delapan unsur administrasi
TRANSCRIPT
DELAPAN UNSUR ADMINISTRASI
MENURUT THE LIANG GIE
1. Organisasi
Adalah unsur pertama dari Administrasi yang merupakan wadah dimana kegiatan
kegiatan administrasi dijalankan. Dengan organisasi pula, maka usaha kerja sama
orang-orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dapat dicapai secara efektif dan
efisien, karena di dalam organisasi di atur pembagian tugas, tanggung jawab,
wewenang, serta penetapan hubungan kerja diantara orang-orang yang tergabung di
dalam kerja sama tersebut, sehingga setiap personil atau anggota organisasi dapat
mengetahui dengan jelas kedudukannya, tugas-tugas, wewenang dan tanggungjawab
serta hubungan yang harus dilakukannya. Dengan demikian,tidak akan terjadi adanya
kesimpang siuran, kesalah pahaman dan duplikasi tugas-tugas serta pemborosan
waktu, biaya, tenaga, dalam melaksanakan tugas-tugas mereka.
2. Manajemen
Merupakan proses penggerakan orang-orang dan pengerahan segenap fasilitas di
dalam usaha kerjasama manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. ada
beberapa hal dasar yang terkandung dalam pengertian manajemen yaitu :
Bahwa manajemen mempunyai suatu tujuan tertentu yang akan dicapai. untuk
mencapai tujuan ada satu pihak yang menggerakkan pihak yang lain untuk melakukan
pekerjaan tertentu dan menggerakkan segenap fasilitas dalam suatu usaha kerja sama
menuju tercapainya tujuan yang telah dilakukan.
3 Komunikasi
Merupakan proses penyampaian warta dari seseorang kepihak lain dalam usaha kerja
sama manusia. Komunikasi merupakan urat nadi yang memberikan kemungkinan
orang-orang dalam suatu usaha kerja sama saling mengetahui pikiran, kehendak dan
perasaan masing-masing. Berita-berita yang disampaikan misalnya, buah pikiran,
uraian suatu hal atas kesan-kesan. Wujud berita itu dapat merupakan suatu perintah,
permohonan, pertanyaan atau cara-cara perbuatan lainnya. Sistem-sistem penglihatan
misalnya surat, gambar, dapat pula dengan sistem komunikasi (audio visual) misalnya
penggunaan video dan televisi. Istilah “communication” kadang-kadang diartikan
sebagai berita yang disampaikan atau alat-alat komunikasi yang menghubungkan
tempat-tempat.
4. Kepegawaian
Rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam
usaha kerjasama yang bersangkutan. Ada beberapa masalah pokok kepegawaian yang
perlu mendapat perhatian agar usaha kerja sama lancar, yaitu masalah bagaimana
memperoleh dan menggunakan tenaga kerja manusia secara tepat dan bagaimana
mengembangkan dan membina kemampuan, kegairahan, kepuasan, dan
menggantikan tenaga kerja itu.
Masalah pokok kepegawaian sebagai berikut:
a. Penerimaan dan penempatan pegawai .
Untuk memperoleh tenaga kerja harus sesuai dengan kebutuhan. Oleh karena itu,
terlebih dahulu perlu diketahui formasi yang lowong, serta kemampuan organisasi
membiayai pegawai yang kelak akan diterima.
b. Pendayagunaan pegawai
Pendayagunaan pegawai menyangkut masalah bagaimana agar supaya orang yang
telah ditempatkan pada jabatan tertentu dapat bekerja dengan baik, penuh rasa
pengabdian yang proses mendalam terhadap organisasinya. Usaha seperti ini
merupakan tugas utama bagi pemimpin.
c. Pemberhentian pegawai.
Pemberhentian pegawai berarti pemutusan hubungan kerja dengan pegawai. Hal
ini dapat terjadi karena kemauan pegawai, karena kemauan pemimpin, karena
pegawai meninggal dunia.
5. Keuangan
Keuangan merupakan unsur administrasi yang menyangkut tentang masalah
pembiayaan dalam suatu usaha kerjasama, yaitu yang berkenaan dengan penataan
pengelolaan segi-segi pembiayaan, yang meliputi penentuan sumber-sumber biaya,
cara memperoleh serta mempertanggungjawabkannya. Kesemuanya itu merupakan
fungsi keuangan. Masalah keuangan adalah masalah yang sangat penting bagi setiap
usaha kerja sama, setiap usaha kerja sama atau organisasi selalu memerlukan
pembiayaan. Faktor pembiayaan ini dapat menentukan hidup matinya suatu
organisasi. Kemampuan suatu organisasi untuk hidup dan berkembang tergantung
dari keuangan yang dimilliki untuk membiayai segenap kebutuhan yang berhubungan
dengan kegiatan organisasi yang bersangkutan.
6. Perbekalan
Perbekalan adalah salah satu unsur administrasi yang merupakan aktifitas yang
menyangkut paut tentang peralatan yang dibutuhkan dalam suatu usaha karja sama
atau organisasi, yang meliputi proses pengadaan, penyimpanan, sampai kepada
penyingkiran barang-barang yang sudah tidak dipergunakan lagi.
7. Tatausaha
Tata usaha sebagai salah satu unsur dari kegiatan pelayanan terhadap
penyelenggaraan usaha kerjasama, yang meliputi kegiatan pencatatan, pengiriman dan
penyimpanan bahan keterangan. Wujud dari pada keterangan-keterangan yang
merupakan sasaran pokok dari kegiatan tata usaha dapat berupa surat-surat, formulir,
kartu-kartu, daftar-daftar, gambar foto-foto dan benda lainnya yang dapat memberi
keterangan.
8. Hubungan
Hubungan masyrakat yang diistilahkan pula dengan “ Public Relation menciptakan
hubungan baik dengan masyarakat atau pihak lain di sekitarnya agar mendapatkan
dukungan secara sadar dan suka rela. Tentu saja hubungan yang demikian harus
bertumpuh pada keuntungan dari kedua belah pihak, yakni usaha kerja sama yang
menghendaki.