1

KEMAMPUAN STANDAR PENGELOLA ADILAKSANA ACARA

[Professional Event Organizer]

Disajikan oleh

Drs. Noersal Samad, MA

Daftar Isi

1. Bekerja sama dengan sesama karyawan dan berkomunikasi dengan teman

sekerja serta para langganan.

A. Berkomunikasi di tempat kerja

2

B. Memberi bantuan kepada pengguna jasa

C. Menjaga penampilan diri

D. Bekerja dalam kelompok

2. Bekerja dalam lingkungan yang berbeda

A. Berkomunikasi dengan pengguna jasa dan teman sekerja yang berlatar

belakang

yang berbeda.

B. Menangani kesalahpahaman karena perbedaan budaya

3. Mempersiapkan dan menerapkan peraturan dan program pelatihan kesehatan,

keselamatan dan keamanan kerja.

3

A. Menyiapkan informasi tentang kesehatan, keselamatan dan keamanan

kerja (K3).

B. Mengkoordinasikan untuk berpartisipasi dalam pelaksanaan program

kesehatan,

keselamatan dan keamanan (K3)

C. Menerapkan dan memantau prosedur pengendalian bahaya dan risikonya.

D. Memprogramkan dan memantau program K3.

E. Memelihara catatan-catatan penting mengenai K3

F. Menerapkan prosedur K3 di tempat kerja.

G. Menangani situasi darurat.

H. Menjaga penampilan diri

I. Memberikan umpan balik tentang K3

4

4. Mencari informasi di bidang pariwisata

A. Mengidentifikasi dan memilah sumber-sumber informasi di bidang

pariwisata secara

cermat.

