pedoman mutu sistem manajemen mutu politeknik …€¦ · judul dokumen pedoman mutu no dokumen...
TRANSCRIPT
PENGESAHAN DOKUMEN
Judul Dokumen PEDOMAN MUTU No Dokumen
PM-POLTEKBANG-
SBY-01
Edisi / Revisi 02 / 01
Bagian/ Sub Bagian
Satuan Penjaminan Mutu Penanggung
Jawab Satuan Penjaminan
Mutu
SISTEM MANAJEMEN MUTU
POLITEKNIK PENERBANGAN
SURABAYA
Nama Jabatan Tanggal Tandatangan
Disiapkan oleh: Ir. Wasito Utomo, MM Ketua Satuan
Penjaminan Mutu 02-06-2017
Disahkan oleh: Ir. Setiyo, MM Direktur 02-06-2017
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB I
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
1. Pendahuluan
1.1. Profil Politeknik Penerbangan Surabaya
Sebagai organisasi publik, Politeknik Penerbangan Surabaya di tuntut mampu memberi
pelayanan kepada masyarakat yang lebih baik, sehingga diharapkan dapat berperan
serta dalam agenda Road Map to Zero Accident melalui kegiatannya mencetak sumber
daya manusia penerbangan yang memiliki kompetensi dan daya saing tinggi.
Eksistensi Politeknik Penerbangan Surabaya diawali dengan penyelenggaraan diklat di
Wilayah III Direktorat Jenderal Perhubungan Udara Surabaya pada tahun 1989 dengan
nama Organisasi Balai Pendidikan dan Latihan Penerbangan sesuai dengan Keputusan
Menteri Perhubungan No. KM 22 tahun 1989 tgl 13 mei 1989 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Balai Pendidikan dan Latihan Penerbangan. Berdasarkan Keputusan Menteri
Perhubungan tersebut secara bersama-sama terbentuk organisasi pendidikan dan
pelatihan penerbangan selain di Surabaya juga di Medan, Palembang, Makassar dan
Jayapura, dengan tugas pokok dan fungsi menyelenggarakan pendidikan dan
pelatihan, operasional rutin dan pembangunan sarana dan prasarana.
Dalam perkembangannya sesuai dengan Keputusan Menteri Perhubungan No. KM 80
Tahun 1999 tanggal 13 Oktober 1999 tanggal 13 Oktober 1999 Tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Akademi Teknik Dan Keselamatan Penerbangan, dan diperbarui
dengan Keputusan Menteri Nomor 71 tahun 2002, nama Organisasi Balai Pendidikan
Dan Latihan Penerbangan berubah menjadi Akademi Teknik Dan Keselamatan
Penerbangan Surabaya (ATKP) yang memiliki tugas pokok dan fungsi melaksanakan
pendidikan profesional program diploma bidang keahlian Teknik dan Keselamatan
Penerbangan.
Seiring dengan kemajuan teknologi, dinamika organisasi dan perubahan lingkungan
strategis, ATKP Surabaya menempatkan organisasi pada Badan Layanan Umum (BLU)
yang dikukuhkan oleh Surat Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor 101/KMK.05/2011
Tanggal 23 Maret 2011 tentang Penetapan Akademi Teknik dan Keselamatan
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB I
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
Penerbangan Surabaya pada Kementerian Perhubungan sebagai Instansi Pemerintah
yang menerapkan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum dan selanjutnya
untuk dapat menjalankan tugas pokok dan fungsinya sebagai institusi pemerintah yang
menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan, dan pengelolaan BLU maka organisasi
dan tata kerja ATKP Surabaya berubah sesuai Peraturan Menteri Perhubungan No. PM
86 Tahun 2014 Tanggal 16 Desember 2014 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja
Akademi Teknik Dan Keselamatan Penerbangan Surabaya dan Peraturan Menteri
Perhubungan Nomor 88 Tahun 2015 tanggal 6 Mei 2015 tentang Statuta Akademi
Teknik dan Keselamatan Penerbangan Surabaya.
Sesuai dengan Peraturan Menteri Perhubungan Tentang Statuta Politeknik
Penerbangan Surabaya, nama Akademi Teknik Dan Keselamatan Penerbangan
Surabaya berubah menjadi Politeknik Penerbangan Surabaya sejak bulan Juni 2017.
Politeknik Penerbangan Surabaya merupakan Unit Pelaksana Teknis yang mempunyai
tugas pokok menyelenggarakan program pendidikan vokasi di bidang penerbangan
yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Badan Pengembangan
Sumber Daya Manusia Perhubungan, Kementerian Perhubungan Republik Indonesia.
Seluruh aktivitas manajemen, administrasi, dan proses pelaksanaan tridarma
perguruan tinggi (pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat)
Politeknik Penerbangan Surabaya diselenggarakan di Jl. Jemur Andayani I/73
Kecamatan Wonocolo, Kota Surabaya.
Produk layanan Pendidikan dan Pelatihan yang dihasilkan oleh Politeknik Penerbangan
Surabaya adalah:
1) Diploma III meliputi :
a) Teknik Listrik Bandara (TLB)
b) Teknik Navigasi Udara (TNU)
c) Teknik Pesawat Udara (TPU)
d) Lalu Lintas Udara (LLU)
e) Komunikasi Penerbangan (KP)
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB I
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
f) Manajemen Transportasi Udara (MTU)
g) Teknik Bangunan dan Landasan (TBL)
2) Non-Diploma (short course) meliputi:
a) Teknik Bangunan dan Landasan
b) Teknik Digital
c) Teknik Komputer
d) Teknik Automasi Bandar Udara.
