fungsi organisasi manajemen proyek dalam bidang teknik sipil

Majalah Ilmiah Al-Jibra, ISSN 1411-7797, Vol. 12, No.40. April 2011

FUNGSI ORGANISASI MANAJEMEN PROYEK

DALAM BIDANG TEKNIK SIPIL

Sofyan B

Jurusan Teknik Sipil Universitas Muslim Indonesia

Jl. Urip Sumoharjo KM. 05 Kampus II UMI, Telp. (0411) 443685

Abstrak

Organisasi Manajemen Proyek, dalam suatu proyek konstruksi adalah sangat

diperlukan dalam hal mengatur alokasi tenaga kerja baik dikantor proyek maupun

diproyek sendiri, material, peralatan maupun informasi. Suatu proyek dapat dikatakan

gagal, apabila proses organisasi manajemen tidak berjalan dengan baik. Jadi

organisasi manajemen proyek mutlak diperlukan.

Kata Kunci : Organisasi, Manajemen Proyek, Tenaga Kerja

Pendahuluan

Latar Belakang

Seperti kita ketahui bahwa

pembangunan yang dilaksanakan pada

mulanya dalam bentuk proyek,

kemudian dalam pekerjaan-pekerjaan

rutin kalau proyek tersebut telah selesai

maka badan usaha juga akan

melaksanakan proyeknya sendiri-sendiri.

Maka dengan demikian perlu dilakukan

pengelolaan atau manajemen proyek

dengan baik, ini berarti memulai

melaksanakan dan meyelesaikan proyek

perlu direncanakan, diorganisasi,

diarahkan, dikoordinasi, dan dikontrol

dengan baik agar supaya tujuan dapat

tercapai dengan baik secara efisien dan

efektif. Adapun langkah-langkah yang

mengantarkan orang kepada manajemen

proyek adalah,

1. Perlu mengidentifikasi kesempatan

berusaha atau melakukan kegiatan

kegiatan investasi yang biasanya

diwujudkan dalam bentuk proyek.

2. Menghayati karakteristik serta

batasan-batasan proyek sebelum

mengambil keputusan untuk

mengadakan suatu investasi proyek.

3. Menyadari bahwa manajemen

proyek perlu diberi wadah dalam

suatu organisasi tertentu.

Perencanaan pelaksanaan proyek yang

meliputi kegiatan, jadwal, biaya, dan

organisasi harus pula digariskan.

Pelaksanaan proyek itu sendiri mungkin

menimbulkan berbagai persoalan alokasi

sumber daya, pengawasan dan

administrasi, selanjutnya demi

keberhasilan proyek , orang harus ingat

akan penting dan perlunya pengawasan

proyek.

Organisasi Proyek

Organisasi proyek biasanya adalah

bagian dari organisasi yang lebih besar

seperti pemerintah, institusi, badan atau

lembaga atau dapat juga dengan skala

yang lebih kecil seperti perusahaan,

lembaga pendidikan, lembaga kesehatan,

lembaga penelitian, kumpulan dari

kelompok kepentingan, dan lainnya.

Pengelolaan proyek membutuhkan suatu

organisasi yang kuat dengan program,

visi, misi dan tujuan yang jelas, sehingga

kegiatan dilakukan dengan batasan dan

standar yang telah disepakati dan

dilaksanakan dengan maksimal oleh

personil penanggung jawab masing-

masing kegiatan.

Organisasi proyek adalah sebagai sarana

dalam pencapaian tujuan dengan

mengatur dan mengorganisasi sumber

daya, tenaga kerja, material, peralatan

dan modal secara efektif dan efisien

dengan menerapkan sistem manajemen

sesuai kebutuhan proyek. Agar tujuan


organisasi dapat dicapai, dilakukan

proses sebagai berikut:

1. Identifikasi dan pembagian

kegiatan: Identifikasi dan

pembagian kegiatan proyek perlu

diketahui untuk menentukan volume

pekerjaan, macam dan jenisnya,

kebutuhan sumber daya, jadwal

pelaksanaan serta anggarannya

sehingga dapat dilaksanakan oleh

penanggung jawab kegiatan sesuai

dengan sasaran dan tujuan proyek.

