Download - Pedoman Pembimbingan OJT Pegawai Baru 2013
-
DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
DIREKTORAT KEPATUHAN INTERNAL DAN TRANSFORMASI SUMBER DAYA APARATUR
PEDOMAN BIMBINGAN ON THE JOB TRAINING
2013
Tata Cara Pengelolaan, Pengadministrasian, Pendokumentasian dan Pelaporan.
-
Manual Pelaksanaan Pembimbingan On The Job Training (OJT) pada Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak
Pembimbingan untuk Peserta OJT dilakukan dengan manual sebagai berikut:
Hal Isi
(1) Peserta Pembimbingan Peserta Pembimbingan OJT CPNS/Pegawai Baru adalah CPNS/Pegawai Baru yang ditempatkan
pada Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak.
(2) Masa Pembimbingan dan
Isi Bimbingan
Masa Pembimbingan OJT adalah sejak ditetapkannya masa pembimbingan melalui Surat Direktur
KITSDA. Masa pembimbingan dilaksanakan selama 12 minggu. Selama waktu tersebut, setiap
peserta ditempatkan pada subbagian berbeda dan menjalani bimbingan di masing-masing
subbagian selama 4 minggu untuk peserta OJT pada Bagian Organisasi dan Tata Laksana serta
selama 3 minggu untuk peserta OJT pada Bagian Kepegawaian, Umum, Perlengkapan dan
Keuangan. Dalam kurun 1 minggu, pemberian bimbingan langsung dari Pembimbing kepada
peserta wajib dilakukan (hanya) selama 1 jam.
Catatan:
Pembimbing dianjurkan untuk membuat jadwal bimbingan langsung dengan peserta OJT di tiap subbagian dan mematuhi jadwal bimbingan tersebut. Pembimbingan langsung wajib
dilakukan oleh Kepala Subbagian yang ditunjuk dan tidak dapat digantikan oleh pelaksana
teknis.
Pembimbing dapat menunjuk pelaksana yang mempunyai pengetahuan dan pengalaman teknis SOP terkait untuk melakukan bimbingan pendampingan praktek SOP.
Isi pembimbingan mengacu pada Jadual Standar Bimbingan OJT Pegawai Baru/CPNS, yaitu:
a. Untuk Minggu I dan II, peserta melaksanakan praktek 2 SOP sederhana per minggu di tiap
subbagian. Dalam 1 minggu pembimbingan di tiap subbagian, peserta wajib dibimbing
langsung oleh pembimbing untuk masing-masing SOP selama setengah (0,5) jam, sehingga
pemberian bimbingan untuk 2 SOP memerlukan waktu rata-rata 1 jam setiap minggu.
b. Untuk Minggu III dan seterusnya, peserta melaksanakan praktek 2 SOP yang lebih kompleks
per minggu di tiap subbagian. Dalam 1 minggu pembimbingan di tiap subbagian, peserta wajib
dibimbing langsung oleh pembimbing untuk masing-masing SOP selama setengah (0,5) jam,
sehingga pemberian bimbingan untuk 2 SOP memerlukan waktu rata-rata 1 jam setiap minggu
dan dalam masa rotasi ini peserta diberikan kesempatan mengulang bimbingan materi SOP
pada Minggu I dan II jika diperlukan penguatan pemahaman.
Catatan:
Pemilihan SOP sederhana atau tingkat lebih kompleks disesuaikan dengan praktek yang ada pada masing-masing Bagian dan diupayakan tiap peserta mendapat bimbingan materi SOP
yang berbeda antara satu dengan lainnya.
Peserta dapat didayagunakan untuk membantu tugas rutin di tiap subbagian tempat bimbingan tanpa mengesampingkan jadual bimbingan langsung maupun pendampingan praktek yang
ada.
(3) Hal-hal terkait dalam
pembimbingan magang
a. Dalam pembimbingan ini dilakukan bimbingan secara komprehensif kepada peserta OJT
tentang sikap mental sebagai petugas pajak yang baik serta bimbingan tentang pengetahuan
terhadap proses bisnis DJP dan keterampilan praktek SOP.
b. Diusahakan untuk saling berkomunikasi secara baik dengan peserta agar dapat mengenali
-
keadaan jiwa, watak dan sikap, sehingga diharapkan dapat memberikan bimbingan secara
rasional dengan cara yang paling sesuai dengan diri peserta.
c. Pembimbingan dilakukan dengan melibatkan peserta pada pelaksanaan tugas sebagai
petugas pajak sesuai fungsi yang dijalankan pada masing-masing subbagian.
d. Jadual dan jam pembimbingan dijalankan secara fleksibel serta diupayakan untuk memberi
bimbingan dengan tepat pada waktu yang tepat.
(4) Tim Pembimbingan OJT Tim Pembimbingan OJT di Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak adalah Kepala Bagian, Kasubbag
Umum Kepegawaian dan Pembimbing (para Kepala Subbagian) dimana peserta ditempatkan.
Penjelasan masing-masing kedudukan dan fungsi, sebagai berikut:
a. Ketua Tim Pembimbingan
Ketua Tim Pembimbingan adalah Kepala Bagian tempat pelaksana program OJT.
b. Sekretaris Tim Pembimbingan
Sekretaris Tim Pembimbingan dilaksanakan oleh Kasubbag Umum Kepegawaian.
c. Pembimbing/Instruktur
Pembimbing adalah para Kepala Subbagian yang ditunjuk Ketua Tim Pembimbingan (sesuai
Surat Ketetapan) untuk memberikan bimbingan pengetahuan, ketrampilan dan sikap mental
sebagai aparatur pajak sesuai fungsi yang dijalankan di masing-masing subbagian.
(5) Pembuatan rencana
pembimbingan dan
pengadministrasian hasil
pembimbingan
a. Pembuatan Rencana Pembimbingan
1. Rapat Tim Pembimbingan menetapkan rencana pembimbingan sebelum masa
pembimbingan berlangsung. Seluruh rencana pembimbingan harus mengacu pada
Jadual Standar Bimbingan OJT.
2. Pembimbing berupaya mengenali tingkat pemahaman peserta dan menuliskan
catatan/instruksi dalam Rencana Pembimbingan yang akan dilaksanakan dalam
pembimbingan berikutnya.
3. Sekretaris Tim Pembimbingan merekam Rencana Pembimbingan yang telah disepakati
ke dalam SIKKA kemudian dicetak untuk diotorisasi oleh Ketua, Sekretaris Tim
Pembimbingan dan Pembimbing Pertama.
4. Salinan Rencana Pembimbingan yang telah diotorisasi selanjutnya diserahkan kepada
masing-masing pembimbing untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Rencana
bimbingan (asli) kemudian diarsip ke dalam map peserta.
b. Penilaian Tingkat Pemahaman Peserta dan Pengadministrasian
1. Sebelum masa pembimbingan di tiap subbagian berakhir, Pembimbing melakukan
penilaian terhadap tingkat pemahaman dan ketrampilan praktek SOP (hardskill) yang
telah diajarkan serta penilaian lainnya (softskill). Uraian mengenai detil aspek-aspek
penilaian dapat dilihat dalam Rubrik Penilaian Pemahaman.
2. Penilaian tingkat pemahaman peserta dilakukan melalui Angket Penilaian Pembimbing
di dalam aplikasi SIKKA OJT yang diisi oleh Pembimbing di setiap akhir masa
pembimbingan.
c. Pengadministrasian formulir Bimbingan yang dilaksanakan Peserta
1. Buku Harian Peserta dicetak melalui SIKKA berdasarkan Rencana Pembimbingan
yang telah direkam oleh Sekretaris Tim Pembimbingan lalu diserahkan kepada masing-
-
masing peserta untuk diisi.
2. Peserta mengisi formulir Buku Harian Peserta pada setiap akhir pembimbingan SOP dan
meminta paraf pembimbing. Pada setiap akhir masa rotasi, Buku Harian Peserta yang
sudah teriisi dan diparaf pembimbing dari tiap-tiap subbagian diserahkan kembali kepada
Sekretaris Tim Pembimbingan untuk kemudian direkam data-data tambahan ke dalam
SIKKA dan Buku Harian Peserta diarsipkan ke dalam map OJT masing-masing peserta.
3. Peserta melakukan workshop untuk mendiskusikan permasalahan utama pada unit
pelaksana OJT serta menganalisis mengenai penyebab dan solusinya dengan poin-poin
pembahasan yang telah ditentukan berdasar form Tabel Permasalahan dan Hasil
Analisis.
4. Jika diperlukan, formulir Tabel Permasalahan dan Hasil Analisis dapat direvisi setelah
kegiatan workshop berakhir kemudian direkam kembali dalam aplikasi SIKKA OJT, lalu
diserahkan kepada Sekretaris Tim.
5. Pembuatan Laporan Akhir Individu pada akhir masa pembimbingan, dikembangkan
berdasar form Tabel Permasalahan dan Hasil Analisis yang telah direvisi.
(6) Penyimpanan Berkas
Pembimbingan
Penyimpanan Rencana Pembimbingan, Angket Penilaian Pembimbing, Buku Harian, Kartu
Bimbingan dan Laporan Akhir Individu dilakukan oleh Sekretaris Tim Pembimbingan dalam map
terpisah untuk setiap peserta.
(7) Laporan Tugas Akhir
Individu
Naskah Laporan Tugas Akhir Individu softcopy, dalam format .pdf di-upload pada aplikasi SIKKA.
Sedangkan naskah hardcopy diserahkan kepada Sekretaris Tim Pembimbingan untuk diarsip.
(8) Pemantauan Sendiri Unit pelaksana OJT dapat melakukan pemantauan sendiri terhadap kemajuan pembimbingan OJT
di unitnya dalam aplikasi SIKKA yang dapat dibuka melalui login Sekretaris Tim.
-
Jadual Standar Bimbingan OJT Pegawai Baru pada Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak
Kebijakan Dasar Subbagian I Subbagian II Subbagian III Subbagian IV TOK Workshop Tugas Akhir
Penilaian
Mem
anta
u t
ing
kat
pem
aham
an t
erh
adap
isi b
imb
ing
an
seca
ra k
on
tin
yu d
an m
enyi
mp
ulk
an d
alam
Kar
tu
Bim
bin
gan
Ro
tasi
Pem
bim
bin
gan
P
emah
aman
Tek
nis
ter
had
ap S
OP
Men
ing
katk
an p
emah
aman
alu
r S
OP
sec
ara
leb
ih
kom
pre
hen
sif
Mem
bin
a ke
mam
pu
an m
elak
san
akan
pek
erja
an d
eng
an k
om
ple
ksit
as y
ang
leb
ih t
ing
gi
Sistem
Bimbingan
Bimbingan praktek 2 SOP/minggu yang dijalani peserta pada tiap subbagian selama tiga minggu
(bimbingan pendampingan didukung oleh pelaksana yang mempunyai pengalaman dan pengetahuan
teknis terhadap materi bimbingan)
Penjelasan
pelaksanaan SOP
Beri waktu bagi peserta pada
tiap akhir (minggu)
pembimbingan pada tiap
subbagian untuk saling
bertukar pelajaran SOP
dengan peserta lainnya
Penggalian permasalahan
utama dalam tugas akhir dari
peserta disempurnakan
dengan pengetahuan dan
pengalaman dari pembimbing
saat workshop
Penilaian Tingkat Pemahaman Akhir
Bimbingan selektif pada
indikator yang
Indikator Penilaian Tingkat Pemahaman:Dasar hukum (Kep, SE, dsb) Formulir-formulir yang digunakanProsedur kerja (bahan input, proses kerja/SOP, output)
Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan
Sarana & prasarana yang digunakan (TI/manual)Pengetahuan/ketrampilan yang dibutuhkan petugas
1. Bimbingan langsung SOP di tingkat yang lebih kompleks oleh
3. Peserta mempraktekkan sendiri SOP yang telah
2. Dilaksanakan praktek SOP melalui bimbingan
Menilai Laporan Individu peserta yang
dipresentasikan dalam workshop
Memotivasi peserta untuk memperkaya
pengetahuan dengan melakukan transfer
of knowledge
Pembimbing di tiap subbagian menjelaskan SOP-SOP dengani tingkat kerumitan yang
-
Manual Pelaksanaan Pembimbingan On The Job Training (OJT) pada Unit Eselon II di lingkungan Kantor Pusat Direktorat
Jenderal Pajak selain Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak
Pembimbingan untuk Peserta OJT dilakukan dengan manual sebagai berikut:
Hal Isi
(1) Peserta Pembimbingan Peserta Pembimbingan OJT CPNS/Pegawai Baru adalah CPNS/Pegawai Baru yang ditempatkan
pada Unit Eselon II di lingkungan Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak selain Sekretariat
Direktorat Jenderal Pajak.
