evaluasi sistem akuntansi pembelian … bahan baku, digunakan attribute sampling dengan model...

i

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIANBAHAN BAKU

Studi kasus pada PT. PRIMISSIMA YogyakartaJl. Magelang Km. 15, Medari, Sleman, Yogyakarta.

Skripsi

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu SyaratMemperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:Agustinus Sugiharto

NIM : 002114215

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSIFAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMAYOGYAKARTA

2007

iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

“Nilai kesuksesan seseorang jangan dipandang dari kekayaannya saja,

tetapi lihatlah dari kepedulian dan pengorbanannya

bagi kehidupan di sekitarnya”.

(Penulis, 2007).

“Kasihilah sesamamu manusia seperti dirimu sendiri”.

(Galatia 5 : 15).

“Jangan takut, percaya saja”.

(Markus 5 : 36).

Skripsi ini kupersembahkan kepada:

Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

Ibunda tersayang yang selalu memberikan dorongan serta

doa.

Kekasihku tercinta yang selalu setia mendoakan serta

mendampingiku.

vi

ABSTRAK

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIANBAHAN BAKU

Studi kasus pada PT. PRIMISSIMA YOGYAKARTA

AGUSTINUS SUGIHARTOUNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA2007

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan sistemakuntansi pembelian bahan baku, serta mengetahui keefektivan sistempengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku pada PT.PRIMISSIMA Yogyakarta. Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus.Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, dokumentasi, dankuesioner.

Analisis data dilakukan dengan cara mendeskripsikan sistem akuntansipembelian bahan baku pada PT. PRIMISSIMA, yang meliputi: a) deskripsifungsi-fungsi yang terkait, b) deskripsi prosedur-prosedur, c) deskripsi dokumen-dokumen yang digunakan, d) deskripsi catatan-catatan yang digunakan. Untukmengetahui efektivitas sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansipembelian bahan baku, digunakan attribute sampling dengan model Stop-or-Gosampling untuk pengujian kepatuhan. Dalam pengujian kepatuhan, digunakantingkat keandalan 95% dan tingkat kesalahan maksimum yang dapat diterima(DUPL) sebesar 5%.

Dari pengujian terhadap 60 sampel tidak ditemukan kesalahan, dandiperoleh AUPL sebesar 5%. Oleh karena AUPL = DUPL, maka dapat diambilkesimpulan bahwa sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelianbahan baku PT. PRIMISSIMA sudah efektif.

vii

ABSTRACT

EVALUATION OF PURCHASING ACCOUNTINGSYSTEM OF RAW MATERIAL

Case Study at PT. Primissima Yogyakarta

Agustinus SugihartoSanata Dharma University

Yogyakarta2007

This research aimed to know how the implementation of purchasingsystem of raw material was, and to know the effectiveness of internal controlsystem of the purchasing accounting system of raw material in PT. PRIMISSIMAYogyakarta was. The type of research conducted was case study. The techniquesof data collecting used were interview, documentation, and questionnaire.

The data analysis was conducted by describing the accounting system inraw material buying in PT. PRIMISSIMA, consisting of: a) descriptions of therelated functions, b) descriptions of procedures, descriptions of documents whichwere used, d) descriptions of the records used. To know the effectiveness ofinternal control system of accounting system in raw material buying, the attributesampling by Stop-or-Go sampling model was used to test the compliance. In thecompliance test, it was used the reliability level of 95% and the maximum level offault which was receivable (DUPL) of 5%.

From the result of testing, there were 60 samples which were found nodeviations, and it was gained AUPL of 5%. Thus AUPL=DUPL, therefore it couldbe concluded that the internal control system in accounting system of raw materialbuying in PT. PRIMISSIMA had been effective.

viii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kepada Tuhan atas segala rahmat dan karunia-Nya

sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “EVALUASI

SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN BAKU”.

Skripsi ini diajukan untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar

Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Sanata

Dharma Yogyakarta.

Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak, skripsi ini

tidak mungkin dapat terselesaikan. Pada kesempatan ini penulis dengan segala

rasa syukur ingin menyampaikan rasa terima kasih yang setulus-tulusnya kepada:

1. Drs. Alex Kahu Lantum, M.S. selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

2. Ir. Drs. Hansiadi. Y.H., M.Si., Akt. selaku Ketua Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

3. Drs. Y. P. Supardiyono, M.Si., Akt., selaku Dosen Pembimbing Akademik

Akuntansi kelas D mahasiswa angkatan 2000.

4. Lilis Setiawati, S.E., M.Si., selaku mantan Dosen Pembimbing I yang

telah memberikan bimbingan dan pelajaran yang sangat berharga dalam

hidup saya, serta telah memberikan saran dan masukan-masukan yang

sangat berguna bagi penyusunan skripsi ini.

ix

5. M. Trisnawati Rahayu, S.E., M.Si., Akt. selaku Dosen Pembimbing I

yang telah dengan sabar memberikan bimbingan, saran serta kritikan-

kritikan yang sangat membangun dalam penyusunan skripsi ini.

6. Drs. P. Rubiyatno, M.M., selaku Dosen Pembimbing II yang telah berbagi

pengalaman dengan penulis, serta dengan penuh kesabaran memberikan

bimbingan yang sangat bermanfaat dalam penyusunan skripsi ini.

7. Ir. H. Ibnu Saleh, M.M., selaku Direktur Utama PT. Primissima

Yogyakarta yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk

melakukan penelitian guna penyelesaian skripsi ini.

8. Ishaq Nur Khozain, S.I.P., selaku pembimbing di perusahaan yang telah

membantu penulis dalam perolehan data dalam perusahaan yang sangat

bermanfaat dalam penyusunan skripsi.

9. Ibundaku tercinta beserta seluruh keluargaku yang telah memberikan

dukungannya untuk menyelesaikan skripsi ini.

10. Sahabat-sahabatku Tunjung, Jim, Hugo, Beler, Lereng, Bayu, Ratno, Nia,

Liasiwi, Endang Chinese, Chika Chinese, Wulan, Vika, Tono, Akbar, dan

seluruh teman-teman akuntansi kelas D angkatan 2000.

11. Teman-teman Komunitas “Tikar Pandan” Yogyakarta, Paduan Suara

“Exist Voice” Gereja Santa Theresia Salam, dan “Youth Centre”

Keuskupan Agung Semarang yang selalu setia memberikan doa dan

dorongan demi selesainya skripsi ini.

12. Semua pihak yang telah membantu penyusunan skripsi ini, yang tidak

dapat penulis sebutkan satu persatu.

x

Penulis sangat menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna,

oleh karena keterbatasan kemampuan dan pengetahuan penulis. Maka, penulis

sangat mengharapkan segala masukan baik saran maupun kritikan yang bersifat

membangun demi penyempurnaan skripsi ini. Penulis berharap semoga skripsi ini

dapat bermanfaat bagi semua pihak, dan dapat menambah wawasan bagi para

pembaca.

Yogyakarta, Juni 2007.

Penulis.

xi

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL............................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN................................................................ ii

HALAMAN PENGESAHAN................................................................. iii

HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN..................................... iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA............................ v

ABSTRAK .............................................................................................. vi

ABSTRACT.............................................................................................. vii

HALAMAN KATA PENGANTAR....................................................... viii-x

HALAMAN DAFTAR ISI ..................................................................... xi-iv

HALAMAN DAFTAR TABEL ............................................................. xv

HALAMAN DAFTAR GAMBAR......................................................... xvii

BAB I PENDAHULUAN................................................................... 1

A. Latar Belakang ................................................................... 1

B. Rumusan Masalah .............................................................. 2

C. Tujuan Penelitian ............................................................... 3

D. Manfaat Penelitian ............................................................. 3

E. Sistematika Penulisan ........................................................ 3

xii

BAB II TINJAUAN PUSTAKA.......................................................... 5

A. Sistem Akuntansi ............................................................... 5

1. Pengertian Sistem dan Prosedur................................... 5

2. Pengertian Sistem Akuntansi ....................................... 6

3. Tujuan Umum Penyusunan Sistem Akuntansi............. 7

B. Sistem Pengendalian Intern................................................ 8

1. Pengertian dan Arti Pentingnya Sistem Pengendalian

Intern ............................................................................ 8

2. Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern.................... 9

C. Sistem Akuntansi Pembelian ............................................. 11

1. Arti Penting Sistem Akuntansi Pembelian................... 11

2. Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi

Pembelian..................................................................... 12

3. Prosedur-prosedur Yang Membentuk Sistem

Akuntansi Pembelian .................................................. 13

4. Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen............. 15

5. Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem

Akuntansi Pembelian ................................................. 15

6. Catatan Akuntansi ........................................................ 17

7. Unsur Pengendalian Intern........................................... 18

BAB III METODA PENELITIAN ....................................................... 22

A. Jenis Penelitian................................................................... 22

xiii

B. Tempat dan Waktu Penelitian ............................................ 22

C. Subjek dan Objek Penelitian .............................................. 22

D. Data yang dicari ................................................................. 23

E. Teknik Pengumpulan Data................................................. 23

F. Teknik Pengambilan Sampel.............................................. 24

G. Teknik Analisa Data........................................................... 25

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ............................... 31

A. Sejarah Singkat Perusahaan ............................................... 31

B. Lokasi Perusahaan.............................................................. 32

C. Tujuan Perusahaan ............................................................. 33

D. Aktivitas Perusahaan.......................................................... 33

1. Bahan Baku .................................................................. 33

2. Proses Produksi ............................................................ 34

E. Struktur Organisasi Perusahaan ......................................... 35

BAB V ANALISA DATA DAN PEMBAHASAN............................. 43

A. Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku pada PT.

Primissima.......................................................................... 43

B. Pengujian Kepatuhan Untuk Menguji Efektivitas Struktur

Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Pembelian

Bahan Baku PT. Primissima .............................................. 67

xiv

BAB VI PENUTUP .............................................................................. 76

A. Kesimpulan ........................................................................ 76

B. Keterbatasan Penelitian...................................................... 78

C. Saran................................................................................... 79

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................. 80

LAMPIRAN............................................................................................ 81

LAMPIRAN 1: Daftar pertanyaan .................................................... 81

LAMPIRAN 2: Kuesioner struktur pengendalian intern sistem

akuntansi pembelian bahan baku ........................ 83

LAMPIRAN 3: Tabel-tabel............................................................... 88

LAMPIRAN 4: Nota dalam .............................................................. 89

LAMPIRAN 5: Bukti bank keluar .................................................... 90

LAMPIRAN 6: Slip setoran multi guna............................................ 91

LAMPIRAN 7: Perintah pembelian barang...................................... 92

LAMPIRAN 8: Surat pesanan .......................................................... 93

LAMPIRAN 9: Nota serah terima barang ........................................ 94

LAMPIRAN 10: Kartu stock barang ................................................ 95

LAMPIRAN 11: Kartu persediaan ................................................... 96

LAMPIRAN 12: Surat keterangan penelitian ................................... 97

LAMPIRAN 13: Rekomendasi penggantian dosen pembimbing..... 98

LAMPIRAN 14: Surat pengantar penelitian..................................... 99

xv

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel III.1 Tabel Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian

Kepatuhan .......................................................................... 26

Tabel III.2 Tabel Stop-or-Go Decision ............................................... 26

Tabel III.3 Attribute Sampling Table for Determining Stop-or-Go

Sample Size and Upper Precision Limit Population

Accurrence Rate Based on Sample Result ......................... 27

Tabel V.1 Tabel perbandingan antara teori dan praktek mengenai

struktur organisasi yang diterapkan pada sistem akuntansi

pembelian bahan baku PT. Primissima .............................. 60


sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang diterapkan

pada sistem akuntansi pembelian bahan baku PT.

Primissima.......................................................................... 63


praktik yang sehat yang diterapkan pada sistem akuntansi

pembelian bahan baku PT. Primissima .............................. 65


kompetensi karyawan yang diterapkan pada sistem

akuntansi pembelian bahan baku PT. Primissima.............. 66

xvi

Tabel V.5 Cara pencarian besarnya sampel minimum untuk pengujian

kepatuhan ........................................................................... 69

Tabel V.6 Hasil pemilihan sampel bukti bank keluar PT. Primissima 70

Tabel V.7 Hasil pemeriksaan terhadap bukti bank keluar

PT. Primissima ................................................................... 71

xvii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 4.1 Bagan Struktur Organisasi PT. Primissima......................... 36

Gambar 5.1 Flow chart sistem akuntansi pembelian bahan baku PT.

Primissima.......................................................................... 47

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perkembangan jaman dan perubahan teknologi yang begitu pesat

mendorong banyak perusahaan untuk bertahan dan berkembang dalam

menghadapi persaingan bisnis. Perusahaan harus mampu bersaing untuk

menciptakan produk dengan kualitas yang baik, serta pelayanan yang sangat

memuaskan bagi para konsumennya. Untuk dapat mencapainya, perusahaan

memerlukan sebuah sistem yang baik supaya mempermudah perusahaan dalam

mencapai tujuannya. Salah satunya ialah sistem untuk menangani pencatatan

terjadinya transaksi keuangan di dalam perusahaan yaitu sebuah sistem akuntansi.

