........................................................................................................................................ 14

B. Saran.................................................................................................................................................. 14

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................................................. 15

LAMPIRAN............................................................................................................................................ 15

3

BAB IPENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Komunikasi dalam bentuk tertulis baik dalam bentuk surat, memo, ataupun bentuk

yang lainya untuk kalangan intern atau ekstern organisasi perusahaan merupakan hal yang

biasa dilakukan dalam sebuah organisasi serta memainkan peran yang cukup penting dalam

manajemen. Selain sebagai sarana komunikasi, penulisan pesan-pesan bisnis tertulis juga

dapat memberikan suatu kesan postif atau citra yang baik bagi sebuah organisasi. Meskipun

teknologi informasi telah menyediakan alternative media komunikasi yang tersedia saat ini,

eksistensi komunikasi tertulis dalam bentuk surat tidak dapat dihilangkan. Surat bisnis yang

diperlukan bagi organisasi yang memerlukan catatan permanen (permanent record),

kerahasiaan, formalitas, sensitivitas dan penyajian yang baik.

Salah satu pesan bisnis yang biasa dilakukan oleh organisasi adalah penulisan

pesan-pesan rutin dan penulisan pesan positif. Terdapat berbagai jenis pesan rutin dan positif

yang ada dalam organisasi dan tentunya jenis-jenis pesan tersebut akan berbeda antar

organisasi satu dengan organisasi lain. Banyaknya variasi pesan tersebut disebabkan oleh

karakterisik dari aktivitas operasi organisasi yang berbeda-beda.

Meskipun terlihat sederhana, namun penulisan pesan-pesan rutin dan positif tidaklah

mudah. Guna mewujudkan hal tersebut, salah satu hal yang perlu mendapat perhatian khusus

bagi organisasi adalah mengetahui sepenuhnya bagaimana menyusun penulisan pesan-pesan

bisnis tersebut dengan benr dan baik. Dengan penulisan pesan-pesan yang baik dan benar

tentunya akan mendukung terwujudnya komunikasi yang efektif dalam sebuah organisasi

yang merupakan kunci keberhasilan sebuah organisasi dalam mencapai tujuannya.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian dalam latar belakng di atas, tim penyusun menguraikan beberapa

rumusan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana strategi dalam menyusun permintaan dan menjawab pesan-pesan rutin?

2. Bagaimana strategi dalam menyusun permintaan pesan-pesan positif?

3. Apa saja contoh pesan-pesan rutin dan pesan-pesan positif baik di lingkungan bisnis dan

pemerintahan?

1

C. Tujuan Penulisan Makalah

Berdasarkan rumusan masalah diatas, tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai

berikut:

1. Menguraikan strategi dalam menyusun permintaan dan menjawab pesan-pesan rutin.

2. Menguraikan strategi dalam menyusun permintaan pesan-pesan positif.

3. Menjelaskan dan menguraikan beberapa contoh pesan-pesan rutin dan positif dalam

lingkungan bisnis dan pemerintahan.

2

BAB IIPEMBAHASAN

A. Pendekatan Penulisan Pesan Rutin dan Positif

Untuk menulis pesan rutin dan positif, seseorang perlu memperhatikan pola penulisan

yang digunakan. Terdapat dua pola penulisan pesan yakni pendekaran langsung (direct

approach) dan pendekatan tidak langsung (indirect approach). Pendekatan langsung

merupakan pennulisan pesan yang ditulis secara deduktif dimana penulisan pesan diawali

dengan ide pokok dan selanjutnya diikuti oleh bukti-bukti pendukungnya. Sebaliknya,

pendekatan tidak langsung adalah penulisan pesan yang diawali dengan bukti-bukti dan kasus

pendukung baru kemudian diakhiri dengan ide pokoknya (Boove dan Till, 2008). Perbedaan

dari kedua pola pendekatan tersebut digambarkan melalui tabel 2.1 di bawah ini:

Direct Approach Indirect Approach

Reaksi Penerima Gembira/Tertarik/Puas/Netral Tidak Senang Tidak Tertarik

Pembuka Mulai dengan ide pokok,Mulai dengan pernyataan

netral

Mulai dengan pernyataan atau

pertanyaan yang menangkap

perhatian.

