Download - Evaluasi Proyek BAB III
-
8/9/2019 Evaluasi Proyek BAB III
1/7
BAB III
PERENCANAAN EVALUASI DAN MONITORING
Monitoring dan evaluasi harus menjadi bagian dari perencanaan awal proyek
anda, karena akan sangat sulit untuk kembali ke awal dan menyusun sistem
monitoring dan evaluasi setelah pekerjaan berjalan. Sejak awal anda perlu
mengumpulkan informasi mengenai kinerja yang berhubungan dengan target yang
ingin dicapai.
Semua yang terlibat dalam monitoring dan evaluasi pertama-tama harus
membuat rencana kerja yang digambarkan dengan jelas apa yang ingin mereka capai
dan bagaimana rencana pencapaiannya. Rencana kerja tersebut juga harus
menyatakan dengan jelas peran dan tanggung jawab, serta tempat dan batas waktu
masing-masing pekerjaan.
Sebuah rencana kerja yang jelas terdiri atas :
1. Perubahan yang harus dicapai.
2. Keluaran (output) yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
3. Kegiatan-kegiatan apa saja yang harus dilakukan.
4. Siapa yang bertanggung jawab.5. Siapa yang terlibat.
6. Kapan dan di mana kegiatan akan dilakukan.
7. Apa bahan-bahan yang diperlukan.
Menyepakati Tujuan
Seringkali, monitoring dan evaluasi diawasi oleh pihak luar, yaitu pihak yang
tidak bekerja secara langsung dalam proyek itu sendiri. Seringkali pihak luar inilah
yang menetapkan tujuan. Tetapi, supaya lebih demokratis (yang seringkali
menghasilkan keberhasilan jangka panjang yang lebih besar), komunitas yang terkait
dengan program harus diberi hak untuk ikut menentukan bagaimana program
dimonitor dan dievaluasi, serta apa tujuan yang akan dicapai.
9
-
8/9/2019 Evaluasi Proyek BAB III
2/7
Hal yang pertama dan paling penting adalah setiap pihak harus sepakat
dengan tujuan atau manfaat yang diharapkan dari suatu proyek. Secara umum, tujuan
monitoring dan evaluasi harus mencakup dua hal mendasar: menyiapkan diri untuk
belajar dari pengalaman, dan bertanggung jawab.
o Belajar dari pengalaman:
Secara terus menerus mencari pembelajaran baru dari apa yang
sedang anda kerjakan.
Untuk meningkatkan efektivitas kinerja, berdasarkan tujuan yang
telah disepakati.
Untuk meningkatkan efisiensi kinerja, seperti tepat waktu, tidak
melebihi batas anggaran, dan tidak boros dalam menggunakan sumber
daya yang ada.
Melihat secara jelas penyebab dari keberhasilan ataupun
kegagalan atas kegiatan yang anda lakukan. Hal ini memungkinkan
anda untuk meningkatkan kekuatan dan mengurangi kelemahan anda.
Saling bertukar pengalaman yang relevan antar orang, kelompok,
desa, maupun lembaga.
Hal ini akan memungkinkan anda untuk melihat bagaimana menghindari
kesalahan yang telah dilakukan orang lain. Pengalaman yang baik dapat ditiru jika
memungkinkan.
o Bertanggung jawab :
Memberikan jawaban yang jujur dan terbuka kepada masyarakat
yang ingin mengetahui akuntabilitas dari suatu program.
Bertanggung jawab bukan hanya sebatas menjawab pertanyaan:
anda harus siap menghadapi tantangan dan luwes dalam menghadapi
orang lain jika pekerjaan anda dianggap tidak seuai dengan peraturandan nilai-nilai yang telah disepakati.
Setiap program atau proyek yang dibuat oleh siapa saja (baik
pemerintah, lembaga donor, ataupun LSM) yang memberi dampak
kepada kehidupan, terutama yang ditujukan untuk kesejahteraan
10
-
8/9/2019 Evaluasi Proyek BAB III
3/7
masyarakat, mampu dan harus tertantang untuk meningkatkan
akuntabilitasnya.
