evaluasi penerapan sistem manajemen mutu …repository.usd.ac.id/38981/2/162114068_full.pdf ·...

EVALUASI PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU PERSEDIAAN

BARANG JADI DENGAN ELEMEN-ELEMEN ISO 9002

Studi Kasus di PC Gabungan Koperasi Batik Indonesia,Sleman,Yogyakarta

S K R I P S I

Diajukan untukMemenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Akuntansi

Program Studi Akuntansi

Oleh :

Lidwina Gita Angesti

NIM : 162114068

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2020

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

i

EVALUASI PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTUPERSEDIAAN

BARANG JADI DENGAN ELEMEN-ELEMEN ISO 9002

Studi Kasus di PC Gabungan Koperasi Batik Indonesia, Sleman,Yogyakarta

S K R I P S I

Diajukan untukMemenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Akuntansi

Program Studi Akuntansi

Oleh :


NIM : 162114068

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2020


iv

HALAMAN PERSEMBAHAN

“Segala perkara dapat kutanggung di dalam Dia yang memberi kekuatan

kepadaku”

(Filipi 4:13)

“Pertolonganku ialah dari TUHAN, yang menjadikan langit dan bumi. Ia

takkan membiarkan kakimu goyah, Penjagamu tidak akan terlelap”

(Mazmur 121:2-3)

“Dia memberi kekuatan kepada yang lelah dan menambah semangat kepada

yang tiada berdaya”

(Yesaya 40:29)

Kupersembahkan untuk :

Tuhan Yesus Kristus

Bunda Maria

Kedua orangtuaku Agus Haryadi dan Valentina Tri Yati

Adikku Hieronimus Pandu Bramantyo

Keluarga Besarku

Sahabat-sahabatku

Keluarga Besar Akuntansi FE USD Angkatan 2016


vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah

melimpahkan rahmat dan berkatNya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan

skripsi ini. Penuliasan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk

memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi

Universitas Sanata Dharma.

Penulis mendapat bantuan dalam menyelesaikan skripsi ini, serta bimbingan

dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih

yang tak terhingga kepada :

1. Drs. Johanes Eka Priyatama, M. Sc. Phd selaku Rektor Universitas Sanata

Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan

mengembangkan kepribadian kepada penulis.

2. Dr.Firma Sulistiyowati, Ak., QIA., CA selaku Ketua Jurusan Akuntansi

Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

3. Dr. FA. Joko Siswanto, MM., Ak., QIA., CA selaku Dosen Pembimbing

Skripsi yang telah membantu dan membimbing penulis dalam

menyelesaikan skripsi.

4. Ir. Drs. Hansiadi Yuli Hartanto, M.Si., Ak., QIA., CAselaku Dosen

Pembimbing Akademik yang telah membimbing dan memberikan arahan

kepada penulis dalam perkuliahan pada semester satu sampai tujuh.

5. Orang tua penulis yang telah memberikan dukungan semangat dan doa yang

tiada henti kepada penulis hingga skripsi ini dapat terselesaikan.


viii

6. Bapak Hikmat selaku HRD, Ibu Rita, Bapak Muzabih, Ibu Een selaku

responden, dan seluruh karyawan PC Gabungan Koperasi Batik Indonesia

yang telah memberikan izin penelitian serta memberikan data yang

dibutuhkan penulis.

7. Hieronimus Pandu Bramantyo yang selalu mengingatkan dan memberi

semangat selama proses penulisan skripsi ini.

8. Claudia Retno Widanti, Eka Andhita N.Y., Monita Aprilia, Linda Marcella,

Brigita Novensa K., Budi Setio A., Brigita Arista P., Fr. Alexander Roy K.,

dan Maria Chintyayang selalu ada untuk membantu dan memberikan

semangat, doa,dan waktu kepada penulis untuk menyelesaikan skripsi dan

menjadi sahabat terbaik selama ini.

9. Keluarga besar PSM Cantus Firmus yang selalu memberikan semangat bagi

penulis, dan menjadi tempat berkembang bagi penulis selama masa

perkuliahan.

10. Keluarga Pakdhe Bambang, Budhe Nana, Canggih, Gemma, dan Dipo yang

menjadi keluarga baru, memberikan motivasi dan semangat bagi penulis

selama pandemi Covid 19.

11. Keluarga besar Brayat Mbah Prawiro dan Mbah Tumpal yang selalu

memberikan dukungan doa dan semangat bagi penulis.

12. Teman-teman seperjuangan MPAT yang sealu memberikan semangat dan

bantuan selama masa penulisan.

13. Paguyuban Sleman Barat, Rea dan Mas Gilang yang menjadi penghibur

ketika penulis membutuhkan hiburan dikala penulisan skripsi.


x

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING..................................................ii

HALAMAN PENGESAHAN .............................................................................. iii

HALAMAN PERSEMBAHAN .......................................................................... iv

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI ................................. v

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN ................................................... vi

KATA PENGANTAR ......................................................................................... vii

DAFTAR ISI ........................................................................................................... x

DAFTAR TABEL ............................................................................................... xii

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xiv

ABSTRAK ............................................................................................................ xv

ABSTRACT ......................................................................................................... xvi

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ................................................................................. 1

B. Rumusan Masalah .......................................................................................... 3

C. Tujuan Penelitian ........................................................................................... 3

D. Manfaat Penelitian ......................................................................................... 4

E. Sistematika Penulisan..................................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................... 6

A. Sistem Manajemen Mutu ............................................................................... 6

B. Persediaan .................................................................................................... 29

C. Evaluasi.........................................................................................................34

BAB III METODE PENELITIAN .................................................................... 37

A. Jenis Penelitian ............................................................................................. 37

B. Subjek dan Objek Penelitian ........................................................................ 37

C. Waktu dan Tempat Penelitian ...................................................................... 38

D. Teknik Pengumpulan Data ........................................................................... 38

E. Data yang diperlukan ................................................................................... 40

F. Teknik Analisis Data .................................................................................... 40

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ............................................. 43

A. Sejarah Perusahaan....................................................................................... 43


xi

B. Visi dan Misi Perusahaan ............................................................................. 44

C. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ......................................................... 45

D. Produk-Produk Pabric Cambric Gabungan Koperasi Indonesia .................. 47

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ......................................... 48

A. Melakukan Survey Pendahuluan .................................................................. 48

B. Deskripsi Data Hasil Checklist dan Wawancara mengenai Penerapan Sistem

Manajemen Mutu Persediaan Barang Jadi ................................................... 48

C. Analisis Hasil Checklist dan Wawancara mengenai Penerapan Sistem

Manajemen Mutu Persediaan Barang Jadi dengan Elemen-elemen ISO 9002

di PC Gabungan Koperasi Batik

Indonesia.......................................................................................................51

D. Evaluasi Perbandingan Penerapan Sistem Manajemen Mutu Persediaan

Barang Jadidi PC Gabungan Koperasi Batik Indonesia denganSistem

Manajemen Mutu ISO 9002 ......................................................................... 66

BAB VI PENUTUP ............................................................................................. 94

A. Kesimpulan .................................................................................................. 94

B. Keterbatasan Penelitian.................................................................................96

C. Saran ............................................................................................................. 95

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 96

LAMPIRAN .......................................................................................................... 98


xii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1. Tingkat Pencapaian/Skor Kuesioner ....................................................... 41

Tabel 2. Tabulasi data checklist pada elemen Tanggung Jawab Manajemen ....... 52

Tabel 3. Tabulasi data checklist pada elemen Sistem Mutu ................................. 53

Tabel 4. Tabulasi data checklist pada ElemenPengendalian Dokumen Data ....... 54

Tabel 5. Tabulasi data checklist pada elemen Pengendalian Produk yang Dipasok

Milik Pelanggan ...................................................................................... 55

Tabel 6. Tabulasi data checklist pada elemen Identifikasi dan Kemampuan

Penelusuran Produk ................................................................................ 57

Tabel 7. Tabulasi data checklist pada elemen Inspeksi dan Pengujian ................. 58

Tabel 8. Tabulasi data checklist pada elemen Pengendalian Inspeksi, Pengukuran,

dan Peralatan Uji ..................................................................................... 59

Tabel 9. Tabulasi data checklist pada Elemen Status Inspeksi Uji ....................... 60

Tabel 10. Tabulasi data checklist pada Elemen PengendalianProduk

Nonkonformans ............................................................................... 61

Tabel 11. Tabulasi data checklist pada Elemen Penanganan,Penyimpanan,

Pengepakan, Pemeliharaan/Pengawetan, dan Penyerahan. ................ 62

Tabel 12. Tabulasi data checklist pada Elemen Pengendalian Catatan Kualitas .. 63

Tabel 13. Tabulasi data checklist pada Elemen Audit Kualitas Internal .............. 65

Tabel 14. Perbandingan antara Penerapan Sistem Manajemen Mutu di PC GKBI

dengan Elemen Tanggung Jawab Manajemen dalam ISO 9002 .......... 68


xiii


dengan Elemen Sistem Mutu dalam ISO 9002. .................................... 72


dengan Elemen Pengendalian Dokumen Data dalam ISO 9002. ......... 74


dengan Elemen Produk yang Dipasok Milik Pelanggan dalam ISO 9002.

.............................................................................................................. 76


dengan Elemen Identifikasi dan Kemampuan Penelusuran dalam ISO

9002. ..................................................................................................... 78


dengan Elemen Inspeksi dan Pengujian ISO 9002. .............................. 80


dengan Elemen Pengendalian Inspeksi, Pengukuran, Peralatan Uji dalam

ISO 9002. .............................................................................................. 82


dengan Elemen Status Inspeksi Uji dalam ISO 9002. .......................... 84


dengan Elemen Pengendalian Produk Nonkonformans dalam ISO 9002.

.............................................................................................................. 86


dengan Elemen Penanganan, Penyimpanan, Pengepakan,

Pemeliharaan/Pengawetan, dan Penyerahan dalam ISO 9002. ............ 88


dengan Elemen Pengendalian Catatan Kualitas dalam kerangka ISO

9002. ..................................................................................................... 90


dengan Elemen Audit Kualitas Internal dalam ISO 9002. ................... 92


xiv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1. Pengencekan barang sebelum diserahka ke konsumen....................104

Gambar 2. GKM Unit Niaga..............................................................................105

Gambar 3. Target Unit Niaga.............................................................................105

Gambar 4. GKM Unit Finishing........................................................................106

Gambar 5. Target unit Finishing........................................................................106

Gambar 6. Order Pengeluaran Barang................................................................107

Gambar 7. Standar Oprasional Prosedur ...........................................................108

Gambar 8. Kegiatan Produksi Finishing............................................................109

Gambar 9. Nota Pengeluaran Barang.................................................................109

Gambar 10. Rekapan Packing List.....................................................................110

Gambar 11. Buku Sediaan..................................................................................111


xv

ABSTRAK

EVALUASI PENERAPANSISTEM MANAJEMEN MUTU PERSEDIAAN

BARANG JADI DENGANELEMEN-ELEMEN ISO 9002

(Studi Kasus di PC Gabungan Koperasi Batik Indonesia, Sleman,

Yogyakarta)


162114068

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2020

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem manajemen

mutu atas persediaan barang jadi yang dilakukan PC Gabungan Koperasi Batik

Indonesia ditinjau dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9002. Penelitian ini penting

dilakukan agar perusahaan dapat mengetahui dan mengevaluasi sistem manajemen

mutu yang telah diterapkan.

Jenis penelitian ini adalah studi kasus dengan menggunakan metode

deskriptif komparatif dengan pendekatan kualitatif yaitu membandingkan sistem

manajemen mutu di PC Gabungan Koperasi Batik Indonesia dengan sistem

manajemen mutu ISO 9002dan mendeskripsikan hasil analisis. Teknik

pengumpulan data yang digunakan yaituobeservasi, checklist, wawancara, dan

dokumentasi.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem manajemen mutu persediaan

barang jadi yang diterapkan oleh perusahaan sudah sesuai dengan sistem

manajemen mutu ISO 9002.

Kata Kunci : Sistem Manajemen Mutu ISO 9002, Persediaan Barang Dagang.


xvi

ABSTRACT

EVALUATION OFQUALITY MANAGEMENT SYSTEM WITH

ELEMENTS ISO 9002

(Case Study at PC Gabungan Koperasi Batik Indonesia, Sleman,

Yogyakarta)


162114068

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2020

This research aims to study the implementation of a quality management

system for finished goods inventory by the PC Gabungan Koperasi Batik Indonesia

in terms of control standards according to ISO 9002. This research is important to

be carried out so that companies can know and evaluate the internal controls that

have been implemented.

The type of this research is a case study using a comparative descriptive

method with qualitative considerations comparing standard to ISO 9002 and

describing the results of the analysis. The data collection techniques used were

interviews, observation, checklist, and documentation.

The result showes that the finished goods intventory quality management

system implemented by the company is appropriate based on the quality

management system ISO 9002.

Keywords : Quality Management System ISO 9002, Merchandise inventory.


1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perusahaan industri adalah perusahaan yang kegiatannya mengolah

bahan baku menjadi barang jadi.Sucipto, dkk (2011 : 73). Barang jadi

tersebut kemudian dijual kepada konsumen. Perusahaan industri bertindak

sebagai produsen dimana menjadi tempat produksi yang akan menawarkan

produknya kepada konsumen melalui distributor, agen, atau toko.

Produk atau persediaan yang dihasilkan merupakan kekayaan yang

dimiliki oleh perusahaan, maka persediaan berperan penting dalam bersaing

dengan perusahaan sejenis. Persaingan yang ketat ini mengharuskan

perusahaan untuk mengelola sumber daya yang dimiliki seoptimal mungkin

agar perusahaan dapat bersaing, dan menghasilkan produk yang diminati

oleh konsumen dengan kualitas baik dan harga yang terjangkau.Menurut

Pontoh 2013:312 dalam Jurnal EMBA Vol. 2 No. 3 September 2014, Hal.

022-029, persediaan adalah sebuah aset yang vital bagi sebuah organisasi

bisnis, dimana dengan penggunaan asset yang optimal, dapat membantu

sebuah organisasi bisnis untuk mencapai tujuannya yaitu laba. Dengan

pengelolaan yang optimal, maka persediaan yang dihasilkan memiliki

kualitas yang optimal. Kualitas atau mutu harus diperhatikan dalam proses

produksi dari bahan mentah hingga menjadi bahan jadi, maka dari itu

perluadanya sistem manajemen mutu dalam suatu organisasi atau

perusahaan dalam menjalankan kegiatan usahanya. Kondisi persediaan


2

yang rentan terjadi penyelewengan, dan kerusakanmenyebabkan persediaan

perlu diolah dengan baik. Pengawasan terhadap persediaan dalam

perusahaan mutlak diperlukan, karena persediaan merupakan sumber

penghasilan bagi perusahaan melalui penjualannya. Sistem manajemen

mutu dalam suatu entitas berperan dalam mengawasi, mengarahkan, dan

mengendalikan dalam hal mutu atau kualtias.

Menurut Saleh dan Safitri (2015 : 38) Sistem Manajemen

Mutuadalah sistem yang digunakan untuk menetapkan kebijakan

(pernyataan resmi oleh manajemen puncak berkaitan dengan perhatian dan

arah organisasinya di bidang mutu dan sasaran mutu (segala sesuatu yang

terkait dengan mutu dan dijadikan sasaran atau target pencapaian dengan

menetapkan ukuran atau kriteria pencapaiannya). Sistem manajemen mutu

menurut ISO 9000 merupakan sistem manajemen untuk mengarahkan dan

mengendalikan organisasi dalam hal mutu. Dengan adanya sistem

manajemen mutu, perusahaan dapat mengatur hubungan antara pemasok

(supplier), lembaga, dan konsumen.

PC GKBI (Gabungan Koperasi Batik Indonesia) merupakan

perusahaan yang bergerak di bidang tekstil yang berdiri sejak 17 Juli 1962

yang beralamat di Jl. Magelang KM 14,5 Sleman, Yogyakarta. Persediaan

merupakan salah satu aset di PC GKBI dan menjadi sumber utama

pendapatan. Peran sistem manajemen mutu dalam perusahan sangatlah

penting dalam meningkatkan sistem mutu persediaan barang jadi sebagai

aset perusahaan. Sistem manajemen mutu yang efektif dapat membantu


3

perusahaan dalam melakukan produksi, inspeksi, dan instalasi. Penulis

menggunakan ISO 9002 yang sudahditerapkan perusahaan dalam

menjalankan kegiatan usahanyauntuk mengetahui apakahsistem

manajemen mutu yang diterapkan di PC GKBIsudah sesuai dengan sistem

manajemen mutu menurut elemen-elemen ISO 9002 yang berkaitan tentang

persediaan barang jadi pada bagian produksi atau finishing, niaga, dan

bagian gudangserta menilai penerapan sistem manajemen mutu di PC GKBI

sudah sesuai denganISO 9002.

