1

KEARSIPAN

( Kajian Pendalaman Materi Diklat Tata Usaha Madrasah Ibtidaiyah)

Oleh:

Muhellis, M.H.

(Widyaiswara Muda pada Balai Diklat Keagamaan Surabaya)

ABSTRAK

Mempelajari kearsipan tidak dapat kita lepaskan dengan mempelajari dan

mendalami ilmu administrasi dimana kearsipan itu sendiri melekat dan terkandung di

dalamnya. Dalam abad modern ini tidak ada satu hal yamg lebih penting dari pada

administrasi, demikian pula administrasi tanpa records management akan sia-sia dan

kearsipan tanpa manajemen yang baik akan statis. Dalam proses administrasi, kearsipan

bukan merupakan fenomena masyarakat yang baru, karena arsip itu sendiri diciptakan

oleh masyarakat untuk masyarakat sehingga tujuan kearsipan tidak terlepas dari tujuan

masyarakat.

Untuk memanfaatkan kreatifitas masyarakat dalam pembangunan dengan

sendirinya memerlukan penanganan dan pengendalian potensi dengan baik. Arti praktis

penanganan tersebut di atas telah dikemukakan oleh Bapak Presiden dalam amanatnya

pada pengumuman dan penjelasan pembentukan Kabinet Pembangunan VI tanggal 17

Maret 1993, bahwa dalam pelaksanaan pembangunan hendaknya diterapkan manajemen

modern. Ada tiga fungsi pokok yang dikemukakan dalam manajemen modern. Pertama

perencanaan yang matang, kedua pelaksanaan yang tepat dan ketiga pengawasan yang

ketat.

Kata Kunci : Arsip

BAB I

PENDAHULUAN

1. Pengertian Arsip

Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam

bahasa Ingris disebut "arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti

permulaan. Kemudian dari kata “arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti

catatan. Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon" yang berarti

"gedung pemerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat

penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan

tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, dokumen-dokumen,

peta-peta, dsb. Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu

record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar,

2

rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau

keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu

peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan

tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran

yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. Dalam pemahaman sederhana

dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work).

Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan

tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta.

Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau

surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan

penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai

sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. Undang-undang Nomor 7

Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, memberikan rumusan arsip

sebagai berikut:

(a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-

badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun

kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan

(b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau

perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan

kebangsaan.

Selanjutnya, UU No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud

dengan naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik

yang tertulis, maupun yang tidak tertulis, hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan

yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang

berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai

masalah yang sama. Menurut Undang-undang tersebut, tujuan kearsipan ialah untuk

menjamin keselamatan bahan pertanggunjawaban nasional tentang perencanaan,

pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah (Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971).

3

2. Arsiparis

Arsiparis adalah orang yang bertugas untuk mengelola arsip.

Kriteria yang harus dimiliki oleh arsiparis:

harus cakap dan cerdas

harus memahami dan mengerti tentang manajemen perkantoran

harus teliti dan ulet

harus sabar

harus memilki kepribadian dan sopan

harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah

3. Jenis-Jenis Arsip

Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, antara lain:

1.3.1 Berdasarkan Fungsi.

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau

sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

1.3.2 Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

4

(a) Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk

kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna

primer meliputi:

Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan

untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.

Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai

kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut

transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan

teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

(b) Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai

kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi

pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban

kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga

meliputi:

Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang

dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi

tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-

kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan

berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan

lembaga/instansi penciptanya.

(c) Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :

Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya

berlakuketentuan tentang kerahasian surat-surat.

Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum

5

(d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, Menurut tingkat

penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),atau

arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat

tertentu.

Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara

nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut

dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga

pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu

Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau

arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai

arsip unit.

Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam

suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena

khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

(e) Berdasarkan keasliannya, Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli,

arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

(f) Berdasarkan subyeknya, Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan

atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip

Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.

(g) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya., Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri

dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini

diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan

yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah

perjanjian/kontrak, akte, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain

surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam, piringan hitam,

mikrofilm, CD, dsb.

(h) Berdasarkan Sifat Kepentingannya., Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat

dibedakan atas

6

Arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak

mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu

disimpan dalam waktu yang terlalu lama.

Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan,

dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih

dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan.

Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak

mutlak permanen. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan

untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

4. Ciri-Ciri Arsip Dinamis

Berdasarkan uraian terdahulu, bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih

dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan demikian,

arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:

Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan

dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.

Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan

perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat.

Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip

dinamis dapat dibedakan atas:

Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan

pekerjaan di kantor

Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai

menurun

Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses

pekerjaan sehari-hari.

4.1 Siklus Arsip Dinamis

7

Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle). Tahap

pertama, adalah merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan

ke dalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film,

tape atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh

instansi/kantor kita, atau yang dibuat oleh instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.

Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa

hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip

dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. Arsip dinamis disimpan di

kantor pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip karena

tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses yang cepat.

Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis

sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu,

arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip

dinamis (record center). Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan

hukum atau karena kebutuhan rujukan, dan sebagainya.

Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA). Penyusutan

adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang

telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif.

Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit

ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah

mengumpul secara alami (accumulating naturally). Dengan demikian penyusutan arsip

diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat, memudahkan penemuan kernbali arsip

manakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk

menyusutkan arsip.

Penyusutan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak

memiliki nilai guna primer (hukum, fiskal, administratif, keilmuan), maupun nilai guna

sekunder. Permusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan)

atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (IRA)

yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip, beserta jangka waktu penyimpanannya,

dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip.

8

Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang bernilai

guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional

Rl (ANRI) (lihat PP.No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip). Menurut PP 34 tahun

1979, penyusutan arsip instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu

pemindahan, pemusnahan dan penyerahan. Pemindahan arsip maksudnya adalah

memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (reccord center) berdasarkan

jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-

masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. Misalnya, USU memiliki unit kearsipan

(record center) tersendiri, sehingga masing-masing Fakultas, Lembaga, UPT, dsb., akan

menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi

yang ditentukan.

Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta, yayasan, dsb. Disusutkan

berdasarkan UU. No.8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Inti dari penyusutan

dokumen perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip instansi/badan pemerintah.

Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti, Perpustakaan dan Depo Arsip

kota, Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi, atau ANRI, statusnya akan berubah menjadi

arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan, karena arsip

tersebut memiliki nilai informasi, historis, ilmiah, dan

pembuktian (hukum, fakta sejarah, dsb.) Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun

penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan berita acara.

5. Penyimpanan Arsip

Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat

atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk

disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, di

dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik,

dan penyusutan arsip.

Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian di

atas). Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana

prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah

9

atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah- langkah apa yang perlu

diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut.

Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes

(fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan

kondisi masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan

penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi, asas disentralisasi,

dan asas campuran atau kombinasi. Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi

adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Dengan

demikian,

penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan

pada satu tempat/unit tertentu. Sebaliknya, penyelenggaran penyimpanan arsip dengan

asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara

mandiri. Dalam hal yang demikian, masing-masing unit satuan kerja bertugas

menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. Sedangkan asas campuran, merupakan

kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit

satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi

tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan.

Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan

dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara actual menerapkan suatu sistem

tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan

dan penataan arsip dinamis tersebut popular dengan sebutan “filingSystem". Para ahli

kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan

atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari:

(a) Sistem Abjad,

(b) Sistem angka/nomor (numerik),

(c) Sistem Wilayah,

(d) Sistem subyek, dan

(e) Sistem Urutan Waktu (kronologis).

10

Disamping kelima sistem di atas, banyak arganisasi atau instansi yang menerapkan

sistem kombinasi.

6. Peralatan Kearsipan

Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian

besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada

umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal

terdiri dari:

(a) Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk

menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap

folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih

dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik

dirak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bias

tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi

mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam filing

cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat

memuat banyak lembaran arsip.

(b) Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat

panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu

kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio,

tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak

dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian

yang menonjoll dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau

indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.

(c) Guide, adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai

penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua

bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda-tanda

atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri.Jumlah guide

yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan

arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk

11

(heading) subyek utama (main subyek), guide kedua untuk menempatkan sub-

subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.

(d) Filing Cabinet (file cabinet), adalah perabot kantor berbentuk persegi empat

panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan

berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki

gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam

folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal,

berlacii ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral

filing cabinet, dsb.

(e) Almari Arsip, adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip.

Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari

arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping),

sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang

disusun ditata di dalam rak arsip.

(f) Berkas Kotak (Box file), adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan

berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk

menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya

berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal

berderet ke samping).

