kegiatan monitoring dan evaluasi kementerian …...5.sekretaris ulp menyusun anggota kelompok kerja...

DIREKTORAT BINA PENYELENGGARAAN JASA KONSTRUKSIKEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

Kegiatan Monitoring dan Evaluasi Kementerian PUPR 2017Surabaya, 29 November 2017Disampaikan oleh :

Ir. SumitoDirektur Bina Penyelenggaraan Jasa Konstruksi

KELEMBAGAAN UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)

IMPLEMENTASI KEPMEN 914/KPTS/M/2017 TENTANG PENETAPAN ULP

ROADMAP MENUJU ULP MANDIRI

OUTLINE PEMBAHASAN 2

KELEMBAGAAN UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)

Pembanding Kepmen 602/KPTS/M/2016 Kepmen 914/KPTS/M/2017

Tugas Pokok dan Wewenang Kepala ULP (khusus yang mengalami perubahan)

Kepala ULP dapat membentuk Tim Pelaksana untuk membantu melaksanakan tugas harian Kepala dan Sekretaris ULP

Kepala ULP dapat membentuk:a.Tim Pelaksana untuk membantu melaksanakan tugas harian Kepala dan Sekretaris ULP; dan

b.Tim Peneliti untuk membantu mengawasi seluruh tahapan proses pemilihan/seleksi di ULP dan melaporkan

apabila ada penyimpangan dan/atau indikasi penyimpangan kepada Kepala ULP.

KPA/Ka Satker menetapkan Kelompok Kerja (Pokja) di lingkungan satuan kerja dan selanjutnya menyerahkan pokja tersebut kepada kepala ULP untuk ditugaskan atau ditempatkan sesuai dengan beban kerja masing-masing Pokja ULP

Dicabut

Kepala ULP menetapkan dan menugaskan anggota Kelompok Kerja (Pokja)

Mengawasi seluruh kegiatan pengadaan barang/jasa di ULP dan melaporkan apabila ada penyimpangan dan/atau indikasi penyimpangan;

Mengawasi seluruh tahapan proses kegiatan pengadaan barang/jasa di ULP dan melaporkan apabila ada penyimpangan dan/atau indikasi penyimpangan;

KELEMBAGAAN UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)KEPMEN 602/2016 vs KEPMEN 914/2017 Tentang Penetapan ULP

4

RencanaUmum

Pengada-an (RUP)

Alokasi Anggaran

Kaji UlangRencanaUmum

Pengadaan

RencanaPelaksanaanPengadaan

(RPP)

Kaji UlangRencana

PelaksanaanPengadaan

RencanaPemilihanPenyedia

(RPLP)

Melaksana-kan Proses Pemilihan/

Seleksi.

LINGKUP PENGAWASAN ULPKEPMEN 914/2017 Tentang Penetapan ULP

5

•Melakukan Identifikasi Kebutuhan;•Menetapkan

Kebijakan Umum;•Memeriksa dan

mengesahkan RAB;•Memeriksa dan

mengesahkan KAK.

•Mengalokasikan anggaran kegiatan dalam Rencana Kerja & Anggaran Kementerian Negara/Lembaga (RKAKL);•Mengalokasik

an anggaran kegiatan dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA);

•Mengkaji ulang Kebijakan Umum;•Mengkaji

ulang RAB;•Mengkaji

ulang KAK.

•Menyusun Spesifikasi teknis / KAK Teknis Kegiatan;•Menyusun

HPS;•Menyusun

Rancangan Kontrak.

• Melakukan kaji ulang terhadap Spesifikasi teknis / KAK Teknis Kegiatan;

• Melakukan kaji ulang terhadap HPS;

• Melakukan kaji ulang terhadap Rancangan Kontrak.