Secara keseluruhan, elemen-elemen penting yang anda butuhkan untuk
keberhasilan monitoring dan evaluasi adalah :
o Partisipasi
Semua pihak terkait (stakeholders) harus terlibat, mulai dari proses
perencanaan sampai evaluasi proyek.
o Transparansi
Membuat laporan yang dapat dipertanggungjawabkan.
o Akuntabilitas
Pengambilan keputusan dan penggunaan sumber daya harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada masyarakat.
o Kejujuran
Laporan yang dibuat harus jujur dan berisi tentang apa yang benar-benar
terjadi dalam proyek.
o Kemauan / niat baik
Dapat menerima dan memberikan kritik yang membangun baik dari maupun
untuk pihak lain.
o Keluwesan
Tidak kaku, dan mampu menyesuaikan diri dengan keadaan, waktu, dan
tempat.
o Kesepakatan
Pelaksanaan monitoring dan evaluasi harus berdasarkan kesepakatan
semua pihak (yang menjadi bagian dari proyek).
o Perencanaan
Jangan pernah berpikir untuk melakukan monitoring dan evaluasi sebelumanda memiliki dasar yang dibutuhkan, seperti rencana kerja dan
kesepakatan tujuan serta prinsip-prinsip di dalamnya. Perencanaan ini
harus meliputi :
Siapa yang harus dimonitor dan dievaluasi?
11
-
8/9/2019 Evaluasi Proyek BAB III
4/7
Apa saja indikatornya?
Siapa yang akan mengontrol dan megkoordinasikan prosesnya?
Siapa saja yang harus terlibat?
Apa peran mereka?
Bagaimana akan dilakukan (metode dan alat yang digunakan)?
Bagaimana hasil-hasilnya akan disajikan?
Kepada siapa saja anda akan membagikan hasilnya?
Tanggal-tanggal penting?
Tempat-tempat penting?
Mari kita lihat poin-poin di atas secara lebih terinci:
Siapa yang harus diawasi dan dievaluasi?semua tergantung pada tujuan anda. Penjelasan berikut ini akan
mendeskripsikan, secara umum, apa saja yang bisa dimonitor dan dievaluasi dalam
sebuah proyek.
Perencanaan
Apakah proyek telah direncanakan secara bersama-sama?
Kegiatan
Apakah kegiatannya memuaskan, sebagai contoh tepat waktu, sesuai
dengan anggaran, dan dengan partisipasi penuh? Apakah tiap kegiatan
berjalan sesuai dengan rencana yang telah disepakati?
Sumber daya
Apakah sumber daya yang ada telah digunakan dengan baik (tidak boros /
melebihi peruntukkannya)?
Peserta
Apakah orang-orang telah menunjukkan tanggung jawab dalam
menjalankan peran yang telah disepakati?
Apakah pihak-pihak terkait telah dilibatkan, sesuai kesepakatan (komunitas
lain, LSM, pemerintah, lembaga donor, dan lain-lain)?
Hasil
Apakah hasil yang diinginkan telah tercapai?
12
-
8/9/2019 Evaluasi Proyek BAB III
5/7
Tujuan dan manfaat
Apakah tujuannya telah tercapai? Apakah masyarakat mendapatkan
manfaat dari program yang dilakukan?
Apa saja indikatornya?
Ketika anda melakukan proses perencanaan, anda akan membuat indikator-
indikator. Indikator adalah tanda yang tampak dan bisa diukur yang menunjukkan
bahwa sesuatu telah dikerjakan. Indikator membuat anda tahu apa yang ingin anda
ketahui dan jenis informasi yang bermanfaat untuk anda kumpulkan. Sebagai contoh,
peningkatan jumlah murid yang lulus ujian adalah sebuah indikator perbaikan budaya
belajar mengajar. Cara untuk menentukan hal ini adalah dengan melihat daftar
kelulusan. Akan tetapi harus diingat : tidak semua kegiatan dapat dengan mudah
diukur. Sebagai contoh, sangat mudah untuk mengukur pertumbuhan fisik, tetapi akan
lebih sulit mengukur hasil dari sebuah program pelatihan peningkatan keterampilan
masyarakat. Dengan demikian, pada tahap perencanaan anda harus berpikir
sungguh-sungguh mengenai alat dan indicator apa yang paling tepat guna
mendapatkan informasi yang anda inginkan.