(2) Masa Pembimbingan dan
Isi Bimbingan
Masa Pembimbingan OJT adalah sejak ditetapkannya masa pembimbingan melalui Surat Direktur
KITSDA. Masa pembimbingan dilaksanakan selama 12 minggu. Selama waktu tersebut, setiap
peserta ditempatkan pada subdirektorat berbeda dan menjalani bimbingan di masing-masing
subdirektorat selama 2 minggu. Dalam kurun 1 minggu, pemberian bimbingan langsung dari
Pembimbing kepada peserta wajib dilakukan (hanya) selama 1 jam.
Catatan:
Pembimbing dianjurkan untuk membuat jadwal bimbingan langsung dengan peserta OJT di tiap subdirektorat dan mematuhi jadwal bimbingan tersebut. Pembimbingan langsung wajib
dilakukan oleh Kepala Seksi yang ditunjuk dan tidak dapat digantikan oleh pelaksana teknis.
Pembimbing dapat menunjuk pelaksana yang mempunyai pengetahuan dan pengalaman teknis SOP terkait untuk melakukan bimbingan pendampingan praktek SOP.
Isi pembimbingan mengacu pada Jadual Standar Bimbingan OJT Pegawai Baru/CPNS, yaitu:
a. Untuk Minggu I, peserta melaksanakan praktek 2 SOP sederhana di tiap Subdirektorat. Dalam
1 minggu pembimbingan di tiap Subdirektorat, peserta wajib dibimbing langsung oleh
pembimbing untuk masing-masing SOP selama setengah (0,5) jam, sehingga pemberian
bimbingan untuk 2 SOP memerlukan waktu rata-rata 1 jam setiap minggu.
b. Untuk Minggu II, peserta melaksanakan praktek 2 SOP yang lebih kompleks di tiap
Subdirektorat. Dalam 1 minggu pembimbingan di tiap Subdirektorat, peserta wajib dibimbing
langsung oleh pembimbing untuk masing-masing SOP selama setengah (0,5) jam, sehingga
pemberian bimbingan untuk 2 SOP memerlukan waktu rata-rata 1 jam setiap minggu dan dalam
masa rotasi ini peserta diberikan kesempatan mengulang bimbingan materi SOP pada Minggu
I jika diperlukan penguatan pemahaman.
Catatan:
Pemilihan SOP sederhana atau tingkat lebih kompleks disesuaikan dengan praktek yang ada pada masing-masing Subdirektorat dan diupayakan tiap peserta mendapat bimbingan materi
SOP yang berbeda antara satu dengan lainnya.
Peserta dapat didayagunakan untuk membantu tugas rutin di tiap Subdirektorat tempat bimbingan tanpa mengesampingkan jadual bimbingan langsung maupun pendampingan
praktek yang ada.
(3) Hal-hal terkait dalam
pembimbingan magang
a. Dalam pembimbingan ini dilakukan bimbingan secara komprehensif kepada peserta OJT
tentang sikap mental sebagai petugas pajak yang baik serta bimbingan tentang pengetahuan
terhadap proses bisnis DJP dan keterampilan praktek SOP.
b. Diusahakan untuk saling berkomunikasi secara baik dengan peserta agar dapat mengenali
keadaan jiwa, watak dan sikap, sehingga diharapkan dapat memberikan bimbingan secara
-
rasional dengan cara yang paling sesuai dengan diri peserta.
c. Pembimbingan dilakukan dengan melibatkan peserta pada pelaksanaan tugas sebagai
petugas pajak sesuai fungsi yang dijalankan pada masing-masing Subdirektorat.
d. Jadual dan jam pembimbingan dijalankan secara fleksibel serta diupayakan untuk memberi
bimbingan dengan tepat pada waktu yang tepat.
(4) Tim Pembimbingan OJT Tim Pembimbingan OJT adalah Direktur, Kasubbag Tata Usaha dan Pembimbing (para Kepala
Seksi) dimana peserta ditempatkan.
Penjelasan masing-masing kedudukan dan fungsi, sebagai berikut:
a. Ketua Tim Pembimbingan
Ketua Tim Pembimbingan adalah Direktur tempat pelaksana program OJT.
b. Sekretaris Tim Pembimbingan
Sekretaris Tim Pembimbingan dilaksanakan oleh Kasubbag Tata Usaha.
c. Pembimbing/Instruktur
Pembimbing adalah para Kepala Seksi yang ditunjuk Ketua Tim Pembimbingan (sesuai Surat
Ketetapan) untuk memberikan bimbingan pengetahuan, ketrampilan dan sikap mental sebagai
aparatur pajak sesuai fungsi yang dijalankan di masing-masing Subdirektorat.
(5) Pembuatan rencana
pembimbingan dan
pengadministrasian hasil
pembimbingan
a. Pembuatan Rencana Pembimbingan
1. Rapat Tim Pembimbingan menetapkan rencana pembimbingan sebelum masa
pembimbingan berlangsung. Seluruh rencana pembimbingan harus mengacu pada
Jadual Standar Bimbingan OJT.
2. Pembimbing berupaya mengenali tingkat pemahaman peserta dan menuliskan
catatan/instruksi dalam Rencana Pembimbingan yang akan dilaksanakan dalam
pembimbingan berikutnya.
3. Sekretaris Tim Pembimbingan merekam Rencana Pembimbingan yang telah disepakati
ke dalam SIKKA kemudian dicetak untuk diotorisasi oleh Ketua, Sekretaris Tim
Pembimbingan dan Pembimbing Pertama.
4. Salinan Rencana Pembimbingan yang telah diotorisasi selanjutnya diserahkan kepada
masing-masing pembimbing untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Rencana
bimbingan (asli) kemudian diarsip ke dalam map peserta.
b. Penilaian Tingkat Pemahaman Peserta dan Pengadministrasian
1. Sebelum masa pembimbingan di tiap Subdirektorat berakhir, Pembimbing melakukan
penilaian terhadap tingkat pemahaman dan ketrampilan praktek SOP (hardskill) yang
telah diajarkan serta penilaian lainnya (softskill). Uraian mengenai detil aspek-aspek
penilaian dapat dilihat dalam Rubrik Penilaian Pemahaman.
2. Penilaian tingkat pemahaman peserta dilakukan melalui Angket Penilaian Pembimbing
di dalam aplikasi SIKKA OJT yang diisi oleh Pembimbing di setiap akhir masa
pembimbingan.
c. Pengadministrasian formulir Bimbingan yang dilaksanakan Peserta
1. Buku Harian Peserta dicetak melalui SIKKA berdasarkan Rencana Pembimbingan
yang telah direkam oleh Sekretaris Tim Pembimbingan lalu diserahkan kepada masing-
masing peserta untuk diisi.
-
2. Peserta mengisi formulir Buku Harian Peserta pada setiap akhir pembimbingan SOP dan
meminta paraf pembimbing. Pada setiap akhir masa rotasi, Buku Harian Peserta yang
sudah teriisi dan diparaf pembimbing dari tiap-tiap Subdirektorat diserahkan kembali
kepada Sekretaris Tim Pembimbingan untuk kemudian direkam data-data tambahan ke
dalam SIKKA dan Buku Harian Peserta diarsipkan ke dalam map OJT masing-masing
peserta.
3. Peserta melakukan workshop untuk mendiskusikan permasalahan utama pada unit
pelaksana OJT serta menganalisis mengenai penyebab dan solusinya dengan poin-poin
pembahasan yang telah ditentukan berdasar form Tabel Permasalahan dan Hasil
Analisis.
4. Jika diperlukan, formulir Tabel Permasalahan dan Hasil Analisis dapat direvisi setelah
kegiatan workshop berakhir kemudian direkam kembali dalam aplikasi SIKKA OJT, lalu
diserahkan kepada Sekretaris Tim.
5. Pembuatan Laporan Akhir Individu pada akhir masa pembimbingan, dikembangkan
berdasar form Tabel Permasalahan dan Hasil Analisis yang telah direvisi.
(6) Penyimpanan Berkas
Pembimbingan
Penyimpanan Rencana Pembimbingan, Angket Penilaian Pembimbing, Buku Harian, Kartu
Bimbingan dan Laporan Akhir Individu dilakukan oleh Sekretaris Tim Pembimbingan dalam map
terpisah untuk setiap peserta.
(7) Laporan Tugas Akhir
Individu
Naskah Laporan Tugas Akhir Individu softcopy, dalam format .pdf di-upload pada aplikasi SIKKA.
Sedangkan naskah hardcopy diserahkan kepada Sekretaris Tim Pembimbingan untuk diarsip.
(8) Pemantauan Sendiri Unit pelaksana OJT dapat melakukan pemantauan sendiri terhadap kemajuan pembimbingan OJT
di unitnya dalam aplikasi SIKKA yang dapat dibuka melalui login Sekretaris Tim.