Berdasarkan uraian-uraian yang ada mengenai sistem manajemen

mutu pada persediaan barang jadi di PCGKBI, maka penulis tertarik untuk

meneliti penerapan sistem manajemen mutu persediaan barang jadi dengan

elemen-elemen ISO 9002 yang berkaitan dengan persediaan barang jadi.

B. Rumusan Masalah

Apakah penerapan sistem manajemen mutupersediaan barang jadi di

PCGKBI sudah sesuai dengan elemen-elemen ISO 9002?

C. Tujuan Penelitian

Untuk mengetahui apakah penerapan sistem manajemen mutupersediaan

barang jadidi PCGKBIsudah sesuai dengan elemen-elemen dalam ISO

9002.


4

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Perusahaan

Hasil penelitian dapat menjadi bahan masukan bagi perusahaan yang

menjadi subjek penelitian dalam memperbaiki dan meningkatkan

sistem manajemen mutu di perusahaan.

2. Bagi Universitas Sanata Dharma

Dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan mafaat sebagai

referensi kepustakaan bagi mahasiswa Universitas Sanata Dharma yang

memiliki ketertarikan dengan penelitian ini.

3. Bagi Penulis

Untuk memperluas pengetahuan dan wawasan serta memperdalam ilmu

penulis dengan kesempatan untuk mengaplikasian ilmu pengetahuan

yang diperoleh selama perkuliahan yang menyangkut pengauditan

internal.

E. Sistematika Penulisan

BAB I Pendahuluan

Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, rumusan

masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan

sistematika penulisan.

BAB II Tinjauan Pustaka

Bab ini berisi teori-teori relevan dengan permasalahan yang

diangkat dalam penelitian ini.


5

BAB III Metode Penelitian

Bab ini berisi jenis penelitian, subjek dan objek penelitian,

waktu dan tempat penelitian, teknik pengumpulan data, data

yang diperlukan, dan teknik analisis data.

BAB IV Gambaran Umum Perusahaan

Bab ini berisi mengenai gambaran umum perusahaan

meliputi sejarah signkat, visi dan misi perusahaan, struktur

organisasi, dan produk-produk yang dihasilkan oleh

perusahaan.

BAB V Analisis Data dan Pembahasan

Bab ini berisi deskripsi data hasil checklist dan wawancara,

analisis hasil checklist, danevaluasi perbandingan penerapan

sistem manajemen mutu.

BAB VI Penutup

Bab ini berisi kesimpulan dari hasil analisis data, dan saran

dari penulis.


6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Sistem Manajemen Mutu

1. Pengertian Sistem Manajemen Mutu

Pemahaman tentang sistem manajemen mutu sebenarnya tidak lepas

dari pengertian dasar tentang mutu. Pengertian tentang mutu mempunyai

berbagai definisi dan pengertian tergantung dari posisi mutu itu sendiri

berada. Mutu menurut KBBI dalam Saleh dan Safitri (2015 : 36) salah

satu pengertian mutu adalah ukuran baik buruk suatu benda; kadar; taraf

atau drajat (kepandaian, kecerdasan, dsb). Menurut Saleh dan Safitri

(2015 : 38), sistem manajemen mutu adalah sistem yang digunakan untuk

menetapkan kebijakan (pernyataan resmi oleh manajemen puncak

berkaitan dengan perhatian dan arah organisasinya di bidang mutu dan

sasaran mutu (segala sesuatu yang terkait dengan mutu dan dijadikan

sasaran atau target pencapaian dengan menetapkan ukuran atau krteria

pencapaiannya. Sistem manajemen mutu merupakan sistem manajemen

untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu.

Standar internasional ISO 9002 adalah salah satu standar dari tiga model

standar mengenai sistem mutu yang terdapat dalam ISO 9000 yang

merupakan model sistem jaminan mutu dalam produksi dan instalasi.

2. Elemen-elemen Sistem Manajemen Mutu ISO 9002


7

Elemen-elemen Sistem Mutu ISO 9002 diadopsi dari persyaratan Sistem

Manajemen Kualitas ISO-9001 dalam Zulian (2010: 153) :

a. Tanggung jawab Manajemen (Manajemen Responsibility).

1) Kebijakan kualitas

Kebijakan kualitas, termasuk sasaran dan komitmen kualitas

harus ditetapkan dan dikokumentasikakn oleh pimpinan dengan

tanggung jawab tingkat eksekutif. Kebijakan kualitas harus

relevan dengan tujuan organisasi dan sesuai dengan harapan dan

kebutuhan pelanggan. Perusahan harus menjamin kebijakan

kualitas itu dipahami, dilaksanakan dan dilestarikan pada semua

jenjang organisasi. Contoh dari kebijakan kualitas ini adalah

sebagai berikut :

Lima landasan pokok dalam menajlankan kegiatan usaha :

a) Memberikan perlindungndan dan kepuasan kepada

pelanggan dengan memberikan kualitas sesuai kebutuhan

dan persyaratan yang telah ditetapkan.

b) Melakukan pengendalian pada seluruh tahapan operasi

melalui penerapan sistem manajemen kualitas terpadu untuk

mencapai tingkat kinerja yang kompetitif.

c) Mengupayakan pencapaian target kecelakaan nihil

d) Menerapkan konsep industri berwawasan lingkungan

e) Melakukan pembinaan untuk mencapai tingkat kemampan

kerja sesuai kebutuhan perusahaan.


8

2) Organisasi

a) Tanggung jawab wewenang

Tanggung jawab, wewenang dan hubungan kerja antar

personil yang mengelola, melaksanakan dan melakukan

verifikasi pekerjaan yang mempengaruhi kualitas, harus

ditetapkan dan didokumentasikan, terutama para personel

yang memerlukan keluasaan dan wewenang untuk : (a)

memprakarsai tindakan untuk mencegah terjadinyaketidak

sesuaian apapun yang berkaitan dengan produk, proses dan

sistem kualitas; (b) mengidentifikasi dan merekam masalah

apa pun yang berkaitan dengan produk, proses, dan sistem

kualitas; (c) memprakarsai, mengusulkan, atau mencarikan

pemecahan melalui mekamisme atau saluran yang telah

ditentukan; (d) melakukan verifikasi atau pemecahan yang

telah dilakukan; (e) mengendalikan lebih lanjut terhadap

proses, penyerahan, atau instalasi produk yang tidak sesuai

sampai penyimpangan atau keadaan yang tidak memuaskan

itu diperbaiki.

b) Sumber daya

Perusahaan harus mengidentifikasi persyaratan sumber daya

yang diperlukan dan menyediakannya termasuk penugasan

personil yang telah terlatih, untuk melakukan pengelolaan,


9

pelaksanaan pekerjaan dan kegiatan verifikasi termasuk audit

kualitas internal.

c) Wakil manajemen

Pimpinan perusahaan dengan tanggung jawab tingkat

eksekutif harus menunjuk seorang wakil dari organisasi

sendiri yang disamping tanggung jawab lainnya harus

memiliki wewenang yang cukup untuk; (a) menjamin sistem

kualitas yang telah dikembangkan, ditetapkan dan

dilestarikan sesuai dengan persyaratan standar internasional

ISO-9001; (b) melaporkan secara berkala kinerja sistem

kualitas pada manajemen untuk dievaluasi sebagai upaya

penyempurnaan.

Tanggung jawab wakil manajemen ini dapat pula mencakup

hubungan dengan pihak luar untuk hal-hal yang berkaitan dengan

sistem kualitas.

3) Tinjauan Manajemen

Pimpinan perusahaan dengan tanggung jawab tingkat eksekutif

harus mengevaluasi sistem kualitas secara berkala pada interval

waktu yang cukup untuk menjamin kesesuaian dan

keefektifannya dalam memenuhi persyaratan standar

internasional ISO-9001 serta sesuai dengan kebijakan kualitas

dan sasaran kualitas yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Rekaman data hasil evaluasi harus disimpan.


10

4) Uraian tugas dan jabatan

Bentuk uraian tugas dan jabatan antara lain

a) Nama jabatan

b) Kode jabatan

c) Tujuan umum jabatan

d) Kedudukan dalamm orgnaisasi seperti : atasan, dan bawahan

langsung

e) Fungsi pokok

f) Rincian tugas seperti : tugas rutin; tugas periodik; dan tugas

insidentil

g) Wewenang

b. Sistem Kualitas (Quality System)

1) Umum

Erusahaan harus menetapkan, mendokumentasikan dan

memelihara sistem kualitas sebagai sarana untuk menjamin agar

produk yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan yang telah

ditentukan. Perusahaan harus menyiapkan manual kualitas yang

memuat atau dapat menjadi acuan untuk prosedur sistem

kualitas dan menggambarkan struktur pendokuemtasian yang

dikembangkan dalam sistem kualitas. Sebagai catatan : panduan

pembuatan manual kualitas dijelaskan dalam ISO-10013.

2) Prosedur sistem kualitas


11

a) Perusahaan harus menyiapkan perosedur tertulis yang

konsisten dengan persyaratan standar internasional sistem

manajemen kualitas ISO-9001, serta terhadap kebijakan

kualitas yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

b) Perusahaan harus menerapkan secara efektif sistem kualitas

yang telah dibuat, termasuk prosedur-prosedur yang telah

didokumentasikan.

Untuk keperluan pemenuhan standar internasionalsistem

manajemen kualitas ISO-9001, maka keketatan dan tingkat

kerincian suatu prosedur, yang merupakan bagian integral dari

sistem kualitas, sangat tergangtung pada kompleksitas suatu

pekerjaan, metode yang dipakai, serta ketrampilan dan pelatihan

yang diperlukan oleh personil yang terkait dalam melaksanakan

pekerjaan tersebut. Prosedur yang telah didokumentasikan dapat

dijadikan acuan untuk menyusun instruksi kerja yang

menetapkan bagaimana suatu pekerjaan dilaksanakan.

3) Perencanaan kualitas

Perusahaan harus menetapkan dan mendokumentasikan

bagaimana persyaratan kualitas akan dipenuhi. Perencanaan

kualitas haris konsisten dengan semua persyaratan lainnya yang

telah ditetapkan dalam sistem kualitas, dan harus

didokumentasikan dalam bentuk yang paling sesuai dengan

sistem operasi yang digunakan. Perusahaan harus


12

mempertimbangkan penerapan kegiatan berikut ini bila

dipandang perlu dalam upaya memenuhi persyaratan produk,

proyek, atau kontrak yang telah ditentukan, yaitu :

a) Membuat perencanaan kualitas

b) Mengidentifikasi dan mengupapyakan tersedianya sistem

kontrol, proses, alat (termasuk alat inspeksi dan alat uji),

perlengkapan, sumber daya dan ketrampilan yang

diperlukan untuk dapat mencapai persyaratan kualitas yang

diminta.

c) Memastikan kesesuaian terhadpa prosedur dalam desain,

proses prodluksi instalasi, pelayanan, inspeksi, dan tes serta

sesuai dengan dokumentasi lainnya yang berlaku.

d) Memperbarui bilamana perlu teknik-teknik pengendalian

kualitas, inspeksi, dan pengujian termasuk pengembangan

instrumentasi.

e) Mengidentifikasi persyaratan pengukuran apapun yang

memerlukan kemapuan lebih dari apa yang dapat diketahui,

dalam waktu yang cukup untuk mengembangkan

kemampuan yang diperlukan.

f) Mengidentifikasi verifikasi yang sesuai pada tahap yang

sesuai dalam mewujudkan produk.


13

g) Menjelaskan standar penerimaan (acceptance) untuk semua

sifat dan persyaratan, termasuk hal-hal yang berisikan

unsur-unsur yang bersifat subjektif.

h) Mengidentifikasi dan menyiapkan data rekaman kualitas.

c. Pengendalian Dokumen Data (Document and Data Control)

1) Umum

Perusahaan harus menetapkan dan memelihara prosedur tertulis

untuk mengendalikan semua dokumen dan data yang berkaitan

dengan persyyaratan standar internasional ISO-9001. Termasuk

sejauh dapat dilakukan, dokumen yang berasal dari luar seperti

standar dan gambar acuan dari pelanggan. Dokuem dan data

dapat dibuat dalam berbagai bentuk jenis media seperti, lembar

kertas atau media elektronik.

2) Pengesahan dan penerbitan dokuemn data

Dokumen dan data harus ditinjau dan disyahkan kecukupannya

oleh peronil yang berwenang sebelum dokumen tersebut

diterbitkan. Harus pula dibuat daftar induk atau prosedur

pengendalian dokumen yang mengidentifikasi status revisi

terakhir dari dokumen-dokumen untuk mencegah pemakaian

dikuem yang sudah tidak berlaku lagi atau yang sudah

kadaluarsa.

Pengendalian dokumen ini harus menjamin bahwa :


14

a) Dokumen yang diperlukan harus tersedia disemua tempat

dimana opersi dilakukan yang memerlukan berfungsinya

sistem kualitas secara efektif.

b) Dokuem yang sudah tidak berlaku lagi atau sudah

kadaluarsa segera disingkirkan dari semua tempat

penerbitannya atau tempat penggunaannya. Jika tidak,

maka haris dijalmin bahwa dokumen tersebut terhindar dari

penggunaan yang salah.

c) Bila terdapat dokumen apapun yang sudah kadaluarsa dan

sengaja disimpan karena segi hukum dan atau untuk

keperluan preservasi pengetahuan, makan dokumen-

dokumen tersebut hendaknya diidentifikasi dengan jelas.

3) Perubahan dokumen dan data

Perubahan-perubahan pada dokumen dan data harus ditinjau

dan disyahkan oleh fungsi organsisasi yang sama pada waktu

melakukan tinjauan dan pengesahan awalnya, kecuali bula

secara khusus dilakuakn penunjukan lain. Fungsi organisasi

yang ditunjuk harus mendapatkan informasi latar belakang yang

berkiatan untuk dipakai sebagai dasar peninjauan dan

pengesyahannya. Jika dapat dilakukan, maka sifat perubahan

harus diidentifikasi di dalam dokumen atau dalam lampiran

yang sesuai.

4) Pengiriman dokumen


15

5) Identifikasi dokumen

6) Pemegang dokumen

7) Masa berlaku dokumen

8) Kodefikasi dokumen

d. Pengendalian Produk Milik Pelanggan (Cotrol of Customer

Supplied Product)

Perusahaan harus menetapkan dan memeilihara prosedur

terdokumentasi untuk mengendalikan dan melakukan verifikasi,

penyimpanan, dan pemeliharaan prodk yang dipasok oleh pelanggan

untuk dicampur dengan bahan milik perusahaan. Setiap produk yang

hilang, rusak, harus direkam dan dilaporkan kepada pelanggan.

Elemen dari pengendalian barang pasokan pelanggan ini adalah :

1) Identifikasi produk milik pembeli

2) Prosedur verifikasi penerimaan

3) Prosedur penyimpanan

4) Prosedur pemakaian

5) Prosedur perawatan

6) Kontrol ketidaksesuaian

7) Laporan ketidaksesuaian

8) Catatan atau rekaman data

e. Idetifikasi dan Kemampuan Telusur Produk (Product Identification

and Tracer Abilty)


16

Apabila dapat dilakukan, perusahaan harus menetapkan dan

memelihara prosedur tertulis untuk identifikasi produk dengan tata

cara yang layak sejak tahap penerimaan, selama tahap produksi

hingga pengiriman dan instalasi.

Bila tingkat kemampuan telusur adalah persyaratan yang ditentukan,

maka perusahaan harus menetakan dan memelihara prosedur tertulis

untuk identifikasi yang bersifat unik terhadap produk secara

individual atau secara kelompok.

Elemen dari identifikasi dan mampu telusur produk ini adalah :

1) Kemampuan telusur produk

a) Tahap penerimaan

b) Tahap penyimpanan

c) Tahap proses

d) Tahap pengiriman

e) Tahap instalasi

f) Adiminstrasi pendukung

g) Dokumentasi

2) Identifikasi produk

a) Identifikasi bahan baku

b) Identifikasi prodik pada proses

c) Identifikasi produk akhir

d) Identifikasi kantong

e) Identifikasi alat-alat


17

f) Identifikasi lingkungan

g) Identifikasi dokuemn

h) Identifikasi lokasi

f. Inspeksi dan Pengujian (Inspection and Testing)

1) Umum

Perusahaan harus menetapkan dan memelihara prosedur

terdokumenasi untuk kegiatan inspeksi dan pengujian untuk

memverifikasi bahwa persyaratan yang telah ditentukan utnuk

suatu produk dipenuhi. Inspeksi dan pengujian yang diperlkan

dan rekaman yang harus diadakan, harus dirinci dalam bagan

mutu atau prosedur tertulis.

