SISTEM INFORMASI ABSENSI DAN PENGGAJIAN PEGAWAI

(STUDI KASUS : PT.Kimia Farma)

Kartika Elisabeth

1, Eka Widhi Yunarso, S.T., M.MT.

2, Budi Laksono Putro, S.Si., M.T.

3

1,2,3 Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Telkom Bandung

1tikatelkom@gmail.com,

2ewd@politekniktelkom.ac.id,

3putromail@ymail.com

ABSTRAK Suatu penggajian merupakan fungsi penting yang menjadi tanggung jawab suatu perusahaan terutama tanggung jawab Manajemen

Sumber Daya Manusia (SDM). Fungsi utamanya adalah memberikan kompensasi untuk pegawai berupa gaji sebagai ganti

kontribusi mereka terhadap perusahaan. Oleh karena itu, alangkah baiknya apabila dibangun suatu aplikasi yang bisa mengcover

itu semua, lengkap dengan perhitungan dan juga databasenya. Sistem absensi dan penggajian pegawai pada PT Kimia Farma saat

ini masih menggunakan sistem manual, yaitu menggunakan sistem pengarsipan dan absensi menggunakan checklist manual disertai

tanda tangan pegawai. Untuk menangani masalah tersebut dibutuhkan suatu sistem baru untuk dapat memperbaiki sistem yang

dipakai saat ini.

Kata kunci : checklist, database

ABSTRACT A payroll is a vital function that is the responsibility of accompany primarily the responsibility of Human Resource Management (HRM).

Its main function is to provide compensation to employees in the form of salary in exchange for their contribution to the company.

Therefore, it would be nice if it built an application that can cover it all, complete with calculations and database. Employess attendance

and payroll system at Kimia Farma Apotek currently still using manual systems, is using the fillinsystem and attendance using the

manual checklist with employees signature. To address these problems required a new system to be able to fix the system used today.

Key words: checklist, database.

1. Pendahuluan Sistem Informasi absensi dan penggajian merupakan

fungsi penting yang menjadi tanggung jawab

Manajemen Sumber Daya Manusia. Sistem absensi

dan penggajian tersebut bertugas mencatat dan

memproses data pegawai. PT Kimia Farma saat ini

masih menggunakan sistem yang manual dalam

proses absensi dan penggajian pegawai. Sangatlah

mungkin terjadi kecurangan pada proses absensi

seperti penitipan absen. Proses pengolahan data

yang lambat dapat mengakibatkan lambatnya

penyajian informasi sehingga dimungkinkan pula

terjadi keterlambatan pembayaran gaji pegawai.

Ditambah lagi jika terjadi kesalahan perhitungan

dapat menjadikan informasi tidak akurat sehingga

merugikan pegawai dan perusahaan itu sendiri. Oleh

sebab itu diperlukan sistem informasi yang dapat

memecahkan masalah tersebut secara cepat dan

akurat. Untuk mencapai proses yang baik maka

dibutuhkan sebuah sistem informasi absensi dan

penggajian untuk mempermudah pegawai PT.Kimia

Farma dalam proses absensi dan proses penggajian.

Dari permasalahan yang timbul, maka dibuatlah

sebuah aplikasi berbasis desktop untuk memudahkan

proses absensi dan penggajian pegawai. Adapun

judul yang akan dibuat yaitu mengenai Sistem

Informasi Absensi dan Penggajian Pegawai

2. Tinjauan Pustaka 2.1 Profile PT.Kimia Farma Sejarah Kimia Farma (KF) dimulai sekitar tahun

1957, pada saat pengambil alihan perusahaan milik

Belanda yang bergerak di bidang farmasi oleh

Pemerintah Republik Indonesia. Perusahanperusahaan yang mengalami nasionalisasi antara lain

N. V. Pharmaceutische Hendel Svereneging J. Van

Gorkom & Co., (Jakarta), N. V. Chemicalier Handle

Rathcamp & Co., (Jakarta), N. V. Bandoengsche

Kinine Fabriek, (Bandung), N. V. Jodium

Onderneming Watoedakon (Mojokerto) dan N. V.

