1

2

Struktur Dokumen Sistem MutuStruktur Dokumen Sistem Mutu

Catatan: Catatan: Aras Dokumen dapat dikelompokkan dalam SATU manual teknis bila diperlukanAras Dokumen dapat dikelompokkan dalam SATU manual teknis bila diperlukan

APAAPA? ? (Sesuai standar Mutu)(Sesuai standar Mutu)

BAGAIMANABAGAIMANA? ? (Langkah kerja apa, (Langkah kerja apa, bagaimana, mengapa, bagaimana, mengapa, kapan, di mana?)kapan, di mana?)

RINCIRINCI (Langkah kerja rinci, (Langkah kerja rinci, deskripsi tugas setiap deskripsi tugas setiap individu/kelompok) individu/kelompok)

MMMM(Manual Mutu)

MPMP(Manual Prosedur)

IKIK (Instruksi KerjaInstruksi Kerja)/

DPDP (Dokumen Pendukung)/ BOBO (BorangBorang)/RekamanRekaman

Aras 3Aras 3

Aras 1Aras 1

Aras 2Aras 2

3

Manual MutuManual Mutu(MMMM

)

4

Aras 1 MM Gugus Jaminan Mutu (GJM)Aras 2 MP Gugus Jaminan Mutu +

Kelompok Kerja (KK)Aras 3 IK Kelompok Kerja + Pelaksana (Plk)

DP GJM, KK, Plk

Sistem Dokumentasi

5

Struktur MM (Manual Mutu)

• Bersifat unik untuk setiap organisasi.

• Fleksibel dalam mendefinisikan Sistem Penjaminan Mutu.

• Pernyataan ringkas kebijakan, tujuan dan proses utama.

• Memuat secara singkat latar belakang, sejarah, dan cakupan organisasi.

• Memuat nama, lokasi dan cara berkomunikasi.

• Memuat daftar acuan MP (Manual Prosedur) dan DP (Dokumen Pendukung).

6

• Judul dan Cakupan.

• Daftar Isi.

• Persetujuan dan Revisi.

• Kebijakan dan Tujuan Mutu (Key Performance Indicators)

• Tanggungjawab dan Wewenang Organisasi.

• Acuan.

• Deskripsi Sistem Mutu (Standar dan Manual Mutu yang dipilih).

• Lampiran (informasi pendukung).

ISI MM (Manual Mutu)

7

Lihat Manual Mutu Akademik UGMKode MM-UGMKJM-04.01.01

Contoh (UGM)

Struktur MM (Manual Mutu)

8

Manual ProsedurManual Prosedur((Prosedur KerjaProsedur Kerja )

(MP/PKMP/PK)

9

Aras 1 M M Gugus Jaminan Mutu

Aras 2 MP Gugus Jaminan Mutu + Kelompok Kerja

Aras 3 IK Kelompok Kerja + PelaksanaDP GJM, KK, Plk

Sistem Dokumentasi(Untuk diingat kembali)

10

Struktur dan Format MP(Manual Prosedur)

Struktur dan format MP harus ditentukan dan didokumentasikan terlebih dulu oleh organisasi.

Dokumen dapat berbentuk cetakan atau media elektronik.

11

Struktur dan Format MP(lanjutan)

Prosedur Tertulis.Prosedur Tertulis. Bagan alir.Bagan alir. Tabel. Tabel. Gabungan di atas.Gabungan di atas. Metode lain yang Metode lain yang

sesuai dengan sesuai dengan keperluan organisasi.keperluan organisasi.

• MP MP harusharus mengandung informasi penting mengandung informasi penting minimumminimum..• MPMP harusharus diidentifikasi dan dikendalikan agar diidentifikasi dan dikendalikan agar

memudahkan penggunaannyamemudahkan penggunaannya..

MP memuat:

12

ISI MP (Manual Prosedur)Secara Umum:

JudulTujuanLingkup Tanggungjawab dan WewenangPenjelasan/Keterangan KegiatanRekaman Lampiran Kajiulang, Persetujuan, dan Revisi Identifikasi Perubahan

13

• Judul: ditulis jelas.• Tujuan (proses dan kegiatan) : ditulis

jelas. • Lingkup (proses dan kegiatan ):

dideskripsi dengan jelas liputan wilayahnya dan kemungkinan yang bukan wilayahnya.

• Tanggungjawab dan wewenang (fungsi organisasi dan orang): diidentifikasi (format bagan alir / teks).

ISI MP (Manual Prosedur)

14

Deskripsi kegiatan: Tingkat rincian dapat berbeda tergantung pada kerumitan kegiatan, metode yang digunakan, ketrampilan dan latihan yang perlu untuk pelaksanaan kegiatan.

ISI MP (Manual Prosedur)

Lanjutan

15

ISI MP (Lanjutan)Deskripsi kegiatan harus mempertimbangkan:

– Kebutuhan organisasi dan pelanggan

– Deskripsi proses dalam bentuk bagan alir sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan.