Sistem akuntansi mempunyai peranan penting bagi perusahaan. Sistem

akuntansi menghasilkan laporan-laporan yang merupakan informasi bagi manajer

untuk mengetahui jalannya perusahaan, mengetahui perkembangan perusahaan

atau untuk mengetahui hasil keputusan yang ditetapkan sehingga dapat digunakan

sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan lebih lanjut. Sistem

akuntansi yang tidak baik memungkinkan timbulnya ketidakberesan dalam

perusahaan, seperti kecurangan-kecurangan dan penyelewengan-penyelewengan,

yang nantinya akan mengakibatkan kesulitan penyampaian informasi sehingga

manajer mengalami kesulitan dalam pengambilan keputusan.

Di dalam perusahaan manufaktur, salah satu faktor penting yang

memerlukan perhatian secara khusus dalam kegiatan pokok perusahaan adalah

2

pembelian bahan baku. Dari kegiatan pembelian bahan baku ini, diperlukan

sebuah sistem akuntansi untuk dapat menghasilkan laporan dan informasi yang

berguna bagi manajemen perusahaan. Sangat penting bagi perusahaan untuk

memiliki sistem akuntansi pembelian yang baik, oleh karena itu sebuah sistem

perlu dievaluasi setiap periode agar dapat menghasilkan informasi yang berguna

bagi manajemen.

Untuk dapat menghasilkan informasi yang relevan, akurat dan handal,

sangatlah penting bagi manajemen untuk menjalankan sistem pengendalian intern

yang baik. Sistem pengendalian intern tersebut harus diawasi secara terus-

menerus oleh manajemen guna mengetahui apakah sistem akuntansi pembelian

sudah berjalan dengan semestinya. Manajemen secara periodik perlu menilai

kembali sistem akuntansi pembelian untuk menilai kebaikan dan kelemahan

sistem pengendalian intern yang ada. Sistem pengendalian intern yang baik dapat

menekan terjadinya kesalahan dan penyelewengan apabila terjadi, hal ini dapat

diketahui dan diatasi dengan cepat. Berdasarkan penjelasan di atas, maka penulis

mengambil judul “Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku. ”

B. Rumusan Masalah

1. Bagaimana sistem akuntansi pembelian bahan baku yang dilakukan oleh

perusahaan?

2. Apakah sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian bahan

baku sudah efektif?

3

C. Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui sistem akuntansi pembelian bahan baku yang dilaksanakan

perusahaan pada saat ini.

2. Untuk mengetahui efektivitas sistem pengendalian intern dalam sistem

akuntansi pembelian bahan baku pada perusahaan.

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi perusahaan

Perusahaan akan memperoleh informasi mengenai sistem akuntansi pembelian

bahan baku yang berguna bagi perkembangan perusahaan di masa yang akan

datang.

2. Bagi penulis

- Dapat melihat secara langsung penerapan sistem akuntansi pembelian

bahan baku di dalam perusahaan.

- Dapat melihat perbedaan antara teori-teori yang diterima di perkuliahan

dengan praktek sesungguhnya.

3. Bagi pembaca

Dapat menambah pengetahuan pembaca, mengenai bagaimana penerapan

sistem akuntansi pembelian bahan baku dalam perusahaan.

F. Sistematika Penulisan

Bab I PENDAHULUAN

Dalam bab pendahuluan, penulis membahas mengenai latar

belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, dan

manfaat penelitian.

4

Bab II TINJAUAN PUSTAKA

Dalam bab ini, penulis menguraikan hasil kajian pustaka yang

relevan dengan hasil penelitian.

Bab III METODA PENELITIAN

Dalam metoda penelitian, berisi penjelasan mengenai jenis

penelitian, tempat dan waktu penelitian, subjek dan objek

penelitian, data yang dicari, teknik pengumpulan data, teknik

pengambilan sampel, dan teknik analisis data.

Bab IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Dalam bab ini, diuraikan tentang gambaran umum perusahaan yang

meliputi sejarah perusahaan dan struktur organisasi.

Bab V ANALISA DATA DAN PEMBAHASAN

Dalam bab ini, akan dideskripsikan mengenai data yang telah

diperoleh dari perusahaan, yang kemudian dianalisa untuk

mengetahui keefektivan pengendalian intern.

Bab VI PENUTUP

Merupakan bab terakhir dalam penulisan skripsi ini, yang berisi

tentang kesimpulan dari hasil analisa data dan evaluasi data,

keterbatasan penelitian, serta saran-saran untuk diusulkan kepada

manajemen perusahaan.

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Sistem Akuntansi

1. Pengertian Sistem dan Prosedur

Dalam membahas sistem akuntansi perlu dibedakan pengertian

sistem dan prosedur, agar dapat diperoleh gambaran yang jelas mengenai

berbagai sistem yang menghasilkan berbagai macam formulir yang diolah

dalam sistem akuntansi.

Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut polayang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanyamelibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yangdibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksiperusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2001: 5).

Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem

terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan

kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal terdiri dari kegiatan: menulis;

menggandakan; menghitung; memberi kode; mendaftar; memilih

(mensortasi); memindah; dan membandingkan. Kegiatan tersebut

dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku

besar.

6

2. Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi mempunyai peranan penting bagi perusahaan.

Sistem akuntansi menghasilkan laporan-laporan yang merupakan

informasi bagi manajer untuk mengetahui jalannya perusahaan.

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporanyang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasikeuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkanpengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001: 3).

Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi

pokok adalah :

a. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam

terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah media

atau dokumen.

b. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan

untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data

keuangan dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam

jurnal ini adalah formulir.

c. Buku Besar

Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk

meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam

jurnal.

7

d. Buku Pembantu

Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang

merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu

dalam buku besar.

e. Laporan

Hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan.

Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem

akuntansi.

3. Tujuan Umum Penyusunan Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi perlu disusun sedemikian rupa sesuai dengan

kebutuhan pemakainya, sehingga dapat dicapai efisiensi. Pada umumnya

sistem akuntansi disusun untuk dapat memenuhi tiga macam tujuan yaitu

(Narko, 1994: 7):

a. Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan oleh

sistem.

Informasi, khususnya informasi akuntansi dianggap memiliki

kualitas tinggi bila informasi yang bersangkutan: relevan, tepat

waktu, mempunyai daya banding, dapat diuji kebenarannya, mudah

dimengerti dan lengkap.

b. Untuk meningkatkan pengendalian akuntansi dan cek internal.

Sistem akuntansi harus dapat memberi jaminan bahwa informasi

akuntansi yang dihasilkannya dapat diandalkan. Selain itu sistem

akuntansi harus menyediakan catatan-catatan yang lengkap

8

sedemikian rupa sehingga terjamin pertanggungjawaban keamanan

harta milik organisasi.

c. Untuk menekan biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan

akuntansi.

Dalam hal ini harus diingat bahwa tujuan pada butir pertama dan

kedua harus tercapai dengan pertimbangan biaya yang masuk akal.

B. Sistem Pengendalian Intern

1. Pengertian dan Arti Pentingnya Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern mempunyai arti sempit dan arti yang

luas. Dalam arti yang sempit, pengendalian intern meliputi pengecekan

penjumlahan baik mendatar maupun menurun. Pengendalian intern dalam

arti luas, yaitu :

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metodedan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaanorganisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakanmanajemen (Mulyadi, 2001: 163).

Dari definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa pengendalian

intern memiliki empat tujuan, yaitu (Wilkinson, 1993: 198):

a. Menjaga kekayaan perusahaan atau organisasi.

Yaitu sumberdaya yang ada dalam perusahaan, termasuk data

dan informasi.

9

b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

Yaitu menjaga agar data dan informasi bebas dari kesalahan

dan menyediakan hasil yang konsisten bila memproses data

yang serupa.

c. Mendorong efisiensi.

Yaitu mendorong efisiensi di semua operasi perusahaan.

d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

Yaitu mendorong kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur

yang ditetapkan manajemen.

2. Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern

Dalam sistem pengendalian intern, terdapat empat unsur pokok

yaitu (Mulyadi, 2001: 165-170):

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional

secara tegas.

Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian

tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk

untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam

perusahaan manufaktur, kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan

menjual produk. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut

dibentuk beberapa departemen, yang kemudian dibagi-bagi lebih lanjut

menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil. Pemisahan tanggung

jawab fungsional dalam pelaksanaan suatu transaksi dilakukan untuk

membagi tahap transaksi tersebut ke berbagai unit organisasi yang

10

dibentuk, sehingga semua tahap suatu transaksi tidak diselesaikan oleh

satu unit organisasi saja. Dengan demikian dalam pelaksanaan suatu

transaksi terdapat internal check di antara unit organisasi pelaksana.

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan

biaya.

Dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian

wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

Transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki

wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Prosedur

pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan

dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya

suatu organisasi.

c. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi.

Pembagian tanggung jawab fungsional, sistem wewenang dan prosedur

pencatatan yang telah ditetapkan akan terlaksana dengan baik jika

diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam

pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh

perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:

1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya

harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang;

2. Pemeriksaan mendadak;

11

3. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir

oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan

dari orang atau unit organisasi lain;

4. Perputaran jabatan;

5. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak;

6. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan

catatannya;

7. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek

efektifitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang

paling penting. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem

otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan

untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya tergantung kepada

manusia yang melaksanakannya.

C. Sistem Akuntansi Pembelian

1. Arti Penting Sistem Akuntansi Pembelian

Salah satu kegiatan pokok perusahaan manufaktur adalah

mengolah bahan baku menjadi produk jadi. Pengadaan bahan baku dapat

dilakukan oleh perusahaan baik secara tunai maupun secara kredit. Untuk

menangani kegiatan tersebut diperlukan sebuah sistem akuntansi

pembelian. Jika salah satu komponen atau unsur yang terkait dalam sistem

akuntansi pembelian mengalami ketidakberesan, maka akan berpengaruh

12

terhadap komponen atau unsur yang lain, dan akhirnya akan mengganggu

kelangsungan hidup perusahaan.

2. Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Pembelian

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk

pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Fungsi-fungsi yang

terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah (Mulyadi, 2001: 300):

a. Fungsi Gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan

pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan

untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi

penerimaan.

b. Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam

pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada

pemasok yang dipilih.

c. Fungsi Penerimaan

Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan

pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang

diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang

tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung

jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari

transaksi retur penjualan.

13

d. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah

fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem

akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk

mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan

untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar)

yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu

utang sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi

pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk

mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu

persediaan.

3. Prosedur-prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

Dalam melakukan pembelian bahan baku, diperlukan prosedur-

prosedur khusus. Prosedur-prosedur yang membentuk sistem akuntansi

pembelian adalah (Mulyadi, 2001: 301-303):

a. Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan

pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada

fungsi pembelian.

b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat

permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk

memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat

14

pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok

yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh

perusahaan.

c. Prosedur order pembelian

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirim surat order

pembelian kepada pemasok yang dipillih dan memberitahukan

kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya:

fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi

pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan

oleh perusahaan.

d. Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan

mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari

pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang

untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

e. Prosedur pencatatan utang

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-

dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order

pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok)

dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan

dokumen sumber sebagai catatan utang.

15

f. Prosedur distribusi pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi

pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

4. Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen

Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem

akuntansi. Dengan informasi tersebut, membantu pihak manajemen untuk

melakukan pengambilan keputusan yang tepat, dan membuat kebijakan-

kebijakan manajemen. Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari

sistem akuntansi pembelian adalah (Mulyadi, 2001: 303):

a. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali.

b. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.

c. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.

d. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.

e. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.

f. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.

5. Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi Pembelian

Untuk memperlancar aktivitas perusahaan, diperlukan dokumen-

dokumen yang mendukung terjadinya transaksi. Dokumen adalah alat atau

media untuk merekam transaksi yang terjadi pada suatu periode. Dokumen

yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah (Mulyadi, 2001:

303-308):

16

a. Surat permintaan pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang

atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian

melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu

seperti yang disebut dalam surat tersebut. Surat permintaan

pembelian ini biasanya dibuat dua lembar untuk setiap permintaan,

satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip

fungsi yang meminta barang.

b. Surat permintaan penawaran harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi

barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang

menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

c. Surat order pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok

yang telah dipilih.

d. Laporan penerimaan barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan

bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,

spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat

order pembelian.

e. Surat perubahan order

Kadangkala diperlukan perubahan isi surat order pembelian yang

sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa

17

perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi,

penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan

desain atau bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan

kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat

perubahan order pembelian.

f. Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan

transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah

pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan

sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur

mengenai maksud pembayaran.

6. Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi

pembelian adalah (Mulyadi, 2001: 308-310):

a. Register Bukti Kas Keluar

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher

payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat

transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.

b. Jurnal Pembelian

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account

payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat

transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

18

c. Kartu Utang

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account

payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk

mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam

pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable

procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti

kas keluar yang belum dibayar.

d. Kartu persediaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan

untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

7. Unsur Pengendalian Intern

Unsur-unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam

sistem akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok

pengendalian intern akuntansi, yaitu menjaga kekayaan (persediaan)

dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang

akan dibayar), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi

(utang dan persediaan). Unsur pengendalian intern yang digunakan

dalam sistem akuntansi pembelian adalah (Mulyadi, 2001: 312):

A. Organisasi

1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.

2. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.

3. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan

barang.

19

4. Transaksi Pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang,

fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak

ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap

oleh hanya satu fungsi tersebut.

B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

5. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang,

untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi

pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.

6. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau

pejabat yang lebih tinggi.

7. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi

penerimaan barang.

8. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau

pejabat yang lebih tinggi.

9. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar

yang didukung dengan surat order pembelian, laporan

penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.

10. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar

(voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

C. Praktik yang Sehat

11. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.

20

12. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi

pembelian.

13. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi

penerimaan.

14. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga

bersaing dari berbagai pemasok.

15. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan

jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order

pembelian dari fungsi pembelian.

16. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang

diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan

menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya

dengan tembusan surat order pembelian.

17. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan

ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum

faktur tersebut diproses untuk dibayar.

18. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara

periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam

buku besar.

21

19. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan

syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan

untuk memperoleh potongan tunai.

20. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap

“lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan

kepada pemasok.

22

BAB III

METODA PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis Penelitian adalah studi kasus, yaitu penelitian terhadap suatu kasus di

PT. PRIMISSIMA mengenai sistem akuntansi pembelian bahan baku, dan

kesimpulan yang diambil hanya berlaku bagi perusahaan yang diteliti.

B. Tempat dan Waktu Penelitian

1. Tempat penelitian

Penelitian dilakukan pada PT. PRIMISSIMA, yang berkedudukan

di kota Medari, Sleman, Yogyakarta.

2. Waktu penelitian

Penelitian dilaksanakan pada bulan Januari sampai dengan bulan

Maret tahun 2006.

C. Subjek dan Objek Penelitian

1. Subjek Penelitian

Yang menjadi subjek dalam penelitian ini adalah :

a. Pimpinan Perusahaan

b. Bagian Pembelian

c. Bagian Akuntansi

d. Bagian Gudang

e. Bagian Penerimaan

23

2. Objek Penelitian

Yang menjadi objek dalam penelitian ini adalah sistem akuntansi

pembelian bahan baku pada PT. PRIMISSIMA.

D. Data yang dicari

Data yang dicari dalam penelitian ini adalah :

1. Sejarah dan perkembangan perusahaan

2. Struktur organisasi perusahaan

3. Jobs description

4. Dokumen-dokumen yang terkait dengan pembelian bahan baku

5. Prosedur-prosedur yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian

E. Teknik Pengumpulan Data

1. Wawancara.

Wawancara yaitu teknik pengumpulan data secara langsung dengan

mengajukan pertanyaan secara lisan kepada subjek penelitian.

Dalam hubungannya dengan penelitian ini, teknik wawancara pada

dasarnya digunakan untuk mengumpulkan semua data yang

dikumpulkan.

2. Dokumentasi.

Dokumentasi yaitu teknik pengumpulan data dengan melihat secara

langsung catatan-catatan dan atau dokumen-dokumen yang

digunakan oleh perusahaan, khususnya yang berkaitan dengan

penelitian.

24

3. Kuesioner.

Kuesioner yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mengajukan

pertanyaan secara tertulis kepada subjek penelitian

F. Teknik Pengambilan Sampel

1. Menentukan Populasi

Dalam penelitian ini yang menjadi populasi adalah bukti kas keluar

selama tahun 2000. Karena setiap pelunasan utang perusahaan

dilakukan melalui bank, maka dokumen bukti kas keluar

digantikan dengan bukti bank keluar yang merupakan dokumen

sumber dalam pencatatan transaksi pembelian bahan baku setelah

prosedur pelunasan utang dilakukan oleh perusahaan.

2. Menentukan Sampel

Dalam penelitian ini yang menjadi sampel adalah bukti bank keluar

yang diambil secara acak sebanyak 60 sampel. Sampel diambil dari

populasi dengan cara acak (random). Cara ini dimaksudkan agar

setiap anggota populasi memiliki peluang yang sama untuk

menjadi sampel.

3. Menentukan Atribut

Atribut yang digunakan dalam penelitian adalah penggunaan

formulir bernomor urut tercetak, adanya dokumen pendukung,

adanya kesesuaian informasi, dan adanya otorisasi pejabat terkait.

25

G. Teknik Analisis Data

1. Untuk menjawab masalah yang pertama adalah dengan

mendeskripsikan sistem akuntansi pembelian bahan baku yang ada di

perusahaan, yang meliputi:

a. Deskripsi fungsi-fungsi atau bagian-bagian yang terkait dalam

sistem akuntansi pembelian pada perusahaan.

b. Deskripsi prosedur-prosedur dalam sistem akuntansi pembelian

pada perusahaan.

c. Deskripsi dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem

akuntansi pembelian pada perusahaan.

d. Deskripsi catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem

akuntansi pembelian pada perusahaan.

2. Untuk menjawab masalah yang kedua, adalah dengan melakukan

pengujian kepatuhan. Sebelum melakukan pengujian kepatuhan,

peneliti menggunakan kuesioner struktur pengendalian intern untuk

mengumpulkan data agar dapat melakukan pemahaman terlebih dahulu

terhadap struktur pengendalian intern pembelian bahan baku pada

perusahaan. Setelah melakukan pemahaman, pengujian kepatuhan baru

dapat dilakukan. Dalam melakukan pengujian kepatuhan, diperkirakan

akan menjumpai kesalahan yang sangat kecil dalam populasi sehingga

peneliti menggunakan attribute sampling dengan model stop-or-go

sampling. Langkah-langkah dalam metode ini adalah:

26

a. Menentukan desired upper precision limit (DUPL) dan tingkat

keandalan (R %). Dalam hal ini digunakan DUPL sebesar 5% dan

tingkat keandalan 95%.

b. Menggunakan tabel besarnya sampel minimum untuk pengujian

kepatuhan guna menentukan anggota sampel pertama yang akan

diambil.

Tabel III.1 Besarnya Sampel Minimum untuk PengujianKepatuhan

Sampel Size Based on Confidence LevelsDesired UpperPrecision Limit 90 % 95 % 97,5 %

10 %987654321

2427303540486080120240

30343843506075100150300

37424753627493124185370

PERHATIAN:Jika kepercayaan terhadap pengawasan intern cukup besar, umumnya disarankan untuk tidakmenggunakan tingkat keandalan kurang dari 95% dan tidak menggunakan acceptable precisionlimit lebih besar dari 5%. Oleh karena itu, dalam hampir semua pengujian kepatuhan, besarnyasampel harus tidak boleh kurang dari 60 tanpa penggantian.

Sumber: Pemeriksaan Akuntan, Mulyadi 1992.

c. Membuat tabel stop-or-go decision.

Tabel III.2 Tabel Stop-or-Go Decision.

Langkah keBesarnya SampelKumulatif yang

Digunakan

Berhenti JikaKesalahan

Kumulatif yangTerjadi Sama

Dengan

Lanjutkan keLangkah

Berikutnya JikaKesalahan yang

Terjadi SamaDengan

Lanjutkan keLangkah 5 Jika

Kesalahan PalingTidak Sebesar

1234

6096126156

0123

1234

4444


27

d. Evaluasi hasil pemeriksaan terhadap sampel.

Untuk mengevaluasi hasil pemeriksaan terhadap sampel, dilakukan

langkah-langkah sebagai berikut:

- Langkah 1

Jika dalam pemeriksaan terhadap 60 anggota sampel

tersebut peneliti tidak menemukan kesalahan, maka peneliti

menghentikan pengambilan sampel, dan mengambil

kesimpulan bahwa unsur sistem pengawasan intern yang

diperiksa adalah efektif. Pengambilan sampel dihentikan

jika DUPL = AUPL. Pada tingkat kesalahan sama dengan

0, AUPL dihitung dengan rumus:

AUPL = Confidence level factor at desired reliability for occurrence observed

Sample size

Menurut tabel Confidence level factor (lihat Tabel III.3),

pada R% = 95 dan tingkat kesalahan sama dengan 0 adalah

3, maka:

3AUPL = ----------- = 5 %

60

Tabel III.3 Attribute Sampling Table for Determining Stop-or-Go Sample Size and Upper Precision LimitPopulation Accurrence Rate Based on SampleResult.

Confidence LevelsJumlahKesalahan 90 % 95 % 97,5 %

0123

2.43.95.46.7

3.04.86.37.8

3.75.67.38.8


28

Pada tingkat kesalahan sama dengan 0, DUPL = AUPL.

Dapat disimpulkan jika kesalahan yang dijumpai dalam

pemeriksaan terhadap 60 anggota sampel sama dengan 0,

maka unsur sistem pengawasan intern perusahaan adalah

baik, karena AUPL tidak melebihi DUPL.

- Langkah 2

Jika kesalahan yang dijumpai dalam pemeriksaan terhadap

60 anggota sampel tersebut sama dengan 1, maka

Confidence level factor (lihat Tabel III.3) pada R% = 95

adalah sebesar 4,8. Maka:

4,8AUPL = ------------- = 8 %

60

Oleh karena AUPL > DUPL, maka peneliti perlu

mengambil sampel tambahan dengan rumus:

Sample size = Confidence level factor at desired reliability for occurrence observed

DUPL

4,8= -------------- = 96

5 %

- Langkah 3

Jika dalam pemeriksaan terhadap 96 anggota sampel pada

langkah 2 tersebut peneliti menemukan 2 kesalahan atau

penyimpangan, maka peneliti akan mengambil 30 anggota

sampel tambahan sehingga jumlah sampel kumulatif

29

menjadi sebanyak 126. Jika dari 126 anggota sampel

tersebut hanya dijumpai 2 kesalahan, maka:

6,3AUPL = ------------ = 5 %

126

Maka akan diambil kesimpulan bahwa sistem pengawasan

intern perusahaan adalah efektif, dan pengambilan sampel

dihentikan karena AUPL = DUPL.

- Langkah 4

Jika dalam pemeriksaan terhadap 126 anggota sampel pada

langkah 3 tersebut peneliti menemukan 3 kesalahan atau

penyimpangan, maka peneliti akan mengambil 30 anggota

sampel tambahan sehingga jumlah sampel kumulatif

menjadi sebanyak 156. Jika dari 156 anggota sampel

tersebut hanya dijumpai 3 kesalahan maka:

7,8AUPL = --------------- = 5 %

156

Maka akan diambil kesimpulan bahwa sistem pengawasan

intern perusahaan adalah efektif, dan pengambilan sampel

dihentikan karena AUPL = DUPL.

Namun jika dari 156 anggota sampel tersebut peneliti

menemukan 4 kesalahan, maka:

9,2AUPL = -------------- = 5,9 %

156

30

Dalam keadaan ini peneliti beralih ke langkah 5, yaitu

mengambil kesimpulan bahwa unsur pengawasan intern

yang diperiksa tidak dapat dipercaya atau peneliti dapat

menghentikan penelitian.

(Mulyadi, 1992:173-179).

31

BAB IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Primissima didirikan pada tanggal 22 Juni 1971 oleh Notaris

R. Soerojo Wongsowidjojo, SH. Jakarta nomor 31/1971, yang merupakan

patungan (joint venture) antara Pemerintah Republik Indonesia dan

Gabungan Koperasi Batik Indonesia (GKBI) dengan tujuan semula untuk

memenuhi kebutuhan bahan baku batik halus berupa kain Primissima

(mori) yang sebelumnya diimpor dari RRC, India, dan Jepang.