• Menyusun Dokumen Kualifikasi;

• Menyusun Dokumen Pemilihan/ Seleksi;

• Menyusun Jadwal Lelang;

BUTIR-BUTIR UTAMA YANG DIAWASI

STRUKTUR KELEMBAGAAN ULP

KEPALA ULPSURAT SEKJEN

Meminta Unormenyampaikan daftar nama

personil yang memenuhikompetensi PBJ

UNOR

TIM PELAKSANA

TIM PENELITI POKJA ULP

SK penetapan dan penugasan

membantu Kepala ULP mengawasi

proses pemilihan

PROSES PELELANGANPROSES PELELANGANPROSES PELELANGAN

PENETAPAN PEMENANGPENETAPAN PEMENANGPENETAPAN PEMENANG (>Rp100 M)

membantu Kepala dan Sekretaris ULP

melaksanakan tugas harian

PENUNJUKAN PENYEDIA PPK

Catatan: Anggota Pokja ULP lintas Satker/Unor

UNORUNOR

6

PENETAPAN PEMENANG (<Rp100M)

UNORUNORSATKER

Satker menetapkan Pokja dan menyampaikan ke ULP

IMPLEMENTASI KEPMEN 914/KPTS/M/2017 TENTANG PENETAPAN ULP

Penugasan Kelompok Kerja (Pokja) ULP untuk proses

Pengadaan Barang/Jasa TA 2018

Pokja ULP yang telah ditugaskan oleh ULP sebelum diberlakukannyaKepmen PUPR 914/2017 agar tetap melaksanakan proses PBJ sesuaidengan tugas dan kewenangannya.

ULP menyusun keanggotaan Pokja ULP dengan memperhatikan :• Jumlah anggota Kelompok Kerja yang dianggarkan oleh Satker;• Komposisi anggota Kelompok Kerja;• Sertifikat PBJ calon anggota Kelompok Kerja;• Riwayat pengalaman pekerjaan khususnya PBJ;• Beban dan pola kerja;• Wilayah/lokasi kerja calon anggota Pokja ULP;• Komposisi keanggotaan Pokja ULP memperhatikan komposisi

anggota lintas unor/satker.

Pembiayaan pelaksanaan, fasilitasi sarana dan prasarana prosespemilihan untuk Pokja ULP dilaksanakan oleh Satuan Kerja (Satker)yang paketnya dilelangkan oleh Pokja ULP terkait

Contoh referensi penyusunan komposisi

keanggotaan Pokja

Jumlah Anggota

Pokja ULP

Komposisi Jumlah Anggota

Unor Pemilik Paket (Ketua)

Unor Pemilik Paket (Anggota)

Unor lain (Anggota)

3 1 - 2

5 1 1 3

7 1 2 4

9 1 3 5

11 1 4 6

dst dst dst dst

Prosedur pengusulan dan penugasan Pokja ULP sesuai StandarOperasional dan Prosedur (SOP) yang dapat diunduh dihtpp://ulp.pu.go.id

SOP Penerbitan SK Penetapan dan Penugasan Pokja

1. PA/ KPA mengajukan usulan Paket Pekerjaan yang akan dilelangkan oleh Satker kepada Kepala Unit Layanan Pengadaan beserta dengan dokumen kelengkapannya ke dalam Sistem Informasi PBJ Terintegrasi

2. Kepala Unit Layanan Pengadaan menerima Surat Usulan Paket Pekerjaan yang akan dilelangkan

3. Kepala Unit Layanan Pengadaan mendisposisikan Surat Usulan Paket Pekerjaan yang akan dilelangkan ke Sekretariat ULP

4. Sekretariat ULP memeriksa kelengkapan berkas Surat Usulan Paket Pekerjaan yang akan dilelangkan

a. Jika tidak memenuhi persyaratan, Unit Layanan Pengadaan mengembalikan berkas usulan

b. Jika memenuhi persyaratan, Sekretariat Unit Layanan Pengadaan akan menyusun anggota kelompok kerja dan membuat konsep Surat Penetapan Kelompok Kerja (Pokja)

SOP Penerbitan SK Penetapan dan Penugasan Pokja

5.Sekretaris ULP menyusun anggota Kelompok Kerjadengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:a. Jumlah anggota Kelompok Kerja yang dianggarkan

oleh Satkerb.Komposisi anggota Kelompok Kerjac. Sertifikat PBJ calon anggota Kelompok Kerjad.Riwayat pengalaman pekerjaan khususnya PBJe.Beban dan pola kerja calon anggota Kelompok