Beberapa indikator berikut yang dapat digunakan untuk mengevaluasi suatu
program adalah:
Fasilitas apa yang tersedia?
Apakah tujuan nyata (actual
objectives) sesuai dengan tujuan yang diharapkan (expected
objectives)?
Apakah fasilitas atau kegiatannya
mudah diakses dan berguna bagi mereka yang benar-benar
membutuhkan?
Apakah fasilitas yang ada telahdigunakan sesuai dengan harapan?
Seperti apakah kualitas kerja dan
fasilitas proyeknya (misalnya kualitas hidup, kualitas panen)?
13
-
8/9/2019 Evaluasi Proyek BAB III
6/7
Berapa banyak sumber daya
(kekuasaan, dana, dan barang) yang telah digunakan untuk mencapai
tujuan?
Apakah sumber daya dan kegiatan
telah digunakan secara maksimal?
Apakah kegiatannya memberi
masukan bagi perubahan yang diharapkan?
Siapa yang akan mengontrol dan mengkoordinasikan prosesnya?
Sebelum menjawab pertanyaan di atas, anda perlu membedakan antara :
siapa yang akan mengontrol dan mengkoordinasikan proses monitoring dan
evaluasi, dengan
siapa yang akan terlibat di dalam proyek, dan apa peran mereka.
Pertanyaan ini mirip dengan pertanyaan sebelum pertandingan sepak bola:
siapa yang akan menjadi kapten, dan siapa yang akan menjadi pemain depan /
penjaga gawang / pemain tengah?
Pada dasarnya, mereka yang paling terkena dampak dari sebuah program
yang harus menentukan proses monitoring dan evaluasi. Namun, berikut ini adalah
pihak-pihak yang juga bisa terlibat dalam proses tersebut, yaitu:
Sebuah kelompok kerja khusus yang dibentuk oleh masyarakat untuk
mengelola suatu program.
Komunitas sasaran yang relevan.
Masyarakat lain.
LSM.
Pemerintah.
Lembaga donor.
Spesialis monitoring dan evaluasi (pihak luar).
Kombinasi semua pihak di atas.
Ingatlah walaupun semua orang telah memiliki peran masing-masing, mereka
tetap membutuhkan seorang pemimpin kelompok seseorang yang akan
mengkoordinasikan serta menentukan garis besar peran dan tanggung jawab mereka.
14
-
8/9/2019 Evaluasi Proyek BAB III
7/7
Tanggal-tanggal dan tempat-tempat penting
Monitoring dan evaluasi dapat dilakukan kapan saja, dan tidak dapat terpisah
karena kegiatan atau program berlangsung terus menerus. Namun seringkali
terlupakan karena tidak dirancang sejak tahap perencanaan. Sangat penting untuk
membuat jadwal monitoring dan evaluasi sehingga pihak-pihak yang terkait, seperti
anggota masyarakat, dapat meluangkan waktu untuk berpartisipasi.
Lokasinya tergantung pada apa yang akan dimonitor dan dievaluasi serta
metode yang digunakan.
Untuk observasi langsung, monitoring dan evaluasi harus dilakukan
pada tempat di mana kegiatan berlangsung.
Untuk diskusi dan pelaporan, monitoring dan evaluasi harus dilakukan
di tempat yang nyaman yang mudah dijangkau oleh semua pihak yang
terlibat.
Dalam merencanakan waktu yang tepat untuk melakukan monitoring dan
evaluasi anda harus mempertimbangkan:
Awal, tengah, dan akhir dari suatu program.
Terus menerus, bulanan, kuartalan, atau tahunan.
Beberpa bulan setelah program atau proyek berakhir.
Mengikuti pola kegiatan yang telah disepakati.
15