hand out kuliahftp.gunadarma.ac.id/handouts/s1_teknik industri/manajemen... · web viewnama suatu...

HAND OUT KULIAH

MANAJEMEN PROYEK

JURUSAN TEKNIK INDUSTRIFAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

UNIVERSITAS GUNADARMA

I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Timbulnya Proyek: - Pembangunan (Pemerintah)- Permintaan Pasar- Penelitian dan Pengembangan- Perusahaan (Peningkatan Kualitas dan Kuantitas)

1.2 Definisi Proyek:(a) Merupakan gabungan dari berbagai sumberdaya yang dihimpun

dalam suatu wadah organisasi sementara, untuk mencapai suatu sasaran tertentu (D. I. Cleland dan W.R. King, 1987)

(b) Suatu kegiatan yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu, dengan alokasi sumberdaya yang terbatas dan dimaksudkan untuk melaksanakan suatu tugas yang telah digariskan (suharto, I, 1990)

PROYEK MERUPAKAN USAHA YANG BERSIFAT SEKALI WAKTU. CONTOH: - MEMBANGUN FASILITAS YANG BARU- MEMPERBAIKI FASILITAS YANG BARU- KEGIATAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

Kegiatan Proyek vs Kegiatan OperasionalKegiatan Proyek Kegiatan Operasional

1. Bersifat Dinamis2. Berlangsung hanya dalam kurun waktu terbatas (siklusnya pendek)3. Dalam kurun waktu tsb intensitas kegiatan berbeda-beda4. Kegiatan harus diselelsaikan sesuai dana dan waktu yang ditentukan5. Menyangkut bermacam-macam kegiatan (tenaga kerja terspesiali- sasi)6. Diperlukan tanggung jawab vertikal dan horizontal7. Contoh: Pembangunan pabrik/ rumah, penelitian dan pengembang-an produk.

1. Bersifat Rutin2. Berlangsung terus menerus (jangka panjang)3. Intensitas kegiatan relatif sama

4. Batasan tidak setajam proyek, hanya diatur dalam anggaran tahunan5. Tidak terlalu banyak macam kegiatannya

6. Penekanan pada jalur vertikal

7. Contoh: Pekerjaan administrasi kantor, pabrik, denagn produk bersifat standar.

1.3 UKURAN PROYEK DITENTUKAN OLEH:- Jumlah tenaga yang terlibat

- Jumlah waktu yang diperlukan- Jumlah biaya yang diperlukan- Macam kegiatan- Macam dan jumlah hubungan antar kegiatan dalam proyek- Macam dan jumlah hubungan antara kegiatan di dalam proyek

dengan pihak luar

1.4 MACAM PROYEK1. Proyek Kapital2. Proyek Pengembangan Produk Baru3. Proyek Penelitian dan Pengembangan4. Proyek Sistem Informasi5. Proyek yang berkaitan dengan manajemen Perusahaan

1.5 SIKLUS PROYEK:1. Konseptualisasi: 2. Pendefinisian Proyek3. Penyusunan dan Pengorganisasian4. Pelaksanaan Proyek5. Penyelesaian

CONTOH KEGIATAN DALAM PROYEK ENGINEERING-MANUFACTURE1. Konseptualisasi: Perumusan gagasan, kerangka acuan, studi

kelayakan, indikasi dimensi lingkup proyek, indikasi biaya dan jadual.

2. Pendefinisian: Pendalaman persoalan, pembuatan jadual induk dan anggaran, penyusunan strategi, pembelian awal.

3. Desain dan engineering: Analisis fungsi dan desain engineering, desain engineering terinci dan pengembangan produk.

4. Pengembangan dan integrasi sistem: Studi integrasi fasilitas dan alat.

5. Pembuatan prototype: Membuat protipe dan testing6. Manufaktur dan Produksi: Pembelian material dan alat, fabrikasi

komponen produk.7. Perakitan dan instalasi: Merakit, menginstal, tes, inspeksi, uji coba

sebelum diserahkan kepada pemesan.

1.6 PENGELOLAAN PROYEK:

1. Mengadakan dan mendorong arus kegiatan horizontal, baik dengan departemen fungsional di dalam organisasi perusahaan ataupun diluar perusahaan.