Kerja ULPf. Wilayah/lokasi kerja calon anggota Kelompok Kerja

ULP

SOP Penerbitan SK Penetapan dan Penugasan PokjaLanjutan

6. Sekretariat ULP melakukan pembuktian kualifikasi terhadap calonanggota Kelompok Kerja:a. Jika calon anggota Kelompok Kerja lulus pembuktian kualifikasi,

Sekretariat ULP akan menyusun konsep SK Penetapan KelompokKerja

b. Jika calon anggota Kelompok Kerja tidak lulus pembuktiankualifikasi, Sekretariat ULP akan menyusun ulang anggotaKelompok Kerja

7. Kepala ULP menerima Konsep SK Penetapan Kelompok Kerja (Pokja):a. Kepala Unit Layanan Pengadaan setuju dengan komposisi anggota

Kelompok Kerja (Pokja) maka Kepala ULP menandatangani SuratKeputusan Penetapan Kelompok Kerja dan disampaikan keSekretariat ULP

b. Jika Kepala ULP tidak setuju dengan komposisi anggota KelompokKerja maka Kepala ULP akan memerintahkan Sekretariat ULP untukmenyusun ulang Konsep SK Penetapan Kelompok Kerja

SOP Penerbitan SK Penetapan dan Penugasan PokjaLanjutan

8. Sekretariat ULP menginputkan data Paket Pekerjaan yang akan dilelangkan dan data kepanitiaan kedalam Sistem Informasi Informasi PBJ Terintegrasi untuk mendapatkan Token Kepanitiaan

9. Sekretariat ULP menyerahkan SK Penetapan Kelompok Kerja dan Token Kepanitiaan kepada anggota Kelompok Kerja serta salinan SK kepada PA/KPA

Tugas pokok dan wewenang Tim

Pelaksana

1.Mendukung pelaksanaan tugas harian KepalaULP kecuali dalam hal mengawasi seluruhkegiatan pengadaan barang/jasa di ULP;

2.Mendukung pelaksanaan tugas harianSekretaris ULP;

3.Membuat dan menyampaikan laporanpelaksanaan tugas harian secara berkala perbulan kepada Kepala ULP dan Sekretaris ULP.

Format SK Pembentukan Tim Pelaksana dan Tim Peneliti ULP Kementerian PUPR dapat diunduh di :http://ulp.pu.go.id/menu/49/sop-dan-standar-dokumen

http://ulp.pu.go.id/menu/49/sop-dan-standar-dokumen

Tugas pokok dan wewenang Tim Peneliti1. Membantu Kepala ULP dalam mengawasi seluruh tahapan kegiatan

pengadaan barang/jasa di ULP dan melaporkan apabila adapenyimpangan dan/atau indikasi penyimpangan;

2. Membantu Kepala ULP dalam mengusulkan pemberhentian anggotaKelompok Kerja yang ditugaskan ULP Kepada Menteri, apabila terbuktimelakukan pelanggaran peraturan perundang-undangan dan/atau KKN;

3. Tim Peneliti melakukan penelitian berdasarkan penugasan dari KepalaULP;

4. Tim Peneliti wajib menyampaikan hasil penelitian secara tertulis kepadaKepala ULP secara berkala per bulan.

5. Dalam hal ditemukan penyimpangan dan/atau indikasi penyimpangan,Tim Peneliti wajib memberikan laporan tertulis secara insidentil kepadaKepala ULP.

Jika terdapat tambahan tugas Tim Pelaksana dan Tim Peneliti agar diselaraskan dengan regulasi dan berkonsultansi dengan DirektoratBina Penyelenggaraan Jasa Konstruksi

Format SK Pembentukan Tim Pelaksana dan Tim Peneliti ULP Kementerian PUPR dapat diunduh di :http://ulp.pu.go.id/menu/49/sop-dan-standar-dokumen

http://ulp.pu.go.id/menu/49/sop-dan-standar-dokumen

SEBELUM PERMANEN SESUDAH PERMANEN

BENTUK ORGANISASI PBJ

Adhoc

Pusat Ka ULP : Kepala BiroSekr ULP : Kabag LP

Wilayah Ka ULP : Kepala Balai

BM/SDASekr ULP : Kabag

TU/Kasubag TU

Pusat : Permanen (Direktorat PBJ) Wilayah : Adhoc (Balai BM/SDA)