2. Pengelompokan penanggung

jawab kegiatan: Agar hasilnya

maksimal, pemilihan penanggung

jawab organisasi disesuaikan dengan

keahlian, ketrampilan dan

kemampuan personel di bidangnya

sehingga sasaran dan tujuan proyek

dapat tercapai.

3. Penentuan wewenang dan

tanggung jawab : Setiap personel

penanggung jawab kegiatan harus

mengetahui wewenang dan tanggung

jawab pekerjaannya, dengan

membuat penjabaran kerja serta

standar prosedur operasional

pekerjaan yang dikelolanya. Salah

satu cara yaitu dengan membuat

WBS (Work Breakdown Structure),

kemudian lebih lanjut dijabarkan

dalam OAT (Organization Analysis

Table), yang mana keduanya ini

disebut juga sebagai Struktur Rincian

Lingkup Kerja.

4. Menyusun mekanisme

pengendalian: Karena organisasi

proyek melibatkan banyak pihak,

maka agar tidak terjadi

penyimpangan, mekanisme

pengendalian dan kordinasi dibuat

dalam format yang dapat

menggerakan organisasi dalam

mengidentifikasi, memecahkan

masalah, serta melakukan tindakan

koreksi untuk mengatasi

penyimpangan.

Jenis Organisasi Proyek

Hobbs dan Menard (Hobbs, 1993)

mengidentifikasi 7 faktor yang

berpengaruh dalam pemilihan struktur

organisasi manajemen proyek yakni:

1. Ukuran proyek

2. Kebijakan strategis

3. Kebutuhan terhadap inovasi terbaru

4. Kebutuhan terhadap integrasi

(jumlah departemen yang terlibat)

5. Kompleksitas lingkungan

6. Konstrain waktu dan anggaran

7. Stabilitas permintaan sumber daya

Dari sekian banyak organisasi yang ada,

yang lazim dipergunakan dalam orga-

nisasi proyek adalah sebagai berikut:

1. Organisasi Garis (Line

Organization): Sangat umum ditemui

dalam pekerjaan konstruksi yang tidak

terlalu besar. Ciri-ciri organisasi ini

antara lain; tujuannya sederhana, jumlah

personel sedikit, hubungan pimpinan

dan anggotanya secara langsung.

Organisasi ini hanya dapat berjalan

dengan baik apabila pimpinan

mempunyai kemampuan manajerial

yang baik, karena semua kemajuan dan

kemunduran tergantung pimpinan.

2. Organisasi Fungsional (Staff

Organization): Organisasi yang

memiliki susunan dari satuan-satuan

yang menangani tugas-tugas spesifik

sesuai deengan kebutuhan organisasi dan

dilengkapi sub-ordinat. Untuk itu

organisasi jenis ini sering juga dijumpai

pada lembaga swasta ataupun

kebanyakan organisasi lembaga

birokrasi pemerintah. Ciri-ciri organisasi

fungsional antara lain; pembagian tugas

jelas dan tegas, tidak banyak

memerlukan koordinasi, unit-unit


organisasi berdasarkan spesialis

kegiatan, dan level dibawah pimpinan

puncak dapat langsung mempunyai

wewenang memberikan perintah

langsung pada unit-unit bawahan

masing-masing.

3. Organisasi Matrik: Dalam susunan

organisasi matrik untuk setiap proyek

diperkenalkan seorang koordinator.

Koordinator tersebut masih bertugas

dalam satuan organisasi atau departeman

fungsionalnya. Namun diserahi tanggung

jawab penuh atas pelaksanaan proyek.

Organisasi matrik membebankan

susunan samping terhadap tata jenjang

(hirarki) vertikal yang ada. Bentuk

susunan organisasi matrik seperti ganbar

dibawah ini,

4. Organisasi Khusus Proyek:

Menggambarkan kerangka organisasi

yang sama sekali baru yang ditambahkan

pada susunan organisasi yang sudah ada,

dibentuk khusus dengan tujuan untuk

melaksanakan suatu proyek. Dalam

organisasi ini semua sumber daya yang

diperlukan untuk proyek dipisahkan dari

organisasi fungsional rutin, dan disusun

dalam suatu satuan organisasi yang

mandiri, dengan dikepalai oleh seorang

pimpinan proyek. Bentuk susunan

organisasi seperti tampak pada gambar

dibawah ini.

