Fungsi staf dan pemberdayaan diri

Muhammad Hamdi

Fungsi staf

Biasanya memiliki wewenang:1. Staf authority, wewenang untuk

menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi

2. Functional authority, mengambil keputusan yang biasanya dibuat oleh manajer lini atau manajemen puncak (kompensasi)

Apakah pemberdayaan itu?

Di dalam kamus ada 2 kata kunci yang sering dikutip tetapi jarang memakai yang ke tiga:1. Power: hanya akan muncul jika memiliki

bawahan2. Authority: dapat di switch on dan off3. Licence: jangkauan dan kondisi yang dapat

diterapkan kepada suatu aktivitas, dan akan dikeluarkan jika telah terbukti memiliki kemampuan yang sterstandarisasi

Apakah perbedayaan itu? Jika kita mengandaikan lisensi mengemudi, kita

dapat dengan mudah untuk menghubungkan definisi empowerment pada dataran praktis:

1. Lisensi memberikan kewenangan kepada anda untuk mengemudi mobil kemana anda mau ketika kemampuan anda telah teruji

2. Kondisi yang harus terjadi tidak terlalu dibatasi, misalnya hanya boleh mengendarai mobil model tertentu dan rute tertentu

3. Rambu lalulintas memberikan panduan yang mudah diterima dan sudah familiar bagi pengemudi

4. Outcome yang didapat akan sama, yaitu selamat sampai tujuan

Memberi lisensi = pemberdayaan

Apa yang bisa kita pelajari dari contoh lisensi mengemudi?1. Pemberdayaan karyawan untuk bertindak dalam

framework organisasi tanpa diintervensi lagi

2. Karyawan fokus pada outcome tidak lagi dibelengu oleh kontrol yang ketat, mereka diikutkan dalam proses perencanaan

3. Otoritas masih diperlukan untuk mengendalikan scope of empowerment atau untuk pengembangan lebih lanjut

4. Kode etik dan nilai-nilai organisasi tetap melekat sebagai outcome inti

5. Setiap orang memiliki kebebasan untuk mencapai tujuan sesuai dengan inisiatif masing-masing

3 statement mengenai pemberdayaan

Pada setiap tim dan organisasi istilah ini sering dipakai:1. Empowered: mereka memiliki

kebebasan didalam batasan tertentu untuk mencapai tujuan yang disepakati

2. Disempowered: kebebasan yang mereka miliki diambil kembali

3. Non-empowered: kebebasan tidak pernah diberikan atau mereka tidak peduli dengan hal tersebut

Bagaimana kondisi pemberdayaan karyawan saat ini?

Dari pengamatan di lapangan terlihat:

Sangat mudah bagi karyawan untuk mengidentifikasikan ke dalam kategori non-empowered

Empowerment VS delegation Empowerment bukan delegasi, karena:

1. Empowerment adalah dimana organisasi mendorong dan memberikan arahan serta memberikan dukungan dalam konteks pekerjaan mereka, yang sebelumnya telah disepakati

2. Delegasi adalah memberikan sebagian pekerjaan kita kepada bawahan, bukan memberi lisensi dalam pekerjaan mereka

Di dalam empowerment, akuntabilitas dan tanggungjawab pekerjaan ada pada orang yang diberdayakan tersebut. Sedangkan pada delegasi tidak ada tanggungjawab, tetapi kualitas pekerjaan ada pada orang yan diberi delegasi

Outcome bukan input

Empowerment mengarah pada pencapaian outcome bukan pada seberapa banyak input yang diberikan.

Contoh: aktivitas memperbaiki mesin. Dengan fokus pada outcome maka akan memacu insiatif dan semangat juang untuk mencapai tujuan

Perbedaan input dengan outcome

INPUT

Directive Berupa tugas Berbasis proses:

▪ People▪ Money▪ Time ▪ Equipment▪ Materials

OUTCOME

Achievement Sasaran terukur Melihat hasil akhir Indikator yang

signifikan yang merefleksikan kinerja yang diharapkan

Exploring the need

Keuntungan empowerment Seperti halnya orang yang telah memiliki SIM

yang bebas memiliki destinasinya, memberdayakan karyawan akan mengurangi hambatan dalam pencapaian tujuan

Benefit untuk pengemudi tidak harus mengikuti rute Tidak harus menunggu yang

tidak jelas tidak lagi menunggu

penumpang (tapi terkontrol) Driver mengeksplorasi

kemungkinan tercepat, termudah, dan mengupgrade kendaraan

Keuntungan untuk karyawan Tidak ada SOP yang kaku Just Do It – tidak perlu persetujuan

penggunaan resource Tidak perlu menunggu instruksi, kita

membuat sendiri perencanaannya Karyawan menerima tanggungjawab

dan siap dengan konsekuensinya Praktek selalu direview dan mendorong

kreativitas dan bergerak maju

Exploring the need

Keuntungan empowerment bagi perusahaan Karyawan akan menemukan cara sendiri untuk

meningkatkan efisiensi dan kualitas melalu pengalaman yang mereka miliki

Setiap orang mendapatkan arahan yang jelas sehingga tidak ada overlaping

Karyawan dilatih dulu agar bisa sebelum diberdayakan

Pemborosan sumberdaya akan mudah diidentifikasi dan dieliminasi

Uang yang dialokasikan untuk skema insentif bisa digunakan untuk training yang berguna bagi organisasi jangka panjang

Gejala perlunya empowerment

Staf tidak produktif Setiap orang terlihat sibuk

tetapi hasilnya tidak seperti yang teramati.