B. Memperbarui pengetahuan di bidang industri pariwisata.

5. Berkomunikasi melalui telepon.

A. Menjawab telepon

6. Melaksanakan system dan prosedur ketatausahaan

A. Memproses dokumen kantor

5

B. Membuat konsep surat sederhana

C. Menggunakan system pemeliharaan dokumen

7. Keahlian menggunakan data computer

A. Membuka file

B. Menelusuri dan memperbaiki data

C. Jaringan tersambung

D. Menutup file

8. Menghasilkan dokumen dengan menggunakan computer

A. Membuka file baru pada computer

6

B. Membuat dokumen dari teks tertulis atau lisan

C. Memanggil dan meremajakan data

D. Mencetak dan menyampaikan dokumen

E. Menyimpan, mengeluarkan dan menutup

9. Melaksanakan transaksi keuangan

A. Memperoleh bukti penerimaan dan pembayaran

B. Menghapus data dari register/terminal

C. Verifikasi pemasukan data

10. Mampu berkomunikasi secara professional dengan bahasa asing

A. Bahasa Inggris

B. Bahasa Jepang

7

C. Bahasa Mandarin

11. Menguasai dan menerapkan pengetahuan umum sesuai dengan bidang

profesinya

A. Menguasai Ilmu Bumi dan unsure-unsur budaya suku bangsa

B. Mengidentifikasi daerah tempat pelaksanaan dan fasilitas acara atraksi,

fasilitas

dan produk wisata yang ada sebagai penunjang

C. Lokasi dan identifikasi informasi pariwisata

12. Menyediakan, menginterpretasikan dan menyampaikan informasi mengenai

produk

8

A. Menghimpun informasi dari teman sekerja dan mitra usaha pada waktu

yang tepat

B. Memasukkan data dalam system inventaris

C. Pembahasan inventaris produk

D. Menediakan informasi produk

13. Menghitung dan menentukan harga jual

A. Menghitung biaya produk dan pelayanan serta menentukan harga jual

B. Menghitung harga jual

C. Memparbarui dan menyesuaikan harga jual

D. Mengalokasikan biaya-biaya tak terduga

9

14. Memesan dan mengkoordinasikan jasa-jasa pemasok

A. Identifikasi permintaan pemesanan

B. Permintaan jasa

C. Mencatat dan merekonfirmasi permintaan jasa

D. Perubahan pemesanan dan persiapan akhir yang pasti

E. Menyiapkan umpan balik kepada pemasok

15. melakukan dan memantau proses registrasi peserta acara

A. Proses pendaftaran

B. Memantau registrasi

C. Menuntaskan pendaftaran dan memproduksi bahan-bahan acara

10

16. Mengkoordinasikan registrasi peserta dan tamu

A. Menyiapkan registrasi

B. Menyiapkan tempat registrasi

17. Mampu mengarahka anggota tim dalam ketrampilan kerja

A. Mempersiapkan bahan-bahan untuk pengarahan

B. Mengarahkan teman sekerja dalam melakukan pekerjaannya

C. Tindak lanjut dari pengarahan yang diberikan

18. Memantau pelaksanaan pekerjaan

A. Memantau dan memperbaiki pelaksanaan tugas di tempat kerja

11

B. Merencanakan pegaturan alur pekerjaan

C. Memelihara pencatatan di tempat kerja

D. Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

19. Memimpin dan mengatur tenaga kerja

A. Menjadi contoh yang baik dalam bekerja bertingkah laku

B. Meningkatkan kekompakan tim yang siap untuk bekerja sama secara

terpadu

20. Mengatur keanekaragam di tempat kerja

A. Menimbulkan rasa saling menghirmati antara rekan sekerja

B. Memperkuat tim yang siap bekerja sama secara terpadu

12

C. Mengelola hasil kerja tim

21. Mengatur keuangan berdasarkan anggaran

A. Mengalokasikan mata anggaran dalam anggaran

B. Memantau aktifitas keuangan dibandingkan dengan anggaran

C. Mengidentifikasi dan menilai langkah-langkah yang diambil

D. Membuat statistic keuangan dengan lengkap

22. Mempersiapkan dokumen bisnis

A. menentukan dokumen yang diperlukan

B. Melakukan penelitian

13

C. Mempersiapkan dokumen

D. Menindaklanjuti dokumen

23. Mengembangkan dan menerapkan rencana operasi

A. Mengembangkan dan menerapkan rencana operasional

B. Mencatat dan memantau rencana operasional

C. Melakukan penilaian dan pengawasan berkesinambungan

24. Memelihara kesehatan,keselamatan dan keamanan kerja (K3)

A. Melaksanakan dan memeliahra K3 di lingkungan kerja

B. Mengelola K3

14

C. Mengidentifikasi dan memantau kemungkinan terjadinya risiko/bahaya

D. Melaksanakan dan mengorganisasikan prosedur penanganan

bahaya/kecelakaan

25. Mempersiapkan dan memantau anggaran

A. Mempersiapkan informasi anggaran

B. Mempersiapkan anggaran

C. Memantau dan mengkaji ulang anggaran

26. Mengikuti perkembangan hukum yang terjadi

A. Melakukan penelitian peraturan dan perundangan yang diperlukan

15

B. Memenuhi persyaratan yang ditentukan undang-undang dan peraturan

C. Mempunyai pengetahuan tentang peraturan dan perundangan mutakhir

27. Merencanakan dan mengelola pertemuan dan acara

A. Merencanakan dan mempersiapkan pertemuan

B. Memimpin pertemuan

C. Menindaklanjuti hasil pertemuan

28. Melakukan dan membina hubungan bisnis

A. Menciptakan dan membina hubungan bisnis

B. Melakukan negosiasi

C. Membuat perjanjian bisnis secara formal

16

D. Membuat dan menetapkan hubungan bisnis

29. Merencanakan dan mengembangkan usulan dan penawaran pelaksanaan

pertemuan dan acara (MICE/Event)

