Disampaikan Oleh:

Didi Supriyadi

2

Catatan:

Slide ini disadur dari Buku Teks oleh Schwalbe, Kathy. Managing Information Technology

Project – Seventh edition. Boston, MA: Thomson Course Technology, 2014. Silahkan lihat

ke Buku Teks, untuk informasi detail dari materi yang disampaikan di slide ini.

Learning Objectives

• Memahami pentingnya manajemen biaya proyek

• Mampu menjelaskan dasar prinsip-prinsip manajemen biaya proyek, konsep, dan istilah

• Diskusikan berbagai jenis perkiraan biaya dan metode untuk mempersiapkan estimasi biaya

3

Learning Objectives

(continued) • Memahami proses yang terlibat dalam biaya

anggaran dan mempersiapkan perkiraan biaya dan anggaran untuk proyek teknologi informasi

• Memahami nilai manfaat dari manajemen yang diperoleh dan manajemen proyek portofolio untuk membantu dalam pengendalian biaya

• Mampu menjelaskan bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu dalam manajemen biaya proyek

4

The Importance of Project Cost

Management

• Proyek TI memiliki track record yang buruk untuk memenuhi tujuan anggaran

• Studi CHAOS menemukan overrun biaya rata-rata (persentase tambahan atau jumlah dolar dimana biaya aktual melebihi perkiraan) berkisar antara 180 persen pada tahun 1994 menjadi 56 persen pada tahun 2004; penelitian lain menemukan overruns menjadi 33-34 persen

5

What is Cost and Project Cost

Management?

• Project cost management includes the processes required to ensure that the project is completed within an approved budget

• Biaya adalah sumber daya yang dikorbankan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu atau sesuatu yang diberikan dalam pertukaran

• Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter seperti dolar

• Manajemen Biaya Proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek selesai dalam anggaran yang disetujui

6

Project Cost Management Processes

• Estimating costs/Memperkirakan biaya: mengembangkan perkiraan atau estimasi dari biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek

• Determining the Budget/Menentukan anggaran: mengalokasikan biaya perkiraan keseluruhan untuk item pekerjaan individu untuk menetapkan data dasar untuk mengukur kinerja

• Controlling cost/Mengendalikan biaya: pengendalian perubahan untuk anggaran proyek

7

Figure 7-1. Project Cost Management

Summary

8

Hal dasar pada Manajemen Biaya Proyek

• Sebagian besar anggota dewan eksekutif lebih memahami dan lebih tertarik dalam hal keuangan dari segi IT, sehingga manajer proyek TI harus berbicara dengan bahasa mereka – Keuntungan adalah pendapatan dikurangi pengeluaran – profit margin adalah rasio pendapatan terhadap laba – siklus hidup costing mempertimbangkan total biaya kepemilikan,

atau pengembangan plus dukungan biaya, untuk sebuah proyek – analisis arus kas menentukan estimasi biaya tahunan dan

manfaat untuk proyek dan arus kas tahunan yang dihasilkan

9

Table 7-1. Cost of Downtime for IT

Applications

10

Basic Principles of Cost Management

• Tangible costs/biaya yang nyata atau benefits adalah biaya-biaya atau manfaat yang suatu organisasi dapat dengan mudah yang diukur dalam dolar

• Intangible costs/Biaya tidak berwujud atau benefits adalah biaya atau manfaat yang sulit untuk diukurdalam istilah moneter

• Direct costs/Biaya langsung adalah biaya yang dapat langsung berhubungan dengan memproduksi produk dan jasa proyek

• Indirect costs/Biaya tidak langsung adalah biaya yang tidak berhubungan langsung dengan produk atau jasa proyek, tetapi secara tidak langsung terkait dengan kinerja proyek

• sunk cost adalah uang yang telah dihabiskan di masa lalu; ketika memutuskan proyek apa untuk berinvestasi dalam atau melanjutkan, Anda tidak harus mencakup biaya hangus

11

Basic Principles of Cost Management

• Learning curve theory/Teori belajar kurva menyatakan bahwa ketika banyak item yang diproduksi berulang-ulang, biaya unit barang-barang menurun dalam pola yang teratur karena lebih banyak unit yang diproduksi

• Reserves/Cadangan adalah dolar termasuk dalam perkiraan biaya untuk mengurangi risiko biaya dengan memungkinkan untuk situasi masa depan yang sulit untuk memprediksi

12

Estimating Costs • Manajer proyek harus mengambil

perkiraan biaya secara serius jika mereka ingin menyelesaikan proyek-proyek dalam keterbatasan anggaran

• Sangat penting untuk mengetahui jenis perkiraan biaya, bagaimana mempersiapkan perkiraan biaya, dan masalah-masalah khas yang terkait dengan biaya perkiraan IT

13

Table 7-2. Types of Cost Estimates

14

Cost Management Plan

• Cost management plan/Sebuah rencana manajemen biaya adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana organisasi akan mengelola varians biaya pada proyek

• Sebagian besar dari total biaya proyek adalah biaya tenaga kerja, sehingga manajer proyek harus mengembangkan dan melacak perkiraan tenaga kerja

15

Cost Estimation Tools and

Techniques

• Alat dasar dan teknik untuk perkiraan biaya: – estimasi analog atau top-down: menggunakan biaya

yang sebenarnya dari proyek serupa sebelumnya sebagai dasar untuk memperkirakan biaya proyek ini

