evaluasi proyek bab iii

8/9/2019 Evaluasi Proyek BAB III

1/7

BAB III

PERENCANAAN EVALUASI DAN MONITORING

Monitoring dan evaluasi harus menjadi bagian dari perencanaan awal proyek

anda, karena akan sangat sulit untuk kembali ke awal dan menyusun sistem

monitoring dan evaluasi setelah pekerjaan berjalan. Sejak awal anda perlu

mengumpulkan informasi mengenai kinerja yang berhubungan dengan target yang

ingin dicapai.

Semua yang terlibat dalam monitoring dan evaluasi pertama-tama harus

membuat rencana kerja yang digambarkan dengan jelas apa yang ingin mereka capai

dan bagaimana rencana pencapaiannya. Rencana kerja tersebut juga harus

menyatakan dengan jelas peran dan tanggung jawab, serta tempat dan batas waktu

masing-masing pekerjaan.

Sebuah rencana kerja yang jelas terdiri atas :

1. Perubahan yang harus dicapai.

2. Keluaran (output) yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

3. Kegiatan-kegiatan apa saja yang harus dilakukan.

4. Siapa yang bertanggung jawab.5. Siapa yang terlibat.

6. Kapan dan di mana kegiatan akan dilakukan.

7. Apa bahan-bahan yang diperlukan.

Menyepakati Tujuan

Seringkali, monitoring dan evaluasi diawasi oleh pihak luar, yaitu pihak yang

tidak bekerja secara langsung dalam proyek itu sendiri. Seringkali pihak luar inilah

yang menetapkan tujuan. Tetapi, supaya lebih demokratis (yang seringkali

menghasilkan keberhasilan jangka panjang yang lebih besar), komunitas yang terkait

dengan program harus diberi hak untuk ikut menentukan bagaimana program

dimonitor dan dievaluasi, serta apa tujuan yang akan dicapai.

9


2/7

Hal yang pertama dan paling penting adalah setiap pihak harus sepakat

dengan tujuan atau manfaat yang diharapkan dari suatu proyek. Secara umum, tujuan

monitoring dan evaluasi harus mencakup dua hal mendasar: menyiapkan diri untuk

belajar dari pengalaman, dan bertanggung jawab.

o Belajar dari pengalaman:

Secara terus menerus mencari pembelajaran baru dari apa yang

sedang anda kerjakan.

Untuk meningkatkan efektivitas kinerja, berdasarkan tujuan yang

telah disepakati.

Untuk meningkatkan efisiensi kinerja, seperti tepat waktu, tidak

melebihi batas anggaran, dan tidak boros dalam menggunakan sumber

daya yang ada.

Melihat secara jelas penyebab dari keberhasilan ataupun

kegagalan atas kegiatan yang anda lakukan. Hal ini memungkinkan

anda untuk meningkatkan kekuatan dan mengurangi kelemahan anda.

Saling bertukar pengalaman yang relevan antar orang, kelompok,

desa, maupun lembaga.

Hal ini akan memungkinkan anda untuk melihat bagaimana menghindari

kesalahan yang telah dilakukan orang lain. Pengalaman yang baik dapat ditiru jika

memungkinkan.

o Bertanggung jawab :

Memberikan jawaban yang jujur dan terbuka kepada masyarakat

yang ingin mengetahui akuntabilitas dari suatu program.

Bertanggung jawab bukan hanya sebatas menjawab pertanyaan:

anda harus siap menghadapi tantangan dan luwes dalam menghadapi

orang lain jika pekerjaan anda dianggap tidak seuai dengan peraturandan nilai-nilai yang telah disepakati.

Setiap program atau proyek yang dibuat oleh siapa saja (baik

pemerintah, lembaga donor, ataupun LSM) yang memberi dampak

kepada kehidupan, terutama yang ditujukan untuk kesejahteraan

10


3/7

masyarakat, mampu dan harus tertantang untuk meningkatkan

akuntabilitasnya.

Secara keseluruhan, elemen-elemen penting yang anda butuhkan untuk

keberhasilan monitoring dan evaluasi adalah :

o Partisipasi

Semua pihak terkait (stakeholders) harus terlibat, mulai dari proses

perencanaan sampai evaluasi proyek.

o Transparansi

Membuat laporan yang dapat dipertanggungjawabkan.

o Akuntabilitas

Pengambilan keputusan dan penggunaan sumber daya harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada masyarakat.

o Kejujuran

Laporan yang dibuat harus jujur dan berisi tentang apa yang benar-benar

terjadi dalam proyek.

o Kemauan / niat baik

Dapat menerima dan memberikan kritik yang membangun baik dari maupun

untuk pihak lain.

o Keluwesan

Tidak kaku, dan mampu menyesuaikan diri dengan keadaan, waktu, dan

tempat.

o Kesepakatan

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi harus berdasarkan kesepakatan

semua pihak (yang menjadi bagian dari proyek).

o Perencanaan

Jangan pernah berpikir untuk melakukan monitoring dan evaluasi sebelumanda memiliki dasar yang dibutuhkan, seperti rencana kerja dan

kesepakatan tujuan serta prinsip-prinsip di dalamnya. Perencanaan ini

harus meliputi :

Siapa yang harus dimonitor dan dievaluasi?

11


4/7

Apa saja indikatornya?

Siapa yang akan mengontrol dan megkoordinasikan prosesnya?

Siapa saja yang harus terlibat?

Apa peran mereka?

Bagaimana akan dilakukan (metode dan alat yang digunakan)?

Bagaimana hasil-hasilnya akan disajikan?

Kepada siapa saja anda akan membagikan hasilnya?

Tanggal-tanggal penting?

Tempat-tempat penting?

Mari kita lihat poin-poin di atas secara lebih terinci:

Siapa yang harus diawasi dan dievaluasi?semua tergantung pada tujuan anda. Penjelasan berikut ini akan

mendeskripsikan, secara umum, apa saja yang bisa dimonitor dan dievaluasi dalam

sebuah proyek.

Perencanaan

Apakah proyek telah direncanakan secara bersama-sama?

Kegiatan

Apakah kegiatannya memuaskan, sebagai contoh tepat waktu, sesuai

dengan anggaran, dan dengan partisipasi penuh? Apakah tiap kegiatan

berjalan sesuai dengan rencana yang telah disepakati?

Sumber daya

Apakah sumber daya yang ada telah digunakan dengan baik (tidak boros /

melebihi peruntukkannya)?

Peserta

Apakah orang-orang telah menunjukkan tanggung jawab dalam

menjalankan peran yang telah disepakati?

Apakah pihak-pihak terkait telah dilibatkan, sesuai kesepakatan (komunitas

lain, LSM, pemerintah, lembaga donor, dan lain-lain)?

Hasil

Apakah hasil yang diinginkan telah tercapai?

12


5/7

Tujuan dan manfaat

Apakah tujuannya telah tercapai? Apakah masyarakat mendapatkan

manfaat dari program yang dilakukan?

Apa saja indikatornya?

Ketika anda melakukan proses perencanaan, anda akan membuat indikator-

indikator. Indikator adalah tanda yang tampak dan bisa diukur yang menunjukkan

bahwa sesuatu telah dikerjakan. Indikator membuat anda tahu apa yang ingin anda

ketahui dan jenis informasi yang bermanfaat untuk anda kumpulkan. Sebagai contoh,

peningkatan jumlah murid yang lulus ujian adalah sebuah indikator perbaikan budaya

belajar mengajar. Cara untuk menentukan hal ini adalah dengan melihat daftar

kelulusan. Akan tetapi harus diingat : tidak semua kegiatan dapat dengan mudah

diukur. Sebagai contoh, sangat mudah untuk mengukur pertumbuhan fisik, tetapi akan

lebih sulit mengukur hasil dari sebuah program pelatihan peningkatan keterampilan

masyarakat. Dengan demikian, pada tahap perencanaan anda harus berpikir

sungguh-sungguh mengenai alat dan indicator apa yang paling tepat guna

mendapatkan informasi yang anda inginkan.