– Hal yang akan dikerjakan, oleh siapa, oleh bagian apa organisasi, mengapa, kapan, dimana, dan bagaimana.

16

ISI MP (Lanjutan)• Deskripsi kendali proses dan

kendali kegiatan yang telah diidentifikasi.

• Sumber daya yang perlu untuk pelaksanaan kegiatan (personalia, pelatihan, perlengkapan dan bahan).

• Dokumentasi yang tepat sehubungan dengan kegiatan yang dikehendaki.

• Masukan dan keluaran proses.

17

ISI MP (Lanjutan)

Rekaman:• Rekaman kegiatan harus ditentukan

dengan pasti.• Cara melengkapi, mengarsip, dan

menyimpan rekaman, harus dinyatakan dengan jelas.

18

ISI MP (Lanjutan)

• Lampiran: Informasi pendukung MP dapat ditambahkan

• Kajiulang, persetujuan dan revisi: Bukti kajiulang dan persetujuan, status dan tanggal revisi MP harus ditulis dengan jelas.

• Identifikasi Perubahan: Sifat perubahan harus dinyatakan dengan jelas di dalam dokumen atau pada lampiran yang sesuai.

19

Lihat Manual Mutu Akademik UGMLihat Manual Mutu Akademik UGM

Kode MP-UGMKJM-04.01.02Kode MP-UGMKJM-04.01.02

ContohContoh (UGM)(UGM)

StrukturStruktur MPMP (Manual Prosedur)(Manual Prosedur)

20

Instruksi Kerja Instruksi Kerja (IK)(IK)

21

Aras 1 M M Gugus Jaminan MutuAras 2 MP Gugus Jaminan Mutu +

Kelompok Kerja

Aras 3 IK Kelompok Kerja + PelaksanaDP GJM, KK, Plk

Sistem Dokumentasi(Untuk diingat kembali)

22

Struktur dan Format

IK (Instruksi Kerja)• IK harus dibuat dan diperbarui untuk

menjelaskan kinerja semua pekerjaan.

• Tanpa IK akan berakibat kurang baik bagi pelaksanaannya.

• Struktur, format, dan tingkat kerincian harus disesuaikan dengan keperluan personalia organisasi dan tergantung pada kerumitan pekerjaan, metode yang dipakai, latihan yang telah diadakan, ketrampilan dan kualifikasi dari personalia.

23

• IK harus menerangkan kegiatan yang kritis.

• Hindari keterangan rinci yang tak berkaitan langsung dengan kendali kegiatan.

• Pelatihan dapat mengurangi permintaan instruksi-instruksi yang terlalu rinci.

ISI IK

24

• IK tidak perlu mengikuti struktur atau format tertentu.

• IK harus menerangkan tujuan, lingkup pekerjaan, dan MP yang terkait, secara cermat, lengkap, dan singkat.

• IK dapat disajikan dengan berbagai cara, misalnya dokumen tertulis yang terstruktur, checklist, bagan alir, grafik, video, template, model produk, catatan teknis berupa gambar, manual kerja alat atau gabungan cara-cara tsb.

Tipe IK (Instruksi Kerja)

25

Kajiulang, Pengesahan, dan

Revisi IK

• Unit organisasi harus menyediakan bukti yang jelas tentang kajiulang dan pengesahan IK, status, dan tanggal revisinya.

26

Rekaman IK• Rekaman/catatan yang

berhubungan dengan kegiatan yang dikehendaki harus ditetapkan dalam IK.

• Metode yang diperlukan untuk membuat, mengarsip, dan menyimpan rekaman yang lengkap dengan acuan silangnya, harus dinyatakan secara jelas.

27

Identifikasi Perubahan IK

• Sifat/macam perubahan harus diidentifikasi dalam dokumen atau lampiran yang sesuai.

28

ContohContoh (UGM)(UGM)Instrusi kerjaInstrusi kerja

29

DPDP

(Dokumen Dokumen PendukungPendukung)

30

Dokumen Pendukung (DP)Dokumen Pendukung (DP)

• DP adalah dokumen terkendali (semacam MM, MP dan IK).

• DP dimasukkan ke dalam dokumen Sistem Manajemen Mutu untuk menunjukkan asal informasi penting tentang cara melaksanakan pekerjaan.

• DP dapat dikembangkan oleh unit organisasi itu sendiri atau oleh pihak lain.

• Contoh DP: gambar teknik, buku teks, laporan teknis, kriteria, peraturan, dll.

31

BoranBorangg (BOBO)

32

Borang• Borang dibuat dan dikembangkan untuk

mencatat data yang sesuai persyaratan dokumentasi Sistem Penjaminan Mutu.

• Borang harus mudah dimengerti dan mudah digunakan untuk mencatat data.

• Borang standar harus dikembangkan dan digunakan.

• Borang harus memuat judul, nomor identitas, status dan tanggal revisi.

• Borang dapat diacu dalam lampiran atau ditunjukkan sebagai lampiran dalam MM, MP atau IK.