evaluasi kinerja sistem informasi pelayanan perizinan ...€¦ · sehingga tidak melakukan...

1

1. Pendahuluan

Era saat ini yang semakin berkembang membuat perkembangan teknologi

informasi (TI) semakin pesat. Adanya perkembangan TI yang pesat didukung oleh

pesatnya perkembangan sistem informasi (SI). Sebagian besar organisasi sekarang

ini menggunakan teknologi sebagai bagian dari strategi bisnis serta untuk

membantu operasional dari suatu organisasi. Penggunaan TI dan SI ini untuk

memperlancar operasional agar lebih efektif dan efisien.

Badan Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal (BPPT & PM)

Salatiga merupakan bagian dari Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Kota

Salatiga. Badan pemerintahan ini bergerak dalam bidang pelayanan perizinan dan

penanaman modal usaha di area kota Salatiga. Badan ini beralamat di Jl. Pemuda

No. 02 Salatiga.

BPPT & PM Salatiga telah memanfaatkan teknologi berupa SI untuk

menunjang proses operasional badan ini. Berdasarkan hasil wawancara dengan

Kasubbid. Pelayanan Administrasi Perizinan, SI yang digunakan pada badan ini

belum sempurna dan aplikasi pada SI pelayanan perizinan masih belum sesuai

dengan prosedur standar yang ada. Hal ini menyebabkan operasional pada BPPT

& PM menjadi tidak maksimal[1].

Berdasarkan permasalahan tersebut maka, TI yang digunakan pada suatu

badan atau perusahan perlu dievaluasi secara periodik untuk menjaga kualitas dan

kesesuaian dengan standar yang telah ditetapkan. Standar dalam melakukan

evaluasi dalam penelitian ini dengan menggunakan Cobit 4.1. Cobit (Control

Objectives for Information and related Technology) dipilih karena dapat

memberikan strategi dan control TI dan SI yang saling berkesinambungan antara

tujuan TI dengan tujuan bisnis dalam organisasi. COBIT mencakup tujuan

pengendalian yang terdiri dari 4 (empat) domain, yaitu Perencanaan dan

Pengaturan (Plan and Organise), Perolehan dan Pelaksanaan (Acquire and

Implement), Penyampaian dan Dukungan (Deliver and Support), serta

Pemantauan dan Evaluasi (Monitor and Evaluate).

Penelitian ini dilakukan untuk mengukur tingkat kinerja SI dalam

mendukung tujuan bisnis BPPT & PM Salatiga. Berdasarkan temuan-temuan dari

hasil pelaksanaan evaluasi, dapat menghasilkan rekomendasi-rekomendasi yang

dapat digunakan dan dimanfaatkan oleh BPPT & PM Salatiga sebagai acuan

untuk meningkatkan peranan dan pengelolaan SI yang ada supaya kedepannya

dapat mendukung tujuan bisnis organisasi dengan lebih baik lagi.

2. Kajian Pustaka

Penelitian mengenai analisis TI menggunakan COBIT sudah banyak

dilakukan. Salah satunya tentang “Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi

Menggunakan Kerangka Kerja Cobit Dalam Mendukung Layanan Sistem

Informasi Akademik Studi Kasus : Universitas Budi Luhur”. Penelitian ini

bertujuan dengan adanya tata kelola TI maka tercapai antara rencana dan strategi

TI perusahaan. Pengumpulan data penelitian ini dengan analisa kedudukan fungsi

TI dan analisa tingkat kematangan tata kelola TI dengan COBIT. Kesimpulannya

adalah rata-rata tingkat kematangan tata kelola TI di Universitas Budi Luhur ada

di tingkat Repeatable but intuitive[2].

2

Penelitian yang lain mengenai analisis TI berjudul “Pengukuran Tingkat

Kematangan Sistem Informasi Direktorat Jenderal Pajak (SIDJP) di KPP Pratama

Semarang Timur Menggunakan COBIT Framework 4.1 (Domain Deliver and

Support).” Penelitian ini bertujuan untuk mengukur tingkat kematangan SIDJP

pada KPP Pratama Semarang Timur menggunakan COBIT framework 4.1 domain

DS, secara khusus pemanfataan SIDJP. Hasil dari penelitian ini adalah tingkat

kematangan (Maturity Level) SIDJP dalam menerapkan proses TI domain DS

berada pada level Manage and Measurable (proses telah dimonitor dan diukur)

dengan skor Maturity Level sebesar 3.75 yang berarti KPP Pratama Semarang

Timur telah mengawasi dan mengukur proses pelayanan dengan baik dan telah

berjalan sesuai dengan prosedur yang digunakan oleh KPP Pratama Semarang

Timur yaitu Standard Operating Prosedure (SOP)[3].

Perbedaan penelitian terdahulu yang pertama dengan penelitian yang

dilakukan penulis di BPPT & PM Salatiga yang pertama yaitu penelitian

terdahulu yang pertama menggunakan semua domain COBIT. Sedangkan penulis

menggunakan pemetaan sesuai tujuan bisnis untuk menentukan domain COBIT

yang dipakai sebagai pedoman penelitian di BPPT & PM Salatiga.

Perbedaan penelitian terdahulu yang kedua dengan penelitian yang

dilakukan penulis di BPPT & PM Salatiga yang pertama yaitu pada penelitian

terdahulu yang kedua hanya menggunakan satu domain Deliver and Support,

sedangkan penulis menggunakan beberapa sub domain hasil pemetaan sesuai

dengan tujuan bisnis. Perbedaan yang lainnya yaitu penelitian terdahulu yang

kedua dalam pengumpulan data menggunakan cara wawancara dan observasi

sehingga tidak melakukan perhitungan kuesioner menggunakan CMM (Capability

Maturity Model) sedangkan penelitian yang dilakukan oleh penulis dalam

pengumpulan data menggunakan cara wawancara, observasi dan kuesioner yang

kemudian dilakukan perhitungan CMM (Capability Maturity Model).