Modal PT. Primissima terdiri atas bantuan (grant) kerajaan

Belanda kepada Pemerintah Indonesia dalam bentuk mesin, yang nilai

mesin tersebut merupakan saham Pemerintah RI (Departemen Keuangan

RI), sedangkan harga tanah, bangunan pabrik, perumahan dinas, dan biaya

pemasangan mesin dari pihak GKBI yang merupakan saham Gabungan

Koperasi Batik Indonesia. Pembangunan dalam rangka Penanaman Modal

Dalam Negeri (PMDN) berdasarkan Peraturan Pemerintah RI Nomor

54/1970, ditetapkan modal dasar sebesar Rp 1.230.000.000,00. yang terdiri

atas saham Negara Republik Indonesia Rp 730.000.000,00. (nilai grant

Belanda NF 8.100.000) dan GKBI sebesar Rp 500.000.000,00

Sesuai perkembangan ekonomi dunia yang kian pesatnya,

pemerintah menganjurkan agar perusahaan tekstil berusaha meningkatkan

kualitas produksinya supaya bisa bersaing dan memasuki pasaran luar

32

negeri (ekspor). Mulai bulan Oktober 1986, hasil produksi PT. Primissima

diekspor untuk pertama kalinya ke Inggris. Awal tahun 1987 produksi PT.

Primissima telah bisa memenuhi kualitas Japan Industry Standard (JIS)

yang merupakan standar internasional paling ketat di bidang tekstil. Tahun

itu juga tujuan ekspor menjadi lebih luas yang meliputi Inggris, Denmark,

Irlandia, USA, Jepang, Perancis, Italia, Korea Selatan, Belgia, dan

Hongkong. Hasil produksi yang telah diekspor kebanyakan adalah kain

Grey dengan kode PS. 115, PS. 214, PS. 217, PS. 219, PS. 310, dan PS.

321 yang dibungkus berdasarkan “Export Standart Packing”.

B. Lokasi Perusahaan

PT. Primissima terletak di Jalan Magelang Km. 15, Medari,

Sleman, Yogyakarta. Perusahaan ini didirikan di atas tanah seluas 74.032

m² dengan luas bangunan 36.300 m². Tanah dan bangunan tersebut

berlokasi di Kelurahan Caturharjo, Kelurahan Trimulyo, dan Kelurahan

Triharjo.

Peranan lokasi adalah sangat penting bagi perusahaan, karena dapat

mempengaruhi kegiatan operasi perusahaan. Faktor-faktor yang

mempengaruhi dalam pemilihan lokasi adalah:

1. Letaknya berada di dekat jalan raya, sehingga mempermudah

komunikasi dan transportasi bagi pengiriman bahan baku maupun

produk yang akan dipasarkan.

2. Perusahaan mudah memperoleh karyawan dari penduduk sekitar.

33

3. Tanah di sekitar pabrik masih luas, sehingga memungkinkan adanya

perluasan pabrik.

4. Letaknya ada di pinggir kota, sehingga mempercepat transportasi

bahan baku dari pelabuhan ke pabrik.

Dengan pertimbangan lokasi yang cukup matang tersebut akan

sangat membantu perusahaan dalam beroperasi dan berproduksi sehingga

tujuan perusahaan dapat tercapai.

C. Tujuan Perusahaan

Setiap badan usaha didirikan untuk mencapai tujuan tertentu.

Demikian juga PT. Primissima yang telah menetapkan tujuannya, yaitu:

1. Mengurangi impor tekstil sekaligus berusaha sedapat mungkin untuk

mengekspor produk tekstil tersebut ke luar negeri.

2. Menciptakan kesempatan lapangan kerja serta turut mengurangi

jumlah pengangguran sekaligus dapat meningkatkan pemasukan atau

pendapatan bagi negara di sektor non-migas.

3. Dengan tidak meninggalkan dasar-dasar ekonomis komersial,

perusahaan mengutamakan penawaran kepada koperasi batik yang

menjadi salah satu pemegang saham perusahaan.

D. Aktivitas Perusahaan

a. Bahan Baku

Kebutuhan bahan baku kapas (cotton) sebanyak kurang lebih

14.000 ball per tahun, sebagian besar diimpor dari USA, Australia, dan

RRC. Di Indonesia sudah ada penghasil kapas, antara lain:

34

1. Ex Kudus, yaitu Jawa Tengah

2. Ex Asem Bagus dan Bondowoso, yaitu Jawa Timur

3. Ex Bulu Kumba, yaitu Sulawesi Selatan

4. Ex Maumere, yaitu Nusa Tenggara Timur

Karena produksi kain PT. Primissima kualitas halus, maka kain

yang dipakai harus memenuhi standar panjang serat 11/8” dan 11/5”.

Dalam memasarkan hasil produksinya, PT. Primissima menggunakan

merk dagang Primissima cap Kereta Kencana dan Gamelan Srimpi,

Primissima cap Adiprima, Voile cap Putri Kipas, dan Berkolin cap

Berkolissima.

b. Proses Produksi

Proses produksi PT. Primissima terbagi menjadi tiga bagian,

yaitu:

1. Departemen Spinning (Unit Pemintalan)

a. Bagian Persiapan

Yaitu bagian yang bertugas mempersiapkan kapas agar dapat

dipintal.

b. Bagian Ring Spinning

Yaitu bagian yang melakukan proses pemintalan benang.

35

2. Departemen Weaving (Unit Pertenunan)

a. Bagian Persiapan Pertenunan

Yaitu bagian yang mempersiapkan benang lusi (benang

memanjang) dan benang pakan (benang melintang).

b. Bagian Pertenunan

Yaitu bagian yang bertugas menenun benang pakan dan benang

lusi sampai menghilangkan grey (kain yang belum diputihkan).

3. Bagian Grey Finishing

Bagian ini bertugas untuk memeriksa, melipat, mencatat panjang

grey, dan melakukan perbaikan cacat panjang grey.

E. Struktur Organisasi Perusahaan

PT. Primissima dipimpin oleh Dewan Direksi, yaitu Direktur

Utama, Direktur Produksi, Direktur Komersial, dan Direktur Administrasi

dan Keuangan. Selain itu, pengawasan dilaksanakan oleh Dewan

Komisaris dan empat anggota Komisaris. Adapun struktur organisasi PT.

Primissima dapat dilihat pada halaman berikut ini:

36

BAGAN STRUKTUR ORGANISASI PT. PRIMISSIMABerdasarkan SK Direksi No. 377/SK/1997

Sumber: PT. PRIMISSIMA Yogyakarta.

Gambar 4.1 Bagan Struktur Organisasi PT. Primissima

DIREKTURUTAMA

DIREKTURADM. & KEU.

DIREKTURKOMERSIAL

DIREKTURPRODUKSI

Sekretariat Dept.Personalia

Dept.Akt. & Keu

Dept.Komersial

Dept.Pemintalan

Dept.Pertenunan

Dept.Teknik Umum S P I

Satpam

Kepegawaia

n

Kesejahtera

andan

Diklat

Keuangan

Akuntansi

PPK

Staf SPIbidang

OP

Logistik

GreyFinish

ing

Utility

Pemasaran

Produksi

unit I /II

Pemeliharaa

n

Penyimpana

n

ProduksiunitIII

Produksi

unit I /II

ProduksiunitIII

Pemeliharaa

n

Listrik

Bangunan

StafSPI

bidangAK

StafSPIbidang

Org

StafSPI

bidangkomp.& Inf

37

Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Dewan Direksi dan

departemen-departemen yang ada pada PT. Primissima adalah sebagai

berikut:

1. Direktur Utama

a. Tugas Pertanggungjawaban

- Bertanggungjawab menetapkan kebijakan umum perusahaan.

- Mengatur dan mengarahkan kegiatan direktorat-direktorat.

- Mengendalikan semua kegiatan untuk pencapaian tujuan.

b. Tugas dan Wewenang

- Mengatur dan mengarahkan kegiatan direktorat-direktorat.

- Mengendalikan kegiatan perusahaan.

- Menetapkan kebijakan umum perusahaan dalam kaitannya

dengan penyusunan rencana kerja, rencana anggaran

pendapatan dan belanja perusahaan.

2. Direktur Administrasi dan Keuangan


Bertanggungjawab membantu direktur utama dalam penyediaan

kebutuhan tenaga kerja dan urusan-urusan lain yang menyangkut

kebijaksanaan umum perusahaan di bidang perijinan serta

membantu menyusun rencana anggaran belanja perusahaan.


- Merencanakan kebutuhan tenaga kerja dengan segala

konsekuensinya.

38

- Mewakili direksi dalam urusan dengan pemerintah atau

departemen terkait.

- Mengatur keuangan perusahaan untuk kelancaran operasi

perusahaan.

- Membuat laporan keuangan.

3. Direktur Komersial


Bertanggungjawab mengendalikan departemen komersial dan

mengelola bagian logistik, pemesanan barang dan penyimpanan

barang.


- Menyediakan segala kebutuhan perusahaan baik bahan baku,

bahan pembantu, sparepart, dan kebutuhan langsung untuk

departemen komersial.

- Merencanakan pemasaran produk untuk mencukupi dan

merealisasi anggaran dan pendapatan perusahaan.

4. Direktur Produksi


Bertanggungjawab dan menyusun kebijaksanaan umum

perusahaan, rencana pengendalian di bidang produksi.


- Merencanakan kebutuhan tenaga kerja direktorat produksi.

- Membuat rencana anggaran belanja produksi.

39

- Bersama-sama dengan direktur komersial merencanakan

produksi yang sesuai dengan permintaan pasar.

5. Departemen Personalia


Bertanggungjawab untuk mengelola dan merencanakan

kebutuhan tenaga kerja dengan segala konsekuensinya.


- Menyusun rencana kebutuhan personil perusahaan.

- Mengelola sistem penggajian dan jaminan sosial karyawan.

- Mengatur kerja, menyusun mutasi, promosi, dan penilaian

kinerja perusahaan.

6. Departemen Keuangan


Bertanggungjawab mengendalikan keuangan perusahaan dan

pembuatan laporan pertanggungjawaban keuangan perusahaan.


- Menyusun dan melaporkan posisi keuangan secara berkala.

- Menyusun inventarisasi kekayaan perusahaan.

- Mengelola keuangan perusahaan untuk kelancaran operasi

perusahaan.

40

7. Departemen Pemintalan (Spinning)


Bertanggungjawab dalam pelaksanaan dan pengamanan

kebijaksanaan perusahaan dalam memproduksi barang

departemen weaving.


- Merencanakan kebutuhan bahan baku kapas, bahan penolong,

sparepart, barang teknik dan tenaga kerja di departemen

weaving.

- Merencanakan pemeliharaan, renovasi, perbaikan mesin di

departemen spinning.

- Merencanakan produksi dari tiap-tiap macam produk.

- Bersama-sama dengan direktur produksi merencanakan

produksi yang sesuai dengan permintaan pasar.

8. Departemen Pertenunan (Weaving)


Bertanggungjawab dalam pelaksanaan produksi utama (kain

cambrics) sesuai rencana perusahaan dari direktur produksi dan

personalia.


- Memproses barang dari departemen spinning.

- Merencanakan kebutuhan tenaga kerja, bahan penolong,

sparepart, teknik pada departemen weaving.

41

- Merencanakan pemeliharaan, perawatan dan renovasi

departemen weaving.

9. Departemen Teknik Umum


Bertanggungjawab dalam perencanaan dan penyediaan tenaga

kerja, pemeliharaan, rehabilitasi dan pemasangan instalasi baru

dalam rangka pelaksanaan kebijakan umum perusahaan.


- Mengawasi kegiatan mesin-mesin, reparasi dan penyediaan

tenaga listrik perusahaan.

- Menyelenggarakan kebutuhan suku cadang alat proses

produksi.

- Merencanakan dan menyelenggarakan perawatan, perbaikan,

dan penyempurnaan bangunan.

10. Staf Pemeriksaan Intern (SPI)


Bertanggungjawab dalam penilaian, pengawasan intern dalam

rangka mengamankan kebijaksanaan umum direksi berdasarkan

standar-standar, prosedur-prosedur yang telah ditetapkan apakah

terdapat penyimpangan, sesuai atau tidak dengan yang telah

ditetapkan atau apakah terdapat hambatan-hambatan dalam

perusahaan.

42


- Mengkoordinir kepala bagian-kepala bagian dalam

pengawasan pelaksanaan pengawasan intern.

- Menganalisa dan mengevaluasi perusahaan di segala aspek

kegiatan.

- Memberikan saran dan informasi hasil pengawasan pada

direktur utama.

43

BAB V

ANALISA DATA DAN PEMBAHASAN

A. Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku pada PT Primissima.

