Desain pengendalian system manajemen

“Prasmanan Cabe Rawit”

Prasmanan Cabe Rawit merupakan usaha yang sudah didirikan selama 10 tahun oleh Ibu Suryati. Kala itu prasmanan ini merupakan rumah makan yang sederhana karena hanya ditangani oleh Ibu Suryati dan anaknya, menu yang disediakan juga belum bervariasi. Letaknya yang strategis ditengah kota dan dekat dengan beberapa universitas membuat usaha ini semakin berkembang karena sangat ramai dikunjungi oleh pelanggan dari kalangan mahasiswa khususnya dan masyarakat pada umumnya. Sampai sekarang , jumlah karyawan yang dimiliki oleh warung makan ini sudah sebanyak 8 orang karyawan. 3 orang karyawan bertugas sebagai Juru masak, yang bertugas melakukan pembelian bahan baku dan pelayan pelanggan masing-masing 1 orang, bagian kebersihan ada 1 orang dan bagian kasir 2 orang. Melihat peluang yang ada, Ibu Suryati kemudian mengubah rumah makan sederhana ini menjadi rumah makan prasmanan dengan tujuan supaya pelanggan dapat memilih menu makanan yang disediakan sesuai dengan selera dan porsinya masing-masing. Secara umum tujuan dari usaha prasmanan cabe rawit sekarang ini adalah “Menyajikan makanan dengan cita rasa yang mensejahterakan pembuat dan penikmat”. Jadi, sangat diharapkan bahwa makanan yang disajikan dapat memberikan kepuasan bagi pelanggan sehingga pemasukan yang didapatkan turut mensejahterakan karyawan.

Untuk mencapai tujuan tersebut ada beberapa strategi yang diterapkan oleh Ibu Suryati, yaitu:

1. Menyediakan menu yang bervariasi dan setiap harinya tidak sama. ‘2. Mengatur tata letak sedemikian rupa sehingga pelanggan merasa nyaman selama menikmati

makanan3. Menetapkan harga yang dapat dijangkau oleh mahasiswa khususnya dan masyrakat pada

umumnya. 4. Menjaga agar makanan tetap higenis saat disajikan dan dimakan. 5. Membangun relasi yang baik dengan supplier untuk mendapatkan harga yang terjangkau dan

bahan baku yang berkualitan

Pengendalian

Untuk membawa organisasi pada satu tujuan bersama dengan mengimplementasikan strategi secara benar, maka dirasa penting untuk melakukan pengendalian. Hal ini turut dilakukan oleh Ibu Suryati sebagai pemilik untuk mengendalikan usaha yang telah dijalankannya agar dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan. Pengendalian yang ditetapkan dalam usaha

Selain menentukan tujuan dan strategi, perlu juga menilai resiko yang mungkin saja terjadi jika tidak dikendalikan sehingga bisa dilakukan pencegahan untuk mengurangi bahkan menghilangkan resiko tersebut. Resiko-resiko yang mungkin terjadi dalam usaha rumah makan prasmanan ini antara lain

1. Kurangnya cita rasa dari makanan yang disediakan karena bahan baku yang tersedia tidak berkualitas

2. Pangsa pasar berkurang karena kalah saing dengan competitor

3. Kasir yang bertugas salah menetapkan harga pada makanan

Untuk menanggapi resiko-resiko yang mungkin terjadi, Ibu Suryati melakukan beberapa pengendalian yaitu:

1. Pengendalian hasil Mengingat tipe usaha yang dijalankan adalah dibidang jasa maka hasil yang yang ingin dicapai diukur berdasarkan margin kotor, apalagi rumah makan ini adalah prasmanan, sehingga tidak memungkinkan untuk menghitung hasil berdasarkan makanan yang terjual per porsi. Biasanya tiap akhir bulan Ibu Suryati berdiskusi dengan karyawannya untuk menentukan berapa omset yang akan menjadi target mereka untuk 3 bulan mendatang. Apabila perhitungan omset atau laba kotornya lebih dari target yang ditentukan, maka sisa lebih dari target lima puluh persennya dibagikan secara merata kepada karyawan.

2. Pengendalian personal Untuk mengurangi kekeliruan atau kecurangan kasir dalam menentukan harga,

pengendalian yang dilakukan adalah membagi karyawan bagian kasir menjadi 2 shift mulai dari jam 07.00 pagi- 13.00 siang dan jam 13.00- 18.00 untuk shif kedua. Setelah tutp warung makan karyawan bagian jurumasak dan kasir akan bersama-sama menghitung kembali dan mencocokan pendapatan yang diterima.

Karyawan bagian pembelian dan pemilik akan secara bersama-sama mencari supplier yang tepat supaya mendapatkan harga yang terjangkau namun berkualitas. Selanjutnya karyawan pembelian bisa melakukan pembelian sendiri. Apabila ingin mengganti supplier karyawan pembelian harus melapor kepada pemilik, karena setiap 3 bulan sekali Ibu Suryati akan mengecek supplier.

Diberikan kebebasan bagi karyawan untuk berinovasi agar usaha warung makan dapat bersaing dengan pesaing lain. Dalam hal memotivasi karyawan setiap 3 bulan sekali akan dipilh karyawan terbaik dengan kriteria tertentu.Karyawan tersebut akan diberikan penghargaan.

Menanamkan nilai-nilai etika bagi karyawan terutama bagi pelayan konsumen supaya konsumen akan merasa nyaman. Untuk karyawan kebersihan harus mengisi schedule kondisi fisik ruangan dan mengutamakan kebersihan.

Biaya yang dikeluarkan untuk pengendalian ini dirasa tidak terlalu mahal, karena tidak ada pengendalian khusus yang dirasa sangat besar.