Pusat Ka ULP : Kasubdit PelaksanaanSekr 1 ULP : Kasi Pelaksanaan 1Sekr 2 ULP : Kasi Pelaksanaan 2

Wilayah Ka ULP : Kepala Balai BM/SDASekr ULP : Kabag TU/Kasubag

TU

Permanen dan Mandiri

Pusat Ka ULP : Kasubdit Pelaksanaan ISekr 1 ULP : Kasi Pelaksanaan I.1Sekr 2 ULP : Kasi Pelaksanaan I.2

Wilayah Ka ULP : Kepala Balai JakonsSekr ULP : Kasubag TU Balai


ROADMAP MENUJU ULP MANDIRISEBELUM PERMANEN SETELAH PERMANEN

PERTIMBANGAN

SDM-Adhoc karena SDM ULP terbatas-SDM berasal dari Satker-Pola Kerja dan Beban Kerja SDM Satker yang dapat mengatur adalah Satker yang bersangkutan

BIAYA- Biaya berada di Satker

FASILITAS- Fasilitas Ruang Rapat, Alat Pengolah Data, Internet, Lemari Penyimpan Dokumen, ATK berada di Satker

SDM-Permanen dan Adhoc,-Terdapat kekurangan SDM di ULP Pusat dan Wilayah maka masih membutuhkan SDM yang berasal dari Satker-Pola Kerja dan Beban Kerja SDM Satker yang dapat mengatur adalah Satker yang bersangkutan

BIAYA Pusat : DPBJ sudah mengalokasikan dana

Wilayah : ULP sudah mengalokasikan dana

FASILITASPusat : DPBJ sudah menyiapkan fasilitas

Wilayah : ULP sudah menyiapkan fasilitas

SDM -Diutamakan Permanen-Jika terdapat kekurangan SDM di ULP Pusat dan Wilayah maka dapat meminta SDM yang berasal dari Satker (Adhoc jika diperlukan)

BIAYA Pusat : DPBJ sudah mengalokasikan dana

Wilayah : DPBJ sudah mengalokasikan dana untuk Satker

FASILITASPusat : DPBJ sudah menyiapkan fasilitas

Wilayah : Berada di Satker PBJ (diusahakan berasal dari fasilitas yang sudah disiapkan ex-ULP)


LANGKAH TRANSISI

SDM Pokja ULP- Usulan Unor melalui Sesditjen ke Sekjen- Usulan Satker- SDM ULP

FASILITAS- Gunakan fasilitas Satker

BIAYA- Gunakan Biaya di Satker- ULP menyiapkan alokasi dana yang memadai untuk operasional dan pengembangan ULP di TA 2018-2019. Alokasi dana yang dimaksud termasuk pembiayaan Pokja ULP, penyiapan fasilitas ruang rapat, ruang kerja, ruang dan media penyimpanan berkas, alat pengolah data, koneksi jaringan internet, dan pengembangan kapasitas ULP dan anggotanya.

SDM Pokja ULP- SDM DPBJ- Usulan Unor melalui Sesditjen ke Sekjen- Usulan Satker- SDM ULP

FASILITAS- Gunakan fasilitas yang ada di ULP

BIAYA- Gunakan Biaya di ULP

SDM- SDM DPBJ- Jika diperlukan : Usulan Unor melalui Sesditjen dan/atau usulan Satker

FASILITAS- Gunakan fasilitas yang ada di DIPBJ

BIAYA- Gunakan biaya di DIPBJ


LANGKAH TRANSISI

PENUGASAN POKJAa. Karena pembiayaan pokja dan fasilitas terkait proses pemilihan dianggarkan di Satker. Maka, ketika mengusulkan paket ke ULP Satker perlu menginfokan jumlah alokasi orang paket yg dianggarkan.