-
Jadual Standar Bimbingan OJT Pegawai Baru pada unit Eselon II di Lingkungan Kantor Pusat DJP
Kebijakan Dasar Subdirektorat I Subdirektorat II Subdirektorat III Subdirektorat IV Subdirektorat V Subdirektorat VI TOK Workshop Tugas Akhir
Penilaian
Mem
anta
u t
ing
kat
pem
aham
an t
erh
adap
isi b
imb
ing
an
seca
ra k
on
tin
yu d
an m
enyi
mp
ulk
an d
alam
Kar
tu
Bim
bin
gan
Ro
tasi
Pem
bim
bin
gan
P
emah
aman
Tek
nis
ter
had
ap S
OP
Men
ing
katk
an p
emah
aman
alu
r S
OP
sec
ara
leb
ih
kom
pre
hen
sif
Mem
bin
a ke
mam
pu
an m
elak
san
akan
pek
erja
an d
eng
an k
om
ple
ksit
as y
ang
leb
ih t
ing
gi
Sistem
Bimbingan
Bimbingan praktek 2 SOP/minggu yang dijalani peserta pada tiap subdirektorat selama dua minggu
(bimbingan pendampingan didukung oleh pelaksana yang mempunyai pengalaman dan pengetahuan teknis terhadap materi bimbingan)
Penjelasan
pelaksanaan SOP
Beri waktu bagi peserta pada
tiap akhir (minggu)
pembimbingan pada tiap
subdirektorat untuk saling
bertukar pelajaran SOP
dengan peserta lainnya
Penggalian permasalahan
utama dalam tugas akhir dari
peserta disempurnakan
dengan pengetahuan dan
pengalaman dari pembimbing
saat workshop
Penilaian Tingkat Pemahaman Akhir
Bimbingan selektif pada indikator yang kurang dipahami peserta
Indikator Penilaian Tingkat Pemahaman:Dasar hukum (Kep, SE, dsb) Formulir-formulir yang digunakanProsedur kerja (bahan input, proses kerja/SOP, output)Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaanSarana & prasarana yang digunakan (TI/manual)Pengetahuan/ketrampilan yang dibutuhkan petugas terkaitMonitoring kualitas dan kuantitas pekerjaan Evaluasi terhadap pekerjaan tersebut dilakukan
1. Bimbingan langsung SOP oleh pembimbing
3. Peserta mempraktekkan sendiri SOP yang telah dibimbingkan
2. Dilaksanakan praktek SOP melalui bimbingan pendampingan
Menilai Laporan Individu peserta yang
dipresentasikan dalam workshop
Memotivasi peserta untuk memperkaya
pengetahuan dengan melakukan transfer
of knowledge
Pembimbing di tiap subdirektorat menjelaskan SOP-SOP dengan tingkat kerumitan yang
-
Manual Pelaksanaan Pembimbingan On The Job Training (OJT) pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak
Pembimbingan untuk Peserta OJT dilakukan dengan manual sebagai berikut:
Hal Isi
(1) Peserta Pembimbingan Peserta Pembimbingan OJT CPNS/Pegawai Baru adalah CPNS/Pegawai Baru yang ditempatkan
pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak.
(2) Masa Pembimbingan dan
Isi Bimbingan
Masa Pembimbingan OJT adalah sejak ditetapkannya masa pembimbingan melalui Surat Direktur
KITSDA. Masa pembimbingan dilaksanakan selama 12 minggu. Selama waktu tersebut, setiap
peserta ditempatkan pada Bidang berbeda dan menjalani bimbingan di masing-masing Bidang
selama 2 minggu. Dalam kurun 1 minggu, pemberian bimbingan langsung dari Pembimbing kepada
peserta wajib dilakukan (hanya) selama 1 jam.
Catatan:
Pembimbing dianjurkan untuk membuat jadwal bimbingan langsung dengan peserta OJT di tiap Bidang dan mematuhi jadwal bimbingan tersebut. Pembimbingan langsung wajib dilakukan
oleh Kepala Seksi yang ditunjuk dan tidak dapat digantikan oleh pelaksana teknis.
Pembimbing dapat menunjuk pelaksana yang mempunyai pengetahuan dan pengalaman teknis SOP terkait untuk melakukan bimbingan pendampingan praktek SOP.
Isi pembimbingan mengacu pada Jadual Standar Bimbingan OJT Pegawai Baru/CPNS, yaitu:
a. Untuk Minggu I, peserta melaksanakan praktek 2 SOP sederhana di tiap Bidang. Dalam 1
minggu pembimbingan di tiap Bidang, peserta wajib dibimbing langsung oleh pembimbing
untuk masing-masing SOP selama setengah (0,5) jam, sehingga pemberian bimbingan untuk
2 SOP memerlukan waktu rata-rata 1 jam setiap minggu.
b. Untuk Minggu II, peserta melaksanakan praktek 2 SOP yang lebih kompleks di tiap Bidang.
Dalam 1 minggu pembimbingan di tiap Bidang, peserta wajib dibimbing langsung oleh
pembimbing untuk masing-masing SOP selama setengah (0,5) jam, sehingga pemberian
bimbingan untuk 2 SOP memerlukan waktu rata-rata 1 jam setiap minggu dan dalam masa
rotasi ini peserta diberikan kesempatan mengulang bimbingan materi SOP pada Minggu I jika
diperlukan penguatan pemahaman.
Catatan:
Pemilihan SOP sederhana atau tingkat lebih kompleks disesuaikan dengan praktek yang ada pada masing-masing Bidang dan diupayakan tiap peserta mendapat bimbingan materi SOP
yang berbeda antara satu dengan lainnya.
Peserta dapat didayagunakan untuk membantu tugas rutin di tiap Bidang tempat bimbingan tanpa mengesampingkan jadual bimbingan langsung maupun pendampingan praktek yang
ada.
(3) Hal-hal terkait dalam
pembimbingan magang
a. Dalam pembimbingan ini dilakukan bimbingan secara komprehensif kepada peserta OJT
tentang sikap mental sebagai petugas pajak yang baik serta bimbingan tentang pengetahuan
terhadap proses bisnis DJP dan keterampilan praktek SOP.
b. Diusahakan untuk saling berkomunikasi secara baik dengan peserta agar dapat mengenali
keadaan jiwa, watak dan sikap, sehingga diharapkan dapat memberikan bimbingan secara
rasional dengan cara yang paling sesuai dengan diri peserta.
c. Pembimbingan dilakukan dengan melibatkan peserta pada pelaksanaan tugas sebagai
-
petugas pajak sesuai fungsi yang dijalankan pada masing-masing Bidang.
d. Jadual dan jam pembimbingan dijalankan secara fleksibel serta diupayakan untuk memberi
bimbingan dengan tepat pada waktu yang tepat.
(4) Tim Pembimbingan OJT Tim Pembimbingan OJT adalah Kepala Kantor Wilayah, Kasubbag Tata Usaha dan Pembimbing
(para Kepala Seksi) dimana peserta ditempatkan.
Penjelasan masing-masing kedudukan dan fungsi, sebagai berikut:
a. Ketua Tim Pembimbingan
Ketua Tim Pembimbingan adalah Kepala Kantor Wilayah tempat pelaksana program OJT.
b. Sekretaris Tim Pembimbingan
Sekretaris Tim Pembimbingan dilaksanakan oleh Kasubbag Kepegawaian.
c. Pembimbing/Instruktur
Pembimbing adalah para Kepala Seksi yang ditunjuk Ketua Tim Pembimbingan (sesuai Surat
Ketetapan) untuk memberikan bimbingan pengetahuan, ketrampilan dan sikap mental sebagai
aparatur pajak sesuai fungsi yang dijalankan di masing-masing Bidang.
(5) Pembuatan rencana
pembimbingan dan
pengadministrasian hasil
pembimbingan
a. Pembuatan Rencana Pembimbingan
1. Rapat Tim Pembimbingan menetapkan rencana pembimbingan sebelum masa
pembimbingan berlangsung. Seluruh rencana pembimbingan harus mengacu pada
Jadual Standar Bimbingan OJT.
2. Pembimbing berupaya mengenali tingkat pemahaman peserta dan menuliskan
catatan/instruksi dalam Rencana Pembimbingan yang akan dilaksanakan dalam
pembimbingan berikutnya.
3. Sekretaris Tim Pembimbingan merekam Rencana Pembimbingan yang telah disepakati
ke dalam SIKKA kemudian dicetak untuk diotorisasi oleh Ketua, Sekretaris Tim
Pembimbingan dan Pembimbing Pertama.
4. Salinan Rencana Pembimbingan yang telah diotorisasi selanjutnya diserahkan kepada
masing-masing pembimbing untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Rencana
bimbingan (asli) kemudian diarsip ke dalam map peserta.
b. Penilaian Tingkat Pemahaman Peserta dan Pengadministrasian
1. Sebelum masa pembimbingan di tiap Bidang berakhir, Pembimbing melakukan penilaian
terhadap tingkat pemahaman dan ketrampilan praktek SOP (hardskill) yang telah
diajarkan serta penilaian lainnya (softskill). Uraian mengenai detil aspek-aspek penilaian
dapat dilihat dalam Rubrik Penilaian Pemahaman.
2. Penilaian tingkat pemahaman peserta dilakukan melalui Angket Penilaian Pembimbing
di dalam aplikasi SIKKA OJT yang diisi oleh Pembimbing di setiap akhir masa
pembimbingan.
c. Pengadministrasian formulir Bimbingan yang dilaksanakan Peserta
1. Buku Harian Peserta dicetak melalui SIKKA berdasarkan Rencana Pembimbingan
yang telah direkam oleh Sekretaris Tim Pembimbingan lalu diserahkan kepada masing-
masing peserta untuk diisi.
2. Peserta mengisi formulir Buku Harian Peserta pada setiap akhir pembimbingan SOP dan
meminta paraf pembimbing. Pada setiap akhir masa rotasi, Buku Harian Peserta yang
-
sudah teriisi dan diparaf pembimbing dari tiap-tiap Bidang diserahkan kembali kepada
Sekretaris Tim Pembimbingan untuk kemudian direkam data-data tambahan ke dalam
SIKKA dan Buku Harian Peserta diarsipkan ke dalam map OJT masing-masing peserta.
3. Peserta melakukan workshop untuk mendiskusikan permasalahan utama pada unit
pelaksana OJT serta menganalisis mengenai penyebab dan solusinya dengan poin-poin
pembahasan yang telah ditentukan berdasar form Tabel Permasalahan dan Hasil
Analisis.
4. Jika diperlukan, formulir Tabel Permasalahan dan Hasil Analisis dapat direvisi setelah
kegiatan workshop berakhir kemudian direkam kembali dalam aplikasi SIKKA OJT, lalu
diserahkan kepada Sekretaris Tim.
5. Pembuatan Laporan Akhir Individu pada akhir masa pembimbingan, dikembangkan
berdasar form Tabel Permasalahan dan Hasil Analisis yang telah direvisi.
(6) Penyimpanan Berkas
Pembimbingan
Penyimpanan Rencana Pembimbingan, Angket Penilaian Pembimbing, Buku Harian, Kartu
Bimbingan dan Laporan Akhir Individu dilakukan oleh Sekretaris Tim Pembimbingan dalam map
terpisah untuk setiap peserta.
(7) Laporan Tugas Akhir
Individu
Naskah Laporan Tugas Akhir Individu softcopy, dalam format .pdf di-upload pada aplikasi SIKKA.
Sedangkan naskah hardcopy diserahkan kepada Sekretaris Tim Pembimbingan untuk diarsip.
(8) Pemantauan Sendiri Unit pelaksana OJT dapat melakukan pemantauan sendiri terhadap kemajuan pembimbingan OJT
di unitnya dalam aplikasi SIKKA yang dapat dibuka melalui login Sekretaris Tim.