2. Menetapkan integrator yang dikembangkan menjadi penanggung jawab tunggal.Contoh; Manajer proyek, yang berfungsi sebagai:

- Pusat sumber informasi bagi masalah yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek

- Melakukan koordinasi dan usaha-usaha tindak lanjut antar departemen fungsional dan organisasi proyek

- Integrator dan pendorong agar kegiatan-kegiatan dilakukan sesuai kepentingan dan sasaran proyek

- Accountability terhadap pelaksanaan kegiatan proyek. 3. Memadukan perencanaan dan pengendalian

MANAJEMEN PROYEK

1.7 SASARAN DAN KENDALA PROYEK:1. Anggaran2. Jadual3. Mutu

MANAJEMEN PROYEK

1.8 LATAR BELAKANG DAN PEMIKIRAN TIMBULNYA MANAJEMEN PROYEK

- Manajemen Klasik- Pendekatan Sistem MANAJEMEN PROYEK- Pendekatan Kontingensi (Mengelola kegiatan dinamis)

(Situasional)

1.9 DEFINISI MANAJEMEN PROYEK:

Merupakan kegiatan merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumberdaya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan, dengan menggunakan pendekatan sistem dan hirarki vertikal maupun horizontal.

II. PERENCANAAN PROYEK

2.1FUNGSI PERENCANAAN

Perencanaan: Proses peletakan dasar tujuan dan sasaran termasuk penyiapan segala sumberdaya untuk mencapainya.

Tujuan Perencanaan: - Memberi pegangan bagi pelaksana mengenai alokasi sumberdaya

untuk melaksanakan kegiatan- Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek- Dasar pengaturan alokasi sumberdaya- Pendorong para perencana dan pelaksana melihat ke depan dan

menyadari pentingnya unsur waktu- Pegangan dan tolok ukur fungsi pengendalian

Unsur-unsur Perencanaan:a. Jadual b. Prakiraan/peramalanc. Sasarand. Kebijakan dan prosedure. Anggaran

Hirarki Perencanaan:

2.2JENIS PERENCANAAN PROYEK

Berdasarkan lingkupnya:1. Perencanaan Strategis: Policy untuk mencapai sasaran dan

tujuan2. Perencanaan Operasional: Rencana terinci yang menjabarkan

perencanaan strategi, terdiri atas: Perencanaan lingkup kerja Rancangan organisasi proyek Rencana jadual kegiatan Perkiraan biaya/anggaran Proyeksi kebutuhan tenaga kerja

STRUKTUR RINCIAN LINGKUP KERJA (SRK)

Menentukan tujaun dan sasaran

Merumuskan perencanaan strategi

Menjabarkan perencanaan Operasional:- Paket kerja/SRK- Organisasi- Anggaran- Jadual- Tenaga kerja- Program mutu

Kesimpulan:- Kegiatan apa yang akan dilakukan- Bagaimana kegiatan harus dikerjakan- Siapa yang akan melakukan pekerjaan- Kapan kegiatan dilakukan

Merupakan paket kerja, sebagai SRK terkecil memenuhi sifat-sifat:- Dapat dikelola sebagai satuan unit kerja- Dapat diberi kode identifikasi, seperti kode akuntansi biaya- Dapat direncanakan jadual pelaksanaan dan anggarannya- Mudah diukur kemajuan pelaksanaan serta pemakaian biaya- Dapat dikaji kualitas kerja dan hasil akhirnya- Bila diintegrasikan dengan SRK yang lain akan menjadi lingkup

proyek secara keseluruhan.

Macam Struktur Lingkup Kerja:- Berdasarkan fasilitas yang hendak dibangun- Berdasarkan penjabaran lingkup kerja- Berdasarkan sistem atau produk- Berdasarkan kombinasi antara sistem dan produk

Contoh pembuatan SRK:

Tingkat 1 : Lingkup proyek seutuhnya 2 : Unit utama dan pendukung 3 : Diuraikan menjadi sub unit 4 : Bagian-bagian dari sub unit (dapat pula dibagi berdasarkan lokasi /area)

≤ 5 : Menurut kode akuntansi, macam pekerjaan s/d paket kerja

PERENCANAAN PROYEK:1. Perencanaan Sumberdaya2. Perencanaan Biaya3. Perencanaan Kegiatan Kerja

2.3 PERENCANAAN KEGIATAN KERJA

Merupakan perencanaan untuk memperkirakan jumlah kegiatan dan kompleksitas proyek Jadual.

