MESIN ABSENSI

Nama : Maay SalamahNim : 061330601253Kelas : 2 NH

Jurusan Administrasi Bisnis

POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA

TAHUN AJARAN 2013/2014

KATA PENGANTAR

Puji syukur mari kita panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta hidayahnya hingga makalah ini dapat terselesaikan dengan baik.Shalawat serta salam tak lupa kita haturkan kepada junjungan kita nabi Muhammad SAW, yang telah membawa kita dari zaman kegelapan ke zaman terang benderang seperti sekarang ini.Dan tak lupa saya ucapkan terimakasih kepada dosen pembimbing mata kuliah Pengantar Ilmu Administrasi Bapak Heri Setiawan, S.E., M.AB dan teman-teman kelas 2 NH.Makalah ini disusun sebagai tugas MID I Semester II dan semoga makalah ini bermanfaat untuk pembaca terutama penulis.

Palembang, April 2014

BAB IPENDAHULUAN1.1 Latar belakangSeiring perkembangan teknologi yang terus berkembang pesat mulai sejak terjadinya revolusi industry antara tahun 1750-1850 di mana terjadinya perubahan secara besar-besaran karena banyak sekali penemuan-penemuan di bidang pertanian, manufaktur, pertambangan, transportasi, dan teknologi serta memiliki dampak yang mendalam terhadap kondisi sosial, ekonomi, dan budaya di dunia hingga saat ini. Dalam perkembangan teknologi yang begitu pesatnya juga telah merubah sistem pencatatan kehadiran. Absensi karyawan merupakan salah satu faktor penting dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM atau Human Resources Management). Informasi yang mendalam dan terperinci mengenai kehadiran seorang karyawan dapat menentukan prestasi kerja seseorang, gaji/upah, produktivitas, dan kemajuan instansi/lembaga secara umum.Dahulu mendata kehadiran menggunakan cara absen manual, seperti absen kehadiran dipanggil satu-satu sampai absen dengan memasukan kertas ke dalam mesin absen. Absen atau kehadiran seorang karyawan dengan sistem manual mempermudah seseorang untuk bisa membohongi sistem administrasi yang dibentuk. Kini absensi telah menggunakan mesin absensi yang canggih dan serba digital dengan sistem time keeping. Bahkan saat ini bukan hanya perkantoran saja yang mengunakannya tetapi sekolahan pun sudah menerapkan sistem absensi digital ini karena pencatatan waktunya sangat akurat (real time). Sehingga tidak bisa membohongi atau melakukan kecurangan terhadap system administrasi yang telah di bentuk.

1.2 Rumusan Masalah1. Bagaimana sejarah penemuan mesin absensi?2. Bagaimana perkembangan mesin absensi dari waktu ke waktu?3. Bagaimana dampak dinamis dari mesin absensi terhadap administrasi dan manajemen?