A. Memahami uraian

B. Mengembangkan usulan dan penawaran secara rinci

C. Mengembangkan materi usulan dan penawaran

30. Menyusun program konferensi

A. Menemukenali tujuan konferensi

B. Merancang acara konferensi

C. Menuntaskan rincian acara

17

31. Meningkatkan dan menerapkan system dan prosedur pengelolaan

A. Menemukenali cara dan system persyaratan

B. Mengembangkan system dan prosedur

C. Pemantauan dan pengkajian ulang system dan prosedur

32. Mengelola proyek

A. Merencanakan proyek

B. Mengatur dan memonitor proyek

C. Mengevaluasi proyek

33. Menyediakan jasa manajemen Pertemuan dan Acara di tempat

A. Menyiapkan manajemen lapangan

18

B. Mengatur persiapan pertemuan

C. Pemantauan jalannya pertemuan

D. Mengatur perincian pertemuan

34. Mengembangkan dan mengelola strategi pemasaran Pertemuan dan Acara di

tempat

A. Menganalisa pasar

B. Menyiapkan strategi pasar

C. Melaksanakan dan memantau kegiatan pemasaran

D. Mengadakan evaluasi selam kegiatan berlangsung

35. Merencanakan dan melaksanakan publikasi Pertemuan dan Acara

19

A. Penetapan jumlah peserta yang akan dicapai berdasarkan sasaraan

B. Persiapan bahan publikasi

C. Mempersiapkan calon pembicara

36. Merencanakan dan melaksanakan penghimpunan data

A. Menemukenali penyandang dana yang potensial

B. Menyiapkan bahan dan mempresentasikannya

37. Merencanakan dan melaksanakan penghimpunan sponsor

38. Mengelola kegiatan keuangan

20

A. Mengembangkan pendekatan atas pengelolaan keuangan

B. Mengembangkan dan memantau system dan prosedur keuangan

C. Menyiapkan dan memantau tata buku (akunting) perusahaan

D. Membuat penentuan harga

E. Memantau kinerja keuangan

F.Memperkirakan kebutuhan keuangan proyek khusus

G. Membuat usulan keuangan proyek keuangan khusus

H. Menyiapkan laporan keuangan

39. Menerapkan rencana bisnis

A. Menyiapkan rencana bisnis

B. Melaksanakan perencanaan bisnis

21

C. Memantau hasil perencanaan bisnis

KEMAMPUAN STANDAR PENGELOLA ADILAKSANA ACARA

(Professional Event Organizer)

Para pengelola usaha jasa “ACARA” (Event Organizer) wajib memiliki kemampuan standar internasional. Mereka baru bisa memenangkan persaingan yang ketat diantara sesame pengelola adilaksana, yang beroperasi tanpa mengenal batas wilayah suatu Negara dalam millennium ketiga, apabila mereka benar-benar mengaplikasikan semua kemampuan yang akan diuraikan di bawah ini.

22

(01) Bekerja sama dengan sesama karyawan dan berkomunikasi dengan teman sekerja serta para langganan.

[A] Berkomunikasi di tempat kerja:

1. Berkomunikasi dengan teman sekerja dan pengguna jasa secara terbuka, professional dan ramah dengan bahasa yang baik dan benar.

2. Penggunaan bahasa isyarat/body language secara tepat.3. Pergaulan (interaksi) berdasarkan pengetahuan Lintas Budaya (Cross Culture) suku dan bahasa

yang dihadapinya.4. Pengidentifikasian kemungkinan terjadinya kesalahpahaman dan mencari pemecahannya dengan

bantuan teman sekerja apabila diperlukan.

[B] Memberi bantuan kepada pengguna jasa

1. Pengidentifikasian dengan tepat harapan dan kebutuhan(needs and wants) pengguna jasa termasuk hal-hal yang khusus dan menyiapkan produk yang diminta.

2. Berkomunikasi dengan pengguna jasa dengan ramah dan sopan.

23

3. Pemenuhan permintaan dan kebutuhan pengguna jasa secara tepat waktu.4. Pengidentifikasian peluang peningkatan mutu pelayanan.5. Tanggap terhadap ketidakpuasan pengguna jasa dan mengambil langkah-langkah pemecahan

sesuai dengan prosedur perusahaan.6. Penanganan keluhan pengguna jasa secara positif, hati-hati dan sopan.7. Penanganan keluhan oleh karyawan yang tepat agar ditindaklanjuti dengan segera.

