database mahasiswa

DataBase Mahasiswa Created By Eko Priyanto Access 2002

1

MEMBUAT APLIKASI DATABASE MAHASISWA

DENGAN MICROSOFT ACCES

Pendahuluan

Untuk Apasih kita belajar microsoft Access….? Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah

aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk

pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi,

penjualan untuk toko. Sebelum mulai belajar jangan lupa berdoa dulu kemudian

Tanamkan pada diri anda bahwa Microsoft Access itu gampang dan mudah dipelajari.

Kuatkan keyakinan pada diri anda bahwa anda dapat menguasainya.

Di Microsoft Access ada bagian apa aja sih…?

a. Table digunakan untuk menyimpan data

b. Query digunakan untuk memanipulasi data

c. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data,

menambah data dll.

d. Report digunakan untuk membuat laporan

e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.

f. Switchboard digunakan untuk mendisign Menu Utama

Bagaimana memulai microsoft Access…?

1. Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access

2. Setelah terbuka klik Blank Database, pada jendela file new database isikan nama

file yang diinginkan misalkan Mahasiswa (Untuk membuat aplikasi Pengentrian

data Mahasisawa di sebuah pendidikan .) Seperti Gambar Di bawah ini :

Gambar 1.1

Kita sudah membuat database dengan nama Mahasiswa tetapi database itu belum

dapat digunakan untuk itu kita perlu membuat Tabel, Form, Query, Report dan Macro

bila perlu.


2

1. Table

Apa sih Table itu ? Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table

barang

Kenapa kita harus buat table ? Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada

data yang disimpan data tidak dapat diproses.

Kasih tau dong caranya buat table.

Sebelum kita mulai membuat table kita tentukan dulu table-table yang diprelukan

beserta field-fieldnya

1.1 Table Mahasiswa

Fiels Name Data Type Fiels Size Description

Nim Text 10 Primary Key

Nama Text 35

Tempatlahir Text 20

TglLahir Text Date/Time Medium Date

Agama Text 15

JnsKelamin Text 15

Alamat Text 50

Telepon Text 15

KdJurusan Text 5

Ket :

1. Fields KdJurusan menggunakan lookup wizard yang datanya diambil dari table

Jurusan

2. Berikan Primary Key pada fields NIM

Langkah membuat Table

1. Pada jendela database klik Table.

2. klik dua kali create table in design view

3. pada jendela table ketikan field-field table MHS beserta tipe datanya, jangan lupa

tentukan NIM sebagai Primary Key. seperti gambar dibawah ini.


3

Gambar 1.2

4. Pilih File Save. Ketikan Nama Table, karena table ini berkaitan dengan Identitas

Mahasiswa maka Kita simpan dengan nama “ Table Mhs ”.

5. Table MHS sudah selesai dibuat. tutup table untuk membuat table-table lainnya.

6. Lakukan langkah-langkah diatas untuk membuat table yang lainnya.

1.2 Table Jurusan


KdJurusan Text 5 Primary Key

Jurusan Text 35

Ket : Pada Field KdJurusan Berikan Primary Key

1.3 Table Nilai


Nim Text 5 Lookup Wizard

KdMatakuliah Text 5

Absen Number Integer

Tugas Number Integer

Formatif Number Integer

Uts Number Integer

Uas Number Integer

Rata_Rata Number Decimal

Mutu Text 2

Ket :

1) Pada table ini tidak menggunakan Primary Key, Karena Pada field Nim

dan KdMatakuliah sudah pernah digunakan pada table Lain. Setelah

anda simpan maka akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah

ini. Apabila anda pilih Yes maka microsoft acces akan secara otomatis

memberikan ID sendiri pada Filename. Anda pilih No untuk tidak

memberikan primari key.


4

2) Fields NIM menggunakan lookup wizard yand datanya di ambil dari

table Mahasiswa

Gambar 1.3

1.4 Table Matakuliah


KdMatakuliah Text 5 Primary Key

Matakuliah Text 5

SKS Text 2

Ket : Pada fields KdMatakuliah Anda kasih Primary Key

2. Relationship Table

Relationship ini digunakan sebagai menghubungkan ke 4 table tersebut di atas

sehingga menjadi bentuk one-to-many.

Cara membuat Relationship :

1. Klik menu Tools pada toolbar pilih Relationship maka akan muncul kotak dialog

Show Table seperti gambar di bawah ini :

Gambar 1.4


5

2. Masukan ke empat table tersebut dengan menekan tombol Add, setelah anda

yakin keempat-empat table tersebut telah masuk kedalam Relationship, lalu Anda

tekan tombol Close untuk keluar dari Show table

3. Kemudian Anda hubungkan ke empat table tersebut, pada table Mahasiswa field

NIM Anda Drag lalu geser ke Fields NIM yang ada pada table Nilai. Lihat pada

Gambar 1.5. Lakukan hal yang sama untuk menghubungkan antara table Jurusan

dengan table Mahasiswa pada field KdJurusan, Kemudian Antara table Nilai

dengan table Matakuliah Pada Field KdMatakuliah

Gambar 1.5

4. Anda Check List Enfoce Referential Intergrity, Cascade Update Related

Fields, Cascade Delete Related Record Kemudian klik tombol Create. Sehingga

tapil seperti gambar berikut :

Gambar 1.5


6

2. Query

Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam

tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan

sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu

tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada.