(g) Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk

menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara

vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan,

dan seterusnya kebawah.

(h) Rotary Filling, adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk

menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).

(i) Cardex (Card Index) Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip

yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar

memanjang. Kartukartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar

lebih mudah dilihat.

12

(j) File yang dapat dilihat (Visible reference record file) Visible reference record file

adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya

berupa leflet, brosur, dan sebagainya.

7. Penemuan Kembali Arsip.

Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak

dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan

mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen

merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan

kembali arsip, karena akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi.

Menemukan kembali, juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan

dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun menurut

sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya. Menemukan kembali arsip, tidak hanya

sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan

informasi yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat

berhubungan dengan keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya. Kegiatan

penemuan kembali merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan.

Siklus penemuan kembali arsip yang dibetuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus

penempatan kembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan penanganan

tersendiri.

Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip ialah,

tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Kita sering mengambil arsip

tanpa melatui bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja, bahkan mungkin

menggunakannya tanpa seijin petugas, karena merasa sesame teman kantor. Akibatnya,

bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu bias hilang atau tercecer disembarang

tempat. Oleh karena itu, bila kita meminjam arsip sebaiknya mempergunakan surat

pinjam atau kartu permintaan pinjam melalui petugas yang menanganinya. Untuk

menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/ kartu pinjam arsip.

Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu dipertanyakan apakah

peminjam boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau ke

almari arsip?.

13

Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada 2 (dua) sistem

layanan yaitu:

(a) layanan terbuka (opened access) yaitu pengguna diperbolehkan langsung

mengambil dokumen yang diingininya dari tempatnya (rak, laci, folder, dsb.),

(b) layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak diperbolehkan mengambil

sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnya melainkan harus melalui

petugas. Biasanya untuk arsip, sistem yang dipakai ialah sistem layanan tertutup.

8. Pemeliharaan Arsip

Dalam penjelasan umum UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan

Pokok Kearsipan dinyatakan bahwa untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional

kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata

benar, serta lengkap mengenai kehidupan dan penyelenggaraan pemerintahan negara baik

masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang. Penyelamatan bahan-bahan

bukti tersebut merupakan masalah yang menjadi bidang kearsipan dalam arti yang luas.

Pemeliharaan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga

arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan

arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebahkan oleh serangan-serangan dari

luar arsip. Sedangkan, pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk

meniaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha

pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil. langkah-

langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta

informasinya (isinya).

Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasi dan

laminasi. Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, atau yang sulit

digunakan, agar dapat dipergunakan clan dapat disimpan kembali. Sedangkan, laminasi

adalah menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan

aman dari bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu, arsip

akan tahan lebih lama untuk disimpan. Sedangkan pengamanan atau upaya

14

menyelamatkan informasi yang terkandung dalam arsip (isi) dapat dilakukan dengan

mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain, seperti pada micro film, fich, dan ke

media digital.

BAB II

PEMBAHASAN

1. Prinsip – Prinsip Dasar Arsip

Prinsip dasar kearsipan meliputi antara lain :

Prinsip dasar pertama yaitu bahwa arsip diciptakan oleh masyarakat dan untuk

masyarakat sehingga tujuan kearsipan tidak terlepas dari tujuan masyarakat.

Prinsip dasar yang kedua adalah perlindungan dan penyelamatan arsip, yaitu

mengatur tatalaksana penyelamatan dan perlindungan arsip, di Indonesia aturan

ini dirumuskan dalam Bab IV pasal 9 dan pasal 10 Undang-undang Nomor 7

Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Dalam pasal-pasal

15

tersebut dirumuskan bahwa pengumpulan, pemeliharaan dan penyelamatan arsip

adalah merupakan kewajiban setiap lembaga dan badan pemerintahan.

Prinsip dasar yang ketiga adalah kearsipan dan arsip itu sendiri sebagai catatan-

catatan/naskah-naskah.. Arsip sebagai pusat ingatan memberikan dorongan untuk

menciptakan gagasan-gagasan rencana-rencana baru baik mengenai kegiatan-

kegiatan spiritual maupun kegiatan-kegiatan duniawi.

Prinsip dasar yang keempat adalah arsip sebagai lembaga tempat penyimpanan

naskah-naskah pemerintahan dan naskah-naskah bersejarah.