e) Teknik Airfield Lighting
f) Teknik Airport Sistem Planning
g) Teknik Programmable Logic Controller
h) Teknik Automatic Message Switcthing Sistem
i) Teknik Pendingin
j) Aircraft Towing
k) Baggage Towing Tractor
l) Basic Avionics
m) Belt Conveyor
n) Appron Passenger Bus
o) Ground Power Unit
p) Air Starter Unit
q) Aircraft Cleaning
r) Diesel Engine Maintenance
s) Operator Garbarata
t) Human Factor for Technician
u) Airport Facilities
v) Radar Principle
w) Alat-alat Besar
x) Tower Set
y) FIDS
z) PAPI
aa) CCR
bb) ACOS
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB I
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
cc) ILS
dd) Basic Pengamanan Bandara
ee) Yunior Pengamanan Bandara
ff) Senior Pengamanan Bandara
gg) Basic Pertolongan Kecelakaan Penerbangan dan Pemadam Kebakaran
hh) Yunior Pertolongan Kecelakaan Penerbangan dan Pemadam Kebakaran
ii) Senior Pertolongan Kecelakaan Penerbangan dan Pemadam Kebakaran
jj) Apron Movement Controller
kk) Aircraft Marshalling
ll) Dangerous`Goods Type A
mm) Dangerous Goods Type B
nn) Dangerous Goods For Flight Crew
oo) Dangerous Goods For Personel Other than Flight Crew
pp) New English Profficiency
qq) Airport Information Officer
rr) Flight Operation Officer
ss) Flight Attendance
tt) Emergency Responce Sistem
uu) Cargo Handling
vv) X-ray
ww) Keudaraan Tingkat Dasar
xx) Keudaraan Tingkat Sarjana
yy) Manajemen Bandar Udara
zz) Hygiene dan Sanitasi Bandar Udara
aaa) Standar Mutu
bbb) Aviation English
ccc) Kawasan Keselamatan Operasi Penerbangan
ddd) Dan lainnya
3) Sertifikasi Kompetensi
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB I
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
Untuk menunjang pelaksanaan tridarma perguruan tinggi, Politeknik Penerbangan
Surabaya ditunjang oleh sumberdaya yang memadai meliputi:
1) Sumberdaya manusia yang terdiri dari
a. tenaga pendidik (dosen) dengan kualifikasi pendidikan S1 – S3, dengan jabatan
akademik Asisten ahli – Lektor Kepala, dan
b. tenaga kependidikan (manajemen, administrasi, instruktur, laboran, pustakawan,
teknisi, pranata TI, dokter, perawat, dan pembina/ psikolog) dengan kualifikasi
pendidikan SLTA – S3
2) Sarana dan prasarana:
a. Gedung manajemen
b. Ruang kelas dan sarana proses belajar mengajar
c. Laboratorium (bahasa, komputer, simulator, fisika, listrik dan elektronika)
d. Perpustakaan
e. Asrama
f. Poliklinik
g. Gedung stress center
h. Ruang makan
i. Gedung serba guna
j. Sarana Pembentukan Sikap Mental
k. Masjid
l. Cafe
m. Ruang Fitness
n. Bengkel
o. Kendaraan
1.2. Nilai Institusi
1.2.1. Visi
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB I
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
Menjadi Lembaga pendidikan dan pelatihan penerbangan kelas dunia yang profesional
dan mampu menghasilkan lulusan yang kompeten dan berdaya saing tinggi di industri
jasa penerbangan nasional maupun internasional.
1.2.2. Misi
• Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan penerbangan untuk memenuhi standar
kompetensi baik nasional maupun internasional.
• Meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia dalam mendukung
penyelenggaraan layanan Diklat.
• Mewujudkan sarana dan prasarana Diklat sesuai dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi penerbangan.
• Menyelenggarakan pengelolaan kepegawaian yang transparan dan akuntabel.
1.3. Umum
Manual ini dapat digunakan oleh pihak internal Politeknik Penerbangan Surabaya dan
eksternal dengan tujuan agar :
- Mampu memberikan produk dan layanan bermutu secara konsisten;
- Meningkatkan kepuasan pelanggan;
- Mengenal risiko dan peluang dalam pencapaian sasaran.
Penerapan sistem manajemen mutu dalam manual ini melengkapi persyaratan untuk produk
dan jasa dengan menerapkan pendekatan proses, yang menggabungkan siklus "Rencana
(Plan) – Lakukan (Do) – Periksa (Check) – Tindaki (Action) " (PDCA) dan "pemikiran
berbasis risiko'.
Pendekatan proses membantu Politeknik Penerbangan Surabaya untuk merencanakan
proses dan interaksinya. Politeknik Penerbangan Surabaya telah menentukan dan
melaksanakan siklus PDCA yang bertujuan untuk memastikan proses-proses yang ada
dikelola dengan sumber daya yang memadai dan peluang untuk peningkatan.
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB I
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
Pemikiran berbasis risiko diterapkan untuk membantu Politeknik Penerbangan Surabaya
menentukan faktor yang dapat menyebabkan proses dan sistem manajemen mutunya
menyimpang dari hasil yang direncanakan, menempatkan pengendalian pencegahan untuk
mengurangi dampak negatif dan memaksimalkan penggunaan peluang yang timbul.
Politeknik Penerbangan Surabaya akan secara konsisten memenuhi persyaratan dan
menangani kebutuhan masa depan dan harapan yang merupakan tantangan untuk
Politeknik Penerbangan Surabaya dalam lingkungan yang semakin dinamis dan kompleks.
Untuk mencapai sasaran ini, Politeknik Penerbangan Surabaya mengadopsi berbagai
bentuk peningkatan di samping koreksi dan peningkatan berkelanjutan, seperti perubahan
terobosan, inovasi dan re-organisasi.
1.3. Prinsip Manajemen Mutu
Prinsip-prinsip manajemen mutu yang digunakan adalah :
- Fokus terhadap pelanggan (customer focus);
- Kepemimpinan (leadership);
- Keterlibatan karyawan (engagement of people);
- Pendekatan proses (process approach);
- Peningkatan berkelanjutan (improvement);
- Keputusan sesuai fakta (evidence-based decision making);
- Manajemen hubungan (relationship management).
1.4. Pendekatan Proses
Politeknik Penerbangan Surabaya menggunakan pendekatan ini untuk mengendalikan
hubungan timbal balik dan saling ketergantungan antara proses dari sistem, sehingga
kinerja keseluruhan dapat ditingkatkan.
Proses dan sistem manajemen dicapai dengan menggunakan siklus PDCA (PLAN-DO-
CHECK-ACTION) dengan focus keseluruhan pada pemikiran berbasis risiko yang ditujukan
untuk mengambil keuntungan dari peluang dan mencegah hasil yang tidak diinginkan.
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB I
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
Penerapan pendekatan proses pada sistem manajemen mutu ini dilakukan untuk :
a) Secara konsisten memenuhi persyaratan;
b) Mempertimbangkan proses dalam hal penambahan nilai;
c) Capaian kinerja proses yang efektif;
d) Peningkatan proses yang didasari oleh evaluasi dan informasi.