Isi Penjelasan Secara Detail

Berikan alasan untuk

membenarkan jawaban

negatif. Menyatakan atau

menyiratkan kabar buruk,

dan membuat sugesti positif

Bangun penjelasan yang

meningkatkan minat pembaca

Penutup

Tutup dengan komentar yang

menyenangkan, referensi

berita baik, dan tindakan

yang diinginkan.

Tutup dengan hormat. Permintaan Tindakan.

Tabel 2.1 Pendekatan Penulisan Pesan-Pesan Bisnis (Boove dan Till, 2008)

Berdasarkan gambaran mengenai dua pola penulisan di atas, maka sesuai dengan maksud

dan tujuannya, menurut (Boove dan Till, 2008) penulisan pesan rutin dan positif lebih tepat

apabila dilakukan dengan menggunakan pendekatan langsung.

3

B. Tiga Tahap Penulisan Pesan Rutin dan Positif

Terdapat tiga tahap penulisan pesan rutin dan positif yang bias dilakukan untuk mencapai

tujuan komunikasi yang efektif yakni sebagai berikut:

1. Perencanaan Pesan

Meskipun perencanaan pesan rutin dan positif hanya menghabiskan beberapa menit

saha, empat aktivitas dalam tahap perencanaan masih perlu dilakukan. Pertama,

menganalisis situasi untuk memastikan kejelasan tujuan pesan yang akan dibuat serta

memastikan penerima pesan memahami pesan tersebut. Kedua, mengumpulkan informasi

yang dinginkan oleh para penerima pesan. Termasuk semua informasi yang diperlukan oleh

penerima pesan untuk menghemat waktu dalam memahami informasi yang disampaikan.

Ketiga, pilih media yang tepat untuk menyampaikan pesan tersebut apakah melalui media

digital atau melalui surat, Keempat, mengatur informasi Anda secara efektif yang meliputi

mendefinisikan Ide pokok, membatasi ruang lingkup, memilih pendekatan langsung atau

tidak langsung, dan menyusun outline.

2. Penulisan Pesan

Dalam menulis pesan perlu sekali lagi diperhatikan cara penyampaian pesan dengan

bahasa yang santun dan positif. Gunakan bahasa yang lebih formal apabila memang hal

tersebut diperlukan. Selain itu, untuk memperkuat hubungan dengan penerima pesan dapat

pulsa disampaikan bagaimana kredibilitas yang dimiliki oleh organisasi.

3. Penyelesaian Pesan

Langkah terakhir dalam proses penulisan pesan agar membuatnya efektif, sediakanlah

waktu yang cukup untuk merevisi, mengoreksi sebelum menyampaikannya. Pertama,

merevisi pesan Anda dengan mengevaluasi isi beserta sistematikanya dan pastikan bahwa

pesan tersebut berisi apa yang ingin disampaikan dan mudah dipahami pembaca. Bahkan,

bila perlu, sunting atau menulis ulang untuk membuatnya lebih ringkas dan jelas. Kedua,

periksa kembali presentasi dari pesan yang disusun, seperti memilih jenis dan ukuran huruf

yang sesuai dan menyusunnya dalam format yang baku serta mudah dimengerti.

Selain itu, pastikan pula pesan tersebut bebas dari kesalahan ketik (typo error), kesalahan

tata bahasa dan kesalahan ejaan. Ketiga, pilih metode distribusi yang efisien, menghemat

biaya, kenyamanan, waktu, keamanan, dan privasi.

4

C. Penulisan Pesan Permintaan Rutin

1. Strategi Penulisan Pesan Permintaan Rutin

Seperti semua pesan bisnis, permintaan rutin memiliki tiga bagian: pembukaan,

tubuh, dan menutup dan penulisannya menggunakan pendekatan langsung. Namun hal

yang perlu diingat, sebelum menulis surat apapun, pertimbangkan biaya dan beban kerja

yang ada. Bila tidak memungkinkan untuk menulis pesan, cobalah mencari informasi

melalui pesan telepon, e-mail, pesan instan, atau kunjungan singkat ke rekan kerja untuk

memecahkan masalah dengan cepat. Berikut ini adalah beberapa strategi yang dapat

digunakan dalam menulis pesan permintaan rutin:

a. Sampaikan Permintaan di Awal (State Your Request Up Front)

Untuk menulis pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan

mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih

spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Namun demikian terdapat beberapa

hal yang perlu diperhatikan yakni sebagai berikut:

1) Gunakan bahasa yang sopan dan halus;

2) Asumsikan bahwa penerima pesan akan melaksanakan atau menuruti permintaan

yang disampaikan; dan

3) Sampaikan permintaan secara spesifik dan jelas.

b. Jelaskan Permintaan (Explain and Justify Your Request)

Pada bagian batang tubuh pesan sampikan secara rinci permintaan yang ingin

disampaikan. Apabila memungkinkan, yakinkan bahwa permintaan yang disampaikan

juga akan memberikan keuntungan kepada penerima pesan. Selain itu, pada bagian ini

permintaan detail khususnya dalam penyampaian permintaan informasi dapat pula

dilakukan dalam pendekatan tanya jawab (ask quetions approach), seperti menanyakan

tentang spesifikasi produk dan harga produk. Namun demikian dalam menyampaikan

beberapa pertanyaan tersebut perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1) Sampaikan pertanyaan yang lebih penting di awal;

2) Sampaikan hanya pertanyaan-pertanyaan yang relevan; dan

3) Jika memiliki permintaan yang tidak biasa atau kompleks, bagi menjadi beberapa

pertanyaan sehingga mudah dipahami.

5

c. Permintaan Tindakan (Request Specific Action in a Courteous Close)

Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan

keramahan, apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang dinginkan. Selain itu

juga diperlukan informasi penting yang dapat dihubungi segera seperti alamat kantor,

nomot telepon, email, dan informasi lainnya.

2. Contoh Pesan Permintaan Rutin

Terdapat berbagai jenis permintaan rutin, mulai dari permintaan kredit sampai

dengan permintaan penawaran barang. Namun demkian, menurut (Boove dan Till, 2008)

beberapa permintaan rutin tersebut memiliki karakteristik yang hamper sama seperti

permintaan informasi atau tindakan; Permintaan rekomendasi; dan permintaan koreksi

(claim) dan penyesuaian;

a. Permintaan Informasi dan Tindakan

Pesan ini disampaikan apabila diperlukan informasi tentang sesuatu, mendapatkan

pendapat dari seseorang, atau meminta tindakan, Pada dasarnya, permintaan sederhana

dismpaikan gendan mengutarakan beberapa hal yakni:

Apa informasi yang diinginkan atau tindakan apa yang diperlukan dari penerima

pesan?

Alsan perlunya dibuatnya permintaan; dan

Mengapa penerima informasi dianggap tepat untuk memenuhi permintaan tersebut.

Jika penerima pesan dapat melakukan apa yang diinginkan. Ikuti pendekatan

langsung dengan membuka dengan pernyataan yang jelas tentang permintaan. Dalam

situasi yang lebih kompleks, penerima pesan mungkin tidak bersedia membantu kecuali

mereka memahami bagaimana permintaan menguntungkan mereka, sehingga pastikan

untuk menyertakan informasi dalam bagian penjelasan. Berbeda dengan permintaan

yang dikirim di internal organisasi, pesan permintaan yang dikirim kepada pihak-pihak

di luar organisasi biasanya mengadopsi nada tulisan yang lebih formal. Selain itu, perlu

diingat bahwa bahwa kata-kata tertulis tidak dapat diperlunak dengan sebuah

senyuman. Terakhir, dalam bagian penutup beritahu penerima pesan dengan sopan

tindakan apa yang harus dilakukan. Jika tanggal adalah penting, tentukan sebuah

tanggal akhir untuk mengambil tindakan dan jelaskan alasannya dan hindari penutupan

lain yang terlalu berlebihan.

6

b. Permintaan Rekomendasi

Kebutuhan untuk menanyakan tentang seseorang sering terjadi dalam bisnis.