Prinsip dasar yang kelima; Arsip sebagai fungsi organik : Kearsipan sebagai fungsi

organik, atau dengan kata lain arsip merupakan kegiatan organik, hal ini

merupakan fakta sejarah kearsipan yang menunjukan keberadaan arsip dlam

pengertian arsip konvensional, identik dengan keberadaan tulisan sebagai

rekaman informasi pelaksanaan administrasi.

Prinsip dasar yang keenam adalah arsip sebagai perwujudan ide dan gagasan

manusia. Ide, gagasan, pikiran, naluri, penalaran atau dengan kata lain cipta, rasa,

karsa, dan karya merupakan media yang dapat menghasilkan budaya sebagai

karya manusia. Namun dari semua itu terdapat titik persamaan yaitu bahwa

kebudayan merupakan karya manusia (Manmande), hasil produk kehidupan

manusia dan alat penciptanya dalah manusia.

Prinsip dasar yang ketujuh adalah arsip lebih sekedar informasi baik dalam bentuk

fakta maupun detail, arsip sebagai informasi yang merupakan susunan konsep

dalam bentuk fakta dan citra yang dapat diterima oleh seseorang atau banyak

orang untuk dimanfaatkan sebagai bahan perencanaan, pelaksanaan, dan

pengendalian suatu kegiatan.

Prinsip dasar yang kedelapan adalah arsip sebagai cermin kehidupan, seandainya

terjadi kasus baik kasus yang dilakukan oleh orang lain maupun kasus yang

dilakukan oleh diri kita sendiri, dimana kasus tersebut patut disesali, maka secara

spontan terlontarlah kata-kata ”supaya dijadikan cermin” atau ”cukup menjadi

cermin bagi saya” dan sebagainya.

16

Prinsip dasar yang kesembilan adalah arsip sebagai suatu kesatuan yang utuh dan

mandiri, media apapun yang dipergunakn untuk merekam informasi tidak

menjadi masalah dan tidak akan dan/atau merubah isi/materi informasi itu

sendiri. Dengan demikian media apapun yang dipergunakan, baik media cetak

maupun media elektronik, arsip harus:

Tetap lengkap dan dapat dipercaya.

Tetap menyeluruh dan tidak dapat dibagi-bagi.

Bagian-bagian yang berada dalam arsip senantiasa saling

menjelaskan.

Bagian-bagian dalam setiap arsip merupakan hubungan yang

rasional dan merupakan suatu kesatuan yang utuh.

Prinsip dasar yang kesepuluh adalah arsip mewakili ingatan manusia. memori

yang terkandung dalam arsip nilainya lebih tinggi atau lebih kuat dari ingatan

seseorang atau sekelompok orang.

Prinsip dasar yang kesebelas adalah arsip senantiasa tetap dan dapat dipercaya :

arsip akan selalu larut dan mengikuti kontinuitas pertumbuhan Badan dan

Lembaga Pemerintahan (public sector), Badan dan Lembaga Swasta (private

sector).

Prinsip dasar yang keduabelas adalah arsip merupakan kebudayaan dan peradatan.

dalam segala dimensi arsip adalah sebagai akar budaya dan peradaban manusia,

karena ia lahir dari segala aktivitas segala kegiatan.

Prinsip dasar ketiga belas adalah arsip sebagai bukti apa yang menjadi gagasan dan

apa yang diputuskan. segala apa yang dipikirkan, segala angan-angan, segala

yang dikerjakan dan didiskusikan serta ditetapkan kenyataannya berbukti dalam

wujud arsip.

17

Prinsip dasar keempat belas adalah arsip sebagai ekspresi pengetahuan dan

pengalaman : arsip mengandung informasi tentang pikiran-pikiran, benda-benda

dan ide-ide serta gagasan dalam jumlah yang tidak terbatas.

Prinsip kelima belas adalah arsip sebagai suatu bahan dan arsip sebagai suatu

lembaga yang spesifik. arsip sebagai suatu bahan yang spesifik adalah karena

terbentuk dalam suatu proses kegiatan atau sutau transaksi yang hasilnya

diperuntukan untuk ”rujukan” dan sebagai sumber asli untuk bukti

pertanggungjawaban dan sumber asli untuk kepentingan atau keperluan

penelitian.