Query, Apasih Manfaatnya Query ?

Dengan Query kita dapat :

a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin

melihat data pada table Mahasiswa yang Nim nya “MA001”

b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat antara table itu ada field

yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nim “01200506” itu siapa

pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Mahasiswa dan Table Nilai,

Sebagai penghubungnya adalah field NIM.

c. Dapat melakukan operasi perhitungan.

Itulah tiga fungsi utama query.

Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report.dan Form.

Bagaimanasih cara membuat query. Langkah-langkah membuat Query

1) Pada Jendela database pilih Query lalu klik dua kali Create Query In Design

View. Sebagai contoh kita akan membuat Query Nilai Seperti gambar dibawah

ini :

Gambar 2.1

2) Masukan table Matakuliah, table mhs, dan table Nilai dengan menekan tombol

Add. Tekan tombol Close untuk keluar dari kotak dialog show table.

3) Masukan Field-fieldnya kedalam query Contoh: Nim, KdMatakuliah, Matakuliah,

Sks, Absen, Perilaku, Tugas, Formatif, Uts, Uas, Rata_Rata, Mutu


7

4) Untuk mencari Rata_Rata ketikan Rumus sebagai berikut :

RATA_RATA:([Absen]*0.1)+([formatif]*0.1)+([Tugas]*0.1)+([Perilaku]*0.1)+([

uts]*0.25)+([uas]*0.35) 5) Untuk Mencari Mutu ketikan rumus sebagai berikut :

MUTU:IIf([RATA_RATA]>=84.5,"A",IIf([RATA_RATA]>=69.5,"B",IIf([RAT

A_RATA]>=59.5,"C",IIf([RATA_RATA]>=49.5,"D",0))))

6) Simpan Query tersebut dengan nama QueryNilai

Gambar 2.2

7) Tekan tombol (Run) untuk melihat hasilnya seperti pada gambar dibawah

ini :

Gambar 2.3

8) Lakukan hal yang sama pada langkah pembuatan query di atas untuk membuat

QueryTranskip dengan Field Sbb: Nim, NamaMahasiswa, TempatLahir,

TglLahir, KdJurusan, Jurusan, Kdmatakuliah, Matakuliah, Sks, Absen,

Perilaku, Tugas, Formatif, Uts, Uas, Rata_Rata, Mutu. Simpan Query tersebut

dengan nama QueryTranskip.

9) Lakukan langkah No.7 untuk melihat hasil dari QueryTranskip. Seperti pada

gambar di bawah ini :


8

Gambar 2.4

3. Form

Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user

data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol

windows. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub

form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.

Membuat Form Jurusan untuk maintenance data Jurusan. 1. Pada Jendela database pilih Form, lalu klik Create Form in Desing wizard, klik

New.Pada Jendela New Form pilih Auto Form Columnar, lalu pilih sumber

datanya, caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih Table Jurusan klik OK.

Gambar 3.1

2. Masukan fields Kdjurusan, Jurusan, yang ada pada Field List, Lalu drag geser

dan letakan kedalam Form.

3. Gunakan Comment Buttom untuk membuat tombol-tombol operasi yang Anda

inginkan. Contoh anda akan membuat tombol Add, anda klik comment Buttom

yang ada pada tool box maka akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah

ini :


9

Gambar 3.2

4. Setelah Anda pilih Categories Record Operations dan Actions Add New Record,

Anda tekan tombol Next untuk melanjutkan perintah berikutnya.

Gambar 3.2

5. Anda pilih options Text apabila tombol yang akan Anda buat berbentuk tulisan,

Options Picture untuk bentuk gambar, dan tombol Browse untuk menceri file

data gambar yang Anda punya. Kemudian Anda klik Next untuk melanjutkan

perintah berikutnya. Seperti tampil pada gambar di bawah in :


10

Gambar 3.3

6. Sekarang Anda diminta untuk membuat Name pada tombol yang akan anda buat,

cara pembuatan name ini tidak boleh menggunakan spasi. Karena kita akan

membuat tombol add maka namenya kita ketikan dengan nama CmdAdd.

Kemudian anda klik Finish

7. Untuk tombol Save anda pilih Save Record, Untuk Tombol Delete Anda pilih

Delete Record 8. Untuk membuat tombol Navigation anda pilih Record Navigation, Go to First

Record untuk data paling awan, Go to Previous Record untuk mundul, Go to

Next Record untuk Maju, dan Go to Last Recor Untuk data record yang paling

akhir.

9. Untuk membuat tombol Close anda pilih yang Form Operastion, Kemudian pilih

Close form 10. Ubah pada form Properties pada lembar format Capton = Form Data Jurusan,

Scroll Bar = Neither, Record Selectors = No, Navigation Buttons = No, Dividing

Lines = No seperti gambar di bawah ini :

Gambar 3.4


11

11. Anda simpan dengan mengeklik tombol gambar disket pada toolbar dengan nama

form data jurusan. Tekan tombol View untuk menjalan kan form data jurusan.