Berdasarkan UndangUndang No. 86 tahun 1956, pemerintah Indonesia melakukan nasionalisasi

terhadap perusahaan farmasi Belanda tersebut dan

menurut Peraturan Pemerintah No. 69 tahun 1968

statusnya diubah menjadi Perusahaan Negara Farmasi

(PNF). Perusahaan Negara Farmasi tersebut adalah

PNF Radja Farma (Jakarta), PNF Nurani Farma

(Jakarta), PNF Nakula Farma (Jakarta), PNF Bio

Farma, Perusahaan Negara (PN) Bhineka Kina Farma

(Bandung), PN Sari Husada (Yogyakarta) dan PN

Farmasi dan alat kesehatan Kasa Husada (Surabaya)

2.2 Sistem dan Sistem Informasi Sistem merupakan sekelompok elemen-elemen yang

terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

mencapai suatu tujuan tertentu. Suatu sistem tidak

selalu memiliki kombinasi elemen-elemen yang sama,

tetapi susunan dasar suatu sistem itu sama seperti

adanya input/masukan yang akan diubah menjadi

output/keluaran melalui suatu proses/transformasi.

Suatu mekanisme pengendalian akan memantau

proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem

telah memenuhi tujuannya.

2.3 Proses Absensi

1. Proses absensi akan dilakukan melalui pengontrolan data pegawai yang keluar ataupun

masuk. Absensi pegawai dipengaruhi oleh

beberapa faktor sebagai berikut:

2. Jam kerja dilakukan mulai pukul 08.00 WIB dan berakhir pada pukul 17.00 . Satu jam pertama

setelah jadwal pulang belum dikategorikan

lembur . Jika melebihi maka harus dikategorikan

lembur.

3. Ada waktu untuk istirahat dan juga beribadah. 4. Pegawai yang datang lebih dari jam 08.00 tetap

dapat melakukan absen masuk dan absen keluar

namun dikenakan potongan gaji dasar II (gaji

perhari berdasarkan absensi).

5. Pegawai yang pulang lebih awal dan mendapat izin dari manager tetap dapat melakukan absensi

pulang dan tidak ada potongan gaji.

6. Adapun cuti yang diberikan perusahaan adalah sebagai berikut :

a. Cuti Tahunan masing-masing pegawai 12 hari kerja

b. Cuti Hamil sebanyak 3 bulan c. Cuti Panjang diberikan kepada pegawai yang

telah mengabdi selama 6 tahun, cuti tersebut

diberikan sebanyak 66 hari

7. Selain perihal diatas perusahaan berhak membuat kesepakatan kerja bersama sesuai dengan

musyawarah bersama dengan pegawai dan

disahkan oleh pemerintah.

2.4 Proses Penggajian

1. Penggajian di perusahaan ini berdasarkan tingkatan/golongan. Dimana setiap pegawai

memiliki gaji pokok sesuai dengan jabatannya

masing-masing yang diberikan setiap bulannya

disebut dengan gaji dasar I dan gaji dasar II

diperoleh dari gaji perhari.

2. Waktu atau saat yang dipergunakan untuk istirahat selama 1 (satu) jam, diantara jam kerja

lembur, tidak dapat diperhitungkan sebagai kerja

lembur.

3. Struktur komponen upah yang dipergunakan sebagai dasar perhitungan upah lembur dari Gaji

Dasar I (gaji tetap) dan Gaji Dasar I (gaji harian).

4. Insentif Karya untuk tingkat pelaksana mengacu kepada kehadiran.

5. Pegawai terlambat datang dibayarkan dengan perhitungan perhari sebagai berikut:

Tabel 2.1

Perhitungan Penggajian

Waktu Dibayarkan

>2 jam Rp. 0,-

>1 jam s/d 2

jam

Rp. 5.000,-

>31 menit

s/d 1 jam

Rp. 10.000,-

s/d.30 menit Rp. 15.000,-

0 menit Rp. 20.000,-

6. Insentif Karya tidak diberikan kepada pegawai yang tidak masuk kerja dengan alasan apapun.

7. Adapun potongan-potongan yang diberikan perusahaan adalah sebagai berikut :

a. Iuran Pensiun (IP) = 6,5 % dari Gaji Dasar I

b. Iuran Sosial Pensiun (ISP) = 2 % dari Gaji Dasar I

c. Iuran Jaminan Hari Tuan (IJHT) = 2 % dari Gaji Dasar I dan Gaji Dasar II

8. Jumlah jam kerja lembur X 173 X Gaji Pokok X 75 %

Rumus perhitungan gaji lembur tersebut telah

menjadi ketentuan di PT.Kimia Farma dengan

acuan Perjanjian Kerja Sama PT.Kimia Farma (Persero) Tbk Periode 2011-2012.

2.5 Unified Modelling Language (UML)

Pada perkembangan teknologi perangkat lunak,

diperlukan adanya bahasa yang digunakan untuk

memodelkan perangkat lunak yang akan dibuat. Pada

perkembangan teknik pemograman berorientasi objek,

yaitu Unified Modelling Language (UML).