Penjelasan siklus PDCA yang ditetapkan Politeknik Penerbangan Surabaya dapat diuraikan
secara ringkas yaitu :
- Rencana (plan) : menentukan sasaran dari sistem dan prosesnya serta sumber daya
yang diperlukan untuk mendapatkan hasil sesuai dengan persyaratan pelanggan dan
kebijakan ATKP Surabaya serta identifkasi yang ditujukan pada peluang dan risiko;
- Lakukan (do) : menerapkan apa yang telah direncanakan;
- Periksa (check) : memantau dan mengukur proses yang menghasilkan produk serta
jasa terhadap kebijakan, sasaran dan persyaratan, serta pelaporan hasil;
- Tindaki (act) : mengambil tindakan untuk meningkatkan kinerja proses jika perlu.
1.5. Pemikiran berbasis risiko
Pemikiran berbasis risiko diterapkan oleh Politeknik Penerbangan Surabaya untuk mencapai
sistem manajemen mutu yang efektif, misalnya, melakukan tindakan pencegahan untuk
menghilangkan kendaksesuaian potensial, melakukan analisa setiap ketidaksesuaian yang
terjadi dan mengambil tindakan untuk mencegah keterulangannya yang sesuai terhadap
dampak dari ketidaksesuaian.
Politeknik Penerbangan Surabaya telah merencanakan dan menerapkan tindakan untuk
mengatasi risiko dan peluang serta menetapkan dasar untuk meningkatkan keefektifan
sistem manajemen mutu, mencapai hasil yang lebih baik dan mencegah dampak negatif.
1.6. Hubungan dengan standar sistem manajemen lain
Manual ini dapat diterapkan dan mempunyau hubungan dengan standar sistem manajemen
lain yaitu :
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB I
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
- Manual ini sebagai kerangka kerja yang dikembangkan oleh Politeknik Penerbangan
Surabaya untuk meningkatkan keselarasan dengan sistem manajemen lain;
- Manual memungkinkan Politeknik Penerbangan Surabaya untuk menggunakan
pendekatan proses, metodologi PDCA serta pemikiran berbasis risiko untuk
menyelaraskan atau mengintegrasikan sistem manajemen mutu dengan persyaratan
dari standar sistem manajemen lain;
- Manual ini tidak memuat persyaratan spesifik dari sistem manajemen lainnya, seperti
misalnya manajemen lingkungan, manajemen keselamatan dan kesehatan kerja Atau
manajemen keuangan.
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB II
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
2. Acuan Normatif
Acuan normatif yang digunakan adalah :
a) ISO 9001:2015 Quality Management Sistems – Requirements
( Persyaratan Sistem Manajemen Mutu )
b) SNI ISO 9001:2015 – Sistem Manajemen Mutu – Persyaratan
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB III
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
3. Istilah dan definisi
Istilah dan definisi dalam manual ini mengacu pada ISO 9000:2015
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB IV
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
4 Konteks Organisasi
4.1 Pemahaman Organisasi dan Konteksnya
Politeknik Penerbangan Surabaya sudah menetapkan masalah internal dan eksternal yang
relevan dengan tujuan dan arahan strategis yang dapat berpengaruh pada kemampuan
untuk mencapai hasil yang dinginkan dari sistem manajemen mutu serta memantau dan
meninjau informasi tentang isu internal dan eksternal.
Hal ini dapat dilihat pada Lampiran.1 Konteks Organisasi - Isu Internal & Eksternal
4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan
Politeknik Penerbangan Surabaya secara konsisten menyediakan produk dan layanan yang
memenuhi persyaratan pelanggan serta peraturan dan perundang-undangan, dengan
menetapkan :
a) pihak berkepentingan yang relevan dengan sistem manajemen mutu;
b) persyaratan dari pihak berkepentingan yang relevan dengan sistem manajemen mutu.
Hal ini dapat dilihat pada Lampiran.2 Konteks Organisasi - Pihak Berkepentingan
4.3 Lingkup sistem manajemen mutu Politeknik Penerbangan Surabaya
SMM-Politeknik Penerbangan Surabaya diterapkan pada seluruh produk dan layanan yang
ada di Politeknik Penerbangan Surabaya meliputi :
1) Diploma III meliputi :
a) Teknik Listrik Bandar Udara (TLB)
b) Teknik Navigasi Udara (TNU)
c) Teknik Pesawat Udara (TPU)
d) Lalu Lintas Udara (LLU)
e) Komunikasi Penerbangan (KP)
f) Manajemen Transportasi Udara (MTU)
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB IV
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
g) Teknik Bangunan dan Landasan (TBL)
2) Non-Diploma (short course)
Persyaratan yang ditentukan tidak dapat diterapkan sebagai berikut :
1) Politeknik Penerbangan Surabaya tidak melakukan perancangan dan
pengembangan sesuai klausul 8.3 dari ISO 9001:2015 untuk seluruh produk dan
layanan. Proses perancangan dan pengembangan layanan Politeknik Penerbangan
Surabaya, seperti : bidang studi, kurikulum, dan lain-lain ditetapkan oleh Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Perhubungan, Kementerian Perhubungan.
2) Politeknik Penerbangan Surabaya menetapkan bahwa klausul 7.1.5 Sumberdaya
Pemantauan dan pengukuran dikecualikan dari Ruang Lingkup Penerapan.
4.4 Sistem manajemen mutu dan prosesnya
Politeknik Penerbangan Surabaya telah menetapkan proses yang diperlukan bagi sistem
manajemen mutu dan penerapannya diseluruh organisasi, yaitu dengan melakukan
pemetaan proses-proses :
a) Semua proses yang ada dalam Politeknik Penerbangan Surabaya yang langsung
maupun tidak langsung mempengaruhi kinerja mutu yang terbagi 2 kategori proses:
proses utama dan proses pendukung.
b) Proses utama adalah proses yang berkaitan dengan penciptaan produk atau pemberian
pelayanan. Proses ini mempunyai pengaruh langsung pada kepuasan pelanggan. proses
utama adalah dimulai dari proses penerimaan calon taruna, perencanaan dan persiapan
perkuliahan, realisasi perkuliahan, evaluasi perkuliahan, sampai dengan lulusan.
c) Proses pendukung adalah proses yang menjamin kelancaran proses utama, yaitu proses
perekrutan pegawai, proses keuangan, proses perawatan dan pemeliharaan sarana dan
prasarana, proses administrasi perkuliahan, proses administrasi kedisiplinan, proses
pelatihan karyawan, dan lain sebagainya selain proses utama.