b. Untuk kelancaran proses PBJ dalam pemanfaatan fasilitas satker (ruangan, media penyimpan dokumen, operasional rapat, ATK, Alat Pengolah Data, Internet) maka diusulkan agar masih ada anggota Satker di Pokja yg dibentuk ULP untuk melelangkan paket di Satker tersebut. Misal Pokja terdiri dari 5 anggota maka komposisi: 2 dari satker (berasal dari usulan Satker) , 3 dari unor berbeda-beda tetapi masih dalam 1 wilayah/lokasi kerja (berasal dari usulan Unor atau usulan Satker lain atau SDM ULP). Komposisi pokja sudah gabungan lintas Satker diharapkan lebih independen dibanding saat ini.

c. Prosedur penetapan dan penugasan Pokja dan pelaksanaan PBJ di seluruh ULP dilaksanakan dengan standar yang disusun oleh Biro PBMN dan LP.

PENUGASAN POKJAa. Karena keterbatasan SDM maka diusulkan agar masih ada anggota Satker di Pokja yg dibentuk ULP untuk melelangkan paket di Satker tersebut. Misal Pokja terdiri dari 5 anggota maka komposisi: 2 dari satker (berasal dari usulan Satker) , 3 dari unor berbeda-beda tetapi masih dalam 1 wilayah/lokasi kerja (berasal dari usulan Unor atau usulan Satker lain atau SDM ULP). Komposisi pokja sudah gabungan lintas Satker diharapkan lebih independen dibanding saat ini.

b. Prosedur penetapan dan penugasan Pokja dan pelaksanaan PBJ di seluruh ULP dilaksanakan dengan standar yang disusun oleh Biro PBMN dan LP/DPBJ.

PENUGASAN POKJAa. Pokja berasal dari SDM DIPBJ baik pusat maupun wilayah. Jika terdapat kekurangan SDM dapat dilakukan permintaan usulan SDM ke Satker yang berada di Pusat ataupun wilayah. Personil Pokja diutamakan tidak terkait dengan Satker paket yang dilelangkan.

b. Prosedur penetapan dan penugasan Pokja dan pelaksanaan PBJ di seluruh ULP dilaksanakan dengan standar yang disusun oleh DPBJ.


LANGKAH TRANSISI

TIM PELAKSANA DAN PENELITITugas Tim Pelaksana dan Peneliti agar selaras dengan regulasi yang ada. Pembentukan Tim Pelaksana dan Tim Peneliti dilaksanakan dengan standar yang disusun oleh Biro PBMN dan LP.

UPAYA PEMENUHAN SDMIdentifikasi eksisting PPK/ Anggota Pokja dan Jabfung Pengelola PBJ yang berpotensi menjadi personil di Satker PBJ. Upaya pemenuhan SDM dilaksanakan oleh Biro PBMN dan LP.

TIM PELAKSANA DAN PENELITITugas Tim Pelaksana dan Peneliti agar selaras dengan regulasi yang ada. Pembentukan Tim Pelaksana dan Tim Peneliti dilaksanakan dengan standar yang disusun oleh Biro PBMN dan LP/DPBJ.

UPAYA PEMENUHAN SDMPerekrutan SDM DPBJ di pusat termasuk Satker di wilayah dari hasil identifikasi dari Pokja dan Jabfung Pengelola PBJ. Upaya pemenuhan SDM dilaksanakan oleh DPBJ.

TIM PELAKSANA DAN PENELITITidak diperlukan karena sudah dijalankan oleh SDM DPBJ.

UPAYA PEMENUHAN SDMPerekrutan SDM DPBJ melalui mekanisme Jabfung Pengelola PBJ.

To Do :

1. Kepala ULP agar segera mengirimkan Surat ke masing-masing Satker untuk mengusulkan paket yang akandilelangkan beserta dokumen kelengkapannya.

(Pengusulan Kepala Satker dilakukan melalui sistem PBJTerintegrasi)

2. Kepala ULP agar segera membentuk Pokja berdasarkanSurat Penyampaian Daftar Usulan Anggota Pokja dariSekretaris Jenderal.

3. Kepala ULP agar segera menyampaikan permasalahan yangterjadi ke Direktorat Bina Penyelenggaraan Jasa Konstruksiapabila terdapat permasalahan yang menghambat prosespelelangan.

kegiatan monitoring dan evaluasi kementerian …...5.sekretaris ulp menyusun anggota kelompok kerja...

Documents