2.6 Basis Data

Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari

suatu kenyataan (fakta), dapat berupa angka, huruf,

dan symbol. Basis data merupakan sistem

penyimpanan dari kumpulan data yang didefinisikan

sebagai rangkaian aktivitas dari satu organisasi atau

lebih yang saling berhubungan.

2.7 MYSQL

MYSQL adalah sebuah perangkat lunak sistem

manajemen basis data SQL (bahasa Inggris: database

management system) atau DBMS yang multithread,

multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh

dunia.

2.8 Java

Java adalah bahasa pemrograman yang dapat

dijalankan di berbagai komputer termasuk telepon

genggam. Bahasa ini awalnya dibuat oleh James

Gosling saat masih bergabung di Sun Microsystems

saat ini merupakan bagian dari Oracle dan dirilis

tahun 1995.

2.9 Client Server

Client-server adalah suatu bentuk arsitektur, dimana

client adalah perangkat yang menerima yang akan

menampilkan dan menjalankan aplikasi (software

komputer) dan server adalah perangkat yang

menyediakan dan bertindak sebagai pengelola

aplikasi, data, dan keamanannya. Server biasanya

terhubung dengan client melalui kabel UTP dan

sebuah kartu jaringan (network card).

2.10 Neatbeans IDE 7.0.1

NetBeans merupakan Free Open Source Development

Environment pengembang perangkat lunak. NetBeans

adalah Integrated Development Environment

(IDE)berbasiskan Java dari Sun Microsystems yang

berjalan di atas Swing.

2.11 IP Address dan Port

Komunikasi antar client-server dilakukan dengan

menggunakan kelas Socket-ServerSocket yang

disediakan oleh Java. Komunikasi ini melibatkan IP

Address dan juga port . IP Address yang digunakan

bebas, sedangkan port yang digunakan adalah 6000.

Port 6000 ini dipilih karena pada umumnya port diatas

5000 sudah jarang digunakan di layer aplikasi .

Karena software ini masih dalam tahap

pengembangan, maka pemilihan port belum terlalu

diperhatikan. Tentunya nanti ketika software ini akan

diimplimentasikan langsung di perusahaan yang

bersangkutan, IP address dan port disesuaikan

kembali.

2.12 Jaringan Komputer

Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan

komputer, printer dan peralatan lainnya yang

terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data

bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel

sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer

dapat saling bertukar dokumen dan data, mencetak

pada printer yang sama dan bersama-sama

menggunakan hardware/software yang terhubung

dengan jaringan.

2.13 TCP/IP dan Protokol

TCP/IP (singkatan dari Transmission Control

Protocol/Internet Protocol) adalah standar

komunikasi data yang digunakan oleh komunitas

internet dalam proses tukar-menukar data dari satu

komputer ke komputer lain di dalam jaringan Internet.

2.14 Entity Relationship Diagram

ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan

hubungan antar data dalam basis data berdasarkan

objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan

antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan

hubungan antar data, untuk menggambarkannya

digunakan beberapa notasi dan simbol.

3. Analisis dan Perancangan

3.1 Gambaran Sistem Saat Ini

Sistem lama yang ada saat ini masih menggunakan

sistem manual, baik itu proses absensi dan penggajian

pegawai. Pegawai datang pukul 08.00 WIB lalu ke

meja admin untuk melakukan absensi menggunakan

kertas absen. Begitu juga untuk proses penggajian

pegawai setiap bulannya.

3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Dari permasalahan yang ada, maka beberapa hal

berikut dibutuhkan oleh perusahaan dalam pembuatan

sistem absensi dan penggajian pegawai baru :

1. Komputerisasi untuk proses daftar kehadiran , dengan pembuatan aplikasi form absensi

menggunakan interface.

2. Perhitungan gaji pegawai secara akurat, sehingga perincian gaji yang diterima oleh pegawai dapat

ketahui dengan jelas.

