Bagian Pokok yang harus ada pada sebuah proposal :

Halaman cover

I. Pendahuluan

Berisi latar belakang diadakan suatu kegiatan

II. Tujuan

Menjelaskan tujuan diadakannya kegiatan

III. Output

Berisi harapan/hasil yang ingin diwujudkan dari tujuan acara

IV. Nama kegiatan dan bentuk kegiatan

Mencakup nama, tema dan bentuk kegiatan

V. Pelaksanaan kegiatan

Mencakup hari, tanggal, waktu dan tempat kegiatan

VI. Sasaran kegiatan

VII. Susunan Acara

Rundown acara dipaparkan secara jelas dalam bentuk tabel. Bila kegiatan berlangsung lebih dari satu hari, maka dicantumkan

seluruh kegiatan apa saja yang dilakukan (rundown acara) dari hari pertama sampai hari terakhir dan dicantumkan beserta

jamnya.

Commented [B1]:

Contoh:

Waktu Kegiatan

08.00-08.05 Pembukaan

08.05-08.10 Tilawah

dan seterusnya…

VIII. Susunan Kepanitiaan (berisi daftar susunan panitia inti)

IX. Estimasi Biaya

Rencana Pemasukan: (dijabarkan sumber dana dan jumlahnya dengan jelas)

Contoh:

Kas BEM Kemafar Unpad = Rp 500.000

Penjualan Kelebihan Makanan = Rp 5.000

Total pemasukan = Rp 505.000

Rencana Pengeluaran : (dalam bentuk tabel)

Belanja Pegawai adalah anggaran dana yang dikeluarkan untuk orang-orang yang terkait secara langsung ataupun tidak

langsung dalam kegiatan, antara lain Honor pembicara, Honor satpam, dll

Commented [B2]:

Belanja Barang / ATK adalah anggaran-anggaran yang dikeluarkan guna membeli keperluan-keperluan Alat Tulis Kerja,

seperti print, jilid, fotocopy, cetak poster, name tag, sertifikat (pubdok) dll

Belanja Lainnya adalah belanja untuk keperluan selain diatas, di antaranya konsumsi, logistik dll

Saldo

Pemasukan Rp.

Pengeluaran Rp. -

X. Penutup (Lembar tersendiri dan digabungkan dengan lembar pengesahan/ttd)

Merupakan bagian akhir proposal, biasanya berupa harapan agar acara dapat berlangsung dengan baik

Tempat, Tanggal Bulan Tahun

Ketua BEM Kemafar

Universitas Padjadjaran

(4x enter)

Prasetyo Dwi Anugrah Putro

NPM260110130135

Ketua Pelaksana

(4x enter)

(Nama Jelas)

NPM

Commented [B3]:

Commented [B4]:

Timeline alur proposal

Tanggal 5 di bulan sebelum kegiatan Revisi soft file proposal ke email bemkemafar@gmail.com

Tanggal 8 di bulan sebelum kegiatan Pengembalian revisi soft file proposal

Tanggal 10 di bulan sebelum kegiatan Revisi hard file proposal

Tanggal 13 di bulan sebelum kegiatan Proposal fix + tanda tangan ybs.

Tanggal 17 di bulan sebelum kegiatan Proposal telah diserahkan ke Manajer Kemahasiswaan dan Hubungan Alumni

o Pengiriman proposal sudah fix ke email BEM Kemafar bemkemafar@gmail.com dan email BPM

bpmkemafarunpad16@gmail.com dengan format PROPOSAL_NAMA KEGIATAN dalam bentuk pdf.

o Jika proposal belum masuk pada tanggal yang ditentukan, maka uang tidak akan diberikan oleh pihak fakultas

Commented [B5]:

Commented [B6]:

Commented [B7]:

Commented [B8]:

Bagian Pokok pada LK-LPJ ada dua:

Laporan Kegiatan dan Laporan Pertanggungjawaban

- Format Laporan Kegiatan (poin I-VI Isinya disamakan dengan yang ada di dalam proposal)

Pendahuluan

I. Tujuan

II. Output

III. Nama dan Bentuk Kegiatan

IV. Sasaran Kegiatan

V. Susunan Kepanitiaan

VI. Laporan Kegiatan

Realisasi kegiatan

Evaluasi dan Kendala

Saran

(Laporan kegiatan ini dijelaskan secara umum bukan per seksi)

VII. Laporan Keuangan

Pemasukan: (dijabarkan sumber dana dan jumlahnya dengan jelas)

Pengeluaran: (dalam tabel sesuai format)

Saldo

Pemasukan Rp.

Pengeluaran Rp. -

Rp.

VIII. Penutup (lembar tersendiri dan digabungkan dengan lembar pengesahan)

Merupakan bagian akhir LPJ, biasanya berupa harapan agar pertimbangan serta bahan evaluasi berbagai pihak

Tempat, Tanggal Bulan Tahun

Ketua BEM Kemafar

Universitas Padjadjaran

(4x enter)

Prasetyo Dwi Anugrah Putro

NPM260110130135

Ketua Pelaksana

(4x enter)

(Nama Jelas)

NPM

Commented [B9]:

Commented [B10]:

- Format Laporan Pertanggungjawaban :

Prakata yang dibuat oleh Ketua Pelaksana Kegiatan.