Pendekatan/metoda Perencanaan Kegiatan Kerja:a. Bagan Balok (Bar Chart)b. Analisis Jaringan Kerja (Network Analysis)

METODA BAGAN BALOK

Merupakan metoda penyusunan jadual dengan tujuan mengidentifikasi unsur waktu dalam merencanakan sutau kegiatan yang terdiri dari waktu mulai, akhir, dan saat pelaporan.

Ditemukan oleh H.L. Gantt, sehingga disebut juga Gantt Bar Chart

Keuntungan menggunakan bagan balok:o Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat

bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.

o Dapat menggambarkan jadual sutau kegiatan dan eknyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan

o Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan

Kelemahan bagan baloko Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan

antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadual keseluruhan proyek.

o Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.

LANGKAH-LANGKAH MENYUSUN BAGAN BALOK1. Pecah proyek menjadi sejumlah kegiatan yang jadual

pelaksanaannya akan ditentukan (urutan kegiatan)2. Tentukan perkiraan waktu permulaan dan akhir bagi pelaksanaan

masing-masing kegiatan dan kegiatan pendahuluan3. Susun koordinat X dan Y:

o Pada sumbu X (vertical) dicatat pekerjaan atau elemen/paket kerja dari hasil penguraian lingkup sutau proyek, dan dilukiskan sebagai balok.

o Pada sumbu Y (horizontal) ditulis satuan waktu (hari/minggu/bulan)

o Perhatikan urutan kegiatan (point 2) untuk menentukan letak balok.

4. Pada saat pelaporan, beri tanda sejauh mana penyelesaian masing-masing kegiatan

TONGGAK KEMAJUAN (MILESTONE) DAN JADUAL INDUK:

- Tonggak kemajuan adalah even yang mempunyai fungsi kunci dilihat dari pencapai keberhasilan proyek dari segi jadual, dengan cara menandai waktu mulai atau akhir dari sutau kegiatan penting, yang bila terlambat akan berdampak negatif cukup besar, misal:

o Penyelesaian pembuatan dermaga barang pada proyek pembangunan pabrik pupuk di suatu pulau

o Penandatanganan kontrako Pembuatan pondasio Penyerahan peralatan utama

- Jadual induk terdiri atas milestone-milestone (20 s/d 50)

Contoh:

Tabel Urutan dan Waktu KegiatanPerencanaan

Kegiatan Waktu yang diperlukan Kegiatan pendahuluan (hari)A 10 -B 10 -C 5 - D 10 AE 5 B

Kegiatan

A

B

C

D

E

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 waktu (hari)

Gambar Bagan Balok

Pelaporan hari ke 11:

Tabel Urutan dan Waktu KegiatanPerencanaan

Kegiatan Mulai Waktu yang diperlukan Kegiatan pendahuluan kegiatan (hari)A Tepat waktu 10 -B Terlambat 1 hari 11 -C Terlambat 1 hari 5 - D Tepat waktu - AE Terlamabat 2 hari - B

Kegiatan

A

B

C

D

e

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 waktu (hari)

Keterangan:

Garis pelaksanaan Garis rencana

ANALISIS JARINGAN KERJA ( NETWORK ANALYSIS )

- Merupakan gambaran grafis terperinci yang memperlihatkan hubungan ketergantungan antara aktifitas proyek serta tahapan-tahapan peristiwa yang harus dilalui.

- Latar belakang penggunaan: merupakan penyempurnaan dari metoda bagan balok, karena dapat menjawab: Berapa lama perkiraan kurun waktu penyelesaian proyek Kegiatan-kegiatan mana yang bersifat kritis dalam hubungannya

dengan penyelesaian proyek Bila terjadi keterlambatan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu,

bagaimana pengaruhnya terhadap sasaran jadual penyelesaian proyek secara menyeluruh

- Guna jaringan kerja: Untuk menyusun urutan kegiatan proyek yang memiliki sejumlah

besar komponen dengan hubungan ketergantungan yang kompleks

Untuk membuat perkiraan jadual proyek yang paling ekonomis Mengusahakan fluktuasi minimal penggunaan sumberdaya

- Sistematika penyusunan jaringan:1. Merumuskan dan menyusun urutan kegiatan2. Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing

kegiatan3. Mengidentifikasi jalur kritis dalam jaringan kerja4. Menganalisis jadual yang ekonomis5. Alokasi sumberdaya