Prinsip dasar keenam belas adalah arsip disajikan untuk setiap pemakai jasa arsip

tertentu. tidak seperti halnya perpustakaan bahwa bahan pustaka terbuka bagi

siapa saja sesuai dengan jenis perpustakaan itu sendiri, tetapi arsip hanya

diperuntukan bagi pemakai jasa informasi arsip yang dianggap berhak sesuai

dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2. Pengelolaan Arsip

Pengelolaan arsip ada dua, antara lain :

Arsip dinamis

Arsip statis

a. Arsip Dinamis

Arsip Dinamis adalah arsip yang dianggap masih memiliki guna penujang dalam

pelaksanaan proses administrasi sehari-hari pada lembaga-lembaga dan badan-badan

pemerintahan dimana arsip diciptakan dan diterima dalam proses kearsipan, di tiap

lembaga dan badan pemerintah kita mengenal unit pengolah dan unit kearsipan. Unit

pengolah adalah unit kerja atau staf yang bertugas melakukan pengolahan/memproses

penciptaan arsip. Unit kearsipan adalah unit kerja baik struktural maupun fungsional

melaksanakan penyimpanan, pengendalian dan pemeliharaan arsip sesuai dengan sistem

organisasi penyimpanan yang diterapkan di lembaga dan badan serta instansinya yang

bersangkutan.

18

Arsip dinamis pada prinsipnya terbentuk secara organis, sehingga mengandung

kerahasiaan yang bersifat tertutup dan oleh karenanya tidak boleh diketahui oleh siapa

pun termasuk kode, nomor, perihal dan isi serta disposisinya selain/kecuali ”untuk

kepentingan dinas”.

Arsip dinamis terdiri dari dua, yaitu :

Arsip dinamis aktif

Arsip dinamis inaktif

A). Arsip dinamis aktif

Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki

nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang

berlaku.

B).Arsip dinamis inaktif

Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai

sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi

sehari-hari, walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah.

b. Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang dianggap sudah tidak berguna lagi dalam

menunjang proses administrasi sehari-hari pada lembaga negara dan badan-badan

pemerintah, sehingga dilihat dari segi kehidupan kebangsaan sangat bernilai.

3. Proses Kegiatan Kearsipan

Klasifikasi

Pengklasifikasian pada kearsipan berdasarkan atas dua parameter, yaitu:

a. Secara umum

19

Suatu cara yang sistematis untuk menggolongkan arsip-arsip/ bahan

berdasarkan subjek/bentuknya.

b. Secara detail

Merupakan pengelompokan / penggolongan atas persamaan-persamaan atau

atas dasar perbedaan-perbedaan yang ada atau bisa pula dikelompokan

berdasarkan kronologis kegiatan.

Setelah diklasifikasikan, arsip disimpan disuatu tempat arsip yang baik

disimpan dalam bentuk yang asli.

Dua hal penting yang harus diperhatikan dalam mengklasifikasikan :

a. Memfile dengan baik, meliputi proses menyusun, mengatur, dan

mengelompokkan.

b. Mengklasir dengan benar, yaitu harus logis, rasional, dan aktual.

Cara/macam mengklasifikasikan arsip

Ada beberapa macam cara yang dapat digunakan dalam pengklasifikasian, yaitu:

a. DDC : Decimal Dewers Clasification

b. UDC : Universal Decimal Clasification

a. 0 = umum

b. 1 = agama/religi

c. 2 = filsafat

d. 3 = pengrtahuan sosial

e. 4 = bahasa

f. 5 = ilmu murni

20

g. 6 = ilmu praktis/teknik

h. 7 = seni/kerajinan

i. 8 = kesusastraan

j. 9 = ilmu bumi

c. LC : Library Clasification

Selain mrnggunakan abjad digunakan dengan decimal.

d. Regional Clasification

e. Caubach : A-Z (system kartu), A-K, L-Z (surat-surat yang lain)

a) A = Umum

b) B = Personalia

c) C = Keuangan

d) D = Devisa

e) E = MPR/DPR

f) F = Surat-surat menteri

g) G = Surat rahasia

h) H = Surat perniagaan

i) I = Surat tata usaha

j) J = Surat pendidikan

k) K = Surat dokumentasi

4. Pengertian Coding

21

Coding merupakan suatu proses memberikan kode yang dilakukan seorang juru

indeks (indekser) dengan maksud untuk mempercepat pemsortiran dan file arsip dengan

cara memberikan kode.