Hal ini dapat dilihat pada Lampiran.3 Interaksi Proses
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB V
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
5 Kepemimpinan
5.1 Kepemimpinan dan komitmen
5.1.1 Umum
Direktur Institusi dalam hal ini sebagai Manajemen Puncak memperlihatkan kepemimpinan
dan komitmen terhadap sistem manajemen mutu dengan:
a) mengambil tanggung jawab atas keefektifan sistem manajemen mutu;
b) memastikan kebijakan dan sasaran mutu ditetapkan untuk sistem manajemen mutu dan
selaras dengan konteks dan arahan strategis Institusi;
c) memastikan integrasi persyaratan sistem manajemen mutu dalam proses bisnis
Institusi;
d) mempromosikan kepedulian pada pendekatan proses dan pemikiran berbasis risiko;
e) memastikan sumber daya yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu tersedia;
f) mengkomunikasikan pentingnya manajemen mutu yang efektif dan kesesuaian
terhadap persyaratan sistem manajemen mutu;
g) memastikan sistem manajemen mutu mencapai hasil yang dimaksud;
h) melibatkan, mengarahkan dan mendukung orang untuk berkontribusi pada keefektifan
sistem manajemen nutu;
i) mempromosikan peningkatan;
j) mendukung peran manajemen yang relevan lainnya untuk memperlihatkan
kepemimpinannya dalam bidang tanggung jawab mereka.
5.1.2 Fokus pada pelanggan
Direktur Institusi memperagakan kepemimpinan dan komitmennya untuk fokus pada
pelanggan dengan memastikan bahwa:
a) persyaratan pelanggan dan peraturan serta perundang-undangan telah ditentukan dan
dipenuhi;
b) risiko dan peluang yang mempunyai pengaruh terhadap produk dan jasa serta
kemampuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan ditentukan dan disampaikan;
c) fokus pada peningkatan kepuasan pelanggan tetap dipelihara.
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB V
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
5.2 Kebijakan mutu Institusi
Direktur Politeknik Penerbangan Surabaya menetapkan kebijakan mutu institusi yang
kemudian didokumentasikan, tersedia, dipelihara dan dikomunikasikan ke seluruh lapisan
Institusi dan tersedia bagi pihak berkepentingan yang relevan.
Kebijakan mutu Politeknik Penerbangan Surabaya dapat dilihat pada lampiran.4 Kebijakan
Mutu
5.3 Peran, tanggung jawab dan wewenang organisasi
Direktur sudah memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang untuk peran yang
relevan diientukan, dikomunikasikan dan dimengerti dalam organisasi.
Direktur sebagai Manajemen Puncak menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk:
a) memastikan sistem manajemen mutu memenuhi persyaratan Standar ini;
b) memastikan proses menghasilkan keluaran yang dimaksud:
c) melaporkan kinerja sistem manajemen mutu dan peluang untuk peningkatan;
d) memastikan promosi untuk fokus pada pelanggan diseluruh organisasi;
e) Memastikan keutuhan sistem manajemer mutu dipelihara apabila perubahan pada sistem
manajemen mutu direncanakan dan diterapkan.
Struktur organisasi dapat dilihat pada Lampiran.5 Peta Jabatan Politeknik Penerbangan
Surabaya.
Tanggung jawab dan wewenang dapat dilihat pada Lampiran.6 Uraian Tugas dan Fungsi.
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB VI
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
6 Perencanaan
6.1 Tindakan ditujukan pada peluang dan risiko
Politeknik Penerbangan Surabaya sudah mempertimbangkan isu internal dan eksternal
dalam membuat perencanaan sistem manajemen mutu serta menentukan risiko dan
peluang yang bertujuan untuk:
a) memberikan kepastian bahwa sistem manajemen mutu dapat mencapai hasil yang
diinginkan;
b) meningkatkan pengaruh yang diinginkan;
c) mencegah, atau mengurangi, pengaruh yang tidak diinginkan;
d) mencapai peningkatan.
Kemudian Politeknik Penerbangan Surabaya juga merencanakan tindakan untuk menqatasi
risiko dan peluang serta mengintegrasikan dan menerapkan tindakan pada proses sistem
manajemen mutu untuk mengevaluasi keefektifan dari tindakan tersebut.
Politeknik Penerbangan Surabaya menetapkan beberapa pilihan untuk mengatasi risiko
yang ada, yaitu menghindari risiko, mengambil risiko untuk mengejar peluang,
menghilangkan sumber risiko, mengubah kemungkinan atau konsekuensi, berbagi risiko,
atau mempertahankan risiko dengan keputusan.
Hal ini dapat dilihat pada bagian Identifikasi Resiko & Peluang (IRP) – IRP-POLTEKBANG-
SBY-01.
6.2. Sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapai sasaran
Politeknik Penerbangan Surabaya telah menetapkan sasaran mutu pada fungsi yang
relevan, tingkat dan proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu.
Sasaran mutu yang ditetapkan mengikuti kaidah :
a) Konsisten dengan kebijakan mutu
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB VI
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
b) Terukur
c) Memperhitungkan persyaratan yang berlaku
d) Relevan terhadap kesesuaian produk dan jasa untuk meningkatkan kepuasan pelanggan
e) Dipantau
f) Dikomunikasikan
g) Dimutakhirkan seperlunya
Dalam menetapkan perencanaan bagaimana untuk mencapai sasaran mutu, Politeknik
Penerbangan Surabaya menetapkan :
a) Apa yang dikerjakan
b) Sumberdaya apa yang diperlukan
c) Siapa yang bertanggungjawab
d) Kapan akan selesai
e) Bagaimana hasil akan dievaluasi
Sasaran mutu Politeknik Penerbangan Surabaya dapat dilihat pada Bagian Sasaran Mutu
dan Perencanaan Sasaran Mutu (SM-POLTEKBANG-SBY-01).
6.3. Perubahan perencanaan
Bila dianggap perlu untuk merubah sistem manajemen mutu, maka perubahan harus
dilakukan dengan terencana dengan mempertimbangkan :
a) Tujuan dari perubahan dan konsekuensi potensialnya;
b) Keutuhan dari sistem manajemen mutu;
c) Ketersediaan sumber daya;
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB VI
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
d) Alokasi atau realokasi tanggung jawab dan wewenang.
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB VII
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-
01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
7 Pendukung
7.1 Sumber daya
7.1.1. Umum
Politeknik Penerbangan Surabaya berupaya menyediakan sumber daya yang diperlukan
untuk menetapkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen mutu
berkelanjutan dengan mempertimbangkan :
a) kemampuan dari, dan kendala pada sumber daya internal saat ini;
b) keperluan apa yang akan diperoleh dari penyedia eksternal.