1. Deskripsi fungsi-fungsi atau bagian-bagian yang terkait dalam sistem

akuntansi pembelian bahan baku PT. Primissima

Dalam melakukan pembelian bahan baku, fungsi atau bagian yang terkait

adalah:

a. Bagian Gudang

Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian kepada bagian

pembelian ketika persediaan di gudang menunjukkan jumlah

pemesanan kembali. Bagian gudang juga berfungsi untuk menerima

barang sekaligus melakukan pemeriksaan kualitas dan perhitungan

fisik atas barang-barang yang diterima dengan cara menghitung,

menimbang, atau dengan cara yang lain, kemudian menandatangani

surat pengantar (faktur) dari pemasok. Bagian gudang bertugas

menyimpan barang dan melakukan pencatatan atas barang dalam kartu

kartu stock barang.

b. Bagian Pembelian

Bagian pembelian, berfungsi untuk mendapatkan informasi mengenai

harga barang, menentukan atau memilih pemasok, serta membuat surat

pesanan sesuai dengan yang tercantum dalam perintah pembelian

44

barang. Selain itu, bagian ini juga bertugas membuat nota serah terima

barang berdasarkan surat pengantar (faktur) dari pemasok ketika

barang dikirim ke gudang perusahaan.

c. Bagian Akuntansi (Urusan Persediaan dan Urusan Utang)

Bagian akuntansi urusan persediaan, mengisi kartu persediaan dengan

menghitung harga pokok persediaan serta menyelenggarakan jurnal

berdasarkan tembusan nota serah terima barang yang diterima dari

bagian pembelian.

Bagian akuntansi urusan utang, mengisi buku tambahan utang

berdasarkan tembusan nota serah terima barang dari bagian pembelian.

d. Bagian SPI Bidang Akuntansi

Bagian SPI bidang akuntansi bertugas melakukan pengamatan

terhadap aktivitas bagian akuntansi serta mengawasi jalannya

kepatuhan terhadap prosedur yang ada, supaya tidak terjadi kesalahan

dan penyelewengan yang merugikan perusahaan.

Berdasarkan fungsi atau bagian yang terkait dalam pelaksanaan

sistem akuntansi pembelian bahan baku di PT. Primissima, secara garis

besar sudah sesuai dengan teori yang mendasarinya. Namun pada PT.

Primissima, bagian gudang merangkap fungsi penerimaan sekaligus

penyimpanan. Dengan adanya bagian SPI bidang akuntansi diharapkan

dapat mencegah terjadinya penyelewengan dan menjaga kepatuhan

terhadap prosedur yang ada.

45

2. Deskripsi prosedur-prosedur dalam sistem akuntansi pembelian bahan

baku PT. Primissima

a. Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini bagian gudang mengajukan permintaan pembelian

kepada bagian pembelian, dengan cara membuat perintah pembelian

barang dengan persetujuan kepala bagian gudang. Kemudian perintah

pembelian barang ini dikirim ke bagian pembelian.

b. Prosedur permintaan harga dan pemilihan pemasok

Dalam prosedur ini bagian pembelian tidak mengirimkan surat

permintaan harga. Hal ini dikarenakan perusahaan sudah terikat

kontrak dengan pemasok dan sudah menjadi pelanggan tetap. Setiap

kali kontrak sudah habis, perusahaan memperpanjang kontrak tersebut.

Ketika ada perubahan tentang harga barang, perusahaan akan dikirimi

surat penawaran harga dari pemasok. Jika ada penawaran-penawaran

dari pemasok baru yang masuk, bagian pembelian menyeleksinya,

baik mengenai kualitas, kuantitas, maupun pemasok dengan harga

yang rendah. Setelah menyeleksi penawaran-penawaran dari para

pemasok, bagian pembelian memilih salah satu pemasok yang

memenuhi syarat dan melakukan kontrak.

c. Prosedur order pembelian

Dalam prosedur ini bagian pembelian mengirimkan surat pesanan

kepada pemasok berdasarkan perintah pembelian barang dari bagian

gudang.

46

d. Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini bagian gudang menerima barang disertai dengan

surat pengantar dari pemasok. Pada saat menerima barang, bagian

gudang melakukan perhitungan fisik dan melakukan pemeriksaan

kualitas atas barang yang diterimanya untuk mencocokkan apakah

sudah sesuai dengan pesanan. Jika semua sudah sesuai dengan

pesanan, selanjutnya surat pengantar ditandatangani dan dikirimkan ke

bagian pembelian untuk dibuatkan nota serah terima barang. Setelah

itu barang dimasukkan ke gudang dan kepala bagian gudang

menandatangani nota serah terima barang tersebut.

e. Prosedur pencatatan utang

Dalam prosedur ini, berdasarkan nota serah terima barang dari bagian

pembelian, bagian akuntansi urusan persediaan mencatatnya ke dalam

kartu persediaan dan kemudian menjurnalnya dalam jurnal penerimaan

barang. Selanjutnya nota serah terima barang diserahkan ke bagian

akuntansi urusan utang, dan dicatat ke dalam buku tambahan utang.

Berdasarkan jaringan prosedur yang membentuk sistem

akuntansi pembelian di PT. Primissima, dapat diketahui bahwa

pelaksanaannya sudah sesuai dengan teori yang mendasarinya disesuaikan

dengan keadaan dan kondisi di perusahaan. Dalam pemilihan pemasok

umumnya perusahaan lebih mengutamakan pada unsur kepercayaan.

Dalam menerima barang sampai dengan penyimpanannya, hanya

dilakukan oleh satu bagian yaitu bagian gudang. Pencatatan utang

47

dilakukan oleh bagian akuntansi. Jaringan prosedur yang ada di PT.

Primissima ini sudah dilaksanakan dengan baik, sehingga pengendalian

internnya juga dapat dilaksanakan dengan baik.

Untuk memperoleh gambaran yang lebih jelas mengenai

deskripsi prosedur-prosedur dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku

PT. Primissima, akan dijelaskan lebih lanjut melalui bagan alir (flow

chart) sebagai berikut:

Bagian Gudang

Mulai

Membuat PPB

4

3

2

PPB 1

1 32T

5

Surat Pesanan 3

Dari Pemasok

Surat Pengantar

Memeriksa barang

dan mencocokkan

dengan surat

pesanan

Menandatangani

Surat Pengantar

Surat Pengantar*

Surat Pesanan 3

T6

7

Mencatat ke

dalam Kartu

Stock Barang

Menandatangani NSTB

dan memasukkan

barang ke gudang

T

Catatan:PPB = PerintahPembelian Barang

NSTB = Nota Serah Terima Barang

Kartu Stock

Barang

Menerima barang

dari pemasok yang

disertai dengan

Surat Pengantar4

3

2

NSTB 1

4

3

2

NSTB* 1

8

Gambar 5.1 Flow chart sistem akuntansi pembelian bahan baku PT. Primissima.

48

Bagian Pembelian

PPB 1

1

Membuat Surat

Pesanan

PPB 1

4

3

2

Surat Pesanan 1

Dikirimke

pemasok4 5 7

T

6

Surat Pengantar*

Membuat

NSTB

Surat Pengantar

4

3

2

NSTB 1

T

Catatan:PPB =PerintahPembelianBarangNSTB =NotaSerahTerimaBarang

4

3

NSTB* 2

8

9 10T

MenerimaNSTB

yangtelahditanda

tangani dari bagian

gudang

Gambar 5.1 Flow chart sistem akuntansi pembelian bahan baku PT. Primissima (lanjutan).

49

NSTB* 2PPB 2

Mencocokkan PPB

dan NSTB*

PPB 2

NSTB* 2

11T

92

Kartu

Persediaan

Mencatat dalam

Kartu PersediaanJurnal

Buku Besar

Bagian Akuntansi Urusan Persediaan

Catatan:PPB = Perintah Pembelian BarangNSTB = Nota Serah Terima Barang


50

Surat Pesanan 2

NSTB* 2

114

Mencocokkan Surat

Pesanan dengan

NSTB*, kemudian

mencatat dalam buku

tambahan utang

Surat Pesanan 2

NSTB* 2

T

Buku

tambahan

utang

Bagian Akuntansi Urusan Utang


Catatan:NSTB = Nota Serah Terima Barang

51

PPB 3 NSTB* 3

3 10

Mencocokkan dan

melakukan pengawasan

NSTB* 3

PPB 3

T

Selesai

Bagian SPI bidang Akuntansi

Catatan:PPB = Perintah Pembelian BarangNSTB = Nota Serah Terima Barang

Gambar 5.1 Flow chart sistem akuntansi pembelian bahan baku PT. Primissima

(lanjutan).

52

Deskripsi bagan alir dalam prosedur pembelian bahan baku pada PT.

Primissima adalah sebagai berikut:

1. Bagian Gudang

a. Saat mengajukan permintaan pembelian

1) Membuat perintah pembelian barang rangkap 4

2) Menyerahkan perintah pembelian barang 1 ke bagian

pembelian

3) Menyerahkan perintah pembelian barang 2 ke bagian akuntansi

urusan persediaan

4) Menyerahkan perintah pembelian barang 3 ke bagian SPI

bidang akuntansi

5) Mengarsipkan perintah pembelian barang 4 berdasarkan urutan

tanggal

b. Saat bagian pembelian membuat surat pesanan

1) Menerima surat pesanan 3 dari bagian pembelian

c. Saat barang dikirim oleh pemasok

1) Menerima barang dari pemasok disertai dengan surat pengantar

(faktur)

2) Memeriksa dan mencocokkan barang yang dikirim dengan

surat pesanan 3

3) Menandatangani surat pengantar dari pemasok

53

4) Menyerahkan surat pengantar dari pemasok ke bagian

pembelian

5) Mengarsipkan surat pesanan 3 berdasarkan urutan tanggal

d. Setelah surat pengantar diserahkan ke bagian pembelian

1) Menerima nota serah terima barang rangkap 4 dari bagian

pembelian

2) Menandatangani nota serah terima barang tersebut, dan

memasukkan barang ke gudang

3) Mencatat ke dalam kartu stock barang

4) Mengarsipkan nota serah terima barang 1 berdasarkan urutan

tanggal

5) Menyerahkan nota serah terima barang 2, 3, 4, ke bagian

pembelian

2. Bagian Pembelian

a. Saat ada permintaan pembelian

1) Menerima perintah pembelian barang 1 dari bagian gudang

2) Membuat surat pesanan rangkap 4

3) Menyerahkan surat pesanan 1 kepada pemasok

4) Menyerahkan surat pesanan 2 ke bagian akuntansi urusan utang

5) Menyerahkan surat pesanan 3 ke bagian gudang

6) Mengarsipkan surat pesanan 4 dan perintah pembelian barang

berdasarkan urutan tanggal

54

b. Saat barang dikirim oleh pemasok

1) Menerima surat pengantar dari pemasok saat barang dikirim

oleh pemasok dari bagian gudang

2) Membuat nota serah terima barang rangkap 4

3) Menyerahkan nota serah terima barang rangkap 4 ke bagian

gudang untuk ditanda tangani

4) Mengarsipkan surat pengantar dari pemasok berdasarkan

urutan tanggal

c. Setelah nota serah terima barang ditanda tangani

1) Menerima nota serah terima barang 2, 3, dan 4 dari bagian

gudang

2) Menyerahkan nota serah terima barang 2 ke bagian akuntansi

urusan persediaan

3) Menyerahkan nota serah terima barang 3 ke bagian SPI bidang

akuntansi

4) Mengarsipkan nota serah terima barang 4 berdasarkan urutan

tanggal

3. Bagian Akuntansi Urusan Persediaan

a. Saat terjadi permintaan pembelian


b. Setelah barang diterima

1) Menerima nota serah terima barang 2 dari bagian pembelian

55

2) Mencocokkan perintah pembelian barang dengan nota serah

terima barang

3) Mencatat dalam kartu persediaan

4) Membuat jurnal penerimaan barang

5) Memposting ke buku besar

6) Mengarsipkan perintah pembelian barang 2 berdasarkan urutan

tanggal

7) Menyerahkan nota serah terima barang 2 ke bagian akuntansi

urusan utang

4. Bagian Akuntansi Urusan Utang

a. Saat bagian pembelian membuat surat pesanan

1) Menerima surat pesanan 2 dari bagian pembelian


1) Menerima nota serah terima barang 2 dari bagian akuntansi

urusan persediaan

2) Mencocokkannya dan mencatat dalam buku tambahan utang

3) Mengarsipkan surat pesanan 2 dan nota serah terima barang 2

berdasarkan urutan tanggal

5. Bagian SPI Bidang Akuntansi

a. Saat terjadi permintaan pembelian



1) Menerima nota serah terima barang 3 dari bagian pembelian

56

2) Mencocokkan dan melakukan pengawasan

3) Mengarsipkan perintah pembelian barang 3 dan nota serah

terima barang 3 berdasarkan urutan tanggal

3. Deskripsi dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi

pembelian bahan baku PT. Primissima

a. Perintah Pembelian Barang

Digunakan untuk mengajukan permintaan pembelian barang yang

dibutuhkan untuk proses produksi yang ditujukan kepada bagian

pembelian. Dokumen ini adalah pengganti surat permintaan

pembelian.

b. Surat pesanan

Digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih

dan memenuhi syarat. Dokumen ini adalah pengganti surat order

pembelian.

c. Surat pengantar (faktur) dari pemasok

Dokumen ini memuat informasi mengenai barang yang dikirim, dan

diterima bersamaan dengan dikirimnya barang di gudang oleh

pemasok.

d. Nota serah terima barang

Dokumen ini dibuat dan dikirim oleh bagian pembelian sebagai

perintah kepada bagian gudang untuk memasukkan barang ke gudang.