METODA JARINGAN KERJA ( NETWORK)

- Berdasarkan waktu kegiatan* Metoda Critical Path Method (CPM)* Metoda Program Evaluation and Review Technique (PERT)

- Berdasarkan alur kegiatan (lambang yang digunakan):* Activity On Arrow (AOA) PERT DAN CPM

* Activity On Node (AON) PDM (Precedence Diagram Method)

PEMBUATAN JARINGAN KERJA ( NETWORK )

1. Mengidentifikasi dan merumuskan kegiatan - Lingkup kerja proyek - Sasaran proyek - Sumberdaya proyek - Hubugan antar kegiatan/sub kegiatan

Batas/definisi yang erat hubungannya dengan analisis jaringan kerja adalah sbb:

Kegiatan (activity) merupakan bagian dari lingkup proyek yang memiliki waktu awal dan akhir, sehingga untuk melaksanakannya memerlukan sumberdaya (waktu, uang, tenaga, dll)

Jaringan kerja (network) merupakan grafik yang menggambarkan urutan kegiatan-kegiatan proyek, termasuk hubungan yang satu dengan yang lain.

Kejadian (even) merupakan tanda selesainya satu atau lebih kegiatan Jalur (path) merupakan garis yang menghubungkan kegiatan pada

jaringan kerja Jalur kritis (critical path) merupakan jalur yang terdiri dari kegiatan-

kegiatan yang bila terlambat akan mengakibatkan keterlambatan penyelesaian proyek

Contoh lingkup proyek yang dipecah menjadi komponen dan urutan kegiatannya:

Tabel 1. Urutan Kegiatan ProyekPROYEK PENGADAAN GENERATOR LISTRIK

Nama kegaiatan Kegiatan yang manedahuluaia. Membuat spesifikasi dan kriteria -b. Pabrikasi generator ac. Desain pondasi ad. Merekrut operator dan mekanik ae. Membeli material cf. Inspeksi da uji coba di pabrik pembuat bg. Melatih operator dan mekanik b, dh. Membuat pondasi ei. Tranport dari pabrik ke lokasi proyek fj. Memasang dan start-up g,h,i

SIMBOL-SIMBOL DALAM NETWORK

Anak panah (arrow), menyatakan sebuah kegiatan/aktivitas (yang memerlukan jangka waktu tertentu) dalam pemakaian sejumlah sumberdaya

Lingkaran kecil (node), menyatakan sebuah kejadian atau peristiwa (even). Kejadian di sini didefinisikan sebagai ujung atau pertemuan dari satu atau beberapa kegiatan

Anak panah terputus-putus, menyatakan kegiatan semu (dummy) yang berguna untuk membatasi mulainya kegiatan. Dummy tidak mempunyai jangka waktu tertentu karena tidak menghabiskan sumberdaya

Asumsi-asumsi dalam Network: Jika kegiatan A harus diselesaikan dahulu sebelum kegiatan B dapat

dimulai, maka hubungan antara kedua kegiatan tersebut adalah:

A B

Jika kegiatan C,D, dan E harus selesai sebelum kegiatan F dapat dimulai, maka:

C D F

E

1 2 3

52

4

1

3

Jika kegiatan G dan H harus selesai sebelum kegiatan I dan J, maka:

G I

H J

Jika kegiatan K dan L harus selesai sebelum kegiatan M dimulai, tetapi kegiatan N sudah boleh dimulai bila kegiatan L sudah selesai, maka:

K M

L N

Jika kegiatan P,Q, dan R mulai dan selesai pada lingkaran kejadian yang sama, maka kita tidak boleh menggambarkan sbb:

P Q R Tetapi: P P Q

Q Atau R R

2

3

4

5

6

2 5 7

3 4 6

11112

2

1

2

3

4 1

2

4

3

Aturan Dasar Jaringan:1. Diantara dua even yang sama hanya boleh digambarkan satu anak

panah, panjang dan kemiringannya tidak punya arti penting2. Nama suatu aktivitas dinyatakan dengan huruf/nomor event3. Aktivitas harus mengalir dari event bernomor rendah ke tinggi4. Diagram hanya memiliki 1 initial event dan 1 terminal event5. Sebelum aktivitas dimulai, maka seluruh aktivitas pendahulunya harus

sudah selesai.