Organisasi Proyek Konstruksi

Semakin berkembang dan kompleknya

tugas-tugas yang terdapat pada pekerjaan

konstruksi dewasa ini, dirasakan struktur

organisasi yang konvensional tidak lagi

mampu mengkoordinasikan seluruh

tugas-tugas yang ada. Untukm proyek-

proyek yang besar harus dilaksanakan

oleh beberapa kontraktor maka pemilik

proyek dapat memberikan kepercayaan

yang penuh pada suatu badan yang

disebut Manajemen Konstruksi (MK)

yang bertindak dan atas nama pemilik

sebagai manajer. Struktur organisasi

proyek secara keseluruhan dpat dibagi

menjadi empat macam, dibawah ini akan

dijelaskan ke empat macam struktur

organisasi tersebut;

1. Perencanaan/Pelelangan/Pelaksanaan

(design/Bid/Build); Struktur organisasi

ini dipergunakan bila dokumen kontrak

telah selesai dilaksanakan dan biasanya

dipergunakan untuk proyek-proyek yang

tidak memiliki kekhususan atau

keistimewaan tertentu. Bagan struktur

organisasi ini dapat dilihat pada gambar

berikut;


2. Perencanaan/Pelaksanaan(Design/Bu

ild); Struktur organisasi ini dipergu-

nakan untuk memperpendek waktu

pelaksanaan proyek dan memberikan

fleksibilitas kepada pemilik untuk

melaksanakan perubahan perubahan

yang diperlukan selama pelaksanaan

proyek. Bentuk struktur organisasinya

dapat dilihat pada gambar berikut;

3. Perencanaan/Pelaksanaan/Perusahaa

n(Design/Build/Firm); Pada Organisasi

ini, pemilik selain menunjuk konsultan

perencana, juga menunjuk tim MK untuk

mewakilinya sebagai pengelola proyek.

Namun demikian tim MK tidak terlibat

dalam tahap konseptual. Bagan struktur

organisasinya dapat dilihat pada gambar

dibawah ini.

Hubungan Antara Jenis Organisasi

Proyek dan Organisasi Proyek

Konstruksi

Dari pembahasan diatas maka pada

umumnya jenis organisasi proyek yang

terbagi atas organisasi Garis (Line

Organization), Organisasi Fungsional

(Staff Organization), Organisasi Matrik

dan Organisasi Khusus Proyek, bila

dihubungkan dengan organisasi proyek

konstruksi, terlihat bahwa ada suatu tim

lagi yang ditambahkan pada orgaisasi

proyek konstruksi. Tim ini biasanya

tergabung dalam apa yang disebut Tim

Manajemen Konstruksi (MK). Tim MK

berperan sebagai perpanjangan tangan

dari pihak pengelola proyek atau bias

juga dari pihak owner sendiri, sehingga

tanggung jawab sepenuhnya dari

pelaksanaan proyek dibawah kendali tim

MK. Kebanyakan untuk proyek-proyek

yang berskala besar sangat memerlukan

tim MK ini, terutama pada suatu proyek

yang melibatkan beberapa kontraktor.

Selain jenis organisasi proyek dan

organisasi proyek konstruksi, maka tak

kalah pentingnya lagi yaitu organisasi

mutu. Organisasi mutu yang ideal bila

fungsi manajemen organisasi mutu

menyatu dengan fungsi tugas structural

yang telah ada. Organisasi yang ideal

tersebut tidak mudah dicapai, karena

hambatan-hambatan berikut ini :

1. Pada umumnya struktur

organisasi yang telah ada belum

mencantumkan tanggung jawab

mutu bagi masing-masing fungsi.

2. System manajemen mutu ISO

9000 merupakan hal yang baru


bagi kontraktor yang mulai

menerapkannya.