3.3 Kebutuhan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak

Tabel 3.1

Kebutuhan Perangkat

No. Hardware Unit Spesifikasi

Minimal

1 Notebook 2 unit Compact

Presario C700

2 RAM 1 unit 4 GB

3 Harddisk 1 unit 500 GB

4 Processor 1 unit Intel Core

3.4 Desain Sistem 3.4.1 Usecase

Gambar 3.1 Usecase

3.4.2 Class Diagram

Gambar 3.2

Class Diagram

3.5 Perancangan Basis Data

Absen melakukan Pegawai

jawabanPertanyaan

Gajigolonganmemiliki

memiliki

memiliki

1

1

1

n

n1

1n

golongan gajilemburgaji

Id

username

Id_pegawai

password

username

jawaban

Id_pertanyaan

Id_pegawai

No_telp

Tgl_lahir

nama

question

Id_pegawai

hari

Jam_pulang

Jam_masuk

tanggal

keuangan

Liburstatus

tanggal

ijht

isp

ip

persenbonus

password

keterangan

Admin

passwordusername

Gambar 3.3

Perancangan Basis Data

3.5.1 Relasi Tabel

Gambar 3.4

Relasi Tabel

4. Implementasi

Pada saat setelah selesai menjalankan source code,

maka halaman awal muncul form login. Sistem

informasi absensi dan penggajian ini dibagi ke dalam

dua (3) kategori user. Berikut akan dijelaskan secara

lebih detail.

Gambar 4.1

Interface Awal

No. Jenis Software Software yang

digunakan

1 Operating System Windows 7

Ultimate

2 Software Aplikasi Java Runtime 1.5

3 Java IDE Netbeans IDE 6.7

4 Database MYSQL

5 Dokumentasi Ms.Office 2007

6 Unified Modelling

Language Diagram

Jude Community

Gambar 4.2

Start Page Server

Gambar 4.3

Menu Client Server

5. Penutup 5.1 Kesimpulan

Dari tujuan pembuatan sistem yang dikembangkan,

dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Dengan mengembangkan sistem absensi berbasis form, maka dapat membuat proses absensi

kehadiran menjadi lebih cepat dan akurat . Hal

ini dapat dibuktikan karena setiap pegawai

memiliki masing-masing komputer

dihadapannya.

2. Adanya sistem ini, makin mempermudah tugas dari seorang petugas keuangan untuk melakukan

penghitungan gaji pegawai, semua perhitungan

dapat langsung dikalkulasi dengan menghitung

total jumlah kehadiran pada sistem absensi.

3. Setelah menghitung total kalkulasi setiap pegawai, maka dapat disimpulkan juga dengan

adanya sistem ini masalah pelaporan gaji masing-

masing pegawai dapat di cetak semaksimal dan

sesuai dengan apa yang ada pada sistem.

5.2 Saran

Secara jelas tergambar, bahwa suatu sistem adalah

keseluruhan dari gabungan antara kebutuhan user

dengan kebutuhan akan kondisi yang ingin dicapai.

Maka, diperlukan suatu penambahan-penambahan

dalam hal fungsional. Untuk kasus pembuatan

aplikasi ini, ada beberapa tambahan yang penting

antara lain :

1. Paling penting terdapat fungsi yang terdapat pada menu penggajian agar dapat menjawab apabila

kondisi absensi pegawai serumit mungkin. Misal,

izin di tengah hari (apakah ada

kompensasi),penggajian dihitung berdasarkan jam

kerja atau penambahan uang lembur yang jelas.

2. Menu Input data pegawai secara lengkap personal dengan status serta nominal penggajian.

3. Menu report tentang Absensi dan Penggajian sebaiknya dapat ditampilkan secara lengkap per

hari, minggu, bulan ataupun per tahun.

4. Tampilan dibuat lebih menarik dengan penambahan gambar-gambar atau foto atau

animasi yang ada hubungan dengan aplikasi.

5. Pada output atau keluaran, ditampilkan juga keterangan tentang berapa hari tidak masuk,

berapa hari masuk sehingga print out tentang total gaji lebih jelas dan rinci.

6. Daftar Pustaka

Borom, E. (2000). Study Offers Early Look at How

Internet is Changing Daily Life. Stanford Institute

for the Quantitative Study of Society.

Doe, J. (2000). Internet Usage Within Nations.

Boston: Boston Publishing.

Internet World Stats. (2006). Top 10 Countries With

The Highest Numbr of Internet Users. Retrieved

12 30, 2006, from Internet World Stats: sage and

Population Statistics:

http://www.internetworldstats.com/top20.htm

Jayadi, M. (2010, Januari 11). Implementasi ISO

9001:2008 di Perguruan Tinggi. Bandung.

Lubis, J. (2001). Internet User Behaviour. McMillan

Publishing.

Mellers. (2000). Choice and the relative pleasure of

consequences. Psychological Bulletin , 5.

Roberts, S. (2009). Information System: Now and

Tomorrow. Chicago: Adventure Press.

Rokoko, J. (2005). Pseudo-2D Hidden Markov Model.

New York: McGraw Hill.

Supardi, D. (2006). Sistem Kerja Perpustakaan

Daerah (15 ed.). Jakarta: Gramedia.