-
Jadual Standar Bimbingan OJT Pegawai Baru pada Kantor Wilayah DJP
Kebijakan Dasar Bidang I Bidang II Bidang III Bidang IV Bidang V Bidang VI TOK Workshop Tugas Akhir
Penilaian
Mem
anta
u t
ing
kat
pem
aham
an t
erh
adap
isi b
imb
ing
an
seca
ra k
on
tin
yu d
an m
enyi
mp
ulk
an d
alam
Kar
tu
Bim
bin
gan
Ro
tasi
Pem
bim
bin
gan
P
emah
aman
Tek
nis
ter
had
ap S
OP
Men
ing
katk
an p
emah
aman
alu
r S
OP
sec
ara
leb
ih
kom
pre
hen
sif
Mem
bin
a ke
mam
pu
an m
elak
san
akan
pek
erja
an d
eng
an k
om
ple
ksit
as y
ang
leb
ih t
ing
gi
Sistem
Bimbingan
Bimbingan praktek 2 SOP/minggu yang dijalani peserta pada tiap bidang selama dua minggu
(bimbingan pendampingan didukung oleh pelaksana yang mempunyai pengalaman dan pengetahuan teknis terhadap materi bimbingan)
Penjelasan
pelaksanaan SOP
Beri waktu bagi peserta pada
tiap akhir (minggu)
pembimbingan pada tiap
bagian untuk saling bertukar
pelajaran SOP dengan
peserta lainnya
Penggalian permasalahan
utama dalam tugas akhir dari
peserta disempurnakan
dengan pengetahuan dan
pengalaman dari pembimbing
saat workshop
Penilaian Tingkat Pemahaman Akhir
Bimbingan selektif pada indikator yang kurang dipahami peserta
Indikator Penilaian Tingkat Pemahaman:Dasar hukum (Kep, SE, dsb) Formulir-formulir yang digunakanProsedur kerja (bahan input, proses kerja/SOP, output)Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaanSarana & prasarana yang digunakan (TI/manual)Pengetahuan/ketrampilan yang dibutuhkan petugas terkaitMonitoring kualitas dan kuantitas pekerjaan Evaluasi terhadap pekerjaan tersebut dilakukan
1. Bimbingan langsung SOP oleh pembimbing
3. Peserta mempraktekkan sendiri SOP yang telah dibimbingkan
2. Dilaksanakan praktek SOP melalui bimbingan pendampingan
Menilai Laporan Individu peserta yang
dipresentasikan dalam workshop
Memotivasi peserta untuk memperkaya
pengetahuan dengan melakukan transfer
of knowledge
Pembimbing di tiap bidang menjelaskan SOP-SOP dengan tingkat kesulitan yang berbeda
-
Manual Pelaksanaan Pembimbingan On The Job Training pas Kantor Pelayanan Pajak
Pembimbingan untuk Peserta Magang dilakukan dengan manual sebagai berikut:
Hal Isi
(1) Peserta Pembimbingan Peserta Pembimbingan OJT CPNS/Pegawai Baru adalah CPNS/Pegawai Baru yang ditempatkan
pada Direktorat Jenderal Pajak Kementerian Keuangan RI.
(2) Masa Pembimbingan dan
Isi Bimbingan
Masa Pembimbingan OJT adalah sejak ditetapkannya masa pembimbingan melalui Surat Direktur
KITSDA. Masa pembimbingan tersebut dibagi ke dalam 2 masa rotasi (I & II) yang masing-masing
berlangsung selama 1,5 bulan (6 minggu). Selama waktu tersebut, setiap peserta ditempatkan pada
seksi berbeda dan menjalani bimbingan di masing-masing seksi (6 seksi) selama 1 minggu. Dalam
kurun 1 minggu, pemberian bimbingan langsung dari Pembimbing kepada peserta wajib dilakukan
(hanya) selama 1 jam.
Catatan:
Pembimbing dianjurkan untuk membuat jadwal bimbingan langsung dengan peserta OJT di tiap seksi dan mematuhi jadwal bimbingan tersebut. Pembimbingan langsung wajib dilakukan
oleh Kepala Seksi yang ditunjuk dan tidak dapat digantikan oleh pelaksana teknis.
Pembimbing dapat menunjuk pelaksana yang mempunyai pengetahuan dan pengalaman teknis SOP terkait untuk melakukan bimbingan pendampingan praktek SOP.
Isi pembimbingan mengacu pada Jadual Standar Bimbingan OJT Pegawai Baru/CPNS, yaitu:
a. Untuk masa rotasi I, peserta melaksanakan praktek 2 SOP sederhana di tiap seksi. Dalam 1
minggu pembimbingan di tiap seksi, peserta wajib dibimbing langsung oleh pembimbing untuk
masing-masing SOP selama setengah (0,5) jam, sehingga pemberian bimbingan untuk 2 SOP
memerlukan waktu rata-rata 1 jam setiap minggu.
b. Untuk masa rotasi II, peserta melaksanakan praktek 2 SOP yang lebih kompleks di tiap seksi.
Dalam 1 minggu pembimbingan di tiap seksi, peserta wajib dibimbing langsung oleh
pembimbing untuk masing-masing SOP selama setengah (0,5) jam, sehingga pemberian
bimbingan untuk 2 SOP memerlukan waktu rata-rata 1 jam setiap minggu dan dalam masa
rotasi ini peserta diberikan kesempatan mengulang bimbingan materi SOP pada rotasi I jika
diperlukan penguatan pemahaman.
Catatan:
Pemilihan SOP sederhana atau tingkat lebih kompleks disesuaikan dengan praktek yang ada pada masing-masing KPP dan diupayakan tiap peserta mendapat bimbingan materi SOP yang
berbeda antara satu dengan lainnya.
Peserta dapat didayagunakan untuk membantu tugas rutin di tiap seksi tempat bimbingan tanpa mengesampingkan jadual bimbingan langsung maupun pendampingan praktek yang
ada.
(3) Hal-hal terkait dalam
pembimbingan magang
a. Dalam pembimbingan ini dilakukan bimbingan secara komprehensif kepada peserta OJT
tentang sikap mental sebagai petugas pajak yang baik serta bimbingan tentang pengetahuan
terhadap proses bisnis DJP dan keterampilan praktek SOP.
b. Diusahakan untuk saling berkomunikasi secara baik dengan peserta agar dapat mengenali
keadaan jiwa, watak dan sikap, sehingga diharapkan dapat memberikan bimbingan secara
rasional dengan cara yang paling sesuai dengan diri peserta.
-
c. Pembimbingan dilakukan dengan melibatkan peserta pada pelaksanaan tugas sebagai
petugas pajak sesuai fungsi yang dijalankan pada masing-masing seksi.
d. Jadual dan jam pembimbingan dijalankan secara fleksibel serta diupayakan untuk memberi
bimbingan dengan tepat pada waktu yang tepat.
(4) Tim Pembimbingan OJT Tim Pembimbingan OJT di KPP Pratama adalah Kepala Kantor, Kasubbag Umum dan Pembimbing
(para Kepala Seksi) dimana peserta ditempatkan.
Penjelasan masing-masing kedudukan dan fungsi, sebagai berikut:
a. Ketua Tim Pembimbingan
Ketua Tim Pembimbingan adalah Kepala KPP Pratama pelaksana program OJT.
b. Sekretaris Tim Pembimbingan
Sekretaris Tim Pembimbingan dilaksanakan oleh Kasubbag Umum.
c. Pembimbing/Instruktur
Pembimbing adalah para Kepala Seksi di KPP Pratama yang ditunjuk Ketua Tim
Pembimbingan (sesuai Nota Dinas) untuk memberikan bimbingan pengetahuan, ketrampilan
dan sikap mental sebagai aparatur pajak sesuai fungsi yang dijalankan di masing-masing seksi.
(5) Pembuatan rencana
pembimbingan dan
pengadministrasian hasil
pembimbingan
a. Pembuatan Rencana Pembimbingan
1. Rapat Tim Pembimbingan menetapkan rencana pembimbingan sebelum masa
pembimbingan rotasi I berlangsung, sedangkan pada rotasi bimbingan selanjutnya (rotasi
II), Sekretaris Tim Pembimbingan membuat Rencana Pembimbingan untuk masa rotasi
ini dengan mempertimbangkan hasil penilaian/instruksi pembimbing pada "Angket
Penilaian Pembimbing dan tingkat pemahaman peserta pada formulir Buku Harian
Peserta di rotasi sebelumnya. Seluruh rencana pembimbingan (rotasi I & II) harus
mengacu pada Jadual Standar Bimbingan OJT.
2. Pembimbing berupaya mengenali tingkat pemahaman peserta dan menuliskan
catatan/instruksi dalam Rencana Pembimbingan yang akan dilaksanakan dalam
pembimbingan berikutnya.
3. Sekretaris Tim Pembimbingan merekam Rencana Pembimbingan yang telah disepakati
ke dalam SIKKA kemudian dicetak untuk diotorisasi oleh Ketua, Sekretaris Tim
Pembimbingan dan Pembimbing Pertama.
4. Salinan Rencana Pembimbingan yang telah diotorisasi selanjutnya diserahkan kepada
masing-masing pembimbing untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Rencana
bimbingan (asli) kemudian diarsip ke dalam map peserta.
b. Penilaian Tingkat Pemahaman Peserta dan Pengadministrasian
1. Sebelum masa 1 minggu pembimbingan di tiap seksi berakhir, Pembimbing melakukan
penilaian terhadap tingkat pemahaman dan ketrampilan praktek SOP (hardskill) yang
telah diajarkan serta penilaian lainnya (softskill). Uraian mengenai detil aspek-aspek
penilaian dapat dilihat dalam Rubrik Penilaian Pemahaman.
2. Penilaian tingkat pemahaman peserta dilakukan melalui Angket Penilaian Pembimbing
di dalam aplikasi SIKKA OJT yang diisi oleh Pembimbing di setiap akhir masa
pembimbingan.
c. Pengadministrasian formulir Bimbingan yang dilaksanakan Peserta
-
1. Buku Harian Peserta dicetak melalui SIKKA berdasarkan Rencana Pembimbingan
yang telah direkam oleh Sekretaris Tim Pembimbingan lalu diserahkan kepada masing-
masing peserta untuk diisi dalam satu kali rotasi.
2. Peserta mengisi formulir Buku Harian Peserta pada setiap akhir pembimbingan SOP dan
meminta paraf pembimbing. Pada setiap akhir masa rotasi, Buku Harian Peserta yang
sudah teriisi dan diparaf pembimbing dari tiap-tiap seksi diserahkan kembali kepada
Sekretaris Tim Pembimbingan untuk kemudian direkam data-data tambahan ke dalam
SIKKA dan Buku Harian Peserta diarsipkan ke dalam map OJT masing-masing peserta.
3. Sebelum dimulai masa rotasi II, Sekretaris Tim Pembimbingan mencetak Buku Harian
Peserta untuk rotasi II melalui SIKKA lalu diserahkan kepada masing-masing peserta
untuk diisi pada masa pembimbingan rotasi II.
4. Peserta melakukan workshop untuk mendiskusikan permasalahan utama pada unit
pelaksana OJT serta menganalisis mengenai penyebab dan solusinya dengan poin-poin
pembahasan yang telah ditentukan berdasar form Tabel Permasalahan dan Hasil
Analisis.
5. Jika diperlukan, formulir Tabel Permasalahan dan Hasil Analisis dapat direvisi setelah
kegiatan workshop berakhir, dan diserahkan kepada Sekretaris Tim Pembimbingan untuk
kemudian direkam dalam aplikasi SIKKA OJT.
6. Pembuatan Laporan Akhir Individu pada akhir masa pembimbingan (akhir rotasi II),
dikembangkan berdasar form Tabel Permasalahan dan Hasil Analisis yang telah direvisi.
(6) Penyimpanan Berkas
Pembimbingan
Penyimpanan Rencana Pembimbingan, Angket Penilaian Pembimbing, Buku Harian, Kartu
Bimbingan dan Laporan Akhir Individu dilakukan oleh Sekretaris Tim Pembimbingan dalam map
terpisah untuk setiap peserta.
(7) Laporan Tugas Akhir
Individu
Naskah Laporan Tugas Akhir Individu softcopy, dalam format .pdf di-upload pada aplikasi SIKKA.
Sedangkan naskah hardcopy diserahkan kepada Sekretaris Tim Pembimbingan untuk diarsip.