Disertai lembar pengesahan yang mencakup tempat, tanggal bulan tahun pembuatan prakata, tanda tangan, nama lengkap

dan NPM

Laporan pertanggungjawaban panitia acara

NO. BIDANG/

SEKSI DESKRIPSI KERJA

REALISASI

KERJA

EVALUASI DAN

KENDALA SARAN

1 Sekretaris ……………………… …………………… ……………………… …………………..

(Nama)

Dilanjutkan ke seksi berikutnya dengan format sama seperti diatas

Commented [B11]:

SOP ALUR LK/LPJ

Program kerja yang menerima dana dari Fakultas dan BEM

o Timeline alur LK/LPJ

Tanggal 23 pada bulan pelaksanaan Revisi soft file LK-LPJ ke email bemkemafar@gmail.com dan hard file

lampiran nota/bon diberikan ke Biro Finansial

Tanggal 26 pada bulan pelaksanaan Pengembalian revisi soft file LK-LPJ

Tanggal 27 pada bulan pelaksanaan Revisi hard file proposal

Tanggal 30 pada bulan pelaksanaan LK-LPJfix + tanda tangan ybs.+ nota

Tanggal 1 pada bulan setelahnya LK/LPJ telah diserahkan ke Manajer Kemahasiswaan dan Hubungan

Alumni

o Pengiriman LK-LPJ ke email BEM Kemafar bemkemafar@gmail.com dan email BPM

bpmkemafarunpad16@gmail.comdengan format LK-LPJ_NAMA KEGIATAN dalam bentuk word dan proposal fix

dalam bentuk pdf.

o Jika LK-LPJ belum masuk pada tanggal yang ditentukan, maka uang untuk proker selanjutnya tidak bisa

mengajukan proposal

Commented [B12]:

Commented [B13]:

Commented [B14]:

Commented [B15]:

Commented [B16]:

1. Koordinasi Kepanitiaan

Biro Finansial berhak melakukan pengawasan dan intervensi terhadap penggunaan dana kepanitiaan

Dana tidak diperkenankan untuk keperluan yang tidak berhubungan langsung dengan kegiatan (kaos panitia, syukuran

kegiatan, dsb)

2. Profit dan Loss Sharing

a. Apabila kegiatan Event mengalami surplus, surplus awal akan dipotong 2,5% untuk zakat (akan dihitung dan disimpan oleh

biro finansial, dan akan dizakatkan di akhir kepengurusan). Diperoleh surplus bersih. Kemudian akan dialokasikan dengan

ketentuan berikut :

Perhitungan persentase surplus berdasarkan sumber pendapatan, yakni dari Internal (dana BEM, Universitas, Donasi dosen,

dll) dan dari Eksternal (Danus, Eksternal, dll);

Surplus pendapatan internal : (dana internal/dana total) x 100 % = C% x surplus bersih

Surplus pendapatan eksternal : (dana eksternal/dana total) x 100 % = D% x surplus bersih

b. Apabila kegiatan Event mengalami kerugian atau defisit, maka dilakukan loss sharing dengan ketentuan berikut:

Kerugian atau defisit karena kesalahan panitia (menghilangkan uang, fasilitas rusak, tidak ada dana usaha, dll), BEM

Kemafar Unpad tidak akan mengganti

Kerugian atau defisit bukan karena kesalahan panitia (sudah ada usaha), BEM Kemafar Unpad akan menanggung 20

% dari defisit, dengan maksimal tanggungan Rp 200.000,-

c. Namun, jika terdapat ketidakjelasan dalam pembagiannya, dapat ditinjau kembali antara Wakil Ketua, Kepala Biro Finansial,

dan Departemen bersangkutan

Contoh Profit & Sharing

PROKER EVENT PIMFI

Diketahui pemasukan yang diperoleh sbb:

Fakultas Rp 15.000.000

Donasi dosen Rp 500.000

Sponsorship Rp 5.000.000

Dana Usaha Rp 2.000.000 +

TOTAL Rp 22.500.000

Setelah kegiatan berlangsung, ternyata panitia memiliki surplus

Rp 2.000.000. Berapakah profit-sharing antara BEM dan

Panitia?

c. Pertama, hitung 2,5 % untuk zakat surplus bersih 2,5

100x Rp 2.000.000 = Rp 50.000 (akan dizakatkan via Biro

Finansial)

Maka surplus bersihnya adalah:

Rp 2.000.000 – Rp 50.000 = Rp 1.950.000

b. Kedua, hitung persentase surplus dari masing-masing pendapatan

(kelompokkan menjadi pendapatan internal dan eksternal) berdasarkan

rumus

Internal : 𝑅𝑝 15.500.000

𝑅𝑝 22.500.000 x 100 % = 68,8 %

68,8

100 x Rp 1.950.000 = Rp 1.343.000

Eksternal : 𝑅𝑝 7.000.000

𝑅𝑝 22.500.000 x 100 % = 31,11 %

31,11

100 x Rp 1.950.000 = Rp 606.666

a. Ketiga, Lihat tabel persentase untuk mengetahui proporsi pembagian BEM dan

Panitia

Internal (Rp 1.343.000) BEM 75%, panitia 25 %

o BEM = 75

100 x Rp 1.343.000 = Rp 1.007.250

o Panitia = 25

100 x Rp 1.343.000 = Rp 335.750

Eksternal (Rp 606.666) BEM 80 %, panitia 20 %

o BEM = 80

100 x Rp 606.666 = Rp 485.332

o Panitia = 20

100 x Rp 606.000 = Rp 121.332

b. Keempat, memberikan dana yang akan diterima oleh BEM kepada Biro

Finansial

Jadi, dana yang diperoleh BEM dan panitia sebesar

- BEM : Rp 1.007.250 + Rp 485.332 = Rp 1.429.582 + surplus yang dizakatkan

(Rp 50.000)

- Panitia : Rp 335.750 + Rp 121.332 = Rp 457.082