Contoh : - kepegawaian → B

- keuangan → C

Macam-macam kode

a. Berupa huruf

tunggal : A-Z

gabungan : AB, AC, AD

singkatan : Litbang, kesra

b. Berupa angka

nomor urut : 1-100

kelemahan : - sulit diingat

sulit ditemukan

bisa terjadi data kembar

satuan angka : akan menentukan subjek

contoh : 001, 010, 1000

desimal : 10,1 , 100,1 , 200,2

c. Gabungan huruf dengan angka

huruf → menunjukan heading

desimal → menunjukan man subjek/subsubjek

22

Syarat membuat kode

Singkat dan jelas

Mudah dipahami

Sederhana

Mudah dibaca dan ditulis

Satuan angkanya harus bulat

5. Pengertian indeks

Setelah bahan-bahan arsip (dokumen) diklasifikasikan maka untuk menentukan

lokasi penyimpanan dan memudahkan penemuan kembali file yang bersangkutan perlu

diberikan tanda-tanda pengenal atau ciri-ciri tertentu. Maksudnya diwujudkan dengan

kode tertentu berupa huruf, angka, atau gabungan huruf dan angka.

Pekerjaan menentukan tanda pengenal bagi bahan-bahan arsip (dokumen) ini

dikenal dengan memberikan indeks (indexing). Drs. The Liang Gie menyatakan

mengindeks adalah:

”Suatu daftar perincian yang disusun menurut urutan abjad untuk menjadi kunci

petunjuk terhadap serangkaian nama-nama orang, nama-nama organisasi, nama-nama

tempat ataupun judul-judul pokok yang didaftar untuk keperluan penyimpanan warkat-

warkat atau untuk menunjukan bagian-bagian dalam suatu buku pelajaran dimana hal-hal

tersebut diuraikan. 13)”.

Drs. Sabarman dalam ceramahnya tanggal 7 desember ’77 yang diselenggarakan

Perum Telekomunikasi, menyatakan sebagai berikut :

a. Alat untuk menunjuk, menentukan keterangan isi masalah, perihal suatu

dokumen atau sekelompok dokumen.

23

b. Sebagai kegiatan, ialah membuat, membentuk petunjuk-petunjuk keterangan isi

masalah perihal di dalam satu atau sekelompok dokumen serta menyusunnya

secara sistematis.” 14)

Jadi indexing (mengindeks) ialah cara untuk menentukan atau menentukan ciri

atau tanda-tanda bagi sesutu dokumen. Tanda petunjuk dan tanda pengenal (caption)

untuk memudahkan mengetahui susunan dokumen tertentu yang harus dimasukkan dalam

file. Tanda untuk memudahkan mengetahui suatu dokumen dapat diketemukan bila

diperlukan didalam file.

6. Peraturan indexing (indexing rule).

Indexing adalah membuat daftar rincian dengan membuat tanda pengenal bagi

bahan-bahan arsip atau dokumen yang hendak diarsipkan. Inti mengindekxing adalah

”mencari caption” (kata petunjuk).

Ketentuan mengindeks antara lain :

a. Nama orang terdiri dari satu kata, di indeks seperti aslinya :

Yugi - Yugi

b. Nama yang terdiri lebih dari satu kata, diindeks dengan nama belakang dahulu:

Yugi Mansyur - Mansyur, Yugi

c. Nama yang menggunakan kata sandang (prefix) pada nama keluarga (nama

akhir), penulisan aslinya dapat bermacam-macam cara :

Yugi Mansyur Syah - Mansyur Syah, Yugi

d. Nama Wanita :

Wanita yang belum menikah :

Elin Hawa Melinda - Melinda, Elin Hawa

Wanita yang telah menikah ditulis dengan nama suaminya.

24

Rinrin Rinawati - Rinawati, Rinrin (Baim)

nama suaminya Baim

e. Gelar Bangsawan

R.A Kartini - Kartini, R.A

f. Gelar Kesarjanaan

Ditulis di belakang nama dan di dalam kurung, apabila gelarnya lebih dari

satu, penulisannya di dalam kurung disusun secara abjad :

Dr. Hj. Rinrin Rinawati, S.H - Rinawati, Hj. Rinrin (Dr. S.H.)

g. Lembaga/Organisasi

- Departemen tenaga kerja dan transmigrasi

- Tenaga kerja, dan transmigrasi, departemen

h. Nama tempat :

Terminal Guntur - Guntur Terminal

7. Pengertian Filling System

Berasal dari kata file (Inggris)/Filum (Yunani) yang berarti ikatan. Menurut

Prayudi file bukan hanya berupa tempat/ikatan, tetapi juga bisa berupa kabinet dan

tempat-tempat yang bisa dipergunakan untuk menyimpan dokumen.