[C] Menjaga penampilan diri

1. Penampilan diri secara baik dengan mempertimbangkan tempat kerja, kesehatan, kesopanan dan dampak terhadap para pengguna jasa yang beraneka ragam, serasi dan sesuai dengan fungsi sesungguhnya.

[D] Bekerja dalam kelompok

1. Pemberian kepercayaan dan dukungan kepada orang lain, serta saling menghormati sesame anggota kelompok dalam kegiatan sehari-hari.

2. Tenggang rasa terhadap perbedaan budaya.

24

3. Pemahaman tujuan kelompok bersama dengan rekan sekerja.4. Identifikasi, prioritas dan penyelesaian tugas-tugas individu dalam waktu yang sudah ditentukan.5. Permintaan bantuan dari kelompok lain bila diperlukan.6. Penawaran bantuan kepada teman kerja untuk mencapai tujuan/sasaran kerja.7. Informasi umpan balik dari anggota kelompok lain.8. Perubahan tanggung jawab individu didiskusikan guna memperbaiki hasil kerja.

[02] Bekerja dalam lingkungan yang berbeda.

[A] Berkomunikasi dengan pengguna jasa dan teman sekerja yang berlatar belakang yang berbeda.

1. Perlakuan dan penghargaan terhadap pengguna jasa dan teman sekerja dari kelompok budaya yang berbeda secara sopan dan hati-hati.

2. Pertimbangan perbedaan budaya dalam berkomunikasi secara verbal dan Non-verbal.3. Bila ada hambatan bahasa, digunakan bahasa isyarat atau kata-kata yang sederhana.4. Berusaha mencari bantuan dari teman sekerja, buku-buku acuan atau dari luar organisasi/perubahan

bila diperlukan.

25

[B] Menangani kesalahpahaman karena perbedaan budaya

1. Pengidentifikasian hal-hal yang dapat menimbulkan pertentangan atau kesalahfahaman di tempat kerja.

2. Penjelasan mengenai masalah/kesulitan-kesulitan kepada orang yang tepat dan mencari bantuan pemecahanya dari pimpinan kelompok.

3. Pertimbangan atas kemungkinan timbulnya masalah akibat perbedaan budaya dan berusaha mengatasinya bila terjadi kesalahfahaman.

4. Hal-hal dan masalah yang timbul diserahkan kepada pimpinan kelompok atau penyelia untuk ditindaklanjuti menurut semestinya.

[03] Mempersiapkan dan menerapkan peraturan dan program pelatihan keselamatan, kesehatan dan keamanan kerja.

[A] Menyiapkan informasi tentang kesehatan, keselamatan dan keamanan kerja.

1. Penyampaian informasi yang relevan kepada karyawan secara jelas dan akurat.

26

2. Penyampaian informasi khusus mengenai kesehatan, keselamatan dan keamanan kepada karyawan secara jelas dan akurat.

3. Seluruh informasi mengenai K3 selalu dalam keadaan siap untuk digunakan oleh karyawan.

[B] Mengkoordinasikan staff untuk berpartisipasi dalam pelaksanaan program kesehatan, keselamatan dan keamanan kerja.

1. Pemberian kesempatan kepada karyawan untuk membantu penanganan kesehatan, keselamatan dan keamanan kerja.

2. Penyelesaian issue/masalah yang terjadi atau menyampaikannya kepada orang yang tepat untuk ditindaklanjuti.

[C] Menerapkan dan memantau prosedur pengendalian bahaya dan risikonya.

1. Pelaporan risiko dan keadaan bahaya ditempat kerja apabila diketemukan.2. Penerapan dan pemantauan prosedur pengendalian bhaya sesuai keperluan dan peraturan

perusahaan.

27

3. Ketidaksesuaian dalam pengendalian bhaya secepatnya dikenali dan disampaikan kepada orang yang tepat.

[D] Memprogramkan dan memantau program pelatihan K3

1. Pengidentifikasian kebutuhan pelatihan secara akurat berdasarkan pemantauan mutakhir.2. Pengaturan pelaksanaan program pelatihan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.3. Pemantauan keefektifitasan pelatihan guna penyesuaian/penyempurnaan.