BAB IIPEMBAHAASAN

2.1 Inovasi Teknologi dari Revolusi Industri2.1.1 Sejarah Mesin AbsensiPada tahun 1888 atau sekitar satu seperempat abad yang lalu, seorang ahli perhiasan, Willard L. Bundy, menciptakan mesin pengukur waktu kerja karyawan pertama di Auburn, New York.Usahanya tersebut kemudian diteruskan oleh adiknya, Harlow E. Bundy, yang menaungi Bundy Manufacturing Company, sebuah perusahaan perangkat pencatat waktu (time keeping) berbasis di Amerika yang didirikan oleh Bundy bersaudara sejak abad ke-19 silam.Sebelum kematiannya di tahun 1916, Harlow E. Bundy yang pada saat itu berumur 60 tahun pensiun dari pekerjaanya di Bundy Manufacturing Company setelah memproduksi banyak mesin absensi.Kemudian, Bundy Manufacturing Company bergabung dengan ITR (International Time Recording) Company, sebuah perusahaan perangkat lunak dan perangkat keras komputer Amerika Serikat yang telah didirikan sejak tahun 1911.ITR Co. yang kemudian berubah namanya menjadi IBM (International Business Machines) memproduksi dan menyediakan berbagai perangkat termasuk alat pengukur waktu kerja karyawan ciptaan Willard L. Bundy. Sejak tahun 1911-1920 inilah, penggunaan mesin penghitung waktu kerja digunakan sebagai pengganti penghitungan manual menggunakan lembaran dan tulis tangan.Pada tahun 1958, IBM menjual alat perekam/pencatat waktu kerja karyawan kepada Simplex Time Recorder Company untuk melindungi bagian atau divisi perlengkapan waktu.Alat pencatat waktu kerja karyawan yang dulu bahannya terbuat dari kayu kini semakin berevolusi seiring perkembangan jaman dan majunya teknologi. Perangkat yang kemudian disebut sebagai mesin absensi ini terbuat dari besi yang kokoh dan solid.Selain jenis bahannya, mesin absensi pun kini telah semakin canggih dan modern. Penggunaaanya yaitu cukup dengan menggunakan sistem biometrik atau dengan mendeteksi karakteristik tertentu, seperti: sidik jari (fingerprint), suara, atau wajah. Ada pula sistem digital yaitu dengan cara menggesekkan kartu absensi atau memasukkan password.

2.1.2 Perkembangan Jenis-jenis Mesin Absensi

1. Mesin Absensi Kartu Manual

Berdasarkan sejarah alat penghitung waktu kerja karyawan, mesin absensi kartu manual adalah jenis pertama kali yang digunakan di kantor sejak kurang lebih dua abad yang silam. Mesin absensi yang sering disebut dengan mesin absensi ceklok ini menggunakan metode tradisional dan manual untuk mengabsen karyawan kantor yaitu dengan cara mengidentifikasi karyawan melalui kartu absen masing-masing. Mesin absensi kartu manual ini terdiri dari slot atau lobang untuk memasukkan kartu absen karyawan serta jam analog yang menunjukkan waktu saat ini. Waktu pada saat karyawan memasukkan kartunya ke dalam slot inilah yang akan dicetak pada kartu absen (real time).Kelebihan Harga relative murah. Mesin absensi kartu manual menjadi solusi yang tepat bagi perusahaan berskala kecil yang karyawannya dibawah 100 karena harganya yang terjangkau. Percetakan waktu secara real time. Informasi berupa tanggal dan hari yang dicetak pada kartu absen masing-masing karyawan adalah informasi yang real time karena sesuai dengan waktu yang ditunjukkan pada jam analog di mesin absensi tersebut.

Kekurangan Penggunaan yang kurang praktis. Proses pendataan daftar hadir karya secara manual dengan menggunakan mesin absensi ini cukup ribet. Divisi HRD harus mencatat dan mendatata kehadiran karyawan secara manual yang bisa memakan waktu banyak. Tidak efisiensi karena menghabiskan warna kertas. Penggunaan mesin absensi kartu kartu manual ini tidak ramah lingkugan dan efisiensi karena banyaknya kertas yang digunakan sebagai kartu absen karyawan. Rentan terjadi kecurangan. Menggunakan mesin absensi jenis ini rentan terjadi kecurangan karena faktanya, banyaknya karyawan curang yang menitipkan kartu absen mereka kepada temannya sehingga saat datang telat atau bolos, kartu mereka akan tetap ada dalam daftar absensi.

Cara menggunakan: Setiap karyawan yang telah didata mengambil kartu absen masing-masing pada rak yang telah tersedia dan biasanya terletak dekat dengan mesin absensi kartu manual itu sendiri. Kemudian mereka memasukkan kartu yang telah diambilnya ke slot mesin absensi dan kemudian kartu tersebut akan keluar. Pada kartu yang telah dikeluarkan dari mesin absensi itulah tertera keterangan tentang waktu karyawan masuk dan pulang kerja, lalu kartu tersebut diletakkan di rak yang telah tersedia dan kemudian akan didata dan diproses lebih lanjut untuk membuat daftar kehadiran karyawan. Apabila karyawan memasukkan kartunya tidak tepat pada waktunya, maka mesin absensi tersebut akan mencetak keterangan dengan menggunakan tinta merah sebagai tanda bahwa ia telat. Kartu yang terbuat dari kertas tebal itu merupakan media untuk mendata kehadiran masing-masing karyawan.