3. Untuk keberhasilannya, system

ISO 9000 harus dilaksanakan

serentak dari lini yang paling atas

sampai lini paling bawah. Hal ini

menuntut perubahan perilaku

seluruh karyawan secara

serentak, yang ternyata tidak

mudah dilaksanakan.

Untuk menanggulangi hambatan-

hambatan tersebut diatas dilakukan hal-

hal berikut :

a. Pada tahap-tahap persiapan dan

penerapan, sebelum proses sertifikasi

dibentuk task force yang

bertanggung jawab atas

terlaksananya system manajemen

mutu ISO 9000 disetiap unit kerja.

b. Setelah nelewati tahap sertifikasi,

yang berarti kontraktor telah

menerapkan system manajemen ISO

9000 dengan benar, maka dibentuk

organisasi mutu yang independen.

Organisasi mutu biasanya diterapkan

pada proyek sendiri dan di kantor

cabang, pada organisasi mutu di proyek,

sebagai top level adalah manajer proyek

yang memberikan wewenang kepada

asisten pengendali mutu (APM), dimana

APM ini membawahi 3(tiga) manajer

yaitu Manajer Lapangan, Manajer

Teknik dan Manajer Administrasi.

Sedangkan organisasi mutu di kantor

cabang, level asisten pengendali mutu

(APM) dikantor cabang minimal

setingkat dengan kepala bagian, dan di

bawah kepala cabang. APM cabang ini

bertanggung jawab kepada management

repsentative (MR) yang berada di kantor

pusat.

c. Dibentuk dewan mutu yang

berdomisili di kantor pusat dengan

ketua management representative

yang berfungsi sebagai fasilitator

dalam menuju organisasi yang ideal.

Tugas dewan mutu : adalah memantau

jalannya penerapan manajemen mutu

ISO 9000, member pengarahan,

penyuluhan dan mencari metoda-metoda

untuk memudahkan penerapan system

tersebut. Dengan demikian penerapan

system ini akan semakin membudaya ke

seluruh karyawan. Selanjutnya dengan

kondisi seperti tersebut akan mudah

dibentuk organisasi yang ideal, dimana

fungsi tugas structural menyatu dengan

fungsi manajemen mutu dalam

pelaksanaan tugas diunit masing-masing.

Kesimpulan

1. Kebutuhan akan organisasi proyek,

sangat dibutuhkan dan berkaitan

skala besar kecilnya suatu proyek.

2. Dalam suatu organisasi proyek

dibutuhkan inovasi terbaru dan

kebutuhan jumlah interface

eksternal, konstrain waktu dan

anggaran sehingga dapat dipantau

penyimpangan waktu dan anggaran

pada setiap pelaporan proyek.

3. Penerapan WBS (Work Breakdown

Structure), dan OAT (Organization

Analysus Table) diperlukan pada

organisasi proyek konstruksi agar

dapat menempatkan setiap personil

sesuai dengan kebutuhan organisasi

dan keahliannya masing-masing.

DAFTAR PUSTAKA

1. Abrar Husen, Manajemen Proyek,

Penerbit Andi Yogyakarta, 2009

2. Anonim, Manajemen Konstruksi,

disusun oleh Dosen PTS se

Indonesia, Teknik Sipil Bidang

kajian manajemen konstruksi 1997.

3. Asiyanto, Manajemen Produksi

untuk Jasa Konstruksi, Pradnya

Paramita, Jakarta 205.

4. Hendrickson Chris, Au, Tung,

Project Management For

Construction Fundamental

Concepts for Owners, Engineer,

Architecs and Project Builders,

Prentice Hall Engelwood, New

Jersey 1989.

5. HN Ahuja, Construction

Perforamance Control By


Network, John Wiley & Sons, New

York 1976.

6. Nurhayati, Manajemen Proyek,

Graha Ilmu Yogyakarta 2010.

7. Priyono Wiryodiningrat, ISO 9000

Untuk Kontarktor, Gramedia

Pustaka Utama, Jakarta 1997.

8. Wulfram L Ervianto, Manajemen

Proyek KOnstruksi, Andi

Yogyakarta 2002.

fungsi organisasi manajemen proyek dalam bidang teknik sipil

Documents