2) Inspeksi dan pengujian pada tahap penerimaan

a) Perusahaan harus menjamin bahwa produk yang masuk,

tidak dipakai atau diproses dulu sampai produk tersebut

telah diperiksa atau telah diverifikasi dam hasilnya

memenyhi persyaratan yang telah ditentukan. Verifikasi

harus sesuai dengan persuaratan yang telah ditentukan atau

sesuai dengan rencana kualitas dan prosedur yang

didokumentasikan.

b) Dalam menentukan jumalh dan sifat inspeksi pada

penerimaan, maka harus dipertimbangkan jumlah

pengendalian yang telah dilakukan di tempat subkontraktor

dan bukti tertilis dari kesesuaian yang tersedia.


18

c) Bila produk yang masuk sebeluk diverifikasi dipakai untuk

keperluan produksi yang mendesak, maka produk harus

diidentifikasi secara jelas dan direkam sehingga

memungkinkan untuk penarikan kembali dan penggantian

seketika bila terjadi ketidaksesuaian persyaratan yang

ditentukan.

3) Inspeksi dan pengujian dalam proses

a) Perusahaan harus menginspeksi dan menguji produk seperti

yang disyaratkan oleh rencana mutu atau prosedur yang

telah didokumentasikan.

b) Perusahaan harus menahan produk sampai inspeksi dan

pengujian yang diminta telah diselesaikan atau laporan

yang perlu telah diterima dan telah diverifikasi. Kecuali bila

produk dipakai dengan prosedur penarikan kembali dengan

jelas.

4) Inspeksi dan pengujian akhir

Perusahaan harus melaksanakan semua inspeksi dan pengujian

sesuai dengna rencana kualitas dan atau prosedur

terdokumentasi untuk membuktikan terpenuhinya kesesuaian

produk akhir terhadap persyaratan yang telah ditentukan.

Rencana kualitas atau prosedur tertulis untuk kegiatan inspeksi

dan pengujian akhir harus mempersyaratkan bahwa semua

inspeksi dan pengujian yang telah ditentukan pada saat


19

penerimaan produk atau dalam proses telah dilakukan dan

hasilnya memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. Tidak

satupun produk boleh dikirimkan sampai semua kegiatan yang

telah ditentuakn dalam rencana kualitas atau prosedur tertulis

telah diselesaikan secara memuaskan dan data serta

dokumentasinya telah disyahkan.

5) Rekaman hasil inspeksi dan pengujian

Perusahaan harus menetapkan dan memelihara rekana yang

memberikan butki bahwa produk telah diinspeksi atau diuji.

Catatan ini harus dengan jelas menunjukan apakah produk lulus

atau gagal dalam inspeksi atau pengujian yang sesuai dengan

kriteria penerimaan yang telah ditentukan. Bila produk gagal

dalam inspeksi atau pengujian, maka harus diberlakukan

prosedur untuk pengendalian produk yang tidak sesuai. Harus

ada rekaman yang mengindentifikasi kewenangan inspeksi bagi

yang bertanggng jawab untuk melepas produk.

g. Pengendalian Alat Inspeksi, Alat Ukur dan Alat Uji (Control of

Inspection, Measuring, and Test Equipment)

1) Umum


20

Perusahaan harus membuat dan memelihara prosedur tertulis

untuk mengendalikan, mengkalibrasikan, dan memeluhara alat

inspeksi, alat ukur dan alat uji (termasuk perangkat lunak

pengujuan) yang digunakan perusahaan untuk unjuk kesesuaian

produk terhadap persyaratan yang telah ditentukan. Alat

inspeksi, alat ukut, dan alat uji harus dipakai dengan cara yang

dapat memastikan ketidak pastian diketahui dan konsisten

terhadap kemampuan pengukuran yang diperlukan. Peralatan

pengujian harus dicek untuk membuktikan bahwa peralatan

tersebut mampu memverifikasi kesesuaian produk terhadap

persyaratan , sebelum dilepas untuk penggunaan selama

produksi, instalasi atau pelayanan, dan harus dicek ulang pada

inteval waktu yang telah ditentukan dan memelihara rekaman

data sebagai bukti pengendalian.

Bila informasi data teknis tentang alat inspeksi, alat ukur,a lat

ujimerupakan persyaratan yang telah ditentukan, maka

informasi tentan gdaa itu harus disediakan apabila diminta oleh

pelanggan untuk keperluan veritikasi bahwa alat-alat digunakan

tersebut berfungsi dengan baik.

2) Prosedur pengendalian


21

Perusahaan harus :

a) Menetapkan pengukuran yang harus dilakukan dan akurasi

yang disyaratkan, dan memilih alat inspeksi, alat ukur serta

alat uji yang sesuai yang mampu bmemberikan akurasi dan

persisi yang diperlukan.

b) Mengindentifikasi semua alat inspeksi, alat ukur serta alat

uji yang dapat mempengaruhi mutu produk, dan

mengkalibrasi serta menyetelnya pada interval waktu yang

telah ditentukan atau sebelum dipakai dengan standar yang

diakui secara nasional atau internasional. Bila standar itu

tidak ada, maka dasar yang dipakai untuk kalibrasi harus

dicatat.

c) Menetapkan cara yang dipakai untuk kalibrasi alat inspeksi,

alat ukur, dan alat uji, termasuk oenetapan jenis alat,

identidikasi, lokasi, frekuensi pengecekan, metode

pengecekan, kriteria penerimaan dan tindakan yang harus

dilakukan bila hasilnya menunjukan adanya

penyimpangan.

d) Memberi identidiaksi pada alat nspeksi, alat ukur, dan alat

uji dengan petunjuk ayng sesuai untuk menunjukan staus

kalibrasi.

e) Memelihara rekaman kalibrasi alat inspeksi, alat ukur dan

alat uji.


22

f) Menganalisa dan mendokumentasikan keabsahan hasil

inspeksi dan pengujian sebelumnya bila diketahui adanya

penyimpangan atas alat inspeksi, alat ukur, dan alat uji

tersebut.

g) Memastikan bahwa kondisi lingkungan pada saat kalibrasi

sesuai untuk melakukan kalibrasi atas alat inpseksi, alat

ukur, dan alat uji.

h) Memastikan bahwa penanganan, pengawetan dan

penyimpanan alat inspeksi, alat ukur dan alat uji

sedemikian rupa sehingga ketelitain dan kesiapannya dapat

dipertahankan.

i) Menjaga agar alat inspeksi, alat ukur dan alat uji, baik

perangkat keras maupun perangkat lunak, terhindar dari

penyetelan yang dapat membuat setelan kalibrasi menjadi

tidak sah.

Elemen-elemen dari pengendalian peralatan inspeksi,

pengukuran, dan pengujian ini adalah sebagai berikut :

1) Identifikasi

2) Klasifikasi

3) Daftar nama inspection, measuring, and test equipment

4) Program kalibrasi

5) Program pengecekan

6) Prosedur kalibrasi


23

7) Personel kalibrasi

8) Rekaman hasil kalibrasi

9) Sertifikat kalibrasi

10) Sentra kalibrasi

11) Alat-alat standar

h. Status Hasil Inspensi dan Pengujian (Inspection and Test Status)

Status inspeksi dan pengujian produk harus diidentifikasi dengan

sarana yang sesuai yang menunjukan kesesuaian dan

ketidaksesuaian produk dalam inspeksi dan uji yang dilakukan.

Identifikasi dari stats inspeksi yang diuji ahrus dipelihara seperti

yang telah ditentukan dalam rencana kualitas atau prosedur tertulis

lainnya, selama produksi, instalasi dan pelayanan produk untuk

memastikan bahwa hanya produk yang telah lulus inspeksi dan

pengujian yang dikirim, dipakai, atau dipasang.

Elemen dari statis hasil inspeksi dan pengujian ini adalah :

1) Tahap penerimaan material

2) Tahap proses

3) Tahap produk akhir

4) Pemeberian status

5) Prosedur inspeksi dan pengujian

6) Kontrol alat ketidaksesuaian

i. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai (Control of Non-

Conforming)


24

1) Umum

Perusahaan harus mentepakan dan memelihara prosedur tertulis

untuk menjamin produk yang tidak sesuai dihindari dari

pemakaian atau instalasi yang tidak direncakana. Pengendalian

ini harus meliputi identifikasi, dokuementasi, evaluasi,

pemisahan (jika memungkinkan), disposisi produk yang tidak

sesuai, dan pemberitahuan kepada fungsi-fungsi yang

bersangkutan.

2) Tinjauan dan penentuan produk yang tidak sesuai

Tanggung jawab unutk meninjau dan wewenang untuk

menentukan produk yang tidak sesuai harus tentukan. Prodik

ang tidak sesuai harus ditinjau sesuai dengan prosedur yang

telah ditetapkan seperti :

a) Kerjakan ulang agar dapat memenuhi persyaratan yang

telah ditentukan

b) Dotero,a demga atai tampa perbaikan

c) Diturunkan tingkatnya untuk penggunaan lain

d) Ditolak atau dibuang

Bila diminta dalam kontrak, penggunaan atau perbaikan yang

diusulkan untuk produk yang tidak sesuai dengan persyaratan, harus

dilaporkan kepada pelanggan untuk penentuan konsesi. Rincian

mengenai ketidaksesuaian yang telah diterima, dan tentang

perbaikan yang telah dilakukan, harus direkam untuk


25

memberitahukan kondisi yang sebernarnya. Produk yang diperbaiki

dan atau dikerjakan ulang harus diinspeksi ulang sesuai dengan

rencana mutu atau prosdur yang telah ditetapkan.

Elemen-elemen dari pengendalian produk yang tidak sesuai ini

adalah :

1) Bahan baku dari penambangan

2) Bahan baku dari pembelian

3) Material dalam proses

4) Produk akhir

5) Berat produk

6) Ketidaksesuaian pada umumunya

j. Penanganan, Penyimpanan, Pengemasan, Pengawetan, dan

Pengiriman (Handling, Storage, Packaging, Preservation, and

Delivery = HSPPD)

1) Umum


untuk penanganan, penyimpanan, pengemasan, pengawetan, dan

pengiriman produk.

2) Penanganan

Perusahaan harus menyediakan metode penanganan produk yang

dapat mencegah kerusakan dan penurunan kualitas.

3) Penyimpanan


26

Perusahaan harus menggunakan tempat penyimpanan yang telah

ditentuakan atau ruang persediaan untuk mencegah kerusakan

atau penurunan kualitas produk, dan tempat untuk produk yang

ditunjda oemakainnya atau pengirimannya. Tata cara untuk

pengesahan, penerimaan dan untuk pengiriman harus ditetapkan.

Untuk mengetahui adanya kerusakan, keadaan produk dalam

persediaan harus diadakan pemeriksaan secara berkala pada

interval waktu yang sesuai.

4) Pengemasan

Perusahaan harus mengendalikan kemasan, proses pengemasan,

dan proses penandaan sejauh diperlukan untuk menjamin

kesesuaian terhdap persyaratan yang telah ditetapkan.

5) Pengawetan

Perusahaan harus menerapkan metode yang sesuai untuk

pengawetan dan pemisahan produk bila produk masih dalam

pengendalian pemasok.

6) Pengiriman

Perusahaan harus mengukur untuk penjagaan mutu prodik setelah

inspeksi dan uji akhir. Bila dinyatakan dalam kontrak, pengjagaan

ini harus diteruskan sampai pengiriman produk ketempat tujuan.

Elemen dari HSPPD ini adalah :

1) Prosedur HSPPD tiap-tiap unit

2) Perawatan peralatan HSPPD


27

3) Standar persyaratan HSPPD

4) Penanggung Jawab HSPPD

5) Lokasi HSPPD

6) Personil HSPPD

7) Pemeriksa HSPPD

k. Pengendalian Rekaman Kualitas (Control of Quality Records)


untuk identifikasi, pengumpulan, pengambilan, pengarsipan,

penyimpanan, pemeliharaan dan penghancuran rekaman kualitas.

Rekaman kualitas harus dipelihara untuk membuktikan kesesuaian

terhadap persyaratan yang telah ditentukan dan berjalannya sistem

kualitas secara efektif. Rekaman kualitas yang sesuai dari

sunkontraktor harus merupakan bagian dari data.

Semua rekaman kualitas harus mudah dinaca dan harus disimpan

dan dipelihara sedemikian rupa hingga dapat dengan mudah dicari

dan ditelusuri dalam tempat penyimpanannya yang layak dan aman

untuk menghindari kerusakan, kehancuran, atau kehilangan. Masa

simpan rekaman kualitas harus ditetapkam dan dituangkan dalam

dokumentasi. Bila telah disepakati dalam kontrak, maka rekaman

harus disediakan untuk penilaian oleh pelanggan untuk suatu

periode waktu yang disepakati.

Elemen dari pengendalian rekaman kualitas ini adalah :

1) Identifikasi


28

2) Klasifikasi

3) Kodefikasi

4) Penyimpanan

5) Pemanfaatan

6) Masa retensi

7) Keamanan

8) Penaggung jawab

9) Kepraktisan

l. Audit Kualitas Internal (Internal Quality Audits)

Audit kualitas internal adalah suatu pemeriksaan yayng bersifat

independen dan dilakukan secara sistematis untuk menentukan

apakah sistem manajemen kualitas dan hasil implementasi sistem

manajemen kualitas tersebut sesuai dengan perencanaan dan

pengaturan yang telah ditetapkan dan apakah perencanaan dan

pengaturan itu dilaksanakan secara efektif dan mencapai sasaran

yang telah ditetapkan.

Elemen dari audit kualitas internal ini adalah :

1) Bentuk tim audit

2) Kualifikasi tim audit

3) Buat jadwal audit

4) Informasikan auditee

5) Siapkan daftar periksa

6) Laksanakan audit


29

7) Diskusikan temuan

8) Siapkan rekomendasi

9) Lakukan verifikasi

10) Siapkan laporan akhir audit

B. Persediaan

1. Pengertian Persediaan

Menurut Kieso (2008: 402), persediaan adalah pos-pos aktiva yang

dimiliki oleh perusahaan untuk dijual dalam operasi bisnis normal, atau

barang yang akan digunakan atau dikonsumsi dalam membuat barang

yang akan dijual.

Persediaan adalah sebuah aset yang vital bagi sebuah organisasi

bisnis, dimana dengan penggunaan asset yang optimal, dapt membantu

sebuah organisasi bisnis untuk mencapai tujuannya yaitu laba menurut

Pontoh 2013:312 dalam Jurnal EMBA Vol. 2 No. 3 September 2014, Hal.

022-029.

2. Jenis-Jenis Persediaan

Jenis persediaan di dalam perusahaan dagang, perusahaan industri,

dan perusahaan jasa yang dikemukakan oleh La Midjan dan Susanto

(2011:150) dalam Jurnal EMBA Vol. 2 No. 3 September 2014, Hal 022-

029 adalah :

a. Persediaan bahan baku.

b. Persediaan barang dalam proses.

c. Persediaan hasil jadi.


30

d. Persediaan suku cadang.

e. Persediaan bahan bakar.

f. Persediaan barang cetakan dan alat tulis.

g. Persediaan barang dagangan.

3. Penentuan Biaya Persediaan

Menurut Kieso (2018:303-304) terdapat dua metode arus biaya yang

dapat digunakan dalam menentukan besarnya biasa persediaan yaitu:

a. Metode FIRST-IN, FIRST-OUT (FIFO)

Metode first-in, first-out mengasumsikan bahwa barang yang paling

awal dibeli adalah yang pertama yang akan dijual. FIFO sering kali

paralel dengan arus fisik barang yang sebenarnya. Dalam hal ini,

FIFO umumnya meruapakan praktik bisnis yang baik untuk menjual

unit-unit lama terlebih dahulu. Oleh karena itu, berdasarkan metode

FIFO, biaya dari barang yang paling awal dibeli adalah yang pertama

akan diakui saat menentukan beban pokok penjualan.Biaya Rata-

rata (Avarage-cost method)

b. Metode biaya rata-rata (avarage cost metode)

Metode biaya rata-rata mengalokasikan beban pokok barang yang

tersedia untuk dijual berdasarkan biaya rata-rata tertimbang per unit

(weight-avarage unit cost) yang terjadi. Metode biaya rata-rata

mengasumsikan bahwa barang-barang memiliki sifat yang sama.

Untuk menghitung biaya persediaan dengan metode biaya rata-rata

terlebih dahulu harus menghitung biaya rata-rata tertimbang perunit


31

dengan membagi beban pokok barang yang tersedia untuk dijual

dengan total unit yang tersedia untuk dijual. Perusahaan menetapkan

biaya rata-rata tertimbang perunit untuk unit-unit yang tersedia saat

menentukan biaya persediaan akhir.