2. Mesin Absensi Digital

Mesin Absensi Digital adalah mesin absensi yang menggunakan metode digital untuk mengabsen karyawan yang dikenalkan sejak tahun 1970. Perkembangan zaman yang membuat teknologi dan mesin semakin canggih mengubah mesin absensi analog menjadi format digital untuk meningkatkan efisiensi dan memudahkan penggunanya bagi manusia.Mesin absensi digital memiliki beberapa tombol nomor dan abjad serta layar digital yang menunjukkan waktu atau teks yang ditampilkan. Tombol tersebut untuk memungkinkan karyawan memasukkan password atau barcodenya.

Kelebihan: Pendataan kehadiran karyawan dengan menggunakan metode digital tentunya lebih unggul dibandingkan dengan yang manual karena pendataan dilakukan secara digital, bukan dengan metode pencetakan kartu absen. Sehingga hasil data absensi keseluruhan karyawan dapat dimasukkan, dilihat, dan diakses secara langsung menggunakan komputer.

Kekurangan: Proses absensi yang agak lama dan kurang praktis karena karyawan harus menginput data mereka terlebih dahulu sebelum mulai bekerja. Kecurangan karyawan masih cenderung terjadi pada penggunaan mesin absensi digital ini karena bisa saja mereka membagikan PIN kepada temannya untuk mengabsen.

Cara menggunakan:

Sebelum mulai menggunakan mesin absensi digital, data atau identitas karyawan diinput terlebih dahulu ke dalam sistem. Adapun identitas yang diinput yaitu nama pegawai, jabatan, Nomor Induk Pegawai (jika ada), dan PIN/password. Setelah semua data karyawan telah masuk ke dalam sistem, penggunaan mesin absensi digital ini dapat dimulai. Setiap datang ke kantor, para pegawai harus memasukkan identitas yang diperlukan (bisa nama, NIP, atau PIN) sebelum mulai bekerja agar kehadiran mereka masuk ke dalam system.

3. Mesin Absensi Magnetic Card

Mesin absensi digital ID card adalah jenis mesin absensi yang menggunakan magnetic ID card untuk mendata absensi atau data kehadiran karyawan dan mulai dipergunakan sejak 1980. sama halnya dengan mesin absensi digital yang menggunakan metode digital tapi bedanya terletak pada media yang digunakan. Mesin absensi digital jenis ini seperti merupakan paduan dari mesin absensi manual yang menggunakan kartu namun metode pendataan absensinya secara digital.Kelebihan: Adapun mesin absensi jenis ini lebih canggih dan modern dibandingkan dengan mesin absensi kartu terdahulunya yaitu yang manual karena telah menggunakan teknologi untuk mendata kehadiran karyawan. Identitas karyawan yang telah didata pada system mesin absensi ini dapat langsung di deteksi hanya dengan menggesekkan kartu pada slot mesin. itu artinya pemakaian mesin absensi digital ID card/swipe card lebih praktis dan simple. Kelebihan lainnya yaitu terletak pada harganya. Meskipun penggunaanya lebih canggih dan praktis, mesin absensi digital ID card ini tidak terlampau mahal dan bahkan seharga dengan yang manual.Kekurangan Mengingat pendataan kehadiran karyawan seperti pada mesin absensi manual, mesin absensi digital ID card pun rentan disalahgunakan dicurangi. Karyawan masih tetap bisa menitipkan ID cardnya kepada rekan kerja lainnya untuk mendata kehadirannya. Selain itu, kapasitas yang memiliki mesin absensi ini cenderung terbatas. Misalnya , kapasitas karyawan hanya 250 karena keterbatasan produksi kartu.

