HUBUNGAN ANTARA KANTOR PUSAT, KANTOR AGEN, DAN KANTOR CABANG

Oleh:Annisa Galih Sarasati11.03.3916Akuntansi/semester 5

Perbedaan Antara Kantor Agen dan Kantor CabangPerbedaan utama antara kantor agen dengan kantor cabang terletak pada 2 hal, yaitu:

1. Struktur organisasi

Dilihat dari struktur organisasi perusahaan, kantor agen berada diluar organisasi perusahaan. Jadi kantor agen berdiri sendiri dan terlepas dari kantor pusat (perusahaan yang diageni), oleh karena itu suatu kantor agen dapat menangani beberapa perusahaan (bukan merupakan bagian dari organisasi perusahaan).

2. Kegiatan

Kantor agen berfungsi sebagai pemasaran, yaitu terbatas pada usaha untuk memperoleh pesanan atau calon pembeli namun tindak lanjutnya dilakukan oleh kantor pusat. Sedangkan kegiatan kantor cabang pada dasarnya sama dengan kegiatan perusahaan yang berdiri sendiri.

Pembukuan AgenAkuntansi terhadap kegiatan kantor agen dilaksanakan oleh perusahaan yang diageni (kantor pusat). Kegiatan kantor agen yang hanya terbatas pada usaha untuk mencari calon pembeli biasanya dilakukan dengan menggunakan modal kerja yang berasal dari kantor pusat. Penggunaan modal kerja ini serupa dengan pengguanaan dana kas kecil yang menggunakan sistem dana tetap (imperest system). Jadi pengelola kantor agen mengumpulkan bukti-bukti pemakaian modal kerja untuk selanjutnya dipertanggungjawabkan kepada kantor pusat.selanjutnya bukti pemakaian modal kerja tersebut akan dipakai sebagai dasar pencatatan oleh kantor pusat.

Pembukuan AgenUntuk mencatat kegiatan kantor pusat dapat menggunakan 2 metode, yaitu;

1. Rugi laba kantor agen tidak dipisahkan

Apabila rugi-laba kegiatan kantor agen tidak dipisahkan maka pendapatan dan biaya yang berhubungan dengan kantor agen tidak perlu dipisahkan dengan pendapatan (penjualan) dan biaya kantor pusat. Dengan metode ini, perusahaan (kantor pusat) hanya dapat mengetahui rugi-laba secara keseluruhan.

2. Rugi laba kantor agen dipisahkan

Agar rugi-laba masing-masing kantor agen dapat dipisahkan maka pendapatan dan biaya untuk masing-masing kantor agen bharus dikumpulkan tersendiri (dipisahkan dari pendapatan dan biaya kantor pusat)maka diperlukan rekening tersendiri,pada umumnya rekening yang buku besar yang berhubungan dengan kantorn agen terbatas pada 5 rekening saja, yaitu; modal kerja kantor agen, penjualan kantor agen, harga pokok penjualan agen, biaya pemasaran kantor agen, biaya administrasi dan umum kantor agen.

Kantor Cabang1. Pencatatan kegiatan kantor cabang dilakukan kantor pusat.

Sifat kantor cabang memiliki sifat seperti agen, desentralisasi akuntansi (=pelaksanaan jurnal, buku besar atau seperangkat buku yang terpisah) pada kantor pusat. Pencatatan data akuntansi kantor cabang diperoleh kantor pusat melalui dokumen asli dan ringkasan memo transaksi yang dilengkapi voucher, duplikat sebagai arsip cabang.

2. Pencatatan kegiatan kantor cabang dilakukan kantor pusat dan kantor cabang

Pencatatan data akuntansi kantor cabang diperoleh kantor pusat melalui duplikat jurnal, pencatatan dokumen asli ke dalam jurnal dilakukan oleh kantor cabang. Pencatatan yang dilakukan kantor pusat ke dalam rekening kantor cabang yang terpisah atau dimasukkan ke dalam buku besar umum kantor pusat. Pada akhir periode akuntansi, kantor pusat melakukan penyesuaian (adjustment) dan menutup pembukuan (closing) rekening kantor cabang untuk menetapkan besarnya laba-rugi.

Kantor Cabang3. Pencatatan kegiatan kantor cabang dilakukan kantor cabang

Pencatatan data transaksi ke dalam jurnal dan pemindah bukuan ke dalam buku besar umum. Laporan keuangan disusun secara periodik untuk dikirim ke kantor pusat, dan laporan keuangan ini diperiksa oleh internal auditor kantor pusat. Penyelesaian penutupan saldo buku-buku dilakukan oleh kantor cabang maka hubungan kantor cabang dan kantor kantor pusat terlihat sebagai berikut:

a. Kantor cabang

Digunakan rekening “kantot pusat (home office)” untuk penghubung dengan kantor pusat

b. Kantor pusat

Digunakan “rekening timbal ballik (reciprocal account)”disebut dengan rekening: kantor cabang (branch office) atau investasi pada kantor cabang (invesment in branch)

Sistem Akuntansi Kantor CabangAkuntansi terhadap kantor cabang dapat diselenggarakan dengan dua (2) sistem, yaitu:

1. Sistem sentralisasi

Sistem ini akuntansi terhadap kantor cabang diselenggarakan oleh kantor pusat.

2. Sistem desentralisasi

Di dalam sistem ini semua transaksi keuangan kantor cabang akan dicatat oleh kantor cabang. Apabila dikehendaki akuntansi terhadap pos-pos tertentu dapat saja diselenggarakan oleh kiantor pusat. Berdasarkan pihak yang terkait transaksi keuangan kantor cabang dapat dikelompokkan menjadi 2, yaitu:

a. Transaksi antara kantor cabang dengan pihak lain (selain kantor pusat)

b. Transaksi antara kantor cabang dengan kantor pusat

Modifikasi Teknik PencatatanAgar laporan keuangan lebih informatif, maka hendaknya terdapat pemisahan dalam pencatatan penanaman modal pada kantor pusat dan kantor cabang. Pemisahan tersebut, antara lain:

1. Rekening kantor pusat dan kantor cabang yang bersifat sementara

2. Rekening kantor pusat dan kantor cabang yang bersifat permanen

Kedua perbedaan tersebut tidak mengubah sifat rekening timbal balik antara rekening kantor cabang dan rekening kantor pusat.

Laporan Keuangan GabunganLaporan keuangan gabungan tersebut dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang posisi keuangan dan hasil usaha perusahaan sebagai satu kesatuan ekonomi yang bulat, maka dalam penyusunannya harus memperhatikan:

a. Dalam neraca hanya disajikan aktiva dan hak-hak yang ada pada perusahaan dan hutang-hutang atau kewajiban perusahaan yang lain kepada pihak-pihak di luar perusahaan

b. Dalam perhitungan laporan laba/rugi harus dihindari adanya perhitungan ganda terhadap suatu pendapatan dan biaya yang sama

Penyusunan Neraca GabunganPenyusunan neraca gabungan, dilakukan dengan langkah-langkah berikut:

a. Menghapus saldo rekening “R/K- Kantor Pusat” dengan “R/K-Kantor Cabang” dan saldo rekening “hutang” dengan “piutang kepada” antar kantor pusat dan cabang, yang ada di dalam neraca individual kantor pusat maupun cabang

b. Menunjukkan saldo rekening-rekening aktiva, dan rekening-rekening hutang yang terdapat dalam neraca individual kantor pusat dan cabangnya sesuai dengan kelompok masing-masing

Penyusunan Laba/Rugi GabunganPenyusunan laporan rugi/laba gabungan diperlukan langkah-langkah:

a. Menghapus saldo rekening “pengiriman barang dari kantor pusat” dengan “pengiriman barang ke kantor cabang” dan saldo rekening-rekening pendapatan dan biaya-biaya yang bersangkutan = yang diakui di dalam laporan perhitungan laba/rugi individual kantor pusat dan cabang sebagai akibat kebijaksanaan sistem desentralisasi yang dilaksanakan

b. Menjumlah saldo rekening-rekening pendapatan dan laba di luar usaha, rekening biaya dan rugi di luar usaha yang terdapat dalam laporan rugi/laba individual kantor pusat dan cabang, sesuai dengan kelompok masing-masing

Penyesuaian Rekening Timbal BalikUntuk mempermudah penggabungan saldo rekening pembukuan yang ada baik di pusat maupun di cabang, biasanya disusun suatu kertas kerja yang berupa “daftar lajur penyusunan laporan keuangan gabungan”. Daftar lajur dibuat semata-mata untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan gabungan.

Penyusunan Laporan Timbal BalikPada akhir periode, atau pada saat akan menutup buku-buku, sebab-sebab adanya perbedaan saldo diantara dua rekening yang reciprocal tersebut harus diselidiki dan penyesuaian harus dilakukan seperlunya. Data yang perlu dipertimbangkan dalam menyesuaikan dua rekening tersebut, pada dasarnya dapat digolongkan menjadi 4 golongan, sebagai berikut:

a. Debit rekening “kantor cabang” tanpa ada hubungan dengan kredit rekening “kantor pusat”

b. Kredit rekening “kantor cabang” tanpa ada hubungan dengan debit rekening “kantor pusat”

c. Debit rekening “kantor pusat” tanpa ada hubungan dengan kredit rekening “kantor cabang”

d. Kredit rekening “kantor pusat” tanpa ada hubungan dengan dengan debit rekening “kantor cabang”

THANK YOU