Penilaian kinerja adalah penentuan secara periodik efektifitas operasional

suatu organisasi, bagian organisasi, dan personelnya, berdasarkan sasaran, standar,

dan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya[4]. SI adalah suatu interaksi antar

komponen-komponen di dalam suatu kesatuan terpadu untuk mengolah data

menjadi informasi sesuai dengan kebutuhannya[5].

COBIT adalah sekumpulan dokumentasi best practices untuk IT governance

yang dapat membantu auditor, pengguna (user), dan manajemen, untuk

menjembatani gap antara risiko bisnis, kebutuhan kontrol dan masalah – masalah

teknis TI. COBIT dapat dipakai sebagai alat yang komprehensif untuk

menciptakan IT Governance pada suatu perusahaan. COBIT mempertemukan dan

menjembatani kebutuhan manajemen dari celah atau gap antara risiko bisnis,

kebutuhan kontrol dan masalah-masalah teknis TI, serta menyediakan referensi

best practices yang mencakup keseluruhan TI dan kaitannya dengan proses bisnis

perusahaan dan memaparkannya dalam struktur aktivitas-aktivitas logis yang

dapat dikelola serta dikendalikan secara efektif[6].

COBIT mempunyai model kematangan (Maturity Models) untuk

mengontrol proses-proses TI dengan menggunakan metode penilaian (scoring)

sehingga suatu organisasi dapat menilai proses-proses TI yang dimilikinya dari

skala Non-Existent sampai dengan Optimised (dari 0 sampai 5). Yaitu 0- Non

3

Existen, 1-Initial / Ad Hoc, 2- Repeatable, 3- Defined, 4- Managed dan 5-

Optimized. Pendekatan ini diambil berdasarkan maturity model software

engineering institute[6].

Gambar 1 Level Maturity Models

(Sumber : IT Governance Institute, 2007)

Level Maturity Model ada lima, yaitu dari 0 sampai dengan 5 dijelaskan

pada Tabel 1. Tabel 1 Level Maturity Model


Level Kategori Keterangan

0 Non-Existent Suatu organisasi tidak menyadari akan perkembangan

TI yang ada dan tidak memahami bahwa TI dapat

membantu perusahaan dalam mencapai tujuan

bisnisnya.

1 Initial Organisasi telah memiliki solusi teknologi dalam suatu

organisasi tetapi belum ada standarisasi atau struktur

yang jelas didalamnya.

2 Repeatable

but Intuitive

Organisasi sudah mengembangkan proses-proses yang

ada, tetapi tidak ada pelatihan terhadap sistem secara

formal, atau komunikasi dari prosedur standard dan

kemampuan pelaksanaannya sistem bergantung pada

individu yang paham akan TI.

3 Defined Organisasi sudah mempunyai prosedur yang sesuai

standar dan terstruktur. Organiasi sudah melakukan

pemeliharaan meskipun organisasi belum mengikuti

prosedur yang telah ditetapkan.

4 Managed and

Measurable

Organisasi sudah memonitor dan mempunyai

kemampuan dalam pemenuhan solusi-solusi TI sudah

berjalan sesuai dengan prosedur. Solusi-solusi yang ada

dapat berjalan dengan baik dan dapat dikembangkan

sehingga berorientasi pada keefektifitasan dan

keefisiensian pekerjaan.

5 Optimized Organisasi mampu menjadikan TI sebagai strategis

bisnis sehingga perusahaan mempunyai keunggulan

kompetitif. Organisasi sudah mencapai level tertinggi

dalam penggunaan TI.

4

RACI adalah singkatan dari Responsible, Accountable, Consulted, Informed.

COBIT 4.1 menerangkan bahwa RACI chart berfungsi untuk menunjukkan peran

dan tanggung jawab suatu fungsi dalam organisasi terhadap suatu aktivitas

tertentu dalam IT control objective. Peran dan tanggung jawab merupakan dua hal

yang sangat berkaitan erat dengan proses pembuatan keputusan. Suatu keputusan

dapat di buat oleh pihak-pihak yang memang memliki kewenangan sebagai

pembuat keputusan. RACI diterapkan pada setiap aktivitas di dalam IT control

objective untuk mendukung kesuksesan proses TI pada keempat domain. Tujuan

dari pemberian peran dan tanggung jawab ini adalah untuk memperjelas aktivitas,

sekaligus sebagai sarana untuk menentukan peran dari fungsi-fungsi lainnya

terhadap suatu aktifitas tertentu. RACI chart mendefinisikan apa dan kepada siapa

harus didelegasikan, terdiri dari :

1. R = Responsible, artinya pihak yang harus memastikan aktivitas tersebut

berhasil dilaksanakan.

2. A = Accountable, artinya pihak yang mempunyai kewenangan untuk

menyetujui atau menerima pelaksanaan aktivitas.

3. C = Consulted, artinya pihak yang mana pendapatnya dibutuhkan dalam

aktivitas (komunikasi arah).

4. I = Informed, artinya pihak yang selalu menjaga kemajuan informasi atas

aktivitas yang dilakukan (komunikasi satu arah).

RACI chart ini membantu auditor untuk mengidentifikasi siapa saja yang

akan diwawancara. COBIT 4.1 terdapat 12 peran yang dimasukkan ke dalam

RACI chart antara lain : CEO (Chief of Executive Officer), CFO (Chief of

Financial Officer), Bussines Executive, CIO (Chief of Information Officer),

Bussines Process Owner, Head Operations, Chief Architect, Head Development,

Head IT Administration, PMO (Project Manager Officer), Compliance, Audit,

Riks and Security dan Service Manager.