Cara menggunakan Data karyawan terlebih dahulu di data dan kartu yang akan digunakan untuk dimasukkan kedalam slot mesin absensi diautensifikasi terlebih dahulu pada sistem oleh pemilik perusahaan. Lalu, setelah instalasi dan siap digunakan di kantor, karyawan akan di data melalui mesin absensi ini dengan cara menggesekan kartu identitas mereka masing-masing segera setelah tiba di kantor sebelum memulai bekerja. Lalu, data karyawan yang masuk secara otomatis ke system dan kemudian diproses untuk memungkinkan staf HR melacak kehadiran karyawan.

4. Mesin Absensi Berbasis Web

Web-based mesin absensi atau mesin absensi berbasis web ini merupakan alat yang digunakan untuk mengabsen karyawan secara online/melalui web. Namun, alat yang dimaksud di sini bukanlah mesin seperti mesin absensi pada umumnya, melainkan sebuah platform atau aplikasi komputer yang dapat diakses melalu internet.Bagian IT perusahaan menciptakan sistem informasi berbasis web, di mana seluruh karyawan dapat mengaksesnya melalui komputer mereka dan setiap karyawan mempunyai nama pengguna dan password. Mesin absensi berbasis web ini ditujukan bagi perusahaan yang pegawainya menggunakan komputer.

Kelebihan: Dapat diakses dari manapun dan kapanpun. Ini adalah kelebihan unggul mesin absensi berbasia web yang tidak ditemui pada mesin absensi jenis lainnya. Karena system dapat diakses melalui internet yang kemudian dapat di manage oleh staf HR dan pimpinan kantor. Data yang diperoleh akurat. Username dan password untuk mengabsen hanya dapat diakses oleh masing-masing karyawan itu sendiri untuk menjaga privasi.

Kekurangan:

Di balik dua kelebihan utamanya, mesin absensi berbasis web juga mempunyai satu kekurangan utama yaitu error atau tidak dapat diakses jika koneksi internet sedang mati karena gangguan dari penyedia internet tersebut atau cuaca yang buruk. Lokasi yang terpencil juga salah satu penyebab utamanya mesin absensi berbasis web tidak dapat digunakan.

Cara menggunakan:

Staf IT dan pimpinan perusahaan menentukan dan menginput data karyawan beserta username dan password yang akan mereka pergunakan untuk mengakses mesin absensi berbasis web tersebut dan mengabsen. Setelah sistem software siap dipergunakan dan karyawan perusahaan telah mengetahui data yang harus diinput untuk mengabsen, mesin absensi berbasis web kini dapat difungsikan. Karyawan yang masuk langsung membuka komputernya dan mengakses aplikasi untuk memulai bekerja. Pada aplikasi tersebut, karyawan diharuskan untuk memasukkan username dan password yang kemudian segera setelah log in, data absensinya akan langsung masuk dan dapat dipantau oleh staf HR dan pimpinan kantor menggunakan komputer mereka masing-masing atau bahkan menggunakan perangkat apapun yang bisa mengakses internet seperti smartphone, tablet, atau laptop.

5. Mesin Absensi Biometrik

`Mesin absensi biometrik adalah mesin absensi yang menggunakan sistem biometrik untuk mengautentifikasi karyawan saat proses mengabsen. Biometrik adalah teknologi khusus yang biasa digunakan pada medis untuk mengidentifikasi manusia dengan melihat atau mendeteksi karakteristik tertentu yang ada pada diri manusia itu sendiri. Adapun, karakteristik yang diidentifikasi menggunakan sistem biometrik ini bisa saja berupa sidik jari, bentuk karakteristik wajah, mata, atau bahkan suara manusia.