Menurut Kieso (2008: 416) terdapat metode penentuan biaya

persediaan yang pertamakali digunakan selain metode FIFO dan

Biaya rata-rata. Metode penentuan biaya persediaan tersebut adalah

:

a. Metode Identifikasi Khusus

Identifikasi khusus (specific identification) digunakan dengan

cara mengidentifikasi setiap baran gyang dijual dan setiap barang

dalam pos persediaan. Biaya barang-barang yang telah terjual

dimasukkan dalam harga pokok penjualan, sementara biaya

barang-barang khusus yang masih berada di tangan dimasukan

pada persediaan. Metode ini hanya bisa digunakan dalam kondisi

yang memungkinkan perusahaan memisahkan pembelian yang

berbeda yang telah dilakukan secara fisik.

4. Metode Pencatatan Persediaan

Sistem Pencatatan persediaan barang dagang pada umumnya

dilakukan dengan dua metode yaitu sistem periodik (physical) dan sistem

perpetual. Sistem pencatatan persediaan menurut Agus, Wibowo, dan

Haxena (2016 : 97-98) :

a. Sistem Periodik


32

Dalam pencatatan persediaan berdasarkan sistem periodik, mutasi

barang tidak ditelusuri lebih lanjut. Pada pembelian barang dicatat

dalam akun Pembelian Barang sebesar biaya perolehannya,

sedangkan pada saat penjualan, barang dicatat dalam akun Penjualan

Barang sebesar harga jualnya. Oleh karena tidak dicatatanya, mutasi

barang, maka beban pokok penjualan tidak dapat diketahui setiap

kali transaksi penjualan barang terjadi.

b. Sistem Perpetual

Pada sistem perpetual, tiap-tiap jenis barang dicatat secara detail

dalam kartu persediaan (sebagai kartu pembantu persediaan). Pada

kartu tersebut, mutasi tiap-tiap jenis barang dicatat secara kontinyu,

baik kuantitas maupun biaya perolehannya. Pada saat terjadi

pembelian barang dagang, hal tersebut dicatat pada di posisi debit

akun Persediaan Barang sebesar biaya perolehannya dan posisi

kredit akun Utang Usaha atau Kas. Pada saat PenjualanBarang

sebesar biaya perorlehannya dicatat dalam dua jurnal. Jurnal pertama

mencatat akun Penjualan Barang disposisi kredit sebesar nilai

penjualan dan posisi debit akun Piutang Usaha atau Kas, sedanngkan

jurnal kedua mengkredit akun Persediaan Barang dan mendebit akun

Beban Pokok Penjualan. Oleh karena beban pokok penjualan dapat

diketahui langsung, maka penyesuaian pada akhir periode tidak

perlu dilakukan.

5. Klasifikasi Persediaan


33

Menurut Haryono Jusup (2001: 100), persediaan memiliki dua

karakteristik penting, yaitu persediaan tersebut merupkan milik

perusahaan dan persediaan tersebut siap dijual kepada para konsumen.

Oleh karena itu dalam perusahaan dagang persediaannya meluputi segala

macam barang dagangan yang dimiliki perusahaan. Sedangkan

perusahaan manufaktur persediaannya tidak semua siap untuk dijual.

6. Pengelolaan Persediaan

Menurut Kasmir (2010 : 263) dalam Sambara (2018), pengelolaan

persediaan agar dapat berjala lancara sesuai dengan rencana perusahaan harus

memperhatikan beberapa hal antara lain :

a. Harus ada sediaan dasar sebagai penyeimbang keluar masuknya

barnag dari perusahaan. Artinya harus ada angka besarnya sediaan

dan tergantung dari keluar masuknya barang apakah teratur atau

tidak.

b. Perlunya menyediakan pengamanan persediaan (safety stock).

Perlunya pengamanan perseidaan untuk memenuhi kebutuhan

sediaan setiap saat bila dibutuhkan karena sering terjadinya hal-hal

yang tidak terduga dan tidak terencana.

c. Antisipasi perseidaan (anticipation stock). Perlu adanya tambahan

sediaan untuk mengantisipasi pertumbuhan persediaan dimasa yang

akan datang.

7. Tujuan Pengelolaan Persediaan

Menurut Ristono (2013: 4-5), Tujuan pengelolaan perseidaan adalah

sebagai berikut :


34

a. Dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan

cepat.

b. Untuk menjaga kontinuitas produksi agar perusahaan tidak

mengalami kekurangan atau kehabisan persediaan yang

mengakibatkan terhentinya proses produksi.

c. Untuk mempertahankan dan meningkatkan penjualan serta laba

perusahaan.

d. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari,

karena dapat mengakibatkan biaya pesanan menjadi besar.

e. Menjaga jumlah persediaan supaya penyimpanan dalam

emplacement tidak besar-besaran, karena akan mengakibatkan

biaya menjadi bertambah.

C. Evaluasi

1. Pengertian Evaluasi

Pengertian evaluasi menurut Purwanto dalam Roma Decade secara

garis besar, dapat dikatakan bahwa pemberian nilai terhadap kualitas

tertentu. Selain dari itu, evaluasi juga dapat dipandang sebagai proses

merencanakan, memperoleh, dan menyediakan informasi yang

diperlukan dalam membuat alternatif-alternatif keputusan.

2. Tahap-tahap Evaluasi

Pada umumnya, evaluasi sendiri memiliki tahapan-tahapan yang harus

diikuti. Walaupun tidak sealalu sama, tetap saja tahapan-tahapan ini


35

penting untuk dilaksanakan, mengingat hasil akhir dari proses jalannya

evaluasi itu sendiri. Berikut dipaparkan salah satu tahapan evaluasi

secara umum :

a. Menentukan apa saja yang akan dievaluasi

Dalam segala kegiatan yang dilaksanakan, di bidang apapun itu

hasil akhirnya selalu berkaitan dengan evaluasi. Evaluasi ini sendiri

dapat mengacu pada suatu program kerja atau kegiatan-kegiatan

lainnya dimana terdapat aspek-aspek yang dapat dan perlu

dievaluasi. Namun, secara umum hal yang diprioritaskan untuk di

evaluasi adalah hal-hal yang menajdi kunci utamanya

b. Merancang kegiatan evaluasi

Sebelum melakukan kegiatan evaluasi, atau mengevaluasi si suatu

kegiatan kerja, harus merancangkan terlebih dahulu, desain

evaluasi sperti apa yang akan dilaksanakan, agar data-data apa saja

yang diperlukan, tahap-tahap kerja apa saja yang dilalui, dan siapa

saja yang dilibatkan, serta apa saja yang dihasilkan harus jelas

sebelum melaksanakan kegiatan evaluasi ini

c. Pengumpulan data evaluasi

Setelah menyiapkan rancangan kegiatan evaluasi yang

diperlukan, tahap selanjutnya adalah pengumpulan data. Tahap ini

dapat dilakukan secara efiian dan efektif, yaitu sesuai kaidah-

kaidah ilmiah yang berlaku dan sesuai dengan kebutuhan dan

kemampuan.


36

d. Analisis data dan pengolahannya

Setelah tahap pengumpulan data sudah diselesaikan, maka tahap

selanjutnya adalah menganalisis data yang diterima. Cara

pengolahannya bisa beruapa pengelompokan agar lebih mudah

dianalisis dengna menggunakan alat penganalisis yang sesuai,

sehingga dapat menghasilkan fakta-fakta yang terpercaya.

Selanjutnya, hasil analisis data ini kemudian dibandingkan dengan

harapan atau rencana awal.

e. Pelaporan hasil evaluasi

Tahapan akhir adalah pelaporan hasil evaluasi. Agar pelaporan ini

dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan, karena itulah

hasil evaluasi harus didokumentasikan secara tertulis agar bisa

dibaca dan dimanfaatkan sebagaimana mestinya.


37

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan oleh penulis dalam skripsi ini

adalah studi kasus. Studi kasus merupakan salah satu jenis penelitian

kualitatif, dimana penulis melakukan eksplorasi secata mendalam terhadap

program, kejadian, proses, aktivitas, terhadap salah satu atau lebih orang.

Metode penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif komparatif,

yaitu dengan memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh objek

penelitian dengan cara membandingkan dengan teori-teori lalu

mendeskripsikan hasil analisis dalam bentuk kata-kata dan bahasa.

Penelitain ini berfokus pada pengumpulan informasi terkait penerapan

sistem manajemen mutu persediaan barang jadi di PC Gabungan Koperasi

Batik Indonesia (GKBI).

B. Subjek dan Objek Penelitian

Subjek penelitian menurut Kurniawan (2014: 69), adalah sesuatu,

baik orang, benda, ataupun lembaga (organisasi), yang sifat keadaannya

(“atribut”-nya) akan diteliti. Subjek dalam penelitian ini adalah :

1. Kepala Bagian Niaga

2. Kepala Bagian Produksi

3. Kepala Bagian Gudang

Objek penelitian menurut Kurniawan (2014, 69), adalah sifat

keadaan dari benda, orang, atau keadaan,yang menajadi pusat


38

perhatian atau sasaran penelitian. Objek dari penelitian ini adalah

sistem manajemen mutu pada persediaan barang jadi di PC GKBI.

C. Waktu dan Tempat Penelitian

Penelitian dilaksanakan pada bulan Maret 2020, bertempat di PC GKBI

yang berlokasi diJl. Magelang KM 14,5 Sleman, Yogyakarta.

D. Teknik Pengumpulan Data

1. Observasi

Observasi merupakan cara pengumpulan data melalui proses

pencatatan perilaku subjek (orang), objek (benda), atau kejadian yang

sistematik tanpa adanya pertanyaan atau komunikasi dengan individu-

individu yang diteliti. Observasi meliputi segala hal yang menyangkut

pengamtan aktivitas atau kondisi perilaku maupun non perilaku.

Observasi non perilaku meliputi (1) catatan (record), (2) kondisi fisik

(physical condition), (3) proses fisik (physical process) menurut Anwar

S. (2011 : 111). Observasi yang dilakukan penulis yaitu melihat secara

langsung kegiatan usaha yang dilakukan di PC GKBI pada bagian

Gudang, Niaga, dan Finishing.

2. Checklist

Checklist adalah pengumpulan data dengan cara membuat sebuah

daftar, dimana responden hanya mebubuhkan tanda check (√) pada

kolom jawaban yang sesuai (Arikunto, 2010 : 195). Pengumpulan data

dengan daftar pertanyaan yang akan diajukan kepada fasiliator yang

hanya memiliki jawaban “ya” dan “tidak”.Checklist yang terdapat


39

dalam lampiran merupakan pertanyaan yang dibuat berdasarkan

Elemen-elemen Sistem Manajemen Mutu ISO 9002 yang berkaitan

dengan persediaan barang jadi.

3. Wawancara

Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dimana penulis atau

pengumpulan data yang menggunakan pertanyaan secara lisan kepada

subjek penelitian. Pada saat megajukan pertanyaan, penulis dapat

berbicara berhadapan langsung dengan responden atau bila hal itu tidak

mungkin dilakukan, juga bias melalui alat komunikasi, misalnya lewat

telepon (Anwar S. 2011, 105). Wawancara dilakukaan untuk

memperdalam hasil dari checklist yang telah dilakukan.

4. Dokumentasi

Cara dokumentasi biasanya dilakukan untuk mengumpulkan data

sekunder dari berbagai sumber, baik secara pribadi maupun

kelembagaan. Pada umumnya, data yang diperoleh dengan cara

dokumentasi masih sangat mentah karena antara informasi yang satu

dengan lainnya tercerai berai, bahkan kadangkala sulit unuk dipahami

apa maksud yang terkandung pada data tersebut (Anwar S. 2011 : 114).

Dokumentasi yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu berupa

pengumpulan surat-surat yang digunakan dalam kegiatan usaha pada

bagian Gudang, Niaga, dan Finishing seperti formulir-formulir, dan

foto.


40

E. Data yang diperlukan

1. Gambaran umum perusahaan

2. Struktur organisasi perusahaan

3. Visi-misi perusahaan

4. Prosedur penerimaan barang, penyimpanan barang, dan

pengeluaraan barang

5. Dokumen yang terkait dengan persediaan barang jadi.

F. Teknik Analisis Data

Untuk dapat mengetahui jawaban dari rumusan masalah, teknik

analisis data yang digunakan yaitu :

a) Melakukan Survey Pendahuluan

Survey pendahuluan ini dilakukan untuk memperoleh pemahaman

mengenai penerapan sistem manajemen mutu persediaan barang jadi

pada bagian finishing, bagian niaga, dan bagian gudang dengan cara

pengamatan langsung.

b) Melakukan pengambilan data

Melakukan pengambilan data dengan menggunakan chcecklistyang

terdapat dalam lampiran dengan sumber dari responden, dan

melakukan wawancara untuk memperdalam hasil yang diperoleh

dari pengisian chcecklist mengenai penerapan sistem manajemen

mutu persediaan barang jadi. Penulis menggunakan 12 Elemen-

elemen dari ISO 9002 yang berkaitan dengan persediaan barang jadi.


41

c) Menganalisis data hasil chcecklist mengenai sistem manajemen

mutu persediaan barang jadi berdasarkan Elemen-elemen ISO 9002

serta menyimpulkan hasil atas analisis checklist.

Setelah melakukan pengisian chcecklist dan wawancara dengan

responden, peneliti akan mendeskripsikan hasil dari keduanya untuk

proses evaluasi. Penulis melakukan perekapan hasil jawaban

checklist dan menghitung persentase tingkat kesesuaian jawaban

berdaasarkan rumus perhitungan Arikunto (2010) yaitu :

𝑆𝑘𝑜𝑟 =𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑗𝑎𝑤𝑎𝑏𝑎𝑛 "𝑦𝑎"

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑟𝑡𝑎𝑛𝑦𝑎𝑎𝑛× 100%

Jika jawaban “Ya” memperoleh nilai 1, dan jawaban “Tidak”

memperoleh nilai 0.

Hasil perhitungan dapat diinterpretasikan dalam range sebagai

berikut :

Tabel 1.Tingkat Pencapaian/Skor Kuesioner

Skor Predikat

81 – 100% Sangat Sesuai

61 – 80% Sesuai

41 – 60% Cukup Sesuai

21 – 40% Kurang Sesuai

0 – 20% Tidak Sesuai

Sumber : Arikunto (2010)

d) Membandingkan hasil checklist dan wawancara mengenai sistem

manajemen mutu persediaan barang jadi berdasarkan elemen-

elemen ISO 9002.

Membandingkan checklist dan wawancara terkait penerapan sistem

manajemen mutu persediaan barang jadi di PC GKBI dengan


42

elemen-elemen menurut ISO 9002 mengunakan tabel perbandingan

untuk mencocokan kesesuaian penerapan antara penerapan sistem

manajemen mutu di PC GKBI dengan Elemen-elemen dalam ISO

9002.

e) Melakukan evaluasi dari hasil perbandingan antara penerapan sistem

manajemen mutu persediaan barang jadi di PC GKBI dengan

elemen-elemen ISO 9002.

Setelah menganalisis, peneliti akan mengevaluasi data hasil

perbandingan sesuai dengantabel perbandingan yang telah dibuat

dengan memberikan gambaran secara lengkap mengenai penerapan

sistem manajemen mutu persediaan barang jadi yang diterapkan di

PC GKBI sesuai dengan keadaan sebenarnya.

f) Menarik kesimpulan dari hasil perbandingan data

Penulis akan menarik kesimpulan dari hasil perbandingan yang telah

dilakukan serta hasil evaluasi pada sistem manajemen mutu

persediaan barang jadi sesuai dengan penerapan Elemen-elemen

ISO 9002. Penulis juga akan memberikan saran kepada perusahaan

dengan tujuan penerapan sistem manajemen mutu pada persediaan

barang jadi di PC GKBI menjadi lebih baik di masa mendatang.


43

BAB IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Perusahaan

PC GKBI didirikan tanggal 17 Juli 1962, dimiliki oleh 40 Koperasi

Batik Primer yang berlokasi di Indonesia dan beranggotakan 8.000

pengusaha batik perorangan.

Pada tahun 1971, diadakan perluasan pabrik dengan bantuan

fasilitas PMSD I. Pada tahun 1977, menambah unit pemintalan dan

pertenunan dengan fasilitas PMSD II. Pada tahun 1979 menambah mesin-

mesin permintalan yang berkualitas lebuh halus dengan fasilitas PMDN III.

Pada tahun 1982, diadakan penambahan mesin untuk finishing dengan

bantuan fasilitas PMDN IV. Pada tahun 1992-1994 diadakan renovasi dan

pemasangan AJL (Air Jet Loom) dengan bantuan fasilitas dari IDB (Islamic

Development Bank).

Memasuki era globalisasi, PC GKBI terus menerus melakukan

penambahan mesin-mesin dan pertenunan serta penguatan sumber daya

manusia dan IPTEK, yang kini berjumlah 750 karyawan. Peningkatan

kualitas PC GKBI juga didukung oleh penerapan ISO 9000 (Sertifikasi sari

BBT-TIQA Bandung). Dengan kerja keras tanpa henti, akhirnya

menajdikan PC GKBI mampu memasuki pasar internasional, dengan

meraih beberapa pembeli tetap dari Jepang, Eropa, dan Amerika.

Pada tahun 2002 PC GKBI pernah mengalami musibah kebakaran

pada unit pemintalan sehingga sejak tahun 2003 operasional perusahaan

hanya meliputi Weafing (bagian pertenunan) dan Finishing (bagian


44

penyempurnaan). Kebutuhan benang dipenuhi dari perusahaan pemuntalan

lain, sehingga jumlah tenaga kerja/karyawan juga mengalami perubahan

dari yang semua ± 1.600 menjadi ± 750 orag. Disamping itu orientasi

pasarnya juga mengalami perubahan yaitu hanya memenuhi pasar lokal,

namun demikian tetap berorientasi kualiats ekspor dengan tujuan agar

konsumen yang memakai produk PC GKBI bisa berorientasi ekspor.

Pada saat ini kapasitas produksi yang dimiliki PC GKBI untuk

Weafing sebesar 2.500.000 meter/bulan sedangkan Finishing bisa mencapai

2.700.000 yard/bulan. Adapun realisasinya adalah produksi Weafing

sebesar 2.300.000 meter/bulan sedangkan Finishing kain cambric sebesar

2.400.yard/bulan.

B. Visi dan Misi Perusahaan

1. Visi

Mempertahankan dan mengembangkan perusahaan sebagai pelaku

industri tekstil yang bereputasi nasional dan internasional.

2. Misi

Berfikir dan keberja yang lebih baik untuk mencapai sasaran

perusahaan.


45

C. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas


46

Tugas dan wewenang masing-masing pihak, yaitu :

1. Direktur Utama

Direktur Utama adalah jabatan tertinggi pada PC GKBI mempunyai

wewenang mengatur jalannya perusahaan, memberikan perintah

kepada unit perencanaan pengendalian internal (PPI) dan setiap

direktur departemen, dan menyusun anggaran perusahaan.

2. Unit Perencanaan Pengendalian Internal (PPI)

PPI mempunyai wewenang sebagai pihak pemeriksa internal

perusahaan, memberikan peringatan atau teguran kepada pihak yang

melanggar peraturan yang ada, serta sebagai pihak yang mengontrol

jalannya perusahaan SOP berlaku.

3. Direktur Keuangan Umum

Direktur keuangan umum mempunyai wewenang sebagai pihak

yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan di bawah perintah

direktur utama, bertanggung jawab untuk mengoordinasikan

kegiatan keuangan yang ada pada PC GKBI, seerta memberikan

laporan secara berkala kepada direktur utama.

4. Direktur Produksi

Direktur produksi bertanggung jawab atas semua kegiatan produksi

seperti weafing, finishing, dan utility dibawah perintah direktur

utama serta memberikan laporan secara berkala kepada direktur

utama.


47

5. Kepala Unit

Kepala unit mempunyai wewenang sebagai pihal yang bertanggung

jawab atas pelaksanaan kegiatan pada perusahaan di mana setiap

kepala unit bertanggung jawab atas setiap divisi di bawahnya,

memberikan laporan kepada direktur menengah, serta memberikan

verifikasi atau persetujuan atas semua kegiatan yang dilakukan pada

divisi masing-masing agar kepala unit mengetahui setiap dokumen

yang masuk dan keluar pada divisi masing-masing.

6. Kasie (Kepala Seksi)

Kepala seksi mempunyai wewenang untuk menjalankan perintah di

bawah otorisasi kepala unit, serta memberikan arahan kepada setiap

staf dalam menjalankan perintah.

7. Staf / Regu

Staf mempunyai tugas yaitu menjalankan perintah yang telah

diberikan dari kepala seksi atau dari kepala unit.

D. Produk-Produk Pabric Cambric Gabungan Koperasi Indonesia

1. Kain produksi Weaving

2. Kain produksi Finishing


48

BAB V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Melakukan Survey Pendahuluan

Survey pendahuluan ini dilakukan untuk memperoleh pemahaman

mengenai penerapan sistem manajemen mutu persediaan barang jadi pada

bagian finishing, bagian niaga, dan bagian gudang dengan cara pengamatan

langsung atau observasi. Observasi yang dilakukan oleh peneliti yaitu untuk

mengetahui prosedur pengelolaan persediaan barang jadi di PC Gabungan

Koperasi Batik Indonesia (PC GKBI) yang terdiri dari tiga prosedur yaitu

prosedur penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang jadi.

Penerimaan dalam hal ini merupakan penerimaan barang jadi yaitu hasil

produk berupa kain dari bagian finishing yang akan diserahkan dan diterma

oleh bagian gudang. Setelah penerimaan barang jadi oleh bagian gudang,

maka barang jadi yang diterima akan disimpan pada bagian gudang.

Penyimpanan dilakukan oleh karyawan bagian gudang. Setelah adanya

transaksi penjualan, maka barang jadi yang terdapat digudang akan

dikeluarkan sesuai dengan pesanan konsumen.

B. Deskripsi Data Hasil Checklist dan Wawancara mengenai Penerapan

Sistem Manajemen Mutu Persediaan Barang Jadi

Prosedur pengelolaan persediaan barang jadi di PC Gabungan

Koperasi Batik Indonesia terdiri dari tiga prosedur yaitu prosedur


49

penerimaan barang jadi, prosedur penyimpanan barang jadi, dan prosedur

pengeluaran barang jadi.

Berikut ini adalah uraian deskripsi mengenai keempat prosedur

pengelolaan persediaan barang jadi di PC GKBI, Sleman, Yogyakarta yang

diperoleh dari penelitian :

1. Deskripsi Prosedur Penerimaan Barang Jadi di Gudang PC GKBI

Siklus penerimaan barang jadi berawal dari bagian finishing yang

menyerahkan surat penyerahan atau Nota Penyerahan Barang kepada

bagian gudang yang akan ditandatangani oleh pihak fiinishing yang

menyerahkan, dan bagian gudang yang menerima. Bagian gudang yaitu

karyawan yang bertugas akan melakukan pengecekan barang sebelum

barang disimpan di gudang.

Setelah dilakukan pengecekan oleh bagian gudang, barang yang

diserahkan oleh produksi disimpan di gudang dengan menggunakan alat

angkut yaitu forklift.

2. Deskripsi Prosedur Penyimpanan Barang Jadi di Gudang PC GKBI

Setelah dilakukan pmindahan dari bagian finishingke bagian gudang,

maka persediaan disimpan digudang menyesuaikan jenis barang jadi

yang diangkut. Bagian gudang akan mencatat barang yang masuk ke

gudang di buku persediaan berdasarkan jenisnya. Penyimpanan

menggunakan metode FIFO (First in First Out) namun terkadang

terdapat perubahan karena perusahaan menyesuikan pelanggan yang

membeli. Apabila pelanggan meminta barang baru, maka barang


50

barulah yang akan dikeluarkan dari gudang. Hal tersebut dilakukan PC

GKBI untuk memenuhi permintaan pelanggan.

3. Deskripsi Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang PC GKBI

Prosedur pengeluaran barang dimulai dari bagian niaga pada bagian

penjualan yang menerima pesanan dari konsumen.Sebelumnya, saat

karyawan closing bagian gudang akan memberikan laporan harian yang

akan di e-mail untuk bagian niaga yang berisi informasi mengenai

persediaan barang jadi yang terdapat di gudang. Bagian penjualan akan

melakukan pemeriksaan apakah persediaan yang diminta oleh

konsumen tersedia, apabila tersedia maka bagian niaga akan membuat

delivery order yang akan diserahkan kepada bagian gudang. Bagian

gudang akan menerima delivery order tersebut dan membuat Nota

Pengeluaran Barang berdasarkan delivery orderdari bagian niagayang

memiliki delapan rangkap. Rangkap pertama dan kedua akan diberikan

kepada pelanggan. Rangkap ketiga disimpan oleh bagian gudang untuk

diarsipkan. Rangkap keempat diberikan untuk bagian Keamanan/

Satpam. Rangkap kelima diberikan untuk bagian niaga. Rangkap

keenam, ketujuh dan kedelapan akan diberikan kepada bagian

akuntansi.

Setelah membuat Nota Pengeluaran Barang, bagian gudang akan

menyiapkan barang jadi yang akan dikeluarkan berdasarkan Nota

Pengeluaran Barang, setelah itu bagian gudang menunggu barang

tersebut diambil oleh pelanggan langsung ataudriverbagian kendaraan


51

akan mengirimkannya kepada pelanggan.Apabila barang diambil oleh

pihak pelanggan, pihak pelanggan harus menyertakan Surat Izin Masuk

yang memiliki dua rangkap. Rangkap pertama akan diserahkan ke

pelanggan, dan rangkap kedua untuk bagian gudang. Surat Izin Masuk

tersebut dikeluarkan oleh pihak niaga yang akan diserahkan pada bagian

gudang sebagai bukti bahwa pihak tersebut berasal dari pelanggan yang

diminta untuk mengambil barang jadi. Apabila pihak PC GKBI yang

mengirimkannya kepada pelanggan, bagian kendaraan atau driver yang

akan mengantarkannya. Driver akan mengantarkan barang jadi dan

menyerahkan Nota Pengeluaran Barang sesuai dengan pesanan

pelanggan. Saat pelanggan telah menerima barang, pelanggan akan

menandatangani atau memberi cap pada nota tersebut. Nota Pengeluaran

Barang rangkap 2 yang telah terdapat tandatangan atau cap pelanggan

akan dikembalikan kepada bagian gudang untuk diarsipkan, maksimal

pengarsipan 5 tahun.

C. Analisis Hasil Checklistmengenai Penerapan Sistem Manajemen Mutu

Persediaan Barang Jadi dengan Elemen-elemenISO 9002 di PC

Gabungan Koperasi Batik Indonesia

Checklistpada penerapan sistem manajemen mutu persediaan barang

jadi PC Gabungan Koperasi Batik Indonesia dengan ISO 9002diperoleh

berdasarkan hasil konfirmasi dari 3 narasumber yaitu bagian gudang, bagian

niaga, dan bagian produksi/ finishing. Perhitungan hasil jawaban dari

checklistmengenai sistem manajemen mutu persediaan barang jadi di PC


52

GKBI dihitung berdasarkan rumus Arikunto (2010) dengan pemberian skor

(lihat pada Tabel 1) berdasarkan jawaban atas kuesioner.

Analisis kesesuaian sistem manajemen mutumenurut ISO 9002

dengan penerapan sistem manajemen mutu persediaan barang jadi di PC

Gabungan Koperasi Batik Indonesia.

1. Hasil jawaban checklist pada elemen Tanggung Jawab Manajemen

Tabel 2. Tabulasi data checklist pada elemen Tanggung Jawab

Manajemen

(Sumber : Elemen-elemen ISO 9002 dalam Safriansah 2006, data

diolah 2020)

Persentase kesesuaian elemen tanggung jawab manajemen :



=4

4× 100%

= 100%

Checklistsistem manajemen mutu persediaan barang jadi pada elemen

tanggung jawab manajemen terdiri dari 4 pertanyaan yang bersumber dari

No Elemen-elemen yan berkaitan dengan

persediaan barang jadi dalam ISO 9002

Jumlah

Jawaban “Ya”

Total

1. Apakah manajemen puncak dan

manajemen eksekutif melaksanakan

tanggung jawab standar mutu ISO

9002?

1 1

2. Apakah manajemen mendefinisikan

kebijakan kualitas?

1 1

3. Apakah mnanajemen menyiapkan

organisasi untuk manajemen mutu?

1 1

4. Apakah manajemen melakukan tinjauan

ulang secara teratur berkaitan dengan

sistem mutu perusahaan?

1 1

Total 4 4


53

3 bagian yaitu pada bagian gudang, niaga, dan finishing.Hasil kuesioner

checklistmenunjukan terdapat 4 jawaban “Ya”. Berdasarkan hasil

perhitungan jawaban checklistsistem manajemen mutupadaelemen tanggung

jawab manajemen, menghasilkan persentase sebesar 100%. Hasil persentase

tersebut jika dibandingkan dengan tabel tingkat pencapaian, maka peneliti

menyimpulkan bahwa sistem manajemen mutuelemen tanggung jawab

manajemen yang diterapkan oleh PC Gabungan Koperasi Pabrik Indonesia

sangat sesuai dengan elementanggung jawab manajemen menurut ISO 9002.

2. Hasil jawaban checklistpada komponen Sistem Mutu

Tabel 3. Tabulasi data checklistpada elemen Sistem Mutu

(Sumber : Elemen-elemen ISO 9002 dalam Safriansah 2006, data diolah

2020)


persediaan baran jadi dalam ISO 9002

Jumlah

Jawaban “Ya”

Total

5. Apakah perusahaan mendefinisikan,

mendokumentasikan, dan memelihara

system mutu ISO 9000?

1 1

6. Apakah perusahaan menyediakan buku

petunjuk mutu, prosedur-prosedur,

instruksi-instruksi, dan formulir-

formulir yang meruapakan kebutuhan

ISO 9000?

1 1

Total 2 2


54

Persentase kesesuaian elemen sistem mutu :



=2

2× 100%

= 100%

Checklistsistem manajemen mutu persediaan barang jadi pada

elemen sistem mutu terdiri dari 2 pertanyaan yang didapatkan dari bagian

finishing. Hasilchecklistmenunjukan terdapat 2 jawaban “Ya”.

Berdasarkan hasil perhitungan jawaban checklistsistem manajemen

mutupadaelemen sistem mutu, menghasilkan persentase sebesar 100%.

Hasil persentase tersebut jika dibandingkan dengan tabel tingkat

pencapaian, maka peneliti menyimpulkan bahwa sistem manajemen

mutuelemen sistem mutu yang diterapkan oleh PC Gabungan Koperasi

Pabrik Indonesia sangat sesuai dengan elemen sistem mutu menurut ISO

9002.

3. Hasil jawaban checklistpada elemen Pengendalian Dokumen Data

Tabel 4. Tabulasi data checklistpada ElemenPengendalian Dokumen

Data


diolah 2020)



Jumlah

Jawaban “Ya”

Total

7. Apakah perusahaan menetapkan dan

memelihara prosedur-prosedur untuk

mengendalikan semua dokumen dan data

yang berkaitan dengan system mutu ISO

9000?

1 1


55

Persentase kesesuaian elemenpengendalian dokumen data:



=1

1× 100%

= 100%

Checklistsistem manajemen mutupersediaan barang jadi pada

elemen pengendalian dokumen data terdiri dari 1 pertanyaan yang dijawab

dari bagian niaga. Hasil checklistmenunjukan terdapat 1 jawaban “Ya” .


mutupadaelemen pengendalian dokumen data, menghasilkan persentase

sebesar 100%. Hasil persentase tersebut jika dibandingkan dengan tabel

tingkat pencapaian, maka penulis menyimpulkan bahwa sistem

manajemen mutuelemen pengendalian dokumen data yang diterapkan oleh

PC Gabungan Koperasi Pabrik Indonesia sangat sesuai dengan

elemenpengendalian dokumen data menurut ISO 9002.

4. Hasil jawaban checklistdalam elemen Pengendalian Produk yang Dipasok

Milik Pelanggan

Tabel 5. Tabulasi data checklistpada elemen Pengendalian Produk

yang Dipasok Milik Pelanggan



Jumlah

Jawaban “Ya”

Total

8. Apakah perusahaan sebagai pemasok

menerapkan tanggung jawab yang

berkaitan dengan verifikasi/ penilaian?

1 1



berkaitan dengan penyimpanan?

1 1


56



berkaitan dengan pemeliharaan?

1 1

Total 3 3


diolah 2020)

Persentase kesesuaian elemen produk yang dipasok milik pelanggan:



=3

3× 100%

= 100%

Checklistsistem manajemen mutupersediaan barang jadi padaelemen

pengendalian produk yang dipasok milik pelanggan terdiri dari 3

pertanyaan yang bersumber dari bagian gudang. Hasil


perhitungan jawaban checklistsistem manajemen mutupadaelemen

pengendalian produk yang dipasok milik pelanggan, menghasilkan

persentase sebesar 100%. Hasil persentase tersebut jika dibandingkan

dengan tabel tingkat pencapaian, maka peneliti menyimpulkan bahwa

sistem manajemen mutuelemen pengendalian produk yang dipasok milik

pelanggan yang diterapkan oleh PC Gabungan Koperasi Pabrik Indonesia

sangat sesuai dengan elemenpengendalian produk yang dipasok milik

pelanggan menurut ISO 9002.

5. Hasil jawaban checklistpada elemen Identifikasi dan Kemampuan

Penelusuran Produk


57

Tabel 6. Tabulasi data checklistpada elemen Identifikasi dan

Kemampuan Penelusuran Produk


diolah 2020)

Persentase kesesuaian elemen identifikasi dan kemampuan penelusuran

produk :



=1

1× 100%

= 100%


elemen identifikasi dan kemampuan penelusuran produk terdiri dari 1

pertanyaan yang dijawab oleh bagian finishing. Hasil checklistmenunjukan

terdapat 1 jawaban “Ya”. Berdasarkan hasil perhitungan jawaban

checklistsistem manajemen mutupadaelemen identifikasi dan kemampuan

penelusuran produk, menghasilkan persentase sebesar 100%. Hasil

persentase tersebut jika dibandingkan dengan tabel tingkat pencapaian,

maka peneliti menyimpulkan bahwa sistem manajemen mutuelemen

identifikasi dan kemampuan penelusuran produk yang diterapkan oleh PC

Gabungan Koperasi Pabrik Indonesia sangat sesuai dengan



Jumlah

Jawaban “Ya”

Total

11. Apakah semua produk diidentifikasi

melalui alat yang sesuai dari penerimaan

dalam semua tahap produksi,

penyerahan, dan instalasi?

1 1

Total 1 1


58

elemenidentifikasi dan kemampuan penelusuran produk menurut ISO

9002.

6. Hasil jawaban checklistpada elemen Inspeksi dan Pengujian

Tabel 7. Tabulasi data checklistpada elemen Inspeksi dan Pengujian

((Sumber : Elemen-elemen ISO 9002 dalam Safriansah 2006, data

diolah 2020)

Persentase kesesuaian elemen inspeksi dan pengujian :



=1

1× 100%

= 100%


elemen inspeksi dan pengujian terdiri dari 1 pertanyaan yang dijawab oleh

bagian finishing. Hasil checklistmenunjukan terdapat 1 jawaban “Ya”.


mutupadaelemen inspeksi dan pengujian, menghasilkan persentase sebesar

100%.Hasil persentase tersebut jika dibandingkan dengan tabel tingkat


mutuelemen inspeksi dan pengujian pelanggan yang diterapkan oleh PC

Gabungan Koperasi Pabrik Indonesia sangat sesuai dengan

elemeninspeksi dan pengujian menurut ISO 9002.



Jumlah

Jawaban “Ya”

Total

12. Apakah perusahaan mengembangkan

prosedur-prosedur tertulis untuk inspeksi

dan pengujian dari produk datang,

produk dalam proses, dan produk akhir?

1 1

Total 1 1


59

7. Hasil jawaban checklistpada elemen Pengendalian Inspeksi, Pengukuran,

dan Peralatan Uji

Tabel 8. Tabulasi data checklistpada elemen Pengendalian Inspeksi,

Pengukuran, dan Peralatan Uji



Jumlah

Jawaban “Ya”

Total

13. Apakah pengendalian ditetapkan dan

dipelihara untuk semua inspeksi dan

pengujian?

1 1


dipelihara untuk sistem pengukuran yang

digunakan dalam

pengembangan,produksi, instalasi dan

pelayanan?

1 1

Total 2 2


diolah 2020)

Persentase kesesuaian elemen pengendalian inspeksi, pengukuran, dan

peralatan uji :



=2

2× 100%

= 100%

Checklistsistem manajemen mutupersediaan barang jadi padaelemen

komponen pengendalian inspeksi, pengukuran, dan peralatan uji terdiri dari

2 pertanyaan yang bersumber dari bagian finishing. Hasil


perhitungan jawaban checklistsistem manajemen mutupada komponen

elemen pengendalian inspeksi, pengukuran, dan peralatan uji,


60

menghasilkan persentase sebesar 100%. Hasil persentase tersebut jika

dibandingkan dengan tabel tingkat pencapaian, maka peneliti

menyimpulkan bahwa sistem manajemen mutuelemen pengendalian

inspeksi, pengukuran, dan peralatan uji yang diterapkan oleh PC Gabungan

Koperasi Pabrik Indonesia sangat sesuai dengan elemenpengendalian

inspeksi, pengukuran, dan peralatan uji menurut ISO 9002.

8. Hasil jawaban checklist pada elemen Status Inspeksi Uji.

Tabel 9. Tabulasi data checklistpada Elemen Status Inspeksi Uji


2020)

Persentase kesesuaian status inspeksi uji:



=1

1× 100%

= 100%


elemen status inspeksi uji terdiri dari 1 pertanyaan yang bersumber dari

bagian finishing. Hasil checklist menunjukan terdapat 1 jawaban “Ya”.




Jumlah

Jawaban “Ya”

Total

15. Apakah perusahaan mengidentifikasi

status inspeksi dan pengujian secara jelas

melalui alat-alat yang sesuai (konfirmasi/

non konfirmasi) berdasarkan inspeksi

dan pengujian yang dilakukan?

1 1

Total 1 1


61

mutupadaelemen status inspeksi uji, menghasilkan persentase sebesar

100%. Hasil persentase tersebut jika dibandingkan dengan tabel tingkat


mutuelemen status inspeksi uji yang diterapkan oleh PC Gabungan

Koperasi Pabrik Indonesia sangat sesuai dengan elemen status inspeksi uji

menurut ISO 9002.

9. Hasil jawaban checklist pada elemen Pengendalian

ProdukNonkonformans.

Tabel 10. Tabulasi data checklistpada Elemen PengendalianProduk

Nonkonformans

No. Elemen-elemen yan berkaitan dengan


Jumlah

Jawaban

“Ya”

Total

16. Apakah perusahaan memiliki

penendalian bila ditemukan produk

antara atau produk akhir termasuk jasa

tidak sesuai dengan persyaratan yang

ditetapkan?

1 1

Total 1 1


2020)

Persentasekesesuaian Pengendalian Produk Nonkonformans:



=1

1× 100%

= 100%


elemen pengendalian produk nonkonformans terdiri dari 1 pertanyaan


62

yang bersumber dari bagian finishing. Hasil checklist menunjukan terdapat

1 jawaban “Ya”. Berdasarkan hasil perhitungan jawaban checklistsistem

manajemen mutupadaelemen pengendalian produk nonkonformans,

menghasilkan persentase sebesar 100%. Hasil persentase tersebut jika

dibandingkan dengan tabel tingkat koefisien pencapaian, maka peneliti

menyimpulkan bahwa sistem manajemen mutuelemen pengendalian

produk nonkonformans yang diterapkan oleh PC Gabungan Koperasi

Pabrik Indonesia sangat sesuai dengan elemenpengendalian produk

nonkonformans menurut ISO 9002.

10. Hasil jawaban checklistpada elemen Penanganan, Penyimpanan,

Pengepakan, Pemeliharaan/Pengawetan, dan Penyerahan.

Tabel 11. Tabulasi data checklistpada Elemen

Penanganan,Penyimpanan, Pengepakan,

Pemeliharaan/Pengawetan, dan Penyerahan.

No. Elemen-elemen yang berkaitan

dengan persediaan baran jadi dalam

ISO 9002

Jumlah

Jawaban “Ya”

Total

17. Apakah perusahaan menetapkan

praktek-praktek dan dokumentasi agar

menjamin bahwa produk ditangani,

disimpan, dikemas, diawetkan, dan

diserahkan secara tepat?

1 1


2020)

Persentase kesesuaian elemen penanganan, penyimpanan, pengepakan,

pemeliharan/ pengawetan, dan penyerahan :



=1

1× 100%


63

= 100%

Checklistsistem manajemen mutupersediaan barang jadi

padaelemen penanganan, penyimpanan, pengepakan, pemeliharan/

pengawetan, dan penyerahan terdiri dari 1 pertanyaan yang bersumber dari

bagian gudang. Hasil checklistmenunjukan terdapat 1 jawaban “Ya”.


mutupadaelemen penanganan, penyimpanan, pengepakan, pemeliharan/

pengawetan, dan penyerahan menghasilkan persentase sebesar 100%.

Berdasarkan hasil persentase tersebut jika dibandingkan dengan tabel

tingkat pencapaian, maka peneliti menyimpulkan bahwa sistem

manajemen mutuelemen penanganan, penyimpanan, pengepakan,

pemeliharan/ pengawetan, dan penyerahan yang diterapkan oleh PC

Gabungan Koperasi Pabrik Indonesia sangat sesuai dengan elemen

penanganan, penyimpanan, pengepakan, pemeliharaan/pengawetan dan

penyerahan menurut ISO 9002.

11. Hasil jawaban checklistpada elemen Pengendalian Catatan Kualitas

Tabel 12. Tabulasi data checklist pada Elemen Pengendalian Catatan

Kualitas

No. Elemen-elemen yang berkaitan

dengan persediaan barang jadi dalam

ISO 9002

Jumlah

Jawaban “Ya”

Total


memelihara prosedur-prosedur tertulis

mengenai pengendalian catatan

kualitas yang berkaitan dengan

identifikasi yang tepat, pengumpulan

data, pembuatan indeks, kemudahan

memperoleh informasi, pengarsipan,

penyimpanan, pemeliharaan, dan

disposisi dari catatan mutu?

1 1


64


2020)

Persentase kesesuaian pengendalian catatan kualitas :



=1

1× 100%

= 100%

Checklist sistem manajemen mutupersediaan barang jadi

padaelemen pengendalian catatan kualitas terdiri dari 1 pertanyaan yang

bersumber dari bagian gudang. Hasil kuesioner menunjukan terdapat 1

jawaban “Ya”. Berdasarkan hasil perhitungan jawaban checklistsistem

manajemen mutupadaelemen pengendalian catatan kualitas menghasilkan


dengan tabel tingkat koefisien pencapaian, maka peneliti menyimpulkan

bahwa sistem manajemen mutuelemen pengendalian catatan kualitas yang

diterapkan oleh PC Gabungan Koperasi Pabrik Indonesia sangat sesuai

dengan elemenpengendalian catatan kualitas menurut ISO 9002.

12. Hasil jawaban checklist pada elemen Audit Kualitas Internal


65

Tabel 13. Tabulasi data checklistpada Elemen Audit Kualitas Internal


diolah 2020)

Persentase kesesuaian audit kualitas internal:



=1

1× 100%

= 100%

Checklist sistem manajemen mutupersediaan barang jadi

padaelemen Audit Kualitas Internal terdiri dari 1 pertanyaan yang

bersumber dari bagian niaga. Hasil checklist menunjukan terdapat 1

jawaban “Ya”. Berdasarkan hasil perhitungan jawaban checklistsistem

manajemen mutupadaelemen audit kualitas internal, menghasilkan


dengan tabel tingkat pencapaian, maka peneliti menyimpulkan bahwa

sistem manajemen mutuelemen audit kualitas internal yang diterapkan

oleh PC Gabungan Koperasi Pabrik Indonesia sangat sesuai dengan

elemen sistem mutu menurut ISO 9002.

No. Elemen-elemen yang berkaitan dengan


Jumlah

Jawaban “Ya”

Total

19. Apakah perusahaan merencanakan,

menjadwalkan, dan menerapkan audit

kualitas internal pada selang waktu oleh

auditor berkualifikasi dan terlatih yang

tidak memiliki tanggung jawab

langsung/bebas terhadap area yang

sedang di audit?

1 1


66

Berdasarkan hasil analisis atas jawaban checklistsistem manajemen

mutu keseluruhan, terdapat 19 jawaban “Ya” dengan 19 total pertanyaan

yang menghasilkan persentase sebesar 100%. Hasil persentase tersebut

jika dibandingkan dengan tabel tingkat pencapaian, maka peneliti

menyimpulkan bahwa penerapan sistem manajemen mutu persediaan

barang jadi yang diterapkan di PC GKBI sangat sesuai dengan elemen-

elemen ISO 9002.

D. Evaluasi Perbandingan Penerapan Sistem Manajemen Mutu

Persediaan Barang Jadidi PC Gabungan Koperasi Batik Indonesia

denganSistem Manajemen Mutu ISO 9002

Penerapan sistem manajemen mutupersediaan barang jadi sangat

penting dilakukan oleh perusahaan demi mengantisipasi berbagai macam

masalah yang kemungkinan dapat terjadi seperti keruskan, kehilangan, dan

penyalahgunaan. Oleh karena itu, sistem manajemen mutu atas persediaan

barang jadi di perusahaan atau entitas harus dianalisis untuk mengetahui

bagaimana pelaksanaan yang telah dilakukan perusahaan ditinjau dari

standar sistem manajemen mutumenurut ISO 9002.

Dalam penulisan ini, peneliti akan membandingkan penerapan

sistem manajemen mutu persediaan barang jadi yang dilakukan PC

Gabungan Koperasi Batik Indonesia dengan sistem manajemen

mutumenurut ISO 9002 yang ditinjau dari 12 elemen yang berkaitan dengan

persediaan barang jadi.


67

Berdasarkan data yang dihasilkan dari checklist dan wawancara kepada

bagian gudang, niaga, dan finishing mengenai pelaksanaan dan penerapan

sistem manajemen mutu persediaan barang jadi di PC GKBI dapat dilihat

pada tabel dibawah ini yang menunjukan perbandingan dan analisis

penerapan sistem manajemen mutu atas persediaan barang jadi.

Berdasarkan Elemen-elemen ISO 9002 yang berkaitan dengan persediaan

barang jadi, berikut hasil wawancara dan checklist yang menunjukan

penerapan sistem manajamen mutu persediaan barang jadi di PC GKBI yang

dapat dilihat pada tabel 14 berikut ini.


68

Tabel 14. Perbandingan antara Penerapan Sistem Manajemen Mutu di PC GKBI dengan Elemen Tanggung Jawab

Manajemen dalam ISO 9002

No Elemen Tanggung

Jawab Manajemen

Praktik yang dilaksanakan PC GKBI Keterangan

1. Manajemen puncak dan

manajemen eksekutif

melaksanakan tanggung

jawab berdasarkan ISO

9000

Manajemen melaksanakan tanggung jawab dengan baik

dibuktikan dengan adanya tinjauan manajemen, adanya

kebijakan mutu yang mencakup tujuan organisasi, struktur

organsasi dengan lingkung tanggung jawab dan wewenang

personil yang jelas, serta menunjuk anggota dari

manajemen untuk mengkoordinasikan suatu bagian dalam

perusahaan.

Sangat Sesuai

2. Manajemen

mendefinisikan

kebijakan kualitas

Perusahaan menjelaskan kebijakan kualitas atau sasaran

mutu dengan melakukan rapat koordinasi

harian/mingguan/ bulanan agar setiap bagian memahami

dan dapat menerapkan kebijakan kualitas.

Sangat Sesuai


69

Tabel 14. Perbandingan antara Penerapan Sistem Manajemen Mutu di PC GKBI denganElemen Tanggung

Jawab Manajemen dalam ISO 9002. (Lanjutan)

(Sumber : Data diolah 2020)

No Elemen Tanggung Jawab

Manajemen

Praktik yang dilaksanakan PC GKBI Keterangan

3. Manajemen menyiapkan

organisasi untuk manajemen

mutu

Perusahan menyiapkan organisasi untuk manajemen

mutu dengan adanya GKM (Gerakan Kendali Mutu)

yang terdapat pada setiap bagian dalam perusahaan yang

berisikan tanggung jawab yang harus dilaksanakan pada

setiap bagian.

Sangat Sesuai

4. Manajemen melakukan

tinjauan ulang secara teratur

berkaitan dengan sistem mutu

perusahaan

Perusahaan melakukan tinjauan ulang secara teratur

berkaitan dengan sistem mutu dengan selalu melakukan

monitoring untuk menjamin kualitas persediaan dalam

keadaan baik.

Sangat Sesuai


70

1. Evaluasi Penerapan Sistem Manajemen Mutu Elemen Tanggung Jawab

Manajemen

Berdasarkan hasil perbandingan pada Tabel 14 mengenai penerapan

sistem manajemen mutu persediaan barang jadi di PC Gabungan

Koperasi Batik Indonesia dengan elemen tanggung jawab manajemen

berdasarkan Elemen-elemen ISO 9002, didapatkan hasil analisis sebagai

berikut :

a. Tanggung jawab manajemen puncak dan manajemen eksekutif

sudah melaksanakan tanggung jawab standar mutu ISO 9002 yang

mencakup kebijakan kualitas, manajemen mutu, dan melaksanakan

tinjauan ulang manajemen secara teratur berkaitan dengan sistem

mutu perusahaan. Kebijakan mutu ditetapkan oleh manajemen

eksekutif yang mencakup tujuan atau sasaran mutu, relevan dengan

tujuan organisasi, harapan, serta kebutuhan pelanggan.

b. Manajemen mendefinisikan mengenai kebijakan kualitas yang

mencakup tujuan atau sasaran mutu, relevan dengan tujuan

organisasi, harapan, serta kebutuhan pelanggan.

c. Tanggung jawab manajemen pada PC GKBI sudah dijalankan

seperti adanya tinjauan manajemen yang dipublikasikan pada setiap

bagian seperti GKM (Gerakan Kendali Mutu) yang digunakan PC

GKBI dalam melangsungkan kegiatan usaha. Setiap bagian yang

berada di PC GKBI memiliki GKM masing-masing yang berisi

mengenai tanggung jawab yang harus dilaksanakan pada setiap


71

bagian. Tiap personil yang bertanggung jawab diberi tingkat

wewenang yang memadai.

d. Tinjauan ulang juga dilakukan oleh manajemen yaitu dilakukannya

peninjauan kepada setiap divisi atau bagian di perusahaan melalui

kepala bagian untuk mengingatkan seluruh karyawan dalam

menjalankan kegiatan usaha berdasarkan standar yang sudah

ditetapkan.


72

Tabel 15. Perbandingan antara Penerapan Sistem Manajemen Mutu di PC GKBI dengan Elemen Sistem

Mutu dalam ISO 9002.


No Elemen Sistem Mutu Praktik yang dilaksanakan PC GKBI Keterangan

5. Perusahaan mendefinisikan,

mendokumentasikan, dan

memelihara sistem mutu ISO

9000.

Perusahaan melakukan pencatatan dan

mendokumentasikan setiap aktivitas yang berkaitan

dengan produksi. Penerapan sistem mutu sudah sesuai

dengan ISO 9002 dengan menjalankan GKM (Gerakan

Kendali Mutu) yang dimiliki perusahaan.

Sangat Sesuai

6. Perusahaan menyediakan Buku

Petunjuk Mutu, Prosedur-

prosedur, Instruksi-instruksi,

dan Formulir-formulir yang

merupakan kebutuhan ISO

9000.

Dokumentasi seperti Buku Petunjuk Mutu, Prosedur-

prosedur, Instruksi-instruksi, dan Formulir-formulir

sudah dimiliki oleh tiap bagian dalam PC GKBI seperti

pada bagian finishing terdapat Standar Oprasional

Prosedur yang berisi kedisiplinan, kegiatan sejak awal

proses, dalam proses, hingga akhir proses.

Sangat Sesuai


73

2. Evaluasi Penerapan Sistem Manajemen Mutu Elemen Sistem Mutu


sistem manajemen mutu persediaan barang jadi di PC Gabungan

Koperasi Batik Indonesia dengan elemen sistem mutu berdasarkan

Elemen-elemen ISO 9002, didapatkan hasil analisis sebagai berikut :

a. Persyaratan dalam sistem mutu ini menuntut perusahaan untuk

mendefinisikan, mendokumentasikan, dan memelihara sistem

mutu.Salah satu contoh diterapkannya elemen sistem mutu pada

perusahaan. PC GKBI sendiri sudah memenuhi elemen sistem mutu

ini, dan menerapkan GKM (Gerakan Kendali Mutu) pada setiap

bagian di perusahaan.

b. Perusahaan menyiapkan Buku Petunjuk Mutu, Prosedur-prosedur,

Instruksi-Instruksi, dan Formulir-formulir yang merupakan

kebutuhan ISO 9000. Sistem mutu juga dapat digunakan untuk

memastikan ketidaksesuaian produk yang diverifikasi secara

memadai pada setiap tahapan proses, sebagai standar penerimaan

bagi selruh karakteristik produk yang telah ditetapkan. Setiap bagian

memiliki target dalam melangsungkan kegiatan usaha. Seperti

bagian finishing memiliki target yaitu menurunkan cacat lubang dan

sobek yang terjadi setelah proses ex-jbox – rapid. Target tersebut

nantinya akan ditinjau ulang pada waktu yang telah ditentukan.


74

Tabel 16. Perbandingan antara Penerapan Sistem Manajemen Mutu di PC GKBI dengan Elemen Pengendalian

Dokumen Data dalam ISO 9002.


No Elemen Komponen Pengendalian Dokumen Data

Praktik yang dilaksanakan PT Gabungan Koperasi Batik Indonesia

Keterangan

7. Perusahaan menetapkan dan


mengendalikan semua dokumen dan

data yang berkaitan dengan sistem

mutu ISO 9000 seperti dokumen

eksternal dari pelanggan.

PC GKBI sudah menetapkan dan memelihara

prosedur-prosedur untuk mengendalikan semua

dokumen dan data yang berkaitan dengan sistem

mutu, baik softcopy maupun hardcopy.

Sangat Sesuai


75

3. Pengendalian Dokumen Data



Batik Indonesia dengan elemen pengendalian dokumen data berdasarkan

Elemen-elemen ISO 9002, didapatkan hasil analisis.

Elemen pengendalian dokumen dan data sudah diterapkan pada

bagian niaga dalam PC GKBI. Perusahaan menetapkan dan memelihara

prosedur-prosedur untuk mengendalikan semua dokumen dan data yang

berada pada semua bagian dalam PC GKBI. Semua dokumen sudah

ditetapkan dan dipelihara secara softcopy dan hardcopy. Penyimpanan atau

pengarsipan secara hardcopydilakukan selama 5 tahun sekali dalam suatu

odner yang ditata rapih dalam lemari dengan diberikan keterangan

dokumen pada dibagian depan odner agar pada saat mencari sautu

dokumen, dokumen tersebut mudah ditemui. Adanya dokumentasi dan

kearsipan terkendali menjadi salah satu contoh bahwa elemen

pengendalian dokumen data dalam ISO 9002 sudah dijalankan di PC

GKBI.


76

Tabel 17. Perbandingan antara Penerapan Sistem Manajemen Mutu di PC GKBI dengan Elemen Produk yang

Dipasok Milik Pelanggan dalam ISO 9002.


No Elemen Pengendalian yang

Dipasok Milik Pelanggan

Praktik yang dilaksanakan di PC Gabungan Koperasi Batik Indonesia Keterangan

8. Perusahaan memiliki sistem

pengendalian yang tepat

berkaitan dengan

verifikasi/penilaian

Bagian gudang selalu memeriksa barang sebelum diserahkan ke

konsumen untuk memastikan bahwa persediaan yang akan dijual

dalam keadaan baik, sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan

perusahaan, dan sesuai dengan pesanan pembelian dari konsumen.

Sangat Sesuai


pengendalian yang tepat

berkaitan dengan

penyimpanan

Penyimpanan dalam gudang dilakukan secara kelompok berdasarkan

jenis persediaan/ produk agar memudahkan proses pencarian dan

pengambilan produk pada saat adanya penjualan.

Sangat Sesuai


pengendalian yang berkaitan

dengan pemeliharaan

Karyawan melakukan pemantauan dan monitoring secara berkala

untuk memastikan perseidaan dalam keadaan baik dan aman.

Sangat Sesuai


77

4. Evaluasi Penerapan Sistem Manajemen Mutu Elemen Pengendalian

Produk yang Dipasok Milik Pelanggan



Batik Indonesia dengan elemen pengendalian produk yang dipasok milik

pelanggan berdasarkan Elemen-elemen ISO 9002, didapatkan hasil

analisis berikut :

a. Pengendalian produk yang dipasok milik pelanggan merupakan salah

satu tanggung jawab perusahaan sebagai pemasok untuk mempunyai

sistem pengendalian yang tepat berkaitan dengan verifikasi,

penyimpanan, dan pemeliharaan terhadap produk yang dipasok milik

pelanggan itu. Bagian gudang sudah menjalankan pengendalian ini

dengan menjamin bahwa persediaan sesuai dengan standar produk

hingga proses pengeluaran/ penjualan.

b. Penyimpanan dalam gudang dilakukan dengan cara pengelompokan

berdasarkan jenisnya agar memudahkan pencarian dan pada saat

barang hendak dikeluarkan saat adanya transaksi penjualan.

c. Bagian gudang akan melakukan pemeliharaan dengan pemeriksaan

berkala gudang dan memastikan bahwa gudang dalam keadaan aman.

Apabila terdapat ketidaksesuaian pada persediaan, maka persediaan

tersebut akan dipisahkan, dan dilaporkan kepada bagian produksi

untuk ditindak lanjuti. Pelanggan memiliki hak untuk memberikan

kembali produk yang rusak atau tidak sesuai standar.


78

Tabel 18. Perbandingan antara Penerapan Sistem Manajemen Mutu di PC GKBI dengan Elemen Identifikasi dan

Kemampuan Penelusuran dalam ISO 9002.


No Elemen Identifikasi dan Kemampuan

Penelusuran Produk

Praktik yang dilaksanakan di PC Gabungan

Koperasi Batik Indonesia

Keterangan

11. Semua produk diidentifikasi melalui

alat yang sesuai dari penerimaan

dalam semua tahap produksi,

penyerahan, dan instansi

Semua produk yang masuk ke gudang sudah

diidentifikasi melalui alat yang sesuai dari

bagian finishing, dan disimpan dalam keadaan

baik dan terkendali hingga produk akan dijual

dan dikirimkan kepada konsumen.

Sangat Sesuai


79

5. Evaluasi Penerapan Sistem Manajemen Mutu Elemen Identifikasi dan

Kemampuan Penelusuran Produk



Batik Indonesia dengan elemen pengendalian produk yang dipasok milik

pelanggan berdasarkan Elemen-elemen ISO 9002, didapatkan hasil

analisis.

Semua produk dapat diidentifikasi dan ditelusuri mulai dari

penerimaan dalam semua tahap yaitu tahap produksi, penyerahan, dan

instansi. Setiap produk harus dapat ditelusuri dari identifikasi produk

dalam proses dan akhir proses, identifikasi pada kemasan, identifikasi pada

peralatan dan personil, identifikasi lokasi atau tempat penyimpanan, dan

identifikasi atas dokumen yang digunakan. PC Gabungan Koperasi Batik

Indonesia sudah menjalankan elemen identifikasi dan kemampuan

penelusuran produk menurut ISO 9002. Bagian finishing sudah

mengidentidikasi produk melalui alat yang sesuai sebelum diserahkan

kepada bagian gudang. Produk yang merupakan persediaan barang jadi

dapat diidentifikasi melalui dokumen-dokumen yang tersimpan, apabila

produk tersebut sudah berada pada nota pengeluaran barang, berarti

produk tersebut sudah terjual.


80

Tabel 19. Perbandingan antara Penerapan Sistem Manajemen Mutu di PC GKBI dengan Elemen Inspeksi dan

Pengujian ISO 9002.


No Elemen Inspeksi dan Pengujian Praktik yang dilakukan di PC Gabungan


Keterangan

12. Perusahaan mengembangkan

prosedur-prosedur tertulis untuk

inspeksi dan pengujian dari produk

datang, produk dalam proses, dan

produk akhir.

Bagian finishing mengembangkan prosedur-

prosedur tertulis untuk inspeksi dan pengujian

selama proses produksi, dari memperhatikan

mesin / alat-alat yang digunakan selama produksi

hingga pada pengemasan.

Sangat Sesuai


81

6. Evaluasi Penerapan Sistem Manajemen Mutu Elemen Inspeksi dan

Pengujian



Batik Indonesia dengan elemen inspeksi dan pengujian berdasarkan


Inspeksi dan pengujian sudah dirinci dalam prosedur yang

terdokumentasi pada bagian finishing. Inspeksi dan pengujian sudah

mencakup peralatan yang digunakan, bahan baku, dokumen, personil, dan

kondisi lingkungan. Adanya pengecekan pada peralatan yang digunakan

seperti mesin secara berkala untuk memastikan bahwa alat atau mesin

dalam keadaan baik sehingga nantinya dapat melakukan produksi dengan

baik. Hasil dari pengecekan tersebut akan dilaporkan dicatat pada buku

laporan tersebut dan diinput ke computer. Standar yang berlaku sudah

diterapkan dan masih harus ditingkatkan dalam hal tanggung jawab dan

kedisiplinan. Pada bagian niaga, inspeksi dan pengujian juga dilakukan

bersama personil dengan adanya evaluasi yang diadakan seperti evaluasi

harian, mingguan, bulanan, 6 bulanan, dan tahunan.


82


Inspeksi, Pengukuran, Peralatan Uji dalam ISO 9002.


No Elemen Pengendalian Inspeksi, Pengukuran, dan

Peralatan Uji

Praktik yang dilaksanakan di PC Gabungan Koperasi Batik Indonesia

Keterangan

13. Pengendalian ditetapkan dan

dipelihara untuk semua

inspeksi dan pengujian.

Bagian produksi sudah mentapkan dan memelihara

pengendalian untuk semua inspeksi dan pengujian.

Setiap proses produksi selalu diamati dan apabila terjadi

kerusakan pada produk atau alat yang digunakan,

bagian finishing langusng melakukan tindakan

perbaikan.

Sangat Sesuai

14. Pengendalian ditetapkan dan

dipelihara untuk produksi.

Bagian finishing sudah menetapkan dan memelihara

pengendalian untuk produksi. Sistem manajemen mutu

yang diterapkan pada bagian finishing sudah sesuai

dengan GKM (Gerakan Kendali Mutu).

Sangat Sesuai


83


Inspeksi, Pengukuran, dan Peralatan Uji



Batik Indonesia dengan elemen pengendalian inspeksi, pengukuran, dan

peralatan uji berdasarkan Elemen-elemen ISO 9002, didapatkan hasil

analisis :

a. Perusahaan sudah menggunakan alat-alat untuk melakukan

pengendalian inspeksi, pengukuran, dan peralatan uji yang sesuai dan

telah diperiksa sebelum digunakan pada interval waktu tertentu.

Apabila terdapat kerusakan pada saat proses produksi, bagian

finishing akan melakukan tindakan agar produksi dapat dilanjutkan

seperti karyawan yang bekerja untuk memantau pergerakan mesin

saat dilakukannya produksi.

b. Apabila terjadi kerusakan pada kain atau mesin dengan adanya

karyawan yang bertugas, maka masalah tersebut dapat segara teratasi

dan produksi dapat berlanjut. Hal tersebut dilakukan agar mesin

bekerja sesuai dengan metode kalibrasi dan intervalnya, serta kualitas

dari produk sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan.


84

Tabel 21. Perbandingan antara Penerapan Sistem Manajemen Mutu di PC GKBI dengan Elemen Status Inspeksi

Uji dalam ISO 9002.


No Elemen Status Inspeksi Uji Praktik yang dilaksanakan di PC Gabungan


Keterangan

15. Perusahaan mengidentifikasi status

insepksi dan pengujian secara jelas

melalui alat-alat yang sesuai

(konfirmasi/nonkonfirmasi)

berdasarkan inspeksi dan pengujian

yang dilakukan.

Bagian finishing mengidentifikasi status

inspeksi dan pengujian secara jelas melalui alat-

alat yang sesuai dengan memantau alat atau

mesin yang diguanakan dalam proses produksi

oleh personel yang bekerja mengawasi kegiatan

produksi.

Sangat Sesuai


85

8. Evaluasi Penerapan Sistem Manajemen Mutu Elemen Status

Inspeksi Uji

Berdasarkan hasil perbandingan pada Tabel 21 mengenai

penerapan sistem manajemen mutu persediaan barang jadi di PC

Gabungan Koperasi Batik Indonesia dengan elemen status inspeksi

uji berdasarkan Elemen-elemen ISO 9002, didapatkan hasil analisis.

Bagian finishing sudah menjalankan status inspeksi dan

pengujian secara jelas melalui alat-alat yang sesuai , dan

mengidentifikasi kesesuaian atau ketidaksesuaian berdasarkan

inspeksi dan pengujian yang dilakukan. Operator pada bagian

inspecting yang terdapat pada bagian finishing yang nantinya akan

memeriksa secara detail apakah ada kain yang keluar dari kualitas

atau konstruksinya yang dijadikan standar dari produk itu sendiri.

Apabila terdapat produk yang tidak sesuai, maka akan dipisahkan

dari produk yang sesuai dan akan ditindak lanjuti dengan

pemotongan atau diolah kembali. Status inspeksi dan pengujian

sudah dipelihara pada tahapan produksi, instalasi, dan pelayanan

dari produk itu agar sesuai dengan prosedur tertulis atau rencana

yang telah ditetapkan oleh bagian finishing. Hal ini dilakukan untuk

memastikan bahwa hanya produk yang sudah lolos tahap uji atau

sesuai standar yang akan dikirimkan.


86


Produk Nonkonformans dalam ISO 9002.


No Elemen Pengendalian Produk

Nonkonformans

Prakik yang dilaksanakan di PC Gabungan Koperasi

Batik Indonesia

Keterangan

16. Perusahaan memiliki pengendalia

bila ditemukan produk antara atau

produk akhir termasuk jasa tidak

sesuai dengan persyaratan yang

ditetapkan.

Perusahaan memiliki sistem manajemen mutu bila

ditemukan produk antara atau produk akhir termasuk

jasa tidak sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan

atau nonkonformans. Apabila ditemukan produk antara

maupun produk jadi yang rusak, maka akan dilakukan

pemotongan pada kain yang tidak sesuai, dan produk

akan diolah kembali atau menjualnya pada kain dengan

ukuran kecil.

Sangat Sesuai


87


Produk Nonkonformans



Batik Indonesia dengan elemen pengendalian produk nonkonformans

berdasarkan Elemen-elemen ISO 9002, didapatkan hasil analisis.

Produk nonkonformans adalah produk yang tidak sesuai dengan

persyaratan atau kualifikasi yang ditetapkan. Ketidaksesuaian produk

harus ditinjau untuk diidentifikasi, didokumentasi, dan dipisahkan,

dievaluasi, ditinjau dan diberi disposisi yang bisa dikerjakan ulang atau

diperbaiki. Ketidaksesuaian produk tersebut diinspeksi kembali stelah

perbaikan atau pekerjaan ulang. Bagian finishing sudah memiliki

pengendalian untuk produk nonkonformansi dengan mengolah kembali

produk tersebut atau memotongnya untuk dijual dalam ukuran kecil.

Apabila barang tersebut sudah sampai di tangan konsumen, maka dapat

melakukan retur penjualan dengan informasi dari bagian niaga dan

gudang, atau melakukan potong harga yang berhubungan dengan bagian

penjualan. Penerapan sistem manajemen mutu untuk produk

nonkonformans atau produk out dapat dilihat dari ketidaksesuaian produk

seperti kain yangberlubang atau kurang putih. Apabila kain berlubang,

maka akan dilakukan pemotongan dalam ukuran pendek/ kecil, dan

berbentuk oval dan apabila kain yang diproduksi kurang putih, maka akan

dilakukan pencucian ulang.


88

Tabel 23. Perbandingan antara Penerapan Sistem Manajemen Mutu di PC GKBI dengan Elemen Penanganan,

Penyimpanan, Pengepakan, Pemeliharaan/Pengawetan, dan Penyerahan dalam ISO 9002.


No Elemen Penanganan, Penyimpanan,

Pengepakan, Pemeliharaan/Pengawetan, dan

Penyerahan

Praktik yang dilaksanakan di PC Gabungan


Keterangan

17. Perusahaan menetapkan praktek-praktek dan

dokumentasi agar menjamin bahwa produk

ditangani, disimpan, dikemas, diawetkan, dan

diserahkan secara tepat.

Bagian produksi sudah menetapkan praktek-

praktek dan dokumentasi agar menjamin

bahwa produk ditangani, disimpan, dikemas,

diawetkan,dan diserahkan secara tepat.

Sangat Sesuai


89

10. Evaluasi Penerapan Sistem Manajemen Mutu Elemen Penanganan,

Penyimpanan, Pengepakan, Pemeliharaan/Pengawetan dan Penyerahan



Batik Indonesia dengan elemen penanganan, penyimpanan, pengepakan,

pemeliharaan/ pengawetan dan penyerahan berdasarkan Elemen-elemen

ISO 9002, didapatkan hasil analisis.

Pada elemen ini, praktek-praktek dan dokumentasi harus ditetapkan

agar menjamin bahwa produk ditangani, disimpan, dikemas, diawertkan

dan diserahkan secara tepat. Elemen ini mencakup metode penanganan

yang aman, kondisi penyimpanan yang cocok (pantas),pemantauan

kondisi, bahan kemasan, serta metode penyerahan. Bagian finishing sudah

menjalankan elemen ini dari pemrosesanm, packing, hingga penyerahan

kepada bagian gudang dengan baik yang nantinya bagian gudang yang

akan melakukan penyerahan produk yang merupakan persediaan barang

jadi kepada konsumen.


90

Tabel 24.Perbandingan antara Penerapan Sistem Manajemen Mutu di PC GKBI dengan Elemen Pengendalian

Catatan Kualitas dalam kerangka ISO 9002.


No Elemen Pengendalian Catatan Kualitas Praktik yang dilakukan oleh PC

Gabungan Koperasi Batik Indonesia

Keterangan

18. Perusahaan menetapkan dan memelihari

prosedur-prosedur tertulis mengenai

pengendalian catatan kualitas yang berkatian

dengan idenifikasi yang tepat, pengumpulan

data, pembuatan indeks, kemudahan

memperoleh informasi, pengarsipan,

penyimpanan, pemeliharaan, dan disposisi

dari catatan mutu.

Kepala bagian gudang dan karyawan

melakukan pemeliharaan prosedur tertulis

dengan mengarsipkan dan mengindeks

setiap transaksi seperti delivery order.

Pengarsipan dilakukan per 5 tahun dan

disimpan dengan tersusun rapih.

Sangat Sesuai


91


Catatan Kualitas



Batik Indonesia dengan pengendalian catatan kualitas berdasarkan


Perusahaan diharuskan untuk mentapkan dan memelihara setiap

prosedur tertulis mengenai pengendalian catatan kualitas yang berkaitan

dengan identifikasi yang tepat, pembuatan indeks, kemudahan

memperoleh informasi, pengarsipan, penyimpanan, pemeliharaan, dan

disposisi catatan mutu. Bagian gudang sudah menerapkan elemen ini

dengan selalu melakuakan dokumentasi dan mengarsipkannya secara

berkala yaitu setiap 5 tahun sekali, dan menyimpan dokumen-dokumen

tersebut dalam sebuah odner yang tersusun pada lemari yang berada di

bagian gudang.


92

Tabel 25. Perbandingan antara Penerapan Sistem Manajemen Mutu di PC GKBI denganElemen Audit

Kualitas Internal dalam ISO 9002.


No Elemen Komponen Audit

Kualitas Internal

Praktik yang dilakukan di PC Gabungan Koperasi

Batik Indonesia

Keterangan

19. Perusahaan merencanakan,

menjadwalkan dan menerapkan

audit kualitas internal pada

selang waktu oleh auditor

berkualifikasi dan terlatih yang

tidak memeiliki tanggung jawab

langsung/ bebas terhadao area

yang sedang di audit.

Bagian niaga merencanakan, menjadwalkan, dan

menerapkan audit kualitas internal pada selang

waktu oleh auditor berkualifikasi dan terlatih yang

tidak memiliki tanggung jawab langsung / bebas

terhadap area yang sedang di audit seperti auditor

internal untuk quality dan audit internal untuk

neraca.

Sangat Sesuai


93

12. Evaluasi Penerapan Sistem Manajemen Mutu Elemen Audit Kualitas

Internal



Batik Indonesia dengan pengendalian catatan kualitas berdasarkan


Audit kualitas internal harus direncanakan, dijadwalkan, dan

diterapkan pada selang waktu tertentu oleh auditor berkualifikasi dan

terlatih yang tidak memiliki tanggung jawab langsung/bebas terhadap area

yang sedang diaudit. Bagian niaga sudah menerapkan audit kualitas

internal dengan melakukan audit terlebih untuk audit quality dan audit

eksternal untuk neraca yang dilakukan berdasarkan waktu yang telah

ditetapkan yang dilakukan oleh pihak audit dari luar PC GKBI.


94

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan analisis data dan pembahasan, peneliti membuat

kesimpulan yaitu penerapan sistem manajemen mutu persediaan barang

jadi yang telah diterapkan di PC Gabungan Koperasi Batik

Indonesiasangat sesuai dengan standar dalam elemen-elemen menurut ISO

9002.

Bagian gudang dinilai sudah sangat sesuai dalam menerapkan sistem

manajemen mutu berdasarkan elemen-elemen ISO 9002 dilihat dari hasil

checklist dan wawancara. Bagian niaga dinilai sudah sesuai dalam

menerapkan sistem manajemen mutuberdasarkan elemen ISO 9002

dengan menjalankan seluruh peraturan-peraturan, mendokumentasikan

segala bentuk transaksi, dan melakukan audit atas kualitas berdasarkan

waktu yang telah ditentukan. Bagian finishing dinilai sudah sesuai dalam

menerapkan sistem manajemen mutu berdasarkan ISO 9002 dengan

menjalankan kegiatan sesuai dengan standar, mematuhi setiap peraturan,

dan perlu meningkatkan pelaksanaan dan ketertiban kedisiplinan dalam

kegiatan perusahaan karena sudah memiliki sistem dan standar

operasional.


95

B. Keterbatasan Penelitian

Keterbatasan penelitian dalam penelitian ini adalah peneliti tidak

dapat mengakses bagian-bagian yang berhubungan dengan administrasi

seperti bagian accounting.

C. Saran

PC Gabungan Koperasi Batik Indonesia sudah memiliki sistem

manajemen mutu persediaan barang jadi yang baik tetapi masih ada

beberapa hal yang harus ditingkatkan sebagai berikut :

1. Bagi Perusahaan

a. Penyimpanan dokumen pada bagian gudang ditata kembali

dengan rapi, sehingga memudahkan untuk mencari dokumen

yang dibutuhkan serta mengurangi resiko kehilangan.

b. Meningkatkan pelaksanaan dan ketertiban kedisplinan

menjalakan pekerjaan dengan segala sistem dan standar

operasional yang sudah ada.

2. Bagi Penelitian Selanjutnya

a. Penelitian selanjutnya diharapkan dapat menambahkan jumlah

responden seperti semua karyawan pada bagian yang

dibutuhkan agar informasi yang dihasilkan lebih akurat dan

andal untuk pengambilan kesimpulan penelitian.

b. Peneliti selanjutnya menggunakan teori-teori yang terbaru

dalam melakukan analisis, membuat pedoman wawancara dan

kuesioner yang diperbaharui dengan teori terbaru.


96

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi. 2010. Prosedur Penelitian. Jakarta : PT Rineka Cipta.

Fransisca Maya Tamara Sidabutar. 2014. Evaluasi Pengendalian Internal pada

Sistem Pembelian Bahan Baku. Skripsi. Universitas Sanata Dharma.

Hasanah, Nur. 2003. “Kajian Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9002

Dilihat dari Parameter Mutu yang Digunakan PT Coca Cola Bottling

Indoneisa, Cibitung-Bekasi”. Skripsi. Institut Pertanian Bogor.

Jusup, Al., Haryono. 2001. Dasar-Dasar Akuntansi. Edisi Keenam, Jilid II.

Yogyakarta: Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.

Kieso, dkk. 2008. Akuntansi Intermediete. Edisi Keduabelas, Jilid I. Jakarta :

Erlangga.

Kieso, dkk. 2018. Pengantar Akutnansi 1 berbasis IFRS. Edisi Kedua, Jilid 1.

Jakarta : Erlangga.

Kurniawan, Albert. 2014. Metode Riset untuk Ekonomi dan Bisnis. Bandung :

Alfabeta.

Purwaji, Agus, Wibowo, Haxena Sri Lastanti. 2016. Pengantar Akuntansi 2. Edisi

2. Jakarta : Salemba Empat.

Rendy Desriantury. 2019.Evaluasi Kesesuaian Pengendalian Internal Persediaan

Berbasis COSO dan Penerapan Akuntansi Persediaan Berbasis SAK ETAP

BAB 11.Skripsi. Universitas Sanata Dharma.

Ristono. 2013. Manajemen Persediaan. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Safriansah. 2006. “Analisis Implikasi Penerapan ISO 9002 Terhadap Produktifitas

Pekerja Pembuatan Kursi Rotan DV DC 02 King’s Type SPR 212.23”.

Skripsi. Institut Pertanian Bogor.

Saleh, Abdul Rahman dan Safitri, Sri Rahayu. 2015. Penerapan Sistem Manajemen

Mutu SNI ISO 9001 : 2008 di Perpustakaan. Jakarta : CV Sagung Seto.

Sambara, Thalia Amanda. 2018. “Analisis Pengendalian Internal Atas Persediaan

Barang Dagang di PT XYZ”. Skripsi. Universitas Sanata Dharma,

Yogyakarta.

Sanusi, Anwar. 2011. Metodologi Penelitian Bisnis. Jakarta : Salemba Empat.

Sumual, Nova & Lintje Kalangi. 2014. “Evaluasi Pengendalian Intern untuk Siklus

Persediaan Barang Dagangan pada SPBU Kolongan”. Jurnal EMBA Vol. 2

No. 3 September 2014, Hal. 022-029.

Yamit, Zulian. 2002. Manajemen Kualitas Produk & Jasa. Yogyakarta : Ekonisia.


97

Yuliandes. 2018. Analisis Pengendalian Internal atas Persediaan Obat. Skripsi.

Universitas Sanata Dharma.


98

LAMPIRAN

Lampiran 1 - HasilChecklist

No. Elemen-elemen yang berkaitan dengan

persediaan dalam ISO 9002

Y = YA T = TIDAK KETERANGAN

Y T Ket

Taggung Jawab Manajemen

1. Apakah manajemen puncak dan

manajemen eksekutif melaksanakan

tanggung jawab berdasarkan ISO 9000?

2. Apakah manajemen mendefinisikan

kebijakan kualitas? (Seperti

menjelaskan tujuan atau sasaran mutu,

relevan dengan tujuan organisasi,

harapan serta kebutuhan pelanggan)

3. Apakah manajemen menyiapkan

organisasi untuk manajemen mutu?

4. Apakah manajemen melakukan tinjauan

ulang secara teratur berkaitan dengan

sistem mutu perusahaan?

Sistem Mutu

5. Apakah perusahaan mendefinisikan,

mendokumentasikan, dan memeilihara

sistem mutu ISO 9000?

6. Apakah perusahaan menyediakan Buku

Petunjuk Mutu, Prosedur-prosedur,

Intruksi-intruksi, dan Formulir-formulir

yang merupakan kebutuhan ISO 9000?

Pengendalian Dokumen Data

7 Apakah perusahaan menetapkan dan


mengendalikan semua dokumen dan

data yang berkaitan dengan sistem mutu

ISO 9000?

Pengendalian Produk yang Dipasok Milik Pelanggan



berkaitan dengan verifikasi/penilaian?



berkaitan dengan penyimpanan?



berkaitan dengan pemeliharaan?


99

Identifikasi dan Kemampuan Penelusuran Produk

11 Apakah semua produk diidentifikasi

melalui alat yang sesuai dari

penerimaan dalam semua tahap

produksi, penyerahan, dan instansi?

Inspeksi dan Pengujian

12. Apakah perusahaan mengembangkan

prosedur-prosedur tertulis untuk

inspeksi dan pengujian dari produk

datang, produk dalam proses, dan

produk akhir?

Pengendalian Inspeksi, Pengukuran dan Peralatan Uji


dipelihara untuk semua inspeksi dan

pengujian?


dipelihara untuk produksi?

Status Inspeksi Uji

15. Apakah perusahaan mengidentifikasi

status inspeksi dan pengujian secara

jelas melalui alat-alat yang sesuai

(konfirmasi/non konfirmasi)

berdasarkan inspeksi dan pengujian

yang dilakukan?

Pengendalian Produk Nonkonformans

16. Apakah perusahaan memiliki

pengendalian bila ditemukan produk

antara atau produk akhir termasuk jasa

tidak sesuai dengan persyaratan yang

ditetapkan?

Penanganan, Penyimpanan, Pengepakan, Pemeliharaan/Pengawetan dan Penyerahan

17. Apakah perusahaan menetapkan

praktek-praktek dan dokumentasi agar

menjamin bawhwa produk ditangani,

disimpan, dikemas, diawetkan, dan

diserahkan secara tepat?

Pengendalian Catatan Kualitas


memelihara prosedur-prosedur terltulis

mengenai pengendalian catatan kualitas

yang berkaitan dengan identifikasi yang

tepat, pengumpulan data, pembuatan

indeks, kemudahan memperoleh

informasi, pengarsipan, penyimpanan,

pemeliharaan, dan disposisi dari catatan

mutu?


100

Audit Kualitas Internal

19. Apakah perusahaan merencanakan,

menjadwalkan, dan menerapkan audit

kualitas internal pada selang waktu oleh

auditor berkualifikasi dan terlatih yang

tidak memiliki tanggung jawab

langsung/ bebas terhadap area yang

sedang di audit?



101

Gambar 1 - Pengencekan barang sebelum diserahkan ke konsumen.


102

Gambar 2 - GKM Unit Niaga

Gambar 3 - Target Bagian Niaga


103

Gambar 4 - GKM Unit Finishing

Gamber 5 – Target Unit Finishing


104

Gambar 6 - Order Pengeluaran Barang


105

Gambar 7 –Standar Oprasional Prosedur


106

Gambar 8 – Kegiatan Produksi Finishing

Gambar 9 - Nota Pengeluaran Barang


107

Gambar 10 - Rekapan Packing List


108

Gambar 11 – Buku Sediaan


evaluasi penerapan sistem manajemen mutu …repository.usd.ac.id/38981/2/162114068_full.pdf ·...

Documents