7.1.2. Orang
Politeknik Penerbangan Surabaya menyediakan orang yang diperlukan untuk penerapan
sistem manajemen mutu yang efektif dan untuk operasi serta pengendalian prosesnya.
Untuk menunjang pelaksanaan tridarma perguruan tinggi, Politeknik Penerbangan Surabaya
ditunjang oleh sumberdaya yang memadai meliputi:
a. tenaga pendidik (dosen) dengan kualifikasi pendidikan S1 – S3;
b. tenaga kependidikan (manajemen, administrasi, instruktur, laboran, pustakawan, teknisi,
pranata TI, dokter, perawat, dan pembina/ psikolog) dengan kualifikasi pendidikan SLTA
– S3
7.1.3. Infrastruktur
Politeknik Penerbangan Surabaya menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur
untuk operasi dari proses untuk mencapai kesesuaian produk dan jasa, meliputi :
a) Bangunan dan utilitas terkait;
b) Peralatan, termasuk piranti keras dan lunak;
c) Transportasi sumber daya;
d) Teknologi informasi dan komunikasi.
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB VII
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-
01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
Politeknik Penerbangan Surabaya telah menyediakan infrastruktur sebagai berikut :
a. Gedung manajemen
b. Ruang kelas dan sarana proses belajar mengajar
c. Laboratorium (bahasa, komputer, simulator, fisika, listrik dan elektronika)
d. Perpustakaan
e. Asrama
f. Poliklinik
g. Gedung stress center
h. Ruang makan
i. Gedung serba guna
j. Sarana Pembentukan Sikap Mental
k. Masjid
l. Cafe
m. Ruang Fitness
n. Bengkel
o. Kendaraan
7.1.4 Lingkungan untuk operasi proses
Politeknik Penerbangan Surabaya menyediakan dan memelihara lingkungan yang
diperlukan untuk operasional dan untuk mencapai kesesuaian terhadap produk dan jasa
yang merupakan kombinasi dari faktor manusia dan fisik, yaitu :
a) Lingkungan kerja sosial yang meliputi Jam kerja, istirahat dan fasilitas kerja;
b) Lingkungan kerja fisik yang meliputi tempat kerja, tempat sholat, tempat istirahat,
kebersihan lingkungan kerja, temperatur / sirkulasi udara, pengelolaan limbah,
ergonomic, kebersihan, dll.
7.1.5 Sumberdaya pemantauan dan pengukuran
Politeknik Penerbangan Surabaya menetapkan bahwa klausul 7.1.5 ini dikecualikan dari
Ruang Lingkup Penerapan.
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB VII
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-
01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
7.1.6 Pengetahuan Politeknik Penerbangan Surabaya
Politeknik Penerbangan Surabaya menginventarisir pengetahuan yang dibutuhkan.
Pengetahuan yang dimaksud adalah pengetahuan untuk pengoperasian proses-proses dan
pengetahuan untuk menghasilkan produk dan layanan yang sesuai. Pengetahuan tersebut
dijaga dan tersedia pada tingkat yang dibutuhkan.
Persyaratan ini dimaksudkan agar berbagai pengetahuan yang dibutuhkan tidak hilang
(personil yang mempunyai banyak pengetahuan tersebut tidak lagi bekerja di Politeknik
Penerbangan Surabaya).
Sumber pengetahuan tertulis seperti standar, hasil diskusi dengan pelanggan, sumber dari
akademisi, Politeknik Penerbangan Surabaya melakukannya dengan membuat pengarsipan
yang baik yang mudah diakses bila diperlukan. Untuk pengetahuan yang bersumber dari
internal seperti pengetahuan dari seorang ahli yang bekerja pada Politeknik Penerbangan
Surabaya, pengalaman dari kegagalan, Politeknik Penerbangan Surabaya membuat
beberapa bentuk dokumentasi seperti dokumen analisa resiko, prosedur-prosedur, panduan-
panduan, materi pelatihan dan sebagainya yang bisa membuat pengetahuan terjaga tetap
ada dalam Politeknik Penerbangan Surabaya.
7.2 Kompetensi
Politeknik Penerbangan Surabaya dalam menyiapkan sumber daya manusia melakukan
langkah-langkah sebagai berikut :
a) menetapkan kecukupan kompetensi yang diperlukan bagi personil yang melaksanakan
pekerjaan yang berpengaruh terhadap kinerja dan keefektifan sistem manajemen mutu
berdasarkan, pelatihan atau pengalaman yang sesuai, terutama personil yang terkait
produksi, laboratorium dan pengendali mutu.
b) jika dapat, menyediakan pelatihan atau melakukan tindakan lain untuk mencapai
kemampuan yang diperlukan;
c) menilai keefektifan tindakan yang dilakukan;
d) memelihara rekaman personil seseai dengan pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan
pengalaman;
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB VII
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-
01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
7.3 Kepedulian
Politeknik Penerbangan Surabaya memastikan orang yang melakukan pekerjaan dibawah
kendali Politeknik Penerbangan Surabaya peduli terhadap :
a) kebijakan mutu;
b) sasaran mutu yang telah ditetapkan;
c) kontribusinya terhadap keefektifan sistem manajemen mutu, termasuk etos kerjanya;
d) pengaruh bila tidak mentaati persyaratan sistem manajemen mutu.
Bukti dari adanya kesadaran adalah hasil pekerjaan yang konsisten tanpa perlu
pengawasan yang ketat, pemahaman yang baik tentang kebijakan dan sasaran mutu dan
persyaratan sistem manajemen mutu. Bukti dari proses pengembangan kesadaran bisa
didapat dari materi-materi pelatihan, program-program kampanye mutu, briefing, diskusi,
pengumuman-pengumuman, buletin dan lain lain.
7.4 Komunikasi
Politeknik Penerbangan Surabaya menetapkan bahwa komunikasi internal dan eksternal
terkait sistem manajemen mutu dilakukan secara sistematis dengan menentukan apa yang
dikomunikasikan, kapan harus berkomunikasi, dengan siapa berkomunikasi, bagaimana
mengkomunikasikannya dan siapa yang berkomunikasi, serta mendokumentasikan tentang
kegiatan komunikasi tersebut. Catatan komunikasi dengan pelanggan dan pihak eksternal,
notulen pada suatu meeting atau daftar agenda pertemuan dapat memenuhi kebutuhan
tersebut.