Dokumen ini adalah pengganti laporan penerimaan barang.

57

e. Bukti bank keluar

Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi urusan kassa sebagai bukti

pembayaran utang kepada pemasok melalui transfer bank. Dokumen

ini merupakan dokumen pengganti bukti kas keluar.

Berdasarkan dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi

pembelian bahan baku PT. Primissima sudah sesuai dengan teori yang

mendasarinya, namun disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Setiap

dokumen yang dikeluarkan harus ditanda tangani oleh pejabat yang

mempunyai wewenang tersebut, sehingga pemakaiannya dapat

dipertanggung jawabkan dengan baik.

4. Deskripsi catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi

pembelian bahan baku PT. Primissima

a. Kartu stock barang

Diisi oleh bagian gudang sesuai dengan perubahan jumlah barang yang

masuk maupun keluar. Pada saat jumlah barang menunjukkan angka

mendekati angka persediaan minimum, hal ini digunakan sebagai dasar

untuk mengajukan permintaan pembelian.

b. Kartu persediaan

Digunakan oleh bagian akuntansi urusan persediaan untuk mencatat

penerimaan barang pada kolom mutasi tambah serta mencatat harga

pokok persediaan.

58

c. Jurnal

Diselenggarakan oleh bagian akuntansi urusan persediaan, yaitu

dengan mendebet perkiraan “Persediaan barang” dan pada sisi kredit

perkiraan “Utang kepada pemasok”.

d. Buku tambahan utang

Digunakan oleh bagian akuntansi urusan utang untuk mencatat utang

yang terjadi atas pembelian barang.

Berdasarkan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem

akuntansi pembelian bahan baku di PT. Primissima secara garis besar

dapat dikatakan sudah sesuai dengan teori yang mendasarinya, dan

disesuaikan dengan kondisi perusahaan.

Unsur pengendalian intern yang terdapat dalam sistem akuntansi

pembelian adalah untuk mencapai tujuan pokok dari struktur pengendalian

intern yaitu untuk menjaga kekayaan, menjamin ketelitian dan keandalah data,

mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Informasi

mengenai struktur pengendalian intern pada PT. Primissima diperoleh melalui

kuesioner struktur pengendalian intern sistem akuntansi pembelian bahan

baku.

Unsur pengendalian intern PT. Primissima yang dipelajari untuk

mengetahui pengendalian intern perusahaan adalah:

59

1. Organisasi

Dalam struktur organisasi sistem akuntansi pembelian bahan baku PT.

Primissima sudah terdapat pemisahan fungsi pencatatan, penerimaan,

dan pelaksanaan.

a. Bagian pembelian terpisah dari bagian penerimaan barang

Bagian pembelian bertanggung jawab melaksanakan kegiatan

pembelian yang dimulai dari menerima perintah pembelian

barang dari bagian gudang yang digunakan sebagai dasar dalam

membuat surat pesanan untuk dikirim kepada pemasok, sampai

dengan membuat nota serah terima barang berdasarkan surat

pengantar dari pemasok pada saat barang dikirim. Sedangkan

bagian penerimaan barang bertanggung jawab menerima barang

dan memeriksa kuantitas serta kualitas barang yang diterima.

b. Bagian pembelian terpisah dari bagian akuntansi

Bagian pembelian bertugas melakukan pembelian atas barang

yang dibutuhkan untuk proses produksi. Sedangkan bagian

akuntansi bertanggung jawab melaksanakan pencatatan atas

terjadinya transaksi pembelian dan pencatatan terhadap

persediaan bahan baku perusahaan.

c. Bagian penerimaan barang terpisah dari bagian penyimpanan

barang

60

Bagian penerimaan barang tidak terpisah dari bagian

penyimpanan barang. Bagian gudang melakukan fungsi

penerimaan maupun fungsi penyimpanan, sehingga terjadi

perangkapan fungsi. Hal ini disesuaikan dengan kebutuhan

perusahaan.

d. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh lebih dari satu

orang atau satu unit organisasi

Perusahaan melibatkan beberapa unit organisasi dalam

malaksanakan transaksi pembelian. Unit-unit atau bagian yang

terkait yaitu: bagian pembelian, bagian gudang, bagian akuntansi

(urusan persediaan dan urusan utang), dan bagian internal audit

bidang akuntansi.

Untuk memperjelas uraian analisa tentang struktur organisasi akan

ditunjukkan dengan tabel V.1 berikut ini:

Tabel V.1Tabel perbandingan antara teori dan praktek mengenai strukturorganisasi yang diterapkan pada sistem akuntansi pembelian bahanbaku PT. Primissima

PraktekNo. Teori Struktur Organisasi

Ya Tidak

1Apakah fungsi pembelianterpisah dari fungsi penerimaan?

V

2 Apakah fungsi pembelianterpisah dari fungsi akuntansi?

V

3Apakah fungsi penerimaanterpisah dari fungsi penyimpananbarang?

V

4Apakah transaksi pembeliandilaksanakan oleh fungsi gudang,fungsi pembelian, fungsipenerimaan, fungsi akuntansi?

V

61

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem

akuntansi pembelian bahan baku yang diterapkan oleh PT. Primissima

sudah sesuai dengan teori, dan telah dilaksanakan dengan baik sesuai

dengan kondisi perusahaan.

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan.

Sistem otorisasi sangat diperlukan bagi perusahaan dalam menjaga

dokumen keuangannya agar tidak mudah disalahgunakan. Setiap

terjadi transaksi dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur

pencatatan tertentu.

a. Surat permintaan pembelian diotorisasi bagian gudang

Jika jumlah persediaan bahan baku mendekati angka batas

minimum, maka bagian gudang mengajukan permintaan

pembelian dengan membuat perintah pembelian barang yang

ditujukan untuk bagian pembelian. Perintah pembelian barang ini

diotorisasi oleh kepala gudang.

b. Surat order pembelian diotorisasi oleh bagian pembelian

Bagian pembelian menerima perintah pembelian barang dari

bagian gudang, dan membuat surat pesanan yang diotorisasi oleh

kepala bagian pembelian untuk dikirim ke pemasok.

c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh bagian penerimaan

Pada saat pemasok mengirim barang disertai surat pengantar ke

perusahaan, bagian gudang memeriksa kuantitas maupun kualitas

barang yang dikirim. Jika sudah sesuai pesanan, maka bagian

62

gudang menandatangani surat pengantar tersebut dan

mengirimkannya ke bagian pembelian. Bagian pembelian

menerima surat pengantar tersebut dan langsung membuatkan

nota serah terima barang dengan otorisasi kepala bagian

pembelian, agar barang dimasukkan ke gudang.

d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh pejabat yang lebih tinggi

Berdasarkan memo (nota dalam) yang diterbitkan oleh

departemen komersial, maka bagian akuntansi mengirimkan

perintah transfer kepada bank. Setelah transfer diproses,

tembusan slip transfer bank digunakan untuk pembuatan bukti

bank keluar oleh bagian akuntansi urusan kassa. Bukti bank

keluar adalah pengganti bukti kas keluar yang dipakai sebagai

dasar pencatatan terjadinya transaksi pembelian.

e. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar

beserta dokumen pendukungnya.

Terjadinya utang yang menyebabkan bertambahnya kewajiban

perusahaan diakui dan dicatat berdasarkan dokumen bukti bank

keluar. Bukti bank keluar ini dibuat berdasarkan surat pesanan,

nota serah terima barang, dan faktur dari pemasok.

f. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi dilakukan oleh bagian

akuntansi

Pencatatan ke dalam kartu persediaan dan buku tambahan utang

dilakukan oleh bagian akuntansi setelah menerima tembusan

63

surat pesanan dan tembusan nota serah terima barang dari bagian

pembelian.

Penjelasan mengenai uraian tersebut dapat dilihat pada tabel V.2

berikut ini:

Tabel V.2Tabel perbandingan antara teori dan praktek mengenai sistem otorisasidan prosedur pencatatan yang diterapkan pada sistem akuntansipembelian bahan baku PT. Primissima

PraktekNo.

Teori Sistem Otorisasi danProsedur Pencatatan Ya Tidak

5Apakah surat permintaanpembelian diotorisasi oleh fungsigudang?

V

6Apakah surat order pembeliandiotorisasi oleh fungsipembelian?

V

7Apakah laporan penerimaanbarang diotorisasi oleh fungsipenerimaan barang?

V

8Apakah bukti kas keluardiotorisasi oleh fungsi akuntansiatau pejabat yang lebih tinggi?

V

9Apakah pencatatan terjadinyautang didasarkan pada bukti kaskeluar beserta dokumenpendukungnya?

V

10Apakah pencatatan ke dalamcatatan akuntansi diotorisasi olehfungsi akuntansi?

V

Berdasarkan uraian tersebut dapat diketahui bahwa pelaksanaan sistem

pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku

pada PT. Primissima telah ditetapkan sesuai dengan fungsi dan

tanggungjawab dari masing-masing bagian, sehingga pelaksanaannya

sudah terkoordinasi dengan baik antar bagian.

64

3. Praktik yang sehat

Penggunaan formulir dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku

yang dilakukan dengan koordinasi lebih dari satu bagian dapat

mencegah adanya praktek yang tidak sehat dalam suatu perusahaan.

a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggung jawabkan

Dalam aktivitas pembelian bahan baku, perusahaan telah

menggunakan surat pesanan dan nota serah terima barang dengan

nomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan.

b. Barang diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika telah

menerima tembusan surat order pembelian dari bagian

pembelian.

Saat barang dikirim oleh pemasok, barang diperiksa oleh bagian

gudang setelah menerima tembusan surat pesanan dari bagian

pembelian.

c. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang

diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan

membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

Bagian gudang melakukan pemeriksaan barang yang diterima

dari pemasok dengan cara menghitung dan membandingkannya

dengan tembusan surat pesanan.

d. Terdapat pengecekan harga, dan ketelitian perkalian dalam faktur

dari pemasok sebelum dibayar.

65

Sebelum faktur diproses untuk dibayar, bagian akuntansi

melakukan pengecekan terhadap harga, dan ketelitian perkalian

dalam faktur dari pemasok.

e. Buku pembantu utang direkonsiliasi dengan rekening utang

dalam buku besar.

Setiap akhir bulan, bagian akuntansi mencocokkan saldo semua

buku tambahan utang dengan saldo buku besar rekening utang.

Penjelasan mengenai uraian tersebut dapat dilihat pada tabel V.3

berikut ini:

Tabel V.3Tabel perbandingan antara teori dan praktek mengenai praktik yangsehat yang diterapkan pada sistem akuntansi pembelian bahan bakuPT. Primissima

PraktekNo. Teori Praktik yang sehat

Ya Tidak

11Apakah formulir bernomor uruttercetak dan pemakaiannyadipertanggung jawabkan?

V

12Apakah barang diperiksa danditerima jika telah menerimatembusan surat order pembelian?

V

13

Apakah fungsi penerimaanmemeriksa barang dengancara menghitung danmembandingkannya dengantembusan surat order pembelian?

V

14Apakah ada pengecekan hargadan ketelitian perkalian sebelumfaktur diproses untuk dibayar?

V

15Apakah buku pembantu utangdirekonsiliasi dengan rekeningkontrol utang dalam buku besar?

V

16Apakah pembayaran fakturdilakukan sesuai dengan syaratpembayaran?

V

66

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang

paling penting. Perusahaan mampu menghasilkan pertanggung

jawaban keuangan yang dapat diandalkan jika memiliki karyawan

yang kompeten dan jujur. Untuk memiliki karyawan yang kompeten

dan jujur, PT. Primissima melakukan:

a. Seleksi calon karyawan

Perusahaan melakukan seleksi calon karyawan berdasarkan

syarat-syarat tertentu sesuai dengan jabatan yang akan diduduki.

b. Pengembangan pendidikan karyawan

Pengembangan kemampuan karyawan dilakukan melalui

pendidikan maupun pelatihan sesuai dengan perkembangan dan

tuntutan jabatannya.

Penjelasan uraian tersebut dapat dilihat pada tabel V.4 berikut ini:

Tabel V.4Tabel perbandingan antara teori dan praktek mengenai kompetensikaryawan yang diterapkan pada sistem akuntansi pembelian bahanbaku PT. Primissima

PraktekNo. Teori Kompetensi karyawan

Ya Tidak

17Apakah perekrutan pegawaiberdasarkan seleksi?

V

18Apakah calon pegawai harusmemenuhi persyaratan tertentusesuai dengan jabatan yang akandiduduki?

V

19 Apakah diadakan pelatihan bagikaryawan baru?

V

20 Apakah pegawai yang sudah adadiberi pengetahuan sesuai denganperkembangan pekerjaannya?

V

67

B. Pengujian Kepatuhan Untuk Menguji Efektivitas Struktur Pengendalian

Intern pada Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku PT. Primissima.

Hasil pemeriksaan pendahuluan dengan menggunakan kuesioner

struktur pengendalian intern menunjukkan bahwa struktur pengendalian intern

yang diterapkan dapat menjamin serta mencegah terjadinya penyelewengan

dan kesalahan dalam transaksi pembelian di PT. Primissima. Hal ini

memungkinkan untuk melakukan pengujian kepatuhan terhadap struktur

pengendalian intern pembelian bahan baku.

Setelah mengumpulkan data dan informasi mengenai PT.

Primissima, serta dapat memahami struktur pengendalian intern pembelian

bahan baku, kemudian dilakukan pengujian terhadap efektivitas struktur

pengendalian intern tersebut dengan pengujian kepatuhan. Pengujian

kepatuhan dilakukan dengan menggunakan attribute sampling dengan model

Stop-or-Go sampling, karena dalam melakukan pengujian kepatuhan

diperkirakan akan menjumpai kesalahan yang sangat kecil dalam populasi.

Pengujian kepatuhan terhadap struktur pengendalian intern

pembelian bahan baku dilakukan dengan tahap-tahap sebagai berikut:

1. Menentukan populasi

Dalam melakukan pengujian kepatuhan ini, dokumen sumber dari sistem

akuntansi pembelian bahan baku pada PT. Primissima adalah bukti bank

keluar. Populasi yang diambil adalah bukti bank keluar dari transaksi

pembelian yang terjadi selama tahun 2000, yaitu dari nomor 4186

sampai dengan nomor 4358.

68

2. Menentukan atribut

Atribut-atribut yang ditentukan dalam penelitian adalah sebagai berikut:

1) Bukti bank keluar yang bernomor urut tercetak

2) Bukti bank keluar yang dilengkapi dokumen pendukung surat

pesanan, nota serah terima barang, dan faktur dari pemasok.

3) Adanya kesesuaian informasi yang tercantum di dalam bukti bank

keluar dengan dokumen pendukungnya.

4) Adanya tanda tangan kepala bagian pembelian untuk surat

pesanan.

5) Adanya tanda tangan kepala bagian gudang untuk nota serah

terima barang.

3. Menentukan desired upper precision limit (DUPL) sebesar 5 % dan

tingkat keandalan 95 %

DUPL adalah tingkat kesalahan maksimum yang dapat diterima,

sedangkan tingkat keandalan (R%) adalah tingkat kebenaran dalam

mempercayai efektifitas sistem pengendalian intern. Hasil pemeriksaan

pendahuluan berdasarkan kuesioner struktur pengendalian intern

pembelian bahan baku menunjukkan bahwa pengendalian intern

perusahaan dapat dinilai baik, maka penulis menggunakan tingkat

keandalan (R%) sebesar 95 % dan DUPL sebesar 5 %.

4. Menentukan besarnya sampel yang diambil.

Dengan menggunakan tabel besarnya sampel minimum untuk pengujian

kepatuhan, dari kolom tingkat keandalan (R%) sebesar 95 % ditarik garis

69

ke bawah sampai pada baris DUPL sebesar 5 %, maka akan diperoleh

jumlah sampel yang harus diambil yaitu 60 buah anggota sampel. Jadi

sampel yang harus diambil adalah 60 lembar bukti bank keluar. Untuk

lebih jelasnya lihat tabel V.5 sebagai berikut:

Tabel V.5 Cara pencarian besarnya sampel minimum untuk pengujian

kepatuhan.

Sampel Size Based on Confidence LevelsDesired UpperPrecision

Limit 90 % 95 % 97, 5 %

10 %

5 60

5. Pengambilan Sampel

Bukti bank keluar dapat dijadikan sampel untuk penelitian setelah

prosedur pelunasan utang dilakukan oleh perusahaan. Dalam

pengambilan sampel, penulis mengambil sebanyak 60 sampel dari

populasi secara acak (random) dengan menggunakan cara undian. Cara

ini dimaksudkan agar setiap anggota populasi memiliki peluang yang

sama untuk menjadi sampel. Langkah-langkah dalam menggunakan cara

ini adalah:

a. Membuat daftar yang berisi semua bukti bank keluar selama

tahun 2000.

b. Memberi kode nomor urut kepada semua bukti bank keluar

tersebut.

70

c. Menuliskan kode-kode itu masing-masing dalam selembar kertas

kecil.

d. Menggulung kertas-kertas itu dengan baik.

e. Memasukkan gulungan-gulungan kertas itu ke dalam tempolong.

f. Mengocok tempolong tersebut.

g. Mengambil kertas-kertas gulungan tersebut satu demi satu,

sampai sebanyak 60 gulungan kertas.

Hasil pemilihan sampel bukti bank keluar dapat dilihat dalam tabel V.6.

sebagai berikut:

Tabel V.6 Hasil pemilihan sampel Bukti bank keluar PT. Primissima

No. No. BBK No. No. BBK No. No. BBK

1 4323 21 4238 41 4352

2 4309 22 4287 42 4344

3 4316 23 4349 43 4267

4 4225 24 4261 44 4318

5 4192 25 4190 45 4242

6 4230 26 4337 46 4228

7 4289 27 4331 47 4325

8 4319 28 4346 48 4202

9 4342 29 4271 49 4196

10 4259 30 4357 50 4245

11 4187 31 4195 51 4188

12 4219 32 4273 52 4249

13 4292 33 4329 53 4355

14 4297 34 4314 54 4200

15 4354 35 4282 55 4248

16 4276 36 4333 56 4277

17 4307 37 4207 57 4213

18 4193 38 4301 58 4306

19 4324 39 4256 59 4253

20 4216 40 4280 60 4266

71

6. Pemeriksaan terhadap sampel

Dalam melakukan pemeriksaan terhadap sampel, penulis membuat tabel

pemeriksaan unsur sampel untuk beberapa atribut. Tabel pemeriksaan

unsur sampel untuk atribut, dapat dilihat pada tabel V.7 berikut ini:

Tabel V.7 Hasil pemeriksaan terhadap Bukti bank keluar PT.

Primissima

AtributNo. No. BBK

1 2 3 4 5Keterangan

1 4323 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧ ٧ = ada

2 4309 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧ x = tidak

3 4316 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

4 4225 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

5 4192 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

6 4230 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

7 4289 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

8 4319 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

9 4342 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

10 4259 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

11 4187 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

12 4219 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

13 4292 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

14 4297 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

15 4354 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

16 4276 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

17 4307 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

18 4193 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

19 4324 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

20 4216 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

21 4238 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

22 4287 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

23 4349 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

24 4261 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

25 4190 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

26 4337 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

27 4331 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

72

Tabel V.7 Hasil pemeriksaan terhadap Bukti bank keluar PT.

Primissima (lanjutan).

AtributNo. No. BBK

1 2 3 4 5Keterangan

28 4346 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧ ٧ = ada

29 4271 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧ x = tidak

30 4357 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

31 4195 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

32 4273 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

33 4329 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

34 4314 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

35 4282 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

36 4333 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

37 4207 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

38 4301 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

39 4256 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

40 4280 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

41 4352 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

42 4344 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

43 4267 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

44 4318 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

45 4242 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

46 4228 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

47 4325 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

48 4202 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

49 4196 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

50 4245 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

51 4188 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

52 4249 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

53 4355 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

54 4200 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

55 4248 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

56 4277 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

57 4213 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

58 4306 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

59 4253 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

60 4266 ٧ ٧ ٧ ٧ ٧

73

Keterangan atribut:

1) Bukti bank keluar yang bernomor urut tercetak

2) Bukti bank keluar yang dilengkapi dokumen pendukung surat

pesanan, nota serah terima barang, dan faktur dari pemasok.

3) Adanya kesesuaian informasi yang tercantum di dalam bukti bank

keluar dengan dokumen pendukungnya.

4) Adanya tanda tangan kepala bagian pembelian untuk surat

pesanan.

5) Adanya tanda tangan kepala bagian gudang untuk nota serah

terima barang.

7. Hasil pengujian kepatuhan

Dari hasil pemeriksaan atribut, dari 60 sampel yang diambil tidak

ditemukan kesalahan. Hal ini berarti sudah ada kepatuhan dalam

pengendalian intern pembelian bahan baku perusahaan, karena tidak

ditemukan kesalahan.

8. Membuat tabel stop-or-go decision

Berdasarkan hasil pemeriksaan atribut dari pengambilan sampel pertama

pada PT. Primissima tidak ditemukan kesalahan, maka pengambilan

sampel dihentikan pada langkah pertama. Menurut tabel stop-or-go

decision, jika dalam langkah pertama tidak ditemukan adanya kesalahan

atau kesalahan sama dengan 0 (nol), maka pemeriksaan dihentikan. Hal

ini dapat dilihat dalam tabel III.2 sebagai berikut:

74

Tabel III.2 Tabel Stop-or Go Decision


Digunakan



Dengan

Lanjutkan keLangkah


Terjadi SamaDengan



1234

6096126156

0123

1234

4444

9. Evaluasi hasil pemeriksaan terhadap sampel

Dalam pemeriksaan terhadap 60 anggota sampel bukti bank keluar

tersebut tidak ditemukan kesalahan, maka pengambilan sampel

dihentikan. Pada tingkat kesalahan sama dengan 0, AUPL dihitung

dengan rumus:

AUPL = Confidence level factor at desired reliability for occurrence observedSample size

Dalam tabel Confidence level factor (lihat tabel III.3), pada R% = 95 dan

tingkat kesalahan sama dengan 0 adalah 3.

Tabel III.3 : Attribute Sampling Table for Determining Stop-or-GoSample Size and Upper Precision Limit Population Accurrence RateBased on Sample Result.

Menurut tabel Confidence level factor, pada R% = 95 dan tingkat

kesalahan sama dengan 0 adalah 3, maka:

Confidence LevelsJumlah Kesalahan

90 % 95 % 97,5 %0123

2.43.95.46.7

3.04.86.37.8

3.75.67.38.8

75

3AUPL = ----------- = 5 %

60

Karena DUPL = AUPL yaitu sebesar 5%, maka pengambilan sampel

dihentikan dan dapat diambil kesimpulan bahwa sistem pengendalian

intern dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku pada PT.

Primissima sudah efektif.

76

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisa data yang telah dilakukan terhadap

sistem akuntansi pembelian bahan baku pada perusahaan, maka dapat

diambil kesimpulan bahwa pelaksanaan sistem akuntansi pembelian bahan

baku yang dilakukan oleh PT. Primissima berbeda dengan kajian teori.

Berikut ini adalah beberapa perbedaan yang terdapat di dalam perusahaan:

1. Terdapat nama-nama formulir yang berbeda dengan teori dalam

sistem akuntansi pembelian bahan baku.

a. Surat permintaan pembelian dinamakan perintah

pembelian barang.

Formulir perintah pembelian barang, kurang lazim

digunakan dalam teori sistem akuntansi pembelian. Untuk

meminta fungsi pembelian melakukan pembelian dengan

jenis, jumlah dan mutu tertentu, sebaiknya fungsi gudang

menggunakan formulir dengan nama “Surat permintaan

pembelian”.

b. Surat order pembelian dinamakan surat pesanan.

Formulir surat pesanan, kurang lazim digunakan dalam

teori sistem akuntansi pembelian. Untuk memesan barang

77

kepada pemasok yang telah dipilih, sebaiknya fungsi

pembelian menggunakan formulir dengan nama “Surat

order pembelian”.

c. Laporan penerimaan barang dinamakan nota serah terima

barang.

Formulir nota serah terima barang, kurang lazim

digunakan dalam teori sistem akuntansi pembelian. Untuk

menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok

telah memenuhi kuantitas dan kualitas sesuai yang

tercantum dalam surat order pembelian, sebaiknya fungsi

penerimaan menggunakan formulir dengan nama

“Laporan penerimaan barang”.

2. Bagian gudang melakukan perangkapan fungsi yaitu menerima

barang sekaligus menyimpan barang. Jika fungsi penerimaan

terpisah dengan fungsi penyimpanan, maka akan menghindari dari

kemungkinan kecurangan dan salah pencatatan.

3. Nota serah terima barang diotorisasi oleh bagian pembelian setelah

surat pengantar dari pemasok ditanda tangani oleh bagian gudang,

saat barang dikirim pemasok. Jika terdapat fungsi penerimaan, saat

barang dikirimkan oleh pemasok, fungsi ini menerima barang

sekaligus melakukan perhitungan atas barang yang diterima dan

setelah itu membuat nota serah terima barang.

78

4. Terdapat fungsi yang melakukan pengawasan terhadap ketaatan

prosedur pembelian bahan baku, yaitu bagian SPI bidang

akuntansi. Jika fungsi ini menjalankan tugasnya dengan baik, maka

kepatuhan terhadap prosedur yang ada dapat terus berjalan dan

terjaga.