Macam-macam Filling System

a. Alphabetic System (berdasarkan abjad)

Dikenal dengan nama “dictionary system/system kamus”.

- Kelebihan : Tidak pernah merubah system

25

- Kelemahan :

Arsip yang menyangkut subjek yang sama tetapi terletak pada tempat yang

berbeda

Tulisan sering diucapkan berbeda

Huruf kembar akan sulit dibedakan dalam pengucapan, ex: F dan V

Angka harus di eja sesuai ucapannya

b. Numerical System

Sistem pendapatan arsip berdasarkan nomor urut.

- Kelebihan :

Tingkat ketelitian lebih tinggi

Tanpa batas, sesuai dengan kebutuhan

Mudah dikerjakan/disusun

Kesalahan akan mudah di lihat

Dapat dipergunakan di semua bidang

Hubungan antara folder yang satu dengan yang lainnya akan terlihat jelas

secara logis

Bersifat permanen, walaupun ada perubahan tempat, nama, dan lain-lain

Biasa digunakan untuk mengatakan waktu

Berlaku universal

Paling tepat untuk menyatakan waktu

26

- Kekurangan :

Tidak bisa di temukan langsung dalam file

Memerlukan indeks yang terpisah

Bila dideretkan, angka yang panjang akan mempermudah terjadinya

kekeliruan

Memerlukan tanda-tanda yang lain

Perbedaan hubungan subordinasinya terlihat jelas

c. Geographycal System

Arsip di pilih berdasarkan wilayahnya masing-masing, contoh : pajak.

Susunan pembagian wilayah harus disertai abjad.

- Kelebihan :

Berbagi data arsip akan terkumpul di suatu tempat

Mulai di mengerti

Filling sistem sederhana, karena terpusat pada suatu tempat

- kekurangan :

Cenderung terdapat nama yang sama

Dalam hal mengindeks, harus hafal betul tempat, nama, tingkatan, wilayah

yang berbeda

Sangat memakan waktu dan tenaga

d. Chronological System

27

Sistem memfile berdasarkan waktu kejadian.

Waktu memegang peranan penting, sangat berkaitan dengan perbankan (utang

piutang). Di distribusikan barang dan lain-lain.

- kelebihan :

Memberikan keterangan yang rill untuk penyelesaian masalah

Tidak memerlukan banyak indeks / cross reference

Pencarian arsip akan lebih terarah

Arsip atau data suatu kegiatan tidak terpisah-pisah

- kelemahan :

Tidak bisa memisahkan hubungan antara subjek umum dan khusus

Harus membuat file umum dan khusus yang berhubungan dengan

penyelesaian masalah

Harus memiliki aturan khusus dalam menatanya

Memerlukan indeks gabungan

e. Combine System

Untuk menentukan mana dan apa subjek / tempatnya. Sistem ini harus

memiliki sub-masalah, sub-sub masalah sistem ini merupakan gabungan dari

sistem-sistem terdahulu. Sub-sub masalah terdiri dari :

- Title primer ( berisi subjek-subjek masalah )

- Title sekunder ( berisi sub-masalah)

- Title tertier ( terperinci, waktu dan tempat )

8. Tujuan Penyusutan dan Penghapusan

28

Tujuan penyusutan dan penghapusan arsip karena jumlah atau volume dan potensi

arsip dari hari ke hari bertahan agar arsip tidak terlalu menumpuk. Cara menyusutkan

dengan cara melihat masa aktif dari arsip tersebut.

Rentang kehidupan arsip (life spain of reward).

a. Fase penciptaan, disajikan kepada orang dalam bentuk konsep-konsep atau

bagian-bagian.

b. Fase pengurusan, arsip atau dokumen diarahkan untuk diproses lebih lanjut

c. Fase referensi, arsip-arsip atau dokumen diklasir, diindeks, diatur cara pencarian

arsipnya agar mudah ditemukan.

d. Fase weeding, arsip dicari untuk di pilah kembali dari arsip-arsip yang banyak.