(8) Pemantauan Sendiri KPP Pratama pelaksana OJT dapat melakukan pemantauan sendiri terhadap kemajuan
pembimbingan OJT di KPP-nya dalam aplikasi SIKKA yang dapat dibuka melalui login UPK Lokal.
-
Jadual Standar Bimbingan OJT Pegawai Baru pada Kantor Pelayanan Pajak
Kebijakan Dasar Seksi Pelayanan Seksi Ekstensifikasi Seksi Waskon Seksi Pemeriksaan Seksi Penagihan Seksi PDI
Penilaian
Kebijakan Dasar Seksi Pelayanan Seksi Ekstensifikasi Seksi Waskon Seksi Pemeriksaan Seksi Penagihan Seksi PDI TOK Workshop Tugas Akhir
Penilaian
TOK
Mem
anta
u t
ing
kat
pem
aham
an t
erh
adap
isi b
imb
ing
an s
ecar
a ko
nti
nyu
dan
men
yim
pu
lkan
dal
am K
artu
Bim
bin
gan
Ro
tasi
Ke-
2 P
emb
imb
ing
an
P
emah
aman
Tek
nis
ter
had
ap S
OP
yan
g le
bih
ko
mp
leks
Men
ing
katk
an p
emah
aman
alu
r S
OP
sec
ara
leb
ih
kom
pre
hen
sif
Mem
bin
a ke
mam
pu
an m
elak
san
akan
pek
erja
an d
eng
an k
om
ple
ksit
as y
ang
leb
ih t
ing
gi
Sistem
Bimbingan
Bimbingan praktek 2 SOP yang lebih kompleks dijalani peserta pada tiap seksi masing-masing selama satu minggu
(bimbingan pendampingan didukung oleh pelaksana yang mempunyai pengalaman dan pengetahuan teknis terhadap materi bimbingan)
Penjelasan
pelaksanaan SOP
lebih kompleks
Ro
tasi
Ke-
1 P
emb
imb
ing
an
P
emah
aman
Tek
nis
ter
had
ap S
OP
yan
g S
eder
han
a
Mel
alu
i bim
bin
gan
Kep
ala
Sek
si, m
emah
ami s
ikap
dan
men
tal s
ebag
ai p
etu
gas
paj
ak p
ada
seks
i ter
seb
ut
Sistem
Bimbingan
Bimbingan praktek 2 SOP sederhana dijalani peserta pada tiap seksi masing-masing selama satu minggu
(bimbingan pendampingan didukung oleh pelaksana yang mempunyai pengalaman dan pengetahuan teknis terhadap materi bimbingan)
Penjelasan
pelaksanaan SOP
sederhana
Beri waktu bagi peserta pada
tiap akhir (minggu)
pembimbingan pada tiap
seksi untuk saling bertukar
pelajaran SOP dengan
peserta lainnya
Penggalian permasalahan
utama dalam tugas akhir dari
peserta disempurnakan
dengan pengetahuan dan
pengalaman dari pembimbing
saat workshop
Pada akhir minggu/akhir bimbingan di tiap seksi, peserta
OJT berkumpul dan saling bertukar pelajaran SOP yang
diperoleh di tiap seksi dengan peserta lainnya
Penilaian Tingkat Pemahaman
(dilanjutkan ke putaran II pembimbingan)
Indikator Penilaian Tingkat Pemahaman: Dasar hukum (Kep, SE, dsb) Formulir-formulir yang digunakanProsedur kerja (bahan input, proses kerja/SOP, output)Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaanSarana & prasarana yang digunakan (TI/manual)Pengetahuan/ketrampilan yang dibutuhkan petugas terkaitMonitoring kualitas dan kuantitas pekerjaanEvaluasi terhadap pekerjaan tersebut dilakukan
1. Bimbingan langsung SOP Dasar oleh pembimbing
3. Peserta mempraktekkan sendiri SOP yang telah dibimbingkan
2. Dilaksanakan praktek SOP melalui bimbingan pendampingan
Memotivasi peserta untuk memperkaya pengetahuan
SOP dengan melakukan transfer of knowledge
Penilaian Tingkat Pemahaman Akhir
Bimbingan selektif pada indikator yang kurang dipahami peserta
Indikator Penilaian Tingkat Pemahaman:Dasar hukum (Kep, SE, dsb) Formulir-formulir yang digunakanProsedur kerja (bahan input, proses kerja/SOP, output)Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaanSarana & prasarana yang digunakan (TI/manual)Pengetahuan/ketrampilan yang dibutuhkan petugas terkaitMonitoring kualitas dan kuantitas pekerjaan Evaluasi terhadap pekerjaan tersebut dilakukan
1. Bimbingan langsung SOP di tingkat yang lebih kompleks oleh pembimbing
3. Peserta mempraktekkan sendiri SOP yang telah dibimbingkan
2. Dilaksanakan praktek SOP melalui bimbingan pendampingan
Menilai Laporan Individu peserta yang
dipresentasikan dalam workshop
Memotivasi peserta untuk memperkaya
pengetahuan dengan melakukan transfer
of knowledge
Bimbingan selektif pada indikator yang kurang dipahami peserta
Pembimbing di tiap seksi menjelaskan SOP-SOP yang lebih tinggi tingkat kerumitannya.
Pembimbing di tiap seksi menjelaskan SOP-SOP yang tergolong sederhana.
-
FormulirUntuk
SekretarisTimPembimbingan
-
RENCANA PEMBIMBINGAN OJT Tahun ...
Unit Pelaksana OJT : ...... Nama Peserta:...
Ketua Tim Pembimbingan Sekretaris Tim Pembimbingan Pembimbing Pertama Tanggal Pembuatan
../../....
Keputusan
Peserta
Hasil Pembimbingan Rotasi Lalu dan Permasalahannya
Rencana Pembimbingan pada Rotasi ke- .. Bulan: ...
Masa Pembimbing Materi Bimbingan Instruksi
Minggu I Seksi:
.
1
2
Minggu II
Seksi: .
1
2
Minggu III
Seksi: .
1
2
Minggu IV
Seksi: .
1
2
Minggu V
Seksi: .
1
2
Minggu VI Seksi:
.
1
2
-
Petunjuk Pengisian: Diisi oleh Sekretaris Tim Pembimbingan ke dalam SIKKA OJT, berdasar hasil kesepakatan dalam rapat tim pembimbingan. Kolom Keputusan Ditandatangani oleh Ketua Tim Pembimbingan, Sekretaris Tim Pembimbingan, Pembimbing Pertama, diisikan tanggal pembuatan dan paraf peserta. Catatan: Pembimbing Pertama adalah pembimbing yang melaksanakan pembimbingan pada minggu pertama (I) dalam setiap masa rotasi. Kolom Hasil Pembimbingan Rotasi Lalu dan Permasalahannya, Kolom ini dikosongkan pada awal rotasi pertama dan baru diisi pada saat menyusun rencana pada masa rotasi kedua. Isinya merupakan rangkuman dari isi form Angket Penilaian Pembimbing dan Buku Harian Peserta yang telah direkam ke dalam SIKKA. Kolom Rencana Pembimbingan Pada Rotasi ke-..., bimbingan yang direncanakan akan dilaksanakan masuk dalam kelompok rotasi keberapa. a. Kolom Masa
Diisi nama seksi yang telah ditetapkan untuk menjadi tempat bimbingan dalam minggu tersebut. b. Kolom Pembimbing Diisi nama pembimbing (Kepala Seksi/Pj./Pjs. Kepala Seksi) yang akan dipasangkan dengan peserta OJT sesuai
dengan materi bimbingan yang akan diberikan. Jika di tengah masa OJT terdapat pergantian pembimbing, maka nama pembimbing yang baru diisikan pada baris selanjutnya (nomor kedua) dalam kolom ini.
c. Kolom Materi Bimbingan Isikan materi bimbingan SOP yang akan diberikan pada peserta (sesuai dengan Jadual Standar Bimbingan).
d. Kolom Instruksi
Di awal sebelum Rotasi Pertama dilaksanakan, pembimbing dapat memberikan titik berat (stressing) pada poin-poin bimbingan yaitu materi SOP yang perlu mendapat perhatian peserta terkait materi bimbingan yang akan dijalani.
Di awal sebelum Rotasi Kedua, pembimbing dapat memberikan titik berat (stressing) pada poin-poin yang perlu mendapat perhatian peserta terkait materi bimbingan yang akan dijalani serta catatan untuk penguatan bimbingan terutama pada poin-poin pemahaman terlemah di rotasi pertama (sesuaikan dengan angket penilaian pembimbing pada kolom isian bagian bawah Instruksi untuk bimbingan selanjutnya).
-
KARTU BIMBINGAN OJT (Tahun: )
Harap diisi dengan Seksama
Unit Kerja Tempat OJT:
Nama Angkatan:
Nama Peserta: Usia .. tahun
Jenis Kelamin: { Lk { Pr
Jurusan:
Renc
ana B
imbin
gan
{ Target Bimbingan Rotasi Pertama: 1.
2.
3.
{ Target Bimbingan Rotasi Kedua: 1.
2.
3. { Kemajuan peserta setelah rotasi bimbingan pertama
{ Penguatan bimbingan pada rotasi bimbingan kedua
Rotas
i Ke-
1
[ Indikator Tingkat Pemahaman ] Lemah-Sedikit Lemah-Biasa-Sedikit Kuat-Kuat
Dasar Hukum Form yang digunakan Prosedur kerja Waktu penyelesaian tugas Sarana yang digunakan Pengetahuan tugas terkait Monitoring pekerjaan Evaluasi pekerjaan
{ Keadaan peserta setelah rotasi bimbingan kedua
{ Karakteristik mengenai diri peserta yang perlu mendapat perhatian/diperkirakan berguna di masa yang akan datang
Kond
isi B
imbin
gan
Rotas
i Ke-
2
[ Indikator Tingkat Pemahaman ] Lemah-Sedikit Lemah-Biasa-Sedikit Kuat-Kuat Dasar Hukum Form yang digunakan Prosedur kerja Waktu penyelesaian tugas Sarana yang digunakan Pengetahuan tugas terkait Monitoring pekerjaan Evaluasi pekerjaan
Kesimpulan Tim Pembimbingan:
Hari ini (tanggal ....... bulan ....... tahun ..............), Tim Pembimbingan menyimpulkan bahwa peserta OJT tersebut di atas:
Telah berhasil menyelesaikan Program OJT ini. Telah berhasil menyelesaikan Program OJT ini , dengan catatan harus meningkatkan diri untuk--
Tidak berhasil melaksanakan Program OJT ini.
Stempel Kantor Ketua Tim
Pembimbingan Sekretaris Tim Pembimbingan
Pembimbing Tugas Akhir
Penilaian Lainnya: Keaktifan Sikap mental Kerjasama Tim Presentasi Workshop Laporan Akhir Individu
[Lemah Sedikit Lemah Biasa Sedikit Kuat Kuat]
-
Petunjuk Pengisian Kartu Bimbingan OJT:
Tahun, diisikan tahun dilaksanakan bimbingan OJT. Kolom Unit Kerja Tempat OJT, Nama Angkatan (PRODIP III STAN/S1; Tahun masuk DJP), Nama Peserta, Usia, dan Jenis Kelamin, cukup jelas. Jurusan diisikan sesuai dengan jurusan dalam ijasah DIII/S1/S2. Kolom Rencana Bimbingan: Target Bimbingan Rotasi Pertama dan Kedua dirangkum dari target bimbingan pada masa rotasi I/II yang termuat dalam form Rencana Pembimbingan OJT. Kolom Kondisi Pembimbingan: Kemajuan Peserta Setelah Rotasi Bimbingan Pertama, diisi apabila terdapat catatan dari pembimbing dalam form Angket Penilaian Pembimbing. Penguatan Bimbingan pada Rotasi Bimbingan Kedua, diisi sesuai catatan dari pembimbing dalam form Angket Penilaian Pembimbing. Indikator Tingkat Pemahaman, di-generate oleh sistem berdasarkan form Angket Penilaian Pembimbing.