Misalnya, sebelum pemberian kredit, kontrak, pekerjaan, promosi, beasiswa, dan

sebagainya, perusahaan sering meminta seseorang untuk menyertakan referensi dari

pihak ketiga. Untuk itu, biasanya seseorang akan meminta rekan pribadi atau pihak lain

untuk dengan menulis surat rekomendasi untuknya. Sebelum meminta ppihak lain

untuk memberikan rekomendasi, secara informal cobalah meminta izin terlebih dahulu

dan meminta kesediaan mereka.

c. Permintaan Koreksi (Claim) dan penyesuaian

Dalam bisnis banyak hal yang bisa berlangsung tidak sesuai harapan pengiriman

yang dijanjikan terlambat, barang garansi mengalami kerusakan, atau pelayanan yang

mengecewakan. Untuk menjelaskan atau membetulkan sebuah kesalahan dibuat surat

klaim. Surat klaim dibuka dengan sebuah pernyatan masalah yang jelas, didukung

kliam yang spesifik, dan ditutup dengan pernyataan niat baik. Ketika solusinya sudah

jelas, nyatakan dengan segera. Ketika solusi kurang jelas, hal yang bias dilakukan

adalah dengan meminta informasi perubahan kebijakan atau prosedur atau cukup

meminta penjelasan.

Dalam isi surat klaim, jelaskan masalah dan berikan alasan permintaan anda.

Berikan rincian yang diperlukan sehingga persoalan dapat dikoreksi tanpa

korespondensi lebih lanjut. Memberi rincian tanpa menjadi marah akan meningkatkan

efektivitas surat klaim. Sertakan salinan semua dokumen yang berhubungan seperti

faktur, slip penjualan, deskripsi katalog, dan catatan perbaikan. Ketika ada alternatif

solusi, uraikan secara jelas.

Simpulkan surat klaim dengan pertanyaan sopan yang menunjukkan niat baik dan

mengekspresikan keinginan untuk terus menjaga hubungan baik. Jika perlu sertakan

tanggal akhir. Menunda klaim membuatnya tampak kurang penting. Klaim yang

tertunda juga lebih sulit diverivikasi. Kliam tertulis yang diserahkan pada waktunya

akan diperlakukan lebih serius daripada yang ditunda penyerahannya.

7

D. Penulisan Pesan Positif

1. Strategi Penulisan Pesan Positif

Penulisan pesan positif dilakukan melalui menggunakan pendekatan langsung

(direct approach) dikarenakan pada umumnya penerima pesan cenderung tertarik atas apa

yang ingin disampaikan. Tujuan yang ingin pesan positif antara lain untuk

mengomunikasikan good news, menjawab semua pertanyaan, menyiapkan secara rinci apa

yang diminta, dan memberikan suatu bentuk penghargaan yang baik terhadap pihak lain,

apapun bentuk permintaan yang diinginkan, usahakan selalu sopan, ramah, dan tidak

emosional. Berikut ini adalah beberapa strategi yang dapat digunakan dalam menulis pesan

positif:

a. Mulai dengan ide Pokok (Start with the main idea).

Penulisan pesan positif diawali dengan ide pokok yang disampaikan secara jelas,

ringkas dan menarik perhatian penerima pesan. Penulisan ide pokok tersebut tidak perlu

disampaikan secara bertele-tele dan melalui basa-basi yang tidak perlu melainkan

langsung kepada inti pesan (to the point). Cara terbaik untuk menulis pembukaan yang

jelas adalah dengan memikirkan gagasan yang jelas tentang apa yang ingin

disampaikan. Untuk mempermudah, gunakan pertanyaan berikut, "Apa pesan yang

paling penting untuk penerima pesan?"

b. Sampaikan rincian penjelasan (Provide necessary details and explanation).

Dalam bagian ini jelaskanlah maksud yang ingin disampaikan sejelas-jelasnya agar

tidak membuat penerima pesan ragu dan bingung. Sampaikanlah informasi-informasi

detail yang mendukung ide pokok dan buatlah informasi tersebut selalu positif.

Namun, apabila terdapat sebuah informasi negatif yang memang harus disampaikan,

usahakan informasi tersebut dinyatakanlah melalui konteks lebih positif. Selain itu,

dalam lingkungan bisnis, jika pesan positif disampaikan dengan pelanggan, dalam

bagian ini dapat pula disampaikan pesan untuk semakin meyakinkan pelanggan bahwa

pilihan/tindakan yang dibuat oleh pelanggan adalah tepat. Hal tersebut, diperlukan

untuk memperkuat hubungan bisnis.

c. Akhiri dengan Sopan (End with a courteous close).