Gambar 3.5

12. Lakukan hal yang sama seperti langkah-langkah pembuatan form di atas untuk

membuat form data Matakuliah yang datanya di ambil dari table Matakuliah

seperti tampak tampil pada gambar di bawah ini :

Gambar 3.6


12

4. Membuat Sub Form

Yang dimaksud dengan sub form ini adalah kita akam membuat form di dalam

form yang datanya diambil dari beberapa table. Sehingga menjadi bentuk form

traksaksi atau form entry data traskip nilai. Seperti tampil pada gambar di bawah ini :

Gambar 4.1

Langkah – Langkah Pembuatan Sub Form

1) Klik form pilih New, pilih Form Wizard kemudian datanya diambil dari

Qnilai, Klik OK Seperti tampil pada kotak dialog new form di bawah ini

Gambar 4.2


13

2) Selanjutnya anda diminta untuk memasukan field-fieldnya caranya dengan

klik tombol sehingga fieldnya pindah ke kotak sebelah kana. Contoh:

Anda masukan field Kdmatakulia, Matakuliah, Sks, Absen, Perilaku, Tugas,

Formatif, Uts, Uas, Rata_Rata, Mutu. Kemudian klik tombol Next Lihat Pada


Gambar 4.3

3) Selanjutnya Anda diminta untuk menentukan bentuk Layoutnya, bentuk

Layout kita pilih yang Options Tabular kemudian klik tombol Next

Gambar 4.4


14

4) Selanjutnya Anda diminta untuk menentukan bentuk Style Pada Form yang

akan kita buat, sebagai contoh kita bisa pilih yang Standar, kemudian klik

tombol Next

Gambar 4.5

5) Terakhir anda diminta untuk memberikan nama pada form, sebaga contoh kita

ketik dengan Nama Sub Form, dan klik tombol Finish.

6) Tekan tombol View untuk menjalan kan form seperti tampak tampil pada


Gambar 4.5


15

5. Pembuatan Form Entry Data Transkip

Langkah – Langkah Pembuatan Form Entry Data Transkip

1) Klik form pada windows DatabaseMahasiswa, kemudian pilih New, pilih

Design View, sumber datanya di ambil dari table Mhs, kemudian Klik

OK.

Gambar 5.1

2) Susun field-fieldnya sehingga tampak tampil pada gambar di bawah ini

Gambar 5.2


16

3) Field Agama Di isi dengan menggunakan Lookup, Caranya : Klik

kanan pada field Agama, cari Change to, Combo Box, Kemudian klik

kanan lagi cari Properties, di lembar Data, cari “Control source =

Agama, Row Source Type = Value List, Row Source =

"ISLAM";"KATOLIK";"KRISTEN";"HINDU";"BUDHA", klik close

untuk keluar dari kotak dialog Properties.

Gambar 5.3

4) Pada field JenisKelamin Anda gunakan Options Group pada toolbox,

klik option group masukan ke dalam form maka akan muncul kotak

dialog sbb :

Gambar 5.4

Ketikan Pria dan Wanita Pada Column Label Names, kemudian klik

Next untuk melanjutkan Options Group wizard


17

Gambar 5.5

Pilih yes, the default choice is : Pria Klik tombol Next

Gambar 5.6

Pada Label names Pria berarti mengandung nilai 1, dan Wanita

mengandung nila 2, klik tombol Next


18

Gambar 5.7

Pada pilihan Option tersebut anda pilih “Store the value in this Fields,

cari fielsd yang akan kita tampung misal JnsKelamin, Klik Next

Gambar 5.8

Disini anda diminta untuk menentukan style options buttons yang akan

kita buat, Klik Next


19

Gambar 5.8

Anda diminta untuk memberi Label pada option group yang akan anda

buat, misal anda ketikan JENISKELAMIN, Kemudian klik Finish

5) Klik kanan pada KdJurusan, Pilih Properties, pada lembar Data,

control source = KdJurusan, Row Source Type = Table/Query,

Row Source = SELECT [TABLE JURUSAN].KDJURUSAN,

[TABLE JURUSAN].JURUSAN FROM [TABLE JURUSAN];

Gambar 5.9

6) Klik TextBox Pada toolbox, Untuk membuat fields Jurusan, kemudian

klik kanan pilih properties, pada lembar Data, Control

Source=Form!KDJURUSAN.COLUMN(1)


20

7) Langkah selanjutnya kita masukan sub form yang telah kita buat

kedalam form entry data traskip.

a. Cari sub form yang ada pada toolsbox, kemudian anda klik lalu

letaknakan kedalam form entry data transkip.

b. Karena kita menggunakan wizard maka akan muncul kotak dialog

sbb :

Gambar 5.10

c. Pada Option anda pilih Use an existing form, maka akan

muncul beberapa form yang pernah kita buat. Kemudian pilih

nama form yang akan kita masukan kedalam form utama.

Kemudian klik tombol Next untuk menjakankan perintah

selanjutnya.

d. Anda diminta untuk memberikan namenya pada sub form, Klik

tombol finish

database mahasiswa

Documents