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB VII
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-
01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
7.5. Informasi terdokumentasi
Politeknik Penerbangan Surabaya menetapkan informasi terdokumentasi sistem
manajemen mutu yang memuat hal-hal sebagai berikut :
a) pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutu;
b) pedoman mutu;
c) prosedur, instruksi kerja dan rekaman;
d) dokumen yang mencakup rekaman yang ditetapkan oleh Politeknik Penerbangan
Surabaya untuk memenuhi persyaratan dan memastikan perencanaan, operasi dan
kendali prosesnya berjalan secara efektif.
Politeknik Penerbangan Surabaya menetapkan dokumen dan rekaman system
manajemen mutu dalam bentuk cetakan ( hard copy ) dan file ( soft copy ).
Dalam membuat dan memutakhirkan informasi terdokumentasi, Politeknik Penerbangan
Surabaya mengacu ke Prosedur PK-SPM-01-Prosedur Kerja Pengendalian Informasi
Terdokumentasi.
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB VIII
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
8. Operasional
8.1. Perencanaan dan pengendalian operasional
Politeknik Penerbangan Surabaya merencanakan, menerapkan dan mengendalikan proses
yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan bagi penyediaan produk dalam keadaan
terkendali yang meliputi :
a) tersedianya informasi yang menguraikan karasteristik produk berupa standar kompetensi
lulusan masing-masing Program Studi;
b) menetapkan kriteria proses dan keberterimaan produk;
c) tersedianya infrastruktur yang sesuai;
d) tersedianya instruksi kerja proses operasional perkuliahan;
e) penerapan kendali proses pemantauan dan pengukuran sesuai dengan kriteria, yaitu
sistem standar penilaian untuk evaluasi kompetensi;
f) penerapan kegiatan-kegiatan pelepasan produk, penyerahan dan pasca penyerahan;
g) Menentukan, memelihara dan menyimpan informasi terdokumentasi sejauh yang
diperlukan.
Hal ini dapat dilihat pada Lampiran.7 Rencana Mutu (Quality Plan)
8.2. Persyaratan produk dan jasa
8.2.1 komunikasi pelanggan
Komunikasi dengan pelanggan yang ditetapkan Politeknik Penerbangan Surabaya
mencakup :
a) Penyediaan informasi yang berkaitan dengan produk dan jasa, termasuk memberikan
informasi persyaratan dan kualifikasi calon Siswa / Taruna;
b) Penanganan pertanyaan, kontrak atau permintaan, termasuk perubahan;
c) Memperoleh umpan balik pelanggan terkait produk dan jasa, termasuk keluhan
pelanggan;
d) Penanganan atau pengendalian kepemilikan pelanggan;
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB VIII
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
8.2.2. Penetapan persyaratan berkaitan dengan produk
Dalam penentuan persyaratan produk yang ditawarkan pada pelanggan, Politeknik
Penerbangan Surabaya memastikan :
1) Persyaratan peraturan serta perundang-undangan yang terkait dengan layanan-
layanan yang ada dalam lembaga pendidikan ditetapkan;
2) Persyaratan yang dianggap perlu oleh organisasi ditetapkan.
8.2.3. Tinjauan persyaratan produk dan jasa
Politeknik Penerbangan Surabaya melakukan tinjauan sebelum realisasi produk pada
pelanggan, yaitu:
a) Persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan, termasuk persyaratan kegiatan pengiriman
dan pasca penyerahan;
b) Persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan, tetapi perlu untuk penggunaan yang
dimaksudkan, jika diketahui;
c) Persyaratan yang ditentukan oleh organisasi;
d) Persyaratan peraturan perundang-undangan terkait dengan produk dan jasa;
e) Persyaratan kontrak atau permintaan berbeda dengan yang telah dinyatakan
sebelumnya.
Persyaratan pelanggan dikonfirmasi oleh Politeknik Penerbangan Surabaya sebelum
menerimanya, bilamana pelanggan tidak memberikan pernyataan tentang persyaratan
secara terdokumentasi.
8.2.4. Perubahan persyaratan pada produk dan layanan
Politeknik Penerbangan Surabaya harus memastikan melalui informasi terdokumentasi
apabila ada perubahan terkait persyaratan, baik persyaratan Perundangan maupun
persyaratan yang ditetapkan internal lembaga dan personil yang terkait diberitahu akan
perubahan persyaratan tersebut.
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB VIII
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
8.3. Desain dan pengembangan produk
Pengecualian persyaratan ISO 9001:2015 bahwa Politeknik Penerbangan Surabaya dalam
hal tidak melakukan kegiatan desain dan pengembangan kurikulum karena dilakukan oleh
Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Perhubungan, Kementerian Perhubungan
Republik Indonesia. Politeknik Penerbangan Surabaya telah memastikan bahwa hal ini tidak
berpengaruh pada kemampuan atau tanggung jawab Politeknik Penerbangan Surabaya
untuk memastikan kesesuaian produk dan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
8.4. Pengendalian proses, produk dan jasa yang disediakan eksternal
Lingkup penyedia eksternal adalah dalam hal penyedia jasa konstruksi, pengadaan barang
dan jasa, penyedia pengajar / pembimbing. Politeknik Penerbangan Surabaya menjamin
bahwa proses, produk dan jasa yang disediakan secara eksternal (pemasok) sesuai dengan
persyaratan Politeknik Penerbangan Surabaya menetapkan dan menerapkan kriteria untuk
mengevaluasi, memilih, memantau kinerja dan mengevaluasi ulang penyedia eksternal
berdasarkan kemampuannya menyediakan proses atau produk dan jasa sesuai dengan
persyaratan yang ditentukan. Dalam hal ini produk dan layanan yang ada dikelola secara
internal dan tidak ada produk atau layanan yang diserahkan ke pihak eksternal.
Politeknik Penerbangan Surabaya menetapkan kriteria pemasok berdasarkan : Kesesuaian
spesifikasi / kualitas barang / produk, ketepatan waktu pengiriman, harga barang / produk,
kredibilitas pemasok dan tata pembayaran.
Menyimpan dokumen hasil evaluasi, pemilihan, pemantauan dan evaluasi ulang pemasok,
termasuk dokumen tindak lanjutnya.