[E] Memelihara catatan-catatan penting mengenai K3

1. Pembuatan catatan-catatan penting secara akurat, mudah dipahami dan disimpan sesuai prosedur.2. Penggunaan data dan informasi untuk pemberian masukan kepada pihak manajemen.

[F] Menerapkan prosedur keselamatan, kesehatan dan keamanan (K3) di tempat kerja.

1. Pelaksanaan secara seksama prosedur K3 sesuai dengan peraturan dan asuransi perusahaan yang berlaku.

28

2. Pengidentifikasian dan pelaporan kelemahan prosedur K3.3. Pelaporan kepada orang yang tepat apabila ada hal-hal atau tindakan yang mencurigakan.

[G] Menangani situasi darurat

1. Tanggap terhadap situasi darurat dan mengambil tindakan sesuai dengan tanggung jawab masing-masing.

2. Penanganan keadaan darurat dengan tepat sesuai dengan prosedur perusahaan.3. Pemanfaatan bantuan dari rekan sekerja dan/atau yang berwenang sesuai kebutuhan.4. Laporan secara rinci keadaan darurat sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan.

[H] Menjaga penampilan diri

1. Penampilan diri disesuaikan dengan lingkungan kesehatan dan keamanan keraj, termasuk didalamnya cara berbusana dan rias diri.

[I] Memberikan umpan balik tentang K3

29

1. Pengidentifikasian hal-hal yang memerlukan perhatian dengan tepat dan disampaikan kepada orang yang berwenang.

[04] Mencari informasi di bidang pariwisata

[A] Mengidentifikasi danmemilah sumber-sumber informasi di bidang pariwisata secara cermat.

1. Penghimpunan informasi di bidang industri pariwisata, termasuk informasi ekonomi, social, pangsa pasar, hubungan timbal balik, lingkungan hidup, peluang karir, peran dan tanggung jawab, organisasi, manajemen waktu dan jaminan mutu bertujuan untuk membantu kerja yang efisien dan efektif.

2. Pemilahan informasi khusus.3. Penerapan informasi secara tepat dalam kegiatan sehari-hari.4. Peningkatan pengetahuan industri pariwisata.

[B] Memperbarui pengetahuan di bidang industri pariwisata

30

1. Pemanfaatan hasil penelitian formal dan informal untuk peningkatan pengetahuan umum di bidang pariwisata.

2. Pengetahuan yang telah ditingkatkan diinformasikan kepada pengguan jasa dan rekan sekerja sebagaimana mestinya dalam setiap kegiatan sehari-hari.

[05] Berkomunikasi melalui telepon

[A] Menjawab telepon

1. Penanganan telepon dengan segera, jelas dan sopan sesuai standar.2. Penawaran bantuan kepada penelepon dengan ramah.3. Pengulangan dengan jelas untuk memastikan kesamaan arti.4. Penyambungan telepon kepada orang yang dituju.5. Segala bentuk permintaan dicatat dan disampaikan kepada yang bersangkutan dengan segera

untuk ditindaklanjuti menurut semestinya.6. Bila memungkinkan, peluang untuk mempromosikan pelayanan dan produk supaya dimanfaatkan

31

7. Pelaporan dengan segera telepon yang mencurigakan kepada orang yang berwenang sesuai prosedur perusahaan/organisasi.

[06] Melaksanakan sistem dan prosedur ketatausahaan

[A] Memproses dokumen kantor.

1. Pemrosesan dokumen sesuai dengan prosedur dalam batas waktu yang ditentukan.2. Penggunaan peralatan kantor secara benar untuk kepentingan kantor.3. Pelaporan kerusakan peralatan kantor.

[B] Membuat konsep surat sederhana1. Penulisan surat secara jelas dengan bahasa yang baik dan benar ( sesuai dengan kaidah-kaidah

bahasa).2. Isi surat diperiksa ulang secara teliti sebelum dikirim.