Keadaan Peserta Setelah Rotasi Bimbingan Kedua, diisi sesuai cara di atas.
Karakteristik mengenai diri peserta yang perlu mendapat perhatian/diperkirakan berguna di masa yang akan datang, di-generate oleh sistem berdasarkan catatan pembimbing pada form Angket Penilaian Pembimbing
Kolom Kesimpulan Tim Pembimbingan, di-generate oleh sistem berdasarkan penilaian pembimbing dari semua seksi yang telah dilalui selama rotasi I dan II. Kolom Penilaian Lainnya, di-generate oleh sistem berdasarkan form Angket Penilaian Pembimbing. Kartu ini kemudian di-print dari aplikasi SIKKA OJT, kemudian Kolom Otorisasi diisi lengkap baik stempel maupun tanda tangan dari Personil Tim Pembimbingan. Pengarsipan: Kartu Bimbingan diarsipkan oleh Sekretaris Tim Pembimbingan dari unit pelaksana OJT, masing-masing peserta dalam map terpisah.
-
FormulirUntukPembimbing
-
Checklist Bimbingan OJT untuk Pembimbing
Langkah Pertama Penjelasan lisan oleh pembimbing
Yang harus dilakukan: Panduan Sapa peserta Jabat tangan, lakukan kontak mata, berikan peserta kemudahan. Jelaskan bahwa bimbingan diadakan untuk memberi pengalaman praktek SOP DJP pada peserta.
Jelaskan prosedur ketrampilan kerja Beri sejumlah penjelasan tentang prosedur kerja tiap SOP dan jelaskan mengapa masing-masing prosedur tersebut penting. Gunakan selalu bahasa yang mudah dipahami dalam sekali bisa serta tidak terlampau banyak.
Jelaskan mengapa, kapan dan bagaimana tiap prosedur dilakukan
Untuk meyakinkan bahwa urutan prosedur/pekerjaan dapat diterima. Ajukan pertanyaan untuk mengecek pemahaman.
Bagikan ikhtisar SOP yang diajarkan Sediakan salinan modul/aturan2, flow chart dan sebagainya yang akan digunakan untuk memandu pembimbingan SOP. Langkah Kedua Pembimbing mendemonstrasikan, peserta mengamati. Yang harus dilakukan: Panduan Tunjukkan bagaimana melakukan
prosedur kerja tersebut Ajukan pertanyaan untuk menentukan pengetahuan dan pemahaman sebelum berpindah pada urutan pekerjaan lainnya. Pembimbing dapat menginstruksikan kepada pelaksana teknis terkait untuk mendemonstrasikan.
Dorong untuk bertanya Tekankan peserta untuk bertanya ketika belum jelas atau masih bingung. Langkah Ketiga Peserta mempraktekkan apa yang telah diamatinya.
Yang harus dilakukan: Panduan Minta peserta mengikuti tiap prosedur
secara verbal Peserta menjelaskan pekerjaan (mengapa, dimana, kapan, bagaimana) sebelum mempraktekkannya. Mereka mengetahuinya.
Mintalah peserta untuk menjelaskan tiap prosedur kemudian mempraktekkan
Peserta mengatakan apa yang akan dilakukan sebelum mempraktekkan tiap prosedur kerja- Mereka mengetahui dan dapat melakukannya
Amati praktek dari kerja peserta
Langkah Keempat Umpan Balik: Pembimbing dan peserta mendiskusikan aktifitas dalam langkah 3
Yang harus dilakukan: Panduan Minta peserta untuk mengisi angket
peserta Minta peserta untuk mengkomunikasikan pemahamannya pada tiap SOP. Dorong peserta untuk mendiskusikan SOP tersebut beserta permasalahan yang ada.
Beri umpan balik atas penguasaan materi dari peserta Tunjukkan poin kekuatan dan kelemahan yang membutuhkan peningkatan atau praktek
Nilai kemajuan pembimbingan
Lakukan cek untuk menentukan tingkat pemahaman peserta. Apakah terlalu cepat penyampaiannya? Apakah telah memberikan peserta waktu yang memadai untuk mempraktekkan? Haruskah kembali dan mengulangi atau menekankan sesuatu?
Langkah Kelima Penilaian: Evaluasi yang harus diikuti.
Yang harus dilakukan: Panduan Buat pengaturan untuk evaluasi Buat jadwal dengan peserta di akhir OJT di tiap seksi. Kesiapan peserta untuk evaluasi Lakukan cek terhadap tingkat pemahaman dan kesiapan. Amati dan ajukan pertanyaan. Kondisikan situasi menjadi sama-sama nyaman. Berdasar outcome dari evaluasi,
pertimbangkan langkah-langkah berikutnya
Berikan ucapan selamat dan terimakasih pada peserta karena partisipasi dalam aktifitas OJT. Diskusikan rencana tindak lanjut dan bimbing ulang jika diperlukan. Komunikasikan rencana pembimbingan ulang tersebut.
-
RUBRIK PENILAIAN TERHADAP PEMAHAMAN PESERTA 1. Dasar Hukum (UU, PP, Keppres, PMK, KMK, Kep. Dirjen, SE. Dirjen dsb) dapat di download di Portal DJP (dokumentasi peraturan) atau dari soft ware Tax Base
Sasaran : Peserta memiliki pemahaman terhadap dasar hukum/ketentuan dari SOP yang dipelajarinya, sebagai landasan pelaksanaan tugas dan pekerjaan.
Level Deskripsi Level Indikator Pemahaman Nilai Range Nilai
5 Kuat Dapat menyebutkan keseluruhan dasar hukum dan mengerti garis besar keseluruhan dasar hukum yang digunakan 91 100
4 Sedikit Kuat Dapat menyebutkan keseluruhan dasar hukum beserta perihalnya dan mengerti garis besar beberapa dasar hokum 71 90
3 Biasa Dapat menyebutkan keseluruhan dasar hukum beserta perihalnya 51 70
2 Sedikit Lemah Dapat menyebutkan beberapa/sebagian dasar hukum beserta perihalnya 21 50
1 Lemah Tidak dapat menyebutkan dasar hukum dari materi/SOP yang diajarkan sama sekali 0 20
2. Formulir-formulir yang digunakan
Sasaran : Peserta memiliki pemahaman terhadap formulir-formulir dari SOP yang dipelajarinya, sebagai bagian administrasi pelaksanaan tugas dan pekerjaan.
Level Deskripsi Level Indikator Pemahaman Range Nilai
5 Kuat Dapat menyebutkan keseluruhan formulir input dan formulir output (yang dihasilkan) serta menjelaskan pihak-pihak yang bertugas dg lengkap 91 100
4 Sedikit Kuat Dapat menyebutkan keseluruhan formulir yang digunakan dan menjelaskan pihak-pihak yang bertugas membuatnya 71 90
3 Biasa Dapat menyebutkan keseluruhan formulir yang digunakan 51 70
2 Sedikit Lemah Dapat menyebutkan beberapa/sebagian formulir yang digunakan 21 50
1 Lemah Tidak dapat menyebutkan sama sekali formulir apa saja yang digunakan 0 20
3. Prosedur Kerja
Sasaran : Peserta memiliki pemahaman terhadap prosedur kerja sesuai SOP yang dipelajarinya di seksi tersebut, sebagai pedoman alur pelaksanaan tugas dan pekerjaan.
Level Deskripsi Level Indikator Pemahaman Range Nilai
5 Kuat Dapat menyebutkan keseluruhan alur prosedur kerja dan menjelaskan alur dari awal hingga akhir sesuai bagan arusnya dengan lengkap 91 100
4 Sedikit Kuat Dapat menyebutkan keseluruhan alur prosedur kerja dan menjelaskan beberapa diantaranya 71 90
3 Biasa Dapat menyebutkan keseluruhan alur prosedur kerja yang sedang dipelajari 51 70
2 Sedikit Lemah Dapat menyebutkan beberapa/sebagian alur prosedur kerja yang sedang dipelajari 21 50
1 Lemah Tidak dapat menyebutkan sama sekali alur prosedur kerja yang sedang dipelajari 0 20
-
4. Waktu yang Dibutuhkan untuk Menyelesaikan Pekerjaan
Sasaran : Peserta memiliki pemahaman terhadap ketentuan waktu penyelesaian pekerjaan sesuai SOP yang dipelajarinya, sebagai pedoman pelaksanaan tugas dan pekerjaan.
Level Deskripsi Level Indikator Pemahaman Skala Nilai
5 Kuat Dapat menyebutkan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dan dapat memberikan pendapat/alasannya. 91 100
4 Sedikit Kuat Dapat menyebutkan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan 71 90
3 Biasa Dapat menyebutkan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan namun kurang yakin 51 70
2 Sedikit Lemah Salah menyebutkan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan 21 50
1 Lemah Tidak dapat menyebutkan sama sekali berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan 0 20
5. Sarana dan Prasarana yang Digunakan
Sasaran : Peserta memiliki pemahaman terhadap sarana dan prasarana yang digunakan sesuai SOP yang dipelajarinya, sebagai pendukung pelaksanaan tugas dan pekerjaan.
Level Deskripsi Level Indikator Pemahaman Skala Nilai
5 Kuat Dapat menyebutkan sarana yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan dan menggunakannya dengan lancar 91 100
4 Sedikit Kuat Dapat menyebutkan sarana yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan dan menggunakannya namun tidak lancar 71 90
3 Biasa Dapat menyebutkan keseluruhan sarana yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan beserta kegunaannya 51 70
2 Sedikit Lemah Dapat menyebutkan beberapa sarana yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan 21 50
1 Lemah Tidak dapat menyebutkan sama sekali sarana yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan 0 20
6. Pengetahuan/Ketrampilan yang Dibutuhkan Petugas Terkait
Sasaran: Peserta memiliki pemahaman terhadap pengetahuan/ketrampilan apa saja yang dibutuhkan petugas terkait, sebagai pengetahuan terhadap pelaksanaan tugas dan pekerjaan.