Dari hasil penelitian, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem

pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku pada

PT. Primissima adalah efektif. Hal ini dapat dibuktikan dengan hasil

pengujian kepatuhan terhadap bukti bank keluar beserta dokumen

pendukungnya, yang menunjukkan kesalahan sama dengan 0 (nol) dan

tingkat kesalahan sama dengan 3,0. Dengan tingkat kesalahan sama

dengan 0 (nol), maka diperoleh AUPL sebesar 5 %. Karena AUPL =

DUPL, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem pengendalian intern

dalam perusahaan sudah efektif.

B. Keterbatasan Penelitian

Berdasarkan deskripsi data, dokumen sumber yang seharusnya

diperoleh adalah bukti kas keluar. Karena pembelian bahan baku

dilakukan secara kredit dan pelunasannya melalui bank, maka sebagai

pengganti dokumen sumber dalam penelitian adalah bukti bank keluar.

Selain itu, kesibukan bekerja beberapa karyawan yang menjadi subjek

dalam penelitian menghambat waktu pengumpulan dan perolehan data,

sehingga analisa data dan pembahasannya hanya terbatas pada data yang

diperoleh saja.

79

C. Saran

1. Perubahan beberapa nama formulir dalam sistem akuntansi

pembelian bahan baku pada perusahaan, antara lain:

a. Untuk formulir “Perintah pembelian barang” diubah

dengan nama “Surat permintaan pembelian”.

b. Untuk formulir “Surat pesanan” diubah dengan nama

“Surat order pembelian”.

c. Untuk formulir “Nota serah terima barang” diubah

dengan nama “Laporan penerimaan barang”.

2. Alangkah lebih baik jika di dalam perusahaan dibuat satu bagian

yang khusus untuk menerima barang, dan hanya bagian gudang

yang menangani penyimpanan barang saja. Jika fungsi penerimaan

terpisah dengan fungsi penyimpanan, maka dapat mencegah

terjadinya kecurangan dan kesalahan pencatatan.

3. Pada saat barang dikirim oleh pemasok, sebaiknya nota serah

terima barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan. Fungsi ini akan

melakukan perhitungan atas barang yang diterima.

4. Bagian SPI bidang akuntansi sebaiknya menjalankan tugasnya

dengan baik, sehingga selalu dapat mengawasi dan menjaga

kepatuhan terhadap prosedur yang ada secara terus menerus.

80

DAFTAR PUSTAKA

Buku Pedoman Penulisan Skripsi. 2004. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.

Cahyanto, Agus Dwi. 2005. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern pada SistemAkuntansi Pembelian. Skripsi. Yogyakarta: Universitas SanataDharma. (Tidak dipublikasikan).

Chairasma Sari, Rina. 2006. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern TerhadapPembelian Obat. Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.(Tidak dipublikasikan).

Hadi, Sutrisno. 2001. Statistik. Jilid 2. Cetakan XVIII. Yogyakarta: PercetakanAndi.

Heri Nugroho, Agustinus. 2002. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern TerhadapPembelian Secara Kredit Bahan Baku. Antisipasi Volume 6.Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.

Jusup. Al. Haryono. 2001. Auditing. Cetakan I. Yogyakarta: Bagian PenerbitanSTIE YKPN.

Mulyadi. 1992. Pemeriksaan Akuntan (auditing). Edisi ke 4. Cetakan I.Yogyakarta: Bagian Penerbitan STIE YKPN.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi ke 3. Cetakan III. Jakarta: PenerbitanSalemba Empat (PT Salemba Emban Patria).

Narko. 1994. Sistem Akuntansi Dilengkapi dengan Soal Jawab. Yogyakarta:Yayasan Pustaka Nusatama.

Nataliasiwi, Theresia. 2006. Efektivitas Pengendalian Intern Sistem AkuntansiPengupahan. Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma. (Tidakdipublikasikan).

Togatorop, R. Artha M. 2006. Evaluasi Efektivitas Struktur Pengendalian InternPembelian Bahan Baku. Skripsi. Yogyakarta: Universitas SanataDharma. (Tidak dipublikasikan).

Wilkinson. 1993. Sistem Akunting dan Informasi. Edisi ke 3. Cetakan I. Jakarta:Percetakan Binarupa Aksara.

81

DAFTAR PERTANYAAN

A. Sejarah Perusahaan1. Kapan perusahaan didirikan?2. Siapa yang mendirikan perusahaan?3. Apa bentuk perusahaan saat didirikan?4. Apa yang menjadi dasar pertimbangan dalam penentuan lokasi

perusahaan?5. Nomor Akta Pendirian dan disahkan oleh siapa?6. Apa visi dan misi perusahaan?7. Apa yang menjadi tujuan perusahaan?8. Perusahaan bergerak dalam bidang apa?9. Terdiri dari apa saja modal perusahaan yang dipakai untuk

menjalankan usahanya?10. Apakah ada kerjasama dengan pihak lain? Dengan pihak mana?11. Bagaimana perkembangan perusahaan selanjutnya?

B. Struktur Organisasi Perusahaan1. Bagaimana struktur organisasi perusahaan?2. Bagaimana jobs description dalam organisasi perusahaan?3. Unit organisasi apa saja yang terkait dalam transaksi pembelian bahan

baku?4. Bagaimana jobs description dalam unit yang terkait dalam transaksi

pembelian bahan baku?

C. Personalia1. Berapa jumlah karyawan di perusahaan?2. Bagaimana perusahaan merekrut karyawan?3. Apa syarat untuk menjadi karyawan di perusahaan?4. Bagaimana pengaturan cuti?5. Apakah ada perputaran pekerjaan?6. Bagaimana pengaturan jam kerja dalam sehari?7. Apa saja usaha yang dilakukan oleh perusahaan untuk memajukan

karyawan?8. Bagaimana pelatihan dan pendidikan karyawan yang dilakukan

perusahaan?

D. Akuntansi1. Apakah ada buku pedoman rekening?2. Apakah ada buku pedoman prosedur?3. Bagaimana bentuk dokumen yang digunakan dalam prosedur

pembelian bahan baku?4. Bagaimana prosedur pembelian bahan baku?5. Bagaimana bagan alirnya?6. Apakah perusahaan membentuk staf pemeriksaan intern?

82

E. Fasilitas1. Apakah jaminan sosial untuk masa depan karyawan?2. Apakah karyawan diasuransikan?3. Apakah ada tunjangan untuk karyawan yang mendapatkan kecelakaan

atau jaminan kesehatan bagi karyawan yang sakit?4. Apakah di lingkungan perusahaan terdapat sarana kesehatan

(poliklinik) sebagai tempat pengobatan karyawan?

F. Produksi1. Bahan baku apa yang diperlukan dalam proses produksi?2. Bagaimana proses produksi?

G. Pemasaran1. Bagaimana model saluran distribusi yang digunakan perusahaan

untuk memasarkan produknya?2. Kemana saja perusahaan memasarkan produknya?

H. Produk1. Apa saja produk yang dihasilkan perusahaan?

83

Kuesioner Struktur Pengendalian InternSistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku

Pertanyaan Ya Tidak KeteranganA. Organisasi

1. Apakah fungsi pembelian terpisah dari

fungsi penerimaan?

2. Apakah fungsi pembelian terpisah dari

fungsi akuntansi?

3. Apakah fungsi penerimaan terpisah dari

fungsi penyimpanan barang?

4. Apakah transaksi pembelian

dilaksanakan oleh fungsi gudang,

fungsi pembelian, fungsi penerimaan,

fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi

pembelian yang dilaksanakan secara

lengkap oleh hanya satu fungsi

tersebut?

B. Sistem Otorisasi dan Prosedur

Pencatatan

5. Apakah surat permintaan pembelian

diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk

barang yang disimpan dalam gudang,

atau oleh fungsi pemakai barang, untuk

barang yang langsung pakai?

v

v

v

v

vBagian gudangmerangkap fungsipenerimaan dan fungsipenyimpanan.

84

6. Apakah surat order pembelian

diotorisasi oleh fungsi pembelian atau

pejabat yang lebih tinggi?

7. Apakah laporan penerimaan barang

diotorisasi oleh fungsi penerimaan

barang?

8. Apakah bukti kas keluar diotorisasi

oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang

lebih tinggi?

9. Apakah pencatatan terjadinya utang

didasarkan pada bukti kas keluar yang

didukung dengan surat order

pembelian, laporan penerimaan barang,

dan faktur dari pemasok?

10. Apakah pencatatan ke dalam kartu

utang dan register bukti kas keluar

(voucher register) diotorisasi oleh

fungsi akuntansi?

C. Praktik yang Sehat

11 Apakah surat permintaan pembelian

bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan

oleh fungsi gudang?

v

v

v

v

v

vNota Serah TerimaBarang diotorisasi olehbagian pembelian.

85

12 Apakah surat order pembelian



oleh fungsi pembelian?

13 Apakah laporan penerimaan barang



oleh fungsi penerimaan?

14 Apakah pemasok dipilih berdasarkan

jawaban penawaran harga bersaing dari

berbagai pemasok?

15 Apakah barang hanya diperiksa dan

diterima oleh fungsi penerimaan jika

fungsi ini telah menerima tembusan

surat order pembelian dari fungsi

pembelian?

16 Apakah fungsi penerimaan melakukan

pemeriksaan barang yang diterima dari

pemasok dengan cara menghitung dan

menginspeksi barang tersebut dan

membandingkannya dengan tembusan

surat order pembelian?

v

v

v

v

v

86

17 Apakah terdapat pengecekan terhadap

harga, syarat pembelian, dan ketelitian

perkalian dalam faktur dari pemasok

sebelum faktur tersebut diproses untuk

dibayar?

18 Apakah catatan yang berfungsi sebagai

buku pembantu utang secara periodik

direkonsiliasi dengan rekening kontrol

utang dalam buku besar?

19 Apakah pembayaran faktur dari

pemasok dilakukan sesuai dengan

syarat pembayaran guna mencegah

hilangnya kesempatan untuk

memperoleh potongan tunai?

D. Kompetensi Karyawan

20 Apakah perekrutan pegawai

berdasarkan seleksi?

21 Apakah calon pegawai harus memenuhi

persyaratan tertentu sesuai dengan

jabatan yang akan diduduki?

22 Apakah diadakan pelatihan bagi

karyawan baru?

v

v

v

v

v

v

87

23 Apakah pegawai yang sudah ada diberi

pengetahuan sesuai dengan

perkembangan pekerjaannya?

v

Sumber: Pemeriksaan akuntan, Mulyadi 1992.

88

TABEL-TABEL

Tabel Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian KepatuhanSampel Size Based on Confidence LevelsDesired Upper

Precision Limit 90 % 95 % 97,5 %10 %

987654321

2427303540486080120240

30343843506075100150300

37424753627493124185370

PERHATIAN:Jika kepercayaan terhadap pengawasan intern cukup besar, umumnya disarankan untuk tidakmenggunakan tingkat keandalan kurang dari 95% dan tidak menggunakan acceptable precisionlimit lebih besar dari 5%. Oleh karena itu, dalam hampir semua pengujian kepatuhan, besarnyasampel harus tidak boleh kurang dari 60 tanpa penggantian.

Tabel Stop-or-Go Decision


Digunakan



Dengan

Lanjutkan keLangkah


Terjadi SamaDengan



1234

6096126156

0123

1234

4444

Tabel Attribute Sampling Table for Determining Stop-or-Go Sample Size andUpper Precision Limit Population Accurrence Rate Based on Sample Result

Confidence LevelsJumlahKesalahan 90 % 95 % 97,5 %

0123

2.43.95.46.7

3.04.86.37.8

3.75.67.38.8


89

NOTA DALAMDari : Departemen KomersialHal : Kiriman uang/transfer BankNo. : …………Tanggal : …………

Dengan hormat,Mohon bantuan Sdr. Untuk dapat melunasi pembayaran di bawah ini dengan jalanmengirimkan/memindah bukukan uang sejumlah:…………….

Terbilang : ……………………………………………..

Kepada : ……………………………………………..……………………………………………..……………………………………………..

Melalui Bank : ……………………………………………..……………………………………………..……………………………………………..

Untuk Pembayaran : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Sebelumnya kami ucapkan terima kasih.Catatan : ……………..N.P.B : …………….Tanggal : …………….

Dept. Komersial

………………….

Sumber: PT. Primissima Yogyakarta.

90

Giro Lippo Bank $ Yogya

BUKTI BANK KELUAR NO.: 000….…….

Tanggal: ……………….

KETERANGAN JUMLAH

Jurnal: Debet Kredit

Sumber: PT. Primissima Yogyakarta.

96

96

evaluasi sistem akuntansi pembelian … bahan baku, digunakan attribute sampling dengan model...

Documents