Mana arsip yang aktif, in aktif dan statis.

e. Fase statis, arsip yang sudah di weeding di seleksi kembali kelayakannya di

pakai atau tidak.

f. Fase terakhir atau fase nasional atau daerah, terjadi transfer arsip, arsip di pilih-

pilih, mana arsip yang mempunyai nilai sejarah dan masukkan untuk arsip

daerah atau nasional.

Cara pemusnahan arsip

a. Dibakar

b. Dicerca atau dirobek

Sebelum memusnahkan arsip harus di buat berita acara pemusnahannya oleh

petugas pemusnah dan harus ada saksi dari pemusnahan arsip tersebut.

Alasan penting arsip di susun dan di musnahkan

- Agar file yang aktif bisa digunakan dengan baik agar tidak di kacaukan oleh arsip

yang statis.

29

- Agar pengontrolan arsip atau file yang sedang berjalan supaya efisien dalam hal

feeling system dan menemukan arsip kembali.

- Supaya tempat file aktif longgar, agar tidak mudah rusak.

- Menentukan arsip itu sendiri apakah di awetkan atau di musnahkan.

Kegunaan dari penyusutan dan penghapusan

a. Untuk memilih dan memilah supaya tidak tercampurnya arsip-arsip yang

dinamis, aktif dan in aktif dan statis.

b. Untuk memudahkan kembali arsip yang diperlukan. Untuk efisiensi baik dalam

pegawaian, biaya, waktu, tempat dll.

c. Untuk memantapkan jangka waktu arsip.

d. Supaya adanya pemeliharaan bagi arsip yang sudah statis yang masih

mempunyai nilai guna, yaitu di transfer menjadi arsip nasional atau daerah.

Transfer arsip

Adalah pemilahan arsip yang tidak aktif lagi tapi mempunyai nilai guna menjadi

bentuk lain. Macam-macam transfer arsip, yaitu :

a. Transfer berkala

a) One periode transfer, sistem pemindahan arsip secara keseluruhan dimana

telah di tentukan waktunya.

b) Two periode transfer, system pemindahan arsip dengan cara dua kali

pemindahan yang biasanya.

c) Maximum dan minimum suatu arsip itu jangka waktunya.

b. Transfer tak berkala

Pemindahan dari file aktif ke file aktif secara dalam jangka waktu tidak tetap.

30

Potensi arsip adalah kegunaan arsip apakah punya nilai vital berguna atau tidak

berguna.

Potensi arsip dibagi 4 :

a. Arsip vital

Kelangsungan hidupnya harus selalu ada atau selalu dilenturkan

b. Arsip penting

Fungsinya membantu kelancaran pekerjaan

c. Arsip berguna

Memiliki nilai kegunaan sementara

d. Arsip tidak berguna

Sudah tidak digunakan

Pemeliharaan dan Perlindungan

Cara menjaga arsip :

a. menjaga kebersihan

b. menggunakan obat-obatan atau pemeliharaan arsip

c. pemeliharaan yang berulang

d. harus ada larangan bagi para arsiparis

Pemeriksaan arsip yang berkala

a. Menata arsip secara sistematis dan efektif

e. Menemukan dan mengembangan

31

BAB III

PENUTUP

Pelaksanaan rnanajemen arsip aktif atau arsip dinarnis meliputi tahapan - tahapan

yang satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menjelaskan,

sehingga mernbutuhkan penanganan secara baik, terencana, konsepsional dan secara

profesional. Pengelolaan arsip merupakan bagian dari pada wawasan dan ruang lingkup

sistem informasi manajemen. Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip akan mencapai

hasil yang baik bilamana ditunjang dengan ketersediaan fasiJita:; dan teknologi informasi

kearsipan yang handal.

DAFTAR PUSTAKA

http://www.search.ask.com/web?l=dis&q penyimpanan+arsip

ANRI. 2000. Keputusan Kepala ANRI Nomor 12 Tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip. Jakarta. Dirjen Dikti, ANRI. 2002. Bahan Ajar Diklat Manajemen Arsip Dinamis. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta. Kementrian Pendidikan Nasional. 2006. Instruksi Menteri Pendidikan Nasional Nomor 1 Tahun 2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Penyerahan Arsip Statis di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta. Martono, Boedi. 1994. Penataan Berkas dalam manajemen Kearsipan. Pustaka Sinar Harapan. Jakarta. Republik Indonesia. 1979. Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. Sekretariat Negara. Jakarta. Republik Indonesia. 2004. Keputusan Presiden RI Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis. Sekretariat Kabinet RI. Jakarta.