Kelebihan: Penggunaan mesin abensi mudah dan praktis. Mengabsen karyawan menjadi sangat pinter dengan menggunakan mesin absensi biometrik berdasarkan penggunanya. Karyawan dapat mengisi absen dengan cara berdiri di depan mesin absensi tersebut untuk karakteristik wajah atau dengan mengeluarkan suara untuk karakteristik suara.. Pendataan daftar kehadiran karyawan lebih akurat. System biometrik membawa manfaat pada proses mengabsen karyawan karena media yang digunakan adalah karakteristik yang terdapat pada diri pegawai itu sendiri sehingga data yang masuk tentunya akurat. Kapasitas user yang banyak. Karena metode yang digunakan yaitu pendeteksian karakteristik wajah manusia, kapasitas input pengguna bisa mencapai ribuan atau puluhan ribu. Kekurangan: Harga cenderung mahal. Dengan menggunakan teknologi biometrik yang canggih, mesin absensi ini cenderung mahal karena adanya komponen/bahan khusus untuk mendeteksi karakteristik wajah manusia. Error pada saat mengidentifikasi karyawan. Pengidentifikasian karyawan dengan menggunakan sistem biometrik cenderung ditemui beberapa masalah atau error. Misalnya, karakteristik wajah yang lamban diproses dan bahkan tidak bisa diidentifikasi oleh mesin padahal karyawan telah terdaftar. Contoh lain yaitu pada karakteristik suara, seorang pegawai yang sedang mengalami gangguan pada suaranya seperti batuk atau hilang suara akan sulit diidentifikasi oleh mesin absensi.

Cara menggunakan: Karakteristik karyawan di data dan diinput terlebih dahulu ke dalam sistem software melalui komputer. Kemudian, mesin absensi biometrik ini diletakkan didekat pintu masuk kantor atau ruangan tertentu. Karyawan mendata kehadiran dirinya dengan cara menunjukkan karakteristik tertentu yang disyaratkan pada mesin absensi tersebut dan kemudian data yang masuk ke dalam sistem akan diproses lebih lanjut ke komputer.

6. Mesin Absensi Fingerprint (Sidik Jari)

Mesin absensi fingerprint/sidik jari adalah salah satu mesin absensi jenis biometrik yang menggunakan metode pendeteksian melalui sidik jari karyawan untuk mendata daftar kehadiran karyawan. Jenis fingerprint ini mulai dikenal dan digunakan sejak 1997. Awal mulanya, penemu dan pencipta teknologi mesin absensi menyadari bahwa sidik jari merupakan salah satu bagian pada tubuh manusia yang unik dan berbeda satu sama lain. Bahkan, kembar identik sekalipun memiliki jenis dan bentuk sidik jari yang berbeda. Hal inilah yang menjadi pemicu timbulnya gagasan mengintegrasikan mesin absensi fingerprint.

Kelebihan: Penggunaanya yang praktis dan simpel. Karyawan dapat langsung mengabsen dan membuktikan kehadirannya dengan cara menempelkan salah satu jari atau seluruh jari tangannya pada layar/monitor yang telah tersedia pada mesin absensi. Pendataan absensi lebih akurat. Karena media yang digunakan untuk mendata absensi karyawan adalah sidik jari mereka masing-masing, maka akurasi absensi akan terjamin. Tidak ada lagi karyawan yang suka berbuat curang dengan menitip absen seperti pada mesin absensi kartu karena sidik jari mereka sendirilah yang harus diautentifikasi. Kapasitas pengguna yang banyak/tak terbatas. Mesin absensi fingerprint dapat menampung data sidih kari yang jumlahnya bisa mencapai puluhan ribu bahkan tak terbatas karena tidak perlu ada produksi kertas/kartu ID.Kekurangan:

Pada umumnya, mesin absensi sidik jari memiliki kekurangan pada proses pendeteksian dan pendataan sidik jari karyawan tersebut. Mesin jenis ini cenderung mengalami error atau proses yang lambat apalagi jika sidik jari yang sedang dideteksi dalam kotor, basah, atau berkeringat. Dengan kata lain, mesin absensi fingerprint sangat sensitif. Error atau masalah seperti ini bisa saja membawa dampak buruk pada kondisi mesin itu sendiri maupun produktivitas perusahaan (karena lambatnya pemrosesan absensi karyawan).