– Bottom-up perkiraan: melibatkan memperkirakan item pekerjaan individu atau kegiatan dan menjumlahkan mereka untuk mendapatkan total proyek

– pemodelan parametrik menggunakan karakteristik proyek (parameter) dalam model matematika untuk memperkirakan biaya proyek

16

Typical Problems with IT Cost

Estimates

• Perkiraan dilakukan terlalu cepat • Kurangnya pengalaman mengestimasi • Manusia condong meremehkan • Keinginan manajemen akurasi

17

Figure 7-2. Surveyor Pro Project Cost Estimate

18

Determining the Budget

• penganggaran biaya melibatkan pengalokasikan perkiraan biaya proyek untuk item pekerjaan individu dari waktu ke waktu

• CBS adalah masukan yang diperlukan untuk proses penganggaran biaya karena mendefinisikan item pekerjaan

• Tujuan penting adalah untuk menghasilkan dasar biaya – Waktu penganggaran adalah bertahap bahwa manajer proyek

digunakan untuk mengukur dan memantau kinerja biaya

19

Figure 7-4. Surveyor Pro Project Cost

Baseline

20

Controlling Costs • pengendalian biaya proyek meliputi:

– Monitoring kinerja biaya – Memastikan bahwa hanya perubahan proyek

yang tepat saja yang masuk dalam revisi biaya awal

– Menginformasikan stakeholder proyek yang berwenang jika ada perubahan proyek yang akan mempengaruhi biaya

• Banyak organisasi di seluruh dunia memiliki masalah dengan pengendalian biaya

21

Earned Value Management (EVM)

• EVM adalah teknik pengukuran kinerja proyek yang mengintegrasikan lingkup, waktu, dan data biaya

• Mengingat dasar (rencana semula ditambah perubahan disetujui), Kita dapat menentukan seberapa baik proyek memenuhi tujuan-nya

• Kita harus memasukkan informasi aktual secara berkala menggunakan EVM

• Semakin banyak organisasi di seluruh dunia menggunakan EVM untuk membantu biaya proyek pengendalian

22

Earned Value Management Terms

• Planned Value/nilai direncanakan (PV), biasanya disebut biaya yang dianggarkan dari pekerjaan yang dijadwalkan/budgeted Cost of Work Schedule (BCWS), juga disebut anggaran, adalah bahwa sebagian dari total perkiraan biaya yang disetujui direncanakan akan dihabiskan untuk kegiatan selama periode tertentu

• Actual Cost/biaya aktual (AC), biasanya disebut biaya aktual dari pekerjaan yang dilakukan/Budgeted Cost of Work Performed (BCWP), adalah total biaya langsung dan tidak langsung yang dikeluarkan dalam melaksanakan pekerjaan pada kegiatan selama periode tertentu

• Earned Value/nilai yang diperoleh (EV), biasanya disebut biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dilakukan (BCWP), adalah nilai perkiraan nilai fisik benar-benar selesai dikerjakan

• EV didasarkan pada biaya asli yang direncanakan untuk proyek atau kegiatan dan tingkat di mana tim ini menyelesaikan pekerjaan pada proyek atau kegiatan untuk tanggal tertentu

23

Rate of Performance

• Tingkat kinerja/Rate of Performance (RP) adalah rasio pekerjaan yang sebenarnya diselesaikan dengan persentase pekerjaan yang direncanakan telah selesai pada waktu tertentu selama hidup proyek atau kegiatan

• Brenda Taylor, Project Manager Senior di Afrika Selatan, menunjukkan istilah ini dan pendekatan untuk memperkirakan nilai yang diperoleh

• Misalnya, instalasi server ini separuh selesai pada akhir minggu 1: tingkat kinerja akan menjadi 50% karena pada akhir minggu 1, jadwal yang direncanakan mencerminkan bahwa tugas harus 100 persen lengkap dan hanya 50 persen pekerjaan yang telah selesai

24

Table 7-4. Earned Value Calculations for

One Activity after Week One

25

Table 7-5. Earned Value Formulas

26

Figure 7-5. Earned Value Chart for Project

after Five Months

27

Project Portfolio Management

• Banyak organisasi mengumpulkan dan mengontrol seluruh paket proyek atau investasi sebagai satu set kegiatan yang saling terkait dalam portofolio

• Lima tingkat untuk manajemen portofolio proyek 1. Menempatkan semua proyek Anda dalam satu database 2. Memprioritaskan proyek-proyek dalam database Anda 3. Membagi proyek menjadi dua atau tiga anggaran berdasarkan

jenis investasi 4. Mengotomatisasi repositori 5. Menerapkan teori portofolio modern, termasuk alat risk-return

yang memetakan risiko proyek pada kurva

28

Using Software to Assist in Cost

Management • Spreadsheets are a common tool for resource planning,

cost estimating, cost budgeting, and cost control • Many companies use more sophisticated and centralized

financial applications software for cost information • Project management software has many cost-related

features, especially enterprise PM software • Portfolio management software can help reduce costs

29

Chapter Summary

• Project cost management is a traditionally weak area of IT projects, and project managers must work to improve their ability to deliver projects within approved budgets

• Main processes include: – Estimate costs – Determine the budget – Control costs

30