Gambar 2 RACI Chart PO 2 [6]


3. Metodologi Penelitian

Metode yang digunakan yang digunakan pada penelitian yaitu metode

secara deskriptif kuantitatif yang berfokus pada hasil kuesioner. Penelitian

kuantitatif adalah penelitian ilmiah yang sistematis terhadap bagian-bagian dan

fenomena serta hubungan-hubungannya. Tujuan penelitian kuantitatif adalah

mengembangkan dan menggunakan model-model matematis, teori-teori dan atau

hipotesis yang berkaitan dengan fenomena alam. Proses pengukuran adalah

bagian yang sentral dalam penelitian kuantitatif karena hal ini memberikan

5

hubungan yang fundamental antara pengamatan empiris dan ekspresi matematis

dari hubungan-hubungan kuantitatif. Peneliti mengumpulkan data-data yang

dibutuhkan dengan cara wawancara, observasi dan kuesioner.

Penelitian ini dilakukan di BPPT & PM Salatiga yang bertujuan untuk

mengevaluasi kinerja SI dan untuk mengetahui tingkat kematangan SI yang dinilai

menggunakan COBIT 4.1. Berdasarkan hasil evaluasi pada penelitian ini, dapat

digunakan untuk membantu dalam membuat rekomendasi yang nantinya dapat

digunakan untuk meningkatkan maupun memperbaiki kinerja SI di BPPT & PM

Salatiga.

Penelitian ini diawali dengan menyusun tahapan-tahapan penelitian yang

bisa membantu penulis dalam mengolah dan menganalisa data serta

menyelesaikan permasalahan. Tahapan penelitian yang dilakukan di BPPT & PM

Salatiga dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3 Tahapan Penelitian

Tahapan penelitian yang pertama dilakukan penulis dalam penelitian di

BPPT & PM Salatiga yaitu studi literatur COBIT 4.1. Studi literatur dilakukan

oleh penulis digunakan untuk mengetahui informasi yang menunjang penelitian,

yaitu mengenai hal-hal yang berkaitan dengan COBIT 4.1.

Tahapan kedua dalam penelitian ini adalah pengumpulan data.

Pengumpulan data pada penelitian ini menggunakan metode deskriptif kuantitatif

karena disesuaikan dengan masalah, tujuan penelitian dan objek yang diteliti.

Jenis data pada pengumpulan data ini ada dua yaitu data primer dan data sekunder.

Data primer merupakan data utama yang diperoleh dengan cara melakukan

interview atau wawancara, observasi dan kuesioner. Wawancara digunakan

sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi

pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti dan juga apabila

penulis ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam. Teknik

pengumpulan data dengan wawancara pada penelitian ini dilakukan secara formal.

Hasil dari wawancara dipergunakan untuk acuan melakukan observasi.

6

Pengumpulan data selanjutnya yaitu dengan observasi. Pada tahap ini dilakukan

observasi secara langsung kepada staff-staff yang berhubungan dengan SI

pelayanan perizinan. Observasi dilakukan untuk melihat dan mengamati secara

langsung proses-proses kegiatan yang dilakukan oleh staff-staff bagian pelayanan

perizinan pada BPPT & PM Salatiga. Pengumpulan data selain menggunakan cara

wawancara dan obervasi juga menggunakan kuesioner. Kuesioner ini dibuat untuk

mengetahui tingkat kematangan (Maturity Level) dari SI yang digunakan pada

BPPT & PM Salatiga. Pernyataan-pernyataan pada kuesioner disusun sesuai

dengan prosedur COBIT 4.1. Hasil wawancara, hasil observasi dan hasil

kuesioner akan dianalisa untuk mengukur kinerja SI dan mengetahui tingkat

kematangan dari BPPT & PM Salatiga. Data sekunder pada penelitian ini

diperoleh dari tinjauan literatur atau literatur review yang berisi uraian teori,

temuan dan bahan penelitian lain yang diperoleh sebagai bahan acuan untuk

landasan kegiatan penelitian. Tinjauan yang digunakan berhubungan dengan

analisa dan COBIT 4.1. Data sekunder diambil dari buku, jurnal dan beberapa

teori yang menunjang penelitian ini.

Tahap penelitian yang ketiga yaitu pemetaan COBIT. Pemetaan ini

dilakukan berdasarkan tujuan bisnis (Business Goals) yang ada pada organisasi

atau perusahaan kemudian dipetakan ke dalam IT Goals dan IT Processes. Tahap

pemetaan ini peneliti mengidentifikasi Business Goals, IT Goals dan IT Processes

untuk mendapatkan domain pada COBIT yang dapat digunakan untuk

menganalisa data.

Tahap penelitian yang keempat yaitu analisa data. Analisa data dilakukan

setelah pengumpulan data yang sudah sesuai dan valid. Analisa ini dilakukan

menggunakan Maturity Level yang dihubungkan dengan hasil pemetaan COBIT

yang telah dilakukan sebelumnya. Setelah itu, peneliti memberikan rekomendasi-

rekomendasi yang dapat digunakan untuk memperbaiki maupun mengembangkan

kinerja SI pada BPPT & PM Salatiga.

Tahap kelima atau tahap terakhir pada penelitian ini adalah membuat

kesimpulan. Penulis menarik kesimpulan berdasarkan hasil analisa data yang

kemudian menghasilkan rekomendasi-rekomendasi yang dapat diberikan kepada

BPPT & PM Salatiga. Rekomendasi-rekomendasi tersebut dapat dipergunakan

BPPT & PM Salatiga sebagai acuan memperbaiki atau mengembangkan kinerja

SI pelayanan perizinan BPPT & PM Salatiga.