Contoh Network (berdasarkan Tabel 1)

f

b i a d g j

c h e

1 2

3

7

6

8 9

4 5

2. Estimasi Waktu Penyelesian Proyek

- Ditentukan oleh tim proyek berdasarkan konsensus bersama antar anggota tim atau pengalaman proyek sejenis

- Dua pendekatan estimasi:

(a) Menggunakan 3 nilai : Optimistik (a), Umum (m), dan Pesimistik (b) PERT

Te = (a + 4m + b)/ 6

Dimana: Te = Taksiran waktu V = variansi

V = ((b-a )/ 6)2 untuk 0 dan 100%

Atau

V = ((b-a) / 3,2) 2 untuk 5% (tingkat kepercayaan 95%)

Contoh:

Kode aktivitas

Aktivitas pendahulu

Taksiran waktu penyelesaian (bln)Optimistik (a)

Umum (m)

Pesimistik (b)

Te

ABCDEFGHIJKL

---AABCD

B,GH

E,FI

123221114151

23443343437

1

3456105711411151

234443444481

3. Mengidentifikasi Jalur Kritis

Lintasan Kritis = Max. V

Contoh:

Kode aktivitas

Aktivitas pendahulu

Taksiran waktu penyelesaian (bln)Optimistik (a)

Umum (m)

Pesimistik (b)

Te V

ABCDEFGHIJKL

---AABCD

B,GH

E,F I

12322111415

1

23443343437

1

345610571141115

1

23444344448

1

0,390,390,391,566,251,563,529,77-9,779,77-

Lintasan kritis:

1. A-D-H-J ; VADHJ = VA + VD + VH + VJ

= 0,39 + 1,56 + 9,77 + 9,77= 21,49

2. A-E-K; VAEK = VA + VE+ VK = 0,39 + 6,25 + 9,77= 16,41

3.B-F-K; VBFK = VB + VF + VK = 0,39 + 1,56 + 9,77= 11,72

Lintasan kritis adalah ADHJ karena nilai V-nya paling besar

(b) menggunakan 1 nilai waktu, digunakan untuk proyek yang sudah ada waktu rata-rata (waktu baku) CPM

4. Menganalisis jadual penyelesaian proyek

Notasi Yang Digunakan:

TE = Saat tercepat terjadinya eventTL = Saat paling lambat terjadinya eventES = Saat tercepat dimulainya aktivitasEF = Saat tercepat selesainya aktivitasLS = Saat paling lambat dimulainya aktivitasLF = Saat paling lambat diselesaikannya aktivitas t = waktu yang diperlukan untuk sutau aktivitas hari/waktu) S = Total slack/total floatSF = Free slack/free float

Asumsi Yang Berlaku

1. Proyek hanya memiliki satu initial event dan satu terminal event2. Saat tercepat terjadninya initial event adalah hari ke nol3. Saat paling lambat terjadinya terminal event adala TL=TE untuk event

ini.

Lingkaran kejadian (event) dibagi atas 3 bagian:

a = Ruang untuk nomor eventb = Ruang untuk menunjukkan saat paling cepat terjadinya event (TE), yang juga merupakan hasil perhitungan majuc = Ruang untuk menunjukkan saat paling lambat terjadinya event (TL) yang juga merupakan hasil perhitungan mundur

a

b c

Cara Perhitungan(1) Perhitungan Maju

- Saat tercepat terjadinya initial event ditentukan pada hari ke nol, sehingga berlaku TE = 0, kecuali jika proyek dependent terhadap proyek lain.

- Jika initial event terjadi pada hari ke nol, maka:ES (i,j) = TE (j) = 0EF (i,j) = ES (i,j) + t (i,j)

= TE (i) + t (i,j)

- Event yang menggabungkan beberapa aktivitas disebut Merge event

EF (i1,J)

EF (i1,J)

EF (i1,J)

Sebuah event hanya dapat terjadi jika aktivitas-aktivitas yang mendahuluinya telah selesai, maka saat peling cepat terjadinya sebuah event sama dengan nilai terbesar dari saat tercepat untuk menyelesaikan aktivitas-aktivitas yang berakhir pada event tersebut.