Cara menggunakan:

Sama halnya seperti mesin absensi digital dan ID card, mesin absensi fingerprint juga memerlukan pendataan terlebih dahulu sebelum mulai digunakan. Perbedaannya terletak pada data atau media yang dimasukkan ke sistem. Mesin absensi fingerprint akan mendata dan mendaftarkan sidik jari masing-masing karyawan beserta identitas lainnya seperti nama dan nomor pegawai ke dalam sistem. Setelah proses pendataan selesai, perusahaan atau kantor dapat menggunakannya untuk mengabsen karyawan yang mana para karyawan tersebut wajib menempelkan sidik jari di tempat yang telah tersedia. Kemudian software yang telah terintegrasi akan memproses data yang masuk lebih lanjut dan kemudian dapat dilihat dengan menggunakan komputer oleh kepala bagian dan karyawan HR untuk memantau kehadiran karyawan.

2.2 Dampak Dinamis Mesin Absensi Terhadap Pemikiran-pemikiranAdministrasi dan Manajemen Manajemen merupakan alat untuk mencapai tujuan yang di inginkan.Manajemen yang baik akan memudahkan terwujudnya tujuan perusahaan,karyawan, dan masyarakat. Agar semua itu terwujud perlua adanya pencatatan kehadiran atau absensi yang baik. Pencatatan absensi karyawan merupakan salah satu faktor penting dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM atau Human Resources Management). Dampak yang ditimbulkan dari perkembangan mesin absensi yakni: Didapatkan Informasi yang mendalam dan terperinci mengenai kehadiran seorang karyawan karena hal tersebut dapat menentukan prestasi kerja seseorang, gaji/upah, produktivitas, dan kemajuan instansi/lembaga secara umum. Memudahkan bagi administratornya untuk merekap absensi para karyawan. Dengan system absensi yang baik dapat meningkatkan motivasi dan kinerja karyawan. Karyawan atau para pekerja tidak bisa menitip absen kepada rekannya sehingga mau tidak mau mereka harus datang tepat waktu dan hal tersebut bisa meningkatkan . Mendorong perusahaan atau lembaga untuk menghemat biaya karena dengan adanya absensi yang baik dapat mengetahui berapa lama mereka bekerja dan selama itu juga gaji yang diberikan kepada para pekerja. Membantu para divisi SDM untuk mengevaluasi kinerja para karyawan.. System manajemen lebih tertata karena para karyawan lebih disiplin. Menghemat waktu. Kalau dulu diabsen satu-satu sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama setelah adanya mesin absensi hal tersebut tidak lagi. Dan waktu yang dulunya terbuang, sekarang bisa digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan sehingga pekerjaan dapat terselesaikan dengan cepat dan bisa melakukan pekerjaan yang lainnya

BAB IIIPENUTUP

KesimpulanPencatatan absensi kini telah berkembang mulai dari manual di panggil satu-satu hingga saat ini telah menggunakan mesin absensi. Dengan adanya mesin absensi memudahkan bagi administratornya untuk merekap absensi para karyawan karena pencatatan waktunya sangat akurat (real time), sehingga tidak bisa membohongi atau melakukan kecurangan karena informasi yang mendalam dan terperinci mengenai kehadiran seorang karyawan dapat menentukan prestasi kerja seseorang, gaji/upah, produktivitas, dan kemajuan instansi/lembaga secara umum.

DAFTAR PUSTAKA

http://ulfadewihasnita.wordpress.com/2012/11/06/hubungan-penerapan-absensi-sidik-jari-finger-print/

http://www.kaskus.co.id/thread/529feb3e1bcb177c208b456a/macam-macam-mesin-absensi-yang-digunakan-saat-ini/

http://www.mesin-absensi.com/?ms=12&idc=47

http://www.mesinabsensitissor.com/mesin-absen-dan-perkembangannya-dari-waktu-ke-waktu/