Staf tidak mengkritisi apa yang terjadi

Bawahan jarang sekali memberi ide

Staf seringkali ditegur baik karena melanggar kewenangan maupun karena tidak punya inisiatif

Pelanggan merasa tidak puas dengan outcome yang kita

hasilkan Karyawan tahu pekerjaan

mereka tetapi tidak tahu apa yang diharapkan dari mereka

Seringkali muncul tudingan akibat kesalahan yang dilakukan sesorang

Manager terlalu banyak mengerjakan hal teknis daripada manajerial

Kering kreativitas dan insiatif

Mensikapi gejala

Mengajukan beberapa pertanyaan:1. Mengapa hal tersebut terjadi?2. Bagaimana agar tidak terjadi lagi?3. Bagaimana kondisinya jika semuanya

berjalan dengan baik?

Jika anda berhenti pada poin 1 maka anda adalah seorang yang reaktif. Sedangkan kalau anda melangkan ke poin 2 maka anda adalah seorang proaktif

Yang dibutuhkan oleh seorang pemberdaya

Latihan! Agar terhindar dari kesalahan berikut:1. Membatalkan empowerment

ketika membuat mereka nyaman

2. Mengubah lisensi tanpa mempertimbangkan dampak yang akan terjadi

3. Menghukum seseorang yang berhasil karena tidak mengikuti caranya

4. Lebih senang menyalahkan orang daripada mengajari untuk memperbaiki apa yang salah

5. Mengharuskan untuk meminta persetujuan ketika inisiatif mereka akan diimplementasikan

6. Memberitahu bawahan mengenai suatu rencana tanpa melibatkan mereka

7. Tidak memberi panduan atau bentuk hasil yang akan dicapai, tetapi hanya memberikan tugas saja

8. Menutup pintu dan menolak memberikan kebijaksanaan bagi mereka

Disempowering

Bagaimana empowerment dapat memberikan peran yang besar? Driving licence memberikan analogi:1. Memberikan bukti bahwa seseorang layak

diberi lisensi2. Ketika melakukan kesalahan maka harus

melapor dimana dan kapan hal tersebut terjadi

3. Pelaku kesalahan harus tahu konsekuensinya4. Kesalahan pada satu orang tidak

menghilangkan lisensi bagi orang lain.

MASLOW

Self actualizati

on

Self esteem

Social needs

Security/safety needs

Basic survival needs

Bebas bertanya dan mengekspresikan diri

KejujuranKeadilanKewajaran

Pengetahuan dan pemahaman

PembelajaranPengalamanEksplorasi

Gaya Motivasi

Berdasarkan teori Maslow terdapat tiga jenis gaya motivasi, tetapi hanya satu yang cocok dengan konsep empowerment:

1. Coercive: memaksa2. Calculative: menggunakan reward3. Co-operative:dengan share vision

mission

Alat bantu

Pemberdayaan terkait dengan klarifikasi outcome bukan pada detil input.

Untuk memunculkan hal tersebut perlu alat bantu Beberapa alat bantu:

1. Outcome approach: memberikan tujuan yang terukur dan tidak multi intepretasi

2. Menjaga kontrol: buka pada yang seharusnya kita lihat tetapi mengklarifikasi success factor, dan bukan melakukan pekerjaan untuk mereka

3. Komunikasi:▪ Dua arah agar terjadi konfirmasi▪ Sender dan receiver sama-sama mengklarifikasi maksud

Diskusi

Tuliskanlah keputusan, besar atau kecil, yang berdampak pada tim anda dan lingkungan kerja!

Empowerment window

Tim tidak tahuTim tahu

Manajer tahu

Manajer tidak tahu

Empowerment

Potensi tersembunyi

Zona yg dibatasi

Tidak tereksplorasi

Indentifikasi kemampuan

Tulislah kemampuan tim anda yang harus muncul sebelum anda memberdayakan mereka!

1. 2. 3. 4.

Bagaimana menilai kemampuan dan mendorong mereka?

Kemampuan inti

Beberapa kemampuan yang perlu ditunjukkan sebelum diberdayakan

1. Kemampuan untuk membuat pertanyaan terbuka untuk mendapatkan fakta yang relevan

2. Memampuan mendengar yang tinggi agar memuat banyak input

3. Percaya diri untuk mengemuakan pendapat dan mengklarifikasi pendapat orang lain

4. Mampu mengelola waktu dan menentukan skala prioritas

5. Mampu memetakan masalah dan membuat orang lain melakukan langkah-langkah perbaikan