TE = max [EF(i1,j), EF(i2,j),....., EF (in,j)]

(2) Perhitungan Mundur- Pada terminal event berlaku TL = TE- Saat paling lambat untuk memulai suatu aktivitas sama dengan saat

paling lambat untuk menyelesaikan aktivitas itu dikurangi dengan waktu aktivitas tersebut

a

b c

a

b c

a

b c

LS (i,j) = LF - tLF (i,j) = TL, dimana TL = TEMaka LS (i,j) = TL (i) - t (i,j)

(i,j)

- Event yang mengeluarkan beberapa aktivitas disebut Burst event

EF (i1,J)

EF (i1,J)

EF (i1,J)

Saat paling lambat terajadinya sebuah event sama dengan nilai terkecil dari saat-saat paling lambat untuk memulau aktivitas-aktivitas yang bermula dari event tersebut.

TL(i) = min [(LS (i,j1) , LS (i,j2), ......, LS (i,jn)]

a

b c

a

b c

a

b c

III. ORGANISASI DAN PENYUSUNAN TIM PROYEK

3.1 FUNGSI ORGANISASI PROYEKa. Merupakan sarana, tempat tim bekerja samab. Merupakan pusat pengaturan tentang kerjasama dilaksanakanc. Merupakan pusat pembagian pekerjaand. Merupakan pusat pembagian wewenang dan tanggung jawab

3.2Struktur Organisasi

Dasar: Pendekatan Kontingensi (situasional), yaitu berdasarkan:a. Strategib. Teknologic. Lingkungan tempat beroperasid. Karakteristik anggota

Jenis Struktur Organisasi:1. Organisasi proyek fungsional (OPF) 2. Organisasi proyek koordinator (OPK)3. Organisasi proyek murni (OPMi)4. Organisasi proyek matriks (OPM)

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Jenis Struktur

Definisi Pimpinan Kelebihan Kelemahan Contoh

OPF Organisasi dimana lingkup kegiatan dise-rahkan pada kegiatan fungsional

Manajer lini Dikerjakan oleh ahlinya

Tidak ada pengaturan terhadap arus hori-zontal dan tidak ada penanggung jawab tunggal

Organisasi dengan struktur fungsional yang kemudian menangani suatu proyek

OPK Varian dari OPF tapi lebih maju karena lebih ter-koordinir

Koordinator proyek

Pekerjaan proyek lebih terkoordinir

Kepemimpinan tidak efektif

s.d.a

OPMi Organisiai dimana proyek terpisah dan sejajar dengan divisi pada perusahaan

Pimpinan Proyek

Lebih egektif karena memiliki otoritas yang tinggi

Mahal dan tidak efisien

Proyek dengan efektivitas tinggi

OPM Merupakan gabungan daro OPMi dan OPF

Tanggung jawab proyek ada pada Pimpro, tapi keputusan tentang pekerjaan dan personil ada pada bagian fungsional.

Dengan tanggung jawab tunggal maka kepentingan proyek terjaga, spesialisasi tetap terjaga, dan lebih efisien

Struktur organisasi kompleks, banyak organisasi peserta dan pendukung, arus kegiatan multi arah

Proyek dengan efisiensi tinggi

3.3 MENYUSUN TIM PROYEK

Tim Proyek:- Semua pihak yang secara aktif ikut menangani penyelenggaraan

proyek.- Tim inti dan organisasi fungsional pendukung proyek yang dipimpin

secara vertikal oleh manajer fungsional dan dikoordinasikan secara horizontal oleh manajer proyek yang bertugas mengurus dan bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan di kantor pusat proyek.

Tim Inti Proyek: Organisasi yang dibentuk khusus untuk secara penuh bertugas menyelenggarakan pekerjaan proyek yang dipimpin oleh manajer/ pimpinan proyek.

Fungsi Tim Inti:- Memadukan kegiatan-kegiatan proyek, baik kegiatan oleh bidang

fungsional perusahaan ybs atau oleh sub-kontraktor dan rekanan.- Melakukan komunikasi dan sumber informasi ke dalam perusahaan

ybs atau ke luar, seperti dengan pihak pemilik proyek dan organisasi operasi.

- Sebagai pusat kegiatan perencanaan dan pengendalian dalam aspek biaya, jadual, dan mutu.

