1. Tahapan-tahapan yang terjadi di dalam proses komunikasi (Pertemuan 1).1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan. Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas. berbagai macam informasi baik yang dapat di lihat, didengar, dicium maupun hal-hal yang dapat diraba. Ide-ide yang ada dalam benak pikiran kita, kemudian disaring dan disusun kedalam suatu map mental yang ada dalam jaringan otak kita yang menggambarkan persepsi kita terhadap kenyataan.2. Ide yang disampaikan diubah menjadi suatu pesan. Dalam penyampaian suatu pesan, perlu diperhatikan beberapa hal, antara lain: subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audience, gaya personal, dan latar belakang budaya.3. Pemindahan pesan. Didalam menyampaikan suatu pesan, adakalanya saluran komunikasi yang digunakan relatif pendek, namun ada juga yang melalui saluran komunikasi yang cukup panjang. Panjang-pendeknya saluran komunikasi yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektifitas penyampaian pesan.4. Penerima menerima suatu pesan. suatu pesan akan dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pesan dapat memahami sesuatu sebagaimana yang dimaksud oleh pemberi pesan dengan cara yang dikehendaki. 5. Penerima memberi tanggapan dan mengirim kembali sebagai umpan balik ke pengirim. Umpan balik memegang peranan penting dalam proses komunikasi, karena penerima memberi kemungkinan bagi pengirim untuk menilai efektifitas suatu pesan.

2. Tiga tahapan yang di perlukan agar pesan tersebut efektif (Pertemuan 4).Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu :1. Merencanakana. Menganalisis situasimendefinisikan tujuan dan mengembangkan suatu profil penerimab. Mengumpulkan informasiApa kebutuhan penerima dan mencari informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan tersebutc. Menyeleksi medium yang tepatTentukan medium terbaik/tepat untuk mengirimkan pesan tersebutd. Mengatur informasiDefiniskan ide pokok pesan, batasi ruang lingkup, menyeleksi pendekatan langsung atau pendekatan tidak langsung, dan membuat garis besar isi pesan2. Menulis pesan bisnisa. Beradptasi dengan penerima Memiliki sikap sensitif pada kebutuhan penerima dengan mengadopsi sikap Anda Bersikap sopan, menekankan hal-hal positif, dan gunakan bahasa yang bebas bias Membangun hubungan yang kuat dengan penerima membentuk kredibilitas dan memproyeksikan citra perusahaan penulis pesan Mengendalikan gaya anda dan nada percakapan, berbahasa yang lugas.b. Menyusun pesanMemilih kata-kata yang kuat, menciptakan kalimat-kalimat yang efektif, dan mengembangkan paragraf yang koheren3. Menyelesaikan pesan bisnisa. Merevisi pesanEvaluasi pesan dan tinjau ulang, apakah dapat dibaca; kemudian edit dan ditulis untuk keringkasan dan kejelasan.b. Membuat pesanGunakan elemen desain yang efektif dan tata letak yang sesuai agar tampilan pesan bersih dan profesionalc. Mengoreksi pesanMemeriksa kembali kesalahan tata letak, ejaan, dan seluk beluk mekanisd. Mendisribusikan pesanMengirimkan pesan dengan menggunakan medium yang dipilih, memastikan semua dokumen dan semua berkas yang relevan berhasil didistribusikan dengan baik

3. Tujuan komunikasi non verbal menurut John V.Thiil, dan kelebihan dan kekurangan komunikasi nonverbal (Pertemuan1 dan 2).1. TujuanMemberikan informasi, Mengatur alur suatu percakapan, Mengekspresikan emosi dan Memberi sifat, melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal.2. Kelebihankomunikasi non verbal seringkali menyampaikan lebih banyak daripada kata-kata yang diucapkan, sinyal non verbal dapat menyampaikan nuansa dan banyak informasi secara instan, dan bisa memperkuat atau memperlemah sinyal verbal.4. Ketrampilan mendengarkan agar menjadi lebih efektif (Pertemuan 2).1. Mendengarkan secara Aktif (Active Listening) Menyiapkan diri, Memberikan perhatian penuh, Menjaga kontak mata, Dengarkan dulu dengan seksama sebelum memberikan umpan balik, Mencatat, Memberikan simpati dengan memahami perasaan lawan bicara, Memberikan kesempatan sesekali untuk diam.2. Mendengarkan Isi (Content Listening)Tujuannya: Memahami dan menguasai pesan pembicara dan Penekanannya adalah pada informasi dan pemahaman; bukan untuk mengevaluasi.3. Mendengarkan dengan Kritis (Critical Listening)Tujuannya: Memahami dan mengevaluasi pesan pembicara pada beberapa tingkat: logika argumen, bukti yang kuat, konklusi yang valid dan implikasi pesan dan ajukan pertanyaan untuk memahami sudut pandang, kredibilitas pembicara, pisahkan antara opini dan fakta.4. Mendengarkan dengan Empati (Emphatic Listening)Tujuannya: memahami perasaan, kebutuhan dan keinginan pembicara sehingga Anda dapat memiliki perpektif yang sama dan Hindari memberikan saran kecuali diminta, namun hargai perasaan lawan bicara dan pahami situasinya.