Beberapa indikator berikut yang dapat digunakan untuk mengevaluasi suatu

program adalah:

Fasilitas apa yang tersedia?

Apakah tujuan nyata (actual

objectives) sesuai dengan tujuan yang diharapkan (expected

objectives)?

Apakah fasilitas atau kegiatannya

mudah diakses dan berguna bagi mereka yang benar-benar

membutuhkan?

Apakah fasilitas yang ada telahdigunakan sesuai dengan harapan?

Seperti apakah kualitas kerja dan

fasilitas proyeknya (misalnya kualitas hidup, kualitas panen)?

13


6/7

Berapa banyak sumber daya

(kekuasaan, dana, dan barang) yang telah digunakan untuk mencapai

tujuan?

Apakah sumber daya dan kegiatan

telah digunakan secara maksimal?

Apakah kegiatannya memberi

masukan bagi perubahan yang diharapkan?

Siapa yang akan mengontrol dan mengkoordinasikan prosesnya?

Sebelum menjawab pertanyaan di atas, anda perlu membedakan antara :

siapa yang akan mengontrol dan mengkoordinasikan proses monitoring dan

evaluasi, dengan

siapa yang akan terlibat di dalam proyek, dan apa peran mereka.

Pertanyaan ini mirip dengan pertanyaan sebelum pertandingan sepak bola:

siapa yang akan menjadi kapten, dan siapa yang akan menjadi pemain depan /

penjaga gawang / pemain tengah?

Pada dasarnya, mereka yang paling terkena dampak dari sebuah program

yang harus menentukan proses monitoring dan evaluasi. Namun, berikut ini adalah

pihak-pihak yang juga bisa terlibat dalam proses tersebut, yaitu:

Sebuah kelompok kerja khusus yang dibentuk oleh masyarakat untuk

mengelola suatu program.

Komunitas sasaran yang relevan.

Masyarakat lain.

LSM.

Pemerintah.

Lembaga donor.

Spesialis monitoring dan evaluasi (pihak luar).

Kombinasi semua pihak di atas.

Ingatlah walaupun semua orang telah memiliki peran masing-masing, mereka

tetap membutuhkan seorang pemimpin kelompok seseorang yang akan

mengkoordinasikan serta menentukan garis besar peran dan tanggung jawab mereka.

14


7/7

Tanggal-tanggal dan tempat-tempat penting

Monitoring dan evaluasi dapat dilakukan kapan saja, dan tidak dapat terpisah

karena kegiatan atau program berlangsung terus menerus. Namun seringkali

terlupakan karena tidak dirancang sejak tahap perencanaan. Sangat penting untuk

membuat jadwal monitoring dan evaluasi sehingga pihak-pihak yang terkait, seperti

anggota masyarakat, dapat meluangkan waktu untuk berpartisipasi.

Lokasinya tergantung pada apa yang akan dimonitor dan dievaluasi serta

metode yang digunakan.

Untuk observasi langsung, monitoring dan evaluasi harus dilakukan

pada tempat di mana kegiatan berlangsung.

Untuk diskusi dan pelaporan, monitoring dan evaluasi harus dilakukan

di tempat yang nyaman yang mudah dijangkau oleh semua pihak yang

terlibat.

Dalam merencanakan waktu yang tepat untuk melakukan monitoring dan

evaluasi anda harus mempertimbangkan:

Awal, tengah, dan akhir dari suatu program.

Terus menerus, bulanan, kuartalan, atau tahunan.

Beberpa bulan setelah program atau proyek berakhir.

Mengikuti pola kegiatan yang telah disepakati.

15

evaluasi proyek bab iii

Documents