Level Deskripsi Level Indikator Pemahaman Skala Nilai
5 Kuat Dapat menyebutkan pengetahuan/ketrampilan yang dibutuhkan petugas terkait untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lengkap dan lancar 91 100
4 Sedikit Kuat Dapat menyebutkan pengetahuan/ketrampilan yang dibutuhkan petugas terkait untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lancar 71 90
3 Biasa Dapat menyebutkan pengetahuan/ketrampilan yang dibutuhkan petugas terkait untuk menyelesaikan pekerjaan 51 70
2 Sedikit Lemah Dapat menyebutkan pengetahuan/ketrampilan yang dibutuhkan petugas terkait untuk menyelesaikan pekerjaan tapi salah 21 50
1 Lemah Tidak dapat menyebutkan sama sekali pengetahuan/ketrampilan yang dibutuhkan petugas terkait untuk menyelesaikan pekerjaan 0 20
-
7. Monitoring Kualitas dan Kuantitas Pekerjaan
Level Deskripsi Level Indikator Pemahaman Skala Nilai
5 Kuat Dapat menyebutkan kegiatan monitoring (jenis laporan) apa yang dilakukan oleh unit kerja dan tujuan dilakukannya 91 100
4 Sedikit Kuat Dapat menyebutkan kegiatan monitoring (jenis laporan) apa yang dilakukan oleh unit kerja dengan lancar 71 90
3 Biasa Dapat menyebutkan kegiatan monitoring (jenis laporan) apa yang dilakukan oleh unit kerja 51 70
2 Sedikit Lemah Dapat menyebutkan kegiatan monitoring apa yang dilakukan oleh unit kerja tapi salah 21 50
1 Lemah Tidak dapat menyebutkan sama sekali kegiatan monitoring (jenis laporan) apa yang dilakukan oleh unit kerjanya 0 20
8. Evaluasi terhadap Pekerjaan tersebut
Sasaran : Peserta memiliki pemahaman bahwa evaluasi terhadap pekerjaan tersebut telah dilakukan, sebagai landasan pelaksanaan tugas dan pekerjaan (jika ada).
Level Deskripsi Level Indikator Pemahaman Skala Nilai
5 Kuat Dapat menyebutkan jenis evaluasi apa yang dilakukan oleh unit kerjanya dan tujuan dari dilakukannya evaluasi tersebut 91 100
4 Sedikit Kuat Dapat menyebutkan jenis evaluasi apa yang dilakukan oleh unit kerja dengan lancar 71 90
3 Biasa Dapat menyebutkan jenis evaluasi apa yang dilakukan oleh unit kerja 51 70
2 Sedikit Lemah Dapat menyebutkan jenis evaluasi apa yang dilakukan oleh unit kerja tapi salah 21 50
1 Lemah Tidak dapat menyebutkan sama sekali jenis evaluasi apa yang dilakukan oleh unit kerjanya 0 20
-
Skala Deskripsi Level Kriteria Penilaian Lainnya
5 Kuat
(91 100)
4 Sedikit Kuat
(71 90)
3 Biasa
(51 70)
2 Sedikit Lemah
(21 50)
1 Lemah
(0 20)
a. Keaktifan, dinilai dengan mempertimbangkan tingkat keingintahuan peserta untuk memahami materi bimbingan dan mendiskusikannya dengan pembimbing. Semakin tinggi kedua aktifitas tersebut, maka semakin tinggi skala penilaiannya. b. Sikap Mental, dinilai berdasarkan sikap mental peserta dalam fungsi yang ada di masing-masing seksi (contoh, di Seksi Pelayanan menjalankan fungsi melayani dan seterusnya). Semakin sesuai sikap mental yang ditunjukkan peserta sebagai petugas di tiap-tiap seksi maka semakin tinggi skala penilaiannya. c. Kerjasama Tim, dinilai berdasar aktifitas setiap peserta dalam bekerjasama mentransfer pengetahuan isi bimbingan yang diperoleh di tiap seksi kepada peserta OJT lainnya. Semakin aktif peserta melakukan kegiatan Transfer of Knowledge (TOK), maka semakin tinggi skala penilaiannya. d. Presentasi Workshop, dinilai terhadap kemampuan peserta untuk menyajikan presentasi tugas akhir dalam workshop. Semakin baik penyajian presentasi yang disampaikan maka semakin tinggi skala penilaiannya. e. Laporan Akhir Individu, dinilai terhadap kemampuan peserta untuk menggali ide penulisan yang orisinil dan menuangkannya dalam tulisan yang baik. Semakin orisinil ide penulisan serta semakin baik karya tulis yang dihasilkan, maka semakin tinggi skala penilaiannya.
-
Diisi dengan seksama ANGKET PENILAIAN PEMBIMBING
Nama Pembimbing:..................................................................... Seksi: ................................................................................
Bidang Pemahaman Penilaian Pembimbing
Materi Bimbingan SOP 1: ............................................................................ Tgl: / / 1. Dasar Hukum 2. Formulir-formulir yang digunakan 3. Prosedur Kerja Bahan input Proses Kerja Output
4. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan 5. Sarana dan prasarana (TI/manual) yang digunakan 6. Pengetahuan/Ketrampilan yang dibutuhkan petugas terkait 7. Monitoring kualitas dan kuantitas pekerjaan Paraf 8. Evaluasi terhadap pekerjaan tersebut .................
LemahBiasaKuat 1 2 3 4 5
Bidang Pemahaman Penilaian Pembimbing
Materi Bimbingan SOP 2: ........................................................................... Tgl: / / 1. Dasar Hukum 2. Formulir-formulir yang digunakan 3. Prosedur Kerja Bahan input Proses Kerja Output
4. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan 5. Sarana dan prasarana (TI/manual) yang digunakan 6. Pengetahuan/Ketrampilan yang dibutuhkan petugas terkait 7. Monitoring kualitas dan kuantitas pekerjaan Paraf 8. Evaluasi terhadap pekerjaan tersebut ................
LemahBiasaKuat 1 2 3 4 5
Instruksi untuk bimbingan selanjutnya Catatan tentang diri peserta Penilaian Lainnya
Keaktifan
Sikap Mental Kerjasama Tim
*) Presentasi Workshop *) Laporan Akhir Individu
*) diisi di akhir bimbingan
-
Petunjuk Pengisian Angket:
1. Diisi oleh Pembimbing OJT melalui SIKKA OJT pada akhir masa pembimbingan di tiap seksi.
2. Isikan dengan lengkap nama pembimbing, nama seksi, materi SOP yang dinilai, tanggal penilaian dan paraf.
3. Hitamkan tanda pada kolom Penilaian Pembimbing, menyangkut pemahaman peserta terhadap materi bimbingan praktek SOP di seksi ini. Bacalah form Rubrik Penilaian Pemahaman Peserta sebelum mengisi kolom ini agar diperoleh hasil yang objektif!
4. Pada kolom isian: a. Instruksi untuk bimbingan selanjutnya, diisi pada masa rotasi pertama pembimbingan jika pembimbing merasa perlu
memberikan penguatan pembimbingan pada poin-poin pemahaman terlemah. Sebutkan poin-poin tersebut! Poin yang pemahamannya masih lemah tersebut akan menjadi target bimbingan rotasi berikutnya di seksi ini.
b. Catatan tentang diri peserta, diisi pada rotasi kedua pembimbingan apabila pembimbing menemukan kelebihan-kelebihan pada diri peserta selama masa bimbingan, yang perlu menjadi perhatian dan diperkirakan berguna di masa mendatang.
Kolom (4) ini dibiarkan tetap kosong, jika tidak memenuhi poin a atau b di atas.
5. Hitamkan tanda pada kolom Penilaian Lainnya, untuk menilai kemampuan soft skill peserta. Tanda *) artinya area/bagian tersebut diisi pada akhir masa OJT (rotasi kedua) oleh pembimbing penulisan tugas akhir peserta. Uraian aspek-aspek penilaian lainnya dapat dibaca pada form Rubrik Penilaian Pemahaman Peserta.
-
FormulirUntukPeserta
-
BUKU HARIAN BIMBINGAN PRAKTEK SOP (TAHUN , Rotasi ke- )
Nama Unit Pelaksana OJT ..
Nama Peserta
Waktu Bimbingan Jumlah Jam Materi Bimbingan (Uraian Proses Bisnis dan SOP)
Tingkat Pemahaman Saya Secara Umum
Bimbingan Ulang
Paraf Pembimbing
Tgl.. Bln..
Jumlah jam
Proses Bisnis : SOP :
LemahBiasaKuat 1 2 3 4 5
Perlu
Tidak Perlu
Tgl.. Bln..
Jumlah jam
Proses Bisnis : SOP :
LemahBiasaKuat 1 2 3 4 5
Perlu
Tidak Perlu
Tgl.. Bln..
Jumlah jam
Proses Bisnis : SOP :
LemahBiasaKuat 1 2 3 4 5
Perlu
Tidak Perlu
Tgl.. Bln..
Jumlah jam
Proses Bisnis : SOP :
LemahBiasaKuat 1 2 3 4 5
Perlu
Tidak Perlu
Tgl.. Bln..
Jumlah jam
Proses Bisnis : SOP :
LemahBiasaKuat 1 2 3 4 5
Perlu
Tidak Perlu
Tgl.. Bln..
Jumlah jam
Proses Bisnis : SOP :
LemahBiasaKuat 1 2 3 4 5
Perlu
Tidak Perlu
Tgl.. Bln..
Jumlah jam
Proses Bisnis : SOP :
LemahBiasaKuat 1 2 3 4 5
Perlu
Tidak Perlu
Tgl.. Bln..
Jumlah jam
Proses Bisnis : SOP :
LemahBiasaKuat 1 2 3 4 5
Perlu
Tidak Perlu
Tgl.. Bln..
Jumlah jam
Proses Bisnis : SOP :
LemahBiasaKuat 1 2 3 4 5
Perlu
Tidak Perlu
Tgl.. Bln..
Jumlah jam
Proses Bisnis : SOP :
LemahBiasaKuat 1 2 3 4 5
Perlu
Tidak Perlu
Tgl.. Bln..
Jumlah jam
Proses Bisnis : SOP:
LemahBiasaKuat 1 2 3 4 5
Perlu
Tidak Perlu
Tgl.. Bln..
Jumlah jam
Proses Bisnis : SOP :
LemahBiasaKuat 1 2 3 4 5
Perlu
Tidak Perlu
Tgl.. Bln..
Jumlah jam
Proses Bisnis : SOP :
LemahBiasaKuat 1 2 3 4 5
Perlu
Tidak Perlu
Tgl.. Bln..
Jumlah jam
Proses Bisnis : SOP :
LemahBiasaKuat 1 2 3 4 5
Perlu
Tidak Perlu
Tgl.. Bln..
Jumlah jam
Proses Bisnis : SOP :
LemahBiasaKuat 1 2 3 4 5
Perlu
Tidak Perlu
-
Petunjuk Pengisian:
1. Buku harian ini dapat dicetak melalui SIKKA OJT setelah Sekretaris Tim Pembimbingan merekam Rencana Pembimbingan OJT untuk masing-masing masa rotasi dan diserahkan kepada Peserta sebelum dimulai masa bimbingan.
2. Buku harian ini diisi oleh peserta OJT dan diparaf oleh pembimbing untuk kemudian dikumpulkan kepada Sekretaris Tim Pembimbingan pada tiap akhir masa rotasi.
3. Kolom Waktu Bimbingan, diisikan tanggal tiap bimbingan dan durasi waktu bimbingan yang disampaikan oleh pembimbing untuk masing-masing SOP.
4. Kolom Materi Bimbingan, secara otomatis di-generate oleh SIKKA OJT berdasarkan Rencana Pembimbingan yang telah direkam sebelumnya. Kolom ini berisi uraian tiap-tiap proses bisnis dan SOP yang akan dibimbingkan di masing-masing seksi (lihat uraian proses bisnis di bawah).
5. Kolom Tingkat Pemahaman Saya Secara Umum, diisi dengan menghitamkan kotak yang ada () untuk menyatakan pemahaman masing-masing peserta pada materi pembimbingan (skala 1-5).
6. Kolom Bimbingan Ulang, hitamkan () pada kotak perlu apabila materi bimbingan (dalam poin 4) pemahaman peserta lemah dan merasa perlu dibimbing ulang pada masa bimbingan di seksi ini ke depan, hitamkan kotak tidak perlu jika peserta telah paham.
7. Kolom Paraf Pembimbing, diisi paraf Pembimbing dari seksi yang bersangkutan. Uraian Proses Bisnis DJP: 1. Registrasi,
2. Ekstensifikasi
3. Pengolahan SPT
4. Pengawasan WP
5. Penyuluhan & Pelayanan
6. Pembayaran Pajak
7. Pengolahan Data & Informasi
8. Pemeriksaan
9. Penyidikan
10. Penagihan
11. Keberatan, Banding &
Gugatan
Uraian SOP dapat dilihat pada Software SOP DJP yang disertakan pada Modul Pedoman OJT CPNS 2010.
-
Peserta
Bahan Workshop
Pembimbing
Hasil Revisi Tanggal Workshop
a. Bahan input: Permasalahan utama:
Jumlah SDM Struktur Organisasi
b. Proses Kerja:
= Kesalahan = Penelitian = Perbaikan
c. Output: Penyebab timbulnya permasalahan utama:
Tabel Permasalahan dan Hasil Analisis
1 Dasar Hukum
8 Evaluasi pekerjaan
Aplikasi IT
Nama Seksi
9 Identifikasi Permasalahan Utama
StatusNama Kantor
4 Standar waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian pekerjaan
Materi Bimbingan
5 Standar sarana (manual/IT) yang digunakan
Garis Besar Tupoksi
6 Keterampilan/pengetahuan yang dibutuhkan petugas terkait
10 Solusi yang diperkirakan akan berguna pada masa yang akan datang
7 Monitoring kuantitas dan kualitas pekerjaan
Sarana/prasaranaKompetensi Kesesuaian antara Praktik dengan SOP
SDM Sistem
2 Formulir yang digunakan
3 Prosedur Kerja
-
Petunjuk Pengisian Tabel Kasus dan Analisis:
Kolom Nama KantorDiisi dengan nama kantor tempat peserta bimbingan magang dan menemukan permasalahan utama sebagai bahan workshop
Kolom Nama SeksiDiisi dengan nama seksi tempat peserta bimbingan magang dan menemukan permasalahan utama sebagai bahan workshop
Kolom Garis Besar TupoksiDiisi dengan garis besar tugas pokok dan fungsi dari seksi tempat dilakukannya penelitian terhadap permasalahan utama
Kolom Materi Bimbingan Diisi dengan materi bimbingan yang dibimbing melalui di seksi tersebut
Kolom StatusDiisi tanda centang (v) status tabel permasalahan tersebut apakah untuk bahan workshop ataukah merupakan hasil revisi pasca pelaksanaan workshop
Kolom PesertaDiisi nama peserta magang yang melakukan penelitian
Kolom PembimbingDiisi nama pembimbing (Kepala Seksi) yang memberikan bimbingan tugas akhir
Kolom TanggalDiisi tanggal pelaksanaan workshop
Kolom 1-5 diisi dengan mengacu pada SOP yang sesuaiKolom Dasar Hukum:
Kolom Formulir yang digunakan:Diisi dengan macam formulir yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai SOP tersebutKolom Prosedur Kerja:
Kolom Waktu yang dibutuhkan:Diisi dengan berapa lama ketentuan waktu penyelesaian pekerjaan tersebut.Kolom Sarana yang DigunakanDiisi dengan apa saja sarana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Kolom 6 diisi dengan mengacu pada tupoksi yang ada
Kolom 7
Diisi oleh masing-masing Peserta Magang yang digunakan sebagai bahan presentasi workshop dan penyusunan laporan individual dengan cara pengisian sebagai berikut:
Diisi sesuai dengan dasar hukum yang digunakan untuk pelaksanaan SOP tersebut
Kolom keterampilan/pengetahuan yang dibutuhkan oleh petugas terkait sehubungan dengan pekerjaan yang dilakukan di seksi yang berkaitan dengan proses bisnis tersebut .
Diisi dengan penjelasan tentang bahan input apa yang diproses baik berupa dokumen/formulir dan sebagainya kemudian dijelaskan secara singkat tentang prosedur kerja yang dilakukan sejak diterimanya bahan input dan proses yang dilakukan hingga menghasilkan output, output berupa dokumen apa yang dihasilkan
-
Kolom 8
Kolom 9 mengacu pada praktek yang adaPermasalahan utama:
Kolom 10
Catatan:
Dituliskan penyebab timbulnya permasalahan berdasarkan identifikasi yang ditemui dalam praktek di lapangan.
Diisi sesuai dengan pemecahan masalah yang diusulkan peserta berdasar hasil analisa terhadap penyebab timbulnya permasalahan utama.
Apabila tempat yang disediakan dalam tabel tidak mencukupi, peserta dapat menuliskan pada kertas kosong dan disatukan dengan tabel ini.
Apabila isi tulisan berhubungan dengan permasalahan pelaksanaan SOP, maka semua nomor dalam tabel di atas diisi lengkap. Apabila isi tulisan menyangkut hal-hal lain di luar permasalahan pelaksanaan SOP, maka nomor tabel yang harus diisi hanya pada nomor 9 dan 10 saja.
Diisi dengan apakah telah dilakukan dievaluasi terhadap penyelesaian pekerjaan dimaksud baik di unit pelaksana maupun unit vertikalnya
Penyebab timbulnya permasalahan utama:
Diisi apakah telah dilakukan monitoring/pemantauan terhadap pelaksanaan pekerjaan dimaksud baik secara kualitas maupun kuantitas oleh unit kerja pelaksana maupun unit vertikal di atasnya .
Diisi dengan tanda atau kode: "" = Kesalahan, apabila permasalahan yang ditemui berkaitan dengan adanya kesalahan yang berkaitan dengan SDM, sistem/sarana "" = Penelitian, apabila dibutuhkan tindakan penelitian lebih lanjut terhadap SDM, sistem/sarana untuk tujuan efektifitas/efisiensi "" = Perbaikan, apabila ditemukan sebuah kesalahan/kerusakan yang membutuhkan tindakan perbaikan/peningkatan. Permasalahan ini nantinya akan diangkat sebagai topik workshop dari masing-masing peserta dan judul laporan akhir individu.
-
BENTUK LAPORAN AKHIR INDIVIDU
I. Sampul Depan/Cover
II. Lembar Pengesahan dan Penilaian III. Daftar Isi
IV. Pendahuluan: a. Latar Belakang
Bagian ini penting sebagai titik tolak untuk memberikan pemahaman mengenai apa penyebab munculnya tulisan Saudara. Latar Belakang memperlihatkan sebuah "milestone" dan penjelasan rasional mengenai penyebab mengapa tulisan Saudara muncul. Latar belakang terdiri dari dua unsur, yaitu:
1. Kondisi ideal 2. Kondisi saat ini
Follow up:
1. Kondisi Ideal
Kondisi ideal menggambarkan sebuah keadaan yang menjadi tujuan, dicita-citakan, atau impian. Dalam sebuah organisasi, kondisi ideal biasanya diuraikan dalam sebuah visi misi. Kondisi ideal juga bisa berarti suatu kondisi jangka pendek (sekarang)/ jangka menengah (1 tahun)/ jangka panjang yang ingin dicapai (lebih 2 tahun), khususnya yang berkaitan dengan Tulisan yang akan Saudara rumuskan. Ibarat perjalanan, kondisi ideal ini adalah kota tujuan yang ingin dicapai.
2. Kondisi Saat Ini
Kondisi saat ini menggambarkan keadaan yang secara realita benar-benar terjadi pada saat ini. Uraikan kondisi realita tersebut, terutama yang berkaitan dengan tulisan yang sedang dirumuskan. Dan nantinya akan dikaitkan dengan kondisi ideal di atas, akan ditarik benang merahnya. Ibarat perjalanan, kondisi saat ini adalah ungkapan tentang: sudah sampai mana perjalanan kita, apakah sudah sampai 10 KM, sudah sampai kota X, atau bahkan belum jalan sama sekali.
b. Sasaran
V. Visi/ Pembahasan:
a. Permasalahan b. Analisis Penyebab Timbulnya Permasalahan Utama
VI. Penutup:
Kesimpulan & Saran Format Penulisan: Laporan ditulis dengan huruf: arial (11), line spasi 1,5, minimal 3 halaman kertas A4 dan maksimal 5 halaman dan dijilid menggunakan lakban hitam. Sampul dari bahan kertas bufallo berwarna hijau muda (lihat contoh penulisan). Laporan yang telah disahkan dan dinilai kemudian diserahkan kepada Sekretaris Tim Pembimbingan untuk diarsipkan pada map OJT masing-masing peserta. Softcopy Laporan dalam format .pdf diupload pada aplikasi SIKKA dengan format penamaan Judul_Nama Peserta_Seksi, seksi merupakan nama seksi tempat permasalahan yang dibahas pada laporan.
-
Contoh Sampul Depan
LAPORAN TUGAS AKHIR
Judul Tulisan : (huruf capital)
Logo Kemenkeu
Nama : NPM/No. Ujian/NIP,
(huruf capital)
PROGRAM ON THE JOB TRAINING PEGAWAI BARU/CPNS NAMA KPP
NAMA KANWIL DIREKTORAT JENDERAL PAJAK
TAHUN
-
Contoh: LEMBAR PENGESAHAN DAN PENILAIAN LAPORAN AKHIR OJT
Pada hari ini tanggal bulan tahun .,
Mengesahkan,
. Nama Pembimbing: NIP. Jabatan:
Menilai,
[Lemah Sedikit Lemah Biasa Sedikit Kuat Kuat]
Cover modulManual Pelaksanaan Pembimbingan_OJT_SetditjenJadual Standar Bimbingan_setditjenManual Pelaksanaan Pembimbingan_OJT_DirektoratJadual Standar Bimbingan_DirektoratManual Pelaksanaan Pembimbingan_OJT_KanwilJadual Standar Bimbingan_KanwilManual Pelaksanaan Pembimbingan_OJT_KPPJadual Standar BimbinganPedoman Pembimbingan OJT Pegawai baru 2012Pedoman Pembimbingan OJT Pegawai baru 2012Cover modulManual Pelaksanaan Pembimbingan_OJT_2012Pedoman Bimbingan OJT CPNS
Jadual Standar BimbinganPedoman Pembimbingan OJT Pegawai baru 2012Cover modulManual Pelaksanaan Pembimbingan_OJT_2012Pedoman Bimbingan OJT CPNS
BENTUK LAPORAN AKHIR INDIVIDUPedoman Pembimbingan OJT Pegawai baru 2012Cover modulManual Pelaksanaan Pembimbingan_OJT_2012Pedoman Bimbingan OJT CPNS
Pedoman Pembimbingan OJT Pegawai baru 2012Pedoman Pembimbingan OJT Pegawai baru 2012Cover modulManual Pelaksanaan Pembimbingan_OJT_2012Pedoman Bimbingan OJT CPNS
Jadual Standar BimbinganPedoman Pembimbingan OJT Pegawai baru 2012Cover modulManual Pelaksanaan Pembimbingan_OJT_2012Pedoman Bimbingan OJT CPNS
BENTUK LAPORAN AKHIR INDIVIDUPedoman Pembimbingan OJT Pegawai baru 2012Cover modulManual Pelaksanaan Pembimbingan_OJT_2012Pedoman Bimbingan OJT CPNS
aa: