hubungan antara sistem informasi dengan organisasi

7/22/2019 Hubungan Antara Sistem Informasi Dengan Organisasi

http://slidepdf.com/reader/full/hubungan-antara-sistem-informasi-dengan-organisasi 1/3

HUBUNGAN ANTARA SISTEM INFORMASI DENGAN ORGANISASI

Kita dapat melihat secara lebih dekat hubungan antara sistem informasi dengan

organisasi. Namun sebelumnya kita perlu mengetahui tentang bagaimana organisasi

mempengaruhi teknologi dan sistem. Organisasi akan berpengaruh terhadap sistem

informasi melalui keputusan-keputusan yang dibuat oleh manajer dan karyawan. Manajermembuat keputusan tentang desain sistem. Mereka juga menggunakan teknologi informasi.

Manajer juga akan memutuskan siapa yang akan membuat dan mengoperasikan sistem, dan pada akhirnya memberikan pertimbangan rasional dalam pembuatan sistem. Pada bagian

berikut ini akan dijelaskan :

1. Keputusan-Keputusan Tentang Peran Sistem Informasi

Organisasi mempunyai dampak langsung terhadap teknologi informasi melaluikeputusannya tentang bagaimana teknologi akan digunakan dan peran apa yang akan

dimainkan dalam organisasi. Dukungan terhadap perubahan peran telah merubah secarateknikal serta sistem konfigurasi organisasi yang secara nyata telah memberikan computingower dan data, sehingga menjadi lebih dekat dengan pemakai akhir.

Mesin hitung elektronik dengan fungsi-fungsi yang terbatas dalam tahun 1950-an telah

memberikan cara baru. Mainframe yang tersentralisasi dapat melayani kantor pusat dengankantor cabang di beberapa lokasi yang terpencil pada tahun 1960-an. Pada tahun 1970-ankomputer mikro yang ditempatkan di sebuah departemen atau divisi dihubungkan dengan

komputer pusat. Tahun 1980-an, komputer mikro desktop pertama kali digunakan secara

independen, kemudian dihubungkan dengan minicomputer dan komputer yang berukuran

besar.

Dalam tahun 1990-an, rancangan jaringan organisasi secara penuh

dikembangkan. Dalam rancangan baru ini, central mainframe computer menyimpan danmengkoordinasi informasi dan mengalirkannya ke desktop-desktop dan bahkan ke ratusan

aringan lokal yang lebih kecil. Sistem operasinya menyerupai sistem telepon. Sisteminformasi telah menjadi bagian integral, on-line, dan interactive tools yang secara

mendalam berfungsi dalam operasi dari menit ke menit serta pengambilan keputusan

organisasi. Dengan demikian organisasi menjadi sangat tergantung pada sistem dan tidak

akan mampu bertahan ketika sistem ini runtuh.

2. Keputusan Tentang Siapa Yang Menyediakan Pelayanan Teknologi lnformasi.

Cara kedua dimana organisasi mempengaruhi teknologi informasi adalah melaluikeputusan tentang siapa yang akan mendesain, membangun, dan mengoperasikan teknologidi dalam organisasi. Teknologi komputer mirip dengan teknologi yang lain, termasuk

didalamnya teknologi otomotif. Disamping mobil, masyarakat membutuhkan jalan bebas

hambatan, bengkel, pompa bensin, insinyur mesin, polisi, dan produsen spare-part .Automobile adalah sebuah paket pelayanan, organisasi dan manusia/orang. Demikian pula

sistem informasi mensyaratkan sub-unit organisasi khusus, spesialis informasi, serta

kelompok pendukung yang lain. Manajer membuat keputusan penting tentang paket



komputer: keputusan tentang apa yang dilakukan oleh teknologi informasi.

Paket-paket itu terdiri dari tiga entitas. Pertama, fungsi atau unit organisasi formal yang biasa disebut departemen sistem informasi. Kedua, ahli-ahli atau spesialis sistem informasi

seperti programer, sistem analis, project leader , manajer sistem informasi. Demikian pula

spesialis eksternal seperti supplier hardware dan manufaktur, perusahaan software, dan

konsultan yang berpartisipasi pada operasi harian dan perencanaan sistem informasi jangka panjang. Ketiga, paket sistem informasi adalah teknologinya itu sendiri, baik software

maupun hardware.

Saat ini kelompok sistem informasi menjadi agen perubah yang sangat kuat dalam

organisasi, mendesak strategi baru dalam bisnis dan memaksa produk-produk dihasilkandengan berbasis informasi serta memerlukan koordinasi antara pengembangan teknologi

dan perencanaan perubahan organisasi. Ukuran dan departemen sistem informasi sangat

bervariasi dan sangat tergantung pada peran dan sistem informasi dalam organisasi serta

ukuran organisasi. Pada perusahaan dengan ukuran menengah sampai besar kelompoksistem informasi terdiri dan 100 sampai 400 orang. Ukuran kelompok sistem informasi dan

total pengeluaran untuk komputer sistem informasi (khususnya organisasi yang menjual

produk informasi) dapat menghabiskan sampai 40 persen dari gross revenues.

Pada tahun-tahun pertama penggunaan komputer, ketika peran sistem informasidibatasi, kelompok sistem informasi umumnya terdiri dari programer dan ahli teknik. Saat

ini kebanyakan kelompok sistem informasi dan analis sistem tumbuh atau bertambah secara

proporsional. Sistem analis biasanya merupakan pihak yang menghubungkan antara

kelompok sistem informasi dengan fihak lain dalam organisasi. Hal lain yang menjadi tugasanalis adalah menterjemahkan masalah-masalah bisnis dan kebutuhannya ke dalam

persyaratan sistem dan informasi.

Manajer sistem informasi adalah pimpinan tim programer dan analis, manajer

proyek, manajer fasilitas fisik, manajer telekomunikasi, kepala kantor dan kelompok

automation, dan manajer operasi komputer dan staf data entry. End user adalah representatifdan departemen diluar kelompok sistem informasi dimana aplikasi di kembangkan. Pemakai

(users) ini mempunyai peran penting dalam desain dan pengembangan sistem informasi.

3. Keputusan Tentang Mengapa Membangun Sistem Informasi

Untuk membangun sistem informasi, manajer mempunyai beberapa alasan

rasional baik menyangkut umum ataupun khusus. Alasan yang paling pokok bagi manajer

untuk memilih menggunakan sistem adalah untuk mencapai alasan-alasan ekonomi,

menyediakan pelayanan yang lebih baik, atau menyediakan tempat kerja yang lebih baik.Dampak komputer terhadap organisasi tergantung dari bagian dan bagaimana manajer

membuat keputusan.

Sekilas, jawaban dari pertanyaan�Mengapa organisasi mengadopsi sistem informasi?�

tampaknya sangat sederhana. Namun secara jelas organisasi mengadopsi sistem informasi

adalah untuk menjadi lebih efisien, menghemat uang, dan mengurangi jumlah tenaga kerja.Meskipun respon-respon yang demikian secara umum benar untuk masa-masa yang lalu,

namun alasan-alasan itu bukanlah alasan-alasan pokok untuk mengadopsi sistem.



Sistem yang ada saat sekarang dibangun dengan tujuan efisiensi untuk hal- hal

yang menyangkut pekerjaan pikiran. Namun alasan lain yang lebih mendasar dan mudah

diterima, sistem informasi merupakan sesuatu yang sangat penting jika ingin tetap bertahandalam bisnis. Sistem informasi merupakan sesuatu yang sangat vital sebagaimana

peningkatan modal seperti bangunan-bangunan modern atau corporate headquarter .

Peningkatan dalam pengambilan keputusan (kecepatan, akurasi, keterpaduan), pelayananyang lebih baik kepada customer dan harapan klien, koordinasi kelompok-kelompok yangterpencar, serta menguji kekuatan kontrol terhadap personal maupun pengeluaran menjadi

alasan penting untuk membangun sistem (Huff dan Munro, Husein, M.F. dan Wibowo, A.

2002).

Alasan terkini, organisasi mengadopsi sistem karena ingin mendapatkan competitive benefit (manfaat kompetitif). Dengan demikian, pertanyaan yang tampaknya jawabnya sangat

mudah�Mengapa or,ganisasi mengadopsi sistem?� adalah sangat kompleks. Beberapa

organisasi sekedar ingin menjadi lebih inovatif untuk mendapatkan benefit ekonomi secara

langsung. Untuk beberapa kasus, sistem informasi dibangun karena ambisi dari beberapa

kelompok dalam organisasi dan antisipasi dampak dan konflik yang tengah berlangsungdalam organisasi.

Gambar 1. menggambarkan model dan proses pengembangan sistem yang memasukan beberapa faktor lebih dari sekedar pertimbangan ekonomi. Model ini menjelaskan tentang

mengapa organisasi mengadopsi sistem dalam dua kelompok faktor-faktor lingkungan

eksternal dan faktor-faktor internal organisasi.

Faktor-faktor lingkungan eksternal adalah faktor eksternal organisasi yang mempengaruhiadopsi dan desain sistem, Beberapa faktor lingkungan eksternal adalah peningkatan biaya

tenaga kerja atau sumber daya yang lain, persaingan dan perusahaan lain, dan perubahan

regulasi pemerintah (Undang-undang). Secara umum faktor-faktor lingkungan eksternal ini

dapat dianggap sebagai batasan-batasan lingkungan. Namun pada saat yang sama,

lingkungan juga menyediakan beberapa kesempatan kepada organisasi, seperti teknologi baru, sumber modal baru, pengembangan proses produksi baru, memaksa kompetitor untuk

keluar, program-program baru pemerintah yang dapat meningkatkan permintaan produk- produk tertentu.

Faktor institusional adalah faktor internal organisasi yang mempengaruhi proses adopsi dandesain sistem informasi. Faktor ini mencakup tata nilai (value), norma, dan hal-hal penting

yang dapat membentuk strategi penting dalam organisasi. Sebagai contoh adalah manajemen

puncak dapat memutuskan bahwa perusahaan perlu menerapkan sistem kontrol yang lebihketat terhadap proses persediaan, dan oleh sebab itu memutuskan untuk membangun sistem

informasi persediaan (inventory information systems). Sistem itu kemudian diadopsi,

dikembangkan, dan dioperasikan hanya untuk keperluan internal dan alasan-alasankelembagaan.

Sumber:

Husein, M.F. dan Wibowo, A. 2002. Sistem Informasi Manajemen (Edisi Revisi). Jogjakarta:Unit Penerbit dan Percetakan AMP YKPN

hubungan antara sistem informasi dengan organisasi

Documents