5. Perbedaan antara saluran komunikasi formal dan informal, Jenis- jenis komunikasi formal kelebihan dan kekurangan (Pertemuan 2).1. Perbedaan

Saluran komunikasiInternal Eksternal

Informal Komunikasi yang telah direncanakan antarorang-orang dalam organisasi (surat-surat, laporan, memo, email, pesan instan) yang mengikuti rantai aturan perusahaan Komunikasi yang telah direncanakan dengan orang-orang di luar organisasi (surat-surat, laporan, memo, email, pesan instan, siaran pers)

Formal Komunikasi kasual antar-karyawan (email, pesan instan, percakapan tatap muka langsung, dan telepon yang tidak mengikuti rantai aturan perusahaan) Komunikasi kasual dengan para pemasok, pelanggan, investor, dan orang-orang di luar organisasi (percakapan, tatap muka langsung, email, pesan instan dan telepon)

2. Jenis-jenis saluran koumunikasi formal (kelebihan dan kekurangan)1. Komunikasi dari Atas ke Bawah Kelemahan: Potensi terjadinya sensor informasi penting yang ditujukan ke bawahan (subordinates), sehingga pesannya menjadi tidak lengkap Alur komunikasi yang cukup panjang mulai dari manajer puncak ke karyawan, sehingga perlu diperhatikan saluran komunikasi yang digunakan dan kompleksitas pesannya untuk menghindari adanya distorsi pesan. Kelebihan:

Menyampaikan informasi mengenai pekerjaan, visi misi, tujuan organisasi Mengarahkan atau memberikan instruksi kerja Mengoordinasikan pekerjaan atau tugas2. Komunikasi dari Bawah ke Atas Kelemahan: Jika tidak terjadi trust atau rasa percaya maka informasi menjadi tidak bermanfaat Kemungkinan bawahan hanya/cenderung ABS Kelebihan:

terkait dengan aspirasi atau informasi dari karyawan yang dibutuhkan untuk pengambilan suatu keputusan3. Komunikasi Horizontal Kelemahan:

Kelebihan: Pertukaran informasi antar-bagian Mengoordinasikan pekerjaan atau tugas4. Komunikasi Diagonal Kelemahan: Komunikasi ini dapat mengganggu komunikasi rutin dan normal (bypassing information), dan dalam organisasi yang besar, sulit untuk dikendalikan secara efektif

Kelebihan: Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang komunikasi tradisional Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen menyelesaikan masalah dalam organisasi 6. Kelebihan dan kelemahan komunikasi dengan menggunakan media lisan dan media tertulis (pertemuan 4).Komunikasi Lisan Komunikasi Tertulis

Anda mengingikan umpan balik segera dari audiens Anda tidak memerlukan umpan balik dengan segera

Pesan Anda relatif sederhana dan mudah diterima Pesan Anda sangat rinci dan kompleks, sehingga membutuhkan perencanaan yang hati-hati

Anda tidak memerlukan catatan permanen Anda memerlukan catatan permanen

Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomi Anda ingin mencapai audiens yang luas

Anda menginginkan interaksi dalam pemecahan masalah Anda ingin meminimalkan distorsi penyampaian pesan

Media Komunikasi Lisan Media Komunikasi Tertulis

Percakapan secara langsung, pidato, pertemuan Surat-surat, memo, laporan, proposal

Telepon dan surat (voice mail) Email

VoIP Surat reguler dan khusus

Audiotape & Videotape Faksimile

Teleconference & Video Conference

7. Pengorganisasian pesan-pesan melalui outline (Pertemuan V).1. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide MENDEFINISIKAN DAN MENGELOMPOKKAN IDE Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikatorSUSUNAN OUTLINE SECARA GARIS BESAR Ide Pokok, sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.

Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik2. Menentukan Urutan Dengan Rencana Organisasionala. Pendekatan Langsung (Direct Approach). Yaitu menyampaikan berita di awal dan melampirkan bukti-bukti pendukung.Aneka Contoh Good NewsFinansial Non Finansial Produk

Kenaikan Gaji Bonus Lembur Insentif Proyek Tunjangan Hari Raya Kredit Bungan Ringan Asuransi Kesehatan Promosi Jabatan Penghargaan Fasilitas Kendaraan dan Perumahan Proposal proyek yang disetujui Pemberian Diskon Pembelian produk suplemen Jaminan layanan atau garansi produk

b. Pendekatan Tidak Langsung (Indirect Approach). Yaitu menyampaikan bukti-bukti diawal dan di susul dengan ide pokok.Contoh bad news:Bad News tentang Produk, Penolakan Kerjasama, Penolakan Undangan, Bad News tentang Pesanan, Penolakan Surat Pengaduan dan Keluhan , Mengganti Produk, Tidak Memenuhi Pesanan, Penolakan Menulis Surat Rekomendasi, Penolakan Surat Lamaran Pekerjaan, Penolakan Kredit.8. Pengertian You Attitude dan penggunaan you attude dalam kalimat (Pertemuan 4).