8.5. Produksi dan penyediaan jasa
8.5.1. Pengendalian penyediaan produksi dan jasa
Politeknik Penerbangan Surabaya menjamin penyediaan produksi dan jasa dalam kondisi
terkendali yang berarti :
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB VIII
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
a) Ketersediaan dokumen tentang karakteristik produk dan layanan yang harus tersedia,
yaitu dokumen terkait pproses penerimaan Taruna / Siswa, perencanaan perkuliahan,
realisasi perkuliahan dan evaluasi perkuliahan.
b) Sumber daya pemantauan dan pengukuran yang diperlukan tersedia, berupa soal-soal
ujian untuk menuju kompetensi yang ditetapkan;
c) Aktifitas pemantauan dan pengukuran dilakukan berupa ujian teori, praktek, ujian
semester dan ujian akhir.
d) Infrastruktur dan lingkungan kerja sesuai;
e) Personil yang bekerja berkompeten;
f) Validasi proses dilakukan bila produk hasilnya tidak dapat diverifikasi;
Dalam hal ini melakukan validasi proses kegiatan belajar mengajar (KBM) serta
tahapannya dengan :
▪ Melakukan validasi terhadap metoda pengajaran dan materi yang diberikan oleh
Dosen;
▪ Melakukan validasi terhadap sumber referensi dalam perkuliahan;
▪ Melakukan validasi terhadap soal-soal yang digunakan dalam Evaluasi Siswa,
baik pada tahap kenaikan kelas maupun tahap akhir.
g) Penerapan tindakan pencegahan;
h) Aktifitas pelepasan lulusan diterapkan dengan melakukan penyaluran lulusan ke
pengguna lulusan dan melakukan penelusuran.
8.5.2. Identifikasi dan mampu telusur
Mampu telusur juga diterapkan oleh Politeknik Penerbangan Surabaya, yaitu menetapkan
dan menerapkan identifikasi dan mampu telusur produk sehingga dapat ditelusuri dimulai
saat penerimaan Taruna / Siswa baru, selama proses realisasi pelayanan pendidikan hingga
akhir proses yaitu Kelulusan. Hal tersebut untuk memastikan bahwa dokumen hasil
pelayanan kepada pelanggan tersebut ada identifikasi yang memadai, sehingga
memudahkan pencarian/ penelusurannya. Sistem mampu telusur yang digunakan antara
lain :
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB VIII
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
1. No. Induk Taruna;
2. Tahun Kelulusan;
3. Program Studi;
4. Rekaman akademik dan kedisiplinan selama pendidikan.
8.5.3. Properti milik pelanggan atau penyedia eksternal
Politeknik Penerbangan Surabaya berupaya memelihara dengan baik properti milik
pelanggan atau penyedia eksternal selama dalam pengendalian.
Dalam hal ini properti milik pelanggan yang ada adalah berupa data-data pendukung kontrak
dengan pelanggan atau rekanan, berupa legalitas dan biodata lembaga / personil
penanggung jawab. Disamping itu properti pelanggan yang ada adalah berupa biodata
Taruna / Siswa.
8.5.4. Preservasi
Politeknik Penerbangan Surabaya menetapkan pemeliharaan dan pengelolaan terkait
dengan :
▪ Ijasah Kelulusan;
▪ Transkrip nilai;
▪ Sertifikat kompetensi yang melekat dengan lulusan;
▪ Rekaman akademik dan kedisiplinan.
Dokumen-dokumen tersebut tersimpan dan tertata dengan baik agar tidak mengalami
kerusakan dan kehilangan dan data para alumni untuk kepentingan penelusuran data.
8.5.5. Kegiatan pasca penyerahan
Politeknik Penerbangan Surabaya menjamin pemenuhan persyaratan kegiatan pasca
penyerahan yang terkait dengan produk dan jasa sesuai dengan kesepakatan dengan
pelanggan atau pengguna lulusan.
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB VIII
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
8.5.6. Pengendalian perubahan
Politeknik Penerbangan Surabaya berupaya untuk meninjau dan mengendalikan perubahan
untuk penyediaan produksi atau jasa untuk memastikan kesesuaian tetap konsisten dan
menyimpan informasi terdokumentasi yang menjelaskan hasil tinjauan perubahan, otoritas
orang yang mengubah dan tindakan lain yang diperlukan, yang timbul dari tinjauan.
8.6. Pelepasan produk dan jasa
Politeknik Penerbangan Surabaya menetapkan kegiatan memantau dan mengukur
karasteristik produk untuk verifikasi bahwa persyaratan produk telah dipenuhi. Kegiatan
pemantauan ini harus dilakukan pada tahap tahap sesuai dari proses realisasi produk
yang sudah direncanakan.
Politeknik Penerbangan Surabaya hanya akan melepaskan produk pada pelanggan
apabila semua rencana realisasi produk diselesaikan secara memuaskan, kecuali kalau
disetujui oleh Direktur Utama dan bila disepakati oleh pelanggan. Dalam hal ini lulusan
yang diserahkan ke pengguna lulusan adalah yang sudah memenuhi kriteria ketuntasan
dalam hal perkuliahan dan nilai.
8.7. Pengendalian ketidaksesuaian
Politeknik Penerbangan Surabaya telah menetapkan bahwa pengendalian keluaran yang
tidak sesuai telah dikendalikan dan keluhan pelanggan dapat dikendalikan serta
diselesaikan. Untuk itu telah ditetapkan dalam PK-SPM-04-Prosedur Kerja Ketidaksesuaian.
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB IX
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
9.1. Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi
9.1.1. Umum
Politeknik Penerbangan Surabaya menetapkan :
a) Hal-hal apa saja yang diperlukan untuk dipantau dan diukur;
b) Metode untuk pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi yang diperlukan untuk
memastikan keabsahan hasil;
c) Waktu pemantauan dan pengukuran harus dilakukan;
d) Waktu evaluasi dan analisis dari hasil pemantauan dan pengukuran.
Politeknik Penerbangan Surabaya selalu melakukan evaluasi keefektifan sistem manajemen
mutu yang diterapkan dan selalu menyimpan informasi terdokumentasi yang sesuai sebagai
bukti hasil tersebut.
9.1.2. Kepuasan pelanggan
Politeknik Penerbangan Surabaya menetapkan kepuasan pelanggan sebagai salah satu
pengukuran efektivitas dari penerapan sistem manajemen mutu. Oleh sebab itu,
Politeknik Penerbangan Surabaya akan memantau informasi berkaitan dengan persepsi
pelanggan tentang apakah Politeknik Penerbangan Surabaya telah memenuhi
persyaratan pelanggan melalui metode survey persepsi pelanggan yang akan dilakukan
setiap tahun pada triwulan terakhir.