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan

Hasil penelitan dan pembahasan penulis ini didapat dari hasil wawancara,

observasi dan kuesioner. Penulis melakukan wawancara dan membagian

kuesioner kepada enam orang responden berdasarakan tabel RACI yang memiliki

hubungan dan tanggung jawab pada BPPT & PM Salatiga.

Hasil penelitian merupakan hasil dari analisa data yang telah diolah. Hasil

kuesioner didapat dari enam responden antara lain : A : Kepala BPPT & PM, B :

Sekretaris BPPT & PM, C : Kabag. Umum dan Kepegawaian, D : Kabid.

Pelayanan dan Pengaduan, E : Kasubbid. Pelayanan Administrasi Perizinan, F :

Staf Subbid. Pelayanan.

7

Identifikasi Business Goals dan IT Goals dilakukan untuk mengetahui

tujuan bisnis organisasi yang selanjutnya digunakan sebagai acuan untuk

pemetaan COBIT.

Berikut ini adalah tujuan bisnis dari BPPT & PM yang teridentifikasi :

1. Meningkatkan kualitas layanan publik.

2. Memberikan akses yang lebih luas kepada masyarakat untuk

memperoleh pelayanan publik.

3. Memberikan pelayanan perizinan yang mudah, cepat, tepat dan pasti

dengan adanya pengembangan sistem berbasis web.

Setelah tujuan bisnis dari BPPT & PM diketahui, kemudian dilakukan

pemetaan dari tujuan bisnis ke COBIT menggunakan COBIT Common Business

Goals dan COBIT Common IT Goals.

Pemetaan tujuan bisnis ke dalam COBIT Common Business Goals dapat

dilihat pada Gambar 4.

Gambar 4 Pemetaan Tujuan Bisnis ke dalam COBIT Common Business Goals

Hasil pemetaan tujuan bisnis dengan menggunakan COBIT Common

Business Goals yang sesuai dengan ruang lingkup masalah adalah seperti yang

terangkum pada Tabel 2.

Tabel 2 COBIT Common Business Goals yang teridentifikasi

No Tujuan Bisnis Organisasi COBIT Common

Business Goals

BSC Perspective

1 Meningkatkan kualitas layanan publik 3 – Improve corporate

governance and

transparency

Financial

2 Memberikan akses yang lebih luas kepada

masyarakat untuk memperoleh pelayanan

publik

4 – Improve customer

orientation and service

Customer

3 Memberikan pelayanan perizinan yang

mudah, cepat, tepat dan pasti dengan

adanya pengembangan sistem berbasis

web

5 – Offer Competitive

products and services

Customer

8

Berdasarkan hasil pemetaan di atas terdapat tiga Common Business Goals

yang teridentifikasi yaitu :

a. Improve corporate governance and transparency

b. Improve customer orientation and service

c. Offer competitive products and services

Setiap Common Business Goals tersebut telah dipetakan oleh COBIT

dengan empat perspektif BCS (Balance Scorecard) yang memperlihatkan cakupan

COBIT. Perspektif BCS yang tercakup dari hasil pemetaan di atas ada dua yaitu :

Financial Perspective, adanya business goal pada prespektif ini menunjukkan bahwa adanya transparansi data kepada pelanggan untuk

meningkatkan financial organisasi.

Customer Perspective, adanya business goal pada prespektif ini

menunjukkan pentingnya manajemen yang baik dalam hubungan

dengan customer untuk meningkatkan keuntungan perusahaan atau

organisasi.

COBIT telah memberikan pemetaan setiap Business Goals dengan IT Goals

yang mendukung. Pemetaan ini memperlihatkan IT Goals yang memberi

kontribusi terhadap pencapaian sebuah Business Goals.

Gambar 5 Pemetaan COBIT Common Business Goals dengan COBIT Common IT Goals

Gambar 5 di atas memperlihatkan Common IT Goals yang terkait dalam

pencapaian Common Business Goals pada organisasi. Common IT Goals yang

teridentifikasi yaitu terlihat pada Tabel 3.

Tabel 3 Common IT Goals yang teridentifikasi

Kode Keterangan

2 Respond to governance requirements in line with board direction.

3 Ensure satisfaction of end users with service offerings and service

lavels.

5 Create IT agility.

18 Establish clarity of business impact of risk to IT objectives and

resources.

9

23 Make sure that IT services are available as required.

24 Improve IT’s cost-efficiency and its contribution to business

profitability.

Identifikasi IT Processes dilakukan berdasarkan hasil dari pemetaan pada

Common IT Goals. IT Process yang teridentifikasi secara langsung pada IT Goals

memudahkan manajemen melakukan kontrol terhadap proses-proses TI agar

terjaga dan tercapainya tujuan TI.

Gambar 6 Pemetaan IT Goals dengan IT Processes

Sebuah IT Goal dapat memiliki satu atau lebih IT Processes yang juga

teridentifikasi pada IT Goals yang lain, maka IT Processes yang sama hanya

diidentifikasi satu kali. IT Processes yang teridentifikasi yaitu seperti terlihat pada

Tabel 4.

Tabel 4 COBIT IT Processes yang teridentifikasi

Domain IT Process

Plan & Organizing PO1,PO2, PO4, PO5, PO7, PO8,PO9,PO10

Acquisition & Implementation AI3, AI4

Delivery & Support DS1, DS2, DS3, DS4, DS6, DS7, DS8,

DS10, DS13

Monitor and Evaluate ME1, ME4

10

Tabel 5 merupakan deskripsi dari IT Processes yang telah teridentifikasi.

Tabel 5 IT Processes yang teridentifikasi

Domain Deskripsi

Plan and Organise

PO1 Define a strategic IT plan

PO2 Define the information architecture

PO4 Define the IT Processes, organisation and

relationships

PO5 Manage the IT investment

PO7 Manage IT human resources

PO8 Manage quality

PO9 Assess and manage IT risk

PO10 Manage Projects

Acquire and Implement

AI3 Acquire and maintain technology infrastructure

AI4 Enable operation and use

Deliver and Support

DS1 Define and manage service levels

DS2 Manage third-party services

DS3 Manage performance and capacity

DS4 Ensure continuous service

DS6 Identify and allocate cost

DS7 Educate and train users

DS8 Manage services desk and incident

DS10 Manage problems

DS13 Manage operations

Monitor and Evaluate

ME1 Monitor and evaluate IT performance

ME4 Provide IT governance

IT Processes yang telah teridentifikasi kemudian dilakukan analisa

berdasarkan tingkat kematangannya atau Maturity Level untuk mengetahui sejauh

mana perusahaan telah memenuhi standar proses pengelolaan TI yang baik.

Penentuan tingkat kematangan tersebut akan dilakukan pada setiap IT Process dan

dilakukan pada semua level, mulai dari level 0 (Non-Existence) sampai level 5

(Optimized).

PO1 Mendefinisikan Rencana Strategis TI, proses ini digunakan untuk

menetapkan strategi TI yang sejalan dengan strategi organisasi atau perusahaan.

Tabel 6 merupakan hasil perhitungan PO1.

Tabel 6 Hasil Perhitungan Kuesioner PO1

Rata-rata Sub Domain PO1 1.67

Maturity Level 1.67

11

Hasil Maturity Level yang ada menunjukkan bahwa BPPT & PM berada

pada posisi 1.67 yaitu Initial / Ad-Hoc, organisasi mengetahui adanya kejadian

sebagai persoalan yang perlu ditangani namun belum ada proses standar dan

cenderung diselesaikan oleh perorangan. BPPT & PM belum merencanakan

strategi TI dengan baik, perencanaan strategi dilakukan tanpa mengikuti standar

prosedur yang ada.

PO2 Menentukan Arsitektur Informasi, proses ini digunakan untuk

memastikan bahwa dengan adanya SI dapat menciptakan dan secara teratur meng-

update model informasi bisnis serta mendefinisikan sistem yang tepat untuk

mengoptimalkan penggunaan informasi. Tabel 7 merupakan hasil perhitungan

kuesioner PO2.


Rata-Rata Sub Domain PO2 1.54

Maturity Level 1.54




cenderung diselesaikan oleh perorangan. Tingkat keakuratan data pada BPPT &

PM belum dijaga secara maksimal dan kurang adanya transparansi data.

PO4 Menentukan Proses TI, Organisasi dan Hubungan, Proses ini

menjelaskan bahwa divisi TI dalam perusahaan harus menentukan keterampilan

staf, fungsi, akuntabilitas, otorisasi, peraturan dan tanggungjawab serta

pengawasan berdasarkan kebutuhannya. Tabel 8 merupakan hasil perhitungan

kuesioner PO4.



Maturity Level 1.27


pada posisi 1.27 yaitu Initial / Ad-Hoc, BPPT & PM telah mengetahui adanya

permasalahan yang harus diperbaiki dan telah memiliki solusi atas permasalahan

tersebut tetapi belum ada standarisasi atau struktur yang jelas. BPPT & PM sudah

memiliki struktur organisasi dan penjelasan dari masing-masing lingkup kerja

namun staf belum menjalankan pekerjaan sesuai dengan standar.

PO5 Mengelola Investasi TI, proses ini memperlihatkan tentang penetapan

dan pemeliharaan kerangka kerja untuk mengatur seleksi investasi TI yang

meliputi baiya, keuntungan, prioritas anggaran, proses penganggaran yang resmi

dan pengaturan ulang anggaran. Perusahaan bekerjasama dengan stakeholder

untuk mengidentifikasi dan mengendalikan biaya serta keuntungan dalam konteks

strategi TI, perencanaan taktis dan inisiatif untuk mengambil tindakan dalam

memperbaiki suatu kondisi. Tabel 9 merupakan perhitungan kuesioner PO5.

12



Maturity Level 1.03


pada posisi 1.03 yaitu Initial, BPPT & PM telah mengetahui adanya permasalahan

yang harus ditangani dan diperbaiki namun belum ada standarisasi dan struktur

yang jelas. Pengelolaan investasi pada BPPT & PM belum maksimal termasuk

pada investasi TI misalnya penyediaan hardware.

PO7 Mengelola Sumber Daya Manusia TI, proses ini digunakan untuk

mengukur tingkat pencapaian penetapan, pemeliharaan dan motivasi workforce

yang kompeten untuk menciptakan dan mengirimkan service TI pada bisnis. Hal

ini dicapai dengan mengikuti praktek-praktek pendukung yang telah ditentukan

dan disetujui seperti pengangkatan karyawan, pelatihan, evaluasi kinerja, promosi

dan pemutusdan hubungan kerja. Tabel 10 merupakan hasil perhitungan

kuesioner PO7.



Maturity Level 1.20




yang jelas. BPPT & PM Salatiga belum memiliki SDM khusus yang mempunyai

latar belakang pendidikan TI.

PO8 Mengelola Kualitas, proses ini digunakan untuk mengukur penerapan

sistem manajemen mutu yang dikembangkian dan dipertahankan untuk

membuktikan pembangunan, proses akuisisi dan standar yang diaktifkan dengan

cara perencanaan, pelaksanaan dan mempertahankan sistem manajamen mutu

dengan adanya persyartan mutu yang jelas, prosedur dan kebijakan. Tabel 11

merupakan hasil perhitungan kuesioner PO8.



Maturity Level 1.14




yang jelas. Penilaian kinerja SDM pada BPPT & PM kurang maksimal.

PO9 Menaksir dan Mengelola Resiko TI, proses ini digunakan untuk

mengidentifikasi dan mengelola resiko TI yang dapat terjadi pada suatu organisasi

atau perushaan. Tabel 12 merupakan hasil perhitungan kuesioner PO9.

13


Rata-Rata Sub Domain PO9 2

Maturity Level 2


pada posisi 2 yaitu repeatable but intuitive, organisasi ini memiliki proses yang

sudah berkembang dengan adanya prosedur yang sama dilakukan oleh orang yang

berbeda. BPPT & PM dalam pengelolaan resiko TI sudah melakukannya sesuai

dengan prosedur dan dapat dilakukan oleh orang yang berbeda.

PO10 Mengelola Proyek, proses ini digunakan untuk memastikan bahwa

waktu penyelesaian proyek TI sesuai dengan jadwal dan anggaran yang telah

ditetapkan. Tabel 13 merupakan hasil perhitungan kuesioner PO10.



Maturity Level 1.91




yang jelas. Pengelolaan proyek pada BPPT & PM sudah dilakukan namun tidak

mengikuti standar yang ada sehingga pengelolaan proyek yang dilakukan tidak

maksimal.

AI3 Memperoleh dan Memelihara Infrastruktur Teknologi, proses ini

digunakan untuk mengukur sejauh mana perusahaan telah memiliki proses-proses

untuk memperoleh, mengimplementasikan dan memperbaharui infrastruktur

teknologi yang dimiliki. Tabel 14 merupakan hasil peritungan kuesioner AI3.

Tabel 14 Hasil Perhitungan Kuesioner AI3

Rata-Rata Sub Domain AI3 1.25

Maturity Level 1.25




yang jelas. Penggunaan perangkat tekonologi (hardware) pada BPPT & PM

belum menyeluruh hanya terdapat pada bagian front office dan pelayanan

perizinan. Pemeliharaan infrastruktur TI belum dilakukan secara berkala.

AI4 Memungkinkan Operasi dan Penggunaan, proses ini digunakan untuk

menetukan penegtahuan yang berkaitan dengan sistem harus tersedia. Proses ini

memerlukan dokumentasi dan manual standar yang akan digunakan oleh

pengguna dan staf TI serta perlu diadakan pelatihan untuk menjamin aplikasi dan

infrastruktur digunakan dan dijalankan dengan tepat. Tabel 15 merupakan

perhitungan kuesioner AI4.

14

Tabel 15 Hasil Perhitungan Kuesioner AI4

Rata-Rata Sub Domain AI4 0.83

Maturity Level 0.83


pada posisi 0.83 yaitu Non-Existent, organisasi ini tidak menyadari adanya

perkembangan TI yang ada dan belum memahami bahwa dengan menggunakan

TI dapat membantu pelayanan di BPPT & PM. BPPT & PM belum mengadakan

pelatihan khusus mengenai sistem pelayanan perizinan kepada seluruh staf

pelayanan perizinan sehingga hanya terdapat beberapa staf saja yang dapat

mengoperasikan sistem ini.

DS1 Mendefinisikan dan Mengelola Tingkat Layanan, proses ini digunakan

untuk mengukur komunikasi yang efektif antara manajemen TI dan konsumen

mengenai jasa yang diperlukan, perlu adanya bantuan dokumentasi dan

pernjanjian anatara jasa TI dengan service level yang ditentukan sebelumnya.

Tabel 13 merupakan hasil perhitungan kuesioner DS 1.

Tabel 13 Hasil Perhitungan Kuesioner DS1

Rata-Rata Sub Domain DS1 1.19

Maturity Level 1.19




cenderung diselesaikan oleh perorangan. Pelanggan pada organisasi ini masih

kurang puas atas pelayanan yang diberikan.

DS2 Mengelola Layanan Pihak Ketiga, proses ini digunakan untuk

menentukan jasa yang disediakan oleh pihak ketiga sesui dengan kebutuhan bisnis

dan adanya proses manajemen yang lebih efektif dari pihak ketiga. Proses ini

dilakukan dengan cara membuat perjanjian dengan pihak ketiga yang berisi

tentang peraturan, tanggungjawab serta keinginan yang jelas dari masing-masing

pihak, selain itu juga membahas tentang peninjauan dan pengawasan yang akan

dilakukan berkaitan dengan efketivitas dan pemenuhan proses. Tabel 14

merupakan hasil perhitungan kuesioner DS 2.



Maturity Level 1.58




cenderung diselesaikan oleh perorangan. Masih terdapat beberapa perbedaan

kebijakan dan peraturan serta perjanjian dari organisasi dengan pihak ketiga

(external).

15

DS3 Mengelola Performansi dan Kapasitas, proses ini digunakan untuk

menilai kinerja dan kapasitas sumber daya TI saat ini secara periodik dengan cara

peramalan kebutuhan yang akan datang, penyimpanan yang dilakukan dan

kemungkinan terhadap keperluan. Proses ini menyediakan jaminan bahwa sumber

daya informasi dapat mendukung kebutuhan bisnis secara berkesinambungan.




Maturity Level 1.16




cenderung diselesaikan oleh perorangan. Penilaian kinerja untuk sumberdaya TI

belum dilakukan secara maksimal.

DS 4 Memastikan Layanan Teratur, proses ini menjelaskan tentang

kebutuhan penyediaan jada TI yang berkesinambungan memerlukan

pengembangan, perawatan, pengujian rencana TI berkesinambungan,

penyimpanan offsite backup serta rencana pelatihan yang dilaksanakan secara

berkala. Tabel 16 merupakan hasil perhitungan kuesioner DS 4.



Maturity Level 0.9




TI dapat membantu pelayanan di BPPT & PM. Layanan yang diberikan BPPT &

PM belum dilakukan secara baik.

DS6 Mengidentifikasi dan Mengalokasikan Biaya, proses ini digunakan

untuk mengetahui pembangunan dan pengoperasian sistem untuk pelaporan

alokasi biaya TI ke pengguna layanan. Pada proses ini kebutuhan untuk

mengadakan sistem yang adil dan pantas dengan cara mengalokasikan biaya-biaya

TI bagi bisnis. Tabel 17 merupakan hasil perhitungan kuesioner DS 6.



Maturity Level 0.87




TI dapat membantu pelayanan di BPPT & PM. Penyelarasan biaya yang sesuai

16

dengan perencanaan hanya dilakukan oleh sebagian bidang. Penggunaan biaya

dan realisasinya sudah dicatat dan dilaporkan setiap bulannya.

DS7 Mendidik dan Melatih Pengguna, proses ini digunakan untuk

mengetahui sumber daya manusia yang menggunakan sistem dan untuk

mengetahui adanya pelatihan kepada sumber daya manusia atau user pada suatu

organisasi atau badan. Tabel 18 merupakan hasil perhitungan kuesioner DS 7.


Rata-Rata Sub Domain DS7 2

Maturity Level 2


pada posisi 2 yaitu repeatable but intuitive, organisasi ini memiliki proses yang

sudah berkembang dengan adanya prosedur yang sama dilakukan oleh orang yang

berbeda, namun pelatihan formal pada prosedur yang ada belum maksimal. Saat

proses rekrutmen pegawai, latar belakang pendidikan sudah sesuai dengan formasi

yang dibutuhkan.

DS8 Mengelola Service Desk dan Masalah, proses ini menjelaskan bahwa

respon yang tepat dan efektif terhadap query dari pengguna TI dan masalah yang

timbul, memerlukan perancangan serta pelaksanaan yang baik dari service deks

dan proses manajemen insiden. Proses ini meliputi, pemasangan fungsi dari

service desk yaitu registrasi, analisa tren dan akar masalah serta penyelesaiannya.




Maturity Level 1.1




cenderung diselesaikan oleh perorangan. BPPT & PM telah memiliki bagian

khusus untuk pengaduan pelanggan yaitu melaui kotak pengaduan, layanan web

maupun surat kabar. Hasil yang terlihat masih banyak pelanggan yang kurang

puas atas pelayanan BPPT & PM.

DS10 Pengelolaan Masalah, proses ini digunakan untuk mengidentifikasi

dan mengklasifikasi masalah untuk manajemen masalah yang efektif dengan cara

menganalisis akar pengebab dan penyelesaian masalah. Proses ini mencakup

perumusan rekomendasi untuk perbaikan, pemeliharaan catatan masalah dan

penelaahan tindakan korektif. Proses yang efektif memaksimalkan ketersediaan

sistem, meningkatkan tingkat pelayanan, mengurangi biaya dan mengingkatkan

kenyamanan serta kepuasan pelanggan. Tabel 20 merupakan hasil perhitungan

kuesioner DS 10.

17



Maturity Level 0.75

Hasil dari indeks kuesioner yang didapatkan menjadi hasil untuk tingkat

Maturity Level BPPT & PM dinilai dari sub domain pengelolaan masalah.

Menurut Maturity Level yang ada pada framework COBIT, BPPT & PM berada



TI dapat membantu pelayanan di BPPT & PM, pengelolaan masalah dalam

organisasi belum dilakukan secara maksimal.

DS13 Mengelola Operasional, proses ini digunakan untuk mengetahui

efektivitas dari manajemen dalam memproses data yang akurat dan lengkap serta

dalam memelihara perangkat keras. Proses ini meliputi penentuan prosedur-

prosedur dan kebijakan-kebijakan operasi untuk mengefktifkan manajemen dalam

menjadwalkan pemrosesan, melindungi output sensitif, mengawasi kinerja

infrastruktur dan pemeliharaan perangkat keras secara preventif. Tabel 21

merupakan hasil kuesioner DS 13.



Maturity Level 0.96




TI dapat membantu pelayanan di BPPT & PM. Pemeliharaan operasinal

pendukung seperti hardware dan software belum dilakukan secara khusus.

ME1 Mengawasi dan Mengevaluasi kinerja TI, proses ini digunakan untuk

mengukur tingkat kinerja TI serta pengawasan terhadap kinerja TI. Tabel 22

merupakan hasil perhitungan kuesioner ME1.

Tabel 22 Hasil Perhitungan Kuesioner ME1

Rata-Rata Sub Domain ME1 1.63

Maturity Level 1.63




cenderung diselesaikan oleh perorangan. Pengawasan dan evaluasi kinerja TI pada

BPPT & PM sudah dilakukan namun belum maksimal karena tidak belum dengan

prosedur yang ada.

ME4 Menyediakan Tata Kelola TI, proses ini digunakan untuk mengetahui

ketersediaan tata kelola TI dalam organisasi. Tabel 23 merupakan hasil

perhitungan kuesioner ME4.

18

Tabel 23 Hasil Perhitungan Kuesioner ME4

Rata-Rata Sub Domain ME4 1.47

Maturity Level 1.47




cenderung diselesaikan oleh perorangan. Tata kelola TI pada BPPT & PM dalam

penyediaannya belum dilakukan secara baik dan tidak dilakukan sesuai standar

yang ada.

Tingkat kematangan (Maturity Level) COBIT dari domain hasil pemetaan

pada evaluasi kinerja SI BPPT & PM Salatiga dapat direpresentasikan dalam

spider diagram yang dapat dilihat pada Gambar 6.

Gambar 6 Spider Diagram Maturity Level

Hasil yang terlihat dari Gambar 6 yaitu masih terdapat gap antara Maturity

Level saat ini dengan Maturity Level yang diharapkan. Maturity Level yang

diharapkan berada pada level 3 karena BPPT & PM mengharapkan organisasi

dapat memilki standar opersional prosedur dan dapat melakukan pemeliharaan.

5. Temuan

Berdasarkan hasil wawancara, observasi dan kuesioner pada BPPT & PM

Salatiga yang telah dilakukan oleh penulis terhadap kinerja SI maka ditemukan

beberapa temuan. Temuan tersebut antara lain yaitu perencanaan strategi TI yang

tidak sesuai dengan prosedur, tidak ada staf khusus yang berlatar belakang

pendidikan TI, kurang maksimal dalam penyediaan investasi TI, tidak adanya

pelatihan bagi SDM untuk pengoperasian SI yang ada, kurangnya kepuasan

pelanggan terhadap pelayanan organisasi, penggunaan biaya proyek yang tidak

sesuai dengan perencanaan, kurangnya pemeliharaan operasional pendukung

seperti hardware dan software, kurangnya pengawasan dan evaluasi kinerja TI,

masih terdapat beberapa kebijakan yang berbeda antara pihak internal dan

eksternal.

00,5

11,5

22,5

3PO1

PO2PO4

PO5

PO7

PO8

PO9

PO10

AI3AI4

DS1DS2DS3

DS4

DS6

DS7

DS8

DS10

DS13

ME1ME4

MATURITY LEVELYANGDIHARAPKAN

MATURITY LEVELSAAT INI

19

6. Rekomendasi

Berdasarakn hasil temuan tersebut maka penulis memberikan rekomendasi-

rekomendasi kepada BPPT & PM Salatiga terhadap kinerja SI agar dapat

membantu efektif dan efisiennya penggunaan SI serta pelayanan pada BPPT &

PM di waktu yang akan datang. Rekomendasi-rekomendasi yang diberikan adalah

merencanakan kembali strategi TI dengan baik agar strategi TI dan strategi bisnis

dapat berjalan dengan baik untuk waktu yang mendatang, merekrut staf khusus

yang berlatar belakang pendidikan TI agar dapat mengelola SI yang ada,

memberikan pelatihan yang lebih maksimal kepada staf agar dapat

mengoperasikan SI tanpa harus bergantung pada satu individu, melakukan

evaluasi investasi TI dengan menyusun optimasi biaya dengan baik misalnya

merencanakan belanja hardware, menyusun perencanaan biaya proyek dengan

baik agar dalam penggunaannya dapat sesuai dengan perencanaan, peningkatan

pemeliharaan operasional pendukung seperti hardware dan software,

mengevaluasi dan menganalisa seluruh kebijakan dan peraturan yang ada baik

dari pihak internal maupun eksternal agar seluruh kebijakan dan peraturan yang

ada dapat menunjang peningkatan pelayanan kepada pelanggan di BPPT & PM.

7. Kesimpulan

Setelah melakukan evaluasi pada kinerja SI di BPPT & PM Salatiga

berdasarkan Maturity Level, maka dapat diambil kesimpulan BPPT & PM Saltiga

berada pada level Initial / Ad-Hoc karena hasil rata-rata domain berada pada 1,30.

Level ini memperlihatkan bahwa proses bisnis BPPT & PM Salatiga sudah

dilakukan namun belum sesuai dengan standar operasional prosedur yang dimiliki.

Kurangnya efisiensi biaya operasional serta penggunaan dan pemeliharaan

operasional pendukung yang baik dikarenakan kurangnya kompetensi Sumber

Daya Manusia (SDM). Pelatihan pegawai yang efektif disertai dengan

pengawasan kinerja dan didukung dengan meningkatkan disiplin pelayanan akan

membantu perusahaan berkembang menjadi lebih baik sesuai dengan tujuan bisnis

perusahaan.

8. Daftar Pustaka

[1] Harjanti, Bakti. 2014. Hasil Wawancara di BPPT & PM Salatiga. Salatiga :

Pemerintah Kota Salatiga.

[2] Purwanto. 2010. “Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan

Kerangka Kerja Cobit Dalam Mendukung Layanan Sistem Informasi Akademik

Studi Kasus : Universitas Budi Luhur”.

[3] Ridge, Sally. 2012. “Pengukuran Tingkat Kematangan Sistem Informasi

Direktorat Jenderal Pajak (SIDJP) di KPP Pratama Semarang Timur

Menggunakan COBIT Framework 4.1 (Domain Deliver and Support).” Salatiga.

[4] Mulyanto, Agus. 2009. “Sistem Informasi KONSEP & APLIKASI.”

Yogyakarta : Pustaka Pelajar.

[5] Gondodiyoto, Sanyoto. 2007. “Audit Sistem Informasi Lanjutan.” Jakarta :

Mitra Wacana Medika.

[6] IT Governance Instutute. 2007. COBIT 4.1. USA.

evaluasi kinerja sistem informasi pelayanan perizinan ...€¦ · sehingga tidak melakukan...

Documents