Pesan yang disampaikan kemungkinan besar akan berhasil jika pembaca anda benar-

benar tertarik dan memahami maksud yang disampaikan. Lengkapi pesan dengan

8

mengatakan bahwa penerima pesan akan memperoleh manfaat. Apbila diperlukan

sebuah tindaklanjut, nyatakanlah kepada penerima pesan secara jelas tindakan apa yang

perlu dilakukan. Selanjutnya, satu hal yang tidak boleh dilupakan dalam bagian ini

adalah mengakhiri bagian penutup dengan suatu pernyataan sikap keramahan atau

kesopanan sebagai bentuk apresiasi (penghargaan, penghormaatan).

2. Contoh Pesan Positif

Pesan-pesan positif di sangat banyak dan beragam jenis dan bentuknya. Namun

demikian berikut ini beberapa contoh pesan bisnis positif yang umum:

1) Pesan-Pesan Good News dan Goodwill

Pesan-pesan Good News dan Good Will adalah pesan-pesan bisnis yang

memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-pesan

good news dan good will, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk

mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien,

karyawan, dan masyarakat publik pada umumnya. Good News dapat dibagi menjadi

beberapa jenis, yakni:

a) Good News tentang Pekerjaan

Merupakan pesan bisnis positif berkaitan dalam lingkungan pekerjaan. Penulisan

good news tentang pekerjaan pada umumnya dilakukan dengan penekatan langsung

(direct approach). Dalam dunia bisnis terdapat beberapa contoh good news yang

berkaitan tentang pekerjaan, baik yang bersifat finansial maupun non-finansial

Finansial Non-Finansial

Kenaikan gaji Promosi Jabatan

Bonus lembur kerja dan Insentif Tanda penghargaan

Tunjangan hari raya Fasilitas kendaraan dan perumahan

Kredit bunga sangat ringan Proposal suatu proyek diterima

b) Good News tentang Produk

Berkaitan dengan berita mengenai produk dengan tujuan untuk

mengembangkan bisnis dengan menggunakan strategi yang berkaitan dengan

produk yang dihasilkan seperti penetapan harga produk yang kompetitif, produk

yang berkualitas, pemilihan metode promosi yang tepat, pemilihan strategi

distribusi yang tepat. Contoh Good News tentang produk seperti :9

Pemberian diskon harga produk hingga 30%

Sistem beli 3 produk dapat tambahan gratis 1

Jaminan layanan garansi, dan sebagainya.

c) Goodwill

Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk

menjaga hubungan bisnis/hubungan baik dengan berbagai pihak seperti pelanggan,

pemasok, kien dan sebagainya. Pesan-pesan goodwil dapat disampaikan melalui

pemberian ucapan selamat kepada karyawan/pegawai atau pihak lain, ucapan ulang

tahun, selmat atas study, ucapan motivasi dan sebagainya.

2) Surat Konfirmasi Pesanan

Diperlukan apabila terdapat pesanan produk dengan jumlah dan nilai yang

cukup besar. Sebaliknya, apabila suatu pesanan sedang dikirim atau jumlah dan nilai

pesanannya relatif kecil, pada umumnya tidak diperlukan surat konfirmasi. Penulisan

Surat Konfirmasi Pesan dilakukan melalui dengan pendekatan langsung yakni:

Paragraf pertama dari surat berisi pernyataan tentang kabar gembira. Pelanggan

ditempatkan dalam suatu urutan penting dan sangat diharapkan untuk menerima

produk.

Pada bagian tengah dinyatakan secara jelas rangkuman semua transaksi secara

akurat dan jelas, jumlah produk yang dipesan, harga produk, kapan pengiriman,

cara pengiriman biaya pajak, dan keterangan lain yang diperlukan terkait produk.

Pada bagian akhir ucapkan terima kasih atas kerja sama yang baik yang ditunjukan

dengan adanya pesanan tersebut.

3) Menjawab Permintaan Informasi

Permintaan informasi merupakan hal yang penting untuk dijawab dan harus

direspon dengan cepat. Karena hal ini berkaitan dengan hubungan baik kegiatan bisnis

dengan relasi maupum customer. Tanggapan yang lakukan sebagai bentuk jawaban

permintaan informasi bisa dikelompokkan sebagai berikut:

a) Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial

Pelanggan yang prospektif sering meminta laporan tahunan, katalog, atau brosur

untuk membantu mereka dalam memilih produk. Jawaban yang respondif, sopan,

dan bersedia membantu akan menggugah mereka untuk membeli. Dalam

10

memberikan jawaban atas permintaan potensial pembeli, terdapat tiga tujuan utama

yang dicapai yaitu: (1) Memberikan tanggapan terhadap semua pertanyaan atau

menjawab semua pertanyaan; (2) mendorong penjualan yang akan datang, dan (3)

memberikan kesan yang baik teradap pelanggan dengan memberikan tanggapan

yang baik dan tambahan informasi produk terbuaru.

b) Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan

Menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap, dan memberikan kesan

yang baik dan menyenangkan terhadap pelanggan. Dalam hal ini jawaban atas

permintaan informasi tidak dilengkapidengan informasi terbaru, seperti produk baru

atau bentuk-bentuk layanan yang baru. Jadi surat tanggapan yang dibuat semata

mata untuk menanggapi permintaan informasi yang diminta oleh pelanggan.

4) Menangani Permintaan Kredit Rutin

Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu

lembaga keuangan bank maupun non bank kepada nasabah untuk berbagai

kepentingan. kebanyakan permintaan kredit bersifat rutin, seperti surat persetujuan

kredit (credit approval letter) dan referensi kredit (credit reference).

1. Persetujuan Kredit :

Merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain. Bagian-bagianya

dapat diuraikan sebagai berikut:

a) Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan

persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut

b) Bagian pertengahan mencakup beberapa hal antara lain, batas maksimal

jumlah kredit yang diberikan. Lama dan jumlah angsuran per bulan, tanggal

rekening dikirim,beban administrasi dan bunga, tanggal jatuh tempo, dan

konsekuensi lainnya yang berkaitan dengan kredit tersebut.

2. Memberikan Referensi Kredit :

Pada umumnya kredit tidak memerlukan referensi maupun rekomendasi dari suatu

pihak, akan tetapi untuk jenis jenis kredit tertentu yang memiliki nilai kredit tinggi,

11

umumnya pemberi kredit memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain. Ada dua

hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi yaitu:

a) Permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan dan

b) Ungkapkan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat.

Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar permohonan kredit

diperiksa secara elektronik atau umumnya menggunakan program komputer secara

online. Terminal komputer dihubungkan secara langsung ke beberapa kantor

cabang yang mereka miliki.

5) Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi (Recommendation Letter) merupakan surat yang diberikan

dari seseorang yang memiliki suatu posisi penting dalam suatu perusahaan kepada

seseorang pegawainya. Dalam surat rekomendasi biasanya dijelaskan mengenai hal

yang berkaitan dengan kemampuan, kedisiplinan, kemandirian, dan sikap positif

lainnya yang dapat digunakan sebagai dukungan untuk melanjutkan karir.

Surat rekomendasi biasanya rahasia sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat isi

surat rekomendasi tersebut, surat rekomendasi langsung dikirimkan kepada pihak yang

dituju. Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang

berkaitan erat dengan orang. Karakteristik dari surat rekomendasi adalah sebagai

berikut:

Nama lengkap pemohon

Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon

Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri

Hakikat hubungan antara penulis dengan pemohon

Fakta-fakta yang relevan dengan posisi atau kedudukan yang dicari.

E. Penulisan Pesan Permintaan Rutin dan Pesan Positif di Lingkungan Pemerintahan

< Mas Ilul, Rofiq dkk.>, sekilas mungkin hamper sama dengan teori tapi biasanya kalau masalh

korespondensi kedinasan ada aturannya, formatnya harus baku dll. (PMK Tata Naskah Dinas), dan

mungkin yang perlu disoroti pendekatan yang digunakan apakah menggunakan direct approach

atau indirect??>. Pengalaman saya salam surat menyurat di kantor sih biasanya cenderung pake

indirect>. Pokoknya dilengkapi saja lah..

12

13

BAB IIIPENUTUP

A. Kesimpulan

< bagi tugas ya bro>

B. Saran

< bagi tugas ya bro>

14

DAFTAR PUSTAKA

Guffey, Marry Ellen, dan Dana Loewy. (2010). Essentials of Business Communcation. South-

Western Cengage Learning, Mason OH.

Booove, Courlan L, dan John V. Till. (2008). Business Communcation Today. Pearson-Prentince

Hall, New Jersey.

Purwanto, Djoko. (2006). Komunikasi Bisnis. Erlangga. Jakarta. 

http://adieahmeth.blogspot.com/2010/09/surat-rutin-dan-pesan-berisi-niat-baik.html

15

LAMPIRAN

16