Politeknik Penerbangan Surabaya menetapkan prosedur kerja survey persepsi
pelanggan sebagai acuan melakukan survey persepsi pelanggan, serta akan menyimpan
rekaman dan memelihara laporan survey persepsi pelanggan;
9.1.3. Evaluasi dan analisis
Politeknik Penerbangan Surabaya menetapkan, menghimpun dan menganalisa data
sesuai untuk memperagakan kesesuaian dan keefektipan system manajemen mutu dan
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB IX
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
untuk menilai dimana perbaikan berlanjut untuk keefektifan system manajemen mutu
dapat dilakukan.
Politeknik Penerbangan Surabaya menetapkan hasil analisis data yang digunakan untuk
evaluasi:
a) Kesesuaian terhadap persyaratan;
b) Tingkat kepuasan pelanggan;
c) Kinerja dan keefektifan sistem manajemen mutu;
d) Jika perencanaan telah diterapkan dengan efektif;
e) Keefektifan tindakan yang diambil ditujukan pada risiko dan peluang;
f) Kinerja penyedia eksternal;
g) Keperluan untuk peningkatan pada sistem manajemen mutu.
9.2. Audit internal
Politeknik Penerbangan Surabaya melaksanakan audit internal sekurang-kurangnya 1 (satu)
kali dalam setahun.
Politeknik Penerbangan Surabaya menetapkan kegiatan audit internal dengan :
a) Merencanakan, menetapkan, menerapkan dan memelihara program audit termasuk,
frekuensi, metoda, tanggung jawab, persyaratan perencanaan dan pelaporan, harus
dipertimbangkan pentingnya proses tersebut., perubahan yang berpengaruh pada
organisasi dan hasil audit terdahulu;
b) Menentukan lingkup dan kriteria audit untuk setiap audit;
c) Memilih auditor dan melaksanakan audit untuk memastikan objektivitas dan
ketidakberpihakan dari proses audit;
d) Memastikan hasil audit dilaporkan pada manajemen yang relevan;
e) Melakukan koreksi dan tindakan korektif yang sesuai tanpa ditunda;
f) Menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti penerapan program dan hasil audit.
Pelaksanaan Audit Internal dapat dilihat pada PK-SPM-02-Prosedur Kerja Audit Internal.
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB IX
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
9.3. Tinjauan manajemen
9.3.1. Umum
Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen mutu organisasi, pada waktu
terencana, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, keefektifannya dan diselaraskan
dengan arah strategis organisasi.
9.3.2. Masukan tinjauan manajemen
Politeknik Penerbangan Surabaya melaksanakan Tinjauan manajemen yang terencana dan
dilaksanakan dengan mempertimbangkan masukan :
a) Status tindakan dari tinjauan manajemen terdahulu;
b) Perubahan isu internal dan eksternal yang relevan pada sistem manajemen mutu;
c) Informasi kinerja dan keefektifan dari sistem manajemen mutu, termasuk kecenderungan
dalam :
1) Kepuasan pelanggan dan umpan balik dari pihak terkait relevan;
2) Sejauh mana sasaran mutu telah dipenuhi;
3) Kinerja proses dan kesesuaian produk dan jasa;
4) Ketidaksesuaian dan tindakan korektif;
5) Pemantauan dan pengukuran hasil;
6) Hasil audit internal;
7) Hasil evaluasi penyedia eksternal;
d) Kecukupan sumber daya;
e) Keefektifan tindakan yang diambil ditujukan pada risiko dan peluang;
f) Peluang peningkatan.
Keluaran tinjauan manajemen meliputi keputusan dan tindakan terkait dengan :
a) Peluang peningkatan;
b) Keperluan perubahan apapun terhadap sistem manejemen mutu;
c) Kebutuhan sumber daya.
Hal ini dapat dilihat pada Prosedur PK-SPM-03-Prosedur Kerja Tinjauan Manajemen
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB X
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
10. Peningkatan
10.1. Umum
Politeknik Penerbangan Surabaya menentukan dan memilih peluang untuk tindakan
peningkatan dan penerapan seperlunya untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan
meningkatkan kepuasan pelanggan yang mencakup :
a) Meningkatkan layanan pendidikan untuk memenuhi persyaratan seperti juga untuk
kebutuhan dan harapan masa depan;
b) Memperbaiki, mencegah atau mengurangi pengaruh yang tidak diinginkan;
c) Meningkatkan kinerja dan keefektifan sistem manajemen mutu.
10.2. Ketidaksesuaian dan tindakan korektif
Bila ketidaksesuaian terjadi, termasuk yang timbul dari keluhan pelanggan, Politeknik
Penerbangan Surabaya harus :
a) Bereaksi terhadap ketidaksesuaian dan jika berlaku :
1) Mengambil tindakan untuk mengendalikan dan memperbaiki;
2) Sepakat dengan konsekuensi;
b) Mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian, agar
tidak terulang atau terjadi ditempat lain, dengan :
1) Meninjau dan menganalisa ketidaksesuaian;
2) Menentukan penyebab ketidaksesuaian;
3) Menentukan kesamaan ketidaksesuaian yang sudah ada atau potensial terjadi.
c) Menerapkan tindakan yang diperlukan;
d) Meninjau keefektifan tindakan koreksi yang diambil;
e) Memutakhirkan risiko dan peluang yang ditetapkan saat perencanaan, bila perlu;
f) Melakukan perubahan pada sistem manajemen mutu, bila perlu
Informasi terdokumentasi terus dipelihara sebagai bukti dari :
a) Sifat ketidaksesuaian dan tindakan yang diambil berikutnya;
b) Hasil dari setiap tindakan korektif.
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
Dokumen Level 1 PEDOMAN MUTU BAB X
No. Dokumen: PM-POLTEKBANG-SBY-01
Tanggal terbit: 02-06-2017
Edisi / Revisi: 02 / 01
Penanggungjawab: Satuan Penjaminan Mutu
Dokumen terkait
PK-SPM-04 Prosedur Kerja Ketidaksesuaian
10.3. Peningkatan berkelanjutan
Politeknik Penerbangan Surabaya selalu berupaya untuk meningkatkan kesesuaian,
kecukupan dan keefektifan sistem manajemen mutu secara berkelanjutan dengan
mempertimbangkan hasil dari analisis dan evaluasi, serta keluaran tinjauan manajemen,
untuk menentukan jika ada keperluan atau peluang yang harus ditangani sebagai bagian
dari peningkatan berkelanjutan.