Faktor yang menentukan besarnya Tim Inti:* Besar kecilnya ukuran lingkup kerja proyek* Kompleksitas kegiatan proyek* Macam kontrak* Keinginan tim pemilik* Faktor geografis dan komunikasi antara lokasi proyek dan kantor pusat* Adanya kepentingan khusus dari perusahaan

Kriteria yang disarankan (R.D. Archibald, 1976): Mereka yang berurusan dengan aspek-aspek manajemen di proyek Mereka yang diperlukan full time sekurang-kurangnya 6 bulan

berturut-turut oleh tim inti Mereka yang sifat pekerjaannya memerlukan selalu dekat

berhubungan dengan manajer/pimpinan proyek atau dengan tim inti lain.

Mereka yang tidak dapat diawasi dan dikendalikan dengan baik karena sebab-sebab jarak dan geografis atau pertimbangan-pertimbangan organisasi.

Contoh: Proyek pembangunan industri berukuran sedang dan besar di negara berkembang dan lokasi terpencil, terdiri dari:1. Pimpinan/manajer proyek2. Ahli perencanaan dan pengendalian3. Manajer teknik4. Manajer lapangan5. Manajer konstruksi6. Ahli pengadaan material dan sub kontrak7. Ahli keuangan dan akuntansi8. Kepala administrasi, personalia, dan jasa-jasa9. Kepala pengawasan dan pengendalian mutu.

Personalia Tim IntiKualifikasi Manajer Proyek:

- Berorientasi kuat pada pencapaian tujuan- Generalis dan spesialis- Bergairah menghadapi tantangan- Menguasai aspek ”hubungan antar manusia”- Kekuasaan berasal dari keahlian (expert power) dan referent power.

III. PERCEPATAN WAKTU DAN PERUBAHAN ONGKOS PROYEK

TUJUAN:Mempercepat waktu proyek pada lintasan kritis dengan perubahan ongkos sekecil mungkin.

Ongkos Baru: (Ongkos pada penjadualan sebelumnya) + (Ongkos penekanan waktu pada lintasan kritis dengan kemiringan terkecil)

Cc – CnKemiringan:

Dn – Dc Dimana:Cc = Biaya dipercepatCn = Biaya normalDc = Ongkos dipercepatDn = Ongkos normal

CONTOH KASUS

8

4

2

5

3

10

SF=0

SF=1

SF=5

1

0 0

2

8 8

3

4 10

4

10 15

518 18

Aktivitas (i,j) Normal DipercepatDurasi Ongkos Durasi Ongkos

(1,2)(1,3)(2,4)(2,5)(3,4)(4,5)

8421053

1001505010010080

621511

20035090400200100

Dengan rumus kemiringan:

Cc – Cn

Dn – Dc

Aktivitas Kemiringan(1,2)(1,3)(2,4)(2,5)(3,4)(4,5)

5010040602510

Compressing Tahap 1:

- Lintasan Kritis dengan kemiringan terkecil: (1,2)- Jumlah penekanan maksimum: 8-6 = 2 satuan waktu (Crash Limit =

CL)- Jumlah penekanan aktivitas kritis hingga titik percepatan (crash

point) = min (SF, CL) = min (1,2)

= 1

Sehingga penjadualan baru sbb:

- Durasi proyek keseluruhan yang baru = 17- Ongkos baru = 580 + (18-17) 50 = 630





= 1


7

4

2

5

3

10

SF=0

SF=0

SF=5

1

0 0

2

7 7

3

4 9

4

9 14

517 17






= 4


6

4

2

5

3

10

SF=0

SF=0

SF=4

1

0 0

2

6 6

3

4 8

4

9 13

516 16



- Lintasan Kritis dengan kemiringan terkecil: (2,5) dan (4,5)- Crash Limit (CL) = min [(2,5), (4,5)]

= min [(6-5), (3-1)] = 1

- SF limit = min [(2,5), (4,5)] = min (0,0)

- Jumlah penekanan aktivitas kritis hingga titik percepatan (crash point) = min (SF, CL)

= min (0,1) = 1


6

4

2

5

3

6

SF=0

SF=0

SF=0

1

0 0

2

6 6

3

4 4

4

9 9

512 12

SF=1

- Durasi proyek keseluruhan yang baru = 11- Ongkos baru = 920 + (12-11) (60+10) = 990

Karena lintasan keritis tetap (1,2,5) dan (1,3,4,5) dan crash time telah tercapai, maka waktu tidak dapat dikurangi lagi.

6

4

2

5

3

5

SF=0

SF=0

SF=0

1

0 0

2

6 6

3

4 4

4

9 9

511 11

SF=1

IV PENGENDALIAN PROYEK

PENGENDALIAN PROYEK adalah proses memantau, mengkaji dan mengadakan koreksi dan membimbing agar kegiatan proyek menuju ke arah sasaran yang telah ditentukan.

PROSES PENGENDALIAN PROYEK:1. Menentukan sasaran yang diinginkan2. Menentukan standar dan kriteria sebagai patokan dalam rangka

mencapai sasaran3. Merancang/menyusun sistem informasi, pemantauan dan pelaporan

hasil pelaksanaan pekerjaan4. Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan terhadap standar,

kriteria, dan sasaran yang telah ditentukan5. Mengadakan tindakan perbaikan

METODA PENGENDALIAN PROYEK:1. Identifikasi varian2. Grafik ”S”3. Konsep nilai hasil4. Analisis kecenderungan dan perkiraan5. Milestone 6. Rekayasa Nilai

PENGENDALIAN MUTU PROYEK:1. Pengecekan dan Pengkajian;

- Dengan gambar, alat, maket/model dan perhitungan- Untuk mengetahui bawa kriteria, spesifikasi, dan standar telah dipenuhi

2. Pemeriksaan/inspeksi dan uji kemampuan peralatan;- Sewaktu menerima material, selama proses pabrikasi, instalasi, dan pemeriksaan akhir

3. Pengujian dan Pengambilan contoh;- Menguji apakah material telah memenuhi kriteria yang ditentukan.

Contoh: Test destruktif / non destruktif dari obyek.

SOAL QUIZ MK. MANAJEMEN PROYEK

1. Jelaskan secara singkat definisi, tujuan, dan manfaat pengelolaan Proyek.

2. Jelaskan 3 hal yang perlu direncanakan dalam suatu proyek3. Dari suatu proyek diperoleh data-data sebagai berikut:

Aktivitas Aktivitas Pendahulu Durasi (mgg)ABCDEFGHIJK

---AABC

B,FE,FC,GH

12345654321

Tugas: Buat network untuk data di atas dan tentukan lintasan kritis- nya.

UNIVERSITAS GUNADARMA SK No.92/Dikti/Kep/1996 Fakultas Ilmu Komputer, Teknologi Industri, Ekonomi, Teknik Sipil & Perencanaan, Psikologi, Sastra

Soal Ujian Tengah SemesterMata Kuliah : Manajemen Proyek Tanggal :Fakultas : Teknologi Industri Waktu : 90 menitJenjang/Jurusan : Teknik Industri Dosen : Ir.Rakhma Oktavina, M.T. Tingkat/Kelas : IV/4 ID 14 Sifat : Buka BukuSemester : PTA 2004-2005 Jumlah : 3 Soal

Diperbolehkan Menggunakan Kalkulator

1. Instansi atau badan usaha yang non-project oriented yang beroperasi dengan struktur fungsional, suatu ketika mempunyai proyek. Implementasi fisik proyek diserahkan kepada kontarktor sedangkan instansi tersebut sebagai pemilik membentuk tim proyek untuk mementau dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan kontraktor. Berdasarkan ilustrasi terdahulu, lakukan analisis untuk menentukan struktur organisasi yang tepat bagi proyek tersebut.

2. Suatu proyek mempunyai data-data aktivitas sebagai berikut:Kode Aktivitas

Aktivitas Pendahulu

Taksiran waktu Penyelesaian (bulan)Optimistik Umum Pesimistik

ABCDEFGHIJ

---ABCCDE,FG

3112213124

3214424555

3316123119812

a. Buatlah diagram network dan perhitungan waktu untuk data di atas.b. Tentukan jalur kritis nya.c. Berapa peluang proyek tersebut dap[at selesai paling lambat 15 bulan?

3. Suatu Proyek mempunyai data-data aktivitas sbb:Kode Aktivitas

Aktivitas Pendahulu

Waktu Penyelesaian (bln)

Kebutuhan Sumber daya

Biaya (jt)

ABCDEFGHIj

---AABCDE,FG

5222334142

1231231223

10868698685

a. Buat diagram network dan perhitungan waktu selengkapnya.b. Buat Peta Jadua Dasarc. Buat alokasi tenaga kerja dan biaya berdaasrkan waktu tercepat dan terlambat.

hand out kuliahftp.gunadarma.ac.id/handouts/s1_teknik industri